Digitaliseer en ®egistreer je erfgoed

Tijl Vereenooghe (Heemkunde Vlaanderen)

Overzicht

1. Digitaliseren

2. Naar een digitaal archief

3. Een woordje over auteursrecht

4. Ontsluiting op het internet

1. DIGITALISEREN

‘Digitalisering is (...) een uitdaging die voor collectiebeherende erfgoedinstellingen bovenop de problematiek komt van het behoud en beheer van kwetsbare of bedreigde collecties,

zoals verzurende en schimmelende boeken, versnipperende kranten, vervagende analoge audiovisuele media, enz. Om de erfgoedcollecties toegankelijk te houden en duurzaam te bewaren, is digitalisering trouwens in een aantal gevallen een onmisbaar onderdeel – en soms de enige oplossing –

van preserveringsstrategieën.’

• (De Nil & Walterus, 2009, p. 14)

Uitdagingen

• Explosieve groei in digitale informatie• Hoe de grote hoeveelheid digitale informatie

ordenen en bewaren?• Complexiteit digitale archivering cfr. klassieke

archivering• Probleem van de digitale duurzaamheid

– Ook digitale informatiedragers zijn aan fysiek verval onderhevig

– Snelle veroudering door nieuwe technologische ontwikkelingen

Verschillende vormen digitaal erfgoed

Enkele cijfers

Ook voor lokale erfgoedverenigingen?

Voorbeeld: HK Opwijk• transcriberen van teksten vanaf digitale foto's, met het programma Transcript

• het omvormen van een tekst op beeld naar een bewerkbare tekst (OCR, dat staat voor Optical Character Recognition, of in het Nederlands: optische tekenherkenning), met het programma ABBYY FineReader

• het bewerken van digitale foto's, digitalisering van beeldarchieven,…, onder meer met het programma Jasc Paint Shop Pro.

• het aanmaken van multimediapresentaties, met het programma PowerPoint van Microsoft Office

• het omzetten van diverse bestandformaten naar PDF (Portable Document Format), met het programma PDFcreator of Bullzip PDF Printer

• het digitaliseren van video-opnamen (VCR), met het MediaCenter van Pinnacle

• het verwerken van filmmateriaal, o.m. met het programma Studio van Pinnacle

• het beheer van onze digitale foto's, onder meer met het programma Picasa van Google of met Picture Manager van Microsoft Office

• uitwisseling en delen van gegevens en computerbestanden met e-mail, met CD-Rom, met USB geheugensticks,… maar de laatste tijd ook door middel van externe toegang op afstand en besturing van een centrale PC (server) via internet met het programma LogMeIn

• …

Ook voor lokale erfgoedverenigingen?

Waarom digitaliseren?

• Conservatie van het oorspronkelijk materiaal• Vervanging van het oorspronkelijk materiaal• Beter toegankelijk maken van de collectie• Probleem: weinig kennis over gebruikers

• Digitale Feiten (NL):– Toegankelijkheid voor het publiek (26 %)– Conservering (23%)– Wetenschappelijk onderzoek (18%)– Educatie (16%)– Communicatie (14%)– Andere (3%)

Waarom digitaliseren?Vb: Historische Bronnen Brugge

• Behoud en beheerwww.historischebronnenbrugge.be stelt documenten ter beschikking waarvan het originele exemplaar nauwelijks nog manuele raadpleging verdraagt. Vaak werden deze documenten op een vroeger tijdstip op microfilm geplaatst. De beheerders gaan ervan uit dat de raadpleging voortaan via de digitale kopie gebeurt. Het digitaal beschikbaar stellen laat toe om het document zelf verder optimaal te conserveren.

• OntsluitenHet publiceren van een bron in op www.historischebronnenbrugge.be is telkens opnieuw een uitdaging om het document wetenschappelijk te onderzoeken. Dit kan verschillende vormen aannemen: een inleiding waarin inhoudelijke en vormelijke/codicologische aspecten worden uitgediept, een zorgvuldige teksteditie en/of vertaling, een gedetailleerd register. Publiceren op het internet maakt het daarenboven mogelijk een breed publiek te laten kennismaken met belangrijke bronnen.

Hoe digitaliseren?

Geen eenduidig antwoord:

‘A digitisation project has many dimensions and no two digitisation projects are identical. Each project varies

according to the type of materials being digitised, the timescale, budget, staff skills and other factors.’

• (Technical Guidelines for Digital Cultural Content• Creation Programmes)

Maak een werkplan!

Voorbeeld van een eenvoudig werkplan:

• Voorbereiding: maak een planning, verdeel het werk, informeer de betrokken medewerkers…

• Klaarmaken van het materiaal (uitpakken, reinigen…)• Digitaliseren• Controle van de kwaliteit van het digitale resultaat• Beschrijven• Opslag en veilige bewaring van het digitale resultaat

Delegeer, evalueer en communiceer!

Selectieprocedure

‘Alles digitaliseren’ is meestal niet realistisch

Drie grote vragen:– Moet bepaald materiaal gedigitaliseerd worden? – Mag het gedigitaliseerd worden? – En kan het gedigitaliseerd worden?

Deze vragen verwijzen respectievelijk naar de inhoudelijke waarde van materiaal, naar de juridische ruimte, en naar de technische mogelijkheden

(Gertz, 2007)

SelectieprocedureVoorbeeld: Westhoek Verbeeldt

http://www.westhoekverbeeldt.be/images/downloads/selectiecriteria.pdf

SelectieprocedureVoorbeeld: Rijksarchief

• Frequentie van raadpleging• Parochieregisters• Registers burgerlijke stand

• Kostbaarheid en kwetsbaarheid• Glasnegatieven

• ‘Unieke’ archiefbestanden• Zegelafgietsels

(L. Verachten, in Science Connection, maart 2010)

Hardware

De digitaliseringsfase zelf omvat het converteren van analoog naar digitaal materiaal (creatie van de digitale master), de creatie van metadata en de kwaliteitscontrole.

> Nood aan hardware en software

Hardware

• Kwaliteit heeft zijn prijs• Vergelijk prijzen en voorwaarden• Informeer je op gespecialiseerde websites• Ga op zoek naar mensen met concrete ervaring

HardwareComputers

• Prestaties computer zijn afhankelijk van:• Processor: centrale rekeneenheid (Intel / AMD –

dual core)• Geheugen: vb. 2 gigabyte RAM• Opslagruimte: ingebouwde harde schijf, mogelijk

uitbreidbaar met externe harde schijven (vb. 250 gigabyte)

• Beeldscherm: belangrijk bij digitaliseren van visueel materiaal

• Videokaarten (ATI / Nvidia)• Communicatie / poorten• Desktop / laptop?

HardwareScanners

• Keuze• Omvang documenten: A4, A3?

• Soort documenten: reflectief, transparant?

• Bijgeleverde software stuurt scanner• Optical Character Recognition

• Alternatief = fotograferen(?)

HardwareScanners

• Flatbed• Document per document• Niet gezond voor boeken• Epson, HP

• Boekscanner• Document per document• Vrij snel• Duur• Konica, Minolta, Zeutschel, Bookeye…

• Diascanner• Per dia of meerdere tegelijk• Duur• Nikon

Resolutie

• Eenheid: dots per inch

• 300 dpi – standaard

• 1200 dpi – dia’s, negatieven

• Hoe hoger de resolutie, hoe groter het bestand

Bitdiepte

• Kleurdiepte• Aantal bits per pixel om kleur weer te geven

• 1 bit = zwart-wit• 8 bit = grijswaarden• 24 bit = kleur (‘true colors’)

• Transparante documenten: 16 bit (grijswaarden) en 48 bit (kleur)

Scans bewerken

• Roteren, ‘croppen’, evt. inversie…

• Raadpleegkopie maken

• OCR – Optical Character Recognition• Niet te veel verschillende lettertypes• Resolutie hoog genoeg: 300 dpi, minstens 200 dpi• Idealiter: onderdeel van de scansoftware• Los aankopen, bv: ABBYY FineReader• Nooit feilloos

OCR - voorbeeld

BestandsformatenAfbeeldingen

• Moederkopie • Geen compressie / ‘lossless’ compressie• TIFF / JPEG2000

• Ontsluiting• Compressie• JPEG, GIF…

Geluid

• Afspeelapparatuur• Platenspeler met USB-poort (vanaf 60 €)

• Cassettespeler met USB-poort (vanaf 60 €)

• Geluidskaart (bv: Creative)• Speakerset of koptelefoon• Opnamesoftware, bv: Audacity,

http://audacity.sourceforge.net/

BestandsformatenAudio

• Moederkopie • Geen compressie of ‘lossless’ compressie

• WAV

• Ontsluiting• Compressie

• MP3

• NB: digitale geluidsopnamen vereisen heel wat opslagruimte: • 80 min. = 700 megabyte

Video

• Zonder PC• Met een hdd- of dvd-recorder: videorecorder aansluiten op dvd-

recorder• Video afspelen via het externe kanaal. • Er zijn ook dvd-recorders met VHS

• Met PC• Sommige PC’s hebben een analoge video-ingang• Indien niet: converter analoog-digitaal (vanaf ca. 40 €)• Opnemen met videobewerkingsprogramma met capture-

mogelijkheden (bv: Nero)

ArchiveringsformatenOverzicht

• Tekstbestand: ODF, PDF (PDF/A), XML• Afbeeldingen: TIFF (raster)• Geluid: WAV• Video: AVI, MOV• E-mail: XML• Rekenblad: ODF, PDF(/A), XML• Databank: XML• Websites: XML• Presentaties: TIFF, PDF(/A)

Beschrijven - metadata

• “Informatie over informatie”• Voorbeeld: Dublin Core (15 velden)

http://dublincore.org/documents/usageguide/

• beschrijft object, niet wat object voorstelt!

• Auteur/maker• Onderwerp/trefwoord• Omschrijving• Uitgever• Andere medewerkers• Datum• Titel

• Bestandsformaat• Bestandsidentificatie• Bron• Taal• Relatie• Dekking• Rechten

Uitbesteden?

• Kleine hoeveelheden

• Moeilijk zelf te digitaliseren• Bv.: geen afspeelapparatuur, zeer groot formaat,…

• Voorbeelden van firma’s:

www.digidat.be, www.video-naar-dvd.be, www.digiscan.be, www.pictura.nl

Opslagmedia

• Digitale informatie kan op verschillende manieren, op verschillende dragers, worden opgeslagen. Bekende opslagmedia zijn:• USB sticks (solid state)• Portable hard drives (magnetisch)• CD-ROMs & DVD-ROMs (optisch)• Floppy's & ZIP schijven (magnetisch) 

• Voor archieven zijn zogenaamde solid state opslag media (USB sticks en andere FLASH-geheugen systemen) een relatief nieuw fenomeen. Zelfs draagbare harde schijven worden nog niet vaak aangetroffen.

Opslagmedia

• Problematisch:nog weinig ervaring met lange bewaring

• Leesbaarheid lijkt groter probleem• Meest geschikt:

• Harde schijf (fail ratio: 5 %)• Cd’s (weinig opslag)

• Minder geschikt:• DVD, nog niet gestandaardiseerd(?)• Minder gebruikte dragers: ZIP-schijven,…• Mini-Disc, beschermd door patenten

OpslagmediaEnkele tips

• Gebruik niet uitsluitend één type drager• Kies courante opslagmedia• Kies voor opslagmedia die niet snel degraderen• Voer regelmatig controles uit op de dragers en de data

aanwezig op de dragers• Maak af en toe veiligheidskopieën van data• Bewaar opslagmedia en kopieën op verschillende

plaatsen in ideale omstandigheden• Digitale foto’s: een afdruk op fotopapier van lange

houdbaarheid kan ook een aan te bevelen archiveringsvorm zijn naast de digitale archivering

Digitale duurzaamheid

• Producenten lijken garanties te geven voor lange termijn <> in de praktijk horen we vaak onheilsberichten over de duurzaamheid van CD’s, onleesbare DVD’s, gecrashte harde schijven, gesprongen tapes en andere calamiteiten

• Uitgangspunt: de levensduur van de vereiste afspeeltechnologie is korter dan de levensduur van een duurzame gegevensdrager

=> In die zin maakt het weinig uit of een CD een levensduur van 30 jaar dan wel van 100 jaar heeft. De vraag is eerder hoe lang we over de vereiste technologie zullen beschikken om een CD te lezen

Samengevat

“There is no easy way to insure your digital files will last” (Library of Congress)

• Identify what you want to save

• Decide what is important to you

• Organize the content

• Save copies in different places

2. NAAR EEN DIGITAAL ARCHIEF

We besteden zo’n tien procent van onze werktijd aan zoeken: dat is bijna een heel uur per dag!

=> Het is nuttig om een goed archiefsysteem op te zetten

Naar een digitaal archief

• Grote hoeveelheid• Je maakt veel sneller een digitaal document aan, dan een archiefstuk op

papier

• Vb.: een e-mail versturen vs. een brief per post versturen

• Hoe dit alles selecteren?

• Grote verscheidenheid• Diverse types digitale bestanden (tekstverwerking, e-mail, rekenblad,

audiovisueel, afbeeldingen,…)

• Diverse configuraties (.doc, .tiff, .pdf, .xls, .jpg, .msg,…)

• Diverse besturingssystemen

• Diverse programma’s

Naar een digitaal archief

• Digitale documenten moeten snel opspoorbaar zijn• Noodzaak van een logische en overzichtelijke

structuur• Heel vaak niet geval, bvb. alles onder ‘Mijn

documenten’ bewaard, onduidelijke titels,…• In feite dezelfde problematiek als bij papieren

documenten

Registratie

• Denk op voorhand na over wat en hoe je wil beschrijven, zeker als dit door verschillende medewerkers wordt gedaan

• Ontwerp een formulier en evalueer de bruikbaarheid• Verzamel voldoende informatie over je collectie (inhoudelijk +

technisch)• Uniek identificatienummer voor elke digitale kopie

• Bijv. da210001.tif

• Vermeld dit id-nummer ook in de registratie van het analoge origineel• Word, Excel, Access

Registratie

Mappenstructuur

• Noodzakelijk voor de toegankelijkheid

• Gebruik een boomstructuur voor de mappen die de werking van de archiefvormer weerspiegelt

• Zie het archiefschema van een papieren archief

• Maak een overzicht van de digitale mappenstructuur

• Druk deze af, de gebruiker kan die gebruiken als inventaris

• Voeg dit overzicht van de mappenstructuur bij de digitale drager

MappenstructuurEen voorbeeld

OverlegRaad van BestuurAlgemene vergadering

BoekhoudingJaarrekeningInkomstenUitgaven

ProjectenTentoonstellingenOpendeurdag

Opendeurdag 2010OntwerpAffiche_100510.pdfNOBrochure_WV_100511.doc

Documentnamen

• Moet duidelijk zijn, maar niet te lang, voor bewaring op cd-rom max. 31 karakters

• Vermeld volgende zaken:• Redactionele vorm (met afkortingen)• Onderwerp• Auteur (via initialen)• Datering (in cijfers, bvb. JaarMaandDag = 070224)• Formaat (.pdf, .xml,…)

3. AUTEURSRECHT

• Ieder origineel werk is in principe beschermd door het auteursrecht

• Van kracht tot 70 jaar na de dood van de auteur• Recht op reproductie en recht op bekendmaking• Denk ook aan portretrecht• Opsporen van rechthebbenden is echter vaak zeer

arbeidsintensief• Probleem: ‘orphan works’ / verweesde werken

3. AUTEURSRECHT

• Auteur bekend?• Vraag toestemming aan auteur of rechthebbende• Stel eventueel een contract of overeenkomst op

• Auteur onbekend?• Voorzie het materiaal van een disclaimer• Pas op met recent materiaal

AuteursrechtVoorbeeld: Beeldbank Lier

AuteursrechtVoorbeeld: Beeldbank Oostende

Auteursrecht

AuteursrechtEen interessante publicatie

Auteursrecht en erfgoedHandleiding tot het vermijden van uitschuivers

(2004)

http://www.faronet.be/e-documenten/auteursrecht-en-erfgoed

Andere juridische problemen?

In Nederland ontstond recent discussie over het opnemen van dagbladen met een nationaal-socialistische

signatuur in het online Historisch Krantenarchief van de Koninklijke Bibliotheek. Het ministerie van Justitie

bracht een negatief advies uit over het op Internet ter beschikking stellen van de kranten, omdat het niet kan

garanderen dat het Openbaar Ministerie niet tot vervolging zou overgaan wegens het 'vermenigvuldigen

van strafbare uitingen'. Met andere woorden: het digitaal ontsluiten van oorspronkelijk materiaal uit de

oorlogsjaren zou kunnen leiden tot een aanklacht voor verspreiden van haatdragende teksten.

Sinds deze week zijn de kranten toch online op http://kranten.kb.nl

4. ONTSLUITING OP HET INTERNET

• Je hebt objecten gedigitaliseerd en/of digitaal beschreven. Maar vervolgens wil je ze ook op het web publiceren. En misschien wil je je data ook wel toegankelijk maken voor aggregatoren of ‘harvesters’, zodat je collectie in andere omgevingen vindbaar worden?

• Je kan zelf je collectie online brengen, met je eigen software en domeinnaam. Maar overweeg ook om aan te sluiten bij een bestaand netwerk.

• zie ook ‘use case’ op http://www.projectcest.be/

http://www.edavid.be/wiki/index.php?title=Website

Ontsluiting op het internetVoorbeeld: een oud tijdschrift

• Online aanbieden als pdf-document• Bijvoorbeeld via www.issuu.com

Ontsluiting op het internetVoorbeeld: een handschrift

Ontsluiting op het internetVoorbeeld: Itinera Nova

Binnen het kader van het project Itinera Nova zullen alle ca. 950.000 bladzijden van de registers van

de Leuvense schepenbank ingescand worden, en dit op een termijn van tien jaar. De digitale

beelden worden ter beschikking gesteld op de projectwebsite itineranova.be. De akten, van

verkoop tot erfenis, van burenruzie tot schuldbekentenis, worden voorzien van een index

en een volledige transcriptie. Een netwerk van vrijwilligers zal wiki-gewijs helpen bij de ontsluiting

van deze rijke bron door mee te transcriberen.

Beeldbanken

• Inhoudelijk• www.hetvirtueleland.be• www.rubensonline.be

• Geografisch• www.beeldbankbrugge.be• www.ganshoren-ingezoomd.be

• Collecties• www.vlaamsekunstcollectie.be

• …

Voorbeeld: Beeldbank Mechelen

Voorbeeld: Westhoek Verbeeldt

Zelf doen?

• Op middellange termijn komen er wellicht een aantal nieuwe mogelijkheden, die professioneel zijn maar toch betaalbaar• Vb.: Omeka – www.omeka.org

Toch geen budget?Voorbeeld: www.erf-goed.be

Toch geen budget?Voorbeeld: Expo 58

Wees creatief…

Werk samen…

En maak er iets moois van!

Meer info?

Vormingsreeks FARO: Digitaliseren en digitaal archiverenzie http://www.faronet.be/kalender/faroupdate

• Module 1: Digitaliseren van documenten. Organisatie, procedures en wetgeving • Module 2: Digitaliseren van documenten. Technische aspecten en

kwaliteitseisen • Module 3: Metamorfozerichtlijnen en technisch-wetenschappelijke context van

het digitaliseren• Module 4: Juridische context• Module 5: Contextualiseren van digitaal erfgoed• Module 6: Digitaal fotograferen van museale objecten

Meer info?

Cursus Heemkunde Vlaanderen: Digitaliseren en digitaal archiveren voor heemkundigen

Lesgever: Francis Vlieghe (VVBAD)

zie http://www.heemkunde-vlaanderen.be

• Hoboken: 10 november 2010

• Tessenderlo: 29 november 2010

Contact

Tijl Vereenooghe

tijl.vereenooghe@heemkunde-vlaanderen.be

www.heemkunde-vlaanderen.be