De student als klant: LISA helpt!

Richard Verbrugge – Business ConsultantGerrit Lauwers – Account Manager

Het zaaksysteem voor het hoger onderwijs!

Manier / hulpmiddel………

+=Dienstverlening ↑ Optimaliseren Bedrijfsvoering

Belangrijke aspecten…..

pro ces ……

3

Doelstelling & agenda

Doel: Student gericht werken met LISA?

Agenda:

1. Introductie LISA & zaakgericht werken

2. Demonstratie

3. Vragen & afsluiten

4

1. Introductie LISA & zaakgericht werken

5

Uitdaging

Bent u als dienstverlener veel tijd kwijt aan:

1. Het verzamelen van informatie via balie, post en mail?

2. Het opslaan en delen van informatie m.b.v. gefragmenteerde dossiers?

3. Het communiceren met studenten en medewerkers over de status en voortgang van uw diensten?

4. Het terugvinden van informatie om verantwoording af te leggen?(Accreditatie, Onderwijsinspectie)

LISA helpt met Digitaal loket / werkprocessen / dossiers

6

voor al uw studentverzoeken

SIS

Verzoek vrijstellingBuitenlandse resultaten

Klacht

Verzoek afstudeersteunGeven bindend studieadvies

Beoordelingafstudeeropdracht

7

Toepassingen

Onderwijs & Onderzoeksprocessen

Bedrijfsvoeringsprocessen

StudentverzoekenBegeleiding & beoordeling

opdrachtenOnderzoek & publicatie

Aanmelding & inschrijvingStudieloopbaanbegeleiding

Human Resource verzoeken Financiën & inkoop

Examencomissie verzoeken

Etc.

8

Definitie “Zaak”?

Een zaak = Een hoeveelheid werk - met een gedefinieerde aanleiding en een

gedefinieerd resultaat -, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Het digitale “zaakdossier” bundelt alle informatie over:

Inhoud: betrokkenen, documenten, besluit (email, en andere communicatie

Procesverloop: wie heeft wat, wanneer gedaan!

pro ces ……

9

Zaakgericht: Kenniswerker of Robot?

ZGW = Resultaatgericht = grote stappen + vrijheid binnen kaders

Micro management = kleine + vaste stappen (workflow)

Verzoek registreren

Controleren Beslissen Afhandelen

Dossier

Fase 1Mijlpaal 1

Fase 4Fase 3Fase 2Mijlpaal 2 Mijlpaal 3 Mijlpaal 4

Dossier Dossier Dossier+ checklist + checklist + checklist + checklist

10

Studentverzoek (= Zaak) in LISA

• Bewaak het proces op doorlooptijd en kwaliteit

Proces

• Stop allebijbehorendegegevens in eendossier

Dossier• Maak dossierinhoud

en voortgangzichtbaar voorstudent en behandelaar

Forms1

2

3

Betere communicatie, monitoring (inzicht & meetbaarheid),

compliancy en verantwoording.

11

Vrijstel-lingen

Dossier

Vrij-stelling

1.Proces

2.Dossier

3.Forms

+ =

Zaakdefinitie catalogus

Inschrijfverzoek

Vrij-stelling

Afstude-ren

Aftekenenportfolio

Dossierdefinitie catalogus

InschrijfDossier

Vrijstel-lingen

Dossier

BetalingsDossier

Vooroplei-dingenDossier

Student Behandelaar

In 3 stappen een nieuwe zaakdefinitie definiëren

12

Zaakdefinitie (heet zo ook in LISA) : configureren i.p.v. programmeren

• Fasen• Mijlpalen• Eindresultaat• Checklist• Service normen

• Documenten• Gegevens• Deeldossiers

• View / scherm per rol

Proces Dossier Forms1 2 3

Flexibiliteit, Snelheid, Proces eigenaar aan het stuur!

13

Functionaliteit LISA

Port

aal Proces engine

Dossier engine(Tijdelijk / eeuwig)

Integratie

klantcontactcentrum

BackOffice

Finance

HR

Etc.

Forms engine

BackOfficeMulti Channel

Zaak- en dossiercatalogus

extern DMS

14

Samenvatting voordelen LISA

Brengt alle communicatie en informatie samen: web, email, telefoon, brief etc.

1. Betere Communicatie;

2. Kwaliteit van de dienstverlening (meetbaar & inzichtelijk);

3. Compliancy en verantwoording;

4. Flexibele configuratie : eenvoudig nieuwe verzoeken toevoegen en/of bestaande

aan te passen.

.

15

2. Demonstratie

16

Behandelaar

Werken met portalen

Dossier

• Toegang tot procesbewaking en dossier

• proces afhandelen (bewaken & controleren, bewerken, communiceren)

• Kan gegevens aanleveren• Kan communiceren• Wordt op de hoogte

gehouden van voortgang• Apart of geïntegreerd in

bestaande omgeving• Toegang tot

editors en metagegevens

• Zaak- en dossier definitie catalogus

Student

Beheer

17

Student als klant

Medewerker portaal:

Integraal studenten beeld :

Dashboard (historie, wat loopt er, wat

heeft prioriteit)

Digitaal informatie uitwisselen met de student

Flexibel: eenvoudige zelf aanpassen

Student als klant =

Weten wat er speelt+

Inspelen op

Indienen en aanvullen zaak / verzoek

Inzag status / voortgang

18

Voorbeeld afstudeer opdracht

19

Afstudeeropdracht / stage

1. IndienenStudent:• Plan van aanpak

Medewerker stage bureau / student:• Controleren • Communiceren• Toewijzen beoordelaar

Docent / student:• Controleren• Communiceren• Toewijzen begeleider

2. Registreren

3. Beoordelenaanvraag

n. Inleveren contract

Fase Rollen & acties

Student / Medewerker stagebureau :• Communiceren• Toewijzen begeleider

Fase 4 t/m n.

20

3. Vragen & afsluiten & blijf ons volgen…….

21

Actie: volg ons en maak kans op……