De jungle van managementtechnieken

Prof. Dr ir Liliane PintelonMaart 2018

2

Burgerlijk ingenieur: master + PhD

Gewoon hoogleraar Faculteit Ingenieurswetenschappen

Onderwijs: Total Quality Management, Logistiek Management in de Zorg, Management and Policy Aspects of Technology in Healthcare, Operations Management, … - Masterproeven (10-tal per jaar)

Onderzoek: Industrie → Zorgsector; Topics: systeemperformantie(modelleren, lean, mcdm) - risico management (human-technology- processes)

Dienstverlening: wetenschappelijke consulting

LIGB (Leuvens Instituut voor Gezondheidszorgbeleid)

Over mij

3

Setting the scene

“Lean” tools voor TD en FM

Tips …

Agenda

Setting the scene

4

5

“Management-technieken”verwacht: beslissingsondersteuningvia: berekenen, analyseren, sturen, (re)organiseren, optimaliseren, opvolgen, …

“Innovatief”nieuw (en beter)

Topic

6

Scope technische dienstfacilitaire dienst

wetgeving

certificatieaccreditatie

financiering

(medische) technologie

IoTsocial media

ERM, Q, …

zorginstelling

organisatie technologie

management(processen – mensen)

efficiëntie (tijd, €)effectiviteit (service, Q)

10

Managementtechnieken ?!

“Oneindig veel” techniekenVerwarring in naamgeving“Oude wijn in nieuwe zakken”Geen eenduidige classificatie

Jungle Pad

Interessant, direct toepasbaar, veel gebruikt

Filter nodig

Mathematische modelleno.a. sequencing & scheduling

voorraadbeheercapaciteitsplanningmateriaalkeuzeprojectplanning

Business intelligence

11

All-round kwaliteitsmanagementtechnieken

exploratie – exploratie – exploratie – exploratie - exploratie

“Lean” tools voor TD en FM

14

15

Tijdslijnauto-industrie - (Henry) Ford, Toyota (Tajichi Ohno) - ….1950s TPS

industrie - James Womack lean mfg

service sector zorgsector - > 1990 lean office, gov, healthcare, …

maintenance - > 2005 lean maintenance

Basisprincipes

“Lean thinking”

16

Traditionele cultuur Lean cultuurInformatie bezitten Informatie delenInterne focus Focus op “klant”Fouten verbergen Leren uit foutenSchuldigen zoeken Oorzaken zoekenIndividuen belonen Teams belonenSilo-mentaliteit Samenwerking

17

Elimineer niet-noodzakelijke, niet-waardetoevoegende activiteitenbv. wachten op chirurg die te laat isbv. wachten op handtekening op aankooporder

Reduceer noodzakelijke, niet-waardetoevoegende activiteitenbv. transport van patiënt vanuit kamer naar operatiezaalbv. ophalen wisselstuk uit magazijn

Focus op waarde-toevoegende activiteitenbv. chirurgische ingreep zelfbv. reparatie

muri muda mura

overbelastingmensen-machines

ongelijke belastingverspilling

“Waste” analyse

20

Who is TIM WOOD(S) andwhy is het killing yourperformance ?

Hoe “wastes” vinden ?

reflectie brainstorming walk of wastes circle of Ohno

“All-round” tools voor lean maintenance

24

In kaart brengen

Probleem analyseren

TPMTotal productive

maintenance

25

Proces in kaart brengen = 1e stap in verbeteringstrajectVisualisatie = inzicht ↑ en communicatie ↑Soms makkelijk want al gedocumenteerd, soms wat moeilijk want gedocumenteerd maar niet altijd gevolgd, soms nog moeilijker want niet-gedocumenteerd en/of ad hoc

In kaart brengen (mapping)

flowchart swimlanediagram

value stream map

spaghetti diagram

Sequentie stappen Sequentie stappen+ verantwoordelijke

Sequentie stappen+ info sturing + info “value” stappen

Layout, stromen en intensiteit

26

27

Flowchart (stroomdiagramma)

28

Multi-actor flowchart (swimlane diagram)

Herstellen pomp (anesthesie) VERSIE 29-02-2008

Elektromechanica (TD)Kritieke zorgen (TD) FabrikantOKa (klant)

Pomp stuk

Pomp wordt door verpleegkundige,

hulpverpleegkundige of anesthesist naar de werkplaats gebracht

tijd/kost

Onder garantie

nee

ja

Pomp wordt nagekeken

Wisselstukken nodig

Wisselstukken in voorraad

ja

Herstellen en kalibreren van de

pomp

nee ja

nee

Wisselstukken in werkplaats

biotechniek op niveau -1 halen

Is het probleem aangeduid of doorgebeld?

ja

nee

Probleem zoeken

2 uur

Afgeven van pomp aan meestergast:

1 maand

... ...

30

VSM – value stream mapCurrent state map (as is)

Future state map (to be)

35

Spaghetti-diagram

(De Swert, 2015)

36

Probleem analyseren

Populaire, all-round tools

Ishikawa Pareto 5Whys(RCA) FMEA

Eenvoudige, toegankelijke tools

Nuttig, maar …

37

38

Visgraatdiagram (Ishikawa) (Bilcke & Van de Velde, 2013)

Nuttige structureringVia brainstormingTijdsrovend

39

Pareto-grafiek

0.0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

80.0

90.0

100.0

0

10

20

30

40

50

60

count

% CUM

(Vala, 2016)

Uitstekend voor prioritiseringKwantitatieve data nodig

40

Incident : error in setting infusion pump

Why? Nurse made a mistake

Why? Didn’t know this type of pump

Why? Not usual pump used on ward Nurse transferred from other wardwhere other type of pump is used

Why? Spare one, others in repair No standardization policy for pumps

Why? Poor maintenance policy When buying pumps, other criteria are considered more important

Why? No individual device follow-up Importance of standardization is overlooked

Why? No device management system in place

Past perfect binnen LeanRetrospectieve <> prospectieve analysePas op voor “blame game” en “koninkrijkjes”Pas op voor oversimplificatieNood aan multidisciplinary team

Root Cause Analysis (RCA)

FMEA (failure mode effect analysis)

Prospectieve analyse, veel gebruiktTijdintensiefMulti-disciplinair teamAccurate schattingen !Follow-up

44

Total Productive Maintenance (TPM)

EmpowermentIedereen, alle niveausVoorkomen van …

45

5S OEE SMED

Jidoka andon Poka yoke

46

47

48

5S

54 -03/03/2018

Illustraties P. De Swert(2015)

KAIZEN EVENT AIRFOILSEngine Shop at Schiphol-East

KAIZEN EVENT Hangar 10Base maintenance for Narrow Body (B737)

55

Planning factor P

Availability A

Performance rate S

Quality rate K

OEE=P*A*S*K*100%

OEE (overall equipment effectiveness)

56

SMED (omsteltijdreductie)

Focus op omschakel/wisseltijdenStroomlijn omschakelactiviteitenProbeer interne activiteiten te externaliseren

Bv. werkvoorbereiding, off-line reparaties, on-line tests, modulair design m/c, standaardisatie, training, …

57 57

Jidoka – Andon

58

Poka-yoke

Error-proofing (“design for dummies”)

Tips …

62

63

Veel, heel veel managementtechnieken

geschikte ondersteuning bij elke vraag

veel keuze-vrijheid

maar ook

keuze-stress

verwarring

verstandige selectie

nood aan training, begeleiding

Hoe beginnen ? Wat doen ?

Zelfde naam, verschillende techniekbv. “cause & effect diagram”

Zelfde techniek, verschillende naambv. SMED=QCO, 5S=CANDO

Containerconcepten bv. lean

Overlappingbv. lean - 6σ – TPM

(Te) generiekbv. training

Commerciële labeling

64

Lanceren als een concept bv. Lean of net niet ?“WOHCAO” vs “alle neuzen in dezelfde richting”

Top-down of bottom-up ? werkvloer nodig – team - leadermgmt: engagement, middelen vrijmaken, juiste omgeving & ondersteuning“empowerment”

FAQ

65

Indrukken, opinies, feiten, …evidence-based, ook bij TD en FM

Tools inzettenveelal eenvoudig, maar let op voor valkuilenbv.

FAQ (vervolg)

66

Concept of recept ?letterlijk ‘van A tot Z’volgen hoeft niet, bv. 5Scherry-picking en combineren mag

bv. Ishikawa + Pareto via RPN van FMEA

DIY ?, m.a.w. in-house vs consultancyargumenten: expertise, kosten, duurzame oplossing (kennis, kunde)opties: “one of” vs langduring engagement, klant-leverancier vs partners-model, “train the trainer”, A team (of B team), duidelijke contracten (↔), …

FAQ (vervolg)

67

“everybody happy ?”belang van change mgmt

FAQ (vervolg)

68

Verbeteringsproject ?

FAQ (vervolg)

69

Google

Literatuur

Organisaties

NHS, IHI, …

Software

Microsoft Visio (> Excel)

SmartDraw, ConceptDraw, …

Help ?!

69

70

Liliane.Pintelon@kuleuven.be