DE HOGE VELUWE"DE FILOSOFIE ACHTER DE INTEGRALE

INZETBAARHEID VAN HET ERP-PAKKET SPRAK ONS ERG AAN"

2 DE HOGE VELUWE

DE UITDAGINGEN 3 810

INHOUDSOPGAVE

HET JUISTE GEREEDSCHAP

GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN

13OVER AFAS

3 DE HOGE VELUWE

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

De aanschaf van een nieuw kassasysteem, zette Het Nationale Park

De Hoge Veluwe op het spoor van ERP-software. Na een geleidelijke

oriëntatie volgde een pittige implementatie. Zeven jaar later breidt het

Park de hoeveelheid functionaliteiten die het gebruikt nog steeds uit. Dat

er soms nog exports naar Excel nodig zijn, vindt men geen bezwaar. “Wij

zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf.”

Dat Het Nationale Park De Hoge Veluwe er in 2010 voor koos om met de

ERP-software van AFAS te gaan werken, berust min of meer op toeval.

Het staat Gerard van Voorst, controller bij het Park sinds 2002, nog goed

voor ogen hoe dat destijds verliep. “We wilden de grote hoeveelheid IT-

systemen die we op dat moment in gebruik hadden zoveel mogelijk

terugschroeven naar één pakket, maar het meest urgent in 2008

was de keuze voor een ander kassasysteem. De oplossing waar we

uiteindelijk voor kozen, had een connectie met AFAS. Zo is de selectie van

onze ERP-leverancier dus eigenlijk bij toeval tot stand gekomen.”

DE UITDAGINGEN

4 DE HOGE VELUWE

In de jaren die volgden, gingen Van Voorst en zijn collega’s zich

verder verdiepen in de mogelijkheden van de ERP-software. “We

ontdekten dat het een totaaloplossing is die perfect bij ons past. We

konden er de financiële administratie, HRM & Payroll, Orderverwerking,

Projecten en CRM volledig mee inrichten. De filosofie achter de integrale

inzetbaarheid van zo’n pakket sprak ons erg aan.”

Toen Sylvia Bruning in 2010 als personeelsfunctionaris bij het Park

in dienst trad, kon ze meteen aan de slag met de implementatie-

werkzaamheden voor het HRM onderdeel. Daar zag ze in eerste instantie

niet tegenop, zo herinnert ze zich. “Ik had eerder al eens meegemaakt

dat we overstapten van systeem A naar systeem B. Dat was een zeer

intensieve implementatie waarbij we soms nachten doorhaalden. Ik was

dus wel wat gewend.”

5 DE HOGE VELUWE

DRIE DAGEN HUISWERKToch was de implementatieperiode voor haar een pittige tijd. “In mijn

functie ben ik een eenpitter. Ik doe nagenoeg alles wat met HRM te

maken heeft, van ziekmeldingen tot werving en selectie. Dus dat was wel

aanpoten. Omdat er vooral ook handjes nodig waren om gegevens in te

kloppen, heeft de leverancier in die periode gelukkig gezorgd voor extra

ondersteuning.” Dat nam niet weg dat de implementatie Gerard van Voorst

volledig in beslag nam. “Dan kwam er een dag een consultant langs en

dan had ik voor drie dagen huiswerk.” Toen Van Voorst in een bepaalde

periode ook Brunings aandeel voor zijn rekening moest nemen, was hij er

bij wijze van spreken soms zeven dagen per week mee bezig. Van Voorst:

“De leverancier gebruikte het argument dat ik op die manier het systeem

door en door zou leren kennen. Achteraf gezien moet ik toegeven dat ze

daar absoluut gelijk in hadden.

"VAN ONZE KEUZE HEBBEN WE NOG GEEN SECONDE SPIJT GEHAD"

6 DE HOGE VELUWE

INTENSIEVE IMPLEMENTATIEPERIODE

Terugkijkend ben ik dan ook heel gelukkig met die intensieve

implementatieperiode.” Ook Bruning kijkt er positief op terug. “Als het

spaak dreigde te lopen, dan was de leverancier er voor ons. Ze hebben

ons nooit in de steek gelaten tijdens de implementatie.” Die nam uitein-

delijk een periode van zeven maanden in beslag. In januari 2011 draaide

het Park de eerste loonstroken. En hoewel Bruning nog steeds het gros

van de HRM-functie voor haar rekening neemt, staat ze er sinds oktober

2016 niet meer alleen voor. “We hebben een extra kracht aangetrokken

voor de salarisadministratie en daardoor heb ik meer tijd beschikbaar voor

andere HRM-onderwerpen. Bovendien heeft deze manier van werken

natuurlijk ook de voorkeur vanuit het vierogenprincipe.”

"ALS HET SPAAK DREIGDE TE LOPEN, DAN WAS DE LEVERANCIER ER VOOR ONS"

7 DE HOGE VELUWE

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

"HET IS HEEL PRETTIG OM MET IEMAND TE KUNNEN SPARREN DIE VERSTAND

HEEFT VAN JE VAK"

8 DE HOGE VELUWE

Volgens Van Voorst is de organisatie door de jaren heen steeds

enthousiaster geworden over het ERP-systeem. “Van onze keuze hebben

we nog geen seconde spijt gehad. Mijn conclusie is dat het een uiterst

gebruiksvriendelijk systeem is waarin alles op een stabiele manier

functioneert.

Op de financiële administratie hebben we elk jaar twee stagiairs die zonder

enige gerichte opleiding probleemloos met het systeem uit de voeten

kunnen. Dat zegt wel wat.” Bruning valt hem bij als ze zegt: “Mijn collega

die de salarisadministratie doet, was blij dat ze al met het systeem werkte

toen ze op cursus ging. Zo’n cursus is echt bedoeld om de puntjes op de i te

zetten.”

WERKPLANRAPPORTAGEEnthousiast is Van Voorst met name over een speciaal ontwikkelde

dashboardfunctionaliteit, de werkplanrapportage. “Deze tool vertelt

onze MT-leden precies waar ze op welk moment staan ten opzichte

van hun budget.” Ieder ander bedrijf zou daarvoor met standaard-

functionaliteit uit de voeten kunnen, maar dat geldt niet voor het Park.

HET JUISTE GEREEDSCHAP

9 DE HOGE VELUWE

“Wij zijn natuurlijk niet de enige organisatie in Nederland die dag-

recreatie aanbiedt”, zegt Van Voorst, “maar waar zie je dat dit gebeurt

op een locatie met drie ingangen die vijftien kilometer van elkaar liggen?

En dan kunnen bezoekers niet alleen door een tourniquet naar binnen,

maar ook met hun auto. Wij zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf.” Dat

vindt ook Sylvia Bruning. Ze wijst op de vele ‘eigenaardige contractvormen’

waar de organisatie mee te maken heeft. “Naast een heleboel oproep-

krachten werken er hier bijvoorbeeld mensen in vaste dienst met een

sterk wisselend rooster. Functies variëren enorm: van kaartcontroleurs

tot jachtopzichters en medewerkers in de horeca.

KOPIETJE Door de jaren heen heeft het Park steeds meer functionaliteit in gebruik

genomen. Het afgelopen jaar is bijvoorbeeld werk gemaakt van de

digitalisering van inkoopfacturen, wat in de praktijk uitstekend blijkt te

werken. Eerder al zijn alle gespreksformulieren van functionerings- en

beoordelingsgesprekken voor zowel medewerkers als managers in

digitale vorm beschikbaar gekomen. “Het is een geleidelijk proces waarin

gewenning optreedt”, stelt Bruning. “Ik krijg nooit meer zoals vroeger

aanvragen van mensen die een kopietje willen hebben. Dat scheelt weer

in het papiergebruik.”

"WAT IK HEEL GOED VIND, IS DAT DE LEVERANCIER HELDER ZEGT

WAAR HET OP STAAT. ALS IETS NIET KAN, DAN KAN HET NIET"

10 DE HOGE VELUWE

Voor externe ondersteuning maakt het Park gebruik van de diensten van

een partnerbedrijf van de leverancier. “Eens in de twee weken komt er

een consultant langs die een heel brede oriëntatie heeft”, legt Van Voorst

uit. “Die persoon kan dus met alle onderdelen van het ERP-systeem

uitstekend uit de voeten. Tijdens zo’n bezoek bespreken we onze wensen

in termen van finetuning en verbetering. Ook werkzaamheden die je niet

zo heel frequent verricht, zoals bepaalde rapporten opstellen, nemen we

bij zo’n gelegenheid regelmatig door.”

Een verbeterpunt dat Van Voorst twee jaar geleden nog had, is inmiddels

weggenomen. “Dat betrof de verwerkingssnelheid in de cloud. Die is sinds-

dien echter enorm verbeterd, dus dat bezwaar geldt niet meer.” Volgens Van

Voorst is dat mede een gevolg van de inspanningen van de leverancier op

het gebied van overleg met gebruikers. Een positief punt, wat hem betreft.

KIJKJE IN DE HR-KEUKEN Bruning op haar beurt is enthousiast over de bijeenkomsten die de

leverancier voor gebruikers organiseert. Binnenkort mag ze weer op

bezoek in Leusden. “Ik zie daar heel erg naar uit”, zegt Bruning, “want

ik ga daar zien hoe onze leverancier de eigen HR-organisatie heeft

geautomatiseerd. Zo’n kijkje in de keuken is echt ontzettend leuk.”

GEBRUIK EN FUNCTIONALITETIEN

11 DE HOGE VELUWE

Het Nationale Park De Hoge Veluwe is een natuurgebied in de provincie

Gelderland met een omvang van 5.400 hectare aan unieke natuur

en bijzondere landschappen met bijbehorende flora en fauna. De

doelstelling van het in 1935 gestichte Park is drieledig: behoud van het

natuurmonument, ruimte geven aan beeldende kunst en architectuur en

gelegenheid bieden tot recreatie.

Het bestuur van het Park berust bij een stichting die beperk gebruik maakt

van overheidssubsidies en vrijwel geheel afhankelijk is van betalende

bezoekers. Met 546.000 bezoekers behaalde het Park in 2016 een omzet

van € 7.228.000. Er werken 83 mensen in vaste dienst en bijna evenveel

seizoenskrachten. Via de ‘Vereniging van Vrienden van De Hoge Veluwe’

zijn er tevens 350 vrijwilligers actief. Het Nationale Park De Hoge Veluwe

heeft de ambitie om door te groeien naar 600.000 bezoekers in 2020.

OVER HET NATIONALE PARK DE HOGE VELUWE

12 DE HOGE VELUWE

OVER AFAS SOFTWARE

AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim

vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf

ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als

de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde

manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu

centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000

organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse

Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van

ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige

softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT

TELEFOONNUMMER033-434 3883

BEZOEKADRESPhilipsstraat 9

3833 LC Leusden