De financiële, administratieve en budgettaire controle binnen Defensie
-
Upload
vriendenkring-van-de-administratie -
Category
Business
-
view
428 -
download
2
description
Transcript of De financiële, administratieve en budgettaire controle binnen Defensie
1
Fin, Adm & Bg Ctl
Objectieven en bilan
Kol v/h Vlw MAB E.TESSARO
Oktober 2013
2
Agenda
De financiële, administratieve en budgettaire controle:
• Waarover gaat het?
• Waarom is dit nodig?
• Wie doet wat ?
• Hoe gaat het in zijn werk?
• Waartoe heeft dit gediend (in 2012)?
• Hoe zal dit evolueren ?
3
Waarover gaat het?Classificatie en types controles
• Interne controle + Externe controle– Interne : hiërarchie en aangeduide autoriteiten
– Externe : Organismen of agenten buiten de Admin
• Interne controle >< Interne audit– Ctl = maatregelen van het Comdo en het Pers met de
bedoeling een redelijke garantie te waarborgen over de risicobeheersing
– Audit = onafhankelijke raadgevingen en objectieven met de bedoeling de functionering van de organisatie te verbeteren, inclusief de risk management en de controleprocessen
4
Waarover gaat het?Fin Ctl >< Adm Ctl >< Bg Ctl
• Fin Ctl :– Wetten, reglementen, procedures
– Regelmatigheid, oprechtheid, betrouwbaarheid : rekeningenen boekhoudstukken
– Opmerkingen en raadgevingen
• Adm & Bg Ctl zijn complementair :– Wetten, reglementen, procedures
– Raming en budgettaire dekking
– Rechtvaardiging, motivering en opportuniteit
5
Waarom is dit nodig?
• Wettelijk kader => verplicht
• Onze geloofwaardigheid tegenover :– De externe controle
– De belastingbetaler
• Onszelf “geruststellen” over ons beheersproces– Coaching
– Risk management
– Procesverbetering
6
Wie doe wat?Intern >< extern
• Intern :– Iedereen
– DGBF (BFC-A + BFC-S + BFA-RHDD)
– AID / IAD
• Externe tussenkomsten :– Inspectie van Financiën
– Controleur der vastleggingen
– Rekenhof
– Cab MoD
– Min Bg / Min Ambt Zaken
– Parlementaire Commissie Legeraankopen
– Ministerraad
7
Wie doet wat ?Organisatie DG BudFin
Directeur GeneraalBudget en Financiën
(DGBF)
DivisieFin & Bg Uitvoering
(BFA)
DivisiePl, Prg, Opst,
Opvolg Bg(BFB)
DivisieControle
(BFC)
Divisie Steun (BFS)
BFC-S(4-C242/244/246)
Maj MAB G. Dumont 4246Cdt P. Cocquit 6335
Cdt D. De Lobel 6335 Cdt D. De Kerpel 4710
Lt P. Prevot 4710Adjt A. De Clercq 7726
Adjt B. Van Buynder 4263
BFC (1-C026)
Kol v/h Vlw MAB E. Tessaro 6022
BFC-A(1-C024/025)
LtKol v/h Vlw MAB R. Decaestecker, Ir 3485Maj MAB C. Blondiau 6023
Cdt S. Mathieu 1519Mev J. Willot 6048
8
Wie doet wat ?Organisatie BFC
• Parlementaire Commissie Legeraankopen
– Trimestriële voortgangsnota
– Vergadering op vraag van de Commissie
– Contactpersoon van de Administratie
– Coördinatie met Kab MLV
• Opvolging van de gedecentraliseerdeordonnateurs “lokale aankopen” en “diverse uitgaven”
– Beperkt aantal en nominatief aangeduid
– Rechten toekennen in ILIAS
Wie doet wat ? De rol van BFC
9
• Voorafgaand nazicht– Laatste filter voor IF– Finetuning en optimalisatie
• Overleg en coördinatie– Coherentie tussen dossiers (Mat, Pers, Ops)– Coherentie op Bg vlak (samenwerking met BFB)
• Facilitator– Kennis m.b.t. de houding van de IF– Communicatielijn met IF
• Raadgever en regulator– Praktische kennis en expertise– Helpdesk
Wie doet wat ? De rol van BFC-A
10
CO
AC
HIN
G
MR-B
Generieke vastleggingen
MRMP
Overheidsopdrachten: AVA, gunning, uitvoering
Verkopen materieel
MR-C&I
Verkopen InfrastructuurPMT NATO HQ
MR-Mgt
MOU
DGMRDGHR
Personeelsplan
Aanwervingen contractuelen
Wetsontwerpen, ontwerpKB, ontwerpMB
DG BudFin
Begroting INI en AJU
Generieke vastleggingen
Subsidies en dotaties
Meest voorkomende types dossiers DGJM
Schadevergoedingen
ACOS O&T
Ops plannen
Operationele inzet
Ramingsstaten
MOU
CHOD
Prestaties voor 3den
Gedecentraliseerdeordonnateurs
Overheidsopdrachten
SDAB / ION(KLM, CDSCA, RHDD,…)
Overheidsopdrachten
Personeel
Conventies
BFC-A
IF
ACOS STRAT
MOU
12
• Wettelijkheid
• Regelmatigheid (Bg, overheidsopdrachten, …)
• Budgettaire haalbaarheid
• Conformiteit met beslissing van de Regering
• Opportuniteit (!)
– Doeltreffendheid
– Efficiëntie
– Bestaan van alternatieven
– Correcte raming
Wie doet wat ? Voorwerp van de controle IF
Situering van IF
DG/ACOSordonnateurs
BFC-A
IF
MOD
Parl CommLegerAank
MR
Min Bg
Min AmbtZ
Korps IF
InterMinComité IF
• Organisatie van de Fin Ctl– HORECA installaties :
werking, boekhouding, inventaris en stocks
– Rekenplichtigen, onder rekenplichtigen, LA, BCU :
werking en boekhouding
• Overleg en coördinatie– Coherentie tussen richtlijnen en praktijk
– Correctieve en preventieve maatregelen
• Raadgever en regulator– Praktische kennis en expertise
– Coaching tijdens en na de controles
Wie doet wat ? De rol van BFC-S
14
CO
AC
HIN
G
BFA-B/CCB Voorschotten
BFA-B/CCB Ontvangsten
BFA- RHDD
Rekenplichtigen
4 centrale ASE
48 lokale ASE
3 ASE Ops
3 HORECA Ops
20 ASE AttaDef
ASE BMSO
2 Clubs
44 Mess
85 Bar
35 Logement
10 gesubsidieerde vzw
Paymasters
Indien geen ASE
Lokale rekenplichtigen
36 RHDD
Gedecentraliseerdeordonnateurs
Overheidsopdrachten : lokale aankopen
KBD, …
Eenheidsshops
HORECA in Ops
…
BFC-S
CHOD / DGBF / IADDGJM / DJMM
Leidende ambtenaren
Bureaus uitvoeringcontracten
Onder rekenplichtigen
HORECA installaties
V.Z.W
16
Hoe gaat het in zijn werk?
• Fin Ctl :
– Niet aangekondigd en ter plaatse
– Frequentie in functie van de laatste situatie
– Toegang tot alle nodige documenten
– Peilingen (coups de sonde)
• Adm & Bg Ctl :
– Single Entry Point naar IF
– Voorafgaand advies via dossier, document, briefing,…
– Uitvoering gedeelte Adm & Bg Ctl
– Systematisch
17
Hoe gaat het in zijn werk?
• Kwaliteiten van de interne controle ?
– Onafhankelijkheid
– Doorzichtigheid
– Deontologie
– Feedback (mondeling en schriftelijk)
– Interdisciplinaire benadering
– Iedereen wordt betrokken…
– Verantwoordelijkheidsgevoel => selectieve controle
– Complementariteit van de controles (dubbel gebruik vermijden)
– Verbetering van prijs/kwaliteitverhouding van de controle
18
Waartoe heeft dit gediend?Gegevens 2012
• Adm & Bg Ctl van BFC-A :
– 2.319 dossiers
– 0,6 % (= 14 dossiers ) definitief afgewezen
• Fin Ctl van BFC-S :
– 209 controles / rapporten
– Kwaliteit evolueert in de goede richting
19
Waartoe heeft dit gediend?Gegevens 2012
• Correctieve acties :
– Feedback per dossier / controle
– Domein “Adm & Bg Ctl” :
• +/- 40 % van de dossiers (Tf, mail, vergadering,…)
• Coherentie tussen dossiers van verschillende beheerders
– Domein “Fin Ctl” :
• +/- 80 % van de rapporten
• Interne controle in de eenheden (HORECA, …)
20
Waartoe heeft dit gediend ?Gegevens 2012
• Preventieve acties
– Coördinatievergaderingen
• BFA-RHDD
• BFA-B
• MRMP
• …
– Herziening van de interne procedures
• Praktische gids “Adm & Bg Ctl” => APG + SPS
• Lokale aankopen /Diverse uitgaven => APG + SPS
• Overheidsopdrachten (feedback naar MRMP)
• RHDD (feedback naar BFA)
21
Hoe zal dit evolueren ?
• Rol van de verschillende actoren
– Nieuwe wetgeving
– Nieuw project : HRM@Defence
• Nieuw ERP systeem
– Contract in uitvoering
– Integratie van de toepassingen “Pers”
– Task Force HRM@Defence
22