Empowering WorkplaceEen motiverende werkomgeving waarin medewerkers optimaal kunnen én willen werken.

Teruggaan lost niets opHet Nieuwe Werken. Activiteitgericht Werken. New Way ofWorking. Tijd-, Plaats- en Apparaat onafhankelijk Werken. Hashtagonze manier van werken. Veel organisaties, zowel in de profit alsnon-profit sector, hebben een nieuwe manier van werkengeïntroduceerd. Met uiteenlopende doelen: efficiënterehuisvesting, betere samenwerking, meer kennisdeling. Met debeste intenties zijn nieuwe werkomgevingen gecreëerd. Met eennieuwe inrichting waarbij vaak kosten noch moeite gespaard zijn.Het levert mooie interieurfoto’s op voor Pinterest. Maar eenmaalhet wow-effect voorbij blijkt het nieuwe werkplekconcept niet tewerken zoals vooraf bedacht. De beoogde samenwerking enkennisdeling komen nauwelijks uit de verf. Het enthousiasme overhet nieuwe interieur ebt weg. Daarvoor in de plaats komenkritische signalen vanuit medewerkers. En een stadium verder zelfsverwijten. Medewerkers verwijten management en de bedenkersvan het werkplekconcept dat er onvoldoende naar ze geluisterd is.En management verwijt medewerkers weerstand; het niet makenvan de gevraagde gedragsverandering om het werkplekconcept telaten slagen. Murw van de discussies verlangen managers enmedewerkers soms verzuchtend terug naar de oude tijd. Entegelijkertijd is er het besef dat teruggaan naar traditioneleconcepten ook geen problemen oplost. Maar wat dan?

Empowering workplace = kunnen + willenWij komen vaak organisaties tegen die ontevreden zijn over hetresultaat van hun nieuwe werkomgeving; organisaties die op zoekzijn naar een oplossing die ervoor zorgt dat de werkomgevingbijdraagt aan de organisatiestrategie én het werkplezier enwelbevinden van medewerkers. Wat ze zoeken is de ‘empoweringworkplace’.

De empowering workplace is een werkomgeving die zowel tendienste staat van de organisatie als de individuele medewerkers.Waarin medewerkers op een nieuwe manier kunnen werkendoordat ze hierin optimaal gefaciliteerd worden. En op een nieuwemanier willen werken, omdat ze intrinsiek gemotiveerd zijn.

2

De empowering workplace iseen motiverende werkomgeving waarin medewerkers optimaal

kunnen én willen werken.’

‘

WWW.WORKWIRE.NL

Succesfactoren voor een empowering workplaceDat medewerkers optimaal moeten kunnen werken, israndvoorwaardelijk. Als de werkomgeving medewerkersbelemmert om hun werk goed en efficiënt te doen, kan de stapnaar een empowering workplace niet gemaakt worden. Dit geldtzowel voor de fysieke, virtuele als sociale werkomgeving.Plaatsonafhankelijk werken zonder mobiele devices is lastig. Maarplaatsonafhankelijk werken wordt ook lastig met eenleidinggevende die medewerkers het vertrouwen niet geeft enstuurt op aanwezigheid in plaats van resultaten. En niet zeldenkrijgen medewerkers een burn-out omdat ze op kantoor van alleskunnen doen, behalve geconcentreerd werken. Dus zorg ervoordat data en informatie kloppen en dat een werkomgeving wordtgecreëerd waarin medewerkers optimaal kunnen werken. Dit is hetfundament voor de empowering workplace.

1. Value fit: op zoek naar de gemene delerBusinessplannen, waardeproposities. Organisaties ontwikkelenstrategische plannen, bedoeld om de business een boost te geven.Vanuit business development is er de roep om nóg meersamenwerking, kennisdeling en innovatie. Organisaties zoeken deoplossing al snel in het creëren van een open en transparantewerkomgeving Maar is dit wel de juiste oplossing?

Organisaties zijn continu in ontwikkeling. Daarmee veranderenwerkomgevingen ook. Dit kan een goede ontwikkeling zijn, zolangde verandering maar past bij de organisatiecultuur en de waarden,overtuigingen en gedragingen van medewerkers.

Intrinsieke motivatieVolgens Edward Deci en Richard Ryan, hoogleraren psychologie aan deUniversity of Rochester (New York), is intrinsieke motivatie debelangrijkste drijfveer in ons werk, het is de reden dat we dagelijks weeronze wekker zetten. Belangrijker zelfs dan geld. Geld is slechts eenexterne motivatie met een korte termijn effect in het extra stimulerenvan medewerkers (wat niet wegneemt dat medewerkers tevredenmoeten zijn over hun salaris zodat dit geen dissatisfier is). Maar wat onsals medewerker écht gelukkig maakt en motiveert om zo goed mogelijkte presteren, is het ervaren van vrijheid om eigen keuzes te maken.Zelfsturend zijn. Daarnaast zoeken we uitdaging. We willen steeds beterworden in wat we doen. Omdat het leuk is, omdat het voldoening geeft.En we willen werk doen dat betekenisvol is en bijdraagt aan het behalenvan hogere doelen. Zo blijkt uit onderzoek dat meer innovaties ontstaanwanneer medewerkers uitdaging en creatieve vrijheid ervaren danwanneer ze een financiële beloning is het vooruitzicht hebben.

3

WWW.WORKWIRE.NL

Past een nieuwe werkomgeving niet bij de organisatiecultuur, danis onverschilligheid nog de minst schadelijke reactie. Medewerkershalen dan hun schouders op en gaan onverstoord verder met hunwerk, zoals ze dat altijd gedaan hebben. Met wat pech leidt hetechter tot ontevredenheid en verminderde werkprestaties. Danwerkt de nieuwe werkomgeving dus contraproductief in plaats vanals katalysator voor de beoogde verandering!

Ga dus op zoek naar de gemene deler en creëer een werkomgevingwaarin strategische doelen van de organisatie en dat watmedewerkers belangrijk vinden, met elkaar verenigd zijn. Dat klinkteenvoudig, maar blijkt in de praktijk nog een hele uitdaging. Zekerals medewerkers binnen een organisatie verschillende waarden enovertuigingen hebben, wat zich kan uiten in subculturen.

2. Living the brand: het verbinden van identiteit, ontwerp en cultuurEen nieuwe manier van werken vraagt vaak om een nieuweinrichting van de werkomgeving. Met nieuwe functionaliteiten eneen nieuwe uitstraling. Dit varieert van sober en doelmatig tot overthe top concepten met meer zitzakken dan bureaustoelen englijbanen voor het verticale transport. De uitstraling van dewerkomgeving heeft een grote impact op de beleving vanmedewerkers. Kleuren, vormen, materialen. Licht, groen, kunst. Deomgeving kan medewerkers prikkelen en inspireren, creativiteit ensamenwerking stimuleren, of juist zorgen voor rust en focus.

Zijn medewerkers blij met de uitstraling van hun werkomgeving?Dat is heel mooi. Ondersteunt het ontwerp de verschillendefunctionaliteiten van de werkomgeving? Dat is sterk. Laat hetontwerp zien waar de organisatie voor staat? Kunnen medewerkerszich ermee identificeren? En versterkt dit de gemeenschappelijkecultuur? Dat is krachtig! Door identiteitbeleving, ontwerp encultuur met elkaar te verbinden, ontstaat een krachtige enbetekenisvolle werkomgeving. Een omgeving die medewerkerssterker verbindt met de organisatie, waar ze trots op zijn en die zeextra motiveert.

3. Houd het simpel, makkelijk en leukEen nieuwe werkomgeving en nieuwe manier van werken kan veelteweeg brengen. Zeker voor medewerkers voor wie de veranderinggroot is. Medewerkers willen niet graag veranderen. Kunnen zeniets aan doen. Het zijn mensen. En het menselijk brein houdt vanautomatismen en routines.

4

WWW.WORKWIRE.NL

Daarnaast speelt het culturele aspect; van officieus verworvenrechten die vervallen en heilige huisjes die omver geschoptworden. Maar hoe minimaliseer je de weerstand en zorg je ervoordat het enthousiasme zegeviert? Wat uiteindelijk is hetenthousiasme nodig om tot een empowering workplace te komen.Enkele basisregels om succesvol te veranderen:

Vertel het verhaalNeem medewerkers mee in het ‘waarom’ van de nieuwewerkomgeving. Hoe het past binnen de strategie van deorganisatie, wat de doelen van de nieuwe werkomgeving zijn enhoe deze gerealiseerd gaan worden. Gebruik storytelling om hetverhaal op een heldere en inspirerende manier met medewerkerste communiceren. Medewerkers die begrijpen waar de keuze voorde nieuwe werkomgeving vandaan komt en wat ermee beoogdwordt, zijn in de regel minder sceptisch.

Laat de verandering uit medewerkers zelf komenMedewerkers hechten sterk aan hun autonomie. Medewerkersvertellen dat ze moeten veranderen, heeft daarom een averechtseffect. Noem het ook geen veranderproces, omdat dit suggereertdat medewerkers door een mentale wasstraat worden gehaaldwaar ze veranderd uitkomen. Zorg dat medewerkers uit zichzelfovertuigd raken van de voordelen van de nieuwe werkomgeving.Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de individuelemedewerker zelf. What’s in it for me? En geef medewerkers eenactieve rol in het bedenken en ontwerpen van de nieuwewerkomgeving. Dit zorgt voor betrokkenheid, enthousiasme en dewil om het te laten slagen.

Maak veranderen makkelijkVeranderen kost energie. Hoe groter de veranderopgave, hoeeerder de batterij leeg is en medewerkers verander-moe worden.Maak veranderen daarom makkelijk zodat het energielevel op pijlblijft. Ga niet voor een big bang, maar zet meerdere kleine stappen.Geef medewerkers de tijd en ruimte om te veranderen. Bedenk datRome ook niet in één dag is gebouwd. En kies voor een positieveen ongedwongen aanpak. Bijvoorbeeld via workplace nudging, eenmanier om met snelle, concrete ingrepen in de werkomgevingmedewerkers te verleiden op een andere manier te werken.Medewerkers krijgen de keuze om te veranderen, ze worden hierniet toe gedwongen. Daarom is workplace nudging positief enweerstand vermijdend.

5

WWW.WORKWIRE.NL

68%

32%

thrivingstruggelingsuffering

9%

80%

11%

engagednot engagedactively disengaged

Bron: Gensler, 2012

6

Bron: Gensler, 2012

Engagement van medewerkersHet Amerikaanse onderzoeks- en adviesbureau Gallup, dat veelinternationale studies doet naar werkomgevingen, spreekt overengagement van medewerkers. Volgens Gallup zijn medewerkersengaged als ze emotioneel betrokken zijn bij hun werk, collega’sen werkgever. Engagement is “the passion to show up every dayand do your best work.” Vooral talentvolle en ambitieuzemedewerkers zoeken een werkomgeving waarin ze kunnengroeien, hun kennis en vaardigheden kunnen ontwikkelen enwaarin hun werk vaker wordt gewaardeerd en beloond. Het gaatdus over de intrinsieke motivatie van medewerkers.

Organisaties zijn prima in staat een goede werkomgeving tecreëren voor medewerkers. Van de Nederlandse medewerkers is68% (meer dan) tevreden over zijn werkomgeving. Dat percentageligt hoger dan in de ons omringende landen. Het tijd- enplaatsonafhankelijk werken, dat in ons land verder is doorgevoerdis een verklaring hiervoor. Dit is niet alleen de technischemogelijkheid om mobiel te werken, maar ook het hebben vanvrijheid om hierin eigen keuzes te maken. Ook een studie vanGensler laat zien dat medewerkers productiever, innovatiever enmeer tevreden zijn als ze keuzes hebben in waar, wanneer en hoeze werken.

Toch weten we medewerkers maar moeilijk intrinsiek temotiveren. Slecht 9% van de medewerkers in Nederland voelt zichemotioneel verbonden met zijn werk, collega’s en de organisatiewaar ze werken. Sterker, 11% van de medewerkers voelen zichtotaal niet verbonden en uitten actief de onvrede over hun werken de organisatie.

En dat is jammer, want verbonden medewerkers zijn productiever,innovatiever en positiever. En door talentvolle, ambitieuzemedewerkers een motiverende, uitdagende werkomgeving tebieden, blijven ze langer bij de organisatie. En uiteindelijk levertdit organisaties veel plezier op. Volgens Gallup zijn talentvollemedewerkers die zich verbonden voelen en meer dan 10 jaar bijeen organisatie werkzaam zijn 18% productiever. En zelfs 35%productiever dan medewerkers die aan geen van deze drie criteriavoldoet.

WWW.WORKWIRE.NL

Wij zijn WorkWireVan huisvestingsadvies, conceptontwikkeling en (interieur)ontwerptot verandermanagement en projectmanagement bij de uitvoering.Onze adviseurs, ontwerpers en interim managers helpenopdrachtgevers het optimale rendement uit hun huisvesting enwerkomgeving te halen. Door concept en ontwerp te koppelen aanstrategie en doelen en door de omgeving te verbinden met de mens.Met onze brede kennis en ervaring kunnen wij opdrachtgevers totaalontzorgen in huisvestingsprojecten. Dit doen wij zowel voorgebruikers als eigenaren, (interieur) architecten enprojectontwikkelaars.

AuteursEsther RoelofsManaging Partner & Workplace ConsultantEsther@workwire.nl+31 (0)6 - 42 37 44 67

Marco VerhoefPartner & Workplace ConsultantMarco@workwire.nl+31 (0)6 - 12 72 82 07

www.workwire.nl

7