Denk- en Werkwijzer

bij digitaliseringsprojecten van cultureel erfgoed instellingen

DEN Conferentie 2005 Arnhem, 10 november 2005

Reinier DeinumKoninklijke Bibliotheek

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Het Geheugen van Nederland:

het verleden digitaal Landelijk digitaliseringsprogramma van de Koninklijke Bibliotheekvoor het Nederlandse erfgoed.

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Digitaliseringsprojecten

Wat zijn dat?

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Digitalisering binnen Het GeheugenZeer divers materiaal

stilstaand beeld foto’s

affiches. prenten

schilderijen

objecten

bewegend beeld film

video, tv programma’s

geluid radiouitzendingen

muziek- of geluidsfragmenten

tekst boeken, brochures, pamfletten

tijdschriften, kranten

manuscripten, liedteksten

archieven

Zeer verschillende collecties

Maar oplevering van dezelfde onderdelen

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Digitale afbeeldingen

• Beschrijvingen (Metadata)

• Structuur informatie en koppeling

• Beschrijving van de gehele collectie

• (Omgeving (website) voor beschikbaarstelling)

Gevolgen voor instellingen bij uitvoering digitaliseringsprojecten

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Digitaliseren = project

• Nieuwe technologie vraagt om nieuwe vaardigheden

• Digitaliseren vraagt om een “andere” denk- en werkwijze bij medewerkers

Digitaliseren = project

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Weten waarvoor je en voor wie je het doet

• Commitment van de leiding

• Passen in beleid

• Draagvlak in organisatie

• Projectorganisatie

• Middelen en mensen (TIJD!!!!)

• Projectplan en planning

Informatie Technologie vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Programeer talen

• Metadata modellen

• Techniek scannen en kwaliteit scans

• Webtechnieken

• Infrastructuur en onderhoud

• Duurzaamheid

Onderschatten en overschatten

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

2 basis houdingen bij medewerkers van instellingen

“Management” houding:

‘Digitaliseren is automatiseren

dan gaat het vanzelf goed’

“Collectiebeheerders” houding:

‘Digitaal gaat het helemaal

anders dan voorheen’

Gevolgen van deze houdingen

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Te weinig gebruik van aanwezige kennis

• Te weinig aandacht voor materiaalanalyse

• Te weinig aandacht voor de koppeling van metadata en afbeeldingen

• Te weinig aandacht voor structuur van de collectie

Gebruik aanwezige kennis

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Ontsluiten en het toegankelijk maken kerntaak instellingen van oudsher.

• Collectiemanagement (acquisitie, beheer en behoud) Publiek.

• Musea. • Zijn gewend delen van collectie aan publiek te

tonen. Maar grote delen alleen basisregistratie

• Archieven. • Zijn gewend ‘collecties’ te structureren en objecten

in context te bewaren

• Bibliotheken. • Zijn gewend collecties op objectniveau te

beschrijven en toegankelijk te maken

Materiaalanalyse

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Collectie• Grondige analyse van de collectie

• Staat van het materiaal

• Compleetheid collectie

• Aantallen, formaten

• Structuur van de collectie

• auteursrechten

• Beschrijvingen• Aanwezige beschrijvingen

• Analyse noodzakelijke aanvullingen metadata

Voortraject

Koppeling metadata en afbeeldingen

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Eén op één• Gegeven in metadata

• Bestandsnaam

• Eventueel in structuur metadata

• mensenwerk

• Workflow• Materiaalanalyse

• Wat eerst, beschrijven of scannen?

• Uitbesteden

• Controle• Wel op kwaliteit afbeeldingen en inhoud metadata

• Koppeling helemaal aan het eind van het project

voorbeeld

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

metadata

images

koepelbeschrijving

Aandacht voor structuur

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Digitaliseren = dieper ontsluiten • Object niveau of, pagina of blad niveau

• Presentatie, navigatie online

• Hoe zit collectie/object in elkaar?• Series

• Series binnen series

• Volgorde

• Boomstructuur \ lagen

• Waar begint en eindigt een onderdeel binnen een collectie?

• Hoe leg je de structuur vast?• Metadata

• Tabel

Voorbeeld structuur

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

Beschrijving tijdschrift

Beschrijving aflevering 1

Beschrijving aflevering 2

Voorpagina

Pagina 1

Pagina 2

Pagina 3

Voorpagina

Pagina 1

Pagina 2

Pagina 3

Enz…

Digitale beschikbaarstelling

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Schept andere verwachtingen• Gebruikers verwachten snelle en

makkelijke toegang

• Fouten sneller zichtbaar (metadata, koppeling)

• fouten minder acceptabel

• Daarom andere eisen• Diepere ontsluiting

• Verdieping van kennis medewerkers

Koninklijke Bibliotheek, Nationale Bibliotheek van Nederland

• Op organisatorisch en technisch gebied vergen digitaliseringsprojecten nieuwe kennis en vaardigheden

MAAR:• Veel werkzaamheden bij

digitaliseringsprojecten zijn niet IT gerelateerd, maar eerder een verdere verdieping van kernactiviteiten

• Vaak een kwestie van logisch nadenken en secuur werken

• Beschrijven, koppelen en het aanbrengen structuur blijft mensenwerk

• Bij Digitaliseringsprojecten is een goede en uitgebreide materiaalanalyse onontbeerlijk voor succes

Conclusies: