De archiefautomatisering van het Letterenhuis

Johan Vanhecke (Letterenhuis)Jan Corthouts (UA)

Informatie aan Zee - Oostende - 16 september 2011

Historiek

• 1996 : Agrippa• 2006 : actorenmodule (ISAAR)• 2007 : aanwinstenmodule fase 1• 2008 : aanmaak lastenboek• 2009 : openbare aanbesteding• 2010 : toekenning• 2011 : eerste resultaten

Aanwinsten

• Elementaire beschrijving• Verwervingsgeschiedenis• Bijbehorende documenten• Koppeling actorendatabank• Start: 2007

Aanwinsten 1933-2006

• Geen aanwinstenfiches• Inschrijvingsboeken (+ nummering)• Administratieve briefwisseling• Reconstructie: ca. 9000 aanwinstenfiches• Gelinkt aan actorendatabank• Gelinkt aan 350.000 objectbeschrijvingen

Archiefbeschrijvingen

• ISAD(G)• Op elk niveau• Linken naar actoren, archieven, aanwinsten• Linken binnen en buiten Brocade• Invoer begeleidt verwerking

Archieven vóór 2007

• 1985: start objectbeschrijvingen• 2007: 350.000 objecten gelinkt aan

actorendatabank• 2011: opbouw boomstructuur via algoritme• Resultaat: reconstructie archieven

Twee sporen

• Nieuwe en zuivere invoer:- Nieuwe archieven- Nog niet verwerkte archieven

• Aanvulling reconstructies- Aanpassing structuur- Aanvulling niet ingevoerde bestanddelen

Archiefmodules

• Ontwikkeld als onderdeel van Brocade• In context van Anet bibliotheeknetwerk• Maakt gebruik van reeds beschikbare

componenten zoals- Lucene indexering- Desktop- Document store

Archiefmodules

• Ook bruikbaar door andere partners van Anet• Gemeenschappelijk bestand van actoren• Deels ook bruikbaar buiten archiefcontext

- Objectbeschrijvingen

IDENTITEITEchte naamPseudoniem

BESCHRIJVINGGeboren/gestorvenPlaatsenGeschiedenisFuncties/activiteiten/beroepenGenealogieAlgemene context

RELATIESHiërarchischFamiliaalAssociatief

ANNOTATIES

ILLUSTRATIES

EXTERNE LINKS

au:1234 [actor]

au:4567

au:7890

Bibliotheek

RKDExterne relaties

Medewerker van

Vader van

Aanwinsten

Archief

Object

tr:lh:1234 [archiefaanwinst]

IDENTIFICATIEReferentieTitelBeschrijving

KENMERKENDateringOmvangMateriële toestandOrdening

ARCHIEFVORMER

VERWERVINGPersoon/organisatieDatumDocumenten

RELATIES

INSCHRIJVINGSNUMMERSRanges

au:1234

au:4567

tr:lh:5678

Actor/archiefvormer

Actor/schenker

Andere aanwinst

BriefHandschrift

Prent

Objectbeschrijvingen

isad:lh:1234 [archiefbeschrijving]

IDENTIFICATIEBeschrijvingsniveauReferentieTitelDateringPlaats en omvang

VERWANT MATERIAALBestaan/bewaarplaats originelenBestaan/bewaarplaats kopieënVerwante beschrijvingseenhedenPublicaties

au:1234 tr:lh:5678

BriefHandschrift

Prent

CONTEXTArchiefvormerGeschiedenisVerwerving

INHOUD EN STRUCTUURBereik en inhoudSelectiesAanvullingenOrdening

RAADPLEGING EN GEBRUIKVoorwaardenFysieke karakteristiekenToegangenOrdening

AANTEKENINGEN

BESCHRIJVINGSBEHEERVerantwoordingRegels of afsprakenDatering beschrijvingen

Actor/archiefvormer Aanwinst

Objectbeschrijvingen

ISAD(G) -hiërarchie

tg:lhps:1234 [handschrift]

IDENTIFICATIEReferentieTitelBeschrijvingDatering

DOCUMENTEN

isad:lh:1234 tr:lh:5678

ITEMArchiefAanwinstPlaatsingInschrijvingsnummer

KENMERKENFormaatAantal vellenAantal beschreven blz.Taal…

AANTEKENINGEN

ILLUSTRATIESThumbnailHoge resolutieLage resolutie

Archiefbeschrijving Aanwinst

RELATIES au:1234Actor/auteur

Actor/illustrator au:5678

Te doen

• Magazijnbeheer• Digitale leeszaal• Repository

Met dank aan

• Letterenhuis- Lies Galle- Isabelle van Ongeval- Johan Vanhecke

• UA- Luc Bastiaenssen- Jan Corthouts- Alain Descamps- Marc Jeurissen- Richard Philips

• UGent- Isabel Rotthier