D E E L N E M E R S H A N D B O E K

www.easyfairs.com/transport-nl

A H O Y R O T T E R D A M 29, 30|11|2016 & 1|12|2016

Vakbeurs Transport & Logistics

@TRANSPORT_NLD #TenL2016 Organised by EASYFAIRS

1

1. Inhoudsopgave

1. Inhoudsopgave ............................................................................................................................... 1

2. Praktische informatie .................................................................................................................... 3

3. Deadlines ......................................................................................................................................... 4

4. Checklist .......................................................................................................................................... 5

5. Stand informatie .............................................................................................................................. 6

5.1 All-in stand ............................................................................................................................... 6

5.2 All-in premium stand ............................................................................................................... 7

5.3 Kale oppervlakte / eigen standbouw....................................................................................... 8

6. Beurs informatie .............................................................................................................................. 9

6.1 Elektra ...................................................................................................................................... 9

6.2 Printwerk om uw stand te personaliseren ............................................................................ 9

6.3 Tijden en toegang .................................................................................................................. 10

6.4 Laden en lossen ..................................................................................................................... 10

6.5 Service tijdens opbouw en afbouw ....................................................................................... 11

6.6 Parkeren ................................................................................................................................ 11

6.7 Afval ....................................................................................................................................... 12

6.8 Wifi aanbevelingen Rotterdam Ahoy .................................................................................... 12

7. Eventreglement ............................................................................................................................. 13

7.1 Easyfairs reglement ............................................................................................................... 13

7.2 Rotterdam Ahoy reglement ................................................................................................... 13

7.3 Standplattegrond................................................................................................................... 14

8. Handleiding My Easyfairs .............................................................................................................. 15

8.1 Inloggen ................................................................................................................................. 15

8.2 My Easyfairs homepage ........................................................................................................ 16

8.3 Producten uitlichten .............................................................................................................. 17

8.4 Webshop .............................................................................................................................. 17

8.5 Standpersoneel .................................................................................................................... 17

9. Visit Connect .................................................................................................................................. 19

10. Promotietools ............................................................................................................................ 20

10.1 Offline .................................................................................................................................... 20

10.2 Online .................................................................................................................................... 20

10.3 Visibiliteit verhogen ............................................................................................................... 21

2

10.4 Zoekmachine ......................................................................................................................... 22

10.5 Online365 packs .................................................................................................................... 22

10.6 Sponsormogelijkheden .......................................................................................................... 23

10.7 Bedrijfsfilm ............................................................................................................................ 23

11. Bijlagen ...................................................................................................................................... 24

11.1 Specificaties printwerk .......................................................................................................... 24

11.2 Valverde ................................................................................................................................. 27

11.3 Ahoy catering......................................................................................................................... 31

3

Locatie Openingstijden

Rotterdam Ahoy – hal 2 & 4 29 november 10.00 – 17.00

Ahoyweg 10 30 november 10.00 – 17.00

3084 BA Rotterdam 1 december 10.00 – 17.00

The Netherlands

www.ahoy.nl

Beste exposant,

Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Dit handboek geeft een overzicht van al deze mogelijkheden. Aarzel niet om contact met

ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast heel veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs!

Het Transport & Logistics team

www.easyfairs.com/transport-nl

2. Praktische informatie

Contactgegevens

In onderstaande tabel kunt u overzichtelijk zien met wie (Easyfairs, Valverde of Rotterdam Ahoy) u

contact kunt opnemen voor het beantwoorden van uw vragen.

* Easyfairs werkt vast samen met Valverde. Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde hebben toegang tot de eventlocatie. U kunt bij Valverde daarom terecht voor al uw logistieke/handling gerelateerde vragen. Zie de bijlage Valverde. ** Koffie en thee zijn bij alle cateringpunten op vertoon van uw exposantenbadge gratis. Bijlage catering bevat alle informatie omtrent het bestellen van catering op uw stand. Daarnaast is er altijd de mogelijkheid om bij één van de cateringpunten op de beursvloer uw lunch of snack te halen.

Operations Sales Marketing

Voor vragen over: logistiek, techniek, webshop, handling, opbouw en afbouw.

Voor vragen over: Online365, sponsormogelijkheden, standwijzigingen en standformaat.

Voor vragen over: beursprogramma, promotietools, uitnodigingskaarten, My Easyfairs en Visit Connect.

Femke Fens – Operations Coördinator Femke.Fens@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 408 982 Fax: +31 (0) 162 467 988

Bianca – Account Manager Bianca.vanGrinsven@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 408 998 Michiel – Account Manager Michiel.schroeder@easyfairs.com Tel: +31 (0) 162 408 975

Lisan Zoon – Marketing Event Executive Lisan.Zoon@easyfairs.com Tel: +31 (0)162 480 257

Logistiek handling * Catering **

Voor vragen over: logistieke/handling gerelateerde vragen over heftrucks bij de op- en afbouw en opslag tijdens de beurs.

Voor vragen over: catering gerelateerde vragen over catering en borrels op de stand.

Valverde Zekeringstraat 36B 1014 BS Amsterdam +31 (0)20 653 85 55 easyfairs@valverde.nl

Ahoy Standcatering Tel: +31 (0) 10 293 33 72 standcatering@ahoy.nl

4

3. Deadlines

Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u een aantal deadlines

opgesteld. Uitgebreide informatie over de punten op de lijst kunt u terugvinden in dit handboek.

Mocht u vragen hebben, stel ze gerust aan de contactpersoon.

Start zo vroeg mogelijk met de voorbereidingen om uw deelname zo succesvol mogelijk te laten

verlopen.

Deadline Meer informatie

09-09-2016 Aanleveren database gratis uitnodigingenservice Pag. 20 Lisan Zoon

09-09-2016 Bestel uitnodigingen om zelf te verspreiden Pag. 20 Lisan Zoon

24-10-2016 Juiste naam ingevoerd in My Easyfairs voor beurscatalogus en naamborden

Pag. 16 Lisan Zoon

04-11-2016 Ontwerp eigen standbouw aanleveren (VERPLICHT indien u gebruik maakt van eigen standbouw)

Pag. 8 Femke Fens

04-11-2016 Bijbestellingen webshop tegen vroegboek tarief. Pag. 17 Femke Fens

04-11-2016 Ontwerp voor achterwand en eyecatcher aanleveren t.b.v. uw all in premium stand (indien van toepassing).

Pag. 8 Femke Fens

04-11-2016 Printwerk t.b.v. personalisatie van uw stand, zoals wandbedrukking, naadloze prints of optoppers (indien besteld)

Pag. 8 Femke Fens

04-11-2016 Stand plattegrond voor bestellingen berging, elektra en water. VERPLICHT bij bestelling berging, water en lucht.

Pag. 14 Femke Fens

18-11-2016 17.00 uur

Sluitingsdatum Webshop in My Easyfairs Pag. 17 Femke Fens

21-11-2016 Aanmelden standpersoneel Pag. 17 Lisan Zoon

01-12-2016 00.00 uur

Na het event dienen alle materialen afgevoerd te zijn. Pag. 10 Femke Fens

5

4. Checklist

Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u een checklist

opgesteld. Uitgebreide informatie over de punten op de lijst kunt u terugvinden in dit handboek.

Mocht u vragen hebben, stel ze gerust aan de contactpersoon.

Start zo vroeg mogelijk met de voorbereidingen om uw deelname zo succesvol mogelijk te laten

verlopen.

Check Meer informatie

Aanmaken My Easyfairs account Pag. 15 Lisan Zoon

Bedrijfsprofiel geplaatst: contactgegevens en bedrijfsomschrijving Pag. 16 Lisan Zoon

Producten, productnieuws gepubliceerd en zichtbaar op de website Pag. 16 Lisan Zoon

Één product geselecteerd om te presenteren tussen de innovaties Pag. 17 Lisan Zoon

Één product boosten voor bovenaan de deelnemerslijst Pag. 17 Lisan Zoon

Berichten zijn goed vindbaar in de zoekmachine (trefwoorden) Pag. 22 Lisan Zoon

Uw bedrijf staat in de juiste categorie aangevinkt Pag. 16 Lisan Zoon

Op uw eigen website staat dat u aanwezig bent op Transport & Logistics 2016

Pag. 20 Lisan Zoon

Banner en registratielink zijn geplaatst in uw e-mailhandtekening Pag. 20 Lisan Zoon

Persoonlijke registratielink gedownload en verspreid onder mijn

(potentiële) klanten

Pag. 20 Lisan Zoon

Visit Connect app gedownload Pag. 19 Lisan Zoon

Lid geworden van de LinkedIn groep Vakbeurs Transport & Logistics Lisan Zoon

U volgt Transport & Logistics op Twitter (@TRANSPORT_NLD) Lisan Zoon

Bedrijfslogo opgeladen (alleen bij Online365 Plus Pack) Pag. 22 Lisan Zoon

Een item (logo of tekst) voor de e-mailcampagne aangeleverd (alleen

bij Online365 Plus Pack)

Pag. 22 Lisan Zoon

Vacatures geplaatst (alleen bij Online365 Plus Pack) Pag. 22 Lisan Zoon

Lijst bezoekers gedownload na afloop van de beurs (alleen bij

Online365 Premium Pack)

Pag. 22 Lisan Zoon

6

5. Stand informatie

U heeft bij het boeken kunnen kiezen uit drie concepten: all-in (standaard stand), all-in premium

(luxere stand) of kale oppervlakte (u dient uw eigen stand te verzorgen). Onderstaand worden alle

concepten puntsgewijs uitgelegd. Mocht u willen wijzigen van concept, neemt u dan s.v.p. contact op

met Bianca of Michiel.

5.1 All-in stand

In uw deelname zijn de volgende zaken inclusief:

Witte modulaire standbouw, 250cm hoog inclusief 10cm

hoge aluminium frieslijst

Zichtmaat per paneel is 97cm br x 230cm h

Donkerblauwe tapijttegels 1x1m

Naambord in groen met vermelding bedrijfsnaam en

standnummer

Dagelijkse schoonmaak (stofzuigen en afnemen

horizontale oppervlakten van huurmateriaal)

Gebruik van WiFi (niet geschikt voor live streaming)

Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte, in onderstaande tabel ziet u op welke

aantallen u recht heeft.

Inhoud pakket 12 t/m 16 m² 17 t/m 23 m² 24 t/m 35 m² >36 m²

Barkruk wit (503W) 2 2 4 6

Statafel wit, rond (616W) 1 1 2 3

Brochurerek antraciet (935) 1 1 2 3

Spots, 120W 2 3 4 6

Parkeerkaarten 1 1 2 2

Stopcontact incl. stroomtoevoer 1 kW 1 1

Stopcontact incl. stroomtoevoer 3 KW 1 1

Het is niet mogelijk items uit het standaard pakket te ruilen of te crediteren. Indien u onderdelen hiervan niet gebruikt, stellen wij het op prijs als u ons dat vooraf laat weten. Het is niet toegestaan om in de wanden te boren, schroeven of spijkeren. Ook het gebruik van velcro/klittenband direct op de wanden is niet toegestaan. Tijdens de opbouw kunt u bij de service desk gratis haken of dubbelzijdig tape halen, waarmee u posters kunt ophangen.

7

5.2 All-in premium stand

Een All-in Premium stand heeft een minimale afmeting van 40m2 en wordt uitgevoerd als kopstand met 3 open zijden. Bij een all-in premium stand zijn de volgende zaken inclusief:

Achterwand van witte modulaire standbouw, 250cm hoog inclusief 10cm hoge aluminium frieslijst met full colour print. De print wordt direct op de panelen geplakt en is niet herbruikbaar.

Zichtmaat per paneel is 97cm breed x 230cm hoog Berging van 2 x 1 meter met afsluitbare deur in het

wit Tapijttegels 1x1m, kleur door u te kiezen Naambord(en) in groen met vermelding

bedrijfsnaam en standnummer Wit kaasdoekplafond 4 x 2 meter op 4 meter hoogte Van achteruit verlichte eyecatcher met full colour print aan de voorzijde. De eyecatcher is 4

meter hoog x 2 meter breed en wordt geprint op doek, welke na afloop van de beurs uw eigendom is

Dagelijkse schoonmaak (stofzuigen en afnemen horizontale oppervlakten van huurmateriaal) Gebruik van WiFi (niet geschikt voor live streaming)

Inhoud pakket 40 t/m 79 m² 80 t/m 119 m²

Barkruk, chromen frame, zitting zwart of wit (type 503Z of W) 6 12

Statafel, wit of zwart blad, onderstel chrome (type 616Z of W) 2 4

Brochurerek antraciet (type 935) 2 4

Balie, antraciet met grijs blad (type 820) 1 2

Koelkast 140 liter (type 840) 1 1

Stoomtoevoer 3 kW inclusief 3 plugpunten* 1 2

Spots 300W, gemonteerd aan het plafond 6 12

Parkeerkaarten 2 3

* Dit betreffen standaard aansluitingen, geen machine aansluitingen

Het is niet toegestaan om in de wanden te boren, schroeven of spijkeren. Ook het gebruik van

velcro/klittenband direct op de wanden is niet toegestaan. Tijdens de opbouw kunt u bij de service

desk gratis haken of dubbelzijdig tape halen, waarmee u posters kunt ophangen.

Het is niet mogelijk items uit het standaard pakket te ruilen of te crediteren. Indien u onderdelen hiervan niet gebruikt, stellen wij het op prijs als u ons dat vooraf laat weten.

5.2.1

8

Aanleveren ontwerpen t.b.v. achterwand en eye catcher

Wij ontvangen uw ontwerpen voor de achterwand en de eyecatcher graag uiterlijk vrijdag 4

november 2016. De bestanden kunt u via One Drive aanleveren bij Femke Fens.

Wandbedrukking

De achterwand bestaat uit losse panelen met tussen ieder paneel een aluminium staander van 3cm

in het vierkant. De zichtmaat van de panelen is 230 cm hoog en 97 cm breed. De

aanleverspecificaties voor de bedrukte achterwand/geprinte panelen vindt u in bijlage 11.1

specificaties printwerk.

Eyecatcher

De eyecatcher is één volledige print op doek. De zichtmaat van de eye catcher is 400 cm hoog en 200

cm breed. De aanleverspecificaties voor de eye catcher vindt u in bijlage 11.1 specificaties printwerk.

De eyecatcher mag u na afloop meenemen. De panelen die standaard zijn inbegrepen in de all-in

premium stand zijn enkel geschikt voor eenmalig gebruik. Het is mogelijk om deze te upgraden naar

een achterwand die geschikt is voor hergebruik middels een naadloze print. Deze mogelijkheden en

meerprijzen vindt u in bijlage 11.1.

5.3 Kale oppervlakte / eigen standbouw

Kale oppervlakte wordt verkocht vanaf 32m2. U dient zelf uw eigen stand te (laten) bouwen. Heeft u

nog geen standbouwer? De preferred supplier van Easyfairs is Alline Standbouw. Zij komen graag

met u in gesprek over uw wensen. U kunt Alline Standbouw bereiken via easyfairs@alline.be.

Bij de kale oppervlakte is vloerbedekking, een parkeerkaart, WiFi en dagelijkse schoonmaak

(stofzuigen) inbegrepen. Wanden, elektra en meubels zijn niet inbegrepen.

Alle stand ontwerpen van eigen bouw stands dienen vooraf door Easyfairs goedgekeurd te zijn. De

ontwerpen kunnen ter goedkeuring gemaild worden naar Femke Fens. Wij ontvangen graag een

impressie en een technische tekening waarop duidelijk de maatvoering is aangegeven. Deadline voor

standgoedkeuring is 4 november 2016. Voorwaarden voor eigen standbouw:

De maximale bouwhoogte is 600cm.

U dient te allen tijde elektra voor uw stand via My Easyfairs te bestellen, dit is niet inclusief.

U kunt helaas geen wanden, bergingen of spots via My Easyfairs bestellen.

Er kan gebruik worden gemaakt van rigging of tuidraden, mits de aanvraag voor de deadline

van 4 november is ingediend.

Het Easyfairs reglement (zie hoofdstuk 7) is van toepassing op alle eigen standbouw.

9

6. Beurs informatie

6.1 Elektra

All-in stand & All-in Premium stand Bij de All-in stand en All-in Premium stands is een 230V aansluiting inbegrepen. Hier kunt u zonder problemen uw laptop, een TV-scherm en een koelkast op aansluiten. Als u via ons spotjes bijbestelt, sluiten wij deze aan en gaat het verbruik hiervan niet van uw aansluiting af. Dit geldt alleen voor de All-in stand en All-in Premium stands. Eigen standbouw Eigen bouw stands dienen elektra te bestellen, minimum afname is 3KW/230V. De eigen bouw stands kunnen helaas geen gebruik maken van de standaard spots uit My easyFairs. Deze spots zijn specifiek geschikt voor de wanden van All-in en All-in Premium stands. Veel gebruikte items zijn:

U vindt elektra (en water) onder het kopje ‘Technische uitrusting’ in de webshop.

6.2 Printwerk om uw stand te personaliseren

Optie 1: Bedrukte wanden Wij bieden de mogelijkheid om de panelen van uw stand te voorzien van full colour prints. De deadline voor het aanleveren van het materiaal is vrijdag 4 november 2016. Het materiaal dient printklaar aangeleverd te worden, u vindt de specificatie hiervan in bijlage 11.1 Optie 2: voorzet frame met naadloze print De print is op een doek, wat door middel van een pees aan alle zijden strak in het aluminium frame wordt vastgetrokken. De staanders zijn niet zichtbaar; het doek valt voor de wand langs. Het doek is na afloop uw eigendom, het frame blijft bezit van onze standbouwer.

Item Verbruik

Koelkast Max 50W

Plasma/LED tv Max 250W

Laptop 60W

Waterkoker 2000W

Espresso / Nespresso apparaat 2000W

Senseo 1500W

Telefoon oplader 20W

Eigen verlichting Svp nagaan bij uw leverancier

10

Optie 3: Optopper Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om een optopper op uw stand te plaatsen. Dit zijn banieren van 1 of 1,5 meter hoog, breedte is afhankelijk van uw standgrootte en uw wensen. Mocht u hier interesse in hebben, neemt u dan s.v.p. contact op met Femke Fens. De deadline voor het aanleveren van dit materiaal is ook 4 november 2016.

Het is niet mogelijk om een drukproef van het drukwerk op te vragen.

6.3 Tijden en toegang

Maandag 28

november

Dinsdag 29

november

Woensdag 30

november

Donderdag 1

december

Opbouw en inrichting kale

oppervlakte/eigen standbouw

09.00-21.00 uur 08.00–10.00

uur

09.00-10.00 uur 09.00-10.00 uur

Opbouw en inrichting All-in

stands en All-in premium

stands

14:00-21:00 uur

Openingstijden T&L 2016 10.00-17.00

uur

10.00-17.00 uur 10.00-17.00 uur

Demontage 17:00–24:00 uur

Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event.

Alle materialen dienen uiterlijk 1 december 2016 afgevoerd te zijn. Materialen die vrijdagochtend 2

december nog aanwezig zijn, worden als afval beschouwd en als zodanig behandeld.

Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met de afbouw van de stands. Wij

raden daarom iedereen aan om waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand te halen.

Tevens verzoeken wij huurmateriaal zoals balies en toonbanken direct leeg te halen, aangezien het

ophalen hiervan meteen na sluitingstijd begint.

6.4 Laden en lossen

Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie. Neem

s.v.p. tijdig contact op met Valverde om uw handling te bestellen, zie hiervoor bijlage Valverde.

11

Bij het oprijden van het terrein krijgt u een laad- en lospas. Deze pas geeft u maximaal 1 uur de tijd

om te laden/lossen. Er wordt gewerkt in kleurzones, zodat u kunt lossen bij de deur het dichtst bij uw

stand. Als uw auto leeg is, kunt u gratis parkeren op het naastgelegen parkeerterrein.

Indien u gebeld wordt om uw voertuig elders te parkeren, vragen wij u vriendelijk om uw

medewerking, zodat uw collega exposanten ook tijdig hun stand kunnen inrichten.

Tijdens de demontage is het laad- en losterrein de eerste anderhalf uur (tot 18.30 uur) alleen toegankelijk voor personenwagens, busjes en bakwagens tot maximaal 6 meter. Na 18.30 uur worden er vrachtwagens toegelaten, alleen als er plaats is. Wij verzoeken u vriendelijk te allen tijde de instructies van de parkeerbegeleiders op te volgen. Tijdens de op- en afbouw wordt er met polsbandjes gewerkt. De bandjes worden uitgegeven op bedrijfsnaam/standnummer. Zorg dat eventuele koeriers hiervan ook op de hoogte zijn.

6.5 Service tijdens opbouw en afbouw

Tijdens de opbouw en de beurs is onze servicedesk geopend op het Business Point. U kunt hier

terecht voor:

Het ophalen van uw badges

Bijbestellen van meubilair, spots e.d. (uit beperkt assortiment). Alle bijbestellingen dienen ter

plekke betaald te worden. U kunt betalen met pin, credit card (VISA of Master Card) of cash.

Eventuele klachten over standbouw, elektra, meubilair en andere services die besteld zijn via

My Easyfairs worden alleen in behandeling genomen als deze tijdens de opbouw of de beurs

gemeld zijn bij de Operations Manager op de service desk.

Daarnaast bent u van harte welkom voor een heerlijk kopje koffie

De openingstijden van de servicedesk zijn:

Uw contactpersoon van Operations kan tijdens de opbouw telefonisch moeilijk bereikbaar zijn,

omdat zij u graag persoonlijk te woord staan op de service desk. Wij vragen uw begrip hiervoor.

Gedurende de dag lopen de medewerkers van Easyfairs door de hal, herkenbaar aan de Easyfairs jas.

Heeft u een vraag of een probleem, schroom dan niet om hen aan te spreken.

6.6 Parkeren

Tijdens de opbouw en afbouw

Parkeren is tijdens de op- en afbouw gratis.

Maandag 28 november Dinsdag 29 november Woensdag 30 november Donderdag 1 december

09:00-21:00 uur 08:00-17:00 uur 09.00-17.00 uur 09.00-18.00 uur

12

Tijdens de beursdagen

Parkeren tijdens de beursdagen bedraagt € 13 per dag. In de All-in, All-in Premium stands of kale

oppervlakte zijn één of meerdere parkeerkaarten inbegrepen (zie hoofdstuk 5). U kunt de

parkeerkaarten ophalen bij de servicedesk, de parkeerkaarten staan niet op naam.

Extra parkeerkaarten met parkeergarantie zijn te bestellen via de Ticket Master site van Ahoy voor

€17,50. U kunt ook een parkeerkaart kopen bij het oprijden van het parkeerterrein. Deze

parkeerkaarten kosten €13,- per stuk en kunt u betalen middels cash, creditcard en pin.

6.7 Afval

Easyfairs probeert haar beurzen zo duurzaam mogelijk te organiseren en gebruikt (bijna) alleen maar

herbruikbare materialen. Ook afval willen we zo ecologisch verantwoord mogelijk verwerken,

vandaar dat we u willen vragen uw afval gescheiden af te voeren. U kunt het zelf afvoeren of door

middel van het bestelformulier containers bestellen en het door Rotterdam Ahoy laten verwerken.

Wij verzoeken u met klem uw afval niet achter te laten op de beursvloer – wij hanteren het principe

‘de vervuiler betaalt’.

6.8 Wifi aanbevelingen Rotterdam Ahoy

Easyfairs stelt net als andere jaren een WiFi netwerk gratis ter beschikking aan haar standhouders.

Dit netwerk is geschikt voor algemeen gebruik, niet voor live streaming of VPN verbindingen. Ook

het opzetten van eigen netwerken kan de kwaliteit van het algemene netwerk negatief beïnvloeden.

Om de kwaliteit van het internetverkeer te waarborgen en misbruik, waar mogelijk, te voorkomen

zijn er een aantal spelregels waar iedereen zich aan dient te houden:

Het is niet toegestaan om eigen apparatuur, zoals een wireless router, access point of ieder

andere wireless apparaat te gebruiken binnen Rotterdam Ahoy

Het is niet toegestaan om WiFi versterkers te gebruiken om het signaal van de aangevraagde

en geleverde WiFi te verhogen

Als uw beursdeelname internetafhankelijk is, raden wij u aan een vaste lijn te bestellen via

http://www.ahoymultimedia.nl/diensten/internetverbindingen of via ict@ahoy.nl.

Let op: de volgende bouwmaterialen/standmaterialen hebben ook invloed op de ontvangst van uw

WiFi signaal:

Hardboard, multiplex(veroorzaakt een signaal reductie <20% )

Enkel glas Signaal (veroorzaakt een signaal reductie van 30-60% )

Dubbel glas of stenen muur Signaal ( veroorzaakt een reductie 90-95% )

Grote hoeveelheden water of metaal (koelkasten) (Wifi kan100% geblokkeerd worden)

Microgolven van een magnetron

Draadloze DECT-telefoons en basisstations

Draadloze muis, toetsenbord

Elektromotoren

Airco's

13

7. Eventreglement

7.1 Easyfairs reglement

Alle zichtbare zijden van de stand boven 250cm grenzend aan buurstands moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo uiting.

Maximale bouwhoogte is 600cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. Elke vorm van dakconstructie dient vooraf goedgekeurd te zijn door de organisatie. Alle eigen inbouw stands dienen vooraf goedgekeurd te zijn door de beursorganisator. Wanden kunnen niet verwijderd worden. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen

zullen gefactureerd worden aan de klant à € 50,- per paneel. Demomateriaal wordt in de stand geplaatst, niet in de gangpaden. Heeft u een eiland stand (vier open zijdes)? Dan mag u maximaal 50% per open zijde dichtzetten. Het is voor de organisator technisch niet mogelijk de stand zonder vloerbedekking op te leveren.

De hele hal wordt voorzien van blauwe tapijttegels. Gezien het concept dat easyfairs uitdraagt (geen verschil tussen gangpad en stand om het zo laagdrempelig mogelijk te maken voor bezoekers) wordt het ten zeerste afgeraden andere vloerbedekking in uw stand te leggen.

Er mag geen gebruik worden gemaakt van beamers en lichteffecten buiten de stand. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag nooit omliggende stands

hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen.

Er mogen geen commerciële acties worden gevoerd buiten de stand, zonder toestemming van de beursorganisator.

Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. Balies en/of bergingen zijn huurmaterialen waarvan de beursorganisator niet kan garanderen dat

het een veilige bergplaats voor uw waardevolle spullen is. Laat waardevolle spullen daarom nooit onbeheerd achter.

Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te belasten: —> tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten —> vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal.

7.2 Rotterdam Ahoy reglement

Roken is niet toegestaan in Ahoy. Alle nooduitgangen dienen te allen tijde vrijgehouden te worden. Tijdens op– en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. Het is niet toegestaan onderdelen van het gebouw zelf te gebruiken om materialen tegen aan te

plakken en/of aan op te hangen. Gasflessen zijn niet toegestaan in de hal. Demo voertuigen zijn toegestaan in de hal, mits de accu is losgekoppeld en er een minimum aan

benzine in de tank aanwezig is.

14

7.3 Standplattegrond

Als u een berging, water, perslucht of elektra heeft besteld, vragen wij u de gewenste positie op onderstaand raster in te tekenen. Eén vierkantje is 1m². Bij bergingen ook graag de plaats van de deur aangeven. Dit is geen bestelbon, de artikelen dienen via de webshop besteld te worden.

Retourneren graag voor 4 november 2016. Fax: 0031-(0) 162 – 467 988 E-mail: femke.fens@easyfairs.com

Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon:

LEGENDA: B = berging W= extra wand E = elektra P = perslucht Wa = Water

15

8. Handleiding My Easyfairs

U kunt uw gekozen stand (zie hoofdstuk 5) uitbreiden door bijvoorbeeld een TV-scherm in de

webshop te bestellen. Dit verloopt via My Easyfairs. De inloggegevens hiervoor heeft u na uw

boeking in een welkomstmail ontvangen. Mocht u deze onverhoopt niet hebben, dan kunt u deze

altijd opvragen door een mail te sturen naar Femke Fens.

Daarnaast dient My Easyfairs als een handig online platform waarmee u uw beursdeelname online in

de kijker kan zetten. U beschikt over een eigen bedrijfspagina waar u onder andere uw activiteiten en

producten kan weergeven.

8.1 Inloggen

Bij het boeken van uw stand ontvangt u automatisch vanuit Easyfairs een email, waarmee u zich via

de link (zie onderstaand voorbeeld) kunt aanmelden en een account kunt aanmaken voor My

Easyfairs om de online tools te kunnen gebruiken. Als u geen inloggegevens via de e-mail heeft

ontvangen, kunt u contact opnemen met Femke Fens.

Met uw account kunt u vervolgens inloggen op My Easyfairs. U vindt My Easyfairs rechtsbovenin de

Transport & Logistics homepage (figuur 1) of de Easyfairs homepage.

Vervolgens logt u in met uw gebruikersnaam (e-mail) en wachtwoord (figuur 2). U komt op de

beginpagina van My Easyfairs en klikt op de betreffende beurs, in dit geval Transport & Logistics 2016

(figuur 3).

Figuur 1

Figuur 2

Figuur 3

16

8.2 My Easyfairs homepage

Wanneer u bent ingelogd, komt u uw eigen My Easyfairs homepage (figuur 4).

Figuur 4

To-do lijst

De to-do lijst geeft u een overzicht op de taken die u al heeft voltooid ( ) en de taken die u nog

moet voltooien ( )).

Admin menu

Hier kunt u:

Het (reed bestelde) standmateriaaal bekijken (controleer uw bestelde items)

Standpersoneel registreren (registreer standpersoneel)

Extra standmateriaal bestellen in de webshop (bestel extra items)

Uw unieke registratielink kopiëren (bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers)

Hier kunt u uw standnaam invullen – deze

gebruiken wij op de stand en in alle

communicatie rondom de beurs.

17

Voordat u aan de slag gaat in My Easyfairs moet u uw standnaam invullen. De deadline voor het

doorgeven van de standnaam is 24 oktober 2016. Indien u na 24 oktober de naam op uw stand nog

wilt wijzigen, zijn daar kosten aan verbonden i.v.m. de herprint. De kosten zijn 30 euro per

naamsvermelding, gemiddeld twee per stand.

8.3 Producten uitlichten

Product boosten

Wanneer u een aantal producten heeft toegevoegd, kunt u één product kiezen om uit te lichten. Het

product wordt daardoor in de schijnwerpers gezet bovenaan de online beurscatalogus Dit doet u

door het product een ‘’boost’’ te geven. Vink het vakje ‘’Boost’’ aan om het product te boosten.

Innovaties

Wanneer u een nieuw product of nieuwsitem toevoegt, kun u dit laten uitlichten op de innovaties

pagina. Vink het vakje ‘’Innovaties’’ aan om het zichtbaar te maken in de Innovatie Gallerij op de

beurswebsite.

8.4 Webshop

Bestel tijdig alle extra’s die u nodig heeft voor uw stand

aan een vroegboektarief (figuur 5). Voeg verschillende

items toe door op het groene winkelkarretje te klikken.

Vervolgens klikt u op de rode knop ‘’bevestigen’’ om

uw aankoop te voltooien.

8.5 Standpersoneel Tijdens de beursdagen heeft u een exposantenbadge nodig. Registreer dus vooraf uw

standpersoneel. Bij aankomst op de beurs, al vanaf de eerste opbouwdag, printen wij aan de hand

van deze registraties uw exposantenbadge af.

Op vertoon van uw exposantenbadge krijgt u gratis koffie en thee op de beurs en kan u gratis

gebruikmaken van de toiletten in de hallen. Het opbouwpersoneel hoeft u NIET te registreren via dit systeem, zij ontvangen ter plekke

een polsbandje.

Er zijn twee mogelijkheden om het standpersoneel te registreren:

1. Manueel Ga naar ‘’registreer standpersoneel’’ (figuur 6). U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tabblad ‘’personeel’’ (figuur 7). Klik op ‘’persoon toevoegen’’ en voer uw standpersoneel manueel in.

Figuur 5

18

2. Opladen via excel Klik op “Standpersoneel importeren” en daarna op “Downloaden”. Bewaar het Excelbestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excelbestand) en sla het bestand terug op. Nu kan u alles in één keer opladen. Kies voor “Upload” en selecteer uw ingevulde Excelbestand. Alle gegevens staan nu in de overzichtlijst en u kan alle registraties tegelijk printen.

Figuur 6 Figuur 7

19

9. Visit Connect

Easyfairs biedt exposanten de mogelijkheid om gebruik te maken van Visit Connect. U ontvangt standaard 1 gratis licentie waarmee u de app op 1 toestel kan gebruiken. Bij een Online365 Plus Pack krijgt u 3 licenties, bij een Online365 Premium ontvangt u er 5. U wenst meer te weten over de bezoekers die u over de vloer heeft gehad tijdens de beurs? U wilt achteraf geen stapels visitekaartjes mee naar kantoor nemen? Maak dan gebruik van de Visit Connect App om bezoekersgegevens eenvoudig te verzamelen én op te volgen. Download de app op uw smartphone of tablet, activeer uw licentie(s) en u bent klaar om bezoekerbadges te scannen op de beurs. Nadien heeft u alle gegevens van de gescande bezoekers in uw bezit.

Bekijk de video voor een beknopte introductie:

Hoe ga ik van start? Enkele weken voor de beurs ontvangt u een mailtje met een handleiding en uw licentie(s). Download de Visit Connect App op de smartphone of tablet die u op de beurs gaat

gebruiken. Open de app en activeer de licentie die u per mail van ons ontvangen heeft door de QR-code

te scannen. Vul uw naam en uw e-mailadres in, hiermee kunt u na het scannen de verzamelde leads exporteren.

Van zodra uw licentie geactiveerd is, tikt u op de QR-code rechts bovenaan en richt u de camera op de QR-code van de bezoekersbadge om deze te scannen. Alle gegevens worden op uw toestel bewaard en kan u achteraf exporteren in een handig Exceldocument.

Activeer de licentie enkel op het toestel waarmee u bezoekers gaat scannen. De licentie kan na de activatie niet meer gebruikt worden op een ander toestel. Bij vragen over de Visit Connect App, kunt u terecht bij uw marketingcontactpersoon Lisan Zoon.

20

10. Promotietools

U kunt klanten en prospects uitnodigen door middel van offline promotie en online promotie.

10.1 Offline Uitnodigingskaarten bestellen

U kunt bij ons kosteloos een aantal (papieren) uitnodigingskaarten bestellen. Hiermee kunt u

klanten, prospecten, partners etc. uitnodigen om uw stand te promoten. De uitnodigingskaarten

worden gepersonaliseerd op uw eigen bedrijfsnaam en met uw unieke registratiecode.

Deadline: bestel vóór 9 september 2016 het aantal uitnodigingskaarten dat u wilt ontvangen via Lisan Zoon, zolang de voorraad strekt. Uitnodigingenservice

Wij verzorgen gratis een (papieren) uitnodiging op basis van uw database*. Deze personen

ontvangen een uitnodiging uit uw naam, door ons opgemaakt en volledig op onze kosten. U dient uw

database aan te leveren in deze template (excel bestand met gegevens). Alle kolommen zijn verplicht

om in te vullen! *Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch in onze bezoekersdatabase terecht.

Voorwaarden:

Alle kolommen zijn verplicht: gebruik daarom bovenstaande template Kolom “taal”: enkel Nederlands (NL) of Engels (EN)

Deadline: stuur vóór 9 september 2016 het template met uw database naar Lisan Zoon.

10.2 Online

E-mail handtekening, e-mail en website

Promoot uw deelname in uw e-mail handtekening en in die van uw collega’s

Download één van onze banners (te vinden op de beurswebsites) en voeg uw registratielink

toe

Nodig uw klanten en prospects uit via een e-mailing

Promoot uw deelname ook op uw website en/of op andere websites

Registratielink toevoegen in e-mail handtekening of banner

Kopieer de registratielink uit My Easyfairs en ga naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen.

Typ een korte tekst zoals “Registreer hier”, selecteer deze tekst met uw muis en klik vervolgens op

het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratielink.

U kan de link ook bij de banner toevoegen. Klik op de reeds toegevoegde banner in uw email-

handtekening en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de

registratielink. Tenslotte kunt u de link testen door een testmail naar uzelf te sturen.

21

Waar vind ik mijn registratielink?

Laat klanten en prospects registreren voor een bezoek via uw unieke registratielink. Deze link is

rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kan nakijken wie er via uw link heeft geregistreerd.

Log in op My Easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar: “Bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers”.

(figuur 8).

Klik vervolgens bovenaan op het tabblad “Registraties” (figuur 9).

Kopieer uw unieke registratielink (door op het icoontje te klikken): nodig met deze link uw klanten en prospects uit voor een bezoek. Maak meerdere links aan indien gewenst (linkse pijl).

Uw voorgeregistreerde bezoekers: bekijk hier iedereen die zich via uw link heeft geregistreerd. Bekijk de statistieken of download deze lijst naar Excel (rechtse pijl).

10.3 Visibiliteit verhogen

Beurscatalogus

Elke bezoeker ontvangt aan de ingang een gedrukte beurscatalogus waarin u als exposant gratis

vermeld wordt met uw bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens en standnummer. Een juiste bedrijfsnaam in

uw My Easyfairs account zorgt voor een juiste vermelding in deze catalogus. Wanneer de catalogus is

gedrukt, kan deze niet meer aangepast worden. Kijk uw gegevens op uw online profiel dus erg goed

na!

Deadline: zorg ervoor dat uw bedrijfsnaam vóór 24 oktober 2016 op de juiste manier in My Easyfairs staat.

Beurswebsite Ga naar uw My Easyfairs account en klik op de beursnaam. Vervolledig uw basisprofiel (figuur 10):

Klik op de afbeelding en voeg uw eigen logo/afbeelding toe Voer de gewenste bedrijfsnaam in (deze naam verschijnt op de frieslijst van uw stand tijdens

de beurs, op het gedrukte beursplan en op de beurswebsite!) Voer de categorieën in waarin u actief bent (maximaal 3) Voer uw bedrijfsomschrijving in Voer uw contactgegevens in

Figuur 8

Figuur 9

22

Alle informatie die u oplaadt, is beschikbaar op de beurswebsite. De beurswebsite is beschikbaar in twee talen, u bepaalt zelf in welke talen (NL/EN) u uw informatie wenst toe te voegen. Het spreekt voor zich dat u meer visibiliteit heeft als u de informatie in alle talen oplaadt. Onderaan de pagina kunt u afspraken, producten, nieuws en vacatures toevoegen.

10.4 Zoekmachine

Gebruik bij het invullen van uw bedrijfsprofiel woorden die in uw

branche vaak worden gebruikt, zodat bezoekers u direct via onze online zoekmachine vinden. Deze

zoekmachine is beschikbaar voor bezoekers van al onze beurswebsites (zowel nationaal als

internationaal) en zoekt over alle easyFairs beurzen heen, waardoor u een groter publiek bereikt.

10.5 Online365 packs

Elke exposant beschikt over een Online365 Pack (een uitgebreid instappakket). Met de Plus en Premium Packs kan u nog meer voordeel halen uit uw deelname. Extra voordelen Online365 Plus Pack:

3 Visit Connect licenties i.p.v. 1 Met het Online365 Plus Pack heeft u 3 licenties voor de Visit Connect app. Zo kan u bezoekers scannen met 3 toestellen (smartphone of tablet) i.p.v. met 1 toestel.

Zichtbaarheid van uw logo Met het Online365 Plus Pack is het logo van uw bedrijfsprofiel zichtbaar op gehele beurswebsite en in de online exposantenlijst. Uw logo verschijnt ook op de online en onsite plattegronden én in de zoekresultaten van uw producten, waardoor u optimale zichtbaarheid genereert. Dat betekent meer bezoekers op uw eigen webpagina én op uw stand.

E-mailcampagne voor de beurs U kunt een item (een foto of logo en tot 25 woorden tekst) laten opnemen in een van onze e-mailcampagnes voor de beurs, waarbij er kan worden doorgeklikt naar uw bedrijfsprofiel op de beurswebsite.

Vacaturetool Plaats vacatures op de beurswebsite. Een zeer gerichte manier om toptalent aan te trekken.

Extra voordelen Online365 Premium:

5 Visit Connect licenties i.p.v. 1 Met het Online365 Plus Pack heeft u 5 licenties voor de Visit Connect app. Zo kan u bezoekers scannen met 5 toestellen (smartphone of tablet) i.p.v. met 1 toestel.

Zichtbaarheid van uw logo Met het Online365 Premium Pack is het logo van uw bedrijfsprofiel zichtbaar op gehele beurswebsite en in de online exposantenlijst. Uw logo verschijnt ook op de online en onsite plattegronden én in de zoekresultaten van uw producten, waardoor u optimale zichtbaarheid genereert. Dat betekent meer bezoekers op uw eigen webpagina én op uw stand

Optimale visibiliteit van uw product Bovendien kan u uw product laten verschijnen in de productscroller op gehele beurswebsite.

Figuur 10

23

10.6 Sponsormogelijkheden De vakbeurzen van Easyfairs bieden exposanten verschillende exclusieve promotiemogelijkheden,

die uw stand gedurende de hele beurs in de schijnwerpers plaatsen. Het resultaat? Meer bezoekers

op uw stand, meer attentiewaarde voor uw producten en meer sales mogelijkheden!

Keycord sponsor – al gereserveerd

Met de officiële keycord van de vakbeurs is uw bedrijf constant in de schijnwerpers met

naam en logo. De keycord wordt door iedereen op de beursvloer gedragen (exposanten,

bezoekers en sprekers). Deze mogelijkheid is exclusief voorbehouden aan één exposant.

Reageer snel als u geïnteresseerd bent.

Flyer sponsor

Het uitdelen van flyers aan bezoekers is de ideale manier om

mensen op de hoogte te brengen van bijvoorbeeld een nieuw productaanbod

of om mensen te laten deelnemen aan promotie acties. Het aanbod om te

flyeren op welbepaalde plaatsen is beperkt tot een maximum 3 exposanten

per beurs.

10.7 Bedrijfsfilm Bent u op zoek naar een stukje extra publiciteit en professioneel filmmateriaal wat u zelf eindeloos in

kunt zetten binnen uw marketingcampagne? Tijdens Transport & Logistics is een cameraploeg

aanwezig om een professionele promotiefilm te produceren. Easyfairs geeft u de mogelijkheid om

hier op mee te liften; wij bieden u de mogelijkheid om voor een kleine investering (€200,-) een eigen

reportage op de beursvloer te laten maken. De regie hiervoor heeft u helemaal zelf in handen en

kunt u direct met deze ploeg tot uitvoering brengen. Het eindresultaat is geheel rechtenvrij en 100%

uw eigendom. Neem voor meer informatie contact op met Michiel of Bianca.

24

11. Bijlagen

11.1 Specificaties printwerk

Uw stand afstemmen op uw eigen huisstijl? Dat kan! Easyfairs biedt meerdere mogelijkheden om uw stand aan te kleden in uw eigen huisstijl: prints direct op de wanden, een voorzetframe met een naadloze print en een optopper banier. Optie 1: bedrukte wanden Bij deze optie zijn de staanders tussen de panelen zichtbaar. De stickers zijn voor eenmalig gebruik en worden rechtstreeks op de wanden geplakt. Kosten: € 100,- per paneel exclusief BTW, gebaseerd op aanlevering van printklare bestanden. Specificaties: De bruto afmetingen van een paneel zijn 231cm hoog en 98cm breed met aluminium staanders van 3cm er tussen. De zichtmaat van de panelen is 230cm hoog en 97cm breed. De bestanden dienen aangeleverd te worden in minimaal PDF acrobat 5.0. Als er slagschaduw gebruikt wordt aanleveren in EPS. Algemene aanleverspecificaties:

teksten in lettercontour;

logo’s in ai of eps;

foto’s of bitmap afbeeldingen in 100 dpi bij 1 op 1 opmaak;

afbeeldingen s.v.p. niet downsamplen, maar uitsluitend ZIP-compressie toepassen om de kwaliteit te waarborgen;

aanleveren schaal 1: 1;

zichtmaat 97x230cm, bestand met 1 cm afloop rondom aanleveren inclusief snijtekens. Kleurgebruik:

beeld in RGB (Adobe RGB 1998), Vectoren CMYK (Euroscale Coated V2).

bij PMS-steunkleuren gebruiken we de CMYK-waarden van de PANTONE+ color bridge coated-bibliotheek.

let op: PMS-steunkleuren zijn bij printen altijd een benadering. Graag aangeven als er PMS kleuren gebruikt worden.

Kleurverlopen:

maak de verlooptinten altijd eerst met een hoge resolutie aan in Photoshop. Andere methoden (via bijv. Illustrator) kunnen soms streepvorming opleveren. Dat ligt aan het bestand en is vaak al in het bestand zichtbaar.

25

Optie 2: voorzet frame met naadloze print De print is op een doek, wat door middel van een pees aan alle zijden strak in het aluminium frame wordt vastgetrokken. De staanders zijn niet zichtbaar; het doek valt voor de wand langs. Het doek is na afloop uw eigendom, het frame blijft bezit van onze standbouwer. Kosten: € 310,- voor een 2 meter brede wand; € 475- voor een 3 meter brede wand; € 625,- voor een 4 meter brede wand. Alle frames zijn 250 cm hoog, net als de standbouw. Prijzen zijn op basis van printklare bestanden. Er zijn meer formaten mogelijk, voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jules Siewertsen. Optie 3: optopper Als u voor een optopper kiest, plaatsen wij deze boven op de wand, tot een maximale hoogte van 4m. Wij zorgen voor de print en de montage. De print wordt op doek gemaakt en is na afloop uw eigendom. Het frame is bezit van onze standbouwer. Kosten: € 210,- voor een optopper van 1m hoog x 2m breed; € 255,- voor een optopper van 1m hoog x 3m breed; € 465,- voor een optopper van 1,5m hoog x 4m breed; € 705,- voor een optopper van 1,5m hoog x 5m breed; Dit is slechts een selectie uit alle beschikbare formaten, voor meer informatie kunt u contact opnemen met Femke Fens. Specificaties Algemene specificaties: • Opmaak op 100% of op 25%; • Resolutie: schaal 1:1 100 DPI of meer; • Overlap: 5 mm of meer aan alle kanten; • Voor het zwartste zwart gebruikt u CMYK 100%; • Maak gebruik van de Pantone Process Color System Guide; • Gebruik geen transparantie of slagschaduw in Illustrator of InDesign, maak deze in Photoshop; • Let op de maatvoering: alles in millimeters vermelden; • Alle gebruikte fonts bijleveren (zowel scherm- als printerfonts); • Acrobat file (.PDF) mag geen RGB beelden in combinatie met CMYK beelden bevatten; • Ontwerpen die op 72 DPI gemaakt zijn mogen niet worden omgezet naar een hogere DPI; • Letters in Illustrator of InDesign omzetten naar lettercontouren; • Photoshop bestanden niet in lagen laten staan; • Bestanden opslaan als PDF 1.7 Acrobat 8;

26

Altijd een printvoorbeeld in kleur meeleveren (minimaal A4) Illustrator: • Geplaatste foto’s altijd in CMYK/RGB; • Illustrator bestanden met gekoppelde foto’s die zijn ingebed, kunnen wij niet corrigeren. Gebruikte foto’s bijleveren. Quark-Xpress: • Alle fonts en afbeeldingen meesturen; • Geen Quark EPS-en; • Als u een kleur aanmaakt in Quark, geef deze een unieke naam; • Geen Quark files uit Windows, sla deze op als PDF; • Tekst- en illustratiekaders buiten het formaat van de print plaatsen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Femke Fens, femke.fens@easyfairs.com of +31 (0) 162 – 408 982.

Het is niet mogelijk om een drukproef van het drukwerk op te vragen.

Aanleveren printwerk

U kunt uw printwerk uploaden via uw persoonlijke map:

1. Stuur uw aanvraag voor het aanmaken van uw persoonlijke map naar

femke.fens@easyfairs.com.

2. U krijgt van ons een e-mail met een link naar uw persoonlijke map.

3. Open de link en klik op ‘Upload’.

4. U wordt doorverwezen naar het ‘One Drive’- inlogvenster. Hier

kunt u zich aanmelden met uw Microsoft Account (gmail, live,

hotmail, outlook etc.). Als u geen account heeft kunt u

eenvoudig een account aanmaken.

5. Klik nogmaals op de button ‘Upload’. U kunt uw bestanden nu

in de map plaatsen. Het uploaden kan enige tijd duren. Zodra

uw bestanden zijn geüpload zijn er voor u geen verdere acties

vereist. Mochten er aanpassingen van de bestanden/

ontwerpen nodig zijn dan ontvangt u hier automatisch een

bericht van. Het is niet mogelijk om drukproeven op te vragen.

easyfairs@valverde.nl www.valverde.nl

+31 (0) 20 65 38 555

en I

Valverde BV is door Easyfairs aangesteld voor alle logistieke diensten die u tijdens de

op- en afbouw van de beurs nodig kunt hebben. De tarieven hiervoor vindt u in dit

document.

Indien u eerst een offerte wenst te ontvangen, geef dit dan alstublieft aan door deze

optie op het ‘bestelformulier logistiek’ aan te kruisen.

Valverde BV geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf

bij ons geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen.

Grote stukken en/of afwijkende afmetingen

(Groter dan 1,5 meter of zwaarder dan 1000 kg.)

Voor lossen en laden van grote materialen is met Easyfairs overeengekomen dat deze

goederen de dag voor de opbouw en de dag na de afbouw kunnen worden gelost en

geladen.

Dit betreft alleen het plaatsen en laden van deze materialen. Het is gedurende deze

dagen niet toegestaan om werkzaamheden op uw stand te verrichten.

Wilt u hier gebruik van maken, neem dan contact met ons op via:

@ easyfairs@valverde.nl

+31 (0) 20 65 38 555

On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the

general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of the

Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.

K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533

Tarieven easyfairs@valverde.nl

www.valverde.nl +31 (0) 20 65 38 555

Lossen van materiaal vanaf voertuig tot geleverd stand

Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten

Minimum 30 minuten

Laden materiaal vanaf de stand tot in voertuig

Huur heftruck (2 ton) per 15 minuten

Minimum 30 minuten

Verpakkingsmateriaal

Opslag inclusief transport van en naar de stand

Stand assistentie

Stand assistentie per 30 minuten.

Minimum 60 minuten.

€ 45,-

€ 45,-

€ 49,- / m3

€ 45,-

Zwaardere heftrucks zijn beschikbaar op aanvraag.

Algemene informatie Exposanten die vooraf bij Valverde hun bestelling hebben geplaatst, krijgen voorrang

en worden als eerste geholpen tijdens de op- en afbouwdagen;

Er kunnen geen materialen worden afgeleverd of opgehaald buiten de door de

organisatie aangeven op- en afbouw data en tijden;

Onze normale werktijden zijn weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Daarbuiten geldt

een toeslag van 50%;

Uw bestelling dient uiterlijk 5 werkdagen voor de 1e opbouwdag te zijn gedaan.

Daarna geldt een toeslag van 30% over het totaal bedrag van de eindfactuur;

Na ontvangst van uw bestelling, krijgt u van ons een bevestiging waarmee uw

bestelling definitief is. Indien noodzakelijk krijgt u van ons een lostijd toegewezen;

Bovenstaande tarieven zijn exclusief BTW.

Tenzij anders overeengekomen, dient uw bestelling voor levering betaald te zijn;

De aansprakelijkheid van een logistiek dienstverlener is beperkt, wij gaan er derhalve

vanuit dat uw goederen zelf verzekerd zijn tijdens transport en verblijf op de beurs;

Op al onze diensten zijn de FENEX condities van toepassing, waarvan op verzoek een

kopie verstrekt kan worden;

On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the

general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of the

Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.

K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533

easyfairs@valverde.nl www.valverde.nl

+31 (0) 20 65 38 555

Bestelformulier logistiek

Gebruikt u dit formulier voor het bestellen van logistieke diensten bij Valverde B.V.

fax of e-mail het dan naar: easyfairs@valverde.nl of +31 (0) 20 65 37 658. Valverde BV

geeft tijdens de op- en afbouwdagen voorrang aan bestellingen die vooraf bij ons

geplaatst zijn. Deze zullen wij als eerste in behandeling nemen.

F Als u eerst een passende offerte wenst te ontvangen, zet dan hier een

kruisje.

Evenement/ Beursnaam :

Uw firmanaam :

Volledig adres :

Hal en stand nummer :

Contact persoon :

Telefoon nummer :

E-mail :

BTW nummer :

On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the

general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of the

Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.

K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533

Uw bestelling F Huur heftruck voor het lossen van goederen :

Datum , gewenste tijd _, tijdsduur

F Huur heftruck voor het laden van goederen :

Datum , gewenste tijd , tijdsduur_

F Opslag van verpakkingsmateriaal :

Aantal stuks , volume m3

Aantekeningen

Betaling Kredietkaart nummer :

Naam kaarthouder :

Kredietkaart firma :

Security code :

Expire date :

Datum :

Uw naam :

Handtekening :

Onvolledig ingevulde formulieren kunnen wij mogelijk niet in

behandeling nemen.

On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the

general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of the

Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.

K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533

1

Geachte exposant, Succesvol zaken doen, kan niet op een lege maag. Dat geldt voor bezoekers, maar natuurlijk ook voor exposanten. Ahoy beschikt over een uitgebreid scala aan cateringmogelijkheden met voor elke trek een passend aanbod. Wanneer u uw beursdag echt compleet wilt maken, kiest u voor Ahoy Standcatering ; voor en tijdens de Transport & Logistics kunt u gebruik maken van ons ruim gevarieerde assortiment. Ahoy Standcatering. Hoe werkt het? Als u de bijgevoegde bestelformulieren invult, bent u tijdens de beurs verzekerd van diverse dranken, lunches en borrelgarnituren. De ingevulde formulieren kunt u faxen naar 010 – 29 33 379 of mailen naar standcatering@ahoy.nl Uiteraard kunt u tijdens de beurs, middels één telefoontje naar 010 – 29 33 372, uw aanvullende bestelling binnen een half uur tegemoet zien. Cateringcard Met de Ahoy Catering Card kunt u bij alle vaste horeca gelegenheden binnen Ahoy betalen. Met deze Catering Card hoeft u dus geen geld op zak te hebben of achteraf bonnen te declareren. U ontvangt achteraf een factuur van uw verbruik. Als u gebruik wenst te maken van de Catering Card kunt u eveneens een mail sturen naar standcatering@ahoy.nl Catering op maat? Ahoy standcatering is er natuurlijk ook voor u, als u specifiekere wensen heeft. Indien u hierover meer informatie wenst, verzoeken wij u vriendelijk voor aanvang van de beurs contact op te nemen met Ahoy Catering Services, via e-mailadres: standcatering@ahoy.nl Horecafaciliteiten Tijdens de opbouw- en beursdagen kunt u eveneens gebruik maken van verschillende cateringmogelijkheden. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via e-mailadres: standcatering@ahoy.nl Wij zien uw bestelling graag tegemoet en wensen u veel succes met alle voorbereidingen! Met vriendelijke groet, Ricardo Celik Coördinator Standcatering Ahoy

2

UW GEGEVENS

Bedrijfsnaam

Standnummer

Contactpersoon

Adres

Postcode / Plaats

Telefoonnummer gedurende de beurs

Handtekening

3

KOFFIE & THEE (inclusief disposable kopjes, lepels, melk en suiker)

Dag 1

Koffie 1 liter € 7,50

Koffie 2 liter € 12,50

Thee 1 liter € 6,-

Koffie 2 liter + Roomboterkoekjes

€ 15,95

Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip

Dag 2

Koffie 1 liter € 7,50

Koffie 2 liter € 12,50

Thee 1 liter € 6,-

Koffie 2 liter + Roomboterkoekjes

€ 15,95

Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip

Dag 3

Koffie 1 liter € 7,50

Koffie 2 liter € 12,50

Thee 1 liter € 6,-

Koffie 2 liter + Roomboterkoekjes

€ 15,95

Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip Aantal Tijdstip

Aantal

Suikerklontjes 750 gram € 3,-

Koffieroomcups 50 stuks € 6,-

Koffiebekers + lepel 96 stuks € 14,50

Koffie (gemalen) 250 gram € 6,95

Koffiebonen 1 kilo € 39,95

Theezakjes 25 Stuks € 4,50

Koffiemelk 1 Pak € 3,50

Aantal

Waterkoker 1 Stuk € 35,-

Thermoskan 1 stuk € 20,-

Aantal

Celebrations 1 pakje € 6,95

Roomboterkoekjes 1 pakje € 6,-

4

INHUUR

Aantal

Senseo Sarista

€

96,-

WMF Presto koffiezetapparaat

€

480,-

WMF Bistro koffiezetapparaat

€

570,-

DRINKS

Aantal

Pepsi Cola 6 flesjes x 0,5 liter € 12,95

Pepsi Cola Light 6 flesjes x 0,5 liter € 12,95

Sisi 6 flesjes x 0,5 liter € 12,95

7-Up 6 flesjes x 0,5 liter € 12,95

Sourcy rood 6 flesjes x 0,5 liter € 8,95

Sourcy blauw 6 flesjes x 0,5 liter € 8,95

Lipton ice 12 flesjes x 0,5 liter € 25,95

Lipton Green Tea 12 flesjes x 0,5 liter € 25,95

Chocomel 12 flesjes x 0,3 liter € 25,95

Jus d´Orange (vers) 2 liter € 15,-

IJsblokjes 6 kilo € 10,00

Aantal

Huiswijn rood 0,75 liter € 12,00

Huiswijn wit 0,75 liter € 12,00

Rosé wijn 0,75 liter € 12,00

Laroche Sauvignon Blanc 0,75 liter € 19,50

Laroche Pinot Noir 0,75 liter € 20,50

Moët & Chandon 0,75 liter € 69,00

Martini Prosecco 0,75 liter € 17,50

Amstel 24 blikjes € 32,95

Amstel 6 blikjes € 9,95

Amstel fust 30 liter € 145,00

Overige bieren op aanvraag

5

INHUUR

Aantal

Staande biertap

Afmeting: breedte 44 cm diepte 44 cm hoogte 90 cm Inclusief: koolzuur, koppelingen, 1 pak viltjes, afschuimer en lekbak

€

90,-

Tafel biertap

Afmeting: breedte 32 cm diepte 32 cm hoogte 37 cm Inclusief: koolzuur, koppelingen, 1 pak viltjes, afschuimer en lekbak

€

75,-

Bar met biertap Afmeting: breedte 120 cm diepte 60 cm hoogte 94 (148) cm Inclusief: koolzuur, koppelingen, 1 pak viltjes, afschuimer en lekbak

€

175,-

Koelkast Afmeting: breedte 63 cm diepte 66 cm hoogte 188 cm

Inclusief: 3 meter kabel 3 x 1mm2 4 roosters 54 x 41 cm

€

150,-

6

Vaatwasser

Afmeting: breedte 70 cm diepte 69 cm hoogte 137 cm Inclusief: 1 meter kabel 3 x 2,5 mm², 1 water aanvoerslang, 1 water afvoerslang ,1 vaatwaskorf bestek, 1 vaatwaskorf universeel en 1 vaatwaskorf borden.

€

350,-

Buffetdeel Afmeting: breedte 150 cm diepte 80 cm hoogte 90 cm

€

150,-

Aqua watercooler

€

75,-

Watercan 18,9 liter € 32,50

7

KOELKASARRANGEMENT

Gedurende de beurs bieden wij u de mogelijkheid om een koelkast, inclusief vulling, voor op uw stand te bestellen. De kosten voor de koelkast inclusief vulling zijn € 145,00 per koelkast.

Aantal

Het geleverde assortiment bestaat uit: Pepsi Cola 6 flesjes x 0,5 liter

Afmetingen uitwendig 61 x 66 x 103 cm

Pepsi Cola Light 6 flesjes x 0,5 liter Sisi 6 flesjes x 0,5 liter 7-Up 6 flesjes x 0,5 liter Sourcy rood 6 flesjes x 0,5 liter Sourcy blauw 6 flesjes x 0,5 liter Amstel Bier 6 blikjes x 0,33 liter 50 disposable frisdrank/bierbekers

BARBENODIGDHEDEN

DISPOSABLES Aantal

Bierglas 50 stuks € 7,95

Limonadeglas 50 stuks € 7,95

Wijnglas 15 stuks € 3,95

Champagne flûtes 10 stuks € 5,-

GLASWERK (KOOP) Aantal

Bierglas 12 stuks € 16,50

Limonadeglas 12 stuks € 8,50

Wijnglas 12 stuks € 19,00

Champagne flûtes 12 stuks € 18,00

Kop & Schotel 6 stuks € 16,50

OVERIGE Aantal

Dienblad 1 stuks € 12,-

Bierviltjes 1 pak € 2,50

Kelners mes 1 stuk € 10,-

Bierborstel 1 stuk € 15,-

Vuilniszak 1 rol € 3,50

Bierglasreiniger 0,25 L € 15,-

Servetten 100 stuks € 3,-

Werkdoekjes 10 stuks € 4,-

Schoonmaakpakket 1 pakket € 17,50

Inhoud: 1 fles afwasmiddel, 1 schoonmaakdoekje, 1 theedoek, 1 afwasborstel, 1 teiltje en 1 schuurspons.

8

BEDIENEND PERSONEEL / HOSTESS

Onze gastvrije en gedreven bedieningsmedewerkers doorlopen jaarlijks diverse trainingen gericht op service, techniek en bewustwording van ons horecaproduct. Onze medewerkers zijn standaard gekleed in een zwarte blouse, stropdas en bijbehorend zwart schort. Het is eventueel ook mogelijk om uw eigen kleding te leveren. Mocht u dit willen, dan vernemen wij dit graag van u. De medewerkers zullen een half uur voor aanvang van de beurs op uw stand aanwezig zijn om het een en ander klaar te kunnen zetten en voor te kunnen bereiden. Na afloop zullen de medewerkers de werkplaats weer opgeruimd achterlaten. Cateringmedewerker, per medewerker per uur € 28,50* Wij hanteren een minimale afname van 3 uur achtereen per medewerker. Vraagt u geheel vrijblijvend een offerte op via 010-293 3599 of m.lutteke@ahoy.nl CATERINGARRANGEMENT OP MAAT

Wanneer u graag de zorgen voor uw lunch, borrel of gehele cateringverzorging uit handen wenst te geven of specifieke voorkeuren voor de inhoud van uw borrel heeft, maken wij graag een voorstel op maat voor u. Zo regelen wij graag uw borrel inclusief bedienend personeel en materiaal voor u. Vraagt u geheel vrijblijvend een offerte op via 010-293 3599 of m.lutteke@ahoy.nl

9

LUNCH

Lunchbox 1 € 22,75 Aantal Dag 1 Dag 2 Dag 3

3 Waldkornbroodjes met jong belegen kaas

3 Italiaanse bollen met Serranoham 2 Sesambollen met rosbief

Lunchbox 2 € 22,75 Dag 1 Dag 2 Dag 3

2 Poldersandwiches met brie

2 Poldersandwiches met rosbief 2 Poldersandwiches met gerookte zalm

Lunchbox 3 € 24,75 Dag 1 Dag 2 Dag 3

2 Pistolet brie met rucola

2 Maisciabatta met gerookte zalm met dille en roomkaas

2 Ciabatta with smoked chicken and guacamole 3 Appels

Lunchbox 4 € 9,75 Dag 1 Dag 2 Dag 3

1 Waldkornbroodje met jong belegen kaas

1 Italiaanse bol met Serranoham 1 Mini clubsandwich met kaas en kipfilet 1 Appel

Lunchbox 5 € 9,75 Dag 1 Dag 2 Dag 3

1 Waldkornbroodje met jong belegen kaas

1 Italiaanse bol roomkaas met zongedroogde tomaat 1 Chocolade muffin 1 Appel

Lunchbox 6 € 9,75 Dag 1 Dag 2 Dag 3

1 Waldkornbroodje met oude kaas

1 Italiaanse bol met gerookte kipfilet 1 Appel 1 Snicker 1 Halfvolle melk 0.25L

VOOR BIJ DE LUNCH Dag 1 Dag 2 Dag 3

Melk 0,25l € 1,50

Karnemelk 0,25l € 1,50

Optimel Lemon 0,25l € 2,-

Optimel Frambozen 0,25l € 2,-

Verse jus 0,25l € 3,50

Bakje gemengd fruitsalade 150 gram € 3,95

10

LUNCHARRANGEMENT (vanaf 10 personen)

Royaal aan de Maas Vers afgebakken witte en bruine broodjes, belegd met: Oude kaas, brie, serrano ham, rosbief en kipfilet. Met losse salade toppings. Geserveerd met kannen melk, karnemelk en verse jus d’orange.

Per persoon € 11,75 Aantal: Tijd:

Harbour Club Poldersandwich met gerookte zalm en roomkaas, poldersandwich oude Rotterdamse kaas en piccalilly, poldersandwich met boerenbeenham, poldersandwich met gerookte kip en mango chutney, poldersandwich met brie en tuinkers. Geserveerd met kannen melk, karnemelk en verse jus d’orange.

Per persoon € 15,00 Aantal: Tijd:

BITTERGARNITUUR

Warm € 18,50 Tijdstip Dag 1 Dag 2 Dag 3

5 Bitterballen

5 Bami schijfjes

5 Kipfingers

5 Mini frikadellen 5 Kaassoufflétjes + Mosterd & zoetzure saus

Koud € 12,50 Tijdstip Dag 1 Dag 2 Dag 3

Oude kaas

Jong belegen kaas

Cervelaatworst

Gelderseworst Zaanse mosterd

Luxe € 49,50 Tijdstip Dag 1 Dag 2 Dag 3

5 Amuse lepels met garnalensalade, appel en crème fraîche

5 Amuse lepels met een carpaccio van parmaham en pijnboompitten

5 Wrap met vitello tonato en wasabi crème

5 Canapés met een rivierkreeftje en groene asperge 5 Spiesjes met in pesto gemarineerde tomaatjes en

mozzarella

11

BORRELGARNITUREN Aantal

Gezouten pinda’s 1 kg € 9,50

Gezouten koekjes 200 gram € 6,-

12

Algemene leveringsvoorwaarden Ahoy Standcatering In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: Ontvangstnemer: de persoon die de geleverde bestelling van Ahoy Standcatering in ontvangst neemt. Bestellingen: alle door Ahoy Standcatering geleverde producten zoals die in de bestelformulieren

staan vermeld. Prijzen Alle vermelde prijzen zijn exclusief BTW. Prijswijzigingen voorbehouden. De genoemde prijzen voor de huur van apparatuur zijn voor de gehele beursperiode. Indien huurartikelen niet geretourneerd worden, zijn wij genoodzaakt de nieuwprijs (minus de borg) op de totaalfactuur te verrekenen. Eventuele stroom –en watervoorzieningen voor het gebruik van apparatuur dient u zelf aan te vragen. Levering (levertijd) Bestellingen, die niet tijdsgebonden zijn, worden op de eerste beursdag voor aanvang van de beurs bij de opgegeven stand bezorgd.

Bijbestellen gedurende de beurs Gedurende de beurs kunt u middels, 010 293 3372 aanvullende bestelling plaatsen. Deze aanvullende bestelling zal dan binnen een half uur bij de opgegeven stand bezorgd worden. Mocht u tijdens de beurs nog een lunchbestelling willen wijzigen of plaatsen, dan is dit eveneens mogelijk via telefoonnummer 010 – 293 3372. Houd u er rekening mee dat deze bestelling of wijziging pas ingaat op de daaropvolgende dag. Uw lunchbestelling wordt tussen 11.00 uur en 12.30 uur op uw stand bezorgd.

Retourneren Na afloop van de beurs kunt u onaangebroken bestellingen retourneren. Ahoy Standcatering zal zo snel mogelijk bij uw stand de onaangebroken bestelling(en) ophalen; wij verzoeken u hierbij aanwezig te zijn. Per stand zijn hier € 25,- administratiekosten aan verbonden.

Klachten

Algemeen De ontvangstnemer is verplicht alle geleverde bestellingen te controleren. Indien de bestelling voldoet, dient de ontvangstnemer, ter goedkeuring, de afleverbon te ondertekenen. Na het ondertekenen van de afleverbon is Standcatering Ahoy niet meer verantwoordelijk voor de geleverde bestelling.

Klachten Klachten over de kwaliteit van etens-en/of drinkwaren ontvangt Ahoy Standcatering graag binnen 2 uur na levering, opdat Ahoy Standcatering de gelegenheid heeft de gegrondheid van de klacht eventueel ter plekke te (laten) controleren en te verhelpen.

Betaling Na afloop van de beurs zal de totaalfactuur naar het opgegeven factuuradres verzonden worden. De factuur dient u binnen 14 dagen te betalen, tenzij anders vermeld in een offerte.