Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 1 van 7

Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur):

Communicatiedeskundige (m/v)

Afdeling: Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Virginie Lovelinggebouw (VAC Gent)

Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81 9000 Gent

Vacaturenummer: 24317

FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het agentschap is bevoegd voor de veiligheid en het rijcomfort van de weggebruikers. Het zorgt ook voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen is één van de vijf territoriale afdelingen van het Agentschap Wegen en Verkeer. De afdeling is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen en autosnelwegen in de provincie Oost-Vlaanderen. Als communicatiedeskundige ben je de rechterhand van de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke van Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen.

JE TAKENPAKKET Je geeft de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke praktische ondersteuning bij de voorbereiding en de uitvoering van de interne en externe communicatie van de afdeling. Door tijdig en correct over infrastructuurprojecten en wegenwerken te communiceren, help je mee draagvlak te creëren, want dankzij duidelijke communicatie kunnen weggebruikers en andere belanghebbenden hun (verplaatsings)gedrag aanpassen en blijft de hinder van wegenwerken beperkt. Je maakt gebruik van een mix van klassieke (analoge) en digitale communicatiemiddelen. Je respecteert de opgelegde deadlines (die soms zeer krap kunnen zijn), je bent flexibel en je streeft maximale efficiëntie na in je manier van (samen)werken. Met je vlotte pen kan je ‘ruwe’ (soms technische) informatie over infrastructuurprojecten vertalen naar bevattelijke en aantrekkelijke teksten en naar communicatieacties met impact. VOORBEREIDING Je werkt vlot samen met de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke, met de operationele projectverantwoordelijken van de afdeling (de projectleiders, werfleiders en werfcontroleurs) en met externe partners en belanghebbenden. Je zet al je organisatie- en coördinatietalent in zodat alle

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 2 van 7

betrokkenen bij de communicatie weten wat hen te doen staat en wat de doelstellingen zijn van de communicatie. Voorbeelden van activiteiten:

Dagelijks overleggen en samenwerken met de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke van Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen en voor bepaalde dossiers ook met projectingenieurs, dienstkringingenieurs, districtschefs, werfleiders, werftoezichters, enz.

Verzamelen en checken van informatie over concrete infrastructuurprojecten en wegenwerken met het oog op tekstredactie en aanmaak van grafisch materiaal (bijvoorbeeld bewonersbrieven en omleidingskaarten).

Contacteren van partners om informatie in te winnen of afspraken te maken in het kader van een eventuele samenwerking (bijvoorbeeld De Lijn, gemeentelijke communicatieambtenaren, aannemersfirma, nutsmaatschappijen, communicatiebureau, enz.).

Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken (bijvoorbeeld bestekken opmaken, aanbestedingsprocedures voor communicatie opvolgen, vergaderingen organiseren, informatie over leveranciers opzoeken, enz.).

UITVOERING Je communiceert met impact met weggebruikers, omwonenden van infrastructuurprojecten, bedrijven en ondernemers, overheden en belangenorganisaties. Samen met de communicatieverantwoordelijke/woordvoerder en met mogelijke partners stippel je de strategie uit. Je schrijft teksten en werkt samen met grafici, webdesigners en andere communicatieprofessionals aan persdossiers, e-nieuwsbrieven, PowerPoints, infotentoonstellingen en andere communicatieacties. Vaak speel je daarbij een coördinerende rol. Je onderhoudt ook mee de website van het Agentschap Wegen en Verkeer. Voorbeelden van activiteiten:

Schrijven van teksten met impact: weggebruikers omwonenden van infrastructuurprojecten en andere doelgroepen die je teksten lezen, krijgen de belangrijkste informatie (wat, wanneer, waar, waarom, hoe?) ‘op een dienblad’ aangeboden en hebben na het lezen meer begrip voor de hinder waarmee de projecten en wegenwerken gepaard gaan. Je teksten gaan expliciet of impliciet in op gevoeligheden die zich voordoen in de dossiers of projecten waarover je communiceert (bijvoorbeeld problemen i.v.m. verkeershinder, wijzigingen in de timing van een project, technische problemen bij de uitvoering, enz.). Je maakt de juiste ‘vertaalslag’ van technische informatie naar vlotte, bevattelijke teksten zodat alle burgers, ook zijn zonder technisch kennis, de info perfect kunnen begrijpen.

Meewerken met webdesigners en andere specialisten aan effectieve digitale communicatie en maximale conversie op basis van je kennis van SEO, e-mailmarketing en Content Management Systemen (Drupal in het bijzonder).

Bijdragen aan effectieve inzet van sociale media. Door je kennis van en ervaring met sociale media weet je hoe je een Facebookpost moet schrijven, hoe je een ‘tweetbare’ titel schrijft voor een persbericht en hoe je YouTube-video een maximaal bereik krijgt.

Praktisch organiseren en uitwerken van evenementen (bijvoorbeeld infoavond, infostand, persconferentie, open wervendag, enz.), eventueel in samenwerking met externe partners (De Lijn, Infrabel, gemeentebesturen, enz.).

Inhoudelijk en praktisch voorbereiden van persdossiers, persteksten en interviews van de woordvoerder.

Redigeren van allerlei teksten voor externe en interne communicatie (bijvoorbeeld nieuwsbrieven, persberichten, bewonersbrieven, brochures, webartikels, enz.), eventueel in samenwerking met een communicatiebureau.

Voorbereiden van antwoorden op vragen/meldingen van pers en burgers (bijvoorbeeld via sociale media, het Meldpunt Wegen en mailbox van de afdeling).

Opmaken van aantrekkelijke PowerPointpresentaties voor infoavonden en andere evenementen.

Up-to-date houden van de Oost-Vlaamse werfpagina’s op de centrale website van het Agentschap Wegen en Verkeer (in samenwerking met de cel communicatie van de afdeling PCO).

Begeleiden van externe partners (bijvoorbeeld een communicatiebureau bij de opmaak van drukwerk).

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 3 van 7

Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Vanuit de Oost-Vlaamse afdeling meewerken aan de redactie van de publicatie MOW Mag en

AWV-Magazine. Fotograferen voor publicaties. Sporadisch optreden als vervangend woordvoerder tijdens de afwezigheid van de

woordvoerder. Je hebt geen ‘nine-to-five’-mentaliteit. Je bent bereid om wat langer door te werken om een krappe deadline te halen of om avond- en/of weekendwerk te doen wanneer je de woordvoerder vervangt of naar aanleiding van een evenement.

INFORMEREN Tijdig informeren over de dienstverlening van het Agentschap Wegen en Verkeer.

Voorbeelden van activiteiten:

Input leveren voor antwoorden op vragen van de pers en het publiek. Meehelpen bij de organisatie van persconferenties, infosessies en andere activiteiten waarop

het agentschap zijn werking en geplande activiteiten toelicht. (Her)schrijven van persberichten. Maken van PowerPointpresentaties.

VERSLAG UITBRENGEN Verslag uitbrengen over je werkzaamheden en resultaten aan de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke van Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen zodat hij/zij de resultaten met de kwaliteitsnormen kan vergelijken en, indien nodig, kan bijsturen. Je bent begaan met de ‘accountability’ van onze communicatie en je evalueert samen met de communicatieverantwoordelijke/woordvoerder regelmatig de gevoerde communicatieacties (bereik, impact). Voorbeelden van activiteiten:

Rapporteren aan de woordvoerder/communicatieverantwoordelijke van Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen.

Beknopt, bevattelijk en boeiend rapporteren over campagnes of projecten, aan de hand van cijfer- of andere gegevens (eventueel met behulp van een aantrekkelijke PowerPoint).

Schrijven en opmaken van beknopte rapporten.

BEHEER VAN GEGEVENS EN PROCESSEN Inventariseren, verzamelen en beheren van het nodige materiaal en/of gegevens zodat ze altijd meteen beschikbaar en bruikbaar zijn voor communicatieacties. Mee opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang van de werkprocessen en dienstverlening met betrekking tot communicatie. Voorbeelden van activiteiten:

Opmaken en beheren van (digitaal) klassement van de publicaties, communicatiedocumenten en communicatiekanalen van de afdeling.

Organiseren van onderzoek naar de efficiëntie van de processen en dienstverlening met betrekking tot communicatie en, indien nodig, verbetervoorstellen voor de processen en systemen doen en concreet uitwerken.

Samenstellen van allerlei contactgroepen en up-to-date houden van de bijhorende contactgegevens en digitale contactlijsten.

KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Jezelf voortdurend vervolmaken in je eigen vakgebied en werkterrein om zo mee te blijven met nieuwe evoluties en de communicatie voortdurend te verbeteren. Voorbeelden van activiteiten:

Lezen van vakliteratuur en bijwonen van relevante studiedagen.

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 4 van 7

Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen in verband met processen en nieuwe communicatiemedia.

JE PROFIEL

JE DIPLOMA Je hebt een bachelordiploma communicatiemanagement. Of Je hebt een bachelordiploma en bent gelijkwaardig door ervaring.

JE TECHNISCHE COMPETENTIES

Je hebt kennis van de structuur en de taken van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken en het Agentschap Wegen en Verkeer.

Je beschikt over een grondige vakkennis over communicatie, processen en digitale media Ervaring in een gelijkaardige communicatiefunctie strekt tot aanbeveling. Je hebt een vlotte pen en je kan je foutloos uitdrukken (mondeling en schriftelijk) in het

Nederlands. Een goede kennis van Frans en Engels is een pluspunt. Je bent sterk in het synthetiseren van complexe info in beknopte, duidelijke teksten voor een

ruim publiek. Je onderscheidt probleemloos bijzaken van hoofdzaken. Je hecht zeer veel belang aan verzorgde, toegankelijke vormgeving en je hebt oog voor detail Je kan vlot werken met de PC en de courante informaticapakketten. Je bent bedreven in

handige webtoepassingen en sociale media. Zijn een must: Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) en je bent vertrouwd met Photohop, Indesign en met het gebruik voor PR- en marketingdoeleinden van Facebook, Twitter en LinkedIn. Basiskennis van HTML en CSS en ervaring in het werken met HTML-editors zijn een belangrijke plus.

Ervaring met een CMS (in het bijzonder Drupal) strekt tot aanbeveling, net als ervaring in het maken van eenvoudige filmpjes voor websites (filmen en monteren).

JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

Verantwoordelijkheid nemen

Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie

Niveau 1 – Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk

Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar

Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen

Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na

Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)

Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie

Samenwerken

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen

van persoonlijk belang is

Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee

Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening

Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht

Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten,

…)

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 5 van 7

Analyseren

Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende

relevante informatie

Niveau 1 – Ziet de essentie van het probleem

Verzamelt relevante informatie

Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie

Omschrijft duidelijk de kern van het probleem

Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek

Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens

Klantgerichtheid

Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie

onderkennen en er adequaat op reageren

Niveau 1 – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort

Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op

Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier

op te lossen

Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en

behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen

Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

Plannen en organiseren

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om

deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken

Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen

Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af

Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen

Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten

(concreet, volledig, overzichtelijk)

Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering

Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen

Zorgvuldigheid

Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten

Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren

Blijft onder tijdsdruk op details letten

Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit

Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid

Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren

Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen

Niveau 2 – Verzorgt de interactie

Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het

doelpubliek

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 6 van 7

Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief,

…)

Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee

Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de

boodschap van anderen samen, …)

Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)

Netwerken

Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om

informatie, steun en medewerking te verkrijgen

Niveau 2 – Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn

Legt contacten en onderhoudt ze

Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend

Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang

Legt contacten met andere afdelingen als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject,

impact, …)

Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten

(informatie, expertise, cocreatie, steun)

HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 14 september 2014. . Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van de referentie, bij voorkeur per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be, of per post naar de afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM – Sollicitaties, ter attentie van Eefje Bijl, Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel.

SELECTIEPROCEDURE

Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden

Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) - eliminerend

Verkennende gesprekken – eliminerend

Screening op basis van de persoonsgebonden en vaktechnische competenties, ervaring, motivatie en inzetbaarheid in de functie en inhoudelijk eindgesprek (o.a. gestructureerd interview en persoonlijkheidsvragenlijst) – eliminerend

Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie.

ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de afwisseling in het takenpakket en de vele contacten die je

zal hebben. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een

permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-

middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo

optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden.

Je hospitalisatieverzekering is gratis.

Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 7 van 7

Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2235,68 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige

index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden, tot maximum 20 jaar.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

MEER WETEN ?

- Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met

Eefje Bijl, intern consultant HRM Adres : Koning Albert II - laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/553 85 13 E-mail : eef.bijl@mow.vlaanderen.be

- Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact

opnemen met Sylvie Syryn, communicatieverantwoordelijke Adres : Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent Tel. : 09/276 26 10 E-mail: sylvie.syryn@mow.vlaanderen.be Patricia Verslycken, personeelsverantwoordelijke Adres : Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent Tel. : 09/276 26 36 E-mail: patricia.verslycken@mow.vlaanderen.be

Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar www.bouwmeeaanvlaanderen.be. Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op www.wegenenverkeer.be