Checklist Licentieovereenkomst

Checklist : Licentieovereenkomst

Crosslaw’s checklists | Datum: 5 april 2016 | Versie 1.5 | Tags: ICT Law

Johan Vandendriessche

Johan is vennoot en leidt het ICT/IP/Data Protection departement van Crosslaw. Hij combineert een

brede (IT) sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-aanbesteding,

outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance.

[email protected] | +32 486 36 62 34

Bénédicte Losdyck

Bénédicte is advocate en onderzoekster aan de Universiteit van Namen (CRIDS) met een sterke

focus op het recht van informatie- en communicatietechnologie. Haar expertise omvat onder andere

privacy en gegevensbescherming, elektronische handel en ICT-overeenkomsten.

[email protected] | +32 494 14 50 10

Lisa De Smet

Lisa is advocate in het ICT/IP/Data Protection departement en behandelt zaken in verband met het

recht van informatie- en communicatietechnologie, intellectueel eigendomsrecht, evenals privacy

en gegevensbescherming.

[email protected] | +32 2 510 52 28

Inleiding en instructies

Deze checklist geeft e Deze checklist geeft een overzicht van specifieke aandachtspunten bij de redactie, het nazicht en de

onderhandeling van licentieovereenkomsten. Opdat deze checklist op een brede waaier van licentieovereenkomsten

toepasselijk zou zijn, werden specifieke aandachtspunten niet opgenomen. De checklist is algemeen en niet-exhaustief.

Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be

2/9

Algemeen

Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief) Identificatie van de partijen

o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander

uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar)

o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx)

Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst

Ondertekening of aanvaarding van de overeenkomst o Controleer het mechanisme dat tot de aanvaarding van de contractuele

voorwaarden leidt: ondertekening of “click-wrap” / “shrink-wrap” mechanisme Ondertekening

Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum

Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld dit aantal expliciet in de overeenkomst)

Controleer de paginanummering (doorlopend) Paraaf op elke pagina is wettelijk niet verplicht, maar wel nuttig

(het levert bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s)

“Click-wrap” / “Shrink-wrap” mechanisme Aanvaardingsmechanisme – geldig? Bewijsproblematiek bij “click-wrap” / “shrink-wrap”

overeenkomsten

Definities en interpretatie

Definities o Controleer het gebruik van de definities

Zijn alle definities in gebruik? Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt? Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te

gebruiken o Specifieke definities?

http://www.crosslaw.be/


3/9

Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie)

o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities) Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een

begrippenkader) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten

o Standaardregel o Uitzonderingen?

Omvang van de licentie

Aard van de licentie o Software o Auteursrechtelijk beschermde materialen o Octrooien o Handelsmerk o Andere materialen

Omvang van de licentie o Persoonlijk / niet-persoonlijk o Exclusief / niet-exclusief o Overdraagbaar / niet-overdraagbaar o Herroepbaar / onherroepbaar o Toegekende rechtenGebruik

Licentiemodel (gebruiker, benoemde gebruiker, gelijktijdige gebruikers, aantal CPUs of processorkernen, …)

Intern gebruik Gebruik voor andere doeleinden Gebruik voor verbonden ondernemingen / binnen de

ondernemingsgroep Gebruik door dienstverlener / outsourcer voor de licentiehouder

o Beperkingen Territoriaal Koppeling aan hardware, besturingssysteem, locatie of gebruikers

Duur (indien afwijkend van de overeenkomst zelf) o Bepaalde duur o Onbepaalde duur (opgelet: opzegbaar op elk ogenblik met redelijke

opzeggingstermijn) o Eeuwigdurend (opgelet: er bestaat betwisting over de aard van een dergelijke

licentie – risico van herkwalificatie in een licentie voor onbepaalde duur) o Voor de duur van de bescherming van het betreffende intellectueel

eigendomsrecht



4/9

Aandachtspunten met betrekking tot software o Geleverde versie van de software, of ook updates en upgrades o Objectcode o Broncode o Documentatie o Bepalingen inzake aantal exemplaren o Bijkomende rechten van de licentiehouder

Escrow (van toepassing op softwarelicentieovereenkomsten)

Voorwerp van de escrowovereenkomst Aard van de escrow (tweepartijenovereenkomst – driepartijenovereenkomst– meerdere

partijen) Omvang van de escrow diensten

o Enkel escrow o Bijkomende diensten (controle van de gedeponeerde broncode?)

Eenmalige neerlegging of continue neerlegging van de broncode (nieuwe versies) Kosten ‘Trigger events’ (voorwaarden voor vrijgave) Omvang van de rechten van de licentiehouder met betrekking tot de broncode

o Enkel de licentiehouder o Recht om een dienstverlener aan te stellen om de broncode voor de

licentiehouder te bewerken

Duur en beëindiging

Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen

Opschortende en/of ontbindende voorwaarden Beëindigingsmodaliteiten

o Opzegging (‘termination for convenience’) Door de klant

Opzegvergoeding Opzegtermijn?

Door de leverancier/dienstverlener Opzegvergoeding Opzegtermijn

o Ontbinding (‘termination for breach / cause’) Door de klant

Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?



5/9

Door de leverancier/dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Gevolgen van de beëindiging

Prijs en betaling

Prijsbepaling o Vaste prijs o Variabel o Eenmalig of recurrent o Combinatie

Belastingen Facturatiemodaliteiten

o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie

Betalingsmodaliteiten o Betalingswijzen o Betalingstermijn o Sancties bij laattijdige betaling

Verwijlinteresten Schadevergoeding Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’) Welke formaliteiten?

Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de leverancier/dienstverlener (met

uitstapmogelijkheid)? o Prijsherzieningsmechanisme (b.v. “indexatie”?) o Benchmarking

Auditrechten met betrekking tot het gebruik van de in licentie gegeven materialen o Wie? o Modaliteiten o Kosten o Gevolgen

Aansprakelijkheid en verzekering

Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid =

onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van

toepassing op beide partijen?



6/9

Aansprakelijkheidsbeperking o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade

Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd

Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van

persoonsgegevens o Andere?

Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig

Vrijwaring voor vorderingen van derden? Verzekeringsplicht?

o Minimumbedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij?

Onvoorziene omstandigheden

Overmacht o Omvang

Definitie, lijst of verwijzing naar wetgeving of rechtspraak? Ruim of beperkt begrip

o Kennisgevingsplicht o Beëindiging van de overeenkomst

Na verloop van welke termijn? Door wie?

o Verplichting van beide partijen om de gevolgen te beperken ‘Hardship’-clausule

Garanties

Bepalingen met betrekking tot de levering/aanvaarding, indien van toepassing Garantie met betrekking tot de in licentie gegevens materialen

o Duur Aanvangspunt? Duur Opschorting of verlenging van de garantieperiode



7/9

o Omvang Specificaties Functionaliteiten Gebreken Uitsluitingen?

o Remedies Herstel in natura Schadevergoeding Beëindiging van de overeenkomst / bestelling Terugbetalingsplicht? Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?

Algemene garanties o Licentieverlener

Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen

(b.v. software) Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden,

blokkeringsmechanismen, …) Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen?

o Licentiehouder Gebruik van de in licentie gegeven materialen op een wijze verenigbaar

met het toepasselijke recht en de licentievoorwaarden

Vrijwaring intellectuele eigendom

Beperkingen in de omvang o Alle intellectuele eigendomsrechten vs. opgelijste rechten o Geldigheid van de intellectuele eigendomsrechten o Territoriale beperkingen vs. wereldwijd

Vrijwaringsplicht Procedure Herstelverplichting

o Verplichting om de nodige gebruiksrechten te verkrijgen o Vervanging van het inbreukmakende element

Vrije keuze vs. equivalente functionaliteiten o Teruggave met terugbetaling?

Finale oplossing? Beperking van de terugbetaling in functie van de afschrijvingsperiode?

Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?



8/9

Vertrouwelijke Informatie

Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met vertrouwelijke informatie

Beveiligingsplicht Meldingsplicht bij incidenten Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker Specifieke regels met betrekkigng tot specifieke in licentie gegeven materialen?

Exportbeperkingen

Omvang van de plichten o Verwijzing naar buitenlandse wetgeving ? o Verenigbaar met toepasselijk recht en bestaande plichten en beperkingen?

Wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens beperkt de screening en controle van werknemers!

Sancties o Opschorting van de overeenkomst o (Onmiddellijke) beëindiging van de overeenkomst o Penaliteiten

Auditrechten

‘Boilerplate’-bedingen

Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht?

Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’) Publiciteit en referenties

o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken

Kwalificatie van het statuut van de partijen Vierhoekenbeding (‘entire agreement’)

o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie

Geen afstand van rechten (‘no waiver’) Aanpassing van de overeenkomst



9/9

Geschillenbeheersing, toepasselijk recht en jurisdictie

Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure?

Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen) Toepasselijk recht Jurisdictie

o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting

Bemiddeling Arbitrage

Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw

eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde

dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden

beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds

de datum van publicatie.

crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

(CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel


Checklist Licentieovereenkomst

Business

Transcript of Checklist Licentieovereenkomst