Checklist : Licentieovereenkomst
Crosslaw’s checklists | Datum: 5 april 2016 | Versie 1.5 | Tags: ICT Law
Johan Vandendriessche
Johan is vennoot en leidt het ICT/IP/Data Protection departement van Crosslaw. Hij combineert een
brede (IT) sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-aanbesteding,
outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance.
[email protected] | +32 486 36 62 34
Bénédicte Losdyck
Bénédicte is advocate en onderzoekster aan de Universiteit van Namen (CRIDS) met een sterke
focus op het recht van informatie- en communicatietechnologie. Haar expertise omvat onder andere
privacy en gegevensbescherming, elektronische handel en ICT-overeenkomsten.
[email protected] | +32 494 14 50 10
Lisa De Smet
Lisa is advocate in het ICT/IP/Data Protection departement en behandelt zaken in verband met het
recht van informatie- en communicatietechnologie, intellectueel eigendomsrecht, evenals privacy
en gegevensbescherming.
[email protected] | +32 2 510 52 28
Inleiding en instructies
Deze checklist geeft e Deze checklist geeft een overzicht van specifieke aandachtspunten bij de redactie, het nazicht en de
onderhandeling van licentieovereenkomsten. Opdat deze checklist op een brede waaier van licentieovereenkomsten
toepasselijk zou zijn, werden specifieke aandachtspunten niet opgenomen. De checklist is algemeen en niet-exhaustief.
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
2/9
Algemeen
Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief) Identificatie van de partijen
o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander
uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar)
o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx)
Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid
Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst
Ondertekening of aanvaarding van de overeenkomst o Controleer het mechanisme dat tot de aanvaarding van de contractuele
voorwaarden leidt: ondertekening of “click-wrap” / “shrink-wrap” mechanisme Ondertekening
Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum
Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld dit aantal expliciet in de overeenkomst)
Controleer de paginanummering (doorlopend) Paraaf op elke pagina is wettelijk niet verplicht, maar wel nuttig
(het levert bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s)
“Click-wrap” / “Shrink-wrap” mechanisme Aanvaardingsmechanisme – geldig? Bewijsproblematiek bij “click-wrap” / “shrink-wrap”
overeenkomsten
Definities en interpretatie
Definities o Controleer het gebruik van de definities
Zijn alle definities in gebruik? Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt? Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te
gebruiken o Specifieke definities?
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
3/9
Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie)
o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities) Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een
begrippenkader) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten
o Standaardregel o Uitzonderingen?
Omvang van de licentie
Aard van de licentie o Software o Auteursrechtelijk beschermde materialen o Octrooien o Handelsmerk o Andere materialen
Omvang van de licentie o Persoonlijk / niet-persoonlijk o Exclusief / niet-exclusief o Overdraagbaar / niet-overdraagbaar o Herroepbaar / onherroepbaar o Toegekende rechtenGebruik
Licentiemodel (gebruiker, benoemde gebruiker, gelijktijdige gebruikers, aantal CPUs of processorkernen, …)
Intern gebruik Gebruik voor andere doeleinden Gebruik voor verbonden ondernemingen / binnen de
ondernemingsgroep Gebruik door dienstverlener / outsourcer voor de licentiehouder
o Beperkingen Territoriaal Koppeling aan hardware, besturingssysteem, locatie of gebruikers
Duur (indien afwijkend van de overeenkomst zelf) o Bepaalde duur o Onbepaalde duur (opgelet: opzegbaar op elk ogenblik met redelijke
opzeggingstermijn) o Eeuwigdurend (opgelet: er bestaat betwisting over de aard van een dergelijke
licentie – risico van herkwalificatie in een licentie voor onbepaalde duur) o Voor de duur van de bescherming van het betreffende intellectueel
eigendomsrecht
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
4/9
Aandachtspunten met betrekking tot software o Geleverde versie van de software, of ook updates en upgrades o Objectcode o Broncode o Documentatie o Bepalingen inzake aantal exemplaren o Bijkomende rechten van de licentiehouder
Escrow (van toepassing op softwarelicentieovereenkomsten)
Voorwerp van de escrowovereenkomst Aard van de escrow (tweepartijenovereenkomst – driepartijenovereenkomst– meerdere
partijen) Omvang van de escrow diensten
o Enkel escrow o Bijkomende diensten (controle van de gedeponeerde broncode?)
Eenmalige neerlegging of continue neerlegging van de broncode (nieuwe versies) Kosten ‘Trigger events’ (voorwaarden voor vrijgave) Omvang van de rechten van de licentiehouder met betrekking tot de broncode
o Enkel de licentiehouder o Recht om een dienstverlener aan te stellen om de broncode voor de
licentiehouder te bewerken
Duur en beëindiging
Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen
Opschortende en/of ontbindende voorwaarden Beëindigingsmodaliteiten
o Opzegging (‘termination for convenience’) Door de klant
Opzegvergoeding Opzegtermijn?
Door de leverancier/dienstverlener Opzegvergoeding Opzegtermijn
o Ontbinding (‘termination for breach / cause’) Door de klant
Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
5/9
Door de leverancier/dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?
Gevolgen van de beëindiging
Prijs en betaling
Prijsbepaling o Vaste prijs o Variabel o Eenmalig of recurrent o Combinatie
Belastingen Facturatiemodaliteiten
o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie
Betalingsmodaliteiten o Betalingswijzen o Betalingstermijn o Sancties bij laattijdige betaling
Verwijlinteresten Schadevergoeding Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’) Welke formaliteiten?
Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de leverancier/dienstverlener (met
uitstapmogelijkheid)? o Prijsherzieningsmechanisme (b.v. “indexatie”?) o Benchmarking
Auditrechten met betrekking tot het gebruik van de in licentie gegeven materialen o Wie? o Modaliteiten o Kosten o Gevolgen
Aansprakelijkheid en verzekering
Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid =
onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van
toepassing op beide partijen?
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
6/9
Aansprakelijkheidsbeperking o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade
Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd
Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van
persoonsgegevens o Andere?
Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig
Vrijwaring voor vorderingen van derden? Verzekeringsplicht?
o Minimumbedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij?
Onvoorziene omstandigheden
Overmacht o Omvang
Definitie, lijst of verwijzing naar wetgeving of rechtspraak? Ruim of beperkt begrip
o Kennisgevingsplicht o Beëindiging van de overeenkomst
Na verloop van welke termijn? Door wie?
o Verplichting van beide partijen om de gevolgen te beperken ‘Hardship’-clausule
Garanties
Bepalingen met betrekking tot de levering/aanvaarding, indien van toepassing Garantie met betrekking tot de in licentie gegevens materialen
o Duur Aanvangspunt? Duur Opschorting of verlenging van de garantieperiode
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
7/9
o Omvang Specificaties Functionaliteiten Gebreken Uitsluitingen?
o Remedies Herstel in natura Schadevergoeding Beëindiging van de overeenkomst / bestelling Terugbetalingsplicht? Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?
Algemene garanties o Licentieverlener
Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen
(b.v. software) Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden,
blokkeringsmechanismen, …) Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen?
o Licentiehouder Gebruik van de in licentie gegeven materialen op een wijze verenigbaar
met het toepasselijke recht en de licentievoorwaarden
Vrijwaring intellectuele eigendom
Beperkingen in de omvang o Alle intellectuele eigendomsrechten vs. opgelijste rechten o Geldigheid van de intellectuele eigendomsrechten o Territoriale beperkingen vs. wereldwijd
Vrijwaringsplicht Procedure Herstelverplichting
o Verplichting om de nodige gebruiksrechten te verkrijgen o Vervanging van het inbreukmakende element
Vrije keuze vs. equivalente functionaliteiten o Teruggave met terugbetaling?
Finale oplossing? Beperking van de terugbetaling in functie van de afschrijvingsperiode?
Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
8/9
Vertrouwelijke Informatie
Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met vertrouwelijke informatie
Beveiligingsplicht Meldingsplicht bij incidenten Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker Specifieke regels met betrekkigng tot specifieke in licentie gegeven materialen?
Exportbeperkingen
Omvang van de plichten o Verwijzing naar buitenlandse wetgeving ? o Verenigbaar met toepasselijk recht en bestaande plichten en beperkingen?
Wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens beperkt de screening en controle van werknemers!
Sancties o Opschorting van de overeenkomst o (Onmiddellijke) beëindiging van de overeenkomst o Penaliteiten
Auditrechten
‘Boilerplate’-bedingen
Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht?
Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’) Publiciteit en referenties
o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken
Kwalificatie van het statuut van de partijen Vierhoekenbeding (‘entire agreement’)
o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie
Geen afstand van rechten (‘no waiver’) Aanpassing van de overeenkomst
Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be
9/9
Geschillenbeheersing, toepasselijk recht en jurisdictie
Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure?
Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen) Toepasselijk recht Jurisdictie
o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting
Bemiddeling Arbitrage
Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw
eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde
dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden
beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds
de datum van publicatie.
crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
(CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel