Johan Vandendriessche Advocaat Balie Brussel j.vandendriessche@crosslaw.be www.crosslaw.be v 1.2 – 5 juni 2013

Checklist – IT Outsourcing / BPO

Deze checklist geeft een indicatie van een aantal aandachtspunten bij IT Outsourcing of BPO. Door de uiteenlopende aard van outsourcingprojecten wordt de checklist beperkt tot de gemeenschappelijke bedingen. De lijst is niet exhaustief. Algemeen Definities

o Specifieke definities o Verwijzing naar begrippenkader (b.v. ITIL of INCOTERMS)

Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten

o Standaardregel o Uitzonderingen?

Vorm van de overeenkomst bij multinationale outsourcingovereenkomsten Voorwerp van de overeenkomst

Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst Omschrijving van de methodologie van de dienstverlening en de evolutiviteit van de

dienstverlening o Continue verbetering o ‘technology refresh’ o Evolutie diensten in functie van wijzigende wet- en regelgeving o Knowledge sharing o Rapportering

Roles & Responsibilities (RACI) Kwalificatie van de verbintenissen?

o Middelenverbintenissen o Resultaatsverbintenissen

Opschorting van verbintenissen (niet-uitvoeringsexceptie) o Onder welke voorwaarden?

Proportionaliteit? Formaliteiten?

Met of zonder voorafgaande kennisgeving? Hersteltermijn ten voordele van klant alvorens opschorting?

Contractueel uitgesloten?

2

Service Level Agreement o Dienstenniveau tijdens transitie? o Dienstenniveau na transitie o Wijzigingen aan dienstenniveaus o Service Credits en sancties bij tekortkomingen?

Samenwerking met derden / leveranciers Locaties van de dienstverlening Wijzigingsprocedure Transitie Transitie is een kritisch element van een IT Outsourcing. Transitie wordt doorgaans opgevat als een project binnen de outsourcing, met een transitieplan (met milestones en aanvaardingsprocedures). De operationele en juridische verantwoordelijkheid wordt meestal stapsgewijs overgedragen aan de dienstverlener. Bijzondere aandachtspunten zijn de overdracht van : Assets (m.i.v. contracten en intellectuele eigendomsrechten) Personeel Verbintenissen

Klant

o Verplichting tot redelijke samenwerking? Omvang van verplichting Uitholling informatieplicht van dienstverlener?

o Terbeschikkingstelling van infrastructuur / resources o Vereisten projectmedewerkers? o Contract manager / projectmanager? o Opvolgingsplicht?

Dienstverlener / Leverancier o Uitvoering binnen een bepaalde termijn o Bepalingen inzake vervanging / beschikbaarheid van sleutelpersoneel o Naleving van veiligheids- en toegangspolicies

Voorafgaande mededeling Vorm van mededeling Regeling voor nadelige bepalingen?

o Kwaliteitsprocedures Algemeen / specifiek Certificatieplicht? B.v. ISO 9000 serie ?

o Evaluatieprocedures Contract Governance Welke structuur werd uitgewerkt om de relatie tussen de partijen te beheren? Contract Governance is een essentieel element om de strategie van de outsourcingovereenkomst bij te sturen over een lange periode.

3

Prijs en betaling

Prijsbepaling Belastingen Facturatiemodaliteiten Betalingsmodaliteiten Betalingstermijn Sancties bij laattijdige betaling

o Verwijlinteresten o Schadevergoeding o Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’) o Welke formaliteiten?

Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de dienstverlener met uitstapmogelijkheid? o Prijsherzieningsmechanisme (“indexatie”)? o Benchmarking o Most favoured customer?

Duur en beëindiging

Duur van de overeenkomst

o Startdatum van de overeenkomst en dienstverlening (dikwijls gefaseerd voor de verschillende diensten)

o Bepaalde duur o Onbepaalde duur (zeer ongebruikelijk, tenzij na een initiële vaste periode)

Beëindigingsmodaliteiten o Opzegging (‘termination for convenience’)

Door de klant Met of zonder vergoeding Welke opzegtermijn?

Door de dienstverlener Met of zonder vergoeding? Welke opzegtermijn?

Verlengingsoptie voor de klant na opzegging (continuïteit) o Ontbinding (‘termination for cause’)

Door de klant? Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Door de dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Opschortende of ontbindende voorwaarden

4

Gevolgen van de beëindiging? o Voortbestaan specifieke bedingen? o Retransitiebepalingen!

Assets (m.i. van contracten en intellectuele eigendomsrechten) Personeel Retransitie ‘in-house’ of naar nieuwe dienstverlener?

Data, informatie en persoonsgegevens

Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking Data blijft eigendom van de klant? Beveiliging BCP & DRP Verwerking van persoonsgegevens

o Keuze betrouwbare verwerker o Beveiligingsplicht o Uitvoer van persoonsgegevens

Compliance-vereisten? ‘Step-in’-rechten Aard van de fout Hersteltermijn voor dienstverlener Formaliteiten Omvang van bijstandsverplichting van de dienstverlener Kostenregeling? Uitfasering van ‘step-in’ Aansprakelijkheid en verzekering

Aansprakelijkheidsbeperking

o Van de dienstverlener? o Van de klant? o Van beiden?

Wijze van aansprakelijkheidsbeperking o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade

Uitsluiting ‘indirecte schade’ o Definitie van het begrip? o Lijst van uitsluitingen? o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd?

Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending vertrouwelijkheid o Schending intellectuele eigendomsrechten o Schending wetgeving verwerking persoonsgegevens o Andere?

Termijnen voor claims? Vrijwaring voor vorderingen van derden?

5

Verzekeringsplicht? o Vast bedrag of redelijk afdoende bedrag? o Overlegging polis? o Notificatie bij opzegging of vermindering dekking?

Onvoorziene omstandigheden

Overmacht o Definitie of verwijzing naar wetgeving/rechtspraak? o Omvang van overmacht – ruim? o Informatieplicht? o Beëindiging van de overeenkomst

Na verloop van welke termijn? Door wie?

o Verplichting van beide partijen om gevolgen te beperken Hardship? Intellectuele eigendom Afbakening van eigendomsstatuut bestaande materialen Overdracht of licentie van nieuwe materialen? Know-how? Vrijwaring voor schending van intellectuele eigendom van derden Garanties

Dienstverlener o Geschiktheid van de dienst in het licht van de vereisten van de klant o Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale bijdragen, sociale verplictingen

(LIMOSA, …) o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving o Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte middelen (b.v.

software) o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden, …) o Uitdrukkelijke beperkingen?

Klant o Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens en privacy o Garanties inzake besmetting met schadelijke code o Garanties inzake overdracht personeel?

Remedies? o Herstel in natura

Absolute plicht? Bij benadering (‘substantially conforming to’)

o Terugbetaling van de betaalde prijs o Beëindiging van de overeenkomst o Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’)

6

Kennisgevingen Vorm Taal Bestemmelingen Bewijsregeling inzake ontvangst? Audit Voorwerp Modaliteiten Kostprijs Gevolgen ‘Boilerplate’-bedingen In principe vergelijkbaar met een standaardovereenkomst.