Centralisatie van gegevens zorgt voormeer overzicht bij Lefevere GroupTriplaco bewerkt plaatmateriaal voor levering aan B2B-bedrijven, zusterbedrijf Houtmagazijnen Lefevere heeft een grote voorraad gedroogd hout in zijn magazijnen. De voorraden, combinaties en afwerkingsmogelijkheden zijn uitgebreid waardoor beide bedrijven een performant ERP-systeem nodig hebben om alle bestellingen en voorraden overzichtelijk bij te houden. Lefevere Group gebruikte reeds een performant systeem dat echter niet langer werd ondersteund. Het systeem dateerde uit de jaren ’90 en was dus aan vernieuwing toe. Lefevere Group nam Ad Ultima Group onder de arm dat Microsoft Dynamics AX implementeerde.

Vijfendertig medewerkers gebruiken de software voor het opvolgen van de aankopen, de verzendingen, het magazijn, bestellingen, de facturatie en boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers. In een latere fase wil het bedrijf het ERP-systeem ook gebruiken om een webshop uit te bouwen voor de B2B-klanten.

Profiel

De groep Lefevere, met hoofdkantoor in Harelbeke, heeft

vestigingen in België en Tsjechië en realiseert een jaaromzet

van 45 miljoen euro. De vestiging in Tsjechië is een kunststof

spuitgieterij waar het ERP-systeem niet wordt gebruikt.

Houtmagazijnen Lefevere is actief als importeur en groothandel

van hardhout. Triplaco heeft een jarenlange ervaring in het

verhandelen, verdelen en verwerken van plaatmateriaal.

Uitdaging

Het vorige ERP-systeem bij Houtmagazijnen Lefevere en Triplaco

was verouderd en werd niet langer softwarematig ondersteund.

Beide bedrijven zochten een nieuw ERP-systeem dat weinig

maatwerk bevatte en de bestaande bedrijfsprocessen niet te

veel zou veranderen. De implementatie moest binnen het jaar

afgerond zijn.

Oplossing

IT-leverancier Ad Ultima Group implementeerde Microsoft Dy-

namics AX. Daarmee zijn Houtmagazijnen Lefevere en Triplaco

verzekerd van een optimale ondersteuning op lange termijn.

Alle medewerkers hebben toegang tot het systeem en stapten

zonder veel problemen over naar de nieuwe omgeving.

Voordelen

• Sectorspecifieke functies• Snel en flexibel opvolgen van alle bestellingen• Allesomvattend systeem met verschillende geïntegreerde

modules• Grotere flexibiliteit dankzij gebruiksvriendelijke interface• Betere traceerbaarheid van producten• Automatische productieplanning

•

« We hebben verschillende IT-leveranciers gecontacteerdvoor ons ERP-project. Uit diegesprekken bleek dat Ad UltimaGroup de meeste ervaring hadin onze sector.»

Geraldine BillietCOO bij Lefevere

KLANTENGETUIGENIS LEFEVERE

De Kortrijkse IT-dienstverlener Ad Ultima Group verving bij Houtmagazijnen Lefevere en Triplaco het verouderde AS/400-systeem door de ERP-software Microsoft Dynamics AX 2012. De vijfendertig administratieve medewerkers hebben nu mobiele toegang tot alle bedrijfsgegevens. De administratieve processen zijn vereenvoudigd, en het papiergebruik is aanzienlijk verminderd. “We hadden nood aan een nieuw ERP-pakket omdat het systeem waarmee we werkten verouderd was”, gaat Geraldine Billiet, COO bij Lefevere Group van start. “We zochten een flexibel systeem dat voor al onze medewerkers toegankelijk zou zijn. De consultants van Ad Ultima Group stelden ons Microsoft Dynamics AX 2012 voor, een standaardpakket waarin alle modules die we nodig hebben aanwezig zijn. Onze medewerkers krijgen via een internetverbinding toegang tot de gegevens die ze nodig hebben.”

Sectorspecifieke functies verhogen deefficiëntie

Een van de grote voordelen van het nieuwe ERP-systeem is ongetwijfeld het centraal beheer van alle bedrijfsgegevens. Billiet: “Vroeger werkten we met verschillende Excelbestanden. Dat was soms zeer onoverzichtelijk, terwijl alle gegevens nu op een uniforme manier in Microsoft Dynamics AX zijn gecentraliseerd. Onze vertegenwoordigers maakten geen gebruik van ons vorig systeem, maar met Microsoft Dynamics AX kunnen ze hun klantenbezoeken invoeren, zodat iedereen daar een beter zicht op heeft. Ze kunnen bijvoorbeeld ook hun omzetten raadplegen. Dat was vroeger niet mogelijk.“

Dankzij de productconfigurator, een module door Ad Ultima Group ontwikkeld voor AX, kunnen eindproducten samengesteld worden met een oneindige mogelijkheid aan combinaties van onderdelen. Die grote diversiteit in afwerking van de producten is typisch voor de activiteiten van Triplaco. De productconfigurator biedt daarom een grote meerwaarde. Nieuwe modellen kunnen zonder externe hulp aangemaakt worden. “Dankzij zulke sectorspecifieke functies van onze nieuwe ERP-software kunnen we een nog betere dienstverlening bieden aan onze klanten”, aldus Geraldine Billiet. “We kunnen ook flexibeler werken. Vroeger gebeurde de productieplanning bijvoorbeeld door één persoon, maar door de gebruiksvriendelijkheid van AX kunnen verschillende medewerkers nu meerdere taken uitvoeren. Dat zorgt meteen ook voor meer variatie in hun job.”

Goede analyse vooraf voorkomt problemen

In december 2012 ondertekende Lefevere Group het contract met Ad Ultima Group, in januari 2014 moest het project afgerond zijn. “We zijn met Houtmagazijnen Lefevere in december 2013 als proef van start gegaan. In die afdeling is er maar één gebruiker van het ERP-systeem, de medewerker op de binnendienst die de volledige flow beheert. Bij Triplaco zijn we dan in januari gestart. Daar hebben we de implementatie gefaseerd aangepakt, omdat die bedrijfsprocessen heel ingewikkeld zijn”, zegt Billiet.

“Met ons vorig systeem werkten we volgens bepaalde bedrijfsprocessen. We wilden dat die processen in Microsoft Dynamics AX op dezelfde manier zouden verlopen. Daarom hebben de experten van Ad Ultima Group maatwerk op het standaardpakket gebouwd. Nu bekijken we nog of we dat maatwerk kunnen terugschroeven door bepaalde processen licht te wijzigen. Achteraf gezien was het misschien niet nodig geweest om het systeem naar onze hand te zetten.” “Mochten we op voorhand meer tijd gehad hebben, hadden we onze processen nog beter moeten analyseren. Op die manier hadden we ze meer kunnen afstemmen op de standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics AX 2012. Ik raad anderen aan om die analyse in regie te laten uitvoeren en vervolgens in functie daarvan een budget vrij te maken. Door de strakke deadline van het project hebben we daar te weinig rekening mee gehouden”, zegt Geraldine Billiet.

Geslaagde samenwerking met IT-leverancierAd Ultima Group

“We hebben verschillende IT-leveranciers gecontacteerd voor ons ERP-project. Uit die gesprekken bleek dat Ad Ultima Group de meeste ervaring had in onze sector. De consultants waren vertrouwd met de specifieke problematiek en de woordenschat uit onze branche, dus de klik zat vanaf het begin goed. Ad Ultima Group heeft ook verschillende referenties in de sector, waardoor we een aantal bedrijven een bezoek konden brengen om met onze eigen ogen te zien hoe het systeem in de praktijk werkt. Zo zagen we ook dat Ad Ultima Microsoft Dynamics AX volledig heeft afgestemd op de hout- en meubelsector. De sterke referenties en de expertise van de adviseurs hebben ons snel overtuigd”, zegt Géraldine Billiet.

Klaar voor de toekomst

De belangrijkste productgroepen van Lefevere Group draaien nu volledig op Microsoft Dynamics AX. “We hebben nog enkele productgroepen, zoals ons maatwerk, die we nog in AX moeten invoeren. Daarnaast zouden we het systeem nog willen aanvullen met een module voor HR. Maar eerst willen we de huidige modules verder optimaliseren.”

“In de toekomst willen we ook de dienstverlening naar onze klanten verder uitbreiden door een webshop te ontwikkelen. Ons nieuwe ERP-systeem is alvast de eerste bouwsteen van die digitale strategie. Met Microsoft Dynamics AX zijn we klaar voor de toekomst”, besluit Geraldine Billiet.

AD ULTIMA GROUPBeneluxpark 78500 KortrijkTel: +32 (0)56 740 740Fax: +32 (0)56 740 700eMail: info@adultimagroup.comURL: www.adultimagroup.com