Kaartbeheer

Cardsys 5

Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

versie 5.2

1

Kaartbeheer Cardsys 5

Lodder Applicaties B.V.

2Inleiding

3Inrichting

31Kaartvormen

4Aanmaken/onderhouden van kaartvormen

5Vaste gegevens

6Variabele gegevens

8Brandstofopties

9Shopopties

10Uitgifte

11Exportgegevens

12Kaartvormen en kaartsoorten.

132Pinkey

143Paskosten

15Werking

151Algemeen

162Invoeren van kaarten

183Selecteren van kaarten.

204Verw erken geselecteerde kaarten

22Pinbrieven

235Afsluiten kaarten

246Verlengprocedure

26Verlengen met attentiebrieven

Lodder Applicaties B.V.

2

Kaartbeheer Cardsys 5

1Inleiding

Cardsys 5 is bedoeld voor de oliehandel/tankstation die zijn eigen kredietkaarten wil uitgeven.

Met Cardsys 5 kan een debiteuren- en kaartenbestand worden onderhouden. Vanuit deze tweebestanden kan een exportbestand worden aangemaakt, waarmee de machine wordt aangestuurd, diede kaarten aanmaakt. Het aanmaken kan bestaan uit bedrukken, embosseren en/of encoderen vankredietkaarten. Verder biedt Cardsys 5 mogelijkheden om pas-aanvraagbestanden of -formulieren voorderden (Yoonison, CCV, PPC) te genereren, pasbrieven voor de kaarthouders (tekst zelf eenvoudig teonderhouden door gebruiker) te maken evenals begeleidende brieven voor de stationsexploitant(=aanvragend station). Met Cardsys 5 kan de oliehandel/tankstationhouder exportbestanden voor mail-merging maken, bijvoorbeeld voor het verzenden van een direct mail aan alle relevante pashouders ingeval van vervanging van passen.

Lodder Applicaties B.V.

3

Kaartbeheer Cardsys 5

2Inrichting

2.1Kaartvormen

Voordat de kaarten echter ingevoerd kunnen worden, moet de kaartdefinitie binnen Cardsys 5 bekendgemaakt worden. Deze definitie zorgt voor de juiste invoervelden en de juiste exportbestanden. Dezedefinitie wordt binnen Cardsys 5 de kaartvorm genoemd.

Bij een kaartvorm wordt een codering vastgelegd. Dit is de codering waaronder de kassa de kaartbehandeld, voorbeelden van coderingen zijn Yoonison, Beta, Nedap, Emba. Indien u een coderingheeft die u niet in de lijst ziet staan, kunt u contact opnemen met Lodder Applicaties BV.

U kunt meerdere kaartvormen definiëren die gebruik maken van dezelfde codering, bijvoorbeeldparticuliere kaarten en zakelijke kaarten. Hierdoor kunt u bij het invoeren direct de juistestandaardwaarde toepassen bij de kaarten door het invoeren van de juiste kaartvorm.

Nadat de kaartvormen zijn ingevoerd, kunnen de kaarten worden ingevoerd.

Lodder Applicaties B.V.

4

Kaartbeheer Cardsys 5

2.1.1Aanmaken/onderhouden van kaartvormen

Voor het aanmaken en onderhouden van de kaartvormen is een wizard beschikbaar. De wizard geeft ude keuze voor het aanmaken, aanpassen en verwijderen van een kaartvorm.

Bij het aanmaken van een nieuwe kaartvorm moet de naam van de kaartvorm en de codering wordenopgegeven. Hierna komen diverse invoerschermen. De inhoud van de invoerschermen is afhankelijk van de gekozen codering. Het kan zijn dat eenbepaald invoerscherm leeg is.

Na het doorlopen van deze stappen kunt u door middel van de knop [Voltooien] de kaartvormopslaan.

Bij het muteren van de kaartvorm doorloopt u dezelfde stappen, maar in plaats van het ingeven van denaam kunt u de kaartvorm selecteren uit de aanwezige kaartvormen.

Lodder Applicaties B.V.

5

Kaartbeheer Cardsys 5

Vaste gegevens

Hierbij kunt u een waarde invullen voor velden die voor alle kaarten van deze kaartvorm gelijk zijn. .

Afbeelding 1

Mogelijke velden hierbij zijn:

Veld Functie

Geldigheidsduur (mnd) De geldigheidsduur van kaarten in maanden.

Landcode De landcode indien deze vermeld staat in de kaartcodering.

Lodder Applicaties B.V.

6

Kaartbeheer Cardsys 5

Variabele gegevens

Hier kunt u in het veld [Instelbaar per] aangeven welke gegevens per kaart of per kaartvormingegeven kunnen worden. Indien u aangeeft dat ze per kaartvorm instelbaar zijn, kunt u dit bij dekaart niet meer wijzigen. Bij instelbaar per kaart kunt u een standaardwaarde opgeven die u bij dekaart kunt wijzigen. De kolom [Kaart opnieuw uitgeven] geeft aan dat de kaart opnieuwaangemaakt en uitgeven moet worden als dit veld wijzigt.

Afbeelding 2

Mogelijke velden hierbij zijn:

Veld Functie

Stationsnummer Uitgifte station. Deze kan gebruikt worden indien de kaarten op een stationworden aangevraagd of opgehaald, of wanneer het stationsnummer op hetmagneetspoor wordt gezet.

Loyalty type Het soort loyalty dat verstrekt kan worden. De code die ingevoerd moetworden verwijst naar bijvoorbeeld het verstrekken van punten of hetverstrekken van kortingen.

Loyalty multiplier De vermenigvuldigingsfactor voor de loyalty. Hiermee kunt u sommige kaartenextra korting verlenen ten opzichte van andere kaarten.

Limietcode Verwijzing naar een tabel met maximale limieten per dag en week. Alleen incombinatie met de Petrol Server van Tokheim.

Ingave pincode Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen pincode verplicht is. De pincode zou niet verplicht kunnen zijn bijbijvoorbeeld een transpondersysteem.

Lodder Applicaties B.V.

7

Kaartbeheer Cardsys 5

Ingavekilometerstand

Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen kilometerstand verplicht is.

Ingave wagenkaart Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen aparte wagenkaart verplicht is. (Tweekaartsysteem).

Ingave vervangendewagen

Hier kan worden aangegeven of er bij het betalen met de kaart moet wordengevraagd of het een vervangende auto betreft.

Ingavechauffeurscode

Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen chauffeurscode verplicht is.

Ingavewagennummer

Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen wagennummer verplicht is.

Ingave kenteken Hier kan worden aangegeven of bij het betalen met de kaart de invoer vaneen kenteken verplicht is.

Niet alle velden komen bij alle kaartcoderingen voor.

Lodder Applicaties B.V.

8

Kaartbeheer Cardsys 5

Brandstofopties

Hier kunt u aan de brandstoffen een [Afkorting] opgeven. Deze afkorting ziet u in de selectielijst enkunt u bijvoorbeeld op de kaart afdrukken. Ook kunt u hier aangeven of de waarde voor alle kaarten van deze kaartvorm geldt en of een kaartopnieuw moet worden uitgeven bij het wijzigen van deze waarde.

De brandstoffen die getoond worden zijn afhankelijk van de kaartcodering.

Afbeelding 3

Lodder Applicaties B.V.

9

Kaartbeheer Cardsys 5

Shopopties

Hier kunt u aan de overige artikelgroepen een [Afkorting] opgeven. Deze afkorting ziet u in deselectielijst en kunt u bijvoorbeeld op de kaart afdrukken. Ook kunt u hier aangeven of de waarde voor alle kaarten van deze kaartvorm geldt en of een kaartopnieuw moet worden uitgeven bij het wijzigen van deze waarde.

De categorieën die getoond worden zijn afhankelijk van de kaartcodering.

Afbeelding 4

Lodder Applicaties B.V.

10

Kaartbeheer Cardsys 5

Uitgifte

Hier kunt u voor een aantal algemene velden aangeven of een nieuwe kaart moet worden uitgegeven bijde wijziging van de gegevens. De velden die getoond worden zijn afhankelijk van de codering.

Afbeelding 5

Lodder Applicaties B.V.

11

Kaartbeheer Cardsys 5

Exportgegevens

In dit scherm kunt u de exportopties instellen en kunt u de [Paskosten] definiëren. In het veld [Exportbestandsnaam] kunt u de map en bestandsnaam van het exportbestand opgeven.Als het veld [Exportbestandsnummer] is ingevuld wordt dit nummer achter de bestandsnaam gezet.

De paskosten worden verderop beschreven.

Afbeelding 6

Lodder Applicaties B.V.

12

Kaartbeheer Cardsys 5

2.1.2Kaartvormen en kaartsoorten.

Buiten de kaartvorm is er een kaartsoort. Deze kaartsoort is ook een verzameling kaarten, maar dezeverzameling is gebaseerd op de eerste posities van het volledige kaartnummer. De kaartsoort zelf ismaximaal 14 posities lang, het kaartnummer is maximaal 20 posities lang. De kaartvorm hoeft nietovereen te komen met de kaartsoort, meestal is er maar 1 kaartsoort en 1 of meer kaartvormen. Dekaarten worden meestal opvolgend genummerd. Doordat u zelf de kaartvormen en kaartnummers kuntbepalen bent u natuurlijk vrij in de nummering die u gebruikt.

Binnen de kaartsoorten heeft u nog de mogelijkheid om een sjabloonkaartnummer in te vullen. Ditsjabloonkaartnummer wordt als basis gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe kaart. Hiermee kunt ude velden met voor u relevante standaardwaarde vullen. Het is verstandig om bij de sjabloonkaartenalleen codevelden te vullen.

Lodder Applicaties B.V.

13

Kaartbeheer Cardsys 5

2.2Pinkey

Als u de kaarten zelf bedrukt en magnetiseert dan heeft u in veel gevallen een zogenaamde pinkeynodig. Deze pinkey wordt gebruikt om aan de hand van de kaartgegevens en de codering de pincodete berekenen. Als u zelf een pincode bij de kaart ingeeft, dan wordt deze pincode via de pinkeygecodeerd. De pinkey kunt u ingeven via de [Overige functies] binnen Cardsys 5. Dit moet u doenvoor iedere kaartvorm.

Indien u geen pinkey heeft, kunt u de pincode alleen invullen en in het exportbestand voor dekaartleverancier zetten. De kaartleverancier zorgt dan voor codering van de gewenste pincode op hetmagneetspoor.

Als u pinbrieven wilt afdrukken moet u of bij alle kaarten een pincode invoeren of gebruik maken vaneen pinkey. Wilt u niet altijd de pincode invoeren en heeft u geen pinkey, dan kunt u geen gebruikmaken van de pinbrieven en moet de kaartleverancier deze voor u afdrukken.

Lodder Applicaties B.V.

14

Kaartbeheer Cardsys 5

2.3Paskosten

Bij het definieren van de kaartvorm kan opgegeven worden dat er paskosten in rekening gebrachtmoeten worden. U kunt kiezen uit [Geen paskosten], [Eenmalige paskosten] en [Jaarlijksepaskosten]. Zodra er paskosten in rekening gebracht worden, kunt u hiervoor een bestand aanmakenvia de wizard [Verwerken geselecteerde kaarten]. Dit bestand kunt u inlezen in Flexys 5 voorfacturering. Indien er gekozen is voor jaarlijkse paskosten moet u jaarlijks een aparte keuze starten voor hetaanmaken van de jaarlijkse vergoeding.

Er is een aparte beschrijving beschikbaar voor het aanmaken van de jaarlijkse paskosten en hetinlezen van het paskostenbestand in Flexys 5.

Lodder Applicaties B.V.

15

Kaartbeheer Cardsys 5

3Werking

3.1Algemeen

In Cardsys 5 onderscheiden we vier delen:

1. Het invoeren van kaartgegevens, benodigd voor het bedrukken van de kaart en het programmerenvan de magneetstrip.

2. De selectie van een groep kaarten voor verdere verwerking.3. Het produceren van overzichten, brieven en exportbestanden.4. Het afsluiten van een selectie van een groep kaarten waarvan alle benodigde verwerkingen zijn

uitgevoerd.

De volgorde van deze delen is bindend. Binnen deze hoofddelen is de volgorde vrij te kiezen.

Lodder Applicaties B.V.

16

Kaartbeheer Cardsys 5

3.2Invoeren van kaarten

Nadat de kaartvormen zijn vastgelegd kunt u de kaarten gaan invoeren. De invoerkeuze is bereikbaarvia de menukeuze [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartnummers] [Muteren]. Bij het invoerenselecteert u door middel van de kaartsoorten en een 6-cijferig nummer het kaartnummer. Voor hetaanmaken van een nieuw nummer kunt u gebruik maken van de knop [Nieuw]. Het systeemgenereert dan zelf een nieuw kaartnummer binnen deze kaartsoort.

Na het ingeven van de kaartnummer geeft u de debiteur in en daarna de kaartvorm. Zodra u dekaartvorm heeft ingegeven komt er een tabblad [Cardsys] bij. De inhoud van dit tabblad is afhankelijkvan de instellingen in de kaartvorm. Dit tabblad bevat alle velden die specifiek zijn voor het uitgeven vande kaarten. Niet alle velden zijn verplicht, maar welke verplicht zijn, is afhankelijk van de kaartvorm.

Afbeelding 7

De velden op het eerste tabblad zijn niet veranderd, alleen achter het veld [Pincode] is de knop gekomen. Hiermee kunt u willekeurige pincodes door het systeem laten genereren. Als u geenpincode heeft opgegeven, hangt het van de kaartvorm en de codering af of er een pincode bepaaldwordt. Het veld [Einddatum] is bij het gebruik van een kaartvorm niet meer verplicht. De einddatum van dekaart wordt later bepaald.

Lodder Applicaties B.V.

17

Kaartbeheer Cardsys 5

Naast het handmatig aanmaken van een nieuwe kaart kunt u een bestaande kaart met alleinstellingen kopieren naar een nieuwe kaart. Bij de nieuwe kaart wordt als extra in het veldaantekeningen vermeld dat de kaart gekopieerd is. Voor het kopieren van een kaart zoekt u de kaartop die u wilt kopieren en drukt u op de knop [Kopieren], hierna kunt u een nieuw kaartnummeringegeven in het veld [Nummer]. De status van de nieuwe kaart wordt op [Vervangend] gezet, dezekaarten kunt u bij het aanmaken apart selecteren.

Bovenin het scherm ziet u de status van de kaartuitgifte. Op deze status wordt gefilterd bij hetselecteren van de records in de volgende stap.Als een kaart is uitgegeven staat er [Ongewijzigd]. Als een veld wordt gewijzigd en dit veld staatingesteld op [Kaart opnieuw uitgeven] dan wordt de status naar [Gewijzigd] gezet.

Een beschrijving van de algemene gegevens en het invoeren van kaarten in het algemeen vindtu in het stappenplan FLEXYS "Kaart en debiteuronderhoud".

Lodder Applicaties B.V.

18

Kaartbeheer Cardsys 5

3.3Selecteren van kaarten.

Na het invoeren van de kaarten is de volgende stap het selecteren van de kaarten voor verdereverwerking. Hiervoor is de menukeuze [Kaartuitgifte] [Wizard selecteren kaarten] aanwezig. Dezewizard biedt u de keuze voor het toevoegen van kaarten aan de selectie en voor het aanpassen van debestaande selectie. Bij de eerste keuze kunt u kaarten die nog niet geselecteerd zijn selecteren. Bijde tweede keuze kunt u kaarten selecteren en deselecteren.

Nadat de keuze voor de actie gemaakt is, kunt u de kaarten filteren. U heeft de keuze uit de volgendefilteropties:

Filter optie Omschrijving

Nieuwe kaarten Status van de kaarten is nieuw.

Vervangende kaarten Status van de kaarten is vervangende kaart.

Gewijzigde kaarten Status van de kaarten is gewijzigd.

Vervallen kaartenzonder attentiebrief

Status van de kaarten is ongewijzigd en de vervaldatum is na een opgegevendatum en de kaart wordt automatisch verlengd.

Vervallen kaartenmet attentiebrief

Status van de kaarten is ongewijzigd en de vervaldatum is na een opgegevendatum en de kaart moet verlengd worden.

Overige kaarten Status van de kaarten is ongewijzigd.

De laatste keuze kunt u bijvoorbeeld gebruiken om een kaart opnieuw aan te maken wanneer dezebijvoorbeeld niet (meer) werkt.U kunt meerdere filters tegelijk activeren.

De wizard vraagt u vervolgens om:- De vervaldatum (indien “vervallen kaarten” in het filter zit);- De vervaldatum van de attentiebrief (indien "vervallen kaarten met attentiebrief" in het filter zit);- De kaartvormen die u wilt selecteren;- De vanaf en tot en met debiteurnummers. Deze worden als extra filter gebruikt, hierdoor kunt u

kaarten van een aantal debiteuren selecteren.

De complete procedure voor het verlengen wordt beschreven in de paragraaf Verlengprocedure.

Nadat u deze stappen heeft doorgelopen, komt er een overzicht van de kaarten die Cardsys 5gevonden heeft. Door middel van de kolom [Uitgeven] kunt u bepalen of de kaarten daadwerkelijkgeselecteerd worden. De laatste kolom geeft de reden voor de selectie aan, bij een nieuwe ofgewijzigde kaart wordt de datum en tijd van invoer getoond.

Lodder Applicaties B.V.

19

Kaartbeheer Cardsys 5

Afbeelding 8

Via een rechtermuisk lik kunt u een menu krijgen om alle kaarten te selecteren of tedeselecteren.

Indien u akkoord bent met de selectie klikt u op [Volgende>>] en vervolgens op [Voltooien].

Ter controle kunt u de geselecteerde kaarten afdrukken via de menukeuze [Afdrukkengeselecteerde kaarten].

Lodder Applicaties B.V.

20

Kaartbeheer Cardsys 5

3.4Verwerken geselecteerde kaarten

Nadat de kaarten zijn geselecteerd kunt u deze kaarten gaan verwerken. Voor het verwerken is demenukeuze [Kaartuitgifte] [Verwerken geselecteerde kaarten] beschikbaar. Deze wizard vraagtom een printer, aanmaakdatum en de kaartvormen. De aanmaakdatum is de datum die gebruikt wordtbij berekening van de einddatum.

Indien u de wizard meerdere keren opstart, zorg er dan voor dat de aanmaakdatum niet afwijk tbij het [Aanmaken exportbestanden], [Afdrukken pinbrieven] en [Afsluiten kaarten]. Indiende aanmaakdatum wel afwijk t, kan dit resulteren in verschillen tussen pinbrieven, deaangemaakte kaarten en de database.

De volgende stap binnen de wizard is het kiezen van de acties.

Afbeelding 9

De volgende acties zijn mogelijk:

Actie Omschrijving

Afdrukken kaartbrieven Deze brief is bedoeld als begeleidende brief bij één of meerderepassen van een pashouder.

Afdrukken afhaalbrieven Deze brief is bedoeld voor ondertekening door de pashouderwanneer hij de passen krijgt. Bijvoorbeeld als de pashouder dekaarten op het tankstation afhaalt. Op één brief kunnen meerderekaartnummers vermeld staan.

Afdrukken pinbrieven Deze brief is bedoeld om de pashouder de pincode mee te delen.Per brief staat 1 kaartnummer.

Afdrukken begeleidende brieven Brief voor de stationshouder met daarin alle kaarten dieuitgegeven zijn.

Lodder Applicaties B.V.

21

Kaartbeheer Cardsys 5

Aanmaken paskostenbestanden Met deze keuze maakt u een paskostenbestanden aan voor degeselecteerde passen. Deze bestanden kunt u in FLEXYS 5verwerken om de paskosten door te berekenen aan depashouders. Zie de beschrijving van Paskosten in het vorigehoofdstuk.

Aanmaken exportbestanden Met deze keuze maakt u het exportbestand van de geselecteerdekaarten aan. Dit bestand verstuurt u naar de kaartleveranciers ofu verwerkt dit bestand in een ander pakket om de kaarten tebedrukken.

Afdrukken kaartformulieren Brief voor de kaartleveranciers, een soort papieren versie van hetexportbestand.

Afsluiten kaarten Deze keuze wordt verderop beschreven.

Afhankelijk van uw situatie voert u één of meer van de acties uit. U kunt meerdere acties tegelijkuitvoeren. Voordat de acties worden uitgevoerd, wordt een controle van de selectie uitgevoerd. Indieneen kaart niet voldoet, bijvoorbeeld omdat niet alle benodigde velden zijn gevuld, komt hiervan eenverslag. Sommige acties worden niet uitgevoerd als er fouten zijn geconstateerd in de geselecteerdekaarten.

Lodder Applicaties B.V.

22

Kaartbeheer Cardsys 5

3.4.1Pinbrieven

Voor het afdrukken van de pinbrieven is standaard 1 lay-out beschikbaar. Indien u voor vervallenkaarten en nieuwe kaarten aparte lay-outs wilt afdrukken, kunt u gebruik maken van de optie [Pinbriefper categorie]. Deze optie vindt u op het tabblad [Algemeen] in de menukeuze [Overige functies][Instellingen] [CARDSYS 5 instellingen]. Als de optie aanstaat heeft u één lay-out voor nieuwekaarten, één voor vervallen kaarten en één voor overige kaarten.

U kunt de pinbrieven ook afdrukken met de keuze [Muteren Kaarten], alleen moet u in dat geval perkaart opdracht geven om de brief af te drukken. Deze keuze kunt u gebruiken als de pinbrief niet isaangekomen bij de pashouder.

Lodder Applicaties B.V.

23

Kaartbeheer Cardsys 5

3.5Afsluiten kaarten

Nadat u de benodigde exportbestanden heeft aangemaakt en de benodigde brieven heeft afgedruktkunt u de selectie afsluiten. Het afsluiten kunt u opstarten door de wizard [Verwerkengeselecteerde kaarten] opnieuw op te starten en te kiezen voor de actie [Afsluiten kaarten].Bij het afsluiten van de kaarten wordt de einddatum van de kaart berekend en ingevuld in hetkaartnummerbestand en wordt de kaart als [Ongewijzigd] gemarkeerd. Daarnaast wordt de kaart uitde selectie gehaald.

Het afsluiten van de kaarten kunt u maar één keer doen. Zorg ervoor dat u de benodigdebrieven en exportbestanden heeft aangemaakt.

Lodder Applicaties B.V.

24

Kaartbeheer Cardsys 5

3.6Verlengprocedure

Bij het aanmaken/onderhouden van de kaart kunt u aangegeven of en hoe de kaart verlengd moetworden. Door het verlengen van een kaart wordt een nieuwe kaart aangemaakt met exact hetzelfdekaartnummer.

Na het uitgeven van de (verlengde) kaart kunt u tijdelijk twee kaarten met hetzelfdekaartnummer actief hebben.

Hiervoor is in het kaartnummerbestand het veld [Verlengcode] beschikbaar met de volgende opties:

Niet verlengen;Automatisch verlengen;Eerst attentiebrief sturen.

Afbeelding 10

De verschillende keuzes worden hieronder besproken.

Niet verlengenDe kaart wordt niet verlengd.

Lodder Applicaties B.V.

25

Kaartbeheer Cardsys 5

Automatisch verlengenAls u bij de kaart instelt dat de kaart automatisch verlengd wordt, kunt u de kaart verlengen door in de [Wizard selecteren kaarten] te kiezen voor de optie [Vervallen kaarten zonder attentiebrief]. Nahet opgegeven van een vervaldatum worden de kaarten geselecteerd waarvan de verlengcode opautomatisch staat en de vervaldatum van de kaart voor of op de opgegeven vervaldatum ligt. Na het selecteren van de kaarten kunt u de normale procedure volgen voor het aanmaken van passen.

Eerst attentiebrief sturenIn deze situatie gaat u voordat u een kaart gaat verlengen een brief voor de klant afdrukken. In dezebrief kunt u melden dat de kaart verlengd of gestopt wordt. Aan deze brief kunt u een reactie van eenklant koppelen. Indien de klant geen reactie geeft, wordt gecontroleerd of de kaart sinds een bepaaldedatum gebruikt is. Is de kaart niet meer gebruikt, dan wordt de kaart niet verlengd.

Lodder Applicaties B.V.

26

Kaartbeheer Cardsys 5

3.6.1Verlengen met attentiebrieven

Voor het sturen van de attentiebrieven gebruikt u de menukeuze [Kaartuitgifte] [Afdrukkenattentiebrieven]. Binnen deze menukeuze bepaald u een volgorde voor het afdrukken. Vervolgensgeeft u de volgende filters in:

Van - Tot en met kaartnummer;Van - Tot en met debiteurnummer;Kaart vervalt op of voor;Verzenddatum attentiebrief;Vervaldatum attentiebrief;Peildatum absentie.

Afbeelding 11

Lodder Applicaties B.V.

27

Kaartbeheer Cardsys 5

Na het invullen van het filter krijgt u een afdruk van de brieven met daarna de vraag of u de brieven wiltafsluiten. Bij het afsluiten wordt de verzenddatum en de vervaldatum van de attentiebrief bij de kaartvastgelegd. Daarnaast wordt aan de hand van de [Peildatum absentie] bepaald wat deveronderstelde actie bij de betreffende kaart is. Indien een kaart absent is wordt de [Verondersteldeverlengcode] op niet verlengen gezet.

Na het versturen van de attentiebrief kunt u de reactie van de klant in de velden [Reactiedatumattentiebrief] en [Reactie verlengcode] van het kaartnummerbestand invullen.

Na het verstrijken van de vervaldatum van de attentiebrief kunt u de kaarten gaan verlengen door in de [Wizard selecteren kaarten] te kiezen voor de optie [Vervallen kaarten met attentiebrief]. Na hetopgeven van een vervaldatum van de kaarten en de vervaldatum van de attentiebrief worden de kaartengeselecteerd waarvan het veld [Reactie verlengcode] op [Verlengen] staat of waarvan het veld[Reactie verlengcode] op [Geen reactie] en de [Veronderstelde verlengcode] op [Verlengen]staat.