Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

De Hulpverleningszone Zuid-West Limburg, de nieuwe regionale brandweerdienst, had de keuze tussen blijven werken met stilaan verouderde hardware of gaan voor cloudsoftware. Tot voor kort werkte de zone met eigen mailservers. Uit een analyse bleek dat cloudsoftware praktischer, veelzijdiger en goedkoper zou zijn, daarom bracht men een lastenboek uit. De opdracht werd gewonnen door ITC, zij boden Microsoft Office 365 met extra opties aan, zoals het ticketingsysteem Blockz Track. Office 365 vervangt Office 2007, SharePoint wordt het nieuwe kanaal om informatie te delen en samen te werken, OneDrive wordt het nieuwe online archief en er waren opleidin-gen voorzien voor zowel de IT als de 125 eindgebrui-kers. Centraliseren is cruciaal voor de Hulpverleningszone aangezien nu zeven kazernes nauw samenwerken. E-mail en gedeelde kalenders waren de eerste stappen, de volgende zijn een online ticketingsysteem, een in-tranet en teamsites op basis van Office 365. Tijdwinst en efficiëntie zijn daarmee gegarandeerd.

land: België sector: professionele dienstverlening profiel De Hulpverleningszone Zuid-West Limburg is een overkoepelende organisatie voor zeven brand-weerkorpsen. Ambulanciers, verpleegkundigen, beroepsduikers, professionele brandweerlui en vrijwilligers maken deel uit van deze brandweer-posten. Van brandbestrijding tot het vrijmaken van de openbare weg, ze staan altijd klaar voor mensen en dieren in nood. uitdaging De Hulpverleningszone had de keuze tussen blijven werken met eigen hardware of cloudsoftware in gebruik nemen. Rekening houdend met de onder-houdskosten die eigen hardware met zich mee-

tel. +32 11 28 63 20 sales@itc.be

Office 365

brengt, opteerde de Hulpverleningszone ervoor om een lastenboek uit te brengen voor software in de cloud. Die gaat men ook gebruiken om intern beter samen te werken. oplossing Het voorstel van ITC sloot het meest aan bij de wensen van de Hulpverleningszone en beant-woordde best aan de selectiecriteria van het lastenboek. Het pakket dat ITC aanbood, bestond uit Microsoft Office 365 met extra opties, zoals SharePoint apps waaronder ticketingsysteem voor de helpdesk, plus ook opleiding voor de IT-afdeling en de eindgebruikers. voordelen Û Alle informatie in één gecentraliseerd systeem Û Samenwerking tussen kazernes verbetert Û Onderhoud en back-up niet langer nodig Û Bestanden eenvoudiger delen Û Problemen met IT sneller worden sneller gerap-

porteerd Û Agenda’s eenvoudiger opstellen, delen en bij-

houden Û Teams beheren operationele informatie beter Û Minder druk op de IT-dienst Û Werknemers kunnen eenvoudiger thuis werken Û Vlotte implementatie door goede opleiding Û Nieuwe software komt goedkoper uit Û Werklast van de IT-afdeling wordt beter meet-

baar door helpdesk-registratie Û Eindgebruikers kunnen hun probleemmeldin-

gen opvolgen software&services Office 365

Door de hervorming van de brandweer vormen de hon-derden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een orga-nisatie met 125 IT-gebruikers. Er was dus een andere aan-pak nodig. Voordeliger in de cloud De Hulpverleningszone had de keuze tussen blijven wer-ken met eigen, stilaan verouderde hardware of gaan voor software in de cloud. Eigen hardware brengt relatief hoge gebruiks- en onderhoudskosten met zich mee en een ana-lyse wees uit dat cloudsoftware van bij de start goedkoper zou zijn. Bedoeling was ook om meer IT-toepassingen aan te bieden om beter samen te werken en gemakkelijker informatie te delen; indien mogelijk zonder extra midde-len. Als startpunt zou men de eigen mailservers en Microsoft Office 2007 vervangen door cloudsoftware. Maar de Hulpverleningszone wou verder gaan dan alleen beter e-mailbeheer. Het lastenboek vroeg expliciet om mogelij-ke extra's op basis van de cloudsoftware. De opties die ITC bij Microsoft Office 365 voorstelde, waren het gebruik van SharePoint om informatie te delen en te bewaren, OneDrive voor een persoonlijk online archief, opleidingen aan eindgebruikers, opleidingen aan de IT, permanente ondersteuning aan de IT en SharePoint apps waaronder een ticketingsysteem. Onder meer wegens deze voorstellen werd het lastenboek dan ook gewonnen door ITC. De andere criteria waren de aangeboden prijs en de projectaanpak. Peter Huysmans, IT-verantwoordelijke van de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg: “ITC werkte heel concreet uit hoe wij gin-gen samenwerken en de taken verdelen bij de implemen-tatie, de training en de verdere ondersteuning. Ze hebben rekening gehouden met het feit dat we een interne IT-dienst hebben die meewerkt aan het project, bijvoorbeeld door specifieke opleidingen en ondersteuning te voor-zien.” “We gaan stap voor stap steeds meer doen met Microsoft Office 365. We zijn van start gegaan met e-mail en ge-deelde kalenders", zegt Peter Huysmans. "Sinds half april komt hier een ticketingsysteem bij voor de helpdesk, een

intranet en teamsites. De volgende fase, net na de zomervakantie, zal een SharePoint app voor onkos-tenvergoedingen zijn. Dat alles gebeurt volledig op basis van Office 365, waardoor we maar één plat-form moeten gebruiken, wat het voor ons veel een-voudiger maakt. Bovendien gaat het om cloudsoft-ware, dus van onderhoud en back-ups zijn we ook verlost. Het bespaart ons veel tijd en geld.” Peter Huysmans: “De training van de eindgebruikers heeft voor veel tractie gezorgd en sommigen wer-ken op eigen houtje al met OneNote om hun noti-ties bij te houden en Lync voor chat en videoge-sprekken.” Centraliseren en optimaliseren Tot voor kort had elke medewerker en manager zowat een eigen manier van werken om planningen te maken, informatie te verspreiden en te communi-ceren met collega’s en de buitenwereld. Dat zorgde ongewild voor fouten en tijdverlies. Heel wat infor-matie werd dubbel bijgehouden of was moeilijk vindbaar. Met Office 365 heeft de organisatie de mogelijkheid om dit alles vlotter te laten verlopen door stelselmatig standaard manieren van werken in te voeren. Nu de verschillende kazernes in de regio moeten samenwerken, is de nieuwe software dus van groot belang om iedereen maximaal op

dezelfde manier te laten werken. Zo komt er binnenkort een intranet op basis van Office 365. “Met het intranet willen we natuurlijk de interne communicatie verbeteren, maar vanuit het perspectief van IT zijn er andere voordelen. We moeten niet investeren in extra hardware noch soft-ware en dus ook geen extra systemen onderhou-den. Door Office 365 centraal te stellen in onze wer-king, kunnen we steeds meer toepassingen aanbie-den die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT.” Verschillende ploegen hebben al hun eigen team-site uitgebouwd. Daarop hebben ze een eigen ver-lofaanvraagsysteem uitgewerkt en gebruiken ze teamsites voor personeelsmededelingen en operati-onele planning. Peter Huysmans: “We beschouwen deze spontane initiatieven als een laboratorium voor nieuwe IT-projecten waarmee we onze werking verder zullen standaardiseren. Het is zeer leuk om te zien dat het initiatief van de mensen zelf komt en we gaan er zeker uit leren en zoveel mogelijk van overnemen.” Beter overzicht op helpdesk Ook de interne helpdesk krijgt een make-over. Peter Huysmans: “Medewerkers met een IT-probleem bel-

Peter Huysmans, IT-verantwoordelijke van de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg: "Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investe-ringen vragen op het vlak van IT."

len momenteel of springen gewoon even binnen bij mij op kantoor. De opvolging daarvan verliep vroeger dus een beetje chaotisch, omdat we geen beheersysteem hadden. Deze ad hoc manier van werken, zorgde op zich voor pro-blemen. Niet alleen was er geen overzicht van welke pro-blemen vaak voorkwamen, maar uiteindelijk had ik amper nog tijd voor iets anders.” Vanaf half april gaat de Hulpverleningszone daarom van start met Blockz Track. Dat is het ticketingsysteem van ITC, gebouwd op basis van SharePoint Online – onderdeel van Office 365. Peter Huysmans: “Deze app is opnieuw een voorbeeld van een toepassing die maar een kleine inves-tering vraagt en zo goed als geen supplementair onder-houd. Ook administratief en budgettair is deze manier van werken interessant, want we moeten geen nieuw lasten-boek uitbrengen voor een extra toepassing.” Blockz Track moet het melden en opvolgen van IT-problemen dus heel wat gemakkelijker maken. De eerste opdracht daarbij is om de mensen online te krijgen en op die manier de help-desk te contacteren. Peter Huysmans besluit: “Dit alles moet ons de tijd geven om beter gepland met IT om te gaan. Dankzij het ticketingsysteem zullen we binnenkort precies weten hoe-veel tijd nodig is om de gebruikers te ondersteunen. Zo kunnen we andere belangrijke projecten, zoals het opti-maliseren van onze systemen en nieuwe toepassingen ontwikkelen op basis van Office 365, beter uitwerken.” Dat helpt om de werking van de nieuw opgerichte organisatie verder te centraliseren.

voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over ITC, bel naar +32 (0)11 28 63 20 of bezoek www.itc.be of www.blockz.eu Voor meer informatie over de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg, bezoek de website www.zuidwestlimburg.be

"ITC heeft heel goed begrepen dat er moest samengewerkt worden met iemand van de interne IT en heeft concreet voorge-steld hoe ze die erbij zouden betrekken. Dit zorgde voor een goede wisselwerking."

Peter Huysmans