BP Secretariaatsbeheer

STUDIE 30

B E R O E P S P R O F I E L

meertalig directieassistent(e) (m/v)

zakelijk vertaler-tolk (m/v)

medisch secretaresse (m/v)


meertalig directieassistent(e) (m/v)

sector : handel-administratiestudiegebied : secretariaatsbeheerberoep : meertalig directieassistent(e)

Werkgroep beroepsprofiel van de Vlaamse Hogescholenin opdracht van de Vlaamse Onderwijsraad

D/1997/6356/19

De leden van de werkgroep beroepsprofielen zijninhoudelijk verantwoordelijk voor het beroepsprofiel.

De Vlor heeft enkel ingestaan voor een uniforme en toegankelijke lay-out.

BEROEPS PRO F IE L SECRE TAR IA ATSBE HEER

VOORWOORD

Dit lijvig document omvat drie beroepsprofielen die, in de loop van het academiejaar 1995-1996, ontstonden in evenveel werkgroepen.

Het is zonder meer noodzakelijk op deze plaats al diegenen te danken die hielpen bij het totstand komen van dit werk.

Ik denk dan in de eerste plaats aan de vertegenwoordigers van het bedrijfsleven. Ondankshet nog altijd geldige adagium dat ‘tijd’ nog steeds ‘geld is’ hebben zij mee gezocht, meegelezen en mee geschreven aan dit document. Banaal zou zijn om op te merken dat dit nietmeer dan natuurlijk is want ‘zijn zij niet verantwoordelijk voor het feit dat tot op ditogenblik een beroepsprofiel ontbrak?’ Laat ik volstaan met op te merken dat er een enormverschil is tussen de collectieve verantwoordelijkheid - en ik denk dat het bedrijfsleven ende socio-economische middens zich daar nooit genoeg van bewust kunnen zijn - en depersoonlijke verantwoordelijkheid, die ieder van hen ten volle heeft opgenomen.

Maar ik denk vanzelfsprekend ook aan de meer dan honderd leden van het onderwijzendpersoneel van de Hogescholen die, precies in dit jaar van enorme drukte, zich tot hetuiterste hebben ingezet om een werkzaam document samen te stellen. Vanuit de zeer grotebekommernis om een geldig kader te scheppen waarbinnen het Hoger Onderwijs Buiten deUniversiteit zich in de volgende jaren nog sterker zou kunnen profileren, hebben zij zichmaximaal ingezet.

Aan alle leden van het administratief personeel, iedereen die in de ondersteunende dienstenmeehielp aan de realisatie: dank!

Ik dank uiteraard én van ganser harte de drie ‘vrijwilligers’ die op de aanvangsvergaderingde verantwoordelijkheid op zich hebben willen nemen voor elk van de drie werkgroepen.

Ik weet dat het een reële belasting is geweest om dit werk tot een goed einde te brengen.Maar Magda Kirsch, Eddy Van Rompaye en Lambert Vangronsveld hebben de leden vanhun werkgroepen blijkbaar tot het einde toe kunnen inspireren tot ‘meer en beter’ en ditondanks hun drukke bezigheden. Door de wijze van werken die in deze werkgroepgehanteerd werd denk ik dat de betrokkenheid van heel het werkveld optimaalgegarandeerd kan worden. Dit heeft veel vergaderen gekost, veel coördinatie, veel overleg.

Wij zijn er ons van bewust dat deze beroepsprofielen een ‘momentopname’ zijn. Zijbeschrijven de situatie zoals de leden van de verschillende werkgroepen hun werkveldhebben gezien in de loop van dit academiejaar. Maar uitgaande van de vraag om onze vormvan Hoger Onderwijs te omschrijven vanuit het tweeluik beroepsprofiel-opleidingsprofieldenk ik dat ‘de eerste helft’ van ‘de eerste poging’ niet onaardig gelukt is. Een volgendeeditie kan wellicht anders, wellicht beter zijn.

L. Verhulstvoorzitter van de werkgroep

BEROEPS PRO F IE L SECRE TAR IA ATSBE HEER

Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van:

− Mevr. F. Biaumé, personeelsverantwoordelijke C.B.R.− Mevr. H. Boogmans, directiesecretaresse C.B.R.− Mevr. E. Blocken, hoofdredactrice van het vakblad Secretaresse− Mevr. G. Bruffaerts, directiesecretaresse CERA− Mevr. M. De Meyer, opleidingsverantwoordelijke VDAB− Mevr. M.P. Torfs, directiesecretaresse Procter & Gamble− Mevr. S. Verhamme, personeelsverantwoordelijke Raychem

− De heer L. Bollaert, opleidingscoördinator Hogeschool West-Vlaanderen VAH− De heer L. Bunkens, lector, Provinciale Hogeschool Limburg− De heer E. Decadt, opleidingscoördinator, Hogeschool Antwerpen VAH− Mevr. D. De Deken, lector, Hogeschool v.d. Provincie Antwerpen− Mevr. A. Dilliën, afdelingscoördinator, Katholieke Hogeschool Kempen− Dr. A. Geeraert, lector, Katholieke Hogeschool Leuven− Mevr. F. Jacobs, lector, Erasmushogeschool− Mevr. C. Nuyts, opleidingshoofd, Hogeschool Limburg− Mevr. M. Kirsch, afdelingshoofd, Katholieke Hogeschool Leuven− De heer W. Roossens, afdelingscoördinator, Hogeschool voor Wetenschap en Kunst− De heer Vandenbroucke, lector, Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende− Mevr. E. Vander Elst, opleidingscoördinator, Katholieke Hogeschool Mechelen− Mevr. M. Van Roste, lector, Katholieke Hogeschool BM en Onderwijs− De heer M. Vanhaesebroeck, lector, Hogeschool Gent− Mevr. M. Verniers, lector, Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen− De heer L. Verhulst, departementshoofd, Karel de Grote-Hogeschool

IN H OU D BEROE PSPR O F IE L M EERTA LIGE D IREC TIE AS S IS TEN T(E)

INHOUD

1 VOORONDERZOEK 1

1.1 Socio-economische structurele ontwikkelingen 11.1.1 De macro-economische situering van de sector 11.1.2 De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen

in de sector 1

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt 21.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector 2

2 VASTLEGGING VAN DE BEROEPENCLUSTERS EN DEBEROEPEN 3

3 NIVEAUBEPALING PER BEROEP 4

4 BEROEPENCLUSTERS, STUDIERICHTINGENEN OPLEIDINGEN 5

5 HET EIGENLIJKE BEROEPSPROFIEL 65.1 Exacte benaming van het beroep 6

5.2 Globale beschrijving 65.2.1 Kernachtige beschrijving 65.2.2 Beschrijving van de beroepscontext 6

5.3 Opleidingsvereisten en de beroepservaring 7

5.4 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 75.4.1 Lijst taken per deelfunctie 75.4.2 Deelfuncties 105.4.3 Contextgegevens per deelfunctie 11

5.5 De ondersteunende kennis 18

5.6 Beroepshouding 225.6.1 Schema 225.6.2 De beroepshoudingen geconcretiseerd in gedragsindicatoren 235.6.3 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste

beroepshoudingen 245.6.4 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het

realistisch karakter 26

6 BIBLIOGRAFIE 27

7 MEDEWERKERS 28

BEROEPSPROFIEL M EERTALIGE DIRECTIEASSISTENT(E) 1

1 V O O R O N D E R Z O E K

Bij het vooronderzoek is de werkgroep uitgegaan van een publicatie van het LandelijkOverleg Secretaressen Verenigingen, in samenwerking met Schoevers Opleidingen enContent "Het beroep van secretaresse in vijf profielen".

Tevens werd er, vooral voor de samenstelling van het takenpakket, informatie gehaald uittwee studies die binnen de deelnemende hogescholen waren gemaakt:"Beroepsprofiel van de afgestudeerden Secretariaat-Talen 1994-1995, - Een beperktesurvey bij 45 studenten" door Dr. A. Geeraert en "Taaleisen van de bedrijfswereld - Eencase-study in Zuid-West-Vlaanderen" door L Bollaert. Verder baseerde de werkgroep zichop beroepsprofielen gehanteerd in de hogescholen.

In de loop van het academiejaar werden deze documenten nog aangevuld met de gegevensvan een uitgebreide studie uitgevoerd bij 393 afgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen 1967-1994.

1.1 Socio-economisch structurele ontwikkelingen

1.1.1 De macro-economische situering van de sectorDe meertalige directieassistent(e) kan tewerkgesteld worden in de volledige waaiervan bedrijven, instellingen en organisaties in alle sectoren, zowel in binnen- alsbuitenland.

1.1.2 De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in desectorOmdat de meertalige directieassistenten in alle sectoren tewerkgesteld worden, ishet onmogelijk de verwachte ontwikkelingen in elk van deze sectoren tebeschrijven.

Nochtans dient opgemerkt dat de groeiende informatisering zich in alle geledingenvan het bedrijfsleven manifesteert en dat deze zeker een invloed heeft op hetberoepsprofiel van de meertalige directieassistent(e).

Bovendien zal het internationaal zakelijk verkeer verder toenemen. Dit valt ondermeer af te leiden uit de volgende ontwikkelingen.1

Toenemende economische integratie in de EU door het wegvallen van allerleihandelsbelemmeringen.

− meer communicatie met (overheids)instellingen op Europees (EU)niveau geletop de toenemende supranationale regelgeving

− verzelfstandiging en commercialisering van overheidsbedrijven enoverheidsdiensten, in zoverre deze ontwikkelingen gepaard gaan metinternationale contacten

1 Zie A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-

1994, Een onderzoek bij 393 afgestudeerden Secretariaat-Talen van de Katholieke Hogeschool Leuven,Departement Economische Hogeschool Heilig Hart Heverlee, Leuven 1996 p. 17C.J. Harteveld, opleidingsprofiel Economisch-Linguïstieke opleiding, Rotterdam

BEROEPSPROFIEL M EERTALIGE DIRECTIEASSISTENT(E)2

− streven naar verbetering van de (internationale) klantgerichtheid, vaakuitmondend in directere persoonlijke contacten van werknemers metbuitenlandse klanten.

− daarom hebben zowel K.M.O.'s als multinationale ondernemingen,overheidsbedrijven en (internationale) organisaties steeds meer behoefte aanEuropees en mondiaal georiënteerde medewerkers die meertalig zijn. Hierdoorzal ook de vraag naar meertalige directieassistenten toenemen 2

Wat de arbeidsverhoudingen betreft, stelt men vast dat deze worden gekenmerktdoor een grotere autonomie en responsabilisering van de meertalige directie-assistent(e).

Alhoewel de meerderheid van de directieassistenten momenteel nog afgestudeerdenzijn van het Hoger Onderwijs van één cyclus, blijkt zowel uit de studie van Dr. A.Geeraert als uit een enquête door E. Blocken voor het vakblad Secretaresse (april1996) dat het aantal licentiaten dat het beroep van directieassistent(e) uitoefentblijft toenemen.3

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt

1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector

Omwille van het feit dat de meertalige directieassistenten in alle sectoren inzetbaarzijn zullen wij ons hier beperken tot een analyse van de arbeidsmarkt voor deafgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen.

Uit de gevoerde studies blijkt dat de arbeidssituatie van de afgestudeerden van deoptie Secretariaat-Talen uiterst gunstig is. Van de ondervraagden (at randomsteekproef) blijkt dat 91% werkt en slechts 3% werkzoekend is. De overige 6%wenst om diverse redenen niet te werken (studeert verder, persoonlijke redenen,etc.). Er is geen verschil tussen mannen en vrouwen. Vrouwen worden in ditberoep niet eerder werkloos dan mannen.4

Gezien de toenemende internationalisering van het bedrijfsleven kan menverwachten dat de vraag naar hooggekwalificeerde meertalige directieassistentennog zal toenemen.5

2 Zie Bollaert, Taaleisen van de bedrijfswereld, 19953 E. Blocken, in Secretaresse, april 1996, p. 16-194 Dr. A. Geeraert, 1996, p. 12-135 Zie S. Hagen 1993, Languages in European Business, 1993


2 V A S T L E G G I N G V A N D EB E R O E P E N C L U S T E R S E N D E

B E R O E P E N

De meertalige directieassistent(e) behoort tot het beroepencluster van de administratievebedienden.

Lijst van beroepen:

♦ Typist(e)− receptionist(e)− aanvangende secretaris/secretaresse− secretaris/secretaresse− meertalige secretaris/secretaresse− meertalige directieassistent(e)


3 N I V E A U B E P A L I N G P E R B E R O E P

De afgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen behoren voor slechts 30% tot het lagerebediendenkader. Bijna de helft (47%) situeert zich in het middenkader en 22% behoort tothet hogere of directiekader.

Zij starten in het bedrijf als meertalige secretaris/secretaresse (niveau 3). Door kennis enervaring kunnen zij in de functie van de directieassistent(e) groeien (niveau 4).Bij de niveaubepaling baseerde de werkgroep zich op de Europese SEDOC-normering.


4 B E R O E P E N C L U S T E R S ,S T U D I E R I C H T I N G E N E N

O P L E I D I N G E N

BEROEPENCLUSTERWERKVELD

BEROEPEN STUDIEGEBIED/OPLEIDING of OPTIE

Administratie directieassistent(e)afdelingssecretaris/secretaressesecretaris/secretaresseprivé-secretaris/secretaressereceptionist(e)

handelswetenschappen en bedrijfskundesecretariaatsbeheersecretariaat-talen

zakelijk vertaler handelswetenschappen en bedrijfskundesecretariaatsbeheer

MiddleManagement

zelfstandig

internationaal coördinatorimport/export/int. Handelzakelijk vertaler

zakelijk vertalen en tolken

commerciële functies verkopen/vertegenwoordigerbuitenland

medisch vertegenwoordig(st)er handelswetenschappen en bedrijfskundesecretariaatsbeheer

medischeadministratie

medisch secretaris/secretaressemedisch receptionist(e)

medisch secretariaat


5 H E T E I G E N L I J K EB E R O E P S P R O F I E L

5.1 De exacte benaming van het beroep "(Meertalige) directie-assistent(e)"Deze benaming werd verkozen boven het meer gebruikelijke directiesecretaris/esseomdat ze volgens de werkgroep beter beantwoordt aan de beschrijving van hetberoep. Bovendien is ze minder geslachtsgebonden en is ze zeker te verkiezenboven het Engelse Personal Assistant.

5.2 Globale beschrijving van het beroep

5.2.1 Kernachtige beschrijvingDe directieassistent(e) assisteert het management door het efficiënt verzamelen,uitwisselen en verwerken van administratieve informatie. Hij/zij maakt daarbijgebruik van de meest geavanceerde technologieën en technieken.

Hij/Zij communiceert zowel mondeling als schriftelijk, intern en extern, intenminste 4 verschillende talen en is ook verantwoordelijk voor de organisatie vandie communicatie.

Hij/Zij werkt onder leiding in een uitvoerende functie, maar moet ook opdrachtenuitvoeren die een vrij grote autonomie en creativiteit vereisen. Daarom moet hij/zijzelfstandig kunnen werken. Hij/Zij fungeert als vertrouwenspersoon en dientdiscreet en loyaal te zijn. Bovendien moet hij/zij in staat zijn in teamverband tefunctioneren.

5.2.2 Beschrijving van de beroepscontext6

♦ De organisatievormDe directieassistent(e) kan tewerkgesteld worden in de volledige waaier vanbedrijven, instellingen en organisaties in alle sectoren, zowel in binnen- alsbuitenland.

De directieassistent(e) is inzetbaar in alle geledingen van de organisatie waar hij/zijtewerkgesteld is en is ook extern inzetbaar.7

6 Deze beschrijving beantwoordt aan de niveaus 3 en 4. Maar zoals blijkt uit de studie van Dr. A. Geeraert,

Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-1994, p. 23-27blijken de meeste afgestudeerden vrij snel naar deze niveaus door te stoten.

7 Dr. A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-1994, Leuven, 1996 p. 17-20.


5.3 Opleidingsvereisten en de beroepservaring

Het beroepsprofiel van de directieassistent(e) verwijst naar de enormeveelzijdigheid van het beroep. Het kan dan ook niet anders, of een bijzonder bredewaaier van aspecten en deelopleidingen moeten vertegenwoordigd zijn in hetbijbehorend opleidingsprofiel.

Een directieassistent(e) beheerst communicatie in alle vormen en aspecten. Deopleiding leidt dan ook tot een zeer grondige schriftelijke en mondelinge kennisvan het Nederlands en van ten minste drie vreemde talen; deze schriftelijke enmondelinge communicatievaardigheden zijn absoluut onontbeerlijk in de hierbeschreven vorming.

Een directieassistent(e) is een persoon met een brede interessesfeer. Zijn/Haar PRfunctie in het bedrijf impliceert een openheid naar andere culturen en een kennisvan de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijk en economischgebeuren. De opleiding zal hiervoor de nodige basis en wegen totinformatiewerving geven.

Als mede-leidinggevende figuur in de onderneming wordt hij/zij geacht de diverseaspecten van het reilen en zeilen in het bedrijf te kennen. Zonder daarom expert terzake te zijn, moet hij/zij op de hoogte zijn van de sociale en de fiscale wetgevingen dient hij/zij de basiselementen van boekhouden te beheersen.Zijn/Haar specifieke managementsondersteunende functie in het bedrijf impliceerteconomische en commerciële inzichten, alsook een grondige kennis van deorganisatie van het secretariaat en het bedrijf.

De informatisering van beheer en communicatie vereist een zeer grondige opleidingop dit gebied: de directieassistent(e) heeft een basiskennis van eenbesturingssysteem, een zo ruim mogelijke kennis van ten minste ééntekstverwerkingspakket (met grafische opties en toepassingen), een spreadsheetprogramma en een databank, en zijn/haar opleiding zorgt ervoor, dat andereprogramma's snel geassimileerd kunnen worden. Daarenboven moet hij/zij kunnenwerken met moderne kantoorapparatuur en informatienetwerken.

De meeste directieassistenten hebben een diploma gegradueerdeSecretariaatsmanagement-Talen. Zij beginnen als meertalig secretaris/secretaresseen kunnen door kennis en ervaring doorgroeien tot de functie van meertaligdirectie-assistent(e).

5.4 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten

5.4.1 Lijst taken meertalige directieassistent(e) per deelfuncties (°komt bij meer dan één typefunctie voor) ♦ Correspondentie

1 correspondentie autonoom opstellen2 correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid3 op afhandeling van post toezien4 post ontvangen, inschrijven en verspreiden5 post verwerken6 post verzendklaar maken7 faxen °8 correspondentie opnemen9 correspondentie typen en/of uitwerken


10 post autonoom afhandelen11 correspondentie (op aanwijzing) opstellen12 correspondentie van anderen bewerken13 elektronisch corresponderen °

♦ Organisatie secretariaatsecretariaat14 invoering van nieuwe procedures adviseren15 verandering organisatie secretariaat adviseren16 aankoop kantoorapparatuur adviseren17 adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers18 werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren19 secretariaatstaken delegeren20 werkindeling op het secretariaat bepalen21 aan secretariaatsmedewerkers leiding geven22 werkbesprekingen leiden23 een bijdrage leveren aan de beleidsvoorbereiding (°) en -uitvoering van de

organisatie van het secretariaat24 aankoop kantoorapparatuur regelen25 verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het

secretariaat26 verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat27 werkbesprekingen organiseren °28 inwerkprogramma's maken voor nieuwe secretariaatsmedewerkers °29 werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers °30 uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren

♦ Vergadering31 deelnemen aan vergaderingen (niet als notulist)32 deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren °33 vergaderingen organiseren °34 vergaderingen logistiek ondersteunen °35 vergaderagenda bijhouden °36 naleving van besluiten controleren37 agendapunten verzamelen °38 agendapunten inhoudelijk voorbereiden39 agendastukken voorbereiden40 verslagen/notulen bijhouden41 notuleren en uitwerken notulen42 verslagen/notulen verspreiden43 besluiten van vergaderingen weergeven °

♦ Agenda44 andere agenda's beheren °45 afspraken regelen °46 planning en acties van de manager bewaken47 (zelfstandig) afspraken maken

♦ Financiën48 kas postzegels bijhouden49 verantwoordelijkheid dragen voor secretariaatsbudget50 facturen en declaraties controleren51 boekhouding bijhouden

♦ Archief/administratie52 archief/documentatie/bibliotheek beheren53 archief inrichten en/of reviseren54 administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.)55 (kantoor)voorraad (administratie) bijhouden56 stukken in het archief opzoeken57 adressenbestand opzetten en/of bijhouden58 stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen


♦ Interne en/of externe informatieverzameling59 informatievoorziening bewaken60 informatie opzoeken in dossier61 informatie selecteren en samenstellen62 uittreksels maken van gespecifieerde onderwerpen

♦ Bedrijfsorganisatie63 planning en acties manager voorbereiden

♦ Telefoon64 telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelfstandig afhandelen °65 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen66 telefoon aannemen en doorverbinden67 teleconferencing tot stand brengen

♦ Computer68 gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen69 stukken op aanwijzing op PC verwerken °70 stukken van anderen op PC verwerken71 tekstopmaak verzorgen72 gegevens statistisch verwerken73 nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden74 computerbestanden beheren75 ondersteuning (back up) computersysteem verzorgen

♦ Multimedia76 databanken raadplegen77 video-phone °78 video-conference tot stand brengen °

♦ Interne communicatie79 memo's opstellen op aanwijzing °80 ad valvas berichten opstellen op aanwijzing °81 memo's zelf opstellen °82 zelfstandig ad valvas berichten opstellen °83 interne rapporten (meehelpen) opstellen °84 belangstellenden intern van informatie voorzien °85 een klankbordfunctie vervullen86 interne contacten onderhouden

♦ In- en/of externe communicatie87 informatie ontvangen en doorgeven °88 contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) °89 eigen contacten onderhouden (intern en extern) °90 presentatie ondersteunen °91 zelf presenteren °92 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en

multimedia) bedienen °93 confidentieel houden van berichten/informatie °

♦ Externe communicatiecommunicatie94 zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden95 zakenlunches en -diners organiseren °96 zakenreizen reserveren en boeken °97 congressen, conferenties en evenementen organiseren °98 verzorging en programma gast(en) organiseren99 huisstijl (helpen) bewaken °100 zelfstandig (pers)berichten opstellen °


101 externe rapporten (meehelpen) opstellen °102 externe belangstellenden van informatie voorzien

♦ Reproductie103 fotokopiëren

♦ Vertaling104 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten105 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren

♦ Receptie106 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen °107 onverwacht bezoek zelf te woord staan °108 bezoekers aankondigen °109 bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd °

♦ Functionering in vreemde talen110 uitvoeren van taken nrs. 1, 2, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 21, 22,

23, 28, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 56, 58, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 97, 98, 101, 102, 104, 105, 106, 107, 108 en 109 in drie vreemde talen.

♦ NotaUit de gevoerde studies blijkt dat de directieassistent(e) een enorme waaier vantaken dagelijks tot wekelijks uitvoert.8

In de opsomming werden dan ook alle mogelijke taken en deelfunctiesopgenomen. Nochtans dient te worden opgemerkt dat niet alle directie-assistenten al deze taken en deelfuncties uitvoeren. De aard van het bedrijf/organisatie of instelling alsook het niveau waarop men functioneert zullengrotendeels de samenstelling van het takenpakket bepalen. Bovendien speeltook het geslacht hierbij een belangrijke rol.9

5.4.2 Deelfuncties van de meertalige directieassistent(e)

♦ Per typefunctieTaken die tot de essentiële opdrachten behoren van de "secretarissen(essen)talen", hebben te maken met communicatie in het Nederlands en in de vreemdetalen, met name telefoneren (95%) en brieven schrijven (64%). Een tweedebelangrijke opdracht is het organiseren. Dit komt tot uiting in taken als: postbehandelen (73%) en klasseren (56%). Een derde opdracht verwijst naarspecifieke vaardigheden zoals: tekstverwerking (78%), faxen (74%) enfotokopiëren (74%).10

TypefunctieCommunicatie in het Nederlands en in minstens 3 vreemde talen

DeelfunctiesCorrespondentie, telefoon, in- en/of externe communicatie, vergaderen, receptiein het Nederlands en in minstens 3 vreemde talen

8 Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 28-349 Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 34-3510 Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 29


TypefunctieOrganisatie

DeelfunctiesOrganisatie secretariaat, vergaderen , agenda, bedrijfsorganisatie

Typefunctie(Re)productieve informatieverwerking

DeelfunctiesComputer, multimedia, reproductie

TypefunctieInformatieverwerving

DeelfunctiesArchief, interne en/of externe informatieverzameling

Al deze typefuncties hebben als essentiële doelstelling het bedrijf/deorganisatie/de afdeling organisatorisch en logistiek te ondersteunen.

Wij wensen hier wel aan toe te voegen dat vooral bij de directieassistenten diedoorstoten naar het hoger en middenkader de typefuncties controle, educatie encreatie voor een belangrijk deel aan bod komen

5.4.3 Contextgegevens per deelfunctie

♦ CorrespondentieWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor van de directeur− Kantoor met collega's− (opnemen van brieven)− Kantoorlandschap− Postkamer

HulpmiddelenBestaande tekstverwerkingsprogramma's, e-mail, internet− Woordenboeken− Spellchecker− Hulpmiddelen i.v.m. verzendklaarmaken van post (Elektronische weegschaal,

briefsluitmachine, vouwmachine, frankeermachine)− Hulpmiddelen i.v.m. ingaande post (briefopener)− Dicteerapparaat− Brievenboek (vaak op PC)− Handtekenboek

Graad van verantwoordelijkheidRapporteert rechtstreeks aan de directeur, krijgt opdracht rechtstreeks.− Kan op bepaalde brieven zelfstandig antwoorden (vb. opsturen infofolder), zonder

de directeur te raadplegen (zelfs niet laten nalezen).− Heeft uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de correcte briefwisseling die vertrekt

vanuit het bedrijf.− Zelfstandig afhandelen van binnenkomende post (verdelen, bepalen wat zelf

behandelen en wat door de directeur moet doorgenomen worden).


Verwachte resultatenDe brieven zijn correct, foutloos opgesteld− De lay-out is verzorgd en volgt een aanvaard patroon− De brieven/memo's e.d. worden op het juiste moment verstuurd− De nieuwe spellingsnormen werden gerespecteerd− De brieven/memo's e.d. worden op het juiste moment verstuurd en correct

behandeld

♦ Organisatie secretariaatsecretariaatWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor van de directeur− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenProjectbeheerpakket− Studies inkijken i.v.m. nieuwe procedures.− Vergaderingen (ter voorbereiding van andere taken) vb. taakverdeling van het

secretariaat− Uurrooster i.v.m. overwerken, middagpermanentie ...

Graad van verantwoordelijkheidKan taken delegeren aan andere secretariaatsmedewerkers en ze opvolgen.− Draagt verantwoordelijkheid voor de gang van zaken op het secretariaat.

Verwachte resultatenDe dagelijkse activiteiten op het secretariaat verlopen stipt, vlot en correct.

♦ VergaderingWerkomstandighedenKantoor− Vergaderzalen (eventueel extern aan het bedrijf)− Audio-visuele studio (videoconferencing)

HulpmiddelenDocumenten vb. archief, agenda, externe informatie− Audiovisuele media (video, OHP, slides)− Agenda lokaalbeheer (soms via PC)− Notuleerschema's− Presentatiesoftware

Graad van verantwoordelijkheidOndersteunend− In geval van notulen: eindverantwoordelijkheid ligt bij de directeur− Organisatie en logistieke voorbereiding van de vergadering ligt volledig in handen

van de directieassistent(e)

Verwachte resultatenVergaderingen zijn perfect voorbereid (zowel praktisch als inhoudelijk)− De opvolging gebeurt tevens door de directieassistent(e)− Notulen en besluiten worden geformuleerd en uitgewerkt− Na de vergadering krijgt iedereen een kopie van het verslag alsook de nodige

documenten


♦ AgendaWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor van de directeur− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenAgenda, (PC), (gezamenlijk) agendabeheer d.m.v. PIM-software

Graad van verantwoordelijkheidDirectieassistent(e) plant en bewaakt de agenda en de acties van de directeur(optimale benutting van de werktijd).− Verantwoordelijkheid is dus zeer groot.

Verwachte resultatenDe afspraken van de directeur op de juiste dagen en uren vastleggen en ookopvolgen of deze stipt uitgevoerd worden.

♦ FinanciënWerkomstandighedenEigen kantoorKantoor van de directeur− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenSoftwarepakketten (i.v.m. financiën, elektronisch bankieren,boekhoudpakketten)− Contacten met de boekhoudafdeling− Documenten voor het archief (facturen, rekeninguittreksels)

Graad van verantwoordelijkheidIn sommige gevallen zal de directieassistent(e) zelf verantwoordelijkheiddragen voor het secretariaatsbudget. Dus: financiële verantwoordelijkheid.

Verwachte resultatenIn bovenstaand geval is het belangrijk dat de directieassistent(e) rond komt methet budget dat hem/haar werd toebedeeld.− In andere gevallen zullen aanvragen tot aankopen gefundeerd moeten zijn en de

uitgaven gecontroleerd worden.− Correct afhandelen, invullen van documenten , facturen e.d. is hier primordiaal.

♦ Archief / administratieWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor collega's− Kantoor directeur− Kantoorlandschap− Centraal bedrijfs- of afdelingsarchief− Extern archief (documenten klaarmaken voor externe opslag, opvragen en ophalen)


HulpmiddelenComputer (indien archief geautomatiseerd is)− Ook bij een gewoon archief is PC van belang: info over archief bevindt zich

dikwijls op PC, documenten worden vlugger teruggevonden− Fiches− Documenten

Graad van verantwoordelijkheidAlle belangrijke documenten moeten efficiënt gerangschikt zijn.− Iedereen moet op elk moment documenten terug kunnen vinden.− Persoonlijke verantwoordelijkheid, ten minste voor het zelf geklasseerde gedeelte.

Verwachte resultatenDe directieassistent(e) moet snel documenten kunnen vinden en/of nieuwdocumenten klasseren. Het systeem moet zodanig opgesteld zijn dat uitbreidingvan het systeem mogelijk is.− De directieassistent(e) gebruikt een systeem dat ook doorzichtig is voor anderen,

zodat bij afwezigheid ook door de directeur of andere administratieve medewerkersdocumenten kunnen geklasseerd of gevonden worden.

♦ Interne / externe informatieverzamelingWerkomstandighedenKantoor− Bibliotheek− Bedrijfsbibliotheek− Archief

HulpmiddelenKranten, zakelijke tijdschriften, bedrijfspublicaties, CD-ROM, netwerken, e.a.

Graad van verantwoordelijkheidCorrectheid van de verstrekte informatie verzekeren.

Verwachte resultatenVoorbereidende onderzoeken doen voor studies die door de directeur of anderemedewerkers verder uitgevoerd worden.− De verzamelde informatie moet juist zijn, voldoende gestoffeerd e.d. Momenteel,

met ondersteuning van nieuwe technologieën zoals CD-ROM e.d., zal dezeinformatieverzameling vlot en snel kunnen verlopen.

♦ BedrijfsorganisatieWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor van de directeur− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenIndien het gaat om het opzoeken en verwerken van informatie betreffende eenverandering in het bedrijf, kan een hulpmiddel zijn: een enquête bij hetpersoneel.

Graad van verantwoordelijkheidDe uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de directeur.


− De directieassistent(e) is verantwoordelijk voor de organisatie van het secretariaat.

Verwachte resultatenDe directieassistent(e) organiseert en levert ondersteunend werk.

♦ TelefoonWerkomstandighedenReceptie− Eigen kantoor− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

Hulpmiddelen + teleconferencingTelefoon, semafoon, GSM− Schakelbord− Oproepsysteem

Graad van verantwoordelijkheidHet telefonisch contact is dikwijls een eerste contact met een bedrijf. Het isdaarom belangrijk dat de directieassistent(e) het juiste beeld ophangt van dehuisstijl van het bedrijf en tevens efficiënt de gesprekken kanaliseert, behandelten afhandelt.

Verwachte resultatenHet correct kanaliseren van de inkomende en uitgaande gesprekken.− Het vriendelijk te woord staan van gesprekspartners.− Het correct (en snel) afhandelen van gesprekken.

♦ ComputerWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap− In sommige gevallen een computerpool

HulpmiddelenHardware en software (aangepast aan de behoeften van het bedrijf, aangepastaan de nieuwe ontwikkelingen in deze sector)

Graad van verantwoordelijkheidDe directieassistent(e) draagt de eindverantwoordelijkheid voor heteindproduct, dat binnen of buiten het bedrijf verspreid wordt en de huisstijlvertaalt.

Verwachte resultatenEen moderne, functionele en efficiënte manier van gegevensverwerking enbestandsbeheer.− De directieassistent(e) zal zich aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen in deze sector.

♦ MultimediaWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor met collega's


− Kantoorlandschap− Centrale computerdienst van het bedrijf (afhankelijk van de software die ter

beschikking gesteld wordt van de directieassistent(e)

HulpmiddelenComputersoftware, computerslides, videoconferencing, videophoning,databanken

Graad van verantwoordelijkheidDe juiste computerteksten en -slides worden snel klaargemaakt voor dedirecteur, die bv. presentaties moet geven.− De verbindingen met andere bedrijven of afdelingen moeten zo klaargemaakt

worden dat de directeur geen tijd verliest en dadelijk met de vergadering kanbeginnen.

♦ In- en externe communicatieWerkomstandighedenEigen kantoorKantoor van de directeur− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenPC (presentaties), overheadprojector, flip-over− Alle kantoorapparatuur (fax, kopieermachine, telefoon, computer, multimedia)− Brochures (zakenhotels, congressen)− Info over activiteiten (in geval van interne communicatie): memo's, prikborden

Graad van verantwoordelijkheidJuistheid van de berichtgeving is belangrijk. Dus: hoge graad vanverantwoordelijkheid.− Externe communicatie: heel belangrijk dat de huisstijl bewaard wordt.− Reizen en congressen worden volledig door de directieassistent(e) georganiseerd.

Verwachte resultatenAlle berichten, zowel intern als extern, zullen correct en stipt opgesteld enverdeeld worden.− Reizen moeten perfect verlopen qua organisatie (idem voor congressen).

♦ ReproductieWerkomstandighedenWerken met kopieerapparatuur in het eigen kantoor of in een centralekopieerdienst van het bedrijf.

HulpmiddelenKopieerapparatuur, scanner.

Graad van verantwoordelijkheidEindverantwoordelijkheid

Verwachte resultatenDe documenten worden in de juiste aantallen voor de juiste dienstengekopieerd.


♦ VertalenWerkomstandighedenEigen kantoor− Kantoor met collega's− Kantoorlandschap

HulpmiddelenWoordenboeken, spellchecker, gespecialiseerde woordenlijsten, elektronischewoordenboeken.

Graad van verantwoordelijkheidCorrecte weergave in een andere taal is noodzakelijk. Hoge graad vanverantwoordelijkheid.

Verwachte resultatenCorrecte vertaling van brieven, nota's en korte niet-technische teksten.

♦ ReceptieWerkomstandighedenAan onthaaldesk of kantoor aan de ingang van het bedrijf (centraal gelegen).

HulpmiddelenSchakelbord, telefoon, notitieblok, computer, pager

Graad van verantwoordelijkheidAlleen verantwoordelijk voor het correcte onthaal en doorverwijzen vanmensen.

Verwachte resultatenDe directieassistent(e): ontvangt de bezoekers vriendelijk− vindt dadelijk de juiste contactpersoon− verwijst de bezoeker door naar het juiste kantoor of laat hem ophalen− noteert de juiste boodschappen, bezorgt ze aan de juiste persoon− zorgt voor de opvang van bezoekers die moeten wachten (koffie, zitplaats, lectuur

...)

♦ Functionering in vreemde talenWerkomstandighedenBinnen en buiten het bedrijf, in alle omstandigheden waar een activiteitplaatsvindt in functie van het werk.− Mondelinge en schriftelijke contacten op zakelijk of sociaal niveau.

HulpmiddelenWoordenboeken, spellchecker, gespecialiseerde woordenlijsten.

Graad van verantwoordelijkheidDe anderstalige partners of klanten krijgen een positieve indruk van deefficiëntie van het bedrijf.− Vertrouwen wordt gewekt.− Belang van de correctheid van het taalgebruik: het is noodzakelijk dat de juiste

informatie gegeven wordt.− Grote verantwoordelijkheid.


Verwachte resultatenKlanten en zakenpartners worden gerustgesteld over de correcte afwikkelingvan hun zaak, ook in hun eigen taal.− Correcte informatie over het bedrijf (algemeen) wordt gegeven.− Correcte vertalingen van brieven en korte niet-technische teksten (mondeling en

schriftelijk) worden gemaakt zodat contacten correct en vlot verlopen.

5.5 De ondersteunende kennis

♦ CorrespondentieAlgemeenTekstverwerking− Informatica

SpecifiekKennis van BIN-normen− Kennis van aanschrijfformules, slotformules en geijkte uitdrukkingen in

standaardbrieven− Kennis van mogelijkheden voor gepersonaliseerde brieven− Kennis van inhoudelijke en stilistische vereisten van verschillende briefsoorten− Kennis van elektronische correspondentie

♦ Organisatie secretariaatAlgemeenOrganisatorische principes voor goede functionering van secretariaatsafdeling

SpecifiekKennis van planning− Kennis van taakverdeling− Kennis van verantwoordelijkheden− Kennis van projectbeheerprogramma

♦ Vergadering en agendaAlgemeenInzicht in vereisten bij voorbereiding, organisatie en opvolging vanvergaderingen.

SpecifiekKennis van vergadertechnieken− Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen− Kennis van de procedure bij de voorbereiding van de jaarlijkse Algemene

Vergadering− Kennis van vergaderregels− Kennis van rol van voorzitter en deelnemers− Kennis van vereisten voor een goede convocatie− Kennis van vereisten voor een goede agenda− Kennis van notuleren− Kennis van verschillende vormen van verslaggeving− Kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl)− Kennis van PIM-software en presentatiesoftware


♦ FinanciënAlgemeenBasisprincipes van boekhouding

SpecifiekKennis van vereisten om kasboek bij te houden− Kennis van bankverrichtingen− Kennis van elektronisch bankieren− Kennis van de (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële

pakketten

♦ Archief / administratieAlgemeenInzicht in belang van archivering voor onderneming / organisatie

SpecifiekKennis van verschillende mogelijkheden om te archiveren− Kennis van onderscheid tussen archiveren en classificeren− Kennis van archivering op PC

♦ In- en/of externe communicatieAlgemeenBedrijfscultuur, huisstijl

SpecifiekKennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diversecommunicatiesituaties

♦ Externe communicatieAlgemeenCorrecte inschatting van behoeften van klanten (op basis van informatie overdie klanten)

SpecifiekKennis van verschillende informatiebronnen

− Kennis van de organisatie van reizen− Kennis van mogelijkheden voor perscontacten− Kennis van rapporteren

♦ MultimediaAlgemeenToepassingsmogelijkheden van multimedia− Inleidende kennis nuttig voor het ontwerpen en beheren van bestanden; inzicht in

het automatiseren van verrichtingen

SpecifiekKennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen− Kennis van mogelijkheden en beperkingen van het medium− Kennis van kostprijs


♦ Interne en/of externe informatieverzamelingAlgemeenCorrecte bepaling van informatiebehoeften

SpecifiekKennis van gebruiksmogelijkheden van multimedia, bibliotheken envakliteratuur− Kennis van gebruiksmogelijkheden van netwerken

♦ BedrijfsorganisatieAlgemeenKennis van voor- en nadelen van verschillende soorten organisaties

SpecifiekKennis van middelen voor optimaliseren van organisatie (b.v. enquêtes)

♦ TelefoonAlgemeenVereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie

SpecifiekKennis van telefoonetiquette− Kennis van telefoonalfabet (Ndl, F, E, D / S / I)− Kennis van telefoonrapporten− Kennis van het gebruik van toestellen− Kennis van de regels om klantgericht te telefoneren− Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen

♦ ComputerAlgemeenAanbod van hardware en software− Evolutie− Inzicht in informatiebehoeften van bedrijf/organisatie− Inleidende kennis nuttig voor het ontwerpen en beheren van bestanden− Inzicht in het automatiseren van verrichtingen

SpecifiekKennis van softwarepakketten− Kennis van mogelijkheden en beperkingen

♦ Interne communicatieAlgemeenVereisten voor ondubbelzinnige mondelinge en schriftelijke communicatie− Kennis van de communicatiekanalen

SpecifiekKennis van opstellen van memo's− Kennis van opstellen van mededelingen− Kennis van objectieve verslaggeving− Kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming


♦ ReproductieAlgemeenCorrecte bepaling van behoeften m.b.t. aantallen en wijze van kopiëren (rectoverso, geniet, kleur, ...)

SpecifiekKennis van praktische aspecten van fotokopiëren− Kennis van vereisten bij drukklaar maken van folders, brochures− Kennis van juiste aantallen die vereist zijn voor b.v. archivering

♦ VertalingAlgemeenGoede kennis van Nederlands, Frans, Engels, Duits / Spaans / Italiaans

SpecifiekKennis van geijkte uitdrukkingen in brieven− Kennis van gangbare economische en financiële terminologie

♦ ReceptieAlgemeenMondelinge vaardigheid

SpecifiekKennis van de (huisstijl)− Kennis van correcte omgangsvormen− Kennis van behoeften van doelgroep− Kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking

♦ Functionering in vreemde talenAlgemeenFrans, Engels, Duits, (Spaans en Italiaans) op niveau vereist voor vlotteonderhandeling met anderstaligen.

SpecifiekKennis van vereisten voor correct taalgebruik (spelling, woordenschat,grammatica)− Kennis van geijkte uitdrukkingen in brieven− Kennis van gepaste formulering bij telefonische en persoonlijke contacten


5.6 Beroepshouding

5.6.1 Schema

BEROEPSHOUDING 4 3 2 1 NVT

Aandacht voor competentie-ontplooiing - ✗

Accuratesse * ✗

Analytisch denkvermogen - ✗

Assertiviteit - ✗

Beslissingsvermogen - ✗

Betrouwbaarheid - ✗

Communicativiteit - ✗

Contactbereidheid - ✗

Creativiteit - ✗

Dienstverlenende ingesteldheid - ✗

Discretie - ✗

Doorzettingsvermogen - ✗

Empathie - ✗

Flexibiliteit - ✗

Imagobewustzijn - ✗

Kritische ingesteldheid * ✗

Kunnen in teamverband werken - ✗

Leergierigheid - ✗

Loyauteit - ✗

Organisatievermogen * ✗

Probleemoplossend denken en handelen * ✗

Resultaatgerichtheid * ✗

Stijlvol in omgangsvormen - ✗

Stressbestendigheid * ✗

Veiligheids- en milieubewustzijn * ✗

Verantwoordelijkheid kunnen dragen - ✗

Zelfstandigheid - ✗

Zich durven engageren * ✗

Zin voor esthetiek * ✗

Zin voor initiatief * ✗

Zin voor samenwerking - ✗

Opsplitsing: * taakgerichte versus - persoonsgerichte


5.6.2 De beroepshoudingen kunnen als volgt geconcretiseerd worden in gedragsindicatoren

♦ AccuratesseHoudt met nauwgezetheid de agenda('s) bij− Bij het organiseren van vergaderingen, zakenreizen, evenementen wordt de grootste

nauwkeurigheid betracht voor wat betreft opvolging, verwittigen van betrokkenmensen en diensten e.d.

− Werkt secuur bij de organisatie en beheer van klassementssystemen

♦ Analytisch denkvermogenKan objectief de notulen van een vergadering opstellen− Kan bij binnenkomende telefoons de juiste beslissing nemen inzake doorverwijzing

of zelf afhandelen

♦ AssertiviteitDurft zelf voorstellen lanceren met het oog op verbetering van de organisatievan het secretariaat

♦ BeslissingsvermogenKan binnen de jobinhoud de juiste beslissing nemen (ook bij afwezigheid vande directeur)

♦ BetrouwbaarheidControleert steeds alle uitgaande correspondentie op correctheid envolledigheid

♦ CommunicativiteitIs duidelijk en efficiënt bij het doorgeven van informatie aan andere afdelingenof externen

♦ ContactbereidheidKan de begeleiding van nieuwe medewerkers op zich nemen

♦ Dienstverlenende ingesteldheidKan klantgericht denken en handelen− Stelt zich behulpzaam op bij contacten binnen en buiten het bedrijf

♦ DiscretieIs selectief bij het doorgeven van informatie aan derden− Kan discreet omspringen met vertrouwelijke informatie bij de postbehandeling

♦ EmpathieKan correct een klacht afhandelen

♦ FlexibiliteitIs bereid om in te springen bij afwezigheid van een collega

♦ Kritische ingesteldheidDurft zijn/haar werk te evalueren o.a. door bevraging van derden


♦ Kunnen in teamverband werken / Zin voor samenwerkingIs bereid een team te vormen met de directeur en collega's met het oog opoptimaal functioneren

♦ LoyauteitGetuigt van betrokkenheid bij het welslagen van de organisatie door telefoonsaltijd onmiddellijk op te nemen (ook die van afwezige personen)

♦ OrganisatievermogenKan werkzaamheden organiseren en coördineren op het secretariaat− Kan een tijdsplanning opstellen bij zakenreizen, congressen, evenementen, e.d.

♦ Probleemoplossend denken en handelen / Zin voor initiatiefBlijft beheerst en kalm in onvoorziene situaties bij organisatorischeschikkingen

♦ Stijlvol in omgangsvormenKan zich bij het ontvangen van bezoekers als de perfecte gastvrouw/heergedragen

♦ StressbestendigheidKan deadlines halen− Kan onder stress werken

♦ Verantwoordelijkheid kunnen dragen / ZelfstandigheidKan zelfstandig berichten opstellen− Kan de eindverantwoordelijkheid dragen voor organisatorische schikkingen

5.6.3 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen

♦ AccuratesseErop gericht zijn binnen de voorgeschreven tijd een taak nauwkeurig tevoltooien.

♦ Analytisch denkvermogenOver een methodisch vermogen beschikken om vooruit te zien en prioriteiten testellen.

♦ AssertiviteitVoor zijn meningen en gevoelens durven uitkomen.

♦ BeslissingsvermogenDurven een standpunt in te nemen om tot een handeling over te gaan en er ookde verantwoordelijkheid voor opnemen.

♦ BetrouwbaarheidZich betrouwbaar tonen in uitvoering van de taken door feilloos zelfstandig tewerken.

♦ CommunicativiteitHet vermogen om een boodschap (schriftelijk en/of mondeling) over te brengenop een heldere en bevattelijke wijze.


♦ ContactbereidheidBereid zijn om contact te leggen en eventueel te onderhouden, ook in moeilijkesituaties (o.m. met mensen met verschillende opvatting en achtergrond).

♦ Dienstverlenende ingesteldheidActief en pro-actief gericht zijn op het verlenen van diensten of zorg.

♦ DiscretieOp een bescheiden en tactvolle manier kunnen omspringen met vertrouwelijkeinformatie en situaties.

♦ EmpathieLeren 'luisteren' naar de anderen.− Zich inleven in de situatie waarin mensen zich bevinden, er begrip voor opbrengen

en er tactvol mee omgaan.

♦ FlexibiliteitBereid zijn zich aan te passen aan wijzigende omstandigheden, o.m. middelen,doelen, mensen en procedures.

♦ Kritische ingesteldheidBereid zijn zichzelf en zijn omgeving in vraag te stellen, de waarde van eenbeweging of een feit, de haalbaarheid van een vooropgesteld doel te verifiëren,alvorens een stelling in te nemen.

♦ Kunnen in teamverband werkenBereid zijn in groep te functioneren met het oog op het verwezenlijken van dedoelstellingen van de groep.

♦ LoyauteitSterk betrokken zijn op de organisatie en de regels en afspraken die er gelden.

♦ OrganisatievermogenErop gericht zijn de taken zodanig te plannen, te coördineren en te delegeren,dat het beoogde doel op een efficiënte manier bereikt kan worden.

♦ Probleemoplossend denken en handelenHet vermogen om creatief te reageren in probleemsituaties. Zelfredzaamheid inniet voorziene situaties.

♦ StijlvolCorrecte omgangsvormen kunnen toepassen met betrekking tot representerendefunctie.

♦ StressbestendigheidRustig een werksituatie kunnen evalueren, ook in moeilijkewerkomstandigheden.

♦ Verantwoordelijkheid kunnen dragenZich kunnen verantwoorden in de job door functioneren op basis van kennis,inzicht en zelfstandigheid.


♦ ZelfstandigheidBereid zijn om zelfstandig zonder hulp of toezicht de functie uit te oefenen.

♦ Zin voor initiatiefProblemen en taken aanpakken zonder dat het gevraagd wordt of deomstandigheden ertoe dwingen.

♦ Zin voor samenwerkingBereid zijn om gemeenschappelijk aan eenzelfde taak te werken.

5.6.4 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van hetrealistische karakterDe modale beroepsbeoefenaar voldoet in belangrijke mate aan dit profiel.Het is evenwel zo dat het bedrijf / de instelling / de organisatie / afdeling waar dedirectieassistent(e) terechtkomt een factor is die een belangrijke invloed uitoefentop de functie-inhouden en de daarmee gepaard gaande beroepshoudingen.Eveneens kan de persoon van de directeur eigen accenten leggen of toevoegen aanhet optimaal functioneren van de directieassistent(e).


6 B I B L I O G R A F I E

♦ BOLLAERT L., Taaleisen van de bedrijfswereld - Een case-study in Zuid-West-Vlaanderen, Universiteit Gent, Departement voor Lerarenopleiding, DLO-mededelingennr. 46, juni 1995.

♦ BOLLAERT L., Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler-Tolk,(toespraak Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen), in 'De Taalkundige' Kortrijk,1996.

♦ GEERAERT A., Beroepsprofiel van de afgestudeerden Secretariaat-Talen 1994-1994 -Een beperkte survey bij 45 studenten, Heverlee, KHL, Departement EconomischeHogeschool H. Hart, 1996.

♦ GEERAERT A., Loopbaanontwikkeling en beroepsprofiel van de afgestudeerdenSecretariaat-Talen 1967- 1994, Een onderzoek bij 393 afgestudeerden Secretariaat-Talen van de Katholieke Hogeschool Leuven Departement Economische HogeschoolHeilig Hart Heverlee, Leuven, 1996.

♦ HAGEN S., Languages in European Business, A regional survey of small & mediumsized companies, Kent, City Technology Colleges Trust Ltd., 1993.

♦ VAN VEEN P.L., Het beroep van secretaresse in vijf profielen, LOSV insamenwerking met Schoevers Opleidingen, Den Haag, 1994.

♦ HOGER ECONOMISCH HOGER ONDERWIJS HERKENBAAR AANGE-SCHERPT, Eindrapport Hernieuwde Opleidingsprofielen Sector Hoger EconomischOnderwijs, Den Haag, HB0-Raad 1993.

♦ DVO - Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, Ministerie van deVlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1995.


7 M E D E W E R K E R S

7.1 Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van

− De heer P. Beeken, lector, Katholieke Hogeschool Limburg− De heer J. Van de Vannet, lector, Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende− De heer N. Van Moerkercke, lector, Mercator, Hogeschool Provincie Oost-

Vlaanderen− De heer E. Van Rompaye, departementshoofd en voorzitter van de werkgroep,

Mercator, Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen− De heer D. Vansteenkiste, lector, Vlaamse Autonome Hogeschool West-

Vlaanderen− Mevr. M. Verniers, lector, Mercator, Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen.

7.2 Dit profiel werd voorgelegd aan en kreeg de steun van

− De heer F. Coppé, Aankoopverantwoordelijke, Bonduelle Noord-Europa,Kortemark

− De heer E. Coupé, Adjunct Hoofd Administratief Departement, DiensthoofdVGV, Bank Brussel Lambert, Gent

− Mevr.H. Jonckheere, Personeelsverantwoordelijke, European Aqua Systems,Gent

− De heer G. Naeyaert, Translation Coördinator, Daikin, Oostende− De heer Henk Schutijzer, Arrondissementscommissaris,

Arrondissementscommissariaat Provincie Oost-Vlaanderen− De heer R. Stevens, Euroconsulent, Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling

en Beroepsopleiding− Mevrouw L. Van Acker, Personel and Finance Manager, Belgian Shell N.V.

Ghent.

De kwaliteit van de nieuwe beroepsprofielen van de aangeboden studierichtingZakelijk Vertalen en Tolken wordt ook bewaakt door o.a. de volgende bedrijven eninstellingen die vertegenwoordigd zijn in de Bestuurscommissie van hetDepartement handelswetenschappen en Bedrijfskunde van de KatholiekeHogeschool Limburg:

− All Languages Servicing, Genk− A.L.Z.,Genk− CERA-bank− Ewals Cargo-Car, België− Ford Werke, AG, Genk− Gemeentekrediet van België, Brussel− Koninklijke Nederlandse Papierfabrieken (K.N.P.)− Mölnlycke SA, Waremme− A. Roncanda, vertaalkantoor, Zonhoven− Vasco Heating, N.V.


zakelijk vertaler-tolk (m/v)

sector : handel-administratiestudiegebied : secretariaatsbeheerberoep : zakelijk vertaler-tolk


D/1997/6356/19



IN H OU D BEROE PSPR O F IE L ZAKE LIJ K VER TALER - TO LK

INHOUD

1 VOORONDERZOEK 1


in de sector 1

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt 21.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector 2



4 BEROEPENCLUSTERS, STUDIERICHTINGENEN OPLEIDINGEN 5

5 HET EIGENLIJKE BEROEPSPROFIEL 6

5.1 Exacte benaming van het beroep 6

5.2 Situering van het beroep in de sector 6

5.3 Globale beschrijving 75.3.1 Kernachtige beschrijving 75.3.2 Beschrijving van de beroepscontext van de gegradueerde in het

zakelijk vertalen en tolken 7

5.4 Opleidingsvereisten 8

5.5 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 85.5.1 Vaardigheden 85.5.2 Typefuncties, deelfuncties en taken 9

5.6 Contextgegevens 115.6.1 Communicatie 115.6.2 Revisie 125.6.3 Tolken 125.6.4 Redactie 125.6.5 Presentatie 135.6.6 Verslaggeving 135.6.7 Vertaling 135.6.8 Duiding 145.6.9 Selectie 14

IN H OU D BEROE PSPR O F IE L ZAKE LIJ K VER TALER - TO LK

5.6.10 Voorbereiding 155.6.11 Uitvoering 155.6.12 Receptie 155.6.13 Klantenwerving 165.6.14 Klantenbinding 16

5.7 Ondersteunende kennis 165.7.1 Algemeen 165.7.2 Specifiek 17

5.8 Beroepshoudingen 185.8.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen 185.8.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste

beroepshoudingen 185.8.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het

realistisch karakter 20

6 BIBLIOGRAFIE 21

7 MEDEWERKERS 22

BEROEPSPROFIEL ZAKELIJK VERTALER - TOLK 1


Bij het vooronderzoek kon de werkgroep uitgaan van de talrijke contacten die deverschillende opleidingen onderhouden met vertalers en vertaaldiensten van officiëleinstellingen, maar uiteraard en in belangrijke mate, ook met talrijke bedrijven die op deinternationale markt actief zijn.

Precies vanwege het feit dat de werkgroep haar resultaten, nog tijdens het onderzoek, konconfronteren met de resultaten van de werkgroep 'Vertalers en Tolken' werkzaam binnen hetHoger Onderwijs van Twee Cycli, kwam de werkgroep tot een beroepsprofiel waaruit weldegelijk het verschil tussen beide beroepsprofielen naar voor kwam; iets wat binnen deopleiding steeds wel gezegd werd maar waarvoor duidelijke aanwijzingen nu naar voor zijngekomen.

1.1 Socio-economisch structurele ontwikkelingen

1.1.1 De macro-economische situering van de sectorDe bedrijfsvertaler of bedrijfstolk kan tewerkgesteld worden in een brede waaiervan bedrijven of diensten die één ding gemeenschappelijk hebben: het meertaligevan de omgeving waarin gewerkt wordt.

1.1.2 De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in desectorHet is een open deur instampen te beweren dat de Vlaamse Gemeenschap zichmeer en meer op Europa en de wereld richt. De Europeanisering en demundialisering van de economie zijn in een stroomversnelling gekomen in deperiode na de tweede wereldoorlog. Evenwel: de grootste veranderingen komenprecies nu aan het licht.De communicatie tussen de verschillende individuen, bedrijven, landen encontinenten wordt meer dan ooit gedragen door de taalkennis. Vlot communiceren,schriftelijk maar belangrijker dan vroeger: ook mondeling, is de basis van elkgemeenschappelijk overleg, elke zakelijke transactie. De bedrijfsvertaler en debedrijfstolk voelen zich, vanuit hun economische achtergrond perfect thuis in ditmilieu: niet enkel 'dubbeltaligheid' maar werkelijke meertaligheid maakt hen tot degedroomde 'gesprekspartner'.Door zijn/haar grotere diepgang voor wat betreft de mondelinge en schriftelijkecommunicatie, een diepgang die in de loop van de studie ontstaan is door eengrotere aandacht voor het fenomeen 'taal', differentieert hij/zij zich ten opzichte vande 'Meertalige directieassistente': een deel van de polyvalentie van deze laatstewordt ingeruild voor een meer verregaande taalkennis.

INHOUD BEROEPSPROFIEL ZAKELIJK VERTALER - TOLK2

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt

1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sectorOp dit ogenblik doen er zich geen problemen voor wat betreft de tewerkstelling vande afgestudeerden. Contact met de VDAB leert dat meertaligheid een vereiste isdie te weinig gevonden wordt. Hooguit verschilt de vraag naar de 'talen' per regio.De Antwerpse regio bijvoorbeeld, wordt gekenmerkt door een grote vraag naar hetDuits, net als in de grensstreek van Limburg, terwijl rond Brussel de gewone'tweetaligheid' nog steeds een dwingend gegeven is.


2 V A S T L E G G I N G V A N D EB E R O E P E N C L U S T E R S

E N D E B E R O E P E N

De bedrijfsvertaler en de bedrijfstolk behoren tot het beroepencluster van de administratievebedienden. De laatste jaren vestigen afgestudeerden zich ook als zelfstandigen:vertaalbureau's, copywriting.

♦ Lijst van beroepen

Naast de beroepen die men ook bij de 'Meertalige directieassistent(e)' aantreft zal men devolgende beroepen terugvinden:

− bedrijfsvertaler− bedrijfstolk− (beëdigd) vertaler− copywriter



Voortgaande op de SEDOC-norm lijkt het ons dat de bedrijfsvertaler of bedrijfstolk behoorttot het niveau 4. Dit betekent echter niet dat elke pas afgestudeerde ook op dit niveau in demaatschappij instroomt: de ervaring leert echter dat na enkele jaren de maatschappelijkeerkenning op dit niveau op een realistische wijze gebeurd is.




Wij verwijzen met genoegen naar de tabel die voorkomt in het gedeelte van de optieSecretariaat-Talen.


5 H E T E I G E N L I J K E B E R O E P S P R O F I E L

5.1 Exacte benaming van het beroep

De werkgroep is er zich van bewust dat "Gegradueerde in het Secretariaatsbeheer-Optie Zakelijk Vertalen en Tolken" niet aan de eis van een exacteberoepsbenaming beantwoordt. Toch heeft de werkgroep gemeend op dit punt vande algemene richtlijnen te mogen afwijken. Daar zijn de volgende redenen voor.

De exacte benaming "bedrijfsvertaler - bedrijfstolk", die tot het academiejaar 1994-1995 gangbaar was, kon als gevolg van een ministeriële beslissing niet meerworden gebruikt. Met ingang van september 1995 moest de opleiding "optiezakelijk vertalen en tolken " heten. Een exacte beroepsnaam kan daar moeilijk aanverbonden worden.

De benaming "vertaalkundige" kwam zeker niet in aanmerking. Gegradueerden vande optie 'Zakelijk vertalen en tolken' hebben immers geen academische opleidinggenoten. Hun opleiding onderscheidt zich in hoge mate van de opleiding totlicentiaat vertaler - licentiaat tolk, niet alleen structureel maar ook en vooral inbenadering, inhoud en doelstellingen.

Aan de vier hogescholen die al een traditie hebben op het gebied van dezeopleiding behalen ieder jaar in het totaal zo'n 200 studenten het diploma van dezeoptie. Deze gegradueerden hebben van meet af aan heel bewust gekozen, niet vooreen bepaald beroep maar wel voor een driejarige, niet-academische opleiding dieduidelijk verschilt van de opleiding tot directieassistent(e) enerzijds en de opleidingtot licentiaat vertaler of licentiaat tolk anderzijds. Deze bewuste oriëntatie blijktniet alleen bij de inschrijving maar ook uit diverse peilingen naar de motivatie voorde studiekeuze.

De gegradueerden van de optie zakelijk vertalen en tolken (vroegere optie'Bedrijfsvertaler - bedrijfstolk' ) vinden snel hun weg op de arbeidsmarkt inuiteenlopende functies en beroepssituaties die evenwel de volgende vereistengemeen hebben:

− Een "gebruiksklare" talenkennis van drie vreemde talen op hoog niveau− Een grote communicatievaardigheid− Een stevige algemeen economische, juridische en administratieve basis− Kennis van tekstverwerking en informatica.

♦ ConclusieDe optie zakelijk vertalen en tolken leidt niet naar één specifiek en duidelijkafgebakend beroep maar legt de nadruk op polyvalentie en een talenkennis dienauw aansluit bij de reële behoeften van het bedrijfsleven. Een exacte benamingdaaraan vastkoppelen, blijft dus moeilijk.Mocht zo'n exacte benaming in het kader van dit beroepsprofiel hoe dan ook nodigblijken, dan ziet de werkgroep als enige mogelijkheid die van gegradueerd vertaler- gegradueerd tolk.


5.2 Situering van het beroep in de sector

Gegradueerden in het Secretariaatsbeheer - optie Zakelijk vertalen en tolken -kunnen in alle sectoren aan het werk: de industriële, de commerciële en dedienstverlenende sector, evenals de non-profitsector. De beroepen die door degegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - wordenuitgeoefend, kunnen bijgevolg niet in één bepaalde sector en in één bepaaldeberoepencluster worden ondergebracht.

5.3 Globale beschrijving·

5.3.1 Kernachtige beschrijvingDe gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken -oefent beroepen uit waarvoor een onmiddellijk toepasbare mondelinge enschriftelijke communicatievaardigheid in het Nederlands en ten minste 3 vreemdetalen (Frans, Engels, Duits) een dagelijkse vereiste is.

Vertaalwerk in een zakelijke context vormt een belangrijk onderdeel van deberoepsactiviteit van deze gegradueerde. Dat vertaalwerk gebeurt frequenter vanhet Nederlands naar één of meer vreemde talen dan omgekeerd. Ook tolkwerk vindtvooral plaats in een bedrijfscontext , bijvoorbeeld bij rondleiding van anderstaligebezoekers in het bedrijf.

Naast het eigenlijke vertaal- en tolkwerk behoort ook redactiewerk tot hetwerkterrein van de gegradueerde. Hij/zij staat bovendien in voor de frequente commerciële contacten in vreemde talen (schriftelijk en mondeling) en heeftdaarbij een hoge graad van autonomie en verantwoordelijkheid.

5.3.2 Beschrijving van de beroepscontext van de gegradueerde in hetzakelijk vertalen en tolken

5.3.2.1 De organisatievorm

De gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - kanaan het werk in het volledige spectrum van bedrijven, instellingen en organisaties inbinnen- en buitenland, in overheidsdiensten en in parastatalen.

Hij/zij werkt hoofdzakelijk in loondienst maar kan zich ook als zelfstandigevestigen en freelance werken.

In loondienst wordt de gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijkvertalen en tolken - voornamelijk tewerkgesteld in organisaties en ondernemingendie zelf instaan voor hun meertalige interne en externe communicatie en die slechtsin uitzonderlijke gevallen, b.v. bij hoge techniciteit of onder tijdsdruk, een beroepdoen op externen.

5.3.2.2 Milieu en werkomstandigheden

Gegradueerden in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken -worden vooral aangeworven voor diensten en afdelingen waar intense contacten invreemde talen ieder dag noodzakelijk zijn.


Enkele voorbeelden:− de verkoopafdeling− de marketingafdeling− de afdeling buitenland− het projectmanagement− de receptie (onderneming en hotel)− het secretariaat− de vertaaldienst− talenservicebureaus− diensten voor toerisme− reisbureaus− woningbureaus met international cliënteel− internationale advocatenkantoren− de media− informatiecentra− het openbaar vervoer (luchtvaart, scheepvaart, spoor)

5.4 Opleidingsvereisten

De gegradueerden in het Secretariaatsbeheer - Optie Zakelijk Vertalen en Tolken -hebben een opleiding genoten in het Hoger Onderwijs Buiten de Universiteit. Dathoudt in dat hun opleiding niet academisch maar wel praktisch gericht is. Dat geldtook voor hun talenopleiding, waardoor zij, naast de kennis van het Nederlands, eengevorderde tot grondige praktische kennis verworven hebben van ten minste drievreemde talen: Frans, Engels, Duits.Door die kennis , die aansluit bij en voortbouwt op hun algemeen economische,juridische en administratieve vorming, zijn deze gegradueerden degelijk voorbereidop de diverse aspecten van meertalige zakelijke communicatie.

5.5 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten

5.5.1 VaardighedenDe gegradueerde in het secretariaatsbeheer-optie zakelijk vertalen en tolken - moetbeschikken over:

− schriftelijke en mondelinge vertaalvaardigheid (Nederlands, Frans, Engels,Duits)

− vaardigheid in het gebruik van de aangewezen hulpmiddelen− schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheid in het Nederlands, Frans,

Engels en Duits (eventueel ook het Italiaans of het Spaans), zowel in eenalgemene als zakelijke context

− algemene sociale vaardigheden voor de interne en externe communicatie− specifieke sociale vaardigheden voor interculturele communicatie− technische vaardigheid voor een snelle gegevensverwerking


5.5.2 Typefuncties (in alfabetische volgorde), deelfuncties en takenOpmerking: de lijst van taken bij alle genoemde deelfuncties is geenszins limitatief.

♦ Typefunctie : communicatie·Deelfuncties en takenInterne communicatie (mondeling en schriftelijk)− informatie inwinnen en verstrekken− instructies geven− autonoom berichten en mededelingen opstellen− rapporteren

Meertalige interne en/of externe communicatie (mondeling)− informatie inwinnen en verstrekken− uitleg verschaffen bij richtlijnen, gebruik van materiaal− bezoekers rondleiden− reizigers begeleiden en adviseren

Meertalige interne en/of externe communicatie (schriftelijk)− informatie inwinnen en verstrekken− rapporteren− vergadering− standpunten formuleren− argumenteren− notuleren

♦ Typefunctie: controleDeelfunctie: revisieTaken− eigen vertalingen controleren− vertalingen van anderen controleren− drukproeven controleren

♦ Typefunctie: creatieDeelfuncties en takenVertaling− bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn− beste equivalenten in doeltaal opzoeken− vertaling afstemmen op doelgroep− vertaling controlerenTolken− de doelgroep analyseren− het doel analyseren− de opdracht terminologisch voorbereiden− de opdracht uitvoerenRedactie− brieven opstellen− mailings opstellen− memo's en mededelingen opstellen− instructies opstellen− voorstellen formuleren− persberichten opstellen− artikels schrijven voor personeelsblad


♦ Typefunctie : informatieverstrekkingDeelfunctie: presentatieTaken− de organisatie/ onderneming/ dienst/ afdeling... voorstellen− produkten en diensten presenteren

♦ Typefunctie : informatieverwerking produktiefDeelfuncties en takenVerslaggeving− verzamelde gegevens schriftelijk of mondeling in een coherente tekst aanbiedenDuiding− mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties− schriftelijk uitleg verschaffen bij cijfermateriaal, teksten, illustratiesVertaling− artikels voor personeelsblad vertalen− brieven vertalen− rapporten vertalen− contracten vertalen− veiligheidsvoorschriften vertalen− vergaderverslagen vertalen− persberichten vertalen− handleidingen vertalen− opleidingscursussen vertalen

♦ Typefunctie: informatieverzamelingDeelfunctie: selectieTaken− informatie inwinnen bij bevoegde instanties− informatie opzoeken in aangewezen bronnen

♦ Typefunctie: onderhandelingDeelfuncties en takenVoorbereiding− de communicatiesituatie analyseren− een communicatiestrategie bepalenUitvoering− voorstellen formuleren− oplossingen argumenteren− klachten behandelen

♦ Typefunctie : onthaalDeelfunctie: receptieTaken− buitenlandse bezoekers ontvangen, informeren en begeleiden (toerisme)− anderstalige bezoekers ontvangen en rondleiden ( onderneming)


♦ Typefunctie: verkoopDeelfuncties en takenKlantenwerving− goederen en diensten mondeling presenteren− goederen en diensten schriftelijk presenteren (mailings)Klantenbinding− problemen oplossen− klachten behandelen

5.6 ContextgegevensEen groot deel van de gegradueerden in het secretariaatsbeheer - optie zakelijkvertalen en tolken, werkt dagelijks op kantoor. De hulpmiddelen die zij daarbijnodig hebben, omvatten niet alleen de hele waaier van moderne kantoorapparatuuren communicatiemiddelen, maar ook de meest uiteenlopende en soms sterkgespecialiseerde informatiebronnen. Zakelijke communicatie in het Nederlands enin vreemde talen gebeurt evenwel niet uitsluitend in een kantoorcontext. Allemogelijke werkomstandigheden en hulpmiddelen daarbij vermelden, is echteronmogelijk. De leden van de opsomming zijn dan ook telkens als voorbeeldbedoeld.

5.6.1 Communicatie♦ Werkomstandigheden− Kantoor− Balie− Expositieruimte− Vliegtuig, schip, trein− Vergaderruimte− Tolkcel

♦ Hulpmiddelen− Telefoon− Tekstverwerker− Folders en brochures

♦ Graad van verantwoordelijkheid− Grote zelfstandigheid bij het opstellen van teksten (in Nederlands of in vreemde

taal)− Grote verantwoordelijkheid

♦ Verwachte resultatenDe communicatie beantwoordt aan alle eisen van duidelijkheid en correctheid. Quavorm en formulering is ze bovendien aangepast aan doel en doelgroep.


5.6.2 Revisie♦ Werkomstandigheden− Kantoor

♦ Hulpmiddelen− Woordenboeken− Naslagwerken− Spellchecker

♦ Graad van verantwoordelijkheid− Volledige verantwoordelijkheid

♦ Verwachte resultaten− De vertaling is correct op het vlak van spelling, terminologie en grammatica− De tekst is klaar om gedrukt te worden

5.6.3 Tolken♦ Werkomstandigheden− Balie− Vergaderzaal− Bij groepsbegeleiding− In tolkcel

♦ Hulpmiddelen− Technische installatie (in tolkcel)


♦ Verwachte resultaten− De boodschap in de brontaal wordt zo exact mogelijk weergegeven in de

doeltaal.

5.6.4 Redactie♦ Werkomstandigheden− Kantoor

♦ Hulpmiddelen− Woordenboeken− Terminologiebanken− Gespecialiseerde woordenlijsten

♦ Graad van verantwoordelijkheid− Ofwel volledig zelf verantwoordelijk voor inhoud, vormgeving en uitwerking− Ofwel enkel verantwoordelijk voor vormgeving en uitwerking


♦ Verwachte resultaten− Een tekst die aan alle vereisten van efficiënte en effectieve zakelijke

communicatie voldoet.

5.6.5 Presentatie♦ Werkomstandigheden− Vergaderzaal− Beurs− Bij klanten

♦ Hulpmiddelen− Overheadprojector− Handouts− Flip-over− Video


♦ Verwachte resultaten− Het beoogde doel ( informeren, belangstelling wekken, informeren +

overtuigen, aanzetten tot kopen...) wordt bereikt.

5.6.6 Verslaggeving 3♦ Werkomstandigheden− Kantoor

♦ Hulpmiddelen− standaardformulieren voor interne bedrijfscommunicatie− fax− E-mail


♦ Verwachte resultaten− De verslaggeving is bondig en correct en beantwoordt in alle opzichten aan de

vereisten van het gebruikte teksttype.

5.6.7 Vertaling♦ Werkomstandigheden− Kantoor

♦ Hulpmiddelen− Woordenboeken− Naslagwerken


− Terminologielijsten− Tekstverwerker− Spellchecker


♦ Verwachte resultaten− De tekst in de brontaal wordt correct (terminologie, spelling, grammatica) en zo

exact mogelijk weergegeven in de doeltaal, met respect voor de stilistische enidiomatische eigenheden van die doeltaal.

5.6.8 Duiding♦ Werkomstandigheden− Kantoor− Plaats waar mondelinge informatieverstrekking gebeurt

♦ Hulpmiddelen− Informatiebrochures allerhande− Woordenboeken en naslagwerken− Technische specificaties


♦ Verwachte resultaten− De uitleg is correct, vlot en in alle opzichten aangepast aan de doelgroep

5.6.9 Selectie♦ Werkomstandigheden− Kantoor

♦ Hulpmiddelen− Telefoon− Woordenboeken− Naslagwerken− Databanken− Internet


♦ Verwachte resultaten− De selectie van de informatie gebeurt snel en volgens de behoeften van de

doelgroep.


5.6.10 Voorbereiding♦ Werkomstandigheden− Kantoor− Omstandigheid waarin mondelinge communicatie gebeurt

♦ Hulpmiddelen− Verzamelde informatie over situatie


♦ Verwachte resultaten− De voorbereiding zorgt voor alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering.

5.6.11 Uitvoering♦ Werkomstandigheden− Kantoor− Omstandigheid waarin de mondelinge communicatie plaatsvindt

♦ HulpmiddelenAls het gaat om mondelinge uitvoering− telefoon

Als het gaat om schriftelijke uitvoering:− fax− tekstverwerker


♦ Verwachte resultaten− Verwacht mag worden dat de uitvoering optimaal verloopt en tot de gewenste

resultaten leidt.

5.6.12 Receptie♦ Werkomstandigheden− Onthaalbalie van toeristische dienst, reisbureau, hotel− Onthaalbalie van bedrijf− Onthaalbalie van expositiehal− Stand op beurs

♦ Hulpmiddelen− Telefoon− Computer− Informatiebrochures− Documentatie


♦ Graad van verantwoordelijkheid− Volledige verantwoordelijkheid voor de correcte ontvangst en de correcte

informatieverstrekking

♦ Verwachte resultaten− De bezoekers, klanten, toeristen, belangstellenden ... worden vlot te woord

gestaan en geholpen in hun eigen taal.

5.6.13 Klantenwerving♦ Werkomstandigheden− Kantoor en alle omstandigheden waar contacten met potentiële klanten

plaatsvinden

♦ Hulpmiddelen− Informatiebrochures, relevante documentatie

♦ Graad van verantwoordelijkheid− Hoge graad van verantwoordelijkheid

♦ Verwachte resultaten− De potentiële klanten worden snel en efficiënt geïnformeerd in hun eigen taal en

krijgen een positieve indruk .

5.6.14 Klantenbinding♦ Werkomstandigheden− Kantoor en alle omstandigheden waar contacten met klanten plaatsvinden

♦ Hulpmiddelen− cfr. supra

♦ Graad van verantwoordelijkheid− Hoge graad van verantwoordelijkheid

♦ Verwachte resultaten− De klanten zijn overtuigd van de kwaliteit van produkt / dienst / service.

5.7 Ondersteunende kennis

De ondersteunende kennis die de gegradueerde in het zakelijk vertalen en tolkennodig heeft, geldt voor alle functies en taken.

5.7.1 Algemeen− Grondige kennis van het Nederlands (met bijzondere aandacht voor het zakelijk

taalgebruik)


− Grondige kennis van ten minste Frans, Engels en Duits (met bijzondereaandacht voor het zakelijk taalgebruik)

− Kennis van economische, culturele en politieke achtergronden bij interculturelecommunicatie

− Algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis− Kennis van communicatiestrategieën− Kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge en schriftelijke

communicatie− Kennis van mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken− Kennis van vereisten voor effectieve en efficiënte meertalige telefonische

communicatie− Kennis van de vereisten voor de voorbereiding, organisatie en opvolging van

vergaderingen− Kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een

optimale informatiedoorstroming

5.7.2 Specifiek− Kennis van klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, grammatica's,

encyclopedieën, gespecialiseerde publicaties, terminologielijsten)− Kennis van elektronische hulpmiddelen− Inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep− Kennis van inhoudelijke en stilistische kenmerken van verschillende

tekstsoorten (mondeling en schriftelijk)− Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen− Kennis van notuleren− Kennis van verschillende types van verslaggeving


5.8 Beroepshoudingen

5.8.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen


Aandacht voor competentie-ontplooiing ✗

Accuratesse ✗

Assertiviteit ✗

Beslissingsvermogen ✗

Contactbereidheid ✗

Dienstverlenende ingesteldheid ✗

Doorzettingsvermogen ✗

Empathie ✗

Flexibiliteit ✗

Imagobewustzijn ✗

Kritische ingesteldheid ✗

Leergierigheid ✗

Loyauteit ✗

Omgaan met stress ✗

Organisatievermogen ✗

Resultaatgerichtheid ✗

Veiligheids- en milieubewustzijn ✗

Verantwoordelijkheid kunnen dragen ✗

Zelfstandigheid ✗

Zin voor esthetiek ✗

Zin voor initiatief ✗

Zin voor samenwerking ✗

5.8.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingenVolgende beroepshoudingen werden overgehouden.

− Accuratesse− Assertiviteit− Beslissingsvermogen− Contactbereidheid− Doorzettingsvermogen− Flexibiliteit− Kritische ingesteldheid− Leergierigheid− Loyauteit− Omgaan met stress− Zelfstandigheid− Zin voor initiatief


De beroepshoudingen kunnen als volgt geconcretiseerd worden ingedragsindicatoren.

♦ Accuratesse− Naar de grootst mogelijke nauwkeurigheid streven bij vertalen en tolken− Naar de grootst mogelijke nauwkeurigheid streven bij iedere vorm van

informatieverstrekking− Alle teksten grondig op fouten controleren

♦ Assertiviteit− Een standpunt durven innemen− Het eigen standpunt verdedigen en met argumenten onderbouwen− Durven spreken voor een publiek

♦ Beslissingsvermogen− Terminologische en stilistische keuzen maken bij het vertalen en tolken− De geschikte communicatiestrategie bepalen ♦ Contactbereidheid− Openstaan voor informatie-uitwisseling− Openstaan voor internationale contacten

♦ Doorzettingsvermogen− Blijven zoeken naar een oplossing, ook als die niet voor de hand ligt− In alle omstandigheden (ook onder hoge werkdruk) streven naar kwaliteit

♦ Flexibiliteit− Zich kunnen aanpassen aan de eisen van de werkgever en/of van de klant− Vertaal- of tolkwerk met andere opdrachten kunnen combineren

♦ Kritische ingesteldheid− De verschillende informatiebronnen kritisch vergelijken− De eigen tekst kritisch nalezen

♦ Leergierigheid− Voortdurend streven naar verruiming van de talenkennis− Voortdurend streven naar verruiming van de algemene kennis− Op de hoogte blijven van de actualiteit− Op de hoogte blijven van de evolutie in de communicatiemogelijkheden

(technisch)

♦ Loyauteit− Zich stipt houden aan de gemaakte afspraken− Bereid zijn voor collega's in te springen

♦ Omgaan met stress− Deadlines bij vertaalopdrachten respecteren− In staat zijn zich blijvend te concentreren bij tolkopdrachten


− Vlot telefonische communicatie aankunnen waarbij van de ene taal naar deandere overgeschakeld moet worden

− Rustig en beleefd blijven tegenover lastige gesprekspartners− Prioriteiten kunnen leggen

♦ Zelfstandigheid− Zelf kunnen uitmaken waar de nodige informatie gevonden kan worden− Teksten autonoom kunnen opstellen of op basis van korte instructies− Zelf verantwoordelijkheid kunnen dragen voor het gepresteerde werk

♦ Zin voor initiatief− Zelf zien waar en wanneer er werk nodig is− Zelf voorstellen formuleren

5.8.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van hetrealistische karakterDe modale gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen entolken - voldoet in belangrijke mate aan dit profiel. Hij/zij heeft bewust gekozenvoor een driejarige opleiding waar de klemtoon ligt op een functioneletaalbeheersing. Daardoor kan de gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optiezakelijk vertalen en tolken - zich als zelfstandige vestigen. In de typisch Belgischesituatie en in de internationale bedrijfscontext wordt hij/zij evenwel vooralgeapprecieerd als polyvalent medewerker in het middenkader.



♦ L. BOLLAERT, Taaleisen van de Bedrijfswereld: een case-study in Zuid-West-Vlaanderen, Universiteit Gent, DLO-mededelingen, juni 1995.

♦ L. BOLLAERT, Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler - Tolk,toespraak voor de Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen, november 1995.

♦ DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Studies en Documenten,Brussel, 1995.

♦ Enquête bij afgestudeerden van de opties Bedrijfsvertaler - Bedrijfstolk, februari 1996(uitgevoerd door KHBO, KHL, Mercator, VAH).

♦ Enquête bij afgestudeerden naar relatie tussen stage en tewerkstelling, Gent, PIHO,1995.

♦ A. GEERAERT, L. Van Campenhout en E. Labro, Enquête: Wensen van hetbedrijfsleven inzake de opleiding Secretariaatsbeheer, Zakelijk Vertalen en Tolken - eenbeperkte survey bij 40 Bedrijven, Heverlee, KHL, Departement EconomischeHogeschool H. Hart 1995.

♦ M. VERNIERS, Gegradueerden in het Bedrijfsleven, Talenkennis en CommunicatieveVaardigheden, Gent, PIHO, 1989.


7 M E D E W E R K E R S

Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van:

− Mevrouw E. Bénéré, adjunct-secretaris CM Antwerpen− Mevr. B. Boeynaems, medisch secretaresse op de afdeling Epidemiologie en Sociale

Geneeskunde van de U.I.A.− Mevr. B. Borzee, medisch secretaresse Virga Jesse Ziekenhuis Hasselt− De heer J. Deleu, Algemeen Directeur St.-Augustinus, St.-Camillus ziekenhuizen

Antwerpen− Mevr. A. Desplenter, zelfstandig medisch secretaresse te Kortrijk− De heer J. Donckers, medisch secretaris ZOL-campus St.-Jan te Genk− Mevr. K. Heyvaert, verantwoordelijke secretariaat interne geneeskunde, U.Z.-V.U.B.− Mevr. M. Hoste, medisch secretaresse Universitair Ziekenhuis Antwerpen− Mevr. N. Linten, medisch secretaresse St.-Franciskusziekenhuis te Heusden-Zolder− Mevr. M. Permanne, medisch secretaresse te PZ St.-Jan te Eeklo− Mevr. V. Pien, medisch secretaresse PZ Sancta Maria te Sint-Truiden en onder-

voorzitter VVMS− Mevr. C. Reynders, diensthoofd Centraal Medisch Secretariaat ZOL-Campus St.-Jan

Genk en secretaris VVMS− Mevr. L. Van Diest, medisch secretaresse ZOL-Campus St.-Jan te Genk− Mevr. S. Vander Elst, medisch secretaresse Universitaire Ziekenhuizen Leuven− Mevr. J. Vandeweyer, medisch secretaresse M.S.-kliniek Overpelt en voorzitter VVMS− De heer Van Goitsenhoven, Administratief Directeur, IDEWE Antwerpen− De heer C. Vangronsveld, functieclassificatiedeskundige LBC-NVK Antwerpen− Mevr. V. Vanroye, diensthoofd medisch secretariaat ZOL-Campus André-Dumont

Waterschei en penningmeester VVMS− Mevr. L. Vanvolsem, medisch secretaresse St.-Mariaziekenhuis Halle− De heer J. Verhoeven, secretaris LBC-NVK Leuven− Mevr. R. Willems, medisch secretaresse A.Z. Vesalius Campus St.-Martinus Bilzen− Mevr. W. Andriessen, lector Hogeschool van de Provincie Antwerpen− Mevr. A. Blondiau, opleidingscoördinator Karel de Grote-Hogeschool en stuurgroeplid

VVMS− De heer R. Jamaels, lector Katholieke Hogeschool Leuven, stuurgroeplid VVMS− Mevr. E. Proost, lector Katholieke Hogeschool Kempen− De heer L. Vangronsveld, lector Provinciale Hogeschool Limburg, P.R.-

verantwoordelijke VVMS, voorzitter en verslaggever werkgroep− Mevr. C. Vermote, praktijklector, Hogeschool West-Vlaanderen


medisch secretaresse

sector : handel-administratiestudiegebied : secretariaatsbeheerberoep : medisch secretaresse


D/1997/6356/19



IN H OU D BEROE PSPR O F IE L M ED IS CH SECRETARESS E

INHOUD

1 VOORONDERZOEK 1


in de sector 1

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt 21.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector 21.2.2 Gegevens over de beroepen 21.2.3 Relateren van de functies aan de beroepen 21.2.4 Inventaris van de bestaande beroepsprofielen 2



4 BEROEPENCLUSTERS, STUDIERICHTINGEN ENOPLEIDINGEN 5

5 HET EIGENLIJKE BEROEPSPROFIEL 6

5.1 Exacte benaming van het beroep 6

5.2 Globale beschrijving van het beroep 65.2.1 Kernachtige beschrijving 65.2.2 Beschrijving van de beroepscontext6

5.3 Vereiste opleiding 7

5.4 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 75.4.1 Agendabeheer 75.4.2 Beheer van de werkruimtes 85.4.3 Inkoop/Aankoop 85.4.4 Medische registratie/inning/boeking 85.4.5 Informatieverzameling 95.4.6 Reproductieve informatieverwerking 105.4.7 Productieve Informatieverwerking 115.4.8 Informatieverstrekking 125.4.9 Onthaal en verwijzing van patiënten 135.4.10 Samenwerking 135.4.11 Communicatie 135.4.12 Coördinatie en leiding 145.4.13 Ondersteuning van hulpverlening en diagnosestelling door de

zorgverstrekker 15

IN H OU D BEROE PSPR O F IE L M ED IS CH SECRETARESS E

5.5 De meer algemene beroepsondersteunende kennis 16

5.6 Beroepshoudingen 165.6.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen 175.6.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroeps-

houdingen 175.6.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het

realistische karakter 21

5.7 Doorgroeimogelijkheden 21

6 BIBLIOGRAFIE 22

BEROEPSPROFIEL M EDISCH SECRETARESSE 1


1.1 Socio-economisch structurele ontwikkelingen1.1.1 De macro-economische situering van de sector

Het is duidelijk dat de dienstverlening een bijzonder belangrijke sector is binnen deVlaamse economie. De gezondheidszorg, zowel intramurale als extramurale, metinbegrip van de randsectoren (rust- en verzorgingstehuizen, groepspraktijken maarook ziekenfondsen, interbedrijfsgeneeskundige diensten, sociale secretariaten,farmaceutische bedrijven, kortom elk bedrijf dat van dichtbij of verder afverbonden is met de gezondheidszorg in de ruimste zin) neemt binnen dedienstensector een ruime plaats in.

1.1.2 De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in desectorMede door de schaalvergroting, de professionalisering, de demografischeontwikkeling, de vergrijzende bevolking, het stijgend aanbod van geneeskundigemogelijkheden, is het duidelijk dat steeds meer mensen in aanraking komen met degezondheidszorg. De afzetmarkt van de afgestudeerden van Medisch Secretariaatvergroot dan ook jaarlijks. De krimpende markt van de ziekenhuisbedden wordtgrotendeels gecompenseerd door de toename in de RVT's, de groei wat betreft hetaantal prestaties binnen de sector, de groei van de ziekenfondsen en socialesecretariaten. De beheersbaarheid van de sector heeft in niet geringe mate te makenmet het inzetten van het gekwalificeerd personeel dat administratief dezebeheersbaarheid kwantitatief en kwalitatief kan registreren.Precies in de registratie van de medische prestaties staan wij aan het begin van eentechnologische revolutie. De informatisering van de registratie opent nieuweperspectieven maar eist meteen ook dat deze technologie gebruikt wordt doormensen die opgeleid werden om zowel het medisch-technische, het sociale als hettechnisch-administratieve aspect te beheersen.

Momenteel heeft een medisch secretaresse nog geen vast statuut. De verwachteontwikkeling is dat er een opwaardering komt door onder meer de samenstellingvan het Paritair Comité. Het beroep van de medisch secretaresse noch de titel zijnbeschermd, wat tot gevolg heeft dat naast de wettelijke erkende opleiding,commerciële niet-wettelijk erkende cursussen (schriftelijk) worden aangeboden.

Vanuit het beroep zelf is reeds een belangrijke stap gezet door de oprichting van deberoepsvereniging met name de Vlaamse Vereniging van medische secretaressenen secretarissen, VVMS, die de belangen van de medisch secretaresse behartigt.

BEROEPSPROFIEL M EDISCH SECRETARESSE2

1.2 Analyse van de arbeidsmarkt1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector

Het ontbreken van een wettelijke bescherming van het beroep en de nog nietbestaande classificatie binnen de gezondheidssector zijn er de oorzaak van datrecente gegevens niet beschikbaar zijn.Hoewel tot nu toe hoofdzakelijk vrouwen het beroep van medisch secretaresseuitoefenen, ontstaat er een tendens tot intrede van mannen in het beroep. Typerendis dat de gezondheidszorg zowel als de randsectoren de nadruk leggen op despecificiteit van de vorming van medisch secretaresse. Wij menen dan ook temogen zeggen dat het basisdiploma dat hoort bij het beroep van medischsecretaresse er één is van het graduaatsniveau. Alleen dit niveau biedt een garantievoor een adequate beroepsuitoefening.

1.2.2 Gegevens over de beroepen: de beroepenstructuur van de sector; functiestructuur van de sectorIn de gezondheidssector onderscheidt men medische, paramedische,verpleegkundige en verzorgende beroepen. Binnen deze professies geldenduidelijke regels voor wat betreft de toegelaten handelingen. Naast dezezorgverstrekkende beroepen vindt men in de gezondheidssector ook demanagementfuncties. Binnen deze laatste categorie neemt de medisch secretaresseeen centrale positie in. Enerzijds begrijpt zij het medische aspect van wat ergebeurt, anderzijds heeft zij de nodige kennis en vaardigheden om een correcteinvulling te geven aan de taken die van haar verwacht worden op het vlak vanbestuurassistentie (deel 5).

1.2.3 Relateren van de functies aan de beroepen c.q. beroepenclustersGezien de specificiteit van het beroep heeft het geen zin om in dit verband eenverdere opdeling te overwegen.

1.2.4 Inventaris van de bestaande beroepsprofielen c.q. functieprofielenEr zijn op dit ogenblik geen andere beroepsprofielen bekend dan de beroepsvisiesdie gehanteerd werden in de verschillende hogescholen die de optie MedischSecretariaat organiseren. Binnen de gezondheidsinstellingen en profitbedrijvenbestaan er sporadisch functieprofielen, die sterk individueel zijn en moeilijkveralgemeend kunnen worden. De contacten met de enige Vlaamseberoepsvereniging zijn van die aard dat ook zij uitkijken naar een algemeenberoepsprofiel.


2 V A S T L E G G I N G V A N D EB E R O E P E N C L U S T E R S E N D E

B E R O E P E N

Uit het voorgaande valt af te leiden dat de commissie het beroepsprofiel van de medischsecretaresse verder zal ontwikkelen.



Het is zonder meer duidelijk dat het beroep van medisch secretaresse zich oriënteert naarhet niveau 4 van het SEDOC-systeem. Een aantal medisch secretaressen vindt men terug ophet niveau van het management van gezondheidsinstellingen en profitbedrijven.




De Graduaatsopleiding Secretariaatsbeheer optie Medisch Secretariaat is éénduidig gerichtop het beroep van medisch secretaresse.


5 H E T E I G E N L I J K EB E R O E P S P R O F I E L

5.1 Exacte benaming van het beroepMedisch secretaresse ( niet-beschermde titel)

5.2 Globale beschrijving van het beroep5.2.1 Kernachtige beschrijving

Zij is de aangewezen persoon om in de intra- en extramurale gezondheidssector hetgehele secretariaatswerk zelfstandig uit te voeren.

Zij draagt de volledige verantwoordelijkheid voor een optimaal functioneren vanhet (medisch) secretariaat, zodat in alle werkomstandigheden precies en efficiëntgewerkt kan worden.

Het artsenkorps en de bestuurskaders moeten erop kunnen rekenen dat de aan haartoevertrouwde taken naar behoren worden vervuld.

In die zin is zij een belangrijke schakel tussen de patiënt/cliënt en degezondheidswerker. Zij bepaalt mee het imago van de werkgever.

5.2.2 Beschrijving van de beroepscontextHet beroep is te situeren in de gezondheidszorg, d.w.z.

− In de administratieve ondersteuning van medische en paramedischehulpverlening

− In de administratieve kaders van instellingen en bedrijven in en om degezondheidszorg

5.2.2.1TewerkstellingsplaatsenDe administratie van gezondheidszorg en aanverwante welzijnszorg

♦ De administratie van gezondheidszorg en aanverwante welzijnszorg− Ziekenhuizen, poliklinieken, rust- en verzorgingstehuizen en rustoorden voor

bejaarden− Medisch-sociale instellingen van maatschappelijke gezondheidszorg: P.M.S.,

G.V.O., revalidatie- en reïntegratiecentra, dispensaria, Medische Centra voorHuisartsen, Diensten voor Geestelijke Gezondheidszorg,gehandicaptenvoorzieningen

− Coöperatieve gezondheidscentra (eerstelijnsteams)− Groeps- en solopraktijken van artsen, inclusief diergeneeskunde− Bedrijfsgeneeskundige diensten− Medisch-wetenschappelijke onderzoeksprojecten− Ziekteverzekering (R.I.Z.I.V., ziekenfondsen)


− Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu, Bestuur van deGezondheidszorgen, Dienst Studie en Gezondheidsbeleid, cel MVG, MPG enMKG

♦ De administratie van de economisch en/of commerciële satellietbedrijvenrond de gezondheidszorg

− Analyselaboratoria (klinische biologie)− Sector van produktie en distributie van farmaceutica, medisch-technische

uitrusting en apparatuur− Administratief-logistieke hulpdiensten: A.C.C., V.V.I. en andere

koepelorganisaties− Verzekeringsinstellingen

5.3 Vereiste opleiding− Hoger onderwijs buiten de universiteit, Studiegebied Handelswetenschappen en

Bedrijfskunde, basisopleiding Secretariaatsbeheer, Optie Medisch Secretariaat.

5.4 Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteitenHet medisch secretariaat omvat taken en opdrachten rond het efficiënt verzamelen,uitwisselen en verwerken van administratieve en medische informatie. Deze takenzijn niet louter uitvoerend en vereisen een vrij grote autonomie en creativiteit.

De mogelijke type- en deelfuncties die de gegradueerde opneemt bij indiensttredingworden hieronder weergegeven. Per functie wordt summier de context beschrevenwaarin de taken worden uitgeoefend en de noodzakelijke kennis die voor devaardigheden is vereist.

5.4.1 Agendabeheer− Planning van de spreekuren− Afspraken van de dokters beheren− Bediening beantwoordingsapparatuur− Afspraken maken voor de patiënten− Opstellen van wachtlijsten− De correspondentie ad hoc− Follow-up van risicopatiënten (bv. getransplanteerden)− Opnames van de patiënten regelen

5.4.1.1ContextgegevensHet zorgen voor een efficiënt timemanagement en planning is een hoofdopdrachtvan de medisch secretaresse.Zij blijft verantwoordelijk voor het nemen van persoonlijke beslissingen (bv. bij hetmaken van een dringende afspraak). In ongewone situaties moet zij efficiëntkunnen reageren en handelen.

5.4.1.2Ondersteunende kennis− Kennis van planning− Inzicht in de werkorganisatie met een analytisch denkvermogen en

psychosociale vaardigheden− Kennis van softwarepakketten


5.4.2 Beheer van de werkruimtes− Opvolging van technische dienstverlening− Beschikbaarheids- en bezettingscontrole van de lokalen en bijhorende uitrusting− Verantwoordelijkheid voor de hygiënische voorschriften:

− reinigen van onderzoekstafel− wachtkamer in orde stellen voor en na de consultatie− ontsmetting van medisch instrumentarium, toestellen en andere voorwerpen− het ordenen van materialen en instrumenten

5.4.2.1ContextgegevensIn de gezondheidszorg is het belangrijk om de hygiënische voorschriften na televen.Het is immers onaanvaardbaar dat langs instrumentarium, voorwerpen, apparatenen ander materiaal pathogene micro-organismen van de ene patiënt op de andereovergebracht worden.

5.4.2.2Ondersteunende kennisDe elementaire kennis van ziekenhuishygiëne is belangrijk: ziekenhuisinfecties,sterilisatie, ontsmetting, ziekenhuisafval, het aanmaken van een gepastontsmettingsmiddel in een juiste concentratie.

5.4.3 Inkoop / Aankoop− Behoeftenbepaling− Marktexploratie− Opvolging van handelstransacties− Beheer van voorraden− Formulierenbeheer en -ontwerp− Ontwerp van nieuwe dossiers en bespreekbaar stellen met drukkerij

5.4.3.1ContextgegevensVaak is zij verantwoordelijk voor het beheer van de stock in de ruime zin van hetwoord: administratieve benodigdheden, medisch gebruiksmateriaal, medicatie. Zijzorgt dat de hulpmiddelen aan bepaalde ergonomische voorwaarden voldoen.

5.4.3.2Ondersteunende kennisVeronderstelt een behoorlijke kennis van commerciële marktexploratie enonderhandelingsvaardigheid. Inzicht in ergonomische principes is vereist.

5.4.4 Medische registratie/ Inning / Boeking♦ Medische registratie− Zorgen dat er voor iedere (opgenomen) patiënt een registratieformulier wordt

ingevuld en gecodeerd met de hulp van de ICD-9-CM classificatie en/of DSM-IV

− Aanwenden van diagnose- en operatieregisters bij het opzoeken van gevallenvoor klinisch-wetenschappelijke studies, voor publicaties en lezingen

− Het totaal van anonieme ziektegeschiedenissen toegankelijk maken vooranalyse door het intern beheer van ziekenhuizen

− Hoofdgeneesheer en hoofd van het verpleegkundig departement bijstaan bij deverwerking en interpretatie van de gegevens


− Samen met de hoofdgeneesheer en MVG (MPG)-coördinator zorgen voor deverspreiding en toelichting van de registratiegegevens binnen het ziekenhuis(vergelijking van de eigen cijfers met poolgegevens of met gegevens van anderevergelijkbare ziekenhuizen of diensten zal daarbij noodzakelijk zijn)

− Na elke registratieperiode de data op magneetband of diskette bezorgen aan hetMinisterie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu

− Uitvoeren van eerste controle via een PC-versie van het MKG-controleprogramma of het Feedback-programma voor MVG-en MPG-registratie

− Registratieprojecten binnen de preventieve gezondheidssector

♦ Financiële administratie− Facturatie verzorgen (medische, paramedische en hospitalisatiekosten)− Prestaties laboratoria en medisch-technische diensten boeken− Registreren en opvolgen van betalingsverkeer− Ingeven van de Katz-schalen (vooral binnen RVT en ROB)− Uitbetalen van huisdokters en kinesisten (vooral binnen RVT en ROB)− Kostenstaten m.b.t. welzijnsinstellingen opstellen

5.4.4.1ContextgegevensDe minimale klinische gegevens (M.K.G.) en de minimale verpleegkundigegegevens (M.V.G.) worden sinds 1994 aangewend in de financiering van deziekenhuizen.Vanaf 1april 1996 gebeurt dit ook voor de minimale psychiatrische gegevens(M.P.G.).Deze registratie laat toe de pathologieën en de medische en verpleegkundigeactiviteit in de gezondheidsinstellingen te bestuderen. Zo kan de overheid zijnziekenhuisbeleid op basis van de reële behoeften bijsturen en internationaalaanwenden.

5.4.4.2Ondersteunende kennis− De nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen en de terugbetalingsbarema

van de Z.I.V. kunnen raadplegen− Briefwisseling met het R.I.Z.I.V. en de ziekenfondsen kunnen verzorgen− Kennis van alle takken van de sociale zekerheid− Efficiënt verzamelen, verwerken en verspreiden van administratieve informatie− Kennis van vereisten om kasboek bij te houden− Inzicht in het automatiseren van verrichtingen− Kennis van de (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële

pakketten− Praktische kennis van medisch terminologie, anatomie en fysiologie− De meest recente MKG-, MVG- en MPG-software kunnen hanteren− Inzicht m.b.t. de organisatie van de gezondheidszorg− Kennis van honorariabepaling en het berekenen van het remgeld voor de patiënt

5.4.5 Informatieverzameling♦ Receptie− Inzamelen van gegevens over patiënten en zorgverstrekkers− Opstellen van nieuwe dossiers− Registreren van de onderzoeksfrequentie van de patiënt− Inzamelen van bloeduitslagen− Documentatie bijhouden van nieuwe tendensen op het vlak van burotica


− Bijhouden mededelingenbord en foldermateriaal

♦ Dossierbeheer− Opstarten van een medisch dossier− Dossiers uit het archief halen of opvragen− Dossiers, uitslagen, RX-foto's enz. klasseren− Na onderzoek de dossiers nakijken

5.4.5.1ContextgegevensZij beheert en klasseert de verzamelde gegevens in diverse medische dossiers.Medische, administratieve en financiële gegevens van de patiënt zijn dankzij deefficiënte organisatie van de medisch secretaresse onmiddellijk beschikbaar voor demedicus of administratieve diensten.

5.4.5.2Ondersteunende kennisDe zorg om het medisch dossier is één van de hoofdopdrachten van deafgestudeerde.Kennis van medische dossiersystemen, formulierenbeheer en klasseermethodes isnodig. Bovendien vergt het ook inzicht in de elektronische informatieverzameling(computergebruik)Zij moet alert leren zijn voor toekomstige ontwikkelingen, zowel op buroticagebiedals op administratief-economisch gebied.

5.4.6 Reproductieve informatieverwerking♦ Postbehandeling− Binnenkomende post gaan halen, registreren en verdelen− Poststukken afwegen en frankeren− RX-foto's versturen naar patiënten en huisartsen− Uitslagen van diverse onderzoeken versturen naar de algemeen geneeskundigen− Berichtgeving aan huisarts van opname van een patiënt− Facturen en bestellingen versturen− Aanleggen register van de inkomende post− Briefwisseling naar R.I.Z.I.V., mutualiteiten en verzekeringsinstellingen− Registreren van de uitgaande post

♦ Archivering en dossierbeheer− Dossiers kopiëren op microfilm− Uitslagen en brieven uit de dossiers halen, fotokopiëren en ze opsturen naar

artsen− Dossiers in orde brengen volgens de opgelegde rangschikkingscriteria− Dossiers (zowel medisch, verpleegkundig als sociaal) van de patiënten

afzonderlijk klasseren− Aanbrengen van kleurcodering− Uitdunnen van het archief− Routebewaking− Verwerking van statistische gegevens− Dossiers voor de apotheek in orde maken


♦ Informatieverwerking op PC− Verwerking van attesten, verslagen, medische brieven (met behulp van

dictafoon), individuele programma's, scorelijsten, taakverdelingen,groepsprogramma's, weekendlijsten, cursussen, brochures.

♦ Informatieverwerking in een farmaceutisch bedrijf− Typen van bijsluiters− Nalezen van de drukproeven van dozen en bijsluiters− Aanpassen van verpakkingen aan nieuwe wetgevingen− Controleren van de lay-out van verpakkingen

5.4.6.1ContextgegevensAlles gebeurt in een sfeer van discretie - gezien de aard van de informatie - en metzin voor bedrijfseconomische vereisten (code beroepsgeheim).

5.4.6.2Ondersteunende kennis− Praktische achtergrondkennis van anatomie, fysiologie, farmacologie en

pathologie− Kennis van klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, medische publicaties,

nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen van het R.I.Z.I.V.,terugbetalingsbarema, geneesmiddelencompendia, codeerhandboeken ...)

− Kennis van elektronische hulpmiddelen en presentatiesoftware− Kennis van inhoudelijke en stilistische vereisten van verschillende tekstsoorten− Kennis van BIN-normen− Kennis van praktische aspecten van fotokopiëren− Grondige kennis van het beroepsgeheim

5.4.7 Produktieve informatieverwerking♦ Beleidsvoorbereidend− Inbrengen van beleidsvoorstellen binnen het werkoverleg− Vergaderingen of conferenties voorbereiden of organiseren− Coördineren en notuleren tijdens vergaderingen− Vertalen van brieven en wetenschappelijke publicaties− Verzorgen van lay-out van referaten en transparanten

♦ Afdelingssecretariaat− Aanleggen van een nieuw verpleegkundig dossier of het aanpassen van dossiers− Regelen van een eventuele opname in een ander ziekenhuis− De sociaal-financiële kant van de psychiatrische of geriatrische patiënt

natrekken in samenwerking met de maatschappelijk werker om dan de patiëntdagelijks te begeleiden in zijn uitgaven (budgetbeheer)

− Informatie geven aan en begeleiding van stagiaires

5.4.7.1ContextgegevensHet medisch secretariaat valt in de meeste instellingen onder het medische of hetadministratief-economische departement. Het hospitaalsecretariaat zit daarentegenverweven in de structuur van het verpleegkundig departement.De "hospitaalsecretaresse" vervult een organisatorische, administratieve encoördinerende rol tussen de verschillende disciplines die op de verpleegafdelingen


werken, o.a. maatschappelijk werkers, artsen, psychologen, ergotherapeuten,verpleegkundigen, ...Haar taken zijn verspreid over een hele week: groepsindelingen, agenda's vanteamvergaderingen, equipevergaderingen, bijscholingen, seminaries, enz., alsookde daaruit volgende verslagen.

5.4.7.2Ondersteunende kennis− Inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg− Een adequate kennis van talen en een grondige kennis van de medische

terminologie− Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen− Kennis van notuleren− Kennis van geijkte uitdrukkingen− Kennis van verantwoordelijkheden− Kennis van rapporteren

5.4.8 Informatieverstrekking♦ Receptie− Dossiers van patiënten uit het archief halen en klaarleggen op het bureel van de

arts− Vragen van patiënten en artsen beantwoorden− Dossiers ontlenen aan andere diensten die eveneens door het beroepsgeheim

gebonden zijn en registratie ervan

♦ Patiëntenvoorlichting− Voorlichting geven over medicijngebruik (bv. bij homeopaten)− Instructies verstrekken bij verzamelen van urine- en stoelgangmonsters− Patiënten informeren over het onderzoek en de voorgeschreven hulpmiddelen− Raadgevingen van arts verduidelijken

♦ Bibliotheekwerkzaamheden− Bibliografisch registreren en opbergen van publicaties, periodieken en

wetteksten− Opzoeken van boeken, tijdschriften, referenties− Registreren van films en dia's− Aanvragen, kopiëren, opsturen van artikels− Uitleenactiviteiten verzorgen naar artsen en ander ziekenhuispersoneel

5.4.8.1ContextgegevensElke fiche, elk dossier, die voor de gewone secretaresse een zuiver zakelijkeaangelegenheid is, wordt bij de medisch secretaresse een sterk persoonsgebondenmaterie.Zij moet een geruststellende houding t.o.v. de patiënt aannemen.Zij vormt vaak een vraagbaak voor de patiënt. Zij moet in staat zijn om datgenewat de arts (in vakjargon) verteld heeft te verduidelijken of toe te lichten.Het gebeurt ook wel eens dat zij de patiënt, na een moeilijk te verwerken diagnose,psychisch moet ondersteunen.


5.4.8.2Ondersteunende kennis− Goede basiskennis van anatomie, fysiologie en pathologie− Kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking− Kennis van de verschillende mogelijkheden om te archiveren− Kennis van correcte omgangsvormen− Kennis van gebruiksmogelijkheden van netwerken, bibliotheken en

vakliteratuur− Kennis van telefoonetiquette en telefoonalfabet− Kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming

5.4.9 Onthaal en verwijzing van patiënten− Patiënten/cliënten verwelkomen en doorverwijzen− Onthalen van deelnemers van workshops en wetenschappelijke bijeenkomsten− Onverwacht bezoek zelf te woord staan− Bezoekers aankondigen

5.4.9.1ContextgegevensDe medisch secretaresse moet de patiënt ontvangen, hem persoonlijk begeleiden enzijn dossier onmiddellijk aan de dokter overhandigen.Empathische ingesteldheid is in de gezondheidszorg een uitermate belangrijkehouding.

5.4.9.2Ondersteunende kennis− Inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van patiënten− Kennis van gesprekstechnieken (o.a. slecht-nieuwsgesprek)

5.4.10 Samenwerking− Overleg plegen met de patiënt, verpleegkundigen, andere gezondheidswerkers

en/of familie ten behoeve van de voortgang en de kwaliteit van de verplegingvan de individuele patiënt.

− Schriftelijk rapporteren van bevindingen met betrekking tot de patiënt− Telefoneren naar verschillende diensten i.v.m. patiëntentransport− Toezicht houden op verloop van de stage en de evaluatie van de student

verzorgen

5.4.10.1 ContextgegevensVele medisch secretaressen functioneren binnen een bedrijfseconomische context.Een goede professionele relatie met collega's en artsen is dus vanzelfsprekend.

5.4.10.2 Ondersteunende kennis− Kennis van planning− Kennis van taakverdeling− Kennis van middelen voor optimaliseren van de organisatie− Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen

5.4.11 Communicatie− Huisartsen en patiënten doorverbinden met de geneesheer-specialist− Oproepen van dokters (bieper)− Uitschrijven van verwijskaarten


− Bewaren van huisstijl− Verzorgen van human en public relations (relatiegeschenken, wachtcomfort, ...)− Onthaal van farmaceutische vertegenwoordigers− Agendabeheer− Vergaderingen− Telefoneren− Presentaties verzorgen

5.4.11.1 ContextgegevensZij zal vaak persoonlijk beslissingen nemen bij het maken van afspraken. Zij blijftvolkomen neutraal en beleefd. Alle berichten, zowel intern als extern, zullen correcten stip opgesteld en verdeeld worden.

5.4.11.2 Ondersteunende kennis− Inzicht in vereisten bij voorbereiding, organisatie en opvolging van

vergaderingen− Kennis van vereisten voor een goede agenda− Kennis van externe vormgeving (o.a. huisstijl)− Kennis van verschillende informatiebronnen− Kennis van een assertieve en probleemoplossende houding

5.4.12 Coördinatie en leiding♦ Leidinggevende bevoegdheid(die verantwoordelijkheid en rapportering inhoudt op het niveau van:)− organisatie van het (centraal) medisch secretariaat: bepalen wie wat uitvoert− organisatie en beheer van het (centraal) medisch archief− leiding van de medische registratie− gesprekpartner tussen geneesheer en medisch secretariaat− begeleiding stagiairs− leveren van stafdiensten (probleemanalyse, statistische verwerking,

enquêtering), dienstroosterplanning over één of meerdere maanden, het metenvan de werklast...

− kwaliteitsbeheersing: evalueren en zonodig bijstellen van de werkzaamheden

♦ Coördinerende activiteiten− Organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, trainingsessies,

workshops,..− dossiers en presentatiemappen− uitnodigingen− deelnemerslijsten− reservatie vergaderzalen− audiovisueel materiaal− lunch en koffiebreaks

− Opvangen en rondleiden van nieuwe geneesheren en de administratiehieromtrent uitvoeren

− Coördineren van de medische permanentie- en de M.U.G.-lijsten van hetziekenhuis

− Ruim contact met de geneesheren onderhouden− Waarnemen van het secretariaat van de Medische Raad en de verschillende

comités.


− Voorbereiden en organiseren van reizen

5.4.12.1 ContextgegevensInspanningen moeten in de eerste plaats doelgericht zijn.Wie het werk vlot kan organiseren, zal de meeste problemen een stap voor zijn.Dat flexibiliteit een noodzaak is om ook de organisatie in allerijl te wijzigen als datnodig blijkt te zijn, spreekt voor zich. Een grote mate van zelfstandigheid is ookvan belang.

5.4.12.2 Ondersteunende kennis− Kennis van planning, timemanagement en taakverdeling− Kennis van de organisatie van reizen, zoals hotel-, restaurant-, en

vliegtuigreservatie− Kennis van middelen voor het optimaliseren van de organisatie− Kennis van ergonomische aspecten

5.4.13 Ondersteuning van hulpverlening en diagnosestelling door dezorgverstrekker− Verwisselen van eenvoudige verbanden− Patiënten helpen die voor of na een onderzoek onwel worden− Oude of zwakke patiënten helpen bij het zich verplaatsen− Eerste hulp bij ongevallen toepassen− Cardio-pulmonaire resuscitaties (CPR)− Lengte en gewicht van de patiënt meten− Uitvoeren van gehoortest met audiometer− Testen van het gezichtsvermogen− Urine-onderzoek met teststrips uitvoeren− Zwangerschapstest uitvoeren− ...1

5.4.13.1 ContextgegevensEr is bij solowerkende geneesheren en groepspraktijken een grotewaarschijnlijkheid dat zij met acute noodsituaties geconfronteerd wordt.Bij een aantal beroepsbeoefenaars is het stellen van bepaalde verpleegtechnischehandelingen een routineactiviteit geworden die deel uitmaakt van de dagelijksebezigheden op het medisch secretariaat.Niet elke geneesheer kan immers en een medisch secretaresse en eenverpleegkundige in dienst nemen.

1 Volgende handelingen worden ook door de medisch secretaresse in de praktijk uitgevoerd: het maken en

ontwikkelen van eenvoudige röntgenfoto’s, het uitvoeren van longfunctieproeven, het afnemen van E.C.G.(elektrocardiogram) en E.E.G. (elektro-encefalogram), het aanleggen van een 24-uurs Holtermonitoring, hetassisteren bij gastroscopie, coloscopie, ... .Omtrent deze verpleegtechnische en toevertrouwde medische handelingen is er de laatste tijd heel wat te doengeweest (art. 54 bis). De afgestudeerden, die op de datum van 01.09.90 sinds minstens drie jaar tewerkgesteldgeweest zijn in een verzorgingsinstelling of in een kabinet van een geneesheer of tandarts, mogen dezelfdewerkzaamheden blijven verrichten onder dezelfde voorwaarden als de beoefenaars van verpleegkunde diezulke prestaties uitvoeren.De procedure die men dient te volgen om van het voordeel van de verworven rechten te kunnen genieten, isvastgelegd in het K.B. van 08.09.93 (B.S. 26.10.93).Het spreekt voor zich dat de persoon die het voordeel van de verworven rechten heeft gekregen, dehandelingen waarvoor zij bevoegd is met de nodige zorg en op een vakkundige wijze dient uit te voeren.Wanneer de betrokkene fouten maakt, kan zij zowel strafrechterlijk (onopzettelijke slagen en verwondingen,onopzettelijke doding) als burgerlijk (art. 1382 e.v. B.W.) aansprakelijk worden gesteld.


5.4.13.2 Ondersteunende kennisEen elementaire kennis van de E.H.B.O.-technieken is noodzakelijk.Kennis in CPR is vereist, in afwachting dat gespecialiseerde hulp komt opdagen.Kennis van de tiltechnieken is onmisbaar bij het verplaatsen en rechtop zetten vanpatiënten (om eigen rugklachten te vermijden).

Binnen het vak Deontologie worden de consequenties van het onwettig uitoefenenvan de genees- en verpleegkunde belicht, evenals deaansprakelijkheidsproblematiek.2Zij dient de nodige discretie aan de dag te leggen i.v.m. de diagnose en deconclusies.

5.5 De meer algemene beroepsondersteunende kennis− Grondige kennis van de medische terminologie− Goede kennis van farmacologische terminologie− Grondige kennis van het Nederlands− Goede kennis van Frans, Engels en Duits (met bijzondere aandacht voor

medische terminologie in deze talen)− Kennis van beleidsprincipes en organisatie van de gezondheids- en

welzijnszorg, beroepen en instellingen− Algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis voor een

goede functionering van het (medisch) secretariaat− Kennis van mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken− Kennis van communicatiestrategieën− Kennis van vereisten voor effectieve en efficiënte meertalige telefonische

communicatie− Kennis van ziekenhuishygiëne, sterilisatieprocedures− Kennis van EHBO en CPR− Kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een

optimale informatiedoorstroming− Kennis van R.I.Z.I.V.-reglementering− Kennis van het beroepsgeheim en andere ethische aspecten van het (medisch)

secretariaat− Kennis van de rechten en plichten van de persoon als patiënt en als werknemer− Inzicht in het belang van archivering

5.6 Beroepshoudingen

Wanneer een medisch secretaresse haar opleiding binnen het HOBU succesvolheeft afgerond, beschikt zij in eerste instantie over theoretische kennis en eenaantal technische vaardigheden, die als een basis gezien kunnen worden.Als deze basis stevig is, zal zij die vakbekwaamheid snel en flexibel kunnenaanpassen en uitbreiden in de praktijk.Zelfs wanneer zij een degelijke opleiding heeft genoten, zal de inzet van haarvolledige persoonlijkheid nodig zijn om die kennis met succes in praktijk tebrengen. Ze moet daarvoor ook over een aantal professionele, sociale en moreleeigenschappen en kwaliteiten beschikken.

2 Voor de boven beschreven vaardigheden moeten de hogescholen geen specifieke noch algemene beroeps-

ondersteunende kennis aanbrengen, gezien deze handelingen wettelijk niet meer door onze toekomstigeafgestudeerde mag uitgevoerd worden.


5. 6.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen


Discretie ✗

Aandacht voor competentie-ontplooiing ✗

Accuratesse ✗

Assertiviteit ✗

Beslissingsvermogen ✗

Contactbereidheid ✗

Dienstverlenende ingesteldheid ✗

Doorzettingsvermogen ✗

Empathie ✗

Flexibiliteit ✗

Imagobewustzijn ✗

Kritische ingesteldheid ✗

Leergierigheid ✗

Loyauteit ✗

Omgaan met stress ✗

Organisatievermogen ✗

Resultaatgerichtheid ✗

Tact ✗

Veiligheids- en milieubewustzijn ✗

Zelfstandigheid ✗

Zin voor esthetiek ✗

Zin voor initiatief ✗

Zin voor orde ✗

Zin voor samenwerking ✗

5.6.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingenDe beroepshoudingen die overgehouden werden kunnen als volgt geconcretiseerdworden in gedragsindicatoren.

5.6.2.1Discretie− Leeft het beroepsgeheim strikt na, zowel mondeling als schriftelijk− Zorgt ervoor dat er geen medische dossiers blijven rondslingeren− Zorgt dat het beeldscherm van de computer vrij is van patiëntengegevens

5.6.2.2Accuratesse− Is stipt, correct, zorgvuldig en nauwkeurig in haar werk− Kan efficiënt een opdracht uitvoeren en kan werkzaamheden organiseren en

systematisch uitvoeren− Kan foutloos medische verslagen uittypen via PC en met behulp van een

dictafoon− Kan gegevens zo volledig en betrouwbaar mogelijk registreren en coderen− Leest de getypte versie van een brief na en gebruikt een woordenboek− Vraagt bij twijfels de mening van de opdrachtgever− Controleert data in de agenda


5.6.2.3Assertiviteit− Is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheden en de gevolgen van haar

handelen− Evalueert haar eigen handelen en denkt kritisch− Laat afspraakregelingen respecteren door patiënten en geneesheren− Maakt op een beleefde manier afspraken met werkgever(s) en collega('s)

omtrent werkuren

5.6.2.4Beslissingsvermogen− Weet in geval van dringende afspraken wat prioritair is− Neemt gepaste beslissingen ten aanzien van noodsituaties− Weet het belangrijke van het onbelangrijke te onderscheiden

5.6.2.5Contactbereidheid− Verstrekt informatie naar patiënten en hulpverleners toe− Onthaalt de patiënt aangenaam− Bezit de nodige communicatievaardigheden

5.6.2.6Dienstverlenende ingesteldheid− Kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur− Is bereid buiten de normale diensturen een extra opdracht uit te voeren− Neemt deel aan vormende activiteiten, ook na de diensturen− Helpt spontaan bij dringend werk of moeilijkheden: personen, met wie zij

beroepsmatig in contact komt, moeten het gevoel krijgen dat zij altijd klaar staatom te helpen bij problemen.

5.6.2.7Doorzettingsvermogen− Merkt problemen op die ontstaan op en probeert er een oplossing voor te vinden− Werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid

5.6.2.8Empathie− Bezit communicatievaardigheden− Kan correct vragen en wensen van patiënten inschatten− Heeft de vaardigheid om zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken

5.6.2.9Flexibiliteit− Staat open voor vernieuwing− Handelt overeenkomstig de ethische normen die van toepassing zijn− Is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch,

sociaal en wetenschappelijk gebied− Tracht de werktijd zo optimaal mogelijk te benutten− Helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden− Maakt ondanks de grote tijdsdruk en het vele werk toch tijd vrij voor sociaal

contact met de patiënten− Is kostenbewust en betrekt ook de economische aspecten in haar vak

5.6.2.10 Imagobewustzijn− Is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar

handelen− Is verzorgd


− Komt zelfzeker over, niet dominant− Kent haar positie binnen de organisatie− Ontvangt patiënten vriendelijk

5.6.2.11 Kritische ingesteldheid− Evalueert het eigen handelen en denken kritisch, is bereid verantwoording af te

leggen− Heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch

te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen tecommuniceren

− Raadpleegt de nodige informatie- en documentatiebronnen

5.6.2.12 Leergierigheid− Toont gezonde nieuwsgierigheid naar de nieuwe werkomgeving− Is bereid om bijscholing te volgen− Kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten− Heeft aandacht voor de nieuwe tendensen op medisch vlak

5.6.2.13 Loyauteit− Is oprecht wanneer zij een fout heeft begaan: zij zal niet trachten die fout op

iemand anders af te schuiven. Zij zal die fout ongevraagd toegeven en proberenze binnen de kortste keren te herstellen

− Toont respect voor de bestaande regels en normen− Is bereid om te helpen bij de organisatie van bepaalde evenementen

5.6.2.14 Omgaan met stress− Blijft hoffelijk wanneer haar werkgever even zijn zelfbeheersing verliest of een

keer slecht gehumeurd is− Pakt met geduld een probleem aan, zelfs al heeft zij het al heel druk met andere

taken3

5.6.2.15 Organisatievermogen− Weet wat echt dringend is en geeft daaraan dan ook voorrang, zelfs als ze

daarvoor minder dringende taken moet uitstellen− Kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden− In geval van een leidinggevende functie: kan de taken op een logische wijze

delegeren onder de collega's− Speelt "schakel" en "buffer" tussen patiënt en geneesheer− Kan een situatie goed overschouwen en de voor- en nadelen afwegen− Heeft een planmatig denkvermogen− Is toekomstgericht

3 De medische secretaresse heeft ook met heel wat frustraties te kampen. Prof. Rosseel beschrijft dit als een

werkrolconflict. Dit vloeit voort uit de complexiteit van veel werkrollen, die maakt dat de secretaressetegelijkertijd gevolg zou moeten geven aan onverenigbare pressies tot handelen.Een arts verwacht bv. nog dikwijls van een medisch secretaresse dat zij direct alles laat vallen voor hem,terwijl zij tegelijkertijd assertief moet zijn. Dit is een voorbeeld van een intra-sender conflict: een zelfdezender, in casu de arts, stelt min of meer strijdige eisen.


5.6.2.16 Resultaatgerichtheid− Kan de geregistreerde gegevens toetsen aan de hand van ontslagbrieven en het

medisch dossier− Kan efficiënt een opdracht uitvoeren binnen een bepaalde tijd en binnen een

bepaald budget− Kan zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitscontroles bij de invoer van

registratiegegevens− Werkt doelgericht om een zo optimaal mogelijk resultaat te bekomen− Kan problemen die ontstaan signaleren en een bijdrage leveren tot de oplossing

hiervan− Kan feedback geven naar diegene die de medisch-verpleegkundige gegevens

aanbrengt

5.6.2.17 Tact− Past haar taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de persoon met wie

ze spreekt aan− Kan zichzelf relativeren: zich "te goed" voelen om een bepaald karweitje op te

knappen dat eigenlijk niet tot het "klassieke" takenpakket behoort, getuigt zekerniet van tact

− Kan op het juiste moment en op de juiste manier optreden om een situatie toteen goed einde te brengen

5.6.2.18 Zelfstandigheid− Kan efficiënt een opdracht uitvoeren en kan deze werkzaamheden organiseren

en systematisch uitvoeren− Is in staat zelfstandig problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te

formuleren− Behartigt de goede gang van zaken bij afwezigheid van het diensthoofd− Kan omgaan met moderne kantoorapparatuur

5.6.2.19 Zin voor initiatief− Helpt spontaan met dringend werk of moeilijkheden− Weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen, mogen en/of moeten worden

genomen− Formuleert suggesties om problemen op te lossen− Herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke termijn een oplossing moet

gevonden worden− Als ze eens weinig om handen heeft, maakt ze gebruik van de tijd die er

overblijft om extra dingen te doen: een bescheiden onderzoek naar derendabiliteit van een pas aangekocht toestel op het medisch secretariaat kan bv.erg nuttig zijn

5.6.2.20 Zin voor orde− Stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van de taken die

binnen een bepaalde tijd moeten uitgevoerd worden− Heeft een goed overzicht, waardoor ze flexibel en snel kan reageren als er

onverwachts iets dringend gedaan moet worden

5.6.2.21 Zin voor samenwerking− Kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines− Kan goed functioneren in teamverband


− Staat open voor feedback van collega's, werkgevers en patiënten− Benut de morele kwaliteiten zoals geduld, vriendelijkheid en eerlijkheid− Kan bepaalde taken delegeren− Kan beknopt en duidelijk (zowel mondeling als schriftelijk) communiceren met

collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren

5.6.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van hetrealistische karakterDe doorsnee beroepsbeoefenaar beantwoordt in belangrijke mate aan dezeberoepshoudingen.Dit wordt in de hand gewerkt door de selectiecriteria bij sollicitatie en het werkenmet een proefperiode van 6 maanden.De opgesomde kwaliteiten en eigenschappen zijn natuurlijk geen conditio sine quanon voor een pas afgestudeerde: ze zijn te talrijk om aan allemaal te kunnenvoldoen.

5.7 DoorgroeimogelijkhedenIndien zij interesse heeft voor het uitbouwen van een carrière en/of voor het verderontwikkelen van bestaande kennis, vaardigheden en attitudes, kan het volgen vanbijkomende opleidingen een rol spelen.

Eigenlijk bestaan er twee wezenlijk verschillende opties bij de keuze vanbijkomende opleidingsprogramma's en/of navorming voor de gegradueerde:− het volgen van een nieuwe opleiding die enige verwantschap toont met de

opleiding Medisch Secretariaat.

Het gaat hier om universitaire programma's, waarvoor zij zich kan inschrijven, alsdag- of als werkstudent en waarbij zij eventuele vrijstellingen krijgt voor bepaaldevakken. De opleidingen Gezondheidswetenschappen en Medisch-Sociale Wetenschappenkan zij haast aan alle universiteiten volgen.In de genoemde richtingen wordt zij opgeleid tot licentiaat die toekomst-mogelijkheden vindt in:− openbare besturen en adviesorganen van Rijksdiensten, Provincie en

Gemeenten− gezondheidszorgvoorzieningen: als diensthoofd medisch secretariaat of als

administratief directeur− verzekeringsinstellingen, ziekenfondsen− werkgevers- en werknemersorganisaties− onderzoeks- en onderwijsinstellingen

Zij kan ook de opleiding "verlener van kantoordiensten" over 2 academiejarenvolgen. Deze door het V.I.Z.O. goedgekeurde ondernemersopleiding is als het wareeen voorbereiding tot de stap naar zelfstandige.Een zelfstandig (medisch) secretariaat kan met een relatief klein kapitaal starten.Een computer en een laserprinter zijn reeds voldoende om veel administratievetaken te kunnen uitvoeren.De beginnende zelfstandige (meestal in bijberoep) kan bijvoorbeeld starten metallerhande typwerk. Dit kan worden uitgebreid tot verwerken van mailings, hetbijhouden van adressenbestanden, vervolgens tot het telefonisch opvolgen van dezemailings ...tot telefonische permanentie.



♦ Antwoord van Minister J. Santkin op de parlementaire vragen 566, 583, 584, 585 van14-12-94 en 23-01-95.

♦ BOEYNAEMS, B., "Rol van de medisch secretaresse binnen een faculteit voorgeneeskunde", In: Medisch secretariaat: caleidoscoop van mogelijkheden, symposiumvan de Vlaamse Vereniging van Medisch Secretaressen en Secretarissen te Gent, 1994,9 p.

♦ BORZEE, B., Het profiel van de gegradueerde medisch secretariaat, eindverhandelingtot het behalen van de graad van licentiaat in de richting Medisch-SocialeWetenschappen, 1995-1996. 83 p.

♦ DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, Studies enDocumenten, 1995, 68p. Deels ontleend aan DE JAGER, J., Van beroepsprofiel naarberoepsopleidingsprofiel, Enschede, Instituut voor Leerplanontwikkeling SLO, 1989.

♦ JAMAELS, R., Organisatieleer2, collegenotities K.H.L., Departement Regaschool, p.121-122.

♦ KNAPEN, J., "Rol van de Medisch Secretaresse in een ziekenhuispraktijk", referaatgepresenteerd op eerste VVMS-studiedag in PHHI-PIHO op 24-10-92.

♦ NYS, H., Geneeskundig recht, Leuven, Acco, 1985. 116 p.

♦ Omzendbrief 194/N/285; d.d. 19-07-94 van Minister J. Santkin.

♦ Opleidingsprogramma's en beroepsprofielen van de hogescholen.

♦ ROSSEEL, E., Arbeidspsychologie, cursus V.U.B., 1993, hfst. 3.

♦ THEUNIS, M., "Hoe word je een zelfstandige medisch secretaresse?", In: Medischsecretariaat: caleidoscoop van mogelijkheden, VVMS-symposium te Gent, 1994, 22 p.

♦ VANDEWEYER, J., "Het profiel van de medisch secretaresse", In: "Wat maakt eengegradueerde in medisch secretariaat tot specialist(e)?", VVMS-symposium te Hasselt,PHHI-PIHO, 1992, 7 p.

♦ VANGRONSVELD, L., V.V.M.S.-persmap, 03-05-92.

♦ VANGRONSVELD, L., "Het beroepsgeheim van de medisch secretaresse", In: cursusDeontologie, PHL, campus PHHI-PIHO, 1995, hfst. 4, p. 129-206.

♦ WILLEMS, J.L., Medische registratie: een uitdaging voor de medisch secretaresse /secretaris, VVMS, referaat gepresenteerd op eerste studiedag in PHHI-PIHO

BP Secretariaatsbeheer

Documents

Transcript of BP Secretariaatsbeheer