BOODSCHAP VAN DE CEO - Medline Industries...Als u denkt dat er mogelijk een conflict is tussen een...

Gedragscode

2 GEDRAGSCODE MEDLINE

3 BOODSCHAP VAN DE CEO

4 DE CODE NALEVEN6 Onze Code, uw hulpbron6 Advies vragen en bezorgdheid uiten 7 Medline’s telefonische hulplijn Open Talk 7 Schriftelijke meldingen8 Geen represailles8 Onderzoeken 8 Interne onderzoeken 9 Overheidsonderzoeken

10 RESPECTEER ONZE COLLEGA'S EN ZAKENPARTNERS11 Anti-discriminatie11 Anti-intimidatie12 Een veilige werkplek12 Melden van gezondheids- en veiligheidsrisico's 13 Privacy van medewerkers13 Gegevensbescherming

14 INTEGER HANDELEN15 Belangenverstrengeling 15 Financiële belangen 15 Persoonlijke relaties 16 Externe banen en actvitieiten 16 Persoonlijk voordeel doen met zakelijke kansen17 Geschenken, entertainment en andere voordelen 17 Geschenken aanbieden 17 Geschenken aannemen 17 Maaltijden 17 Entertainment 18 Rabatten en kortingen 18 Reizen 18 Conferenties en vaktechnische bijeenkomsten19 Anti-omkoping en anti-corruptie20 Productkwaliteit en naleving van de regelgeving21 Eerlijke concurrentie22 Eerlijke communicatie met klanten, leveranciers, toezichthouders en zakenpartners23 Naleving van handelsbeperkingen

24 GOEDE ZAKELIJKE PRAKTIJKEN25 Bescherming van bedrijfsmiddelen 26 Vertrouwelijke informatie 26 Sociale media 26 Intellectuele eigendom27 Financiële administratie 27 Transparantiewetgeving 27 Bewaren van documenten 28 Financiële do's-and-don'ts28 Politieke betrokkenheid29 Liefdadige bijdragen

30 CONTACTPERSONEN VOOR COMPLIANCE

INHOUD

INTEGRITEIT IS HET SLEUTELWOORD 3

BOODSCHAP VAN DE CEO

Beste collega’s,

Integriteit is het sleutelwoord. Het is heel eenvoudig: Wanneer we integriteit op de eerste plaats zetten, laten we onze collega’s, klanten en gemeenschappen zien dat Medline een werkgever en een partner is die telkens voor de juiste aanpak kiest waar iedereen altijd op kan vertrouwen.

Medline bevordert een positieve werksfeer voor alle medewerkers en wij verwachten eerlijk en ethisch verantwoord gedrag bij al onze zakelijke activiteiten en bij elke interactie met klanten. Wij zullen vechten voor het beschermen en behouden van onze reputatie die wij gedurende generaties van hard werk en toewijding aan onze klanten hebben verdiend.

Iedereen is ervoor verantwoordelijk om rechtmatig en in de overeenstemming met de beleidsregels en procedures van Medline te handelen. In de Gedragscode vindt u meer informatie over onze kernwaarden en principes. De Code regelt onze relaties met overheidsinstanties, klanten, concurrenten en met elkaar. Kortom: met deze Gedragscode wordt beoogd om iedereen die en alles wat betrokken is bij onze business en ons succes te beschermen, terwijl we ernaar streven om onze klanten te helpen de zorg voor hun patiënten te verbeteren.

De Gedragscode is geen vervanging voor goed beoordelingsvermogen en gezond verstand dat de medewerkers van Medline elke dag moeten hanteren. Als iets niet juist lijkt, dient u een manager, de Chief Ethics and Compliance Officer of de General Counsel te raadplegen. Medline’s telefonische hulplijn Open Talk (Open gesprek) is een uitstekende bron voor advies en antwoorden. Vragen stellen, te goeder trouw melding doen en de juiste procedures volgen zijn van essentieel belang.

We willen de juiste aanpak hanteren, en niet alleen maar doen wat vereist is. Het is zaak dat wij allen blijven samenwerken om onze integriteits- en leiderschapspositie in de gezondheidszorgbranche te behouden.

Met vriendelijke groet,

Charlie Mills, Chief Executive Officer


DE CODE NALEVENHandel met integriteit bij alles wat u doet.

Let op situaties die onethisch lijken of in strijd met de geest van de Code kunnen zijn.

Stel vragen als u bezorgd bent dat een zakelijke activiteit onethisch of onwettig is, of in strijd met de Code of andere complianceregels.

Meld vermeende overtredingen van de Code, het compliancebeleid of andere regels of voorschriften aan de desbetreffende medewerkers.

Verleen volledige medewerking aan alle onderzoeken of controles van zakelijke praktijken, mogelijk onethisch of illegaal gedrag.

GEDRAGSCODE


Wat is de Gedragscode? Onze Gedragscode is de grondslag van ons programma voor ethiek en compliance. De Code dient als leidraad om te waarborgen dat we rechtmatig en integer handelen. Naleven van de Code gaat verder dan alleen maar de regels volgen, en betekent dat wij ons verbinden om bij al onze zakelijke activiteiten wetsgetrouw, eerlijk, betrouwbaar en rechtvaardig te handelen.

Voor wie geldt de Code? De Code geldt voor iedereen die voor onze onderneming werkt, zoals medewerkers en onafhankelijke contractanten, evenals de Executive Office en leden van de Raad van Bestuur. Wij verwachten dat iedereen met wie wij omgaan, zoals klanten en leveranciers, onze toewijding aan hoge ethische en zakelijke normen deelt.

Wat is mijn verantwoordelijkheid? Wij verwachten dat u zich vertrouwd maakt met deze Code en de complianceregels van Medline. U moet deelnemen aan ethiek- en compliancetraining om uw inzicht in de wettelijke en ethische eisen en de verwachtingen van onze onderneming op het gebied van compliance voortdurend te verbeteren. U zult ook af en toe het verzoek krijgen om te verklaren dat u de Code hebt gelezen, begrijpt en zult naleven.

V: Wat gebeurt er als iemand de Code overtreedt?

A: Tegen personen die de Code overtreden, kunnen disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag, worden genomen. Dit geldt ook wanneer iemand nalaat voldoende toezicht en supervisie uit te oefenen om een overtreding door de betreffende ondergeschikten waar te nemen en te melden.

V: Waar kan ik onze complianceregels vinden?

A: Medline’s complianceregels zijn te vinden op de intranetsite voor compliance van uw vestiging. Als u hulp nodig hebt om deze beleidsregels te vinden, kunt u zich wenden tot uw leidinggevende of een van de andere contactpersonen voor compliance. (zie pagina 30-31).

V & A


Onze Code, uw hulpbronU moet de Code beschouwen als uw belangrijkste hulpbron op het gebied van ethiek en compliance, en deze altijd raadplegen wanneer u zich afvraagt of uw handelingen of die van iemand anders ethisch correct zijn. De Code bevat een algemene samenvatting van de ethische principes en regels die van toepassing zijn op ons bedrijf. Daarnaast hebben wij specifieke beleidsregels waarin de voorschriften meer gedetailleerd worden uiteengezet. U dient deze beleidsregels te raadplegen wanneer u specifieke vragen hieromtrent hebt. Als u denkt dat er mogelijk een conflict is tussen een richtlijn en de Code, of tussen de plaatselijke wet en de Code, dient u contact op te nemen met een van de contactpersonen voor Compliance (zie pagina 30-31).

Advies vragen en bezorgdheid uiten Het is uw plicht om vragen te stellen en punten van zorg onmiddellijk te melden als u vindt dat een handeling of gedrag mogelijk in strijd is met de Code. Ons bedrijf heeft contactpersonen voor Compliance om te helpen met vragen en op te treden bij mogelijke overtredingen, zoals: » uw leidinggevende » de Chief Ethics and Compliance Officer » uw vertegenwoordiger van HR » de General Counsel » medewerkers van Juridische zaken en Compliance - Europa,

Japan, of Australië » uw plaatselijke contactpersoon voor Ethics and Compliance

V: Hoe werkt de telefonische hulplijn Open Talk?

A: Wanneer u opbelt, wordt de telefoon opgenomen door een speciaal hiervoor opgeleid persoon die niet voor Medline werkt. U wordt bedankt voor het gebruiken van de telefonische hulplijn Open Talk en gevraagd of u een nieuwe melding doet of naar de status van een eerder gesprek informeert. U bent niet verplicht om na uw eerste gesprek navraag te doen, maar u mag dit wel doen. Hoe lang het duurt totdat een probleem is opgelost, is afhankelijk van de aard van uw oorspronkelijke melding. Wij behandelen de informatie van uw melding zoveel mogelijk vertrouwelijk en stellen deze gewoonlijk alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen de onderneming die voor de behandeling ervan verantwoordelijk zijn.

V: Is de telefonische hulplijn Open Talk beschikbaar in meerdere talen?

A: Ja. De telefonisten kunnen in meerdere talen met u spreken. Als u dus bijvoorbeeld een incident wilt melden of de situatie uitleggen in het Spaans, kunt u dit doen. Het is mogelijk dat u wordt verzocht om terug te bellen als er geen tolk beschikbaar is wanneer u belt.

V & A


Weet u het niet zeker?Door de Code door te nemen en het bedrijfsbeleid te raadplegen kunt u vaak kwesties of ethische dilemma's oplossen, maar het kan voorkomen dat u niet zeker weet hoe u moet handelen in een bepaalde situatie, of wanneer iets “niet goed aanvoelt”. Als iets u een onbehaaglijk gevoel geeft, moet u zich wenden tot een van de contactpersonen voor Compliance.

Vragen stellen en uw bezorgdheid uiten IS DE JUISTE AANPAK!

LET OP

LET OP

Medline’s telefonische hulplijn Open TalkHoewel wij u aanmoedigen om ethische kwesties rechtstreeks met een van de contactpersonen voor Compliance te bespreken, begrijpen wij het als u zich hierbij niet op uw gemak voelt. U kunt uw bezorgdheid ook uiten via Medline’s telefonische hulplijn Open Talk (24 uur per dag, 7 dagen per week) via de gratis nummers die u aan het eind van dit document vindt, of via het internet op www.medlineethicsandcompliancehelpline.ethicspoint.com. Via de telefonische hulplijn Open Talk kunt u, desgewenst anoniem, uw bezorgdheid uiten bij een persoon die niet voor Medline werkt.

Wanneer de plaatselijke wet anonieme meldingen verbiedt of beperkt, moet u uw naam opgeven wanneer u de telefonische hulplijn Open Talk gebruikt. Tenzij de wet dit verbiedt en voor zover mogelijk, zal de onderneming uw melding vertrouwelijk behandelen. U hebt het recht om uw melding te actualiseren en te bewerken. Medline houdt zich aan alle toepasselijke normen betreffende gegevensprivacy.

Als u vragen hebt over de plaatselijke wet, kunt u het privacybeleid en de informatie doornemen op de intranetsite van uw vestiging, of contact opnemen met de Chief Ethics and Compliance Officer, die ook de Global Privacy Officer is.

Schriftelijke meldingen Als u een overtreding van compliance en ethiek schriftelijk wilt melden, kunt u een schriftelijke melding zenden onder vermelding van “Confidential—To Be Opened by The Chief Ethics and Compliance Officer” (Vertrouwelijk - te openen door de Chief Ethics and Compliance Officer) en geadresseerd aan:

Attention: Chief Ethics and Compliance Officer, Three Lakes Drive, Northfield, Illinois 60093 - Verenigde Staten

V & AV: Welke soorten situaties moet ik

melden via Open Talk?A: In de meeste landen mag u melding

doen van al uw punten van zorg over ethiek en compliance, inclusief (mogelijke) overtredingen van de Code, of andere beleidsregels of procedures. In sommige landen legt de plaatselijke wet beperkingen op aan de kwesties die u via Open Talk kunt melden. Zie de website van Open Talk voor meer informatie. In die landen kunt u uw vraag stellen of uw melding doen via Medline’s contactpersonen voor Compliance (zie pagina 30-31).


V: Wat betekent het eigenlijk dat er “represailles worden genomen”?

A: Wanneer iemand op een andere manier wordt behandeld na een probleem gemeld te hebben, kan dit als een vorm van represailles worden beschouwd. Iedere vorm van represailles, zoals iemand ontslaan of degraderen omdat hij/zij een punt van zorg heeft gemeld, iemand uitsluiten van werkgerelateerde lunchbijeenkomsten, of iemand naar een ander deel van de organisatie overplaatsen, is streng verboden. Als u vragen hebt over gedrag dat volgens u een vorm van represailles zou kunnen zijn, moet u uw bezorgdheid bespreken met een van onze contactpersonen voor Compliance.

V & AGeen represailles Ons bedrijf verbiedt represailles wegens het te goeder trouw melden van feitelijke of mogelijke overtredingen van de Code. Tegen iedereen die represailles neemt tegen een persoon die te goeder trouw vermeende misstanden heeft gemeld, zullen disciplinaire maatregelen, tot zelfs ontslag, worden genomen.

Onderzoek Alle vermeende overtredingen van de Code zullen onmiddellijk worden beoordeeld en onderzocht. Voor zover mogelijk en in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen zullen wij de inhoud van elk onderzoek vertrouwelijk behandelen.

Interne onderzoekenOnder bepaalde omstandigheden kunnen u vragen in verband met een onderzoek worden gesteld, ook als u nooit een probleem in verband met ethiek en compliance hebt gehad of gemeld. Van ons allen wordt verwacht dat wij volledig en waarheidsgetrouw meewerken aan ieder onderzoek van een vermeende overtreding van de Code. Als uit het resultaat van het onderzoek blijkt dat er een overtreding van de Code heeft plaatsgehad, dan zal de Chief Ethics and Compliance Officer, samen met de desbetreffende leden van het management, evalueren welke verdere maatregelen moeten worden genomen om te verzekeren dat het wangedrag is gestopt en om te voorkomen dat zich het opnieuw zal voordoen. Soms wordt bij een onderzoek vereist dat informatie aan de overheid wordt verstrekt of dat gerechtelijke maatregelen worden genomen.

Wij nemen GEEN represailles.

9

Het goede voorbeeld geven Ons managementteam en onze leidinggevenden spelen een sleutelrol bij onze inzet voor ethiek en compliance. Wij verwachten dat zij, en alle medewerkers, het goede voorbeeld geven. Dit betekent: » een cultuur van integriteit scheppen en

onverminderd handhaven. » een prioriteit maken van ethisch gedrag. » een werkomgeving handhaven waar

medewerkers met een gerust hart vragen stellen en hun bezorgdheid in verband met ethiek en compliance kunnen uiten.

LET OP

LET OP

Overheidsonderzoeken Ons beleid schrijft voor dat u bij overheidsonderzoeken uw volledige en onmiddellijke medewerking moet verlenen. U dient onmiddellijk de General Counsel in te lichten als u informatie verkrijgt waardoor u redelijkerwijs meent dat een overheidsonderzoek is begonnen of op het punt staat te beginnen.

Als u van een overheidsinstantie verzoeken om documenten krijgt, zoals dagvaardingen, verzoeken om audits of kennisgevingen van inspecties, moet u deze zo spoedig mogelijk doorsturen naar de General Counsel.

Ons beleid betreffende overheidsonderzoeken geeft verdere richtlijnen over het reageren op schriftelijke of mondelinge verzoeken van de overheid.


RESPECTEER ONZE COLLEGA'S EN ZAKENPARTNERS Waardeer de diversiteit van onze collega’s en van iedereen met wie we werken.

Streef ernaar om een professionele en ondersteunende werkomgeving te handhaven.

Denk aan de veiligheid en het welzijn van onze medewerkers en klanten bij onze dagelijkse, zakelijke activiteiten.

Meld eventuele bezorgdheid over de wijze waarop u of anderen worden behandeld.

Wees zorgvuldig bij het behandelen van persoonlijke informatie en gegevens van elkaar, onze klanten en zakenpartners.

Anti-discriminatieWij bieden arbeidskansen ongeacht ras, godsdienst, geslacht, seksuele geaardheid of enige andere kenmerken die door de van toepassing zijnde wetgeving zijn beschermd. In het kader van ons streven naar een werkplek zonder discriminatie nemen wij al onze beslissingen in verband met tewerkstelling, zoals indienstneming en promotie, uitsluitend op basis van functiegerichte kwalificaties.

Anti-intimidatieWij stimuleren een werkomgeving waar respect voor elkaar een absolute prioriteit is. We tolereren geen enkele vorm van intimidatie die een vijandige werkomgeving schept. Seksuele intimidatie is een specifiek soort intimidatie en omvat:

» verbale intimidatie: ongewenste beledigende, obscene of seksueel suggestieve taal, seksueel getinte grappen, e-mails, avances, oneerbare voorstellen, openlijke bedreigingen en gesprekken met seksuele ondertoon, zowel schriftelijk als mondeling;

» fysieke intimidatie: ongewenste aanraking; of

» visuele intimidatie: ongewenste blootstelling aan seksueel expliciete gebaren, foto’s of voorwerpen die mensen als seksuele objecten weergeven (bijv. kalenders, posters, internetafbeeldingen, tijdschriften en graffiti). Onze onderneming houdt zich in alle landen waar wij zaken doen aan de wetten en contracten waaraan het gebruik en beheer van persoonlijke informatie en gegevens is onderworpen.

Hoe wordt u door de wet beschermd?Bij Medline verbieden wij discriminatie en intimidatie op basis van alle volgens de wet beschermde kenmerken. Afhankelijk van de plaatselijke wetten, zijn dit onder andere: » ras » godsdienst » geslacht » huidskleur » nationale of etnische

herkomst » leeftijd » seksuele geaardheid » militaire of veteranenstatus » burgerlijke staat » handicap » zwangerschap » politieke opvattingen » taal » opinie » overtuiging » familieachtergrond

LET OP

LET OP

V: Moet intimidatie altijd seksueel van aard zijn?

A: Nee. Intimidatie omvat elk gedrag waardoor iemand zich ongemakkelijk voelt. Dit omvat pesten, bedreigende opmerkingen, negatieve stereotypering of andere negatieve behandelingen gebaseerd op kenmerken die door de van toepassing zijnde wetgeving zijn beschermd.

V & A


Ons beleid verbiedt ALLE vormen van intimidatie.

Een veilige werkplekBij Medline vinden we veiligheid en gezondheid bij al onze werkzaamheden belangrijk. Blijf alert op veiligheidsrisico’s terwijl u aan het werk bent. Ken de noodprocedures die gelden voor uw werkplek, en bescherm de veiligheid en het welzijn van iedereen om u heen.

Medline voldoet te allen tijde aan alle wetten betreffende arbeidsveiligheid en -gezondheid.

Melden van gezondheids- en veiligheidsrisico'sAls u op de hoogte bent van een veiligheids- of gezondheidsprobleem, dient u dit onmiddellijk aan een van de contactpersonen voor Compliance te melden (zie pagina 30-31).

Raadpleeg het personeelshandboek en de regels voor veiligheid op het werk die op uw vestiging van toepassing zijn voor verdere informatie over Medline's veiligheids- en gezondheidsbeleid.


LET OP

LET OP

Veiligheid vóór allesAls u getuige bent van onveilige handelingen op uw werkplek, zeg dit dan! U hanteert de juiste aanpak door wat u hebt gezien te delen met de contactpersonen voor Compliance (zie pagina 30-31).

Veiligheid is onze prioriteit.

Privacy van werknemersHet respecteren van de persoonlijke informatie en gegevens van onze medewerkers en iedereen die namens ons werkt, is een absolute prioriteit voor ons. Alleen degenen die de persoonlijke informatie en gegevens van medewerkers voor hun werk moeten bekijken of gebruiken, hebben er toegang toe. Wij verwachten dat alle personen met deze verantwoordelijkheden deze gevoelige informatie zo zorgvuldig en respectvol mogelijk behandelen.

GegevensbeschermingOnze klanten en zakenpartners vertrouwen ons dagelijks gevoelige gegevens toe, en verwachten dat wij hun informatie zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen en deze alleen voor zakelijke doeleinden gebruiken. Deze gegevens bevatten vaak de meest gevoelige soorten informatie, zoals persoonlijke gezondheidsinformatie. Met betrekking tot deze gegevens zullen wij in alle landen en regio’s waar wij zaken doen alle toepasselijke wetten naleven, waaronder privacy- en beveiligingswetten, en specifieke wetten waaraan de bescherming van persoonlijke gezondheidsinformatie is onderworpen. Behandel alle vertrouwelijke gegevens alsof deze van uzelf zijn en deel deze alleen als en wanneer dat is toegestaan. Raadpleeg voor aanvullende informatie de beleidsregels van uw vestiging voor gegevensbescherming, privacy en beveiliging.

Plaatselijke wetten Sommige landen hebben wetten die de overdracht van persoonlijke gegevens naar het buitenland beperken en die wij moeten naleven. Deze wetten zijn van toepassing op alle soorten persoonlijke informatie, ongeacht of de informatie betrekking heeft op andere medewerkers of klanten. Als u vragen hebt over het behandelen van persoonlijke informatie of gegevens, neem dan contact op met de Chief Ethics and Compliance Officer die tevens de Privacy Officer is.

LET OP

LET OP

13

V & AV: Wat is een voorbeeld van

persoonlijke informatie die ik tijdens het werk kan tegenkomen?

A: Persoonlijke informatie verwijst naar alle informatie over een persoon die deze persoon zou kunnen identificeren. Verwijzingen naar salarisgegevens of andere financiële informatie worden bijvoorbeeld als persoonlijke informatie beschouwd. Dit omvat ook een lijst met namen en adressen van klanten.


INTEGER HANDELENNeem beslissingen die de belangen van de onderneming behartigen.

Bied nooit iets aan en accepteer nooit iets van waarde dat een zakelijke beslissing of handeling zou kunnen beïnvloeden.

Haal op faire en eerlijke wijze business binnen op grond van de sterke punten van onze producten en diensten.

Leef de letter en geest na van alle voorschriften die het veilige gebruik van onze producten regelen.

Leef alle wetten na die van toepassing zijn voor elke regio waarin wij zaken doen.

Melden is van kritiek belangHet belangrijkste punt bij (mogelijke) belangenverstrengeling is dat u ervoor zorgt dat u de situatie of activiteit aan de desbetreffende personen bij Medline meldt, zodat zij deze kunnen beoordelen en afhandelen. Het melden van een situatie of activiteit die (de schijn van) belangenverstrengeling kan veroorzaken, betekent niet altijd dat het voor u verboden is aan de betreffende activiteit deel te nemen. In sommige gevallen kan er na bespreking en beoordeling een manier zijn om aan een bepaalde activiteit deel te nemen zonder een conflict voor u of de onderneming te veroorzaken.

LET OP

LET OP


BelangenverstrengelingEr kan sprake zijn van belangenverstrengeling wanneer uw persoonlijke belangen in strijd (lijken te) zijn met de belangen van de onderneming.

Het is belangrijk dat wij altijd in het belang van de onderneming handelen. Dit betekent dat wij iedere handeling en ieder persoonlijk belang vermijden waardoor belangenverstrengeling ontstaat of lijkt te ontstaan. Wat belangenverstrengeling doet ontstaan, is niet altijd duidelijk; handelingen of persoonlijke belangen die op mogelijke belangenverstrengeling kunnen duiden, moeten worden besproken met een medewerker van Ethics and Compliance. Het is niet mogelijk elk soort potentiële belangenverstrengeling in de Code te vermelden, maar in de volgende paragrafen treft u een aantal voorbeelden aan van activiteiten die u doorgaans moet vermijden.

Financiële belangen Er kan belangenverstrengeling ontstaan als u een direct of indirect financieel belang hebt. Er kan bijvoorbeeld sprake van belangenverstrengeling zijn als u een direct of indirect financieel belang hebt in: » een klant van Medline; » een bedrijf dat zaken doet met Medline; of » een concurrent van Medline. » Daarom moet u dergelijke financiële belangen melden als u deze wilt

aanhouden, zelfs als uw eigendom stamt uit de tijd vóór uw dienstverband bij Medline.

Persoonlijke relaties Belangenverstrengeling kan optreden als u een persoonlijke relatie hebt met iemand die zaken doet met Medline of dat wil gaan doen. Belangenverstrengeling kan zich bijvoorbeeld voordoen als: » een van uw naaste familieleden, een van uw huisgenoten of een persoonlijke

vriend een leverancier van Medline wil worden of voor een concurrent werkt; » u leiding geeft aan iemand met wie u een nauwe persoonlijke relatie hebt, of

hij/zij uw leidinggevende is; of » u betrokken bent bij het in dienst nemen, behouden of contracteren van

iemand met wie u een nauwe persoonlijke relatie hebt.

Wij melden ALLE MOGELIJKE BELANGEN-VERSTRENGELINGEN in de geest van transparantie.

V: Veroorzaakt het bezit van aandelen in bedrijven die leveranciers of klanten van Medline zijn, altijd belangenverstrengeling?

A: Het bezit van aandelen veroorzaakt niet altijd belangenverstrengeling. Het bezit van een klein aantal aandelen in een groot beursgenoteerd bedrijf dat zaken doet of concurreert met Medline is bijvoorbeeld geen belangenverstrengeling. Als u vragen hebt over eigendomsbelangen, is het altijd een goed idee om het beleid inzake belangenverstrengeling of de Chief Ethics and Compliance Officer te raadplegen. Denk eraan: melden is van kritiek belang.

V & A


Externe banen en activiteitenEen externe baan kan belangenverstrengeling veroorzaken, wanneer uw persoonlijk belang hierdoor mogelijk in strijd komt met uw loyaliteit ten aanzien van de onderneming. Doorgaans mag u niet: » werk verrichten bij een extern bedrijf dat zaken doet of concurreert

met Medline; of

» deelnemen aan andere activiteiten, inclusief vrijwilligerswerk, die in strijd zouden kunnen zijn met het uitvoeren van uw functietaken voor Medline.

Persoonlijk voordeel doen met zakelijke kansen Belangenverstrengeling kan ook optreden wanneer personen kansen voor zichzelf benutten, terwijl deze redelijkerwijs aan Medline toebehoren. U mag nooit kansen verhullen of persoonlijk voordeel halen uit kansen die werden ontdekt via uw werk bij Medline en die rechtmatig aan Medline toebehoren.

Als u op de hoogte bent van een situatie die belangenverstrengeling veroorzaakt of als u zich afvraagt of een situatie een belangenverstrengeling kan vormen, is het belangrijk om de situatie te bespreken met een medewerker van de Office of Ethics and Compliance om een geschikte oplossing te vinden. In sommige gevallen kan deelname aan bepaalde activiteiten echter zijn toegestaan met een voorafgaande, schriftelijke kennisgeving aan en schriftelijke toestemming van de General Counsel en de Chief Ethics and Compliance Officer.

Verboden geschenken Voorbeelden van geschenken die niet aan huidige of potentiële zakenpartners kunnen worden gegeven zijn: » geld of een equivalent daarvan

(zoals cadeaukaarten of -bonnen); » geschenken van buitensporige

waarde; en » beschenken die het beleid

betreffende geschenken van de ontvanger overtreden

LET OP

LET OP


V: Wat zijn voorbeelden van geschenken die mogelijk kunnen worden aangenomen?

A: Voorbeelden zijn: » een klein symbolisch voorwerp,

zoals een pen, mok of kalender; » een incidentele, bescheiden

zakenlunch; of » een geschenk voor de feestdagen

dat bestaat uit levensmiddelen die met andere medewerkers kunnen worden gedeeld.

Als iemand u een geschenk aanbiedt en u twijfelt of het wel of niet gepast is dit geschenk aan te nemen, kunt u zich altijd wenden tot een van de contactpersonen voor Compliance. (zie pagina 30-31).

V & AGeschenken, entertainment en andere voordelenEr zijn specifieke wetten en bedrijfsbeleidsregels die het uitwisselen van geschenken, entertainment en andere voordelen met zorgverleners en andere zakenpartners voor ons aan banden leggen. Daarom is het belangrijk dat u de regels begrijpt en goed beoordelingsvermogen gebruikt.

Geschenken aanbiedenAls algemene regel geldt dat het aanbieden van geschenken aan huidige en potentiële klanten of zorgverleners niet is toegestaan. Hoewel er soms uitzonderingen zijn, is het van belang dat u het ondernemingsbeleid nauwkeurig bestudeert. Als u nog steeds twijfelt of een uitzondering van toepassing is, verifieer dit dan met de Office of Ethics and Compliance voordat u een geschenk aanbiedt.

Geschenken aannemenIn beperkte omstandigheden kan het gepast zijn dat u een geschenk van een zakenpartner aanvaardt. We moeten echter extra voorzichtig zijn wanneer we geschenken van leveranciers krijgen aangeboden die onze zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan opwekken. Doorgaans is het aannemen van een geschenk gepast, mits: » het gemeld wordt; » er niet om gevraagd is; » het in overeenstemming is met de

gebruikelijke zakelijke praktijken en het beleid van de gever;

» het van geringe waarde is, en » het niet wordt gegeven om te trachten uw gedrag of oordeel

(schijnbaar) te beïnvloeden. Raadpleeg voor meer informatie en de maximimumwaarden het beleid “Geschenken van zakenpartners aannemen” voor uw vestiging.

MaaltijdenMedline heeft specifieke beleidsregels voor het aanbieden van maaltijden aan zorgverleners en zakenpartners. In het algemeen zijn bescheiden, incidentele maaltijden voor zakelijke doeleinden toegestaan. Raadpleeg het beleid betreffende maaltijden voor uw vestiging voor meer informatie.

EntertainmentHet is nooit toegestaan om entertainment te verschaffen aan zorgverleners of overheidsfunctionarissen. Entertainment omvat, maar is niet beperkt tot, uitnodigingen voor sportevenementen of andere recreatieve activiteiten.

Wij GEVEN OF ONTVANGEN GEEN GESCHENKEN die zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden.


LET OP

LET OP

Gepaste interacties met zorgverleners Medline heeft beleidsregels aangenomen die de voordelen beperken die aan zorgverleners en hun agenten of medewerkers kunnen worden verschaft. Hierdoor voldoen wij ruimschoots aan de vereisten van de Amerikaanse antismeergeldwet (federal Anti-Kickback statute), de Amerikaanse wet op buitenlandse corruptiepraktijken (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) en andere wetten; met inbegrip van nationale en provinciale wetten die voor onze activiteiten gelden.U mag nooit enige beloning rechtstreeks of indirect, openlijk of verhuld, in contanten of in natura aan een zorgverlener of tussenpersoon van een zorgverlener aanbieden of geven (inclusief smeergeld, steekpenningen of korting) om de zorgverlener aan te zetten tot het kopen, leasen, bestellen van producten of diensten, of het kopen, leasen of bestellen ervan te regelen of aan te bevelen. Als u vragen hebt, raadpleeg dan de General Counsel, de Chief Ethics and Compliance Officer of, in Europa, het personeel van Juridische zaken en Compliance – Europa.

Rabatten en kortingen Hoewel het aanbieden van rabatten en andere vormen van kortingen in enkele situaties gepast kan zijn, is het van belang om te onthouden dat ze vallen onder specifieke beleidsregels van Medline en uitsluitend mogen worden gegeven als ze zijn beoordeeld en goedgekeurd door de General Counsel of de Chief Ethics and Compliance Officer.

ReizenWij hanteren speciale beleidsregels voor de betaling van reiskosten. Als algemene regel geldt dat we niet mogen aanbieden de reiskosten van (potentiële) klanten of zorgverleners te betalen, behalve voor routinematige reizen van klanten naar vestigingen van de onderneming.

Raadpleeg voor meer informatie het beleid betreffende interacties met zorgverleners voor uw vestiging, of wend u tot een contactpersoon voor Compliance (zie pagina 30-31).

Conferenties en vaktechnische bijeenkomstenWij kunnen bonafide, onafhankelijke, educatieve, wetenschappelijke of beleidsvormende conferenties ondersteunen die door externe organisaties (“conferenties van derden”) worden gesponsord, als ze wetenschappelijke kennis, medische vooruitgang of het leveren van effectieve gezondheidszorg promoten. Als u een conferentie wilt steunen of organiseren, moet u vooraf goedkeuring ontvangen van de Office of Ethics and Compliance, of, als de conferentie in Europa is, overleggen met het personeel van Juridische zaken en Compliance - Europa.


Zaken doen met de Amerikaanse overheid

Bij het zakendoen in de VS zijn de regels vaak zelfs nog strenger dan die van de Code bij het handelen met overheidsklanten en -medewerkers.

Als u bijvoorbeeld zaken doet met de overheid of met medewerkers van een overheidsziekenhuis, zoals de ziekenhuizen van de Amerikaanse Veteran’s Administration, dient u het beleid inzake voordelen voor overheidsmedewerkers te raadplegen voordat u iets van waarde aanbiedt.

Als u niet zeker weet wat volgens de wet en onze beleidsregels is toegestaan, overleg dan met de General Counsel of de Chief Ethics and Compliance Officer.

LET OP

LET OP

V: Wie wordt beschouwd als ambtenaar?

A: Het begrip “ambtenaar” of “overheidsfunctionaris” heeft een brede betekenis. Dit kan omvatten:

» iedereen die voor de overheid werkt

» iedereen die voor een overheidsbedrijf werkt

» kandidaten voor openbare functies

» iedereen die via een dienst-verband, verkiezing of benoeming een aan de overheid gerelateerde functie bekleedt, zoals toezichthouders, douanebeambten en ontvangers der belastingen.

» de meeste ziekenhuis-medewerkers en -bestuurders buiten de Verenigde Staten, omdat de meeste ziekenhuizen buiten de Verenigde Staten in handen zijn van de overheid of door deze worden geëxploiteerd.

V & A

Anti-omkoping en anti-corruptieMedline verbiedt alle vormen van omkoping en corruptie. Wij zullen niets van waarde aanbieden of accepteren met de bedoeling om business te verkrijgen of te behouden, of om een oneerlijk zakelijk voordeel te verkrijgen of te verschaffen. Met andere woorden, wij zullen niets van waarde geven of ontvangen waardoor een beslissing door ons of iemand anders op ongepaste wijze beïnvloed wordt of lijkt te worden.De wetten tegen omkoping zijn niet beperkt tot contant geld. De term “iets van waarde” omvat:

» het uitwisselen van gunsten, zoals de uitwisseling van vertrouwelijke informatie

» bijdragen aan een liefdadig of politiek doel; en » het aanbieden of aanvaarden van werkreferenties of zakelijke

doorverwijzingen. Wij voldoen aan alle anticorruptiewetten die op ons bedrijf van toepassing zijn, zoals de Amerikaanse wet op buitenlandse corruptiepraktijken (Foreign Corrupt Practices Act, “FCPA”) de Britse wet van 2010 tegen omkoping (U.K. Bribery Act ) en soortgelijke wetgeving in andere regio's. Hoewel internationale wetten tegen omkoping en corruptie kunnen verschillen, passen we dezelfde principes toe bij al onze wereldwijde activiteiten, ongeacht de plaatselijke wetten en gebruiken. Wij verbieden omkoping en corrupt gedrag bij iedereen met wie wij zaken doen, met inbegrip van ambtenaren, overheidsmedewerkers evenals alle commerciële zakenpartners. Wij verwachten van onze agenten, leveranciers, distributeurs en al onze andere zakenpartners dat ze deze principes hanteren en naleven. Het niet-naleven van anti-omkopingswetten, met inbegrip van de FCPA en de Britse wet tegen omkoping, kan strafrechtelijke en civielrechtelijke gevolgen hebben voor zowel de onderneming als voor individuele medewerkers. Dit kunnen forse straffen zijn die grote boetes en lange gevangenisstraffen kunnen omvatten. Raadpleeg voor meer informatie Medline's anticorruptiebeleidsregels of wend u tot een contactpersoon van Compliance (zie pagina 30-31).


Productkwaliteit en naleving van de regelgevingWij streven ernaar zaken te doen en te behouden op grond van de sterke punten van onze producten en diensten. Producten produceren en diensten verlenen die de gezondheid van personen verbeteren, is van cruciaal belang voor onze zakelijke activiteiten. Wij moeten er daarom naar streven om te voldoen aan de vereisten van de regelgeving betreffende de kwaliteit en het gebruik van onze producten en diensten.

Wij zijn verantwoordelijk voor naleving van alle voorschriften die voor onze producten gelden. Wij mogen nooit producten promoten die nog moeten worden goedgekeurd of vrijgegeven door de desbetreffende plaatselijke toezichthouders, zoals de Amerikaanse Inspectie van voedings- en geneesmiddelen (“FDA”). Wij mogen evenmin afwijkend (off-label) gebruik promoten of gebruik dat verschilt van het vrijgegeven of goedgekeurde gebruik.

De veiligheid van de patiënt is van vitaal belangWij zetten ons volledig in voor de gezondheid van de personen die onze producten en diensten gebruiken, en wij doen geen concessies aan de kwaliteit van deze producten en diensten. Onze teams Kwaliteitsborging, Kwaliteitsbeheersing, Regelgeving en Sterilisatie werken samen om de kwaliteit en prestaties van onze producten regelmatig te controleren. Zij zorgen er mede voor dat onze producten voldoen aan alle vereiste veiligheidsnormen voor onze patiënten. Alle kwesties over productveiligheid die zich voordoen, worden onmiddellijk behandeld door het management en, indien nodig, gemeld aan de desbetreffende instanties voor volksgezondheid of regelgeving.

LET OP

LET OP


Eerlijke concurrentieKartelwetgeving en wetten die eerlijke concurrentie regelen, verbieden een grote reeks activiteiten en praktijken in onze relaties met concurrenten en leveranciers. Afhankelijk van waar we zaken doen, is de mededingingswetgeving van de betreffende jurisdictie van toepassing. Deze wetten zijn belangrijk omdat zij passende mededinging bevorderen, die gezond voor zaken en goed voor de consumenten is. De wetten zijn complex en overtredingen kunnen ernstige gevolgen hebben, zowel voor bedrijven als voor personen.

We moeten beslist praktijken vermijden die prijsafspraken, oneerlijke handelsbeperking of oneerlijke concurrentiebeperking op de markt inhouden of lijken in te houden. Enkele voorbeelden van verboden activiteiten zijn:

» afspraken met concurrenten maken over het toewijzen van producten, markten, klanten of rayons;

» weigeren om zaken te doen met een potentiële klant of alleen zaken doen onder speciale voorwaarden;

» bepaalde leveranciers boycotten; » afzien van of beperken van de fabricage, verkoop, productie of

distributie van een product; of » manipuleren van offertes.


OPEN en EERLIJKE COMMUNICATIE haalt business binnen.

Eerlijke communicatie met klanten, leveranciers, toezichthouders en zakenpartnersWij geloven in openlijk en eerlijk concurreren voor business. Onze reclame en marketing moeten altijd waarheidsgetrouw, eenduidig en, indien ze technisch of wetenschappelijk van aard zijn, ondersteund door gegevens zijn.

Denk eraan dat marketingmateriaal moet voldoen aan alle relevante wettelijke voorschriften. Amerikaans marketingmateriaal moet bijvoorbeeld voldoen aan de voorschriften van de Inspectie van voedings- en geneesmiddelen (“FDA”) en de Amerikaanse antismeergeldwet. Beoordeel al het marketingmateriaal in overeenstemming met de toepasselijke bedrijfsprocedures en plaatselijke wetten die daarvoor gelden, voordat u deze intern verspreidt of aan een klant of externe partij geeft.

Raadpleeg de contactpersonen voor Compliance voor verdere informatie.

Het bespreken van concurrentie-informatie met concurrenten is ook streng verboden. Voorbeelden van concurrentie-informatie zijn:

» verkoopprijzen of prijsbeleid; » distributiebeleid; » selectie van leveranciers of klanten; » offertes; of » kortingen, promoties, winst, kosten of voorwaarden.

Voor de volgende afspraken is voorafgaand overleg met de General Counsel of de Chief Ethics and Compliance Officer vereist:

» alle afspraken waarbij een klant een product alleen kan kopen op voorwaarde dat er ook een ander product wordt gekocht; of

» alle afspraken waarbij korting alleen wordt gegeven op voorwaarde dat een klant toezegt om meerdere productassortimenten te kopen; of

» alle afspraken waarbij een “toegevoegde waarde” wordt geboden bij de aankoop van een product, zoals het opnemen van adviesdiensten om de overstap van de klant naar het product te ondersteunen.

LET OP

LET OP

Misleidende verklaringen Geef nooit valse of misleidende verklaringen in uw mededelingen, waaronder valse of misleidende verklaringen over de producten, diensten of medewerkers van een concurrent. Alle verklaringen die we geven bij het vergelijken van producten of diensten van Medline met die van concurrenten, moeten eerlijk en feitelijk zijn.

Als u denkt dat een concurrent mogelijk probeert om een potentiële klant over een product of dienst te misleiden, meld dit dan aan een van onze contactpersonen voor Compliance (zie pagina 30-31).

V: Op welke waarschuwingssignalen (“red flags”) moeten we letten bij het aannemen van consultants of derden?

A: Het is belangrijk om extra zorgvuldig te zijn wanneer we met agenten en tussenpersonen werken. De onderneming kan namelijk aansprakelijk worden gesteld voor hun wangedrag. Let op de volgende waarschuwingssignalen (red flags) bij het inhuren van derden: » Is de derde een overheids-

functionaris, een familielid of kennis van een overheids-functionaris of een kandidaat voor een openbare functie?

» Wil de agent of tussenpersoon betaling “vooraf”, in contanten, aan een derde of in een ander land ontvangen?

» Vormen de activiteiten geen onderdeel van de kernactiviteiten van de agent of de tussenpersoon?

Voordat u een agent of tussenpersoon inhuurt, dient u de contactpersonen voor Compliance te raadplegen (zie pagina 30-31). Buiten de VS zijn speciale beleidsregels van toepassing voor het inhuren van agenten, tussenpersonen of andere zakenpartners of derden.

V & ANaleving van handelsbeperkingenEen onderdeel van op de juiste wijze zaken doen is het naleven van wetten op exportcontroles en die economische sancties opleggen. Deze wetten beperken de export van bepaalde producten en technische gegevens naar het buitenland, alsmede andere handelstransacties met bepaalde landen, organisaties en zelfs personen. Dit zijn complexe wetten die ernstige gevolgen voor de onderneming hebben. Als u betrokken bent bij onze internationale activiteiten, wordt van u verwacht dat u de toepasselijke wetten en voorschriften begrijpt.

Als u vragen hebt over deze wetten en welke invloed deze hebben op uw interacties met klanten of concurrenten, neem dan contact op met het personeel van Global Trade Compliance, de Chief Ethics and Compliance Officer of de General Counsel.


GOEDE ZAKELIJKE PRAKTIJKENBescherm de bedrijfsmiddelen van de onderneming.

Ga zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Houd u aan de feiten en wees professioneel en beleefd bij al uw zakelijke communicatie.

Wees zorgvuldig, grondig en oplettend wanneer u bedrijfsdocumenten maakt en behandelt.

Geef iets terug aan en ondersteun onze gemeenschappen.


Bescherming van bedrijfsmiddelenHet beschermen van de bedrijfsmiddelen van onze onderneming is van cruciaal belang voor ons zakelijk succes. De bedrijfsmiddelen van onze onderneming omvatten: » fysieke middelen, zoals de gebouwen, apparatuur en uitrusting van

de onderneming » financiële middelen » communicatiesystemen » informatiemiddelen » intellectuele eigendom

Wij moeten deze bedrijfsmiddelen zorgvuldig gebruiken en beschermen tegen beschadiging, verspilling, misbruik en diefstal.

In het algemeen mag u bedrijfsmiddelen uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruiken. Het kan voorkomen dat beperkt persoonlijk gebruik van een bedrijfsmiddel gepast is (zoals gebruik van het internet om de verkeerssituatie te bekijken voordat u het kantoor verlaat), mits u uw goed beoordelingsvermogen en uw gezond verstand gebruikt.

Denk eraan dat alles wat u zegt of schrijft tijdens werktijd of met gebruikmaking van bedrijfsmiddelen of -systemen effect heeft op de reputatie van Medline, en dat we mogelijk het recht hebben om het gebruik van elektronische media en communicatie te bewaken, tenzij dit is beperkt door plaatselijke of andere toepasselijke wetten, waaronder wetten betreffende gegevensprivacy.

Verdere informatie over onze beleidsregels voor het gebruik van computers en elektronische media vindt u op de intranetsite van uw vestiging.

V: Hoe kan ik bij het werken met klanten met zekerheid weten of ik vertrouwelijke informatie op een verantwoordelijke wijze gebruik?

A: Wees uiterst voorzichtig bij het behandelen van vertrouwelijke informatie wanneer u met klanten werkt. Controleer of u bevoegd bent om de informatie vrij te geven en zorg dat u alle toepasselijke procedures volgt. Verstrek nooit vertrouwelijke informatie aan een klant omdat u denkt dat uw relatie hiervan afhankelijk is. Dit omvat informatie over de onderneming en informatie die door een andere klant of derde aan ons is toevertrouwd. Bied een klant ook nooit iets van waarde aan in ruil voor toegang tot diens vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Dezelfde principes zijn van toepassing bij uw interacties met iedereen met wie u werkt, met inbegrip van medewerkers en concurrenten.

V & A


Vertrouwelijke informatie Wij moeten uiterst voorzichtig zijn met de vertrouwelijke informatie van de onderneming en de vertrouwelijke informatie die klanten en zakenpartners aan ons bekendmaken. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn onder andere: » klantenlijsten » prijslijsten » financiële gegevens » verkoopcijfers » informatie over betalers » fabricageprocessen » computerprogramma's » plannen of programma's voor nieuwe producten » verkoopstrategieën » leverancierslijsten » lonen en salarissen

Gebruik vertrouwelijke informatie nooit voor persoonlijke doeleinden en wees extra zorgvuldig wanneer u vertrouwelijke informatie behandelt om gebruik of openbaarmaking door onbevoegden te voorkomen. De wet verbiedt ook vertrouwelijke informatie die u tijdens uw werk verkrijgt, te gebruiken om aandelen of andere effecten van het betreffende bedrijf te kopen of te verkopen.

Sociale mediaAls u sociale media gebruikt, moet u dat op verantwoorde wijze doen, ongeacht of uw gebruik voor persoonlijke of voor zakelijke doelen is.

Als u sociale media voor persoonlijke doeleinden gebruikt, moet u altijd: » respect tonen » er rekening mee houden dat alle sociale

media openbaar zijn » ervoor zorgen dat u geen vertrouwelijke informatie met betrekking tot

Medline bekendmaakt, zoals informatie over onze onderneming of een van onze klanten of andere zakenpartners

» duidelijk maken dat u uw persoonlijke mening geeft en nooit de indruk wekken dat u namens Medline spreekt

Zakelijk gebruik van sociale media moet altijd worden goedgekeurd door uw leidinggevende en de General Counsel of Chief Ethics and Compliance Officer en voldoen aan alle toepasselijke bedrijfsrichtlijnen. Intellectuele eigendomBescherming van onze intellectuele eigendom, zoals onze octrooien, handelsgeheimen, handelsmerken en auteursrechten, is de sleutel van ons succes als onderneming. Wij moeten ook de intellectuele-eigendomsrechten van anderen respecteren.

Als u vragen hebt over het beschermen van intellectuele eigendom, kunt u contact opnemen met de General Counsel.

LET OP

LET OP

Vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie is alle informatie die niet algemeen bekendgemaakt is aan het publiek of aan andere zakenpartners.

INFORMATIE OP SOCIALE MEDIA VERDWIJNT NOOIT.

Als agenten en medewerkers van de onderneming die vertrouwelijke informatie behandelen, is het belangrijk het volgende te onthouden: » Onze verantwoordelijkheid

om vertrouwelijke informatie volgens de principes in de Code te behandelen geldt tijdens onze tewerkstelling bij Medline en ook nadat we het bedrijf hebben verlaten.

» Wij behandelen allemaal enigerlei vertrouwelijke informatie en wij moeten bekend zijn met de procedures die bedoeld zijn om deze informatie te beschermen, en deze volgen.

» Vertrouwelijke informatie omvat informatie met betrekking tot:

- Medline - onze leveranciers - klanten, en - andere personen of

entiteiten waarmee Medline zaken doet.

» Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gedeeld met de bedoelde en vereiste ontvangers, vooral wanneer ze wordt verzonden via communicatiesystemen van Medline.


V: Wat moet ik doen, als ik ontdek dat ik in mijn laatste onkostendeclaratie een vergissing heb gemaakt?

A: Het is van cruciaal belang dat we te allen tijde een nauwkeurige administratie bijhouden. Als u ooit ontdekt dat u een vergissing in een onkostendeclaratie hebt gemaakt, meld uw vergissing dan aan uw leidinggevende. Deze kan u helpen de documentatie in overeenstemming met onze beleidsregels te corrigeren.

V & AFinanciële administratieHet is van kritiek belang voor een succesvolle bedrijfsvoering dat onze onderneming duidelijke, volledige en nauwkeurige boeken en een dito administratie bijhoudt. Dit helpt ook om een eerlijke en betrouwbare relatie tussen Medline en onze klanten en zakenpartners in stand te houden.

Wij zetten ons ervoor in om onze financiële administratie in overeenstemming met de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen te voeren. Hiervoor is het nodig dat u alle transacties, ontvangsten en uitbetalingen onmiddellijk en nauwkeurig documenteert. Dit omvat onkostendeclaraties, urenstaten, salarisadministratie en andere bedrijfsbescheiden.

Transparantiewetgeving Er zijn bepaalde transparantiewetten die van invloed zijn op onze industrie en die van ons eisen dat we financiële transacties tussen onze onderneming en zorgverleners openbaar maken. Aangezien deze wetten vereisen dat de onderneming rapporten met deze informatie levert, is het van belang om volledig met de Office of Ethics and Compliance, Finance of de General Counsel mee te werken wanneer ze om deze informatie vragen en ervoor te zorgen dat de door u geleverde informatie nauwkeurig en compleet is.

Bewaren van documenten Het naleven van alle toepasselijke wetten en voorschriften met betrekking tot het bewaren van documenten vormt een belangrijk onderdeel van onze inzet voor het duidelijk, nauwkeurig en compleet bijhouden van documenten. Indien van toepassing, moet u de wetten of beleidsregels betreffende documentbeheer in verband met het bewaren en afvoeren van elektronische en papieren documenten voor uw vestiging leren kennen.

Het is nooit toegestaan bedrijfsdocumenten te veranderen, vervalsen, verbergen of onjuist voor te stellen. Als u een vergissing of fout in een document ontdekt, dient u dit met uw leidinggevende of een van de contactpersonen voor Compliance te bespreken voor de juiste oplossing (zie pagina 30-31).


Financiële do's-and-don'ts:

Politieke betrokkenheidDeelname aan het politieke proces moet altijd een persoonlijke keuze zijn en moet gebeuren in uw eigen tijd en voor eigen kosten. Iemand in een leidinggevende functie mag nooit om donaties vragen aan iemand in een ondergeschikte functie.

Do's » Raadpleeg Medline’s

beleidsregels betreffende onkostenvergoedingen of een van de contactpersonen voor Compliance wanneer u zich afvraagt of een uitgave gepast is.

» Houd adequate documentatie bij, zoals ontvangstbewijzen, zodat Medline kan controleren of gelden op de juiste wijze zijn gebruikt.

» Als u denkt dat u ons onkostenbeleid hebt overtreden, zorg dan dat u dit onmiddellijk meldt zodat wij de juiste stappen kunnen nemen om de vergissing te corrigeren.

Don'ts » Probeer een ongepaste uitgave

niet te verhullen door deze in een onjuiste categorie onder te brengen op een onkosten-declaratie of onjuist te beschrijven aan uw leidinggevende. Denk eraan dat u handelt uit naam van de onderneming, ook al betaalt u met uw eigen geld voor gastvrijheid.

» Betaal niet zelf voor gastvrijheid of andere uitgaven die verboden zijn volgens onze Code of onze beleidsregels. U handelt uit naam van de onderneming en dit moet worden gemeld.

» Vervals geen rapport en probeer geen uitgaven te verbergen die de in ons beleid vastgestelde grenzen overschrijden. Zo mag u bijvoorbeeld onkosten niet met een collega delen of in een andere factureringsperiode opnemen, of het aantal ontvangers of het bedrag van een geschenk verkeerd weergeven.

V: Welke richtlijnen moet ik in acht nemen voordat ik deelneem aan een politiek proces?

A: U dient met de volgende richtlijnen rekening te houden: » Het is nooit gepast om

eigendommen of faciliteiten van Medline te gebruiken om een politieke activiteit of kandidaat te ondersteunen.

» U dient altijd aan te geven dat uw politieke opvattingen uw eigen persoonlijke meningen zijn en nooit de indruk wekken dat dit de opvattingen van de onderneming zijn.

» Een manager mag nooit van een medewerker eisen om deel te nemen aan een politieke activiteit of op een bepaalde kandidaat te stemmen als voorwaarde voor een dienstverband of het ontvangen van een voordeel, zoals salarisverhoging of een bonus.

» De onderneming vergoedt uw politieke bijdragen niet.

V & A

Liefdadige bijdragenMedline geeft iets terug aan de gemeenschap door liefdadige bijdragen te leveren aan diverse goede doelen. Wij doen dit door te geven in overeenstemming met ons beleid dat zorgverleners en liefdadige doelen steunt in verband met de gezondheidszorg, evenals doelen die in het algemeen de gezondheid en het welzijn van zieke of historisch achtergestelde groepen bevorderen. Wij ondersteunen tevens humanitaire missies die verlichting bieden voor slachtoffers van rampen (zoals orkanen, overstromingen en aardbevingen) of van omstandigheden in derdewereldlanden.

Het is nooit gepast om voor of tegen een donatie te pleiten op basis van verwachtingen van eerdere, huidige of verwachte toekomstige business van een potentiële ontvanger of iemand die aan de potentiële ontvanger is gelieerd.

Voor meer informatie kunt u het beleid voor liefdadige donaties raadplegen dat u op de intranetsite van uw vestiging aantreft.

LET OP

LET OPLiefdadige bijdragen aan onze klantenHet kan voorkomen dat het voor Medline gepast is een bijdrage te leveren aan het liefdadigheidswerk van klanten.

Medline ondersteunt dit soort liefdadigheidswerk alleen als: » het bedoeld is om de gemeen-

schappen waarin wij werken te verbeteren

» het in overeenstemming is met onze liefdadigheidsmissie

» het niet bedoeld is en niet wordt gezien als een poging om business te verkrijgen of enig voordeel te behalen.

Medline GEEFT IETS TERUG AAN DE GEMEEN SCHAPPEN waarin wij wonen en werken.

30 GEDRAGSCODE MEDLINE 30 GEDRAGSCODE MEDLINE

UW LEIDINGGEVENDERaadpleeg uw plaatselijke personeelslijst

CHIEF ETHICS AND COMPLIANCE OFFICER (MEDLINE)Telefoon: +1 847 643 3838 E-mail: [email protected] Postadres: Medline Industries, Inc.

Three Lakes Drive, Northfield, Illinois 60093, VS

GENERAL COUNSEL (MEDLINE) Telefoon: +1 847 949 3000 Postadres: Medline Industries, Inc.


IN EUROPA, PERSONEEL VAN JURIDISCHE ZAKEN EN COMPLIANCE – EUROPA Telefoon: +31 26 312 7243 E-mail: [email protected] Postadres: Medline International B.V. Nieuwe Stationsstraat 10

6811 KS Arnhem, Nederland

UW VERTEGENWOORDIGER VAN HR Raadpleeg uw plaatselijke personeelslijst

CHIEF INFORMATION SECURITY OFFICERTelefoon: +1 847 643 4362 Postadres: Medline Industries, Inc.


BUITEN DE VS, UW PLAATSELIJKE CONTACTPERSOON VOOR ETHIEK EN COMPLIANCE Raadpleeg uw plaatselijke personeelslijst

MEDLINE’S TELEFONISCHE HULPLIJN OPEN TALKZie de tabel op pagina 31

CONTACTPERSONEN VOOR COMPLIANCETot wie u zich kunt wenden Het is niet altijd gemakkelijk om te weten met wie u contact moet opnemen als u een vraag hebt. Denk eraan dat wij bij Medline vele beschikbare hulpbronnen hebben waar u terecht kunt met vragen of uw bezorgdheid kunt uiten over een kwestie betreffende ethiek en compliance.

INTEGRITEIT IS HET SLEUTELWOORD 31INTEGRITEIT IS HET SLEUTELWOORD 31

Verenigde Staten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-866-384-4277

Australië . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-800-339276

Oostenrijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-291870

België . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-77004

Canada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Engels: 1-866-833-3450 Frans: 1-855-350-9393

China . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Noorden: 10-800-712-1239 Zuiden: 10-800-120-1239

Denemarken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80-882809

Frankrijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-902500

Duitsland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .0800-1016582

India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 000-800-100-1071 of 000-800-001-6112

Ierland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-800615403

Italië . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .800-786907

Japan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .0066-33-112505 of 00531-121520

Luxemburg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-2-1157

Maleisië . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-800-80-8641

Mexico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 001-800-840-7907 of 001-866-737-6850 (Engels)

Nederland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-0226174

Nieuw-Zeeland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-447737

Noorwegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .800-15654

Polen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0-0-800-1211571

Portugal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8008-12499

Puerto Rico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-866-833-3450

Singapore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-1204201

Slowakije . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-001-544

Spanje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .900-991498

Zweden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 020-79-8729

Zwitserland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .0800-562907

Taiwan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 00801-13-7956

Thailand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 001-800-12-0665204

Verenigd Koninkrijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-00328483

Vietnam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120-11067

Alle andere landen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503-619-1888

Medline’s telefonische hulplijn Open TalkOm uw melding anoniem in te dienen (tenzij verboden bij plaatselijke wet), kunt u uw bezorgdheid uiten via Medline’s hulplijn voor ethiek & compliance (24 uur per dag, 7 dagen per week) op onderstaande gratis telefoonnummers of op het internet onder www.medlineethicsandcompliancehelpline.ethicspoint.com.

Medline Industries, Inc. Three Lakes Drive, Northfield, IL 60093

Medline United States 1-800-MEDLINE (633-5463)medline.com | [email protected]

Medline Canada 1-800-396-6996medline.ca | [email protected]

Medline México 01-800-831-0898medlinemexico.com | [email protected]

Wij behouden ons het recht voor om eventuele fouten in deze brochure te corrigeren. © 2017 Medline Industries, Inc. Medline is een gedeponeerd handelsmerk van Medline Industries, Inc. MKT1792712 / e17384 / 1.5M / SG / 4

VOLG ONS BLOG

BOODSCHAP VAN DE CEO - Medline Industries...Als u denkt dat er mogelijk een conflict is tussen een...

Documents

Transcript of BOODSCHAP VAN DE CEO - Medline Industries...Als u denkt dat er mogelijk een conflict is tussen een...