Bits & Bytes · 2015-01-14 · Bits & Bytes is zowel rendabel voor de organisatie als voor de...
9
B ITS & B YTES Een project voor digitale inclusie in de FOD Economie
Transcript of Bits & Bytes · 2015-01-14 · Bits & Bytes is zowel rendabel voor de organisatie als voor de...
BITS & BYTES
Een project voor digitale inclusie in de
FOD Economie
1
VOORSTELLING ORGANISATIE EN CONTACTGEGEVENS
1. Organisatie
Wat is de naam van de organisatie?
Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie
In welke sector is de organisatie actief?
Publieke sector, federale overheid.
Voorstelling van de organisatie ‘anno 2014’
incl. aantal werknemers.
De FOD Economie stelt anno 2014 2094 mensen te werk. Dit komt
neer op 1893 full time equivalenten.
De opdracht van de FOD Economie bestaat erin « de voorwaarden te
scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking
van de goederen en dienstenmarkt in België ».
Om deze opdracht te realiseren, oefent zij 4 kerntaken uit (kennis,
reglementering, toezicht en coördinatie) binnen 4 beleidsdomeinen:
consumentenbescherming, evolutie naar een duurzame economie,
waken over een competitieve economie en zorgen voor een
transparante markt.
Hoe is Learning & Development georganiseerd in
uw organisatie?
Leren & ontwikkelen binnen de FOD Economie is gecentraliseerd binnen de dienst Opleiding en
Ontwikkeling (5 FTE). Jaarlijks wordt er een Globaal Ontwikkelingsplan opgemaakt. Dit plan bundelt alle
leer- en ontwikkelingsactiviteiten (interne opleiding, externe opleidingen, opleidingen via het
Opleidingsinstituut van de Federale Overheid…) voor het komende jaar. De dienst Opleiding &
Ontwikkeling staat in voor de organisatie en opvolging van de opleidingsactiviteiten in het Globaal
Ontwikkelingsplan die worden bekostigd via het centraal opleidingsbudget. Daarnaast kunnen de
verschillende algemene directies via de HR business partner op eigen initiatief bijkomende
opleidingsactiviteiten organiseren voor hun personeel via de eigen werkingsmiddelen. Ook andere
diensten binnen de stafdienst Personeel & Organisatie zijn betrokken bij opleidingsactiviteiten in het
kader van projecten (bv. resultaatsgericht werken) en trajecten (bv. traject voor leidinggevenden).
2
2. Contactgegevens
Evelien Longerstay
Communicatieverantwoordelijke P&O (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)
02/277.60.26 of 0496/11.20.54
Lieselot De Brauwer
Projectverantwoordelijke Bits & Bytes (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)
02/277.94.54 of 0486/96.02.65
Natascha Verbruggen
Projectverantwoordelijke Bits & bytes (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)
02/277.87.52 of 0494/71.74.99
3
VOORSTELLING PROJECT
Waarom werd dit project opgestart? Wie of wat inspireerde tot het project?
Net zoals veel andere organisaties ruilt de FOD Economie papier als maar meer in voor digitale
communicatie en procedures. Door het lopende moderniseringsproject « Ecochange », wordt digitaal
werken de norm binnen de FOD. Toch is die overgang niet voor elke medewerker evident. Medewerkers
moeten over de nodige PC-skills beschikken om toegang te hebben tot de elektronische informatie in de
organisatie en de nieuwe procedures te kunnen hanteren.
Verder wordt van overheidsdiensten verwacht méér te doen
met minder middelen en personeel. Dit veronderstelt dat
medewerkers meer inzetbaar zijn en nieuwe competenties
moeten verwerven naar gelang hun takenpakket wordt
verbreed of gewijzigd. Personeelsleden die voorheen geen
computer nodig hadden, zijn ertoe genoopt de nodige
computervaardigheden te ontwikkelen. Voorts impliceert
meer doen met minder dat medewerkers efficiënter werken.
Digitale vaardigheden zijn in dit kader onontbeerlijk.
De bestaande leeropties bleken echter ontoereikend te zijn
voor sommige doelgroepen. Het gros van de cursussen
over PC-vaardigheden is gericht op medewerkers die al
over basisvaardigheden beschikken inzake het gebruik van
de computer. Medewerkers met weinig of geen
computervaardigheden vallen uit de boot door hun
drempelvrees en gebrek aan zelfvertrouwen om met de
computer aan de slag te gaan. Om de digitale kloof te dichten
besloot de FOD Economie een leertraject te ontwikkelen om deze medewerkers te
ondersteunen.
Omschrijf de doelgroep en bereik van het project.
Het ‘Bits & Bytes’-project beoogt alle medewerkers binnen de FOD Economie toegang te verschaffen tot
elektronische informatie door hun basiscomputervaardigheden aan te leren: gebruik van e-mail, intranet,
Windows, Office …
Het ontwikkelingstraject wordt opengesteld voor alle medewerkers met beperkte digitale vaardigheden of
weinig zelfvertrouwen in het werken met de PC, doorgaans medewerkers die nog geen computer
gebruikten in hun werksituatie. In aanvang focuste het project op personeelsleden die in hun
werkzaamheden geconfronteerd zouden worden met belangrijke wijzigingen op vlak van digitalisering
(o.a. keukenpersoneel, sociale dienst). In een tweede fase werd de doelgroep uitgebreid.
4
Is er een afstemming met het strategisch beleid en/of HR-beleid voorzien?
Het project vindt haar grondslag zowel in het strategisch beleidsplan van de FOD Economie, als het
personeels- en opleidingsbeleid. Zo kadert het opleidingstraject binnen het moderniseringsprogramma
van de FOD Economie dat een resultaatsgerichte organisatie vooropstelt waarbij papier het veld moet
ruimen voor elektronische processen en communicatie.
Creatie van gelijke kansen vormt dan weer een centrale doelstelling
binnen het HR-beleid van de FOD. Het opleidingstraject Bits & Bytes wil
gelijke kansen creëren door in te spelen op de noden van een
doelgroep die in het verleden weinig opleidingskansen kreeg. Het
opleidingsbeleid van de FOD Economie ijvert bovendien voor de
ontwikkeling van medewerkers gedurende de volledige loopbaan en
niet enkel aan het begin van de carrière. Via gepaste
ontwikkelingskansen wil de organisatie haar medewerkers
responsabiliseren door hen verantwoordelijkheid te laten opnemen voor
hun leerproces.
Wat zijn de voorziene effecten op korte en lange termijn?
Op korte termijn ambieert het vormingtraject medewerkers in staat te stellen taken efficiënter uit te
voeren en op de hoogte te zijn van wat er leeft in de organisatie. Daarnaast stimuleert het traject
medewerkers om hun ontwikkeling zelf in handen te nemen via het bestaande aanbod aan
leermogelijkheden.
Op lange termijn wil het traject medewerkers breder inzetbaar maken door hen in staat te stellen nieuwe
taken - of zelfs een nieuwe functie - op te nemen. Bovenal beoogt de FOD Economie medewerkers op
alle levensdomeinen te ondersteunen om optimaal te kunnen functioneren in de digitale samenleving.
Budgettering?
Voor de realisatie van het project werden geen budgettaire middelen vrijgemaakt. Het project werd
integraal gerealiseerd via interne resources. Om de opleidingen te kunnen realiseren werd een oproep
gedaan aan de medewerkers van de FOD om zich kandidaat te stellen als vrijwillige opleider. Zij werden
hiervoor tijdelijk van hun dagelijkse werkzaamheden vrijgesteld.
Beschrijf de praktische aanpak
De inhoud van het opleidingsprogramma werd bepaald in overleg
tussen de opleiders, de dienst opleiding & ontwikkeling,
leidinggevenden, de stafdienst ICT en de communicatiedienst. Er
werden drie opleidingsmodules ontwikkeld: een module
‘kennismaking met de PC’, een module ‘mails raadplegen en
5
•2 halve dagen klassikale opleiding
•Algemene doelstellingen: de medewerker in staat stellen om e-mails minimaal te beheren en te versturen via webmail
•Coaching / ondersteuning door collega
•1 halve dag klassikale opleiding
•Algemene doelstelling: de medewerker in staat stellen om het intranet te raadplegen
•Coaching / ondersteuning door collega
•2 halve dagen klassikale opleiding
•Algemene doelstellingen: de medewerker in staat stellen om e-mails minimaal te beheren en te versturen via Lotus Notes
•Coaching / ondersteuning door collega
•3 halve dagen
•Algemene doelstelling: de medewerker in staat stellen om basishandelingen met een PC uit te voeren
•Coaching / ondersteuning door collega
Module A
Kennismaking PC
Module B
Lotus-Notes
Module B
Webmail
Module C
Intranet
verzenden’ en een module ‘gebruik van intranet’ (zie figuur). De modules werden inhoudelijk uitgewerkt
door de interne opleiders die hierbij de steun kregen van de dienst Opleiding & Ontwikkeling.
Het eerste opleidingstraject liep van midden oktober 2013 tot midden januari 2014. In die periode
werden 48 opleidingsmomenten van een halve dag gerealiseerd voor in totaal 49 medewerkers.
Beschrijf de didactische aanpak.
De vrijwillige opleiders werden voorbereid op hun rol via het train-the-trainer principe. Vervolgens werden
de deelnemers opgeleid via praktische workshops in beperkte groep (4 à 6 personen). Theorie werd
beperkt tot een minimum. Via begeleide oefeningen en spelvormen werden de beoogde vaardigheden
van de modules aangereikt. Daarbij werd getracht zoveel mogelijk aan te
sluiten bij de dagelijkse realiteit en werkomgeving van de medewerker.
Om de opvolging te waarborgen werd een buddysysteem (coaching)
voorzien waarbij deelnemers een collega (‘buddy’) uitkozen die hen zou
ondersteunen bij de toepassing van de geleerde competenties.
Een maand na de afronding van alle opleidingen werd een vrijwillige en
vrijblijvende competentietest (PC-vaardigheidstest) georganiseerd. Via
een geïntegreerde oefening kregen deelnemers de kans te ondervinden
in welke mate ze de geleerde vaardigheden onder de knie hadden.
6
Wat waren de randvoorwaarden tot het welslagen van het project?
Cruciaal voor het welslagen van het project was de constructieve
samenwerking tussen verschillende diensten: opleiding &
ontwikkeling, diversiteit, communicatie, ICT en leidinggevenden.
Doordat elke dienst vanuit zijn eigen expertise bijdroeg werd het
project een succesverhaal. Zo was afstemming met ICT cruciaal om de
transfer van het geleerde te verzekeren. Deelnemers moeten immers
over de nodige technische infrastructuur beschikken op hun werkplek
om de geleerde vaardigheden te kunnen aanwenden. Afstemming met
de communicatiedienst zorgde er dan weer voor dat het project de
nodige publiciteit kreeg binnen het departement en interne opleiders
konden worden aangetrokken.
Verder was ook de motivatie en het enthousiasme van de
opleiders een doorslaggevende factor. Opleiders werden immers op
vrijwillige basis gerekruteerd uit operationele diensten en kregen
hiervoor geen compensatie.
Tot slot was de integrale aanpak met opvolging via een buddysysteem een succesfactor binnen het
project. Deze opvolging waarborgde dat geleerde vaardigheden konden gebruikt worden.
Is uw project ‘vernieuwend’? Zo ja, in uw organisatiecultuur of in het
ruimere, professionele veld van vorming en opleiding?
Het innovatieve karakter is vooreerst te situeren bij de doelgroep van het traject voor wie het bestaande
leeraanbod zeer beperkt is. Waar opleidingsinitiatieven in de FOD Economie – en daarbuiten – zich in het
verleden vaak toespitsten op hogere functies en
hooggeschoolde medewerkers, richt dit project zich op
een doelgroep die omwille van hun scholingsgraad en/of
leeftijd over weinig computerskills beschikten.
De integrale aanpak waarbij klassikale opleiding wordt
aangevuld met diverse opvolgingsmechanismen is een
tweede innoverend aspect.
Opvolging wordt verzekerd
via samenwerking met
leidinggevenden, coaching
on the job en de organisatie
van vervolgopleidingen.
7
Waar bevinden zich win-winsituaties?
Bits & Bytes is zowel rendabel voor de organisatie als voor de medewerker. Medewerkers kunnen nieuwe
taken opnemen, zijn meer inzetbaar en werken efficiënter. Deelnemers leren vaardigheden die bruikbaar
zijn in alle levensdomeinen en dus de maatschappelijke integratie bevorderen. Tot slot biedt het traject
een opportuniteit voor medewerkers om didactische competenties te ontwikkelen via de rol van interne
opleider. Verborgen talenten werden hierdoor zichtbaar.
Beschrijf de resultaten, return (on investment), verankering …
Om te waken over de transfer van de verworven competenties werd
nauw samengewerkt met leidinggevenden. Leerdoelen werden
opgenomen in de evaluatiecyclus en aangepast aan de persoonlijke
situatie. Via de toekenning van nieuwe taken en
verantwoordelijkheden werd gewaakt over de toepassing van het
geleerde. Het buddysysteem waarborgde ook ondersteuning na de
opleiding.
De stafdienst ICT waarborgde de aanpassing van de werkomgeving
van deelnemers zodat elke medewerker na de opleiding toegang had
tot een PC.
De integrale aanpak heeft ervoor gezorgd dat medewerkers efficiënter
gingen werken en gemotiveerder waren om met een PC aan de slag
te gaan. Bovendien werden medewerkers door het traject getriggerd
om hun PC-kennis verder uit te breiden. Zowel uit de reacties van
deelnemers en leidinggevenden als uit de tevredenheidsmeting blijkt dat het traject een succes is.
Wat zijn de verwachtingen voor de toekomst, mogelijkheden tot langdurige
voortzetting van het project?
Op vraag van management, medewerkers, opleiders en leidinggevenden werd een vervolg aan het traject
gebreid. Het opleidingsprogramma werd uitgebreid tot 16 opleidingsmodules op basis van de verzamelde
feedback. Het aangepast opleidingstraject werd opengesteld voor alle personeelsleden van de FOD
Economie.
8
LEREN EN ONTWIKKELEN IN DE FOD ECONOMIE
Hoe leert uw organisatie? Waar bevinden zich kansen tot leren en ontwikkelen?
Onze organisatie biedt een breed en gevarieerd aanbod aan
opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via in-house
georganiseerde ontwikkelingsacties in samenwerking met
gespecialiseerde ontwikkelingsinstituten of interne experten.
Medewerkers kunnen ad hoc bijkomende leerinitiatieven
nemen.
Ontwikkelingsacties ontspruiten vanuit diverse hoeken. Aan
elk (strategisch) project worden ontwikkelingsacties
gekoppeld. Naast de dienst Opleiding & Ontwikkeling zetten
ook andere HR-diensten en operationele diensten
ontwikkelingsacties op.
Geef 5 kernwoorden die het leren binnen uw
organisatie typeren.
Leren binnen de FOD Economie:
Is gevarieerd: zowel in aard (technisch, generiek) als in vorm (opleiding, workshop,
kennisdeling).
Gebeurt grotendeels in-house: het doel is om optimaal gebruik te maken van interne
competenties (interne opleiders) om ontwikkelingsacties te realiseren.
Is vaak het product van maatwerk: leeroplossingen hebben een toegevoegde waarde en
dragen bij tot de oplossing van problemen of uitdagingen.
Is een belangrijke bron voor samenwerking: leren en ontwikkelen is een belangrijk medium in
de organisatie om de samenwerking tussen medewerkers van verschillende diensten te
bevorderen.
Is voor iedereen: er worden ontwikkelingskansen geboden aan alle medewerkers.
Waarom zouden we uw dossier verkiezen?
In tijden waarin aanwervingen worden beperkt en er massaal wordt bespaard illustreert dit project dat
met beperkte middelen succesverhalen op gebied van leren en ontwikkelen mogelijk zijn. Via
samenwerking, inzet en mobilisatie van interne resources zijn we erin geslaagd het onbenut potentieel
van onze organisatie aan te spreken. We zijn trots op de zichtbare resultaten en hopen dat dit project
een inspiratiebron en stimulans kan zijn voor organisaties om te investeren in al hun personeel. De
deelname aan de L&D awards is de kroon op het werk van vele mensen en biedt een uitgelezen kans om
de projectmedewerkers erkenning te geven voor de geleverde inspanningen.
