Functionele eisen voor de inventarisatielijst

Functionele eisen voor de inventarisatielijst

Tijdens het opschonen in de vestiging worden er voor veldwerken en hulpkaarten inventarisatielijsten gemaakt. Op deze lijsten wordt exact aangegeven welke veldwerken en hulpkaarten aanwezig zijn, aantal bijlagen, ander formaat enz. Tijdens de pilot zijn ervoor hulpkaarten en veldwerken inventarisatielijsten gemaakt. Deze lijsten zijn in een excel spreadsheet gemaakt. De lijsten zijn voor de pilot aangemaakt en zijn uitgeprobeerd. Nu worden voor de inventarisatielijsten die gebruikt gaan worden voor de opschoning in alle vestigingen functionele eisen opgesteld. Het gaat om de volgende functionele eisen:

Veldwerken vanaf 1880

Voor dienstjaar veldwerken wordt een aparte inventarisatielijst gemaakt.

De inventarisatielijst zoals deze gebruikt is in de pilot:

VELDWERKEN.    

 Gemeente: Sectie:

Afwijkend formaatArchiefnr A B C D E F Ontbreekt Kleiner Groter

100                  101                  102                  103                  104                  

Bij gemeente moeten er twee invul velden komen.1. Voor de AKR code met uitrol scherm bij een "zoek". Gedeeltelijk AKR code ingevuld dan worden alle codes die hier aan voldoen getoond. Na invullen wordt gemeentenaam automatisch ingevuld.2. Voor gemeentenaam met uitrol scherm bij een "zoek". Gedeeltelijk gemeentenaam ingevuld dan worden alle gemeentenamen die hier aan voldoen getoond. Na invullen wordt AKR code automatisch ingevuld

Bij sectie wordt de sectieletter ingevuld.

Aparte regel voor archiefnummer.Het eerste en laatste archiefnummer van de veldwerken die voorkomen in de sectie moeten worden ingevuld. Na het invullen van de archiefnummers wordt de kolom Archiefnr gevuld met de reeks die is opgegeven.

Het kan voorkomen dat er dubbele archiefnummers voorkomen. Deze archiefnummers moet ongewijzigd opgevoerd kunnen worden.

Het moet mogelijk zijn om per map een afdruk te krijgen.Maak gebruik van de inventarisatielijst per map zoals die Wim Boks is geïnventariseerd.

Voor het vullen van de inventarisatielijst kan gebruik worden gemaakt van de lijst met informatie uit de nummerkaarten die door Tjeu Cox is bewerkt.

Aparte regel maken voor perceelnummers van de sectie van t/m.Het eerste en laatste archiefnummer van de veldwerken die voorkomen in de sectie moeten worden ingevuld. Deze informatie wordt later gebruikt voor de controles. De perceelnummers die in de index staan bij de sectie moeten binnen range vallen anders is er een fout gemaakt.

Bijlagen moeten bij het originele veldwerk worden ingevuld. In de pilot is gebleken dat er soms meer dan 26 bijlagen bij een veldwerk kunnen voorkomen. In dat geval is de huidige lijst niet toereikend. Als we blijven werken met voor elke bijlage een kolom dan is het excel document niet meer te lezen en af te drukken.Voorgestelde werkwijze:

VELDWERKEN.    

 Gemeente: Sectie:

Afwijkend formaatArchiefnr Bijlagen Ontbreekt Kleiner Groter

100         100a100b101         102         103         104         105         106         

Voor de bijlagen wordt een aparte regel gemaakt in de reeks. Als voorbeeld 100a en 100b ingevuld. Het voordeel van een aparte regel is dat de kolommen ook beschikbaar zijn (ontbreekt, afwijkend formaat).Het moet heel eenvoudig zijn om een bijlage of een reeks van bijlagen toe te voegen.Je moet ook kunnen werken met een t/m als er meerdere bijlagen voorkomen.Als er meer dan 26 bijlagen voorkomen dan verder gaan met "aa".

Bij ontbreekt geef je aan of een veldwerk ontbreekt zowel in het archief als in het schaduwarchief.

Bij afwijkend formaat gaan we er vanuit dat de standaard A4/folio formaat is. Hier kun je aangeven of het formaat groter of kleiner is dan A4/folio.

Het invullen moet heel eenvoudig zijn. Het aanklikken van een veld moet genoeg zijn om het veld te activeren. Als je bij ontbreekt het veld aanklikt dan moet het duidelijk zijn dat dit veldwerk ontbreekt.

Bij het afdrukken van de inventarisatielijst moet de bovenste regel op elke pagina terug komen. Zodat voor elke pagina het duidelijk is wat een kolom betekend.

De inventarisatielijst wordt gebruikt bij de controles die uitgevoerd worden als het scanbedrijf de gedigitaliseerde scans oplevert. Volledigheidscontroles, waarschijnlijkheidscontroles.

Hulpkaarten

De inventarisatielijst zoals deze gebruikt is in de pilot:

HULPKAARTEN    

 Gemeente: Sectie:

Afwijkend formaatArchiefnr A B C D E F Ontbreekt A2 A0 Anders

100                    101                    102                    103                    104                    105                    106                    107                    

Gemeente: zie bij veldwerken.

Sectie: zie bij veldwerken

Archiefnummer: zie bij veldwerken.

Perceelnummer: zie bij veldwerken.

Bijlagen: zie veldwerkenVoorgestelde werkwijze:

HULPKAARTEN    

 Gemeente: Sectie:

Afwijkend formaat

Archiefnr Bijlagen BDubbelzijdig

scannen Ontbreekt A1 A0 Anders

100             100a100b101             102             103             

Ontbreekt: zie veldwerken

Bij afwijkend formaat gaan we er vanuit dat de standaard A3 hulpkaart formaat is. Dit formaat kan iets groter zijn dan het A3 formaat. Hier kun je aangeven of het model A1, A0 of anders is.

Invullen zie bij veldwerk.

Aparte kolom maken voor dubbelzijdig scannen. We gaan er vanuit dat het dubbelzijdig scannen sporadisch zal plaats vinden. Zelfstandige kaarteringen die op de achterkant staan niet scannen