Contractbeheer in Nederland

• 80% van de organisaties kan het contractbeheer proces sterk verbeteren

• Meer dan 80% van de organisaties is niet voldoende op de hoogte van bijvoorbeeld opzegtermijnen van contracten, contractspecifieke afspraken, waar contracten fysiek opgeslagen zijn et cetera

• Hierin is geen onderscheid tussen grote en kleine organisaties, dus in 80% van alle gevallen kan het contractbeheer proces sterk verbeterd worden

• Bij meer dan 66% van de organisaties gebeurt het dat een overeenkomst ongewenst verlengd wordt

• En een ongewenste verlenging kost organisaties onnodig geld

Bron: Marktonderzoek uitgevoerd door Hanzehogeschool, in opdracht van Pactum BV augustus 2010

Oplossing Pactum: online contractbeheer

• Pactum = SaaS: Software as a Service

• Online (web-based)

• Oftewel: geen investering vereist in ICT hard- & software

• Geen ICT onderhoudskosten/licenties

• Altijd & overal uw specifieke contractgegevens –inclusief relevante documenten!- bij de hand

• Automatische alerts per e-mail ruim voor opzegtermijn

• Werken met meerdere vestigingen en/of afdelingen

Oplossing Pactum: online contractbeheer

• Zelf nieuwe gebruikers aanmaken en (decentraal) toegang geven

• Na aanmelding via contractbeheer.com direct toegang tot uw eigen contractbeheer applicatie

• Eventueel eenvoudig uit te breiden met uw specifieke wensen

• Optioneel uit te breiden naar: scannen, mailen & beheren. Volledige ontzorging van uw contractbeheer!

• Geschikt voor elk type overeenkomst

• Vanaf € 14,95 per maand

• Zelf geen tijd of capaciteit om uw online applicatie in te richten? Wij doen het graag voor u!

Contracten waar u aan kunt denken:• Huurovereenkomst• Lease-overeenkomst• Verkoopovereenkomsten• Abonnementen op tijdschriften, dagbladen• Mobiele telefonie• Vaste telefonie• Internetverbindingen• Domeinnamen• Software licenties• (Tijdelijke) arbeidsovereenkomsten• Energie• Schoonmaak• Gebouwonderhoud• Afval• Beveiliging• Groenonderhoud (binnen & buiten)• Catering• (Management) overeenkomsten / Aandeelhoudersovereenkomsten• Et cetera

Bereikte resultaten door klanten

• Gemak en efficiency: Zeer eenvoudig terug kunnen vinden contracten (= directe tijdswinst)

• Besparen: Elke klant geeft aan meer controle te hebben over opzegtermijnen, geen ongewenste verleningen meer

• Winst: Bijna 25% van de klanten haalt meer opbrengst uit verkoopcontracten

• Besparen: Meer dan de helft van de klanten heeft minder kosten door eenvoudiger factuurcontrole en inzichtelijk zijn contractspecifieke afspraken

• Gemak en efficiency: 80% van de klanten bereikt tijdswinst met gebruik Pactum doordat er efficiënter gewerkt wordt

• Ontzorging: “Pactum ontzorgt echt, waardoor contractbeheer geen ergernis meer is”

Wie gebruikt Pactum?• Contractbeheerders

• DGA’s

• (Financieel) directeuren

• Controllers

• Inkopers

• (Bedrijfs)juristen

• Facilitair managers

• Office managers

• (Directie)secretaresses

• (Hoofd)administrateurs

Optionele dienstverlening: besparen op inkoop

• Optionele dienstverlening voor klanten die dit interessant vinden

• Bij aflopen overeenkomst kunt u kiezen voor gezamenlijke inkoop van facilitaire producten en diensten

• Samen met andere klanten van Pactum inkopen: massa = kassa

• Pactum werkt hiervoor samen met inkooppartijen: EFFIC BV & Christopher Verne BV

• Inkoopkracht: EFFIC en Christopher Verne kopen voor meer dan 1.000.000 vierkante meter aan kantoorruimte facilitaire diensten en producten in: massa is dus aanwezig!

• Pactum is volledig onafhankelijk van leveranciers, u bepaalt zelf met wie u in zee gaat

• Afval• Beveiliging• Brandblusmiddelen & -apparatuur• Drukwerk• Energie: elektriciteit & gas• Gazon-, groenonderhoud & hydrocultuur• Hygiëne & sanitair• Internetverbindingen• Telecom: vast en mobiel• Kantoorartikelen• Koeriersdiensten• Liftonderhoud• Schoonmaak• Verzekeringen

Gezamenlijk inkopen van onder andere:

Screenshot 1: homepage Pactum via www.contractbeheer.com

Screenshot 2: uw dashboard, na inloggen. Alle relevante informatie in een oogopslag

Screenshot 3: volledig overzicht van al uw verplichtingen, inclusief status

Screenshot 4: alle relevante gegevens per contract

Screenshot 5: alle relevante gegevens per contract (vervolg)

Screenshot 6: alle relevante gegevens & documenten per contract

Pactum – betrouwbaarheid & continuïteit

• ESCROW account: broncode is gedeponeerd bij notaris

• Alle communicatie gaat via SSL encryptie-protocol, 256 bit encryptie – zelfde manier als bijvoorbeeld internetbankieren

• Langlopende SLA met Aqtion ID B.V. te Groningen – ontwikkelaar & technisch beheerder van de software

• Hosting bij Exception IT B.V. - Referenties: ABN-AMRO, Accepte, Energy Valley, Essent, Euroborg, FC Groningen, Gemeente Groningen, Kamer van Koophandel Groningen, Ministerie VWS, NOM, UPC Nederland, et cetera

• Gegarandeerde uptime: 99,95%

• Financieringspartner in ABN-AMRO

Pactum – privacy & vertrouwelijkheid

• Software is zo geprogrammeerd dat Pactum alleen verplichte velden kan monitoren, om u optimaal contractbeheer te bieden bij bijvoorbeeld het vertrek van een medewerker bij uw organisatie

• Privacy statement – na te lezen via www.contractbeheer.com

• Zonder uw schriftelijke toestemming kan en doet Pactum niets met uw gegevens

• Algemene voorwaarden Pactum zo ingericht dat uw privacy maximaal is gewaarborgd

• Wilt u aanvullende afspraken maken over privacy/geheimhouding? Geen enkel probleem!

Pactum – de onderneming• Opgericht in 2009• Door mensen met verstand van en meer dan 10 jaar ervaring met contractbeheer, inkoop &

facilitair management• Online contractbeheer systeem ontwikkeld vanuit praktijkervaring & marktonderzoek• Eerste versie ICT systeem opgeleverd november 2010• Vermarkting vanaf januari 2011• Eerste klanten succesvol aangesloten!

Missie PactumPactum creëert inzicht door overzicht en daardoor realiseren wij kostenbesparingen , efficiency en gemak voor onze afnemers.

Visie PactumMensen, bedrijven & organisaties willen hun behoeften zo eenvoudig mogelijk invullen. Wij realiseren dit door nieuwe producten op de markt te brengen en diensten te bundelen toteenvoudige oplossingen. Door actief de samenwerking met u en anderen op te zoeken, bundelenwij krachten en kennis waarmee wij toegevoegde waarde bieden aan onze afnemers.

Waar we ons druk om maken…