AZ Jan Portaels bespaart 4 uur per pc voor migratie van

500 pc’s met System Center Configuration Manager

AZ Jan Portaels migreerde haar 500 pc’s naar Windows

7 met behulp van System Center Configuration Mana-

ger (SCCM). Dankzij de grondige voorbereiding van

partner bITss duurde dat slechts 2 uur per pc, wat 3 tot

4 uur minder is dan normaal.

Stabiele pc’s zijn onmisbaar voor een ziekenhuis. Aan-

gezien de ondersteuning van Windows XP ten einde

loopt, wou AZ Jan Portaels tijdig migreren naar een

nieuwere versie van het besturingssysteem. bITss voer-

de eerst een grondige compatibiliteitsstudie uit. Het

voegde ook een aantal scripts toe zodat de meeste ap-

plicaties op elke pc mee zouden migreren naar Win-

dows 7. Om de hinder voor de pc-gebruikers minimaal

te houden, creëerde men een icoontje waarop ze

slechts hoefden te klikken om de migratie te starten op

een voor hen geschikt moment.

AZ Jan Portaels beschikt nu over een gestroomlijnd pc-

park dat daardoor efficiënter met SCCM te beheren is.

Het ziekenhuis krijgt een meer dynamisch imago door

te werken met nieuwe technologieën. Dat maakt AZ Jan

Portaels aantrekkelijker als werkgever en komt uitein-

delijk ook ten goede van de patiënten.

land: België

sector: gezondheidszorg

profiel

Het ziekenhuis AZ Jan Portaels in Vilvoorde ver-

zorgt per jaar ongeveer 10.700 gehospitaliseerde

patiënten en 64.500 ambulante patiënten. AZ Jan

Portaels heeft 406 bedden en telt 750 medewer-

kers van wie 110 artsen.

uitdaging

Stabiele pc’s zijn een must voor een ziekenhuis. AZ

Jan Portaels wilde niet wachten tot de ondersteu-

ning van haar Windows XP-systemen ten einde liep

en besliste om alle 500 pc’s te migreren naar Win-

dows 7.

tel. +32 (0)3 740 56 00

info@bitss.be

Microsoft System Center

oplossing

De migratie gebeurde met behulp van Microsoft

System Center Configuration Manager. Er was am-

per manueel werk doordat IT-partner bITss de

standaardmogelijkheden van SCCM verrijkte met

eigen ontwikkelingen waardoor de migratie volle-

dig handsfree verliep. De pc-gebruikers konden de

migratie zelf starten door te klikken op een icoon-

tje.

voordelen

Û Gestroomlijnd pc-park

Û Efficiënter beheer

Û Stabiele pc’s

Û Grote tijd- en kostenbesparing

Û Positief imago als werkgever

Û Indirecte voordelen voor patiënten

software&servicesServers

Developer Tools

Windows

Windows 7

Desktop Applications

Business Solutions

Online Services

Microsoft Services

Microsoft Technologies

System Center Configuration Manager 2007

Microsoft Security

Met behulp van Microsoft System Center Configuration

Manager (SCCM) migreerden de pc’s van AZ Jan Portaels

van Windows XP naar Windows 7. Dankzij die centrale

aanpak en de grondige voorbereiding door IT-partner

bITss, nam de migratie amper twee uur per pc in beslag.

“We spaarden drie à vier uur tijd uit per pc”, vertelt Philip

Tondeleir, diensthoofd IT bij AZ Jan Portaels.

“Vermenigvuldig dat met 500 pc’s en je begrijpt dat de

tijd- en kostenbesparing erg groot was.”

Homogeen pc-park is efficiënter te beheren

Voor het ziekenhuis met SCCM begon te werken, moest

het viertal IT-medewerkers te veel tijd investeren in manu-

eel pc-onderhoud en –beheer. Die taken uitbesteden aan

een externe partner was budgettair niet interessant. Stil-

aan ontstond er een wildgroei van besturingssystemen en

softwaretoepassingen. “Door alle pc’s te standaardiseren

op hetzelfde besturingssysteem heeft AZ Jan Portaels de

hele werkplek van de eindgebruikers nu veel beter onder

controle”, verklaart Filip Wilsens van bITss. “Een homo-

geen pc-park is immers veel efficiënter te ondersteunen.”

Sinds AZ Jan Portaels met SCCM werkt, zijn nieuwe soft-

warepakketten of updates eenvoudig en snel te distribue-

ren. Het ziekenhuis gebruikt SCCM ook voor het installe-

ren van nieuwe pc’s of het vervangen van bestaande toe-

stellen. “We vervangen 100 pc’s per jaar, dus we gebrui-

ken SCCM intensief”, aldus Philip Tondeleir. “Daarnaast

verdelen we vanuit de centrale console ook patches en

antivirusupdates.”

Pc’s moeten stabiel zijn

De overgang naar Windows 7 vergde extra ondersteuning

en voorbereiding. AZ Jan Portaels wou alle pc’s migreren

omdat de ondersteuning van Windows XP in 2014 ten

einde loopt. “Het is heel belangrijk dat de gebruikers kun-

nen rekenen op stabiele toestellen”, verklaart Frank Deck-

myn, facilitair directeur van AZ Jan Portaels. “We hebben

in totaal ongeveer 500 pc’s voor administratieve mede-

werkers, de verpleging en de artsen. Van die 500 zijn er

350 gemigreerd. De andere waren niet compatibel en zijn

vervangen door nieuwe toestellen waarop we direct Win-

dows7 hebben geïnstalleerd. Ook dat gebeurde met SC-

CM.”

Grondige compatibiliteitsstudie

IT-dienstenleverancier bITss breidde de basismogelijkhe-

den van SCCM uit met verschillende tools en scripts voor

de migratie naar Windows 7. “De taken die de IT-

verantwoordelijken normaal gezien via de console

zouden uitvoeren, hebben we zo veel mogelijk ge-

automatiseerd”, legt Filip Wilsens uit. “Door die

scripts migreerden de softwaretoepassingen die op

de Windows XP-pc’s stonden ook automatisch naar

meer recente en compatibele versies als dat moge-

lijk en nodig was. Om de migratie van alle pc’s zo

vlot mogelijk te laten verlopen, hebben we eerst alle

hardware grondig gescreend. De hardware die niet

compatibel was met het nieuwe besturingssysteem

werd aangepast of vervangen. We screenden niet

alleen de hardware maar ook alle software. Op die

manier maakten we de keuze voor een 64bit -versie.

Na die compatibiliteitsstudie en de voorbereiding –

het ontwerp, de aanpassingen, de pilootfase en het

uitwerken van de documentatie - hebben we het

project overgedragen aan de mensen van AZ Jan

Portaels. De uitrol gebeurde onder leiding van een

externe coördinator zonder technische achter-

grond.”

Pc-gebruikers kiezen zelf het moment vanmigratie

Het uitgangspunt bij de uitrol was dat de pc-

gebruikers zo weinig mogelijk hinder moesten on-

dervinden. “In een ziekenhuis zit niet iedereen tege-

lijk in een piekmoment qua werkdruk”, legt Frank

Deckmyn uit. “De pc-gebruikers mochten daarom

zelf de upgrade starten door te klikken op een

icoontje. Ze kregen de mogelijkheid om de installa-

tie tot een aantal dagen uit te stellen. Zo konden ze

de migratie uitvoeren op het voor hen meest ge-

schikte moment.”

Doordat de eindgebruikers de keuze kregen om de

migratie uit te stellen, duurde het drie tot vier

maanden voor alle pc’s waren overgestapt naar de

nieuwe versie van het besturingssysteem. De upgra-

de zelf nam echter maar een kleine twee uur per pc

in beslag, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens

op het toestel. “Zonder SCCM zou dat ons een halve

dag per toestel hebben gekost”, zegt Philip Tonde-

leir. “We hadden dan ook alle applicaties en gege-

vens moeten overzetten en bij elke gebruiker gaan

afstemmen wanneer de migratie kon gebeuren.

Daarvoor hadden we heel wat extra medewerkers

moeten inschakelen. Door de migratie te automati-

seren, haalden we dan ook een enorme tijd- en kos-

tenbesparing. Zo konden we ons toeleggen op an-

dere IT-projecten met een grotere toegevoegde

waarde.”

Vlotte overschakeling

Voor de eindgebruikers was de migratie geen grote

schok, mede omdat ze in een herkenbare werkom-

Philip Tondeleir, diensthoofd IT bij AZ Jan Portaels: “Dankzij SCCM spaarden we bij onze migratie drie à vier

uur tijd uit per pc.”

geving bleven. Bovendien werkte de communicatieafde-

ling van het ziekenhuis een heel concept uit om de over-

gang te begeleiden. De naam ‘de switch naar Windows 7’

verwees naar het icoon van een grote drukknop op elk pc-

scherm, waarmee de gebruikers de migratie konden star-

ten. Philip Tondeleir: “Het is altijd belangrijk om goed te

communiceren om projecten zo vlot mogelijk te laten ver-

lopen. De meeste gebruikers – zeker de jongere generatie

- waren thuis al vertrouwd met Windows 7. We hadden

het hen ook erg gemakkelijk gemaakt. Na de klik op het

icoontje verliep alles vanzelf. Achteraf volstond een korte

basistraining van twee uur om hen wegwijs te maken in de

nieuwe mogelijkheden.”

Aantrekkelijk imago als werkgever

AZ Jan Portaels beschikt nu over een gestroomlijnd pc-

park dat het efficiënt centraal kan beheren en blijven up-

graden wanneer dat nodig is. “We hoeven geen voorlo-

pers te zijn op het vlak van IT”, verklaart Philip Tondeleir.

“Doorgaans kiezen we pas voor een migratie wanneer de

technologie haar deugdelijkheid al bewezen heeft. Maar

als je ons vergelijkt met ziekenhuizen van dezelfde groot-

te lopen we zeker niet achter.”

“We willen ook vermijden dat we een oubollig imago krij-

gen”, aldus Frank Deckmyn. “Daarom willen we ons profi-

leren als een dynamisch ziekenhuis. Dat maakt ons ook

aantrekkelijk als werkgever – niet onbelangrijk gezien de

schaarste van het medisch personeel op de arbeidsmarkt.

En tot slot: als onze medewerkers betere IT-middelen heb-

ben waarmee ze sneller en efficiënter kunnen werken, dan

is dat indirect ook een voordeel voor onze patiënten.”

voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven

producten en diensten van Microsoft, bel naar

+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/

cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke

toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over bITss, bel naar +32 (0)

3 740 56 00 of bezoek www.bitss.be

Voor meer informatie over AZ Jan Portaels, bezoek

www.azjanportaels.be

“Door alle pc’s te standaardiseren op het-

zelfde besturingssysteem heeft AZ Jan Por-

taels de hele werkplek van de eindgebrui-

kers nu veel beter onder controle. Een ho-

mogeen pc-park is immers veel efficiënter

te ondersteunen.”

Filip Wilsens