F-MEX masterclass 2011, Girona

Onder redactie van Leo Laanen, met medewerking van Dries Krens, Jos Barnhoorn, Ian van der Pool

Duurzaamheid:

Heeft de facility manager een eigen rol als het gaat om het realiseren van duurzaamheid?

De F-MEX masterclass vond voor de zesde maal plaats. Dit jaar kwamen in mei in Girona 30 facility

managers, aanbieders van facilitaire diensten en Young Professionals bijeen om hun inzichten op het

gebied van duurzaamheid met elkaar te delen.

Deze masterclass onder de bezielende leiding van Dries Krens; Leo van de Vorst en Geerke Versteeg

van Proven Workspace maakte duidelijk dat het belang van duurzaamheid toe neemt. Het gedrag op

locaties kan beïnvloed worden door een aantal directe quick wins uit te voeren, zoals dubbelzijdig

printen, kartonnen koffiebekers, afvalscheiding en de inzet van zonnepanelen. Duurzaam beleid is

niet meer weg te denken in de hedendaagse bedrijfsvoering. Welke rol speelt de facility manager

hierin en wat zijn de uitdagingen voor de toekomst?

In Girona vindt een uitvoerige discussie plaats over de positie van facility management ten aanzien

van het onderwerp duurzaamheid. Vanuit de technische staf wordt de facility manager vaak

verweten niet betrokken te zijn bij dit onderwerp. Technisch is veel mogelijk. Er komt echter niet uit

wat er inzit, omdat de gebruiker zich onwetend of onverschillig opstelt. Kan de facility manager

hieraan wat doen?

Vanuit een helicopterview kan je stellen dat de maatschappij van organisaties verlangt dat ze

maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Vanuit de strategische top wordt in termen van

people, planet, profit geantwoord. Hierbij wordt het ondernemersbelang, in de vorm van de P van

Profit, toegevoegd.

Maatschappij

P.P.P. CEO MVO

Technische staf Hulpdiensten

Specialist Duurzaamheid Real estate FM Leveranciers

Inkoop

Doelstellingen

Meet contract

Staande organisatie

Dwingend Ruimte scheppen

Een CEO die aan zijn belofte aan de maatschappij invulling wil geven, stelt binnen de technische staf

een specialist voor duurzaamheid aan. Deze stelt doelstellingen op, gaat contracten met het primaire

proces aan, ontwikkelt meetinstrumenten en rapporteert aan de CEO hoe het met de duurzaamheid

binnen de organisatie staat.

Kijk je vanuit de ogen van het primaire proces, de ‘’business as usual’’ dan kan duurzaamheid bezien

worden als iets van boven, de normale procesgang verstorend en ontstaat er een houding van

meebewegen tegen de minst mogelijke kosten. Zoek die gebieden waar je gemakkelijk kunt scoren

ten opzichte van de nieuwe doelstellingen, zodat je met de rest gewoon verder kunt gaan.

Hoe zit facility management als ondersteunende (business support) dienst hierin? Als het facility

management wordt aangesproken - vanuit de technische staf die duurzaamheid moet realiseren- zijn

er twee gebieden die in eerste instantie in aanmerking komen: real estate (zorg dat je in een

duurzaam gebouw zit) en inkoop (zorg voor duurzame inkoop). Deze bijdrage vanuit de facility

management hoek lijkt op de wijze waarop het primaire proces op verandering reageert. Het zijn

gebieden waarbinnen op het terrein van duurzaamheid relatief gemakkelijk gescoord kan worden.

Echter, de bijdrage van facility management op het gebied van duurzaamheid, zou veel groter

kunnen zijn. Facility management ondersteunt het primair proces op zeer veel terreinen. Op al deze

terreinen zou door de bril van duurzaamheid een eigen invulling door de facility manager kunnen

worden gegeven. Dit kan op de terreinen waarop de facility manager autonoom bevoegd is, maar

kan ook in overleg met gebruikers door bestaande Service Level Agreements (SLA’s) aan te passen.

Plaatje 1

Sturing Duurzaamheid Ruimte

People Accountable Zorg voor je omgeving Responsible

Rentmeester

Planet Welzijn Co2 neutraal Welvaart

Geen roofbouw

Profit Toegevoegde- Continuïteit organisatie Ondernemer-

waarde schap

Aan welke knoppen kan de facility manager draaien als het gaat om duurzaamheid?

Voor de facility manager ligt een essentiële rol in het verduurzamen van de organisatie. Te denken

valt aan:

• sturing in houding en gedrag van medewerkers

• een vraaggerichte sturing

• de voorbeeldfunctie

• goede communicatie

• het werken aan een imago en/of identiteit

• certificering (BREEAM)

• flexibilisering

• denken in termijnen: lange en korte termijn.

Denken op korte termijn: best practice en businesscases, quickwins.

Denken op lange termijn: (her) ranking op prioriteiten

FM, ICT en HRM vormen de drie organisatie eenheden die de handen ineen moeten slaan om te

zorgen voor bewustwording binnen de organisatie. Daarbij is het van cruciaal belang op welke wijze

er sturing wordt geleverd. Leo van de Vorst (Proven Workspace) heeft hierover een eigen filosofie

ontwikkeld. Het gaat over een balans om zaken dwingend op te leggen enerzijds, anderzijds juist

ruimte te scheppen voor eigen keuzes. Toegepast in het facilitaire domein, betekent ruimte

scheppen, keuzemogelijkheden creëren waarbinnen gewerkt wordt.

Model Leo van de Vorst

Duurzaamheid in de praktijk

In Girona wordt gezamenlijk het volgende model ontwikkeld:.

Sturing

Ruimte

- Welke rol FM?

- Wat kun je morgen

concreet oppakken?

-Wat kun je direct/

indirect beïnvloeden?

Werkomgeving

Medewerker

FM draagt vanuit het perspectief van duurzaamheid verantwoordelijkheid op een viertal terreinen

namelijk: de gebiedsontwikkeling, de locatie c.q. het gebouw, de inrichting van het gebouw en de

ondersteuning van de processen die zich daarbinnen afspelen.

Duurzaamheid nader uitgewerkt vanuit het perspectief van gebiedsontwikkeling,

Bij duurzame gebiedsontwikkeling is een balans tussen ‘’groen’’ en ‘’blauw’’ van belang.

Verschillende functies op het gebied van wonen, werken en recreëren kunnen dan in het

gebied zelf verenigd worden. Dit is gunstig voor de sociale cohesie maar ook voor de

mobiliteit. Daarbij speelt het organiseren van veiligheid een belangrijke rol.

Bij de inrichting van het gebied volgens de principes van duurzaamheid is zelfvoorziening op het

gebied van water, elektra en gas van belang. Deze zelfvoorziening gebeurt op basis van alternatieve

duurzame energiebronnen die co2 neutraal zijn. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van

aanwezige grondstoffen waarbij het cradle-to-cradle principe gehanteerd wordt.

Een centrale organisatie, gericht op alle gezamenlijke terreinvoorzieningen is 24/7 bereikbaar.

Hierdoor wordt de aantrekkelijkheid van het gebied vergroot.

Een voorwaarde voor het realiseren van zo’n gebied is het begrip “ownership”. Een vorm van

gemeenschappelijkheid moet ontstaan tussen de overheid en de bedrijven en de bedrijven

onderling. De gedachte hierbij is dat je samen sterk staat. Daardoor gemakkelijker investeringen op

het gebied van duurzaamheid kunt realiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van milieuaspecten bij de

terreininrichting (hergebruik, afvoer afval, voorzieningen creëren om gebouw co2 neutraal te maken,

bundelen van leveranciers, transport minimaliseren, mobiliteitsscan).

Het terrein zal ook moeten voldoen aan alle externe milieueisen. Beleidsuitgangspunten bij een

dergelijk milieubelastingonderzoek liggen op het gebied van:

- Bereikbaarheid in relatie tot wonen en werken

- Werkgelegenheid in relatie tot de aantrekkelijkheid van het gebied

- Financiering: hoe wordt met participatie en rendementen omgegaan

- Innovatie en educatie als leeromgeving op het gebied van duurzaamheid.

Een gebied dat voldoet aan al deze duurzaamheids criteria heeft een positief imago.

Duurzaamheid vanuit het perspectief van (kantoor)gebouwen.

De discussie in de masterclass begint met de vraag: waarom kantoren?

De gedachte is dat er niet meer bijgebouwd wordt maar dat het gebruik van oude gebouwen beter

c.q. intensiever zal zijn door ze meervoudig en flexibeler te gebruiken(HNW). Oude gebouwen

worden gerevitaliseerd met gebruik van natuurlijke elementen en materialen. Slimme bouwkundige

oplossingen dringen het energieverbruik terug. De facilitaire kosten op dit gebied zijn dan bepalend

voor bijvoorbeeld de gevelvormgeving. Parkeerfaciliteiten worden afgestemd op een

verscheidenheid aan mobiliteitsvormen.

Bij het revitaliseren van een oud gebouw, zal zeker nagedacht moeten worden over de minimale

investering. Daarbij zullen naast economische overwegingen, ook de milieubelasting bij

veranderingen meegenomen dienen te worden.

Een andere conclusie vanuit het perspectief van profit, planet, people, in relatie tot duurzaamheid, is

dat het investeren in renovatie/revitalisering te duur is om dit volgens BREEAM eisen uit te voeren

(BREEAM is een meetsysteem op het gebied van duurzaamheid voor gebouwen) en dat investeren in

een oud gebouw niet rendabel is. Vanuit het perspectief van planet zal het afbreken dan zoveel

mogelijk dienen te verlopen via het cradle-to-cradle principe. Beton wat vrijkomt, kan gebruikt

worden voor dijkophoging, glas kan worden omgesmolten voor hergebruik et cetera.

De vraag die overblijft is: is slopen van oude gebouwen per definitie de minst duurzame oplossing?

Duurzaamheid vanuit het perspectief van processen

Ten aanzien van de ondersteuning van werkprocessen vanuit het perspectief van duurzaamheid

komt vooral de term ‘’HNW’’ naar voren. Tevens wordt opgemerkt dat HET nieuwe werken niet

bestaat. Per organisatie dient dit ingevuld te worden. Het gaat bij de werkprocessen om houding en

gedrag van medewerkers. Mobiliteit vormt hierin een belangrijke factor. Als voorbeeld wordt

genomen het centrum van Girona dat het laatste decennia autovrij is gemaakt. Je ziet er dan ook veel

voetgangers, er is een groen fietsenplan met chipkaart. Autoverkeer voor bevoorrading wordt

gereguleerd.

Als de facility manager daadwerkelijk duurzaamheid binnen zijn organisatie wil realiseren, zal hij ook

daar waar mogelijk, bewustwording en draagvlak op eigen initiatief willen creëren, door nieuwe

keuzemogelijkheden binnen de bedrijfsprocessen aan te brengen (afvalscheiden, mobiliteitsbeleid).

De Producten en Diensten Catalogus zal hierbij een goed aanknopingspunt kunnen zijn, gekoppeld

aan duurzame inkoop. Daarnaast kan bij de consumptie van facilitaire producten en diensten ook een

persoonsgebonden footprint, CO2, kunnen worden ontwikkeld. Vermenigvuldigd met het aantal

medewerkers, ontstaat zo een organisatie footprint. Dit proces leidt tot facilitaire profielen, waarbij

in samenwerking met HRM deze functieprofielen kunnen worden gewaarborgd.

Duurzaamheid, toegepast bij de inrichting

Duurzaamheid, toegepast bij de inrichting, levert als hoofdgedachte op dat hier nadrukkelijk

samenwerking tussen FM, ICT en HRM op zijn plaats is. De hoofdvraag bij het inrichten is of werken

nog centraal staat, of dat er andere invalshoeken zijn waar vanuit ingericht wordt. Een voorbeeld is

een groene ruimte als rustpunt, of de sfeer die een kathedraal oproept: donker, stemmig: rust.

Over het algemeen wordt gekozen voor een sobere, doelmatige inrichting, vanuit het perspectief van

hergebruik. Dit zijn dan tevens randvoorwaarden bij inkoop. Rondom het werken staat functionaliteit

voorop. Dit ligt in lijn met het resultaatgericht sturen. Voorzieningen zoals een bibliotheek worden

dan ingericht vanuit het perspectief van bereikbaarheid(any time, any place, any where) . ICT

voorzieningen worden ingezet om plaatsonafhankelijk te kunnen (samen)werken. Het gedrag op

locaties kan beïnvloed worden door een aantal directe quick wins uit te voeren, zoals dubbelzijdig

printen, kartonnen koffiebekers, afvalscheiding en de inzet van zonnepanelen.

Conclusie:

Vanuit de theorie van ‘’countervailing powers’’ stuit de specialist op het gebied van duurzaamheid

tegen een muur, waarbij het lijkt: hoe meer inspanning er wordt verricht op het gebied van

duurzaamheid, hoe meer weerstand er ontstaat. Er vindt geen echte verandering plaats.

Duurzaamheid in gedrag kan niet worden afgedwongen!

Als dit gebeurt vanuit het perspectief van ruimtescheppen, zoals bijvoorbeeld het nieuwe werken

kan worden gezien, is dit een effectievere methode om gedragsveranderingen binnen het primair

proces te stimuleren. Dit betekent dat facility management een eigen beleid op het gebied van

duurzaamheid heeft, die breder is dan de doelstellingen zoals die door specialisten worden opgesteld

en bewaakt, maar wellicht effectiever als het gaat om realiseren van duurzaamheid in brede zin.

De leveranciers van diensten die hierin kunnen meedenken, (partnership) hebben nadrukkelijk een

streepje voor.

De belangrijkste boodschap in de richting van de facility manager vanuit de F-mex masterclass is:

Facility manager pak je eigen verantwoordelijkheid en ga het gewoon DOEN!!!