Antares Woonservice is een woningcorporatie die actief is op het gebied van verkoop, verhuur en projectontwikkeling in Blerick, Meijel, Tegelen en Venlo. Sinds 1997 maakte Antares gebruik van het documentinformatie-systeem (DIS) van Keyfile. In april 2006 is men overgestapt op eWorX omdat dit meer mogelijkheden had om álle relevante informatie onder te brengen. Bovendien voorzag de afdeling ICT van Antares met Keyfile op den duur continuïteitsproblemen, zowel op het gebied van de hardware en software als van het besturingssysteem. Met de implementatie van eWorX is tevens een koppeling tot stand gebracht met het bestaande primaire systeem NCCW-BIS. De mogelijkheden van eWorX worden bij Antares optimaal benut. Zo is alle klantinformatie in het systeem gezet. Ook de projecten en tien verschillende documentensoorten zijn digitaal opgeslagen.

Kritische werkgroepen Tijdens de implementatie zullen we wel lastige klanten zijn geweest voor de medewerkers van Square DMS, want onze werkgroepen waren bijzonder kritisch. Het is bij de implementatie van systemen moeilijk voor te stellen hoe het systeem er uiteindelijk uit zal zien. Mede daardoor vreesden we een halfjaar vóór de ‘live’-gang nog dat de geplande datum niet haalbaar zou blijken. Uiteindelijk bleek die vrees ongegrond, dankzij de professionele en gestructureerde aanpak van de projectmanager van Square DMS. We hebben ervaren dat het kwaliteits- en serviceniveau van Square DMS zijn prijs zeker waard is. Na een bedrijfsstop van 2 dagen zijn we in april 2006 ‘live’ gegaan. De eerste periode was een zeer intensieve tijd, zeker voor de automatiseringsafdeling, maar gaandeweg liep alles vanzelf. De conversie en implementatie zijn prima verlopen. In het systeem stak een vreemde software-bug soms de kop op. Samen met Square DMS zijn we naarstig op zoek gegaan naar de oorzaak. Square DMS heeft het in een nieuwe release opgenomen en verholpen.

“Nieuwe mogelijkheden vragen om nieuwe keuzes” Al in 2002 was ons duidelijk dat zelfs een upgrade van het bestaande Keyfile niet alle mogelijkheden zou bieden die Antares zocht. Als afdeling IT wilden we aanvankelijk liever naar een volledig web-enabled systeem met portals toe. Bij de oriëntatie kwam echter toch eWorX in beeld. Dit systeem had opmerkelijke pluspunten: binnen eWorX houden de medewerkers de mogelijk-heid om binnen ‘mijn documenten’ hun eigen dossiers samen te stellen. Deze interessante optie waren we elders niet tegengekomen. Daarnaast biedt eWorX aan managers de mogelijkheid om per document de rechten per medewerker in te stellen.

Op deze manier sluit het systeem prima aan bij onze visie dat niet ‘het systeem’ maar de gebruiker moet bepalen wat er gebeurt. Bij de keuze voor eWorX speelde verder mee dat er een koppeling met ons primaire systeem zou komen en dat Square DMS hiervoor de benodigde kennis en ervaring in huis heeft.

Antares

Gebruiker bepaalt wat er gebeurt

Square DMS T +31 475 - 473 500 Brugstraat 15 E postbus@squaredms.com 6096 AA Grathem W www.squaredms.com

Feiten en cijfers § Aantal VHE: 5.800. § Aantal medewerkers: 80. § De conversie vanuit Keyfile besloeg

ruim 171.000 documenten. § Antares Woonservice heeft 10

documentsoorten in eWorX ingericht.

In 4 maanden heeft Antares ruim 11.000 documenten in eWorX verwerkt, waarbij een stijgende lijn waarneembaar is. De ervaring van de gebruikers leidt tot een intensiever gebruik.

Nieuwe dilemma’s Onze medewerkers zijn zeer onder de indruk van de nieuwe mogelijkheden met eWorX. Ze waarderen ook hun nieuwe, uitgebreidere bevoegdheden. Die bevoegdheid heeft wel de consequentie dat men zelf verantwoordelijk is voor zaken als indexering en afhandeling van antwoordbrieven en adreslabels. Sommige medewerkers ervaren dat als een extra belasting bij de behandeling van de post. Daar staat echter tegenover dat door deze werkwijze veel fouten en misverstanden voorkómen kunnen worden. De post hoeft niet meer door verschillende handen, dus dat scheelt binnen de organisatie veel tijd en logistiek. Na behandeling door de verantwoordelijke is de brief nu ook echt klaar! We zullen de voors en tegens van deze werkwijze nog evalueren. Nieuwe technische mogelijkheden leiden nu eenmaal ook tot nieuwe dilemma’s en keuzes.

Tips uit de praktijk § eWorX geeft de mogelijkheid om

veel verantwoordelijkheden bij de gebruikers te leggen. Dit kan grote impact hebben op het werk van individuele medewerkers en vergt goede keuzes binnen de organisatie.

§ Dat vervanging van bestaande ICT systemen het dagelijkse werk aanzienlijk verlicht is een achterhaald idee: dat geld alleen toen jaren geleden de digitalise-ring werd ingevoerd. De winst met eWorX ligt in het feit dat nog slechts één afhandeling nodig is. Dat betekent dus: kwaliteitsverbetering.

§ Commitment over hoe de organisatie met de post omgaat is essentieel. wanneer er toch papieren post aanwezig blijft, loop je het risico dat men dáár aantekeningen op maakt en de post dus niet digitaal bijwerkt.

§ Wanneer uitsluitend dikkere boekwerken nog fysiek aanwezig blijven, loop je kans dat men bijvoorbeeld een PDF-document van 2 pagina’s toch blijft uitprinten om te lezen. Hier moet vooraf goed over nagedacht worden.

Rogier Verheijen: “Nieuwe mogelijkheden vragen om nieuwe keuzes”