ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O - Home - WIN · 2018-04-05 · wat bepaalt de keuze voor het...

ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O29-03-2018

Judith Engelberts

Programma:

1. P3O; wat en waarom?

2. Welk P3O modellen zijn er en welke past bij mijn organisatie?

3. Welke dienstverlenening kent het P3O? Matcht ons P3O model aan op onze P3O dienstverlening?

4. Hoe nu verder….

Keep in shape! 29 maart 2018 2

WAT IS P3O

Een model dat de veranderorganisatie helpt bij het maken van keuzes / beslissingen (decision enabling) en haar daarbij ondersteunt.

Keuzes hierbij zijn:

• Het permanent of tijdelijk inzetten van offices

• Het fysiek of virtueel inzetten van offices

• Centraal of lokaal aanbieden van de functies en services van deze offices

3Keep in shape! 29 maart 2018

WAAROM P3O

• Leidraad bij het bepalen van de benodigde P3O model voor een organisatie.

• Laat u stil staan bij de verschillende functies & de verschillende type offices.

• Helpt de toegevoegde waarde van het PMO aan te tonen m.b.v. business case tips.

P3O helpt organisaties bij:

• het samenstellen van de projectportefeuille welke aansluit op de strategie en het beleid van de organisatie

• het standaardiseren van processen en werkwijzen

• brengt transparantie door middel van een uniforme werkwijze en aandacht voor optimalisering en kennismanagement


P30 MODELLEN


JUISTE PROJECTEN DOEN

TOETS OP HAALBAARHEID

(KAN HET?)

VOORZIEN, ONTWIKKELEN

EN DELEN

REALISATIE OP DE JUISTE

WIJZE

WAT BEPAALT DE KEUZE VOOR HET MODEL?


KEUZE P3O MODEL IS AFHANKELIJK VAN:

• DOEL VAN DE SPONSOR & DE VERANDERORGANSATIE

• DE BEHOEFTE VAN DE BUSINESS (KWALITEIT, KWANTITEIT, KOSTENREDUCTIE, ETC.)

• GROOTTE, COMPLEXITEIT & DUUR VAN DE PROJECTEN

• MATE VAN VOLWASSENHEID VAN DE ORGANISATIE

• VAARDIGHEDEN & BESCHIKBAARHEID VAN RESOURCES

• MATE VAN AANDACHT VOOR ONTWIKKELING & VERNIEUWING

ONE SIZE FITS ALL

DE JUISTE DINGEN DOEN

&

DE DINGEN JUIST DOEN

VOORDELEN VOLWASSEN P3O MODELLEN

• VERGROTEN KANS OP SUCCESVOL BEHALEN VAN DE ORGANISATIESTRATEGIE

• MAXIMALISEREN VAN BENEFITS

• KOSTENEFFECTIEF OPLEVEREN VAN PROGRAMMA’S EN PROJECTEN

• GEBALANCEERD PORTFOLIO

• VERLAGING VAN RISICO’S EN INVESTERINGSKOSTEN

ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE


Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van portfolio aan de

veranderorganisatie

HUB PORTFOLIO OFFICE MET PROGRAMMA & PROJECT OFFICES


Permanent orgaan voor

ondersteuning van de definitie

en levering van een portfolio

aan programma's en projecten

binnen een afdeling, divisie,

geografische regio of business

unit.

CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO)


Een standaard eenheid voor Portfolio, programma’s en projecten waar het volgende wordt

gedefinieerd:

• Standaarden (processen, templates & tools)

• Competenties en training

• Kennismanagement

• Onafhankelijke kwaliteitscontrole

Het COE kan deel uitmaken van

een portfolio of bestaat als een

Aparte onafhankelijke eenheid.

PROGRAMMA- / PROJECT- / VIRTUAL OFFICE


Programma Office

Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering

te ondersteunen binnen een programma.

Project Office

Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering

te ondersteunen binnen een project.

Virtual Office

Alles is belegd binnen de organisatie onderdelen zelf. Er

is geen fysieke permanente portfolio office of COE om

ondersteuning, standaarden of kwaliteit te leveren.

OPDRACHT


LOOP LANGS DE VERSCHILLENDE MODELLEN

EN SCHRIJF OP DE FLIPOVERS:

• WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN ELK

MODEL?

• WAT GEBEURT ER ALS JE DIT MODEL NIET

IMPLEMENTEERT?

ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE


Centraal bureau dat de behoefte vervuld op het gebied van strategie uitvoering, prioritering,

ondersteuning beslissingen sr. managers, human resources, support officers, standaarden,

competenties en trainingen.

Nadelen bij het niet implementeren

• P3O wordt niet erkend

• Geen portfolio voor programma’s en projecten

• Hogere kans op lokale standaarden

Voordelen

• Beslissingen op senior level

• Direct inzicht op prioritering en

capaciteitsplanning

• Beter in staat om programma’s en projecten

adequaat op te leveren

• Lessons learned doorvoeren

HUB PORTFOLIO OFFICE


Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van een portfolio aan

programma's en projecten binnen een afdeling, divisie , geografische regio of business unit.

Nadelen bij het niet implementeren

• Reiskosten; mensen met kennis moeten

waarschijnlijk vaker reizen

• Lokale business ontwerpen/implementeren

vaker eigen standaard

• Resources moeten waarschijnlijk vaker

getraind worden.

Voordelen

• Clustering van resources, die ook bekend

zijn met de lokale business

• Een consistente standaard best practice

(organisatorische standaard) met een

aangepaste versie die past bij de lokale

business

• Makkelijker door te voeren

• Makkelijker van elkaar te leren

CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO)


Er is een permanente centrale P3O organisatie aanwezig die werkwijzen, templates en

(werk)afspraken centraal regelt en afstemt.

Nadelen van het niet implementeren

• Minder uniforme standaarden, ontwikkeling

blijft lokaal

• Weinig ondersteuning bij impact van

programma’s / projecten op business as usual

• Weinig uniformiteit in aanpak

• Trendanalyses en lessons learned zijn lastiger

in de organisatie te borgen

Voordelen

• Uniformiteit: trainingen, werkwijzen en

templates worden centraal geregeld en

gelden voor de gehele projectorganisatie.

• Heldere procedures

• Kennisborging

• Verbetering en vernieuwing door aandacht

voor competenties en kennismanagement

PROGRAMMA / PROJECT OFFICE


Elke keer dat een programma of project wordt geïnitieerd wordt een tijdelijke support

organisatie opgezet om deze te bedienen.

Nadelen van het niet implementeren

• Programma- /projectmanagers houden minder

rekening met uniforme aanpak waardoor

overall batenmanagement lastiger wordt.

• Regelmatig verplaatsen van goed personeel

vereist consistente training.

Voordelen

• Programma- / projectmanagers hebben een

centraal punt om te refereren naar

standaarden, templates etc.

• Consistente aanpak en terminologie

• Consistente training boodschappen en taal

• Consistent gebruik van organisatorische

best practice

OPDRACHT


WELK P30 MODEL WORDT ER GEHANTEERD

BINNEN UW ORGANISATIE?

OPDRACHT


NOTEER WELKE DIENSTVERLENING UW P3O

LEVERT DOOR DE DIENSTEN OP HET PAPIER

AAN TE STIPPEN

OPDRACHT


BESPREEK MET UW BUURMAN OF

BUURVROUW HET GEKOZEN MODEL

VAN UW VERANDERORGANISATIE EN

DE DAARBIJ BEHORENDE DIENSTEN.

• MATCHEN ZE MET ELKAAR?

• HOE ZOU HET BETER OF ANDERS

KUNNEN?

BRENG DE BEHOEFTE IN KAART EN ZORG VOOR DRAAGVLAK


20

Ad hoc, reactief proces

Beheersbare processen, niet gestandaardiseerd

Processen benoemd en gestandaardiseerd

Continu verbetering en proces optimalisatie o.b.v. analyses en

resultaten KPI’sEr zijn KPI’s gedefinieerd en vindt er structureel prestatie

metingen plaats

Geen PMO organisatie, geen formele tools, processen

gebaseerd op en rondom kritische projecten

PMO benoemdNiet geformaliseerd

P3O model aanwijsbaarTVB’s, benoemd

Processen en templates gestandaardiseerd

Flexibiliteit in veranderbaarheid

Toetsen en continu verbeteren t.a.v. beleid en strategie

Change Control en Communicatie zijn core PMO

competenties

Er zijn geen specifieke PMO competenties benoemd

De huidige PMO competenties zijn bekend. Geen actief groeipad voor het PMO.

Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling

van de individuele PMO medewerker. Er is geen beleid

ten aanzien van de PMO teamsamenstelling.

Het PMO beschikt over de gewenste team samenstelling. Er is een actief ontwikkelbeleid

gericht op het individu en op de teamcohesie.

Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling

van de individuele PMO medewerker. De gewenste PMO teamsamenstelling is

gedefinieerd. Er is nog geen actief ontwikkelbeleid met betrekking tot de gewenste

teamsamenstelling.

Benefit realisatie in placeKPI’s geformuleerd om effect PMO inzichtelijk te maken en te matchen met de omgeving (o.a. behoefte en governance)

Techniek

Context

Gedrag

BEPAAL DE VOLWASSENHEID

MAAK DE BUSINESS CASE


BEPAAL WELKE ROLLEN NODIG ZIJN


Managementrollen:

• Sponsor

• Hoofd PMO

• Hoofd project- /

programma office

Generieke rollen:

• Portfolio analyst

• Programma- / project

specialist

• Progamma- / project officer

• Benefit- / value manager

• Commercieel manager

Functionele rollen:

RICHT DE PROCESSEN IN


KEUZE TOOLING & TECHNIEKEN


Bedankt voor ieders aandacht!

Vragen?

ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O - Home - WIN · 2018-04-05 · wat bepaalt de keuze voor het...

Documents

Transcript of ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O - Home - WIN · 2018-04-05 · wat bepaalt de keuze voor het...