0475 - 41 11 70www.allbidigit.nl info@allbidigit.nl

Allbidigit aan tafel met Van Hecke en Houben Notarissen

Op een zonnige dag in april luncht Hay van Bilsen (Allbidigit) met Marco Rijk (Van Hecke en Houben Notarissen) bij het gezellige Kasteeltje Hattem in Roermond. We komen erachter hoe zij elkaar hebben leren kennen en hoe Marco de samenwerking met Allbidigit heeft ervaren. Marco heeft namelijk verschillende diensten bij Allbidigit afgenomen zoals: archiefopslag, digita-lisering archief en het controleren/ tellen en ompakken van de minuutakten.

Wil je jezelf voorstellen?Marco: ik ben Marco Rijk, notaris bij Van Hecke en Houben Notarissen. We werken met 4 notarissen en hebben 2 vestigingen in Heythuysen en Roer-mond. Vroeger hadden we een vestiging in Thorn, die is geïntegreerd in Heythuysen. Ben nu 22 jaar werkzaam in het notariaat. Het vak is aan veran-dering onderhevig, maar we werken nog steeds met akten en ook nog met veel papier. Hoe ben je met Hay in contact gekomen? Marco: ik ben met Hay in contact gekomen via de Roparun.

Wat is Roparun? Marco: de Roparun is een estafetteloop van meer dan 500 kilometer van Parijs naar Rotterdam waarbij mensen, in teamverband, een sportieve prestatie leveren om op die manier geld op te halen voor mensen met kanker. Op zaterdag is de start in Parijs en vervolgens lopen de teams in één ruk door naar Rotterdam. Maandagmiddag kwamen we aan in Rotterdam. Hay: jij was teamcaptain, he? Marco: ja ik was dankzij een blessure toen team-captain. Was een mooie ervaring. Ik mocht de troep aansturen, 2 busjes, commandoposten en fietsers. Toen waren we met zo’n man of 20, denk ik. We hadden twee teams van 4 lopers, 2 fietsers per team, wat koks, 3 buschauffeurs en masseurs.

Hay: je moest officieel 1 km lopen, om en om. Dan moest de volgende 1 km lopen en dan busje in, zo wisselde je elkaar af. Was een unieke erva-ring. In welk jaar was dat?Marco: in 2014.

Hoe is de samenwerking begonnen?Marco: we zaten als notariaat met een bulk pa-pier. We hebben een notariskantoor in Roermond overgenomen en we hadden nog een paar oude archieven in Heythuysen staan. Je moet je voor-stellen: we zijn nu met vier notarissen en we waren vroeger met zeven. Die hebben allemaal papier. De akten met de officiële stukken en dossiers die daaraan vasthangen moeten 20 jaar bewaard worden en dat is een hele grote massa. We zijn uiteindelijk begonnen met het overdragen en extern plaatsen van de papieren dossiers van Roermond. Na verhuizing van kantoor in Heythuy-sen hebben we het archief bij Allbidigit onder-gebracht. Dat zijn staatsstukken die we 20 jaar onder ons houden en dan overgedragen moeten worden naar het CAS (Centrale Archief Selectie) in Winschoten. Voor de verhuizing van die akten zijn deze door een medewerker van Allbidigit, Rob, geteld*. Het was voor ons fijn dat we dat konden laten uitvoeren door Allbidigit. Dat ontlast ons gewoon en dat scheelt intern heel veel tijd.

Smart Document Solut ions - Make your work f low

&

0475 - 41 11 70www.allbidigit.nl info@allbidigit.nl

* Tellen is in feite het controleren van de akten (aanwezig of niet). Hierbij wordt ook een schei-ding aangebracht in overige akten, testamen-ten en repertoria. Ook worden de akten zuurvrij verpakt waarbij de dozen worden voorzien van etiketten met inhoudsbeschrijving.

Waarom hebben jullie voor Allbidigit geko-zen?Marco: er zijn wetten en regels van toepassing voor het archief, zoals bijvoorbeeld de Archiefwet. Voor ons is een betrouwbare partner die ken-nis van zaken heeft en voldoet aan al die regels, belangrijk. Allbidigit is zo’n partner die ons hierbij ook geheel kan ontzorgen. Hay: als dienstverlener is het voor ons natuurlijk vanzelfsprekend dat wij onze processen en pro-cedures volledig hebben afgestemd op de wet- en regelgeving waarbij de Archiefwet, maar ook de recent aangescherpte AVG erg belangrijk is.

Wat hebben de diensten van Allbidigit jullie opgeleverd?Marco: Allbidigit heeft archieven van het notari-aat in opslag, archiefdelen gedigitaliseerd en het tellen en ompakken van de minuutakten verzorgt. Allbidigit zorgt voor materiële ontlasting, de pa-pierberg die je van je af kunt zetten. Hay: onze klanten kunnen gebruik maken van ons Customer Service Center. Dit is een platform waar de klanten in hun eigen omgeving kunnen inlog-gen en archieven raadplegen, dossiers opvragen, enz. Voor het beheer van die archieven sluiten wij SLA’s af met de klanten. Wij kunnen stukken binnen 2 uur beschikbaar stellen. Mede vanwe-ge snelheid, maar ook gelet op milieuaspecten, doen wij dat bij voorkeur digitaal (via Scanning on Demand) i.p.v. fysieke bezorging. Dat is vaak ook veel sneller en goedkoper dan als eigen medewer-kers documenten moeten gaan opzoeken tussen de rekken. Dus tel uit je winst. Dat is die ontzor-ging.

Hoe was de samenwerking met Allbidigit?Marco: de samenwerking ging prima en verloopt nog steeds goed. Wij hebben geen klachten, we hebben te maken met bewaarplicht en dat is bij Allbidigit goed geregeld. Hay: wij horen natuurlijk graag tevreden klanten, maar op het moment dat dingen niet goed lopen dan hoor ik dat natuurlijk ook graag. Marco: we worden wel ontzorgd en dat is prettig.

Zouden jullie de diensten van Allbidigit aan-bevelen?Marco: absoluut.

Wat is de belangrijkste reden waarom jullie Allbidigit zouden aanbevelen?Marco: die ontzorging is belangrijk. Voor ons wordt hiermee een ballast weggehaald en onze eigen medewerkers hoeven hier niet meer naar om te kijken. Je medewerkers worden minder belast met dit werk en in feite heb je minder me-

dewerkers nodig. En er is natuurlijk minder ruimte nodig. Voor ons is het ook steeds moeilijker om mensen te vinden voor dit werk. En voor Allbidigit is dat core-business dus die zijn daar geheel op ingericht.

En de toekomst?Marco: wij gaan natuurlijk steeds meer digitaal werken en minder papier gebruiken. Maar voor nu dient er nog heel veel papier verwerkt en opgesla-gen te worden. Dit geldt niet alleen voor ons maar voor heel veel organisaties en bedrijven, dus ook voor notariaten. Hay: wij hebben enkele jaren geleden nog het Archiefdepot flink uitgebreid met een extra capa-citeit van 35 strekkende kilometer. Nu zien we dat ook die extra capaciteit weer vol raakt en zijn we dus weer met mogelijke uitbreiding bezig. Daar-naast richten wij ons natuurlijk ook meer en meer op de digitale data. Dat is ook de reden dat we ruim 3 jaar geleden een digitaal archiefsysteem hebben overgenomen en verder hebben dooront-wikkeld tot een Document Management Systeem. Onze klanten kunnen dit systeem dus inzetten voor hun digitale archivering, maar kunnen het ook als centrale database gebruiken voor de op-slag, ontsluiting en verwerking van al hun digitale data en informatie. Onze applicatie RetSoft biedt hiertoe een digitale werkomgeving, waarbinnen de medewerkers op een efficiënte manier kunnen samenwerken.

* Marco heeft zich aangemeld voor de Marathon van Londen. Deze is inmiddels met succes vol-tooid. Marco mag zich nu, samen met zijn echt-genote, Six Star Finisher noemen. De Marathon van Londen was de afsluiter van een reeks van 6 marathons: New York, Berlijn, Tokyo, Chicago, Boston en Londen. Felicitaties voor beiden met deze mooie prestatie!