‘De mens en zijn Omgeving’, zo oud als de weg naar Rome!

Kippen en Eieren, en het calimero-effect. We weten er van. De interactie tussen

Mens en zijn Gebouwomgeving lijkt steeds vaker een technisch proces wat we

kunnen ‘berekenen’. Hoe anders lijkt het te zijn, of te moeten zijn!

Een opsomming van onderzoek en feiten die wellicht een ander beeld schetsen

over wat nodig is.

Inleiding

De mens leeft, werkt, woont, rust, ademt, groeit en ontwikkelt altijd in zijn of haar

omgeving en nooit er buiten. Hij of zij maakt er deel van uit, en de omgeving maakt

deel van hem of haar uit, ze zijn onafscheidelijk aan en met elkaar verbonden,

wederkerig afhankelijk en in reciprociteit. Als de mens er niet is, is de omgeving er

niet, als de omgeving er niet is houdt de mens op te bestaan. Bij gebrek aan mens en

omgeving ontstaat er geen verbinding. Geen wetenschap, wel een feit. Als één van de

drie wel te onderscheiden, maar niet te scheiden delen mens, omgeving of verbinding

daartussen mist, is menselijk leven onmogelijk.

Een zwaar en filosofisch tekstdeel uit de ‘Gestalttherapie’ (Frits Perls-1893)), ook wel

‘awareness’ genoemd en in modern jargon wordt aangeduid als ‘mindfulness’.

Aangeraakt omdat aangegeven wordt dat mens en gebouw geen twee werelden zijn.

Het gaat er steeds meer om dat we in organisaties ‘in contact’ moeten zijn en

moeten kiezen voor een ‘holistische benadering’ van het zijn van organisaties en

daarmee ook de hulpmiddelen van die organisatie. En dat ‘in contact’ dan met en

tussen alle betrokken partijen op het speelveld van ‘het werkconcept’.

Op basis van onderstaand schema wordt ingegaan op de route door deze benadering

toegepast op de mens en zijn bedrijfsgebouw.

Mens & Gedrag

Evans, Lepore & Schroeder concluderen uit hun onderzoek (1996) dat het bieden van

controle over het wel of niet hebben van sociale interactie zorgt voor een afname van

sociale terugtrekking. Oftewel, paradoxaal: wanneer een omgeving het alleen-zijn

faciliteert, hebben mensen betere, positievere relaties. Hier kan in de plattegrond

van pand rekening mee worden gehouden door de topologische diepte (architectural

depth: hoeveel ruimtes moet je passeren om van de ene naar de andere plek te

komen) te vergroten.

Veel studies hebben aangetoond dat crowding leidt tot fysiologische stress (Epstein,

1982 in Gifford, 2007). Crowding beïnvloedt de bloeddruk, hartfuncties, zweten en

andere fysiologische indicatoren van stress.

Een hoge dichtheid aan mensen zorgt ervoor dat we anderen minder aardig vinden of

ons zelfs vijandig opstellen (Zeedyk-Ryan & Smith, 1983). Ook gaan we ons door

teveel mensen om ons heen asocialer gedragen en zijn we minder bereid om anderen

te helpen. Veel studies laten zien dat een hogere dichtheid van mensen tot meer

agressie leidt, vooral bij mannen.

Het is daarom niet verwonderlijk dat we op allerlei manieren proberen de drukte te

verlaten, zoals weglopen (Sundstrom, 1975), afstand nemen van mensen of het

vermijden van oogcontact (Baum & Greenberg, 1975). Ook hier kan weer een

vertaling naar de gebouwde omgeving worden gemaakt, namelijk het beperken van

het oppervlakte van open vloeren (kantoortuinen) of het bekorten van zichtlijnen

door voorzieningen met een minimale hoogte van 200 cm.

Een klassiek voorbeeld zijn de mensen die in het openbaar vervoer een boek of krant

gaan lezen. Onderzoek laat zien dat luisteren naar fijne muziek ervoor zorgt dat onze

persoonlijke ruimte kleiner wordt (Tajadura-Jiménez e.a., 2011). Als het dus druk is,

zoals in het openbaar vervoer, loont het dus om naar muziek te luisteren die je fijn

vind omdat je persoonlijke ruimte dan kleiner wordt en je dus minder last hebt van

de mensen die dichtbij je staan.

Crowding is dus iets wat we liever willen voorkomen. Zowel op straat, onderweg en in

gebouwen . Gelukkig zijn er in het ontwerp van gebouwen een hoop manieren om er

voor te zorgen dat mensen minder snel crowding ervaren.

De simpelste methode om crowding te beïnvloeden, is door te bepalen hoeveel

mensen er in een ruimte aanwezig zijn (feitelijk beïnvloed je dan de dichtheid). Dit

wordt bijvoorbeeld gedaan in restaurants, waar het aantal stoelen en tafeltjes

bepaalt hoeveel mensen er in een ruimte kunnen zitten. Zeker bij de wat chiquere

(en vaak duurdere) restaurants wordt er goed op gelet dat er genoeg persoonlijke

ruimte overblijft voor de bezoekers. Ze zouden nog meer tafels er in kunnen plaatsen

om meer te verdienen per vierkante meter, maar dit gaat dan ten koste van ‘de

sfeer’ (er ontstaat dan een kans op meer crowding en dus ongewenste stress).

Bij een restaurant heb je redelijk veel controle over hoe mensen zich verspreiden

door de ruimte. De obers brengen gasten immers naar hun plaats. Bij een (semi-)

openbare plek als een hal, een foyer of een groter zaal is hier minder controle op. De

bezoekers mogen zich vrij verspreiden door de ruimte. Toch is dit gedrag absoluut

niet willekeurig. Mensen verzamelen zich vaak rondom de ingangen. Door ervoor te

zorgen dat er meerdere ingangen naar ruimten zijn, dan zorg je ervoor dat mensen

zich meer verspreiden waardoor er minder snel crowding ontstaat.

Ruimtes met hoge plafonds (ten op zichten van lage plafonds) zorgen voor minder

crowding (Savinar, 1975 in Giffort, 2007). Ruimtes met meer zonlicht, lichte kleuren

of een grafische illustratie worden als minder crowded ervaren (Schiffenbauer, 1979).

Door de lichte kleuren lijkt het alsof de ruimte hoger is (Oberfeld & Hecht, 2011).

Ook blijkt dat in studentenhuizen lange rechte gangen eerder als crowded ervaren

worden ten op zichten van clusters met kamers of kortere gangen (Baum e.a., 1979).

Hier zou zicht een rol kunnen spelen omdat door lange rechte gangen de kans groter

is dat je iemand tegen komt, dan bij de gekromde of kortere gangen. Een vertaling

naar andere gebouwen is snel gemaakt.

Tegelijkertijd blijkt dat mensen in grotere ruimtes met meerdere mensen minder

‘diep’ denken. Het denkwerk is algemener geworden. Voor echt diep nadenken in

concentratie kan dus nog steeds het beste een afgesloten ruimte worden gebruikt.

Tegelijkertijd blijkt dat de medewerker in de afgesloten ruimte een beter sociaal

contact heeft, omdat hij er moeite voor wil doen. Hij wil het opzoeken. Het is dus

noodzakelijk dat we deze functie in gebouwen moeten faciliteren (en dat is meer dan

een koffiehoek).

Parklandschap

De meeste omgevingspsychologen zoeken het antwoord in evolutionaire verklaringen.

Mensen hebben niet alleen een grote liefde voor natuur, maar ook een duidelijke

voorkeur voor bepaalde soorten natuur. Kellert (1993) concludeert op basis van een

overzicht van onderzoeken naar land- schapsvoorkeuren van Europeanen, Noord-

Amerikanen en Aziaten dat deze een sterke voorkeur hebben voor savanne- achtige of

parkachtige omgevingen.

Typerende kenmerken voor dit soort land- schappen zijn onder meer diepte, half-

openheid, verspreide groepjes met bomen en struiken, een met gras bedekte, niet-

drassige bodem, aanwezigheid van oppervlaktewater en afwezigheid van dreiging en

gevaar.

De meeste onderzoekers gaan er van uit dat de voorkeur voor savanne-achtige

omgevingen, net als de voorliefde voor natuur in het algemeen, is aangeboren. Ook al

zijn de meeste mensen in de moderne tijd niet meer afhankelijk van de natuur om te

overleven, ze worden nog steeds geboren met een bereidheid om voorkeuren aan te

leren voor omgevingen met kenmerken die in een ver verleden gunstig waren voor het

overleven van hun voorouders (Orians, 1980; Wilson, 1993). De Afrikaanse savanne,

maar ook een Engels landschaps- park, zijn gunstig voor het overleven, omdat ze

kenmerken bezitten die voorzien in twee belangrijke basisbehoeften: De behoefte om

te schuilen, bijvoorbeeld voor grote roofdieren, en de behoefte om te verkennen,

bijvoorbeeld om te weten waar voedsel te vinden is. Het zijn omgevingen “waar je

kunt zien zonder zelf gezien te worden” (Appleton, 1975). Ook hier is weer de

verbinding te leggen met de werkomgeving en de specificaties die gelden voor het

proces van de organisatie als voor de vormgeving van ruimten en interieur.

Organisatie & Fasen

Dat organisaties voortdurend aan verandering onderhevig zijn, is gemakkelijk vast te

stellen. Maar daarmee is nog niets gezegd over de aard van de veranderingen.

Iedereen weet dat de ene verandering de andere niet is. En we weten dat

veranderingen elkaar sneller opvolgen. De levensloopfase van een organisatie is een

belangrijke factor om rekening mee te houden in de aanloop naar een verandertraject

van de organisatie en de faciliteiten waaronder het gebouw. Er zijn zelfs organisaties

die continu in verandering zijn. Drie theorieën passeren de revue.

Ontwikkelstadia

Elke organisatie maakt een evolutie door. Zo onderscheid Lievegoed vier fasen, die

steeds een bepaald ontwikkelingsstadium markeren.

In de pioniersfase groeit de organisatie tot het punt wordt bereikt dat verdere

differentiatie noodzakelijk wordt. In deze differentiatiefase worden functies die eerst

door het gehele systeem werden vervuld, overgenomen door subsystemen. Meer

concreet: er ontstaan gespecialiseerde afdelingen die elk een functie van het geheel

waarnemen (financiën, personeel, faciliteiten, automatisering, planning en

dergelijke). In de derde fase vindt de hiërarchisering plaats: de besturing van de

subsystemen verplaatst zich van het geheel naar de subsystemen. Door deze

decentralisatie- en differentiatietendens ontstaat op enig moment behoefte aan

hernieuwde integratie. In de vierde fase worden de subsystemen geïntegreerd in een

complexer geheel.

Groeifasen en hun crisissen

Internationaal bekender, maar gebaseerd op dezelfde evolutionaire logica, is het

model dat door Greiner is opgesteld. Deze onderscheidt een aantal groeifasen die

steeds worden afgesloten met een management-crisis, waarin verdere ontwikkeling in

de zin van structuurwijziging noodzakelijk wordt op straffe van verval en het

verdwijnen van de organisatie. In deze fasen zullen ook alle processen en faciliteiten

aan bod komen en aan verandering onderhevig zijn. Waar verandering een continu

proces is, of waar daarvan wordt uitgegaan, moeten we slimmer met de resources

omgaan. De medewerkers moeten goed in hun vel zitten en betrokken zijn bij de

organisatie (de bevlogenheid) en de faciliteiten moeten zo worden gespecificeerd en

uitgevoerd dat een veranderende organisatie hier binnen kan veranderen.

Verandering van Huisvesting

Een verandering van de huisvesting kan op verschillende wijzen aan de orde komen.

Bij de start en einde van het bedrijf en in alle tussenliggende fasen, waarbij groei,

krimp, noodzaak tot verplaatsen en faciliteiten leidend kunnen zijn.

Groei & Krimp.

Veelal veroorzaken groei & krimp de meeste beweging van organisaties. Autonome

groei en fusies zijn daarbij nog twee verschillende actoren in dit geheel. Bij deze

twee actoren is het verstandig gelijk naar alle andere faciliteiten te kijken en deze

kwantitatief en kwalitatief te documenteren. Een natuurlijk moment is ontstaan.

Noodzaak tot verplaatsen.

De noodzaak tot verplaatsen kan ook ingegeven worden door de expiratie van de

huurovereenkomst. Het laatste mogelijke moment om overleg tussen huurder en

verhuurder te hebben. In een goede situatie is er regelmatig overleg en weten

huurder en verhuurder zaken van elkaar, zodat op elk moment aan twee kanten

adequaat kan worden gereageerd.

Een andere noodzaak naast alle eerder genoemden kan veroorzaakt worden door een

te geringe kwaliteit van alle faciliteiten, waardoor een verplaatsing van het bedrijf op

die gronden aan de orde is.

Deze veranderingsnoodzaak dient goed gedocumenteerd te worden, zodat die

beschrijving tegelijkertijd de specificatie is voor de nieuwe omgeving. Voor de

faciliteiten is de NEN-15221 een goede basis, waarbij de diverse elementen niet

alleen in kwantiteit, maar ook in kwaliteit beschreven kunnen worden. Het palet van

faciliteiten is ook breed. Van ligging pand, via OV en parkeren naar omgeving, het

uiterlijk van het gebouw tot en met alle gebouw-gebonden- en gebruikers-gebonden

faciliteiten.

Mens & Bevlogenheid

Een veel voorkomende factor van ongenoegen in het werk is ‘stress’. Met betrekking

tot het herstel van stress en mentale vermoeidheid zijn de theorieën van Ulrich

(1983) en Kaplan & Kaplan (1989) leidend. Een nieuwere kijk op stress wordt helder

gemaakt door Prof. Dr. Willem van Rhenen, Neyenrode, PostNL en Arboned.

De kern van het model is dat het leveren van betere prestaties niet zit in het

verminderen van stressbronnen, zoals werkdruk, maar vooral in het verhogen van de

energiebronnen. Dit motiveert mensen, zodat ze het stapje extra zetten om (betere)

prestaties te leveren. Een bijkomend effect is dat bevlogenheid er voor zorgt dat de

stressreacties afnemen. Logisch, als je werk doet wat je leuk vindt, dan zal je hier

ook minder tegen opzien als er eens iets meer van je gevraagd wordt.

Voor het beïnvloeden van bevlogenheid zijn er twee routes beschikbaar. De eerste

route is via de persoon zelf. Een goede match tussen taken en intrinsieke motivatie

verhoogt de bevlogenheid. Verder heeft Xanthopoulou e.a. (2007) de invloed

aangetoond van persoonlijke hulpbronnen, denk aan een optimistische houding,

weerbaarheid of zelfvertrouwen, op de bevlogenheid. Deze persoonlijke hulpbronnen

zijn via coaching en training te ontwikkelen. De tweede route is via het werk of de

organisatie. Dit kan door het creëren van een klimaat waarin bevlogenheid wordt

gestimuleerd (management). Zijn er bijvoorbeeld voldoende energiebronnen in de

context van de persoon aanwezig? Is zijn of haar leidinggevende in staat hem of haar

sociaal te steunen? Is er op de afdeling een sfeer van experimenteren en leren van

fouten? Wordt de persoon uitgedaagd om talenten in te zetten en het maximale uit

zichzelf te halen? Tegelijkertijd wordt die inspiratie beïnvloedt door de fysieke

omstandigheden van gebouw en interieur en faciliteiten. Hoe werken die positief en

stimulerend op mens en team.

Techniek

Over de techniek kunnen we veel en in detail zeggen, maar het komt vooral neer op

‘goede’ techniek, duurzaam en energievriendelijk tot energie-neutraal. De techniek

moet ook voldoen aan de ‘basiskwaliteit’ die we ook van thuis kennen, met name

waar het gaat om informatietechnologie en software die op alle vormen van

apparatuur te benaderen is.

Gebouw en Techniek moeten ook Circulair zijn. Hoe gaan we met gebouw en techniek

om naar een nieuwe levensfase van het gebouw te gaan en hoe kunnen we nu al

rekening houden met komende fases.

Een belangrijk element in de techniek is het klimaat binnen het gebouw. Aan de ene

kant dient dat weer gewoon ‘goed’ te zijn en dat impliceert ook ‘beïnvloedbaarheid’

door de eindgebruiker door temperatuur(na)regeling en het kunnen voorzien in verse

luchttoevoer door te openen raamdelen of panelen.

Een hoge temperatuur lijkt ook samen te hangen met crowding (Ruback & Pan Dey,

1992). Een hogere temperatuur zorgt ervoor dat geur zich gemakkelijker kan

verspreiden. Daardoor kan lichaamsgeur zich ook gemakkelijker verspreiden en zijn

we ons eerder bewust van de aanwezigheid van anderen (Hall, 1966). Hierdoor

hebben we dus sneller last van ‘anderen’. Het loont dus om te investeren in goede

ventilatie of in hoge ruimten, zoals dat gedaan wordt in zalen, vertrekhallen op

vliegvelden, bibliotheken, etc.

Bij mens & gedrag werd al ingegaan op het effect van ruimte op de mens en de

paradox binnen crowding en de relatie daarvan met de kantooromgeving. Ook de

relatie van stress en ‘bevlogenheid’ met de werkomgeving is daar genoemd. Te

noemen in dat kader zijn nog het doorbreken van zichtlijnen, het faciliteren van

concentratiemogelijkheden (de terugkeer van de kantoorkamer) en het ontwerpen

van het interieur als een ‘stadspark’.

Concept

Volgens Kaplan & Kaplan (1989) zijn er vier dimensies te onderscheiden die bepalend

zijn voor de voorkeur voor een landschap c.q. het inrichtingsconcept: samenhang,

diversiteit (rijkheid aan elementen), leesbaarheid (structuur, je weg kunnen vinden)

en mysterie (belofte van wat komen gaat).

Gebruikswaarde

Die vier bovengenoemde zaken kunnen worden vastgelegd in gebruikswaarden.

Mensen kennen betekenissen toe aan de gebouwde omgeving. Andersom zendt de

omgeving boodschappen uit naar mensen, zoals bij ‘gated communities’ (kleine

afgesloten woongebieden). Zie in dit kader het werk van Amos Rapoport (1929) met in

het bijzonder aandacht voor de rol van cultuur. Er zijn verschillende niveaus van

betekenis te onderscheiden: het hoge, filosofische niveau; het niveau van status en

macht en het lage, instrumentele niveau, dat betrekking heeft op functionele

aspecten, zoals toegankelijkheid.

De omgeving omvat andere levende wezens (mens en dier), alsmede fysieke, sociale

en abstracte objecten. In het onderzoek naar mens-omgevingsrelaties staan twee

begrippen centraal: affordanties (gebruikswaarden) en gedragssettingen.

Gebruikswaarden hebben betrekking op de relatie tussen individu en omgeving en

gedragssettingen op de relatie tussen collectief en omgeving.

Het begrip affordantie (gebruikswaarde) is geïntroduceerd door Gibson (1979). Hij

duidt hiermee de complementariteit tussen individu en omgeving aan. Waar voorziet

de omgeving in, zowel in positieve als negatieve zin? Zo is een gebruikswaarde van

een stoel dat je erop kunt zitten. Een negatief voorbeeld is het vermijden van andere

mensen en objecten in het verkeer. Gebruikswaarden zijn vormafhankelijk (zo is de

ene stoel beter stapelbaar dan de andere), maar geen abstract, fysiek kenmerk,

omdat de mens de maatstaf is. Wat voor de één een gebruikswaarde is, is dat dan ook

niet per se voor de ander.

Gebruikswaarden geven dus de betekenis weer die mensen aan omgevingsobjecten

toekennen. Gebruikswaarden van een woning zijn bijvoorbeeld beschutting, privacy

en comfort. Groene openbare ruimten geeft gebruikswaarden in natuurbeleving,

leefbaarheid, wandelen en ontmoeting.

De gebruikswaarden worden compleet als we ons echt richten op de eindgebruiker en

het pand dat betrokken gaat worden. Een goed pand heeft al een ‘ziel’ vanaf de

oorsprong. Goed ontworpen, bijna tijdloos en opvallend binnen al het later gebouwde

vastgoed.

Wellicht moeten we dan afstand nemen van huidige inrichtingsnormen en iets

bedenken in de lijn van het gebouw, wellicht gedateerd, maar met gebruikswaarde.

En dat terwijl de flexibiliteit in data het thuis-gebodene moet benaderen of

overtreffen.

Gebruikswaarden behorend bij alle inrichtingselementen bepalen dus de scope van

het gebouw, de plattegronden, de inrichting, de materialisatie, de kleuren en de

branding. Een ‘concept’ is geboren en kan vervolmaakt worden tot een

‘totaalconcept’ als een gebouw in ‘zicht’ is en alles gespecificeerd kan worden.

Keuze voor huidige pand

Het maken van keuzes is vaak niet makkelijk, zeker niet op een terrein waar de

deskundigheid ontbreekt. Organisaties dienen zich daarom te laten adviseren door

deskundige externe partij.

Wat opvalt bij de externe partijen is natuurlijk dat ze wellicht niet het hele

spectrum overzien. De organisatiedeskundige, de bouwadviseur, de architect, de

interieurarchitect en welk andere deskundige dan ook, kijken altijd vanuit hun vak

naar het geheel. Een lastige keuze dus. Veelal wordt gekozen voor de Architect.

Volgens Gifford (2007) moeten we ons realiseren dat architecten meer

wetenschappelijk inzicht nodig hebben in esthetiek en de invloed van het ontwerp op

welzijn. Vanwege hun focus op esthetiek, technologie en waardering onder collegiale

professionals (meer dan op eindgebruikers) ligt een kloof met de eindgebruiker op de

loer. Ook baseren architecten en bouwadviseurs zich veelal op ongefundeerde

aannames over wat gebruikers belangrijk vinden, zo stelt Gifford.

Wellicht nog belangrijker bij de keuze is dat de minste beweging waarschijnlijk ook

het minste kost als we ook alle sociale en desinvesteringskosten meenemen. In goed

overleg met alle partijen (medewerkers en verhuurder)kan tot een meest optimale

oplossing worden gekomen.

Keuze voor ander pand (bestaand of nieuw)

Wordt toch om redenen gekozen voor een ander pand dan lijkt het binnen de huidige

maatschappelijke context met een crisis en een groot leegstandsprobleem dat we in

eerste instantie moeten kiezen voor ‘bestaande gebouwen’ en pas als het echt niet

anders kan kiezen voor ‘nieuwbouw’.

Op dit moment lijken we langzaam uit de crisis te komen, doch hebben we nog steeds

een groter wordend leegstandsprobleem. 8,3 miljoen m2 kantoren, 3,5 miljoen m2

retailvastgoed en zo’n 18 miljoen m2 zorgvastgoed (incl. Ouderen en kinderzorg)

staat op dit moment leeg in Nederland en er lijkt nog geen mechanisme aanwezig om

dit op te vangen of te veranderen.

Sloopcertificaten zijn in de maak en de planvoorraad is onderwerp van gesprek.

Tegelijkertijd zijn er in het volume leegstand goede locaties te vinden en tevens

panden met een ziel. Revitalisatie is dan veelal aan de orde. De vraag is of we bij

revitalisatie wel dezelfde normen moeten laten gelden als bij nieuwbouw. Vaak zijn

niveaus van voorzieningen vanuit de oorsprong al voorzien of niet nodig. Laten we

niet teveel geld uitgeven a.u.b.

Verder zijn we bijna toe aan een nieuwe vorm van leegstand, te weten

gerevitaliseerde leegstand. Onderhouden van leegstand ter behoud is prima, maar

revitaliseren zonder de eindgebruiker te kennen is echt weggegooid geld!

Inrichting

Berlyne onderzocht de eigenschappen van esthetische prikkels. Een esthetische

ervaring ontstaat op basis van een vergelijking tussen prikkels: er is sprake van orde,

complexiteit, overeenkomst of diversiteit. En die vier waarden dan weer bij de

elementen Vorm, Materiaal en Kleur.

Op basis van het eerder genoemde ‘totaalconcept’ kan door een interieurarchitect

een ontwerp worden gemaakt voor de inrichting. De inrichting raakt meestal

elementen van het gebouw, waardoor het soms noodzakelijk of wenselijk is een

stukje samenwerking met de gebouw-architect te hebben. We moeten voorkomen dat

er discussie ontstaan over ‘eigendom van’ of ‘recht’ op ontwerp.

Veelal worden door het ontwerpen van de inrichting al snel keuzes gemaakt ten

aanzien van de faciliteiten. In vorm, functie en materialisatie. Omgekeerd vragen

faciliteiten in een bepaalde context om een specifiek ontwerp.

Als het goed is zijn al deze zaken benoemd in het ‘totaalconcept’, maar een check

van een voorlopig inrichtingsvoorstel tussen betrokken partijen als bouw, Facilities,

gebruiker, architect en interieurarchitect lijkt een handig element in deze fase.

Op basis van het ontwerp van de inrichting wordt een kostenraming opgesteld, die

weer mede naast andere kosten vragen om een besluit van het management van de

onderneming.

En het leuke bij inrichten is, dat niet alles altijd nieuw hoeft te zijn. Oude meubels,

wellicht zelfs klassiekers doen het goed in een inrichting en het is nog niet bewezen

dat ‘nieuw’ een garantie is voor ‘beter werken’.

Inrichting gaat op dit moment meer over diversiteit, oud en nieuw, kleurgebruik en

een diversiteit aan materialen. Ook hier weer wel een thema of groepering.

Steeds vaker wordt afscheid genomen van de bedachte ‘algemene’ 1990 inrichting

met witte wanden, witte plafonds, blauwe of grijze vloerbedekking, zwarte stoelen

en een bureaublad met een lichte houtprint.

We zien wel steeds meer inrichting op basis van cultuur, waarden; het DNA van de

onderneming, waarbij zelfs een diversiteit kan ontstaan tussen specifieke afdelingen

of functies (ontvangst, overleg, concentratie, etc.).

Branding

Een merk (brand) is wat mensen denken, voelen en ervaren bij een bedrijf. Een merk

is de manifestatie van het bedrijf; wat het beweegt, waar het in gelooft en voor

staat. Branding gaat over het creëren van een klantbeleving. Een merk is een concept

en niet zichtbaar of tastbaar. Een identiteit biedt de visuele elementen om het merk

zichtbaar te maken. Een identiteit maakt het merk zichtbaar en concreet.

Branding en identiteit zijn termen die veelal meer met reclame en marketing

geassocieerd worden dan met huisvesting en facility management. Toch is het niet

voor niets dat bepaalde bedrijven bijzondere gebouwen laten ontwikkelen om te

laten zien wie ze zijn. Helaas blijft het te vaak bij een ‘façade’ voor de buitenwereld

en is de binnenruimte vaak toch een ‘dertien-in-een-dozijn’: standaard afbouwpakket

en saai kantoormeubilair. Er zijn klassieke voorbeelden waarin een integraal ontwerp

is gerealiseerd, zoals het kantoor van Johnson Wax in Racine (Wisconsin), waar

architect Frank Lloyd Wright niet alleen het gebouw, maar ook het interieur en het

werkconcept heeft ontworpen. Dat de werkwijze Johnson Wax goed beviel blijkt uit

het feit dat ze dit in meerdere landen hebben toegepast, zo staat in Mijdrecht een

ander iconisch gebouw dat door Huig Maaskant is ontworpen. Gelukkig zijn er ook

recentere voorbeelden zoals Unilever Benelux te Rotterdam, Telfort Zakelijk te

Venray en Jeugdbescherming Regio Amsterdam die met name in de werkomgeving

zichtbaar maken waar ze voor staan en voor wie ze het doen. Niet zo maar een foto,

maar speciaal voor dit doel gemaakt, of een ‘still’ uit een commercial. Echt, met een

eigen gevoel. En met name dat laatste is erg belangrijk; ‘wat en voor wie’!

Die branding kan bestaan uit woord, beeld en sculptuur. Denk daarbij aan logo,

naamgeving, statements op wanden, grote wandvullende foto’s van belangrijke

mensen, producten, gebruikers, medewerkers, of opvallende statements op muren,

spiegels, en zelfs op de plinten. Gebaseerd op thematiek, overeengekomen in het

‘concept’.

Vertaling van branding en identiteit in de werkomgeving is dus niet nieuw, maar lijkt

belangrijker te worden. Het aspect organisatie-identificatie is al genoemd, maar ook

toegenomen transparantie, mede door digitalisering (o.a. social media) speelt een

rol. Ook zaken achter de voordeur zijn binnen no-time openbaar.

Tegelijkertijd leren we ook dat die branding echt ‘procesafhankelijk’ is. Bij een IT-

afdeling bestaat werken voor een groot deel uit pc-laptopwerk en het delen in

groepen aan groepstafels. Eenvoud en Technologie zijn hier leidend.

Bij een Marketingafdeling van hetzelfde bedrijf denkt men in producten (vooral van

de concurrent) en voor wie doen we het. Niet dat de IT-afdeling geen bijzondere

voorzieningen willen. Alleen niet op en bij de werkplek. Een leuke ruimte, huiselijk,

goede koffie, een flipperkast of een voetbaltafel een groot scherm voor games, en

een goede centrale club-ruimte is gevormd.

Dus concepten zijn soms ‘global’ (vaak te algemeen) maar vaak verfijnd tot op

afdelingsniveau.

(Meyer en Topée-maart 2016)

Facilities

Bij inrichten is het al genoemd; de Facilities, de faciliteiten. Veelal is het facilitaire

proces van een onderneming leading of minimaal betrokken bij het proces van

herhuisvesting. Menig bedrijf kiest voor een multidisciplinaire aanpak middels

betrokkenheid van ICT, HR, Marketing, Finance, Legal, Inkoop en alle bouw

gerelateerde instanties. Dat nog naast de betrokkenheid van de eindgebruikers, waar

het tenslotte om gaat, en de directie als opdrachtgever.

De faciliteiten in een vernieuwde inrichting zijn ook steeds diverser. Bij de ingang

loop je steeds minder vaak tegen een balie op. Nee, een gastvrouw of gastheer treedt

je tegemoet en helpt je verder. Als je al moet of wilt wachten dan zijn daar ook

prima faciliteiten voor, een plek, een krant, wifi en goede koffie, wat wil je nog

meer. Menigmaal kom je bij organisaties Italiaanse koffiemachines tegen waar

medewerkers als een ware barista de cappuccino’s toveren en voorzien van een

hartje of een varenblad. Eten doen we steeds bewuster, net als thuis, selfservice, en

op meerdere tijdstippen, want je dag deel je zelf in. En de bedrijfsrestaurants zitten

niet meer op de top-verdieping maar op de begane grond en zijn ‘open’ voor

iedereen, zien er uit als ware grand-cafés (waar zelfs Lebbis - filmpje ‘terrasje’

YouTube - blij van zou worden), en worden vaak uitbesteed aan horeca-ondernemers.

Tegelijkertijd zie je afhankelijk van bedrijfsgrootte en fase waarin ze verkeren steeds

meer diversiteit op het gebied van uitbesteden of eigen uitvoering. Er lijken geen

modellen meer te kloppen. Het is maatwerk gebaseerd op het DNA van de

onderneming en de nodige ‘branding’ naar medewerker en bezoeker.

Borging

De borging van zaken kan een lastige zijn. Borging kan leiden tot stringente

vastlegging van processen en afspraken. Op zich is dit niet verkeerd. In welk systeem

en met welke methodiek je het ook doet. Het kan alleen leiden tot interne

verstarring.

Realiseer je dat de context van de onderneming continu in beweging is en dus de

onderneming zelf ook. Het is dan ook zaak om bijna in een continu en

multidisciplinair verband de bewegingen waar te nemen, te herkennen en dienstbaar

aan de cultuur en het DNA van de onderneming aanpassing te doen waar nodig. En op

elk gebied.

Zelfs met een oog voor de klant van de organisatie en de veranderingen rond die

klant. Vooral naar buiten kijken en zien welke beweging zich waar afspeelt. En

daarmee vaststellend welke processen vast blijven liggen en welke getuned moeten

worden op de waargenomen verandering.

Redesign

Het redesign oftewel de tuning kan plaatsvinden op basis van de gegevens

waargenomen tijdens de continue check van de borging. De afwijking dient getoetst

te worden aan het veranderde DNA van de organisatie (vastgelegd in de conceptfase).

Waar teveel tuning dient plaats te vinden kan het zijn dat de organisatie sterk aan

het veranderen is. Op basis van managementbesluiten worden processen getuned of

processen worden vervangen door andere (nieuwe) processen.

Zo is huisvesting en vastgoed een proces voor mensen (de eindgebruikers) met een

‘menselijke maat’ gebaseerd op vastlegging van het DNA van de organisatie en het

toetsen van het welbevinden van medewerkers (waaronder een deel ‘bevlogen’

medewerkers) en bewaking van de verbinding met de klanten en de overige context

van de organisatie.

De ‘menselijke maat’ in plaats van economische rekenmodellen!

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Over de auteur

Hans GJ Topée

Voorzitter FMN Expertgroep Vastgoed van de Toekomst

Lid Stuurgroep samenwerking CoreNet/FMN

Lid Stuurgroep Aanpak Leegstand Kantoren

Vrijdenker van Dewerkplaatsfabriek

http:www.dewerkplaatsfabriek.nl

hans@dewerkplaatsfabriek.nl