Abecon Informatiesystemen B.V. Maarten Tromp Toren Ringwade 43 3439 LM Nieuwegein Tel: +31 88 0580 200

Product manager:

Jacco Hoorweg jhoorweg@abecon.nl

Auteur: Martin Alonso-Mardones Hermes Senior Consultant malonso@abecon.nl

Document: Traject Hulpmiddel – Draaiuren/Meterstanden proces

Projectcode: MH_HB_2016

© 2003-2016 door Abecon Groep B.V. Niets uit dit document mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Abecon Groep B.V. worden ver-veelvoudigd of openbaar gemaakt.

ABECON ZORG

TRAJECT HULPMIDDEL

DRAAIUREN/METERSTANDEN S090-081

Pagina 2 van 13

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................ 2

1. Inleiding ........................................................................................................................................................... 3

1.1 Versiehistorie ...................................................................................................................................... 3

2. Algemeen proces ............................................................................................................................................. 4

2.1 Uitgangspunten .................................................................................................................................. 4

2.2 Uitzonderingen en aandachtspunten ................................................................................................. 4

3. Functionele beschrijving .................................................................................................................................. 5

3.1 Meterstanden registreren .................................................................................................................. 5

3.2 Crediteren en factureren .................................................................................................................... 5

3.3 Boeken en declareren ......................................................................................................................... 5

4. Aanpassingen & Inrichting ............................................................................................................................... 6

4.1 Particuliere klantkaart ........................................................................................................................ 6

4.1.1 Sneltabblad Acties ........................................................................................................................... 6

4.1.2 Sneltabblad Navigeren .................................................................................................................... 7

4.2 Beheerinstellingen .............................................................................................................................. 7

4.2.1 Draaiuur Ordertype Creditnota’s ..................................................................................................... 8

4.2.2 Draaiuur Standaard artikel Creditnota’s .......................................................................................... 8

4.2.3 Draaiuur Ordertype Facturen .......................................................................................................... 8

4.2.4 Draaiuur Standaard artikel Facturen ............................................................................................... 8

4.3 Verzekeringsmaatschappij kaart ........................................................................................................ 8

4.3.1 Draaiuur Artikelnummer Creditnota’s ............................................................................................. 8

4.3.2 Draaiuur Artikelnummer Facturen .................................................................................................. 9

4.3.3 Checkbox ‘Vaste prijs per dag’ ......................................................................................................... 9

4.4 Batch Draaiuren vergoeding ............................................................................................................... 9

5. Meterstanden registratie & verwerking ........................................................................................................ 10

5.1 Particuliere klantkaart – Draaiuren registreren functie ................................................................... 10

5.2 Meterstanden raadplegen en verkeerde meterstand verwijderen ................................................. 10

5.3 Berekening Draaiuren per dag .......................................................................................................... 11

5.4 Batch Draaiuren vergoeding ............................................................................................................. 11

5.4.1 Aanmaken losse creditnota richting de particuliere klant ............................................................ 13

5.4.2 Aanmaken (verzamel)factuur richting de verzekeringsmaatschappij ........................................... 13

5.5 Boeken en declareren ....................................................................................................................... 13

Pagina 3 van 13

1. Inleiding

In dit document worden de gerealiseerde aanpassingen beschreven voor het proces “Draaiuren/Meterstan-den”, welke onderdeel uitmaakt van de optimalisatie omtrent het traject hulpmiddel binnen Abecon Zorg.

1.1 Versiehistorie

Versienr. Datum Aangepast n.a.v. Aangepast door

V0.1 29-09-2016 Initieel document Johan Metz

Pagina 4 van 13

2. Algemeen proces

De hulpmiddelenleverancier registreert specifieke informatie omtrent draaiuren c.q. meterstanden van diverse apparatuur, welke ingezet wordt ten behoeve van verschillende therapieën ter bevordering en/of verlichting voor cliënten met chronische en tijdelijke luchtwegaandoeningen, longziektes en slaapstoornissen, zoals COPD, astma en OSAS. Het doel van deze registratie betreft het kunnen verwerken van een juiste credit richting particuliere klanten voor een compensatie van het elektraverbruik van bovengenoemde apparatuur. Tegelijkertijd dient er een de-bet in de vorm van een declaratie ten hoogte van het creditbedrag richting de verzekeringsmaatschappij van de particuliere klant in kwestie uitgevoerd te worden.

2.1 Uitgangspunten De registratie en verwerking van meterstanden c.q. draaiuren zal een handmatige actie vereisen van een NAV eindgebruiker, welke daartoe de juiste bevoegdheden en rechten heeft. Ook het aanmaken van de betref-fende credit- en debet facturen is door middel van een handmatige actie uit te voeren.

2.2 Uitzonderingen en aandachtspunten Verwerking van gemaakte creditnota’s en facturen zal middels de reeds beschikbare functies uitgevoerd wor-den (Factuurvoorstel). Declaratieberichten richting de verzekeringsmaatschappijen zullen vervolgens op basis van de hieruit voortkomende geboekte facturen opgebouwd kunnen worden via de reeds bestaande functio-naliteit van Abecon Zorg. Bij het gebruik en de inrichting van specifieke ordertypes en/of artikelen ten behoeve van deze functionaliteit, dient goed rekening gehouden te worden met de te hanteren BTW instellingen. Hierbij dient voorkomen te worden dat er een eventueel verschil tussen de creditnota richting de particuliere klant en de declaratie rich-ting de bijbehorende verzekeringsmaatschappij.

Pagina 5 van 13

3. Functionele beschrijving

Het registreren van de meterstanden van de apparatuur welke bij particulieren is uitgezet blijft een handmatig uit te voeren handeling. Echter zal de berekening van het aantal draaiuren per dag (of opgegeven vast aantal draaiuren per dag) en de daarbij horende kosten per draaiuur tezamen met het aanmaken van een losse credit en een losse factuur veel belasting leggen op de financiële afdeling van de hulpmiddelenleverancier. Om deze reden is er besloten om voor bovenstaande zaken een geautomatiseerde oplossing te realiseren.

3.1 Meterstanden registreren De eindgebruiker krijgt op enig moment de beschikking over meterstanden van een apparaat welke bij een particuliere klant staat. Met behulp van een nieuwe functie wordt de mogelijkheid geboden om nieuwe meterstanden toe te voegen. Daarnaast zal er een raadpleegfunctie komen om meterstanden te kunnen controleren en/of aan te passen.

3.2 Crediteren en factureren Met een nieuwe batch worden meterstandgegevens, klantgegevens en verzekeringsmaatschappijgegevens opgehaald, bijgewerkt en verwerkt tot creditnota’s en facturen.

3.3 Boeken en declareren Via standaard functionaliteit binnen Abecon Zorg kan men de creditnota’s en facturen met behulp van de batch “Factuurvoorstel” in een keer verwerken tot geboekte documenten. Een volgende standaard functionaliteit “Aanmaken declaratiebericht”, biedt vervolgens de mogelijkheid om declaratiebestanden voor te bereiden en/of direct te exporteren middels de juiste Vektis-standaard voor ver-dere verwerking via het Vecozo portaal.

Pagina 6 van 13

4. Aanpassingen & Inrichting

4.1 Particuliere klantkaart

Op de particuliere klantkaart is in een nieuw snel tabblad Draaiuren/Meterstanden gecreëerd, waarop de nieuwe functionaliteit is ondergebracht waarmee de meterstanden/draaiuren vastgelegd kunnen worden.

Bij de inrichting van Rollen en Machtigingensets kan vervolgens bepaald worden welke gebruikers de nieuwe functies mogen gebruiken, enkel inzien, of helemaal niet terugzien zodra zij een particuliere klantkaart ope-nen. 4.1.1 Sneltabblad Acties Op het sneltabblad Acties is een nieuwe sectie toegevoegd; Draaiuren registratie, waarmee per apparaat de meterstanden verwerkt kunnen worden.

Pagina 7 van 13

Zie verder 5.1 4.1.2 Sneltabblad Navigeren Op het sneltabblad Navigeren is een sectie gerealiseerd; Draaiuren.

Zie verder 5.2

4.2 Beheerinstellingen

In de Beheerinstellingen van de Medische Hulpmiddelen is een nieuw snel tabblad gecreëerd; Draaiuren.

Pagina 8 van 13

4.2.1 Draaiuur Ordertype Creditnota’s Hier dient een standaard ordertype te worden ingericht, waarmee de creditnota’s m.b.t. draaiuur vergoedin-gen richting de particuliere klanten aangemaakt kunnen gaan worden. 4.2.2 Draaiuur Standaard artikel Creditnota’s Hierin dient een standaard artikel (calculatieartikel) te worden ingericht, waarmee de batch (Draaiuren vergoe-ding) de creditnota’s kan voorzien van een artikelregel, zodra er niet teruggevallen kan worden op een speci-fieke inrichting bij de desbetreffende verzekeringsmaatschappij. 4.2.3 Draaiuur Ordertype Facturen Hier dient een standaard ordertype te worden ingericht, waarmee de verkooporders t.b.v. draaiuur declaraties richting de verzekeringsmaatschappijen aangemaakt kunnen gaan worden (zie 4.3). 4.2.4 Draaiuur Standaard artikel Facturen Hierin dient een standaard artikel (calculatieartikel) te worden ingericht, waarmee de batch (Draaiuren vergoe-ding) de betreffende verkooporders kan voorzien van een artikelregel, zodra er niet teruggevallen kan worden op een specifieke inrichting bij de desbetreffende verzekeringsmaatschappij.

4.3 Verzekeringsmaatschappij kaart

Op de Verzekeringsmaatschappij kaart, is op het snel tabblad Verzekering een nieuwe sectie ‘Draaiuren’ toe-gevoegd:

4.3.1 Draaiuur Artikelnummer Creditnota’s Hierin kan een specifiek artikel voor de verzekeringsmaatschappij in kwestie (calculatieartikel) ingericht wor-den, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) creditnota’s kan voorzien van een artikelregel. Hiermee wordt afgeweken van het standaard in te richten calculatieartikel in de beheerinstellingen.

Pagina 9 van 13

4.3.2 Draaiuur Artikelnummer Facturen Hierin kan een specifiek artikel voor de verzekeringsmaatschappij in kwestie (calculatieartikel) ingericht wor-den, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) facturen kan voorzien van een artikelregel. Hiermee wordt af-geweken van het standaard in te richten calculatieartikel in de beheerinstellingen. 4.3.3 Checkbox ‘Vaste prijs per dag’ Zodra deze checkbox wordt aangevinkt, dan zal de batch (Draaiuren vergoeding) bij de aanmaak van credit-nota’s en facturen ervoor zorgen dat er op basis van een vaste prijs (eenheidsprijs artikel) gecalculeerd wordt i.p.v. op basis van het gemiddeld aantal draaiuren per dag.

4.4 Batch Draaiuren vergoeding

In het menu Verkoop & Marketing > Orderverwerking > Periodieke activiteiten > Taken, is een nieuwe optie toegevoegd Draaiuren vergoeding:

Zie verder 5.4

Pagina 10 van 13

5. Meterstanden registratie & verwerking

5.1 Particuliere klantkaart – Draaiuren registreren functie

Op de klantkaart kan via de functieknop Apparaat 1 het invoervenster worden geopend, waarin de volgende zaken opgegeven kunnen worden: Nieuw apparaat

Als het de eerste keer is dat er meterstanden worden opgegeven, dan staat deze waarde op “Ja”, anders staat deze standaard op “Nee”. Totdat er bijvoorbeeld een nieuw apparaat wordt geplaatst. Overigens kan het zo zijn dat een “nieuw” apparaat in deze context ook een herverstrekker kan betreffen van een verze-keringsmaatschappij.

Vast aantal draaiuren per dag

Indien hier een waarde opgegeven wordt en de checkbox “Vast aantal draaiuren per dag” op de betref-fende Verzekeringsmaatschappij kaart is aangevinkt, dan wordt met deze waarde de creditnota en ver-kooporder factuur verwerkt. Men kan wel meterstanden blijven invoeren, maar deze vormen geen invloed verder op de berekening.

Afleesdatum De datum van de meterstand opname. Het is niet mogelijk om hier een nieuwe afleesdatum in te voeren welke voor de huidige ligt.

Meterstand

Hier kan de daadwerkelijk opgenomen meterstand ingevoerd worden. Ook hier zijn checks gerealiseerd zodat waardes kleiner dan de reeds ingegeven waardes een foutmelding genereren.

5.2 Meterstanden raadplegen en verkeerde meterstand verwijderen

Op de Klantkaart kan in het lint van het tabblad Navigeren via de nieuwe functieknop Apparaat 1 een scherm met het overzicht van de meterstanden bij de desbetreffende klant.

Pagina 11 van 13

In dit scherm kan in het tabblad Acties, gekozen worden voor de functieknop Verwijder meterstand, waardoor de geselecteerde regel verwijdert kan worden.

5.3 Berekening Draaiuren per dag

Het veld Draaiuren per dag wordt met de volgende logica berekend: Laatste meterstand – Vorige meterstand = totaal aantal draaiuren in periode A Afleesdatum record 1 t/m Afleesdatum record 2 = totaal aantal dagen in periode A Totaal aantal draaiuren periode A / Totaal aantal dagen periode A = X aantal draaiuren per dag. Indien de checkbox “Vast aantal draaiuren per dag” op de betreffende Verzekeringsmaatschappij kaart is aan-gevinkt, dan wordt de waarde van het veld Vast aantal draaiuren per dag overgenomen.

5.4 Batch Draaiuren vergoeding

In het menu Verkoop & Marketing > Orderverwerking > Periodieke activiteiten > Taken, is een nieuwe optie toegevoegd Draaiuren vergoeding:

Pagina 12 van 13

Deze opent het volgende scherm:

De checkbox Factuur

De checkbox Factuur triggert het aanmaken van de betreffende (verzamel)factuur richting de verzeke-ringsmaatschappij.

De checkbox Creditnota

De checkbox Creditnota triggert het aanmaken van de losse creditnota richting de particuliere klant. Peildatum facturatieperiode

Deze datum bepaald de grens tot waar records vanuit de tabel Meterstanden worden meegenomen in de calculatie.

Orderdatum

Deze datumwaarde wordt overgenomen op de Factuur / Creditnota als Orderdatum.

Pagina 13 van 13

Verzekeringsmaatschappijnr. Hierin kan een waarde opgegeven worden zodat de batch Draaiuren vergoeding alleen voor die betref-fende verzekeringsmaatschappij wordt gedraaid.

Het is verplicht om minimaal een van beide checkboxen aan te vinken, beiden mag ook. 5.4.1 Aanmaken losse creditnota richting de particuliere klant Het aantal draaiuren per dag, of het vast aantal draaiuren per dag is reeds berekend en vastgelegd in het laat-ste record van de desbetreffende klant, in de tabel Meterstand. Met deze informatie en de reeds ingerichte instellingen kan vervolgens een creditnota aangemaakt worden richting de particuliere klant, waarbij in de eerste creditnotaregel onder andere de volgende informatie wordt opgenomen: Artikelnr.: Draaiuur artikel (uit 4.2.2 of 4.3.1) Omschrijving 1 : Klantnaam Omschrijving 2: Vergoeding stroomkosten Datum 1 t/m Datum 2 Aantal: Draaiuren per dag * aantal dagen periode (=Datum 1 t/m Datum 2) Eenheid: Eenheid uit Draaiuur artikel Bedrag: Aantal * verkoopprijs verzekeringsmaatschappij uit Draaiuur artikel 5.4.2 Aanmaken (verzamel)factuur richting de verzekeringsmaatschappij Voor het aanmaken van de factuur richting de verzekeringsmaatschappij, wordt in principe dezelfde logica ge-hanteerd worden, als die voor de creditnota richting de particuliere klant. Alleen worden nu de NAW- en Bank-gegevens van de betreffende verzekeringsmaatschappij in kwestie gehanteerd te worden. In de aan te maken verkooporder / factuurregel dient het volgende opgenomen te worden: Artikelnr.: Draaiuur artikel (uit 4.2.2 of 4.3.1) Omschrijving 1 : Polisnr., BSN nr., Part. klantnaam Omschrijving 2 : Factuurperiode Datum 1 t/m Datum 2 Aantal: Draaiuren per dag * aantal dagen periode (=Datum 1 t/m Datum 2) Eenheid: Eenheid uit Draaiuur artikel Bedrag: Aantal * verkoopprijs verzekeringsmaatschappij uit Draaiuur artikel

5.5 Boeken en declareren

De aangemaakte creditnota’s voor de particuliere klanten en de (verzamel)facturen voor de verzekeringsmaat-schappijen kunnen verder verwerkt worden met het Factuurvoorstel. Dit zal resulteren in geboekte credit-nota’s en geboekte facturen. Met behulp van de geboekte facturen kan men vervolgens via de batch “Aanmaken declaratieberichten”, de-claratieberichten aanmaken en eventueel ook direct exporteren naar de verzekeringsmaatschappijen via het Vektis protocol.