1

AANWEZIGHEIDSLIJST ALGEMENE VERGADERING CULTUURRAAD DD. 26 MAART 2019

TYPE DEELRAAD

NAAM VERENIGING AANWEZIG; AFWEZIG; VERONTSCHULDIGD

ED Academie Noord AF

ED Actueel Denken en leven AA

ED Atelier voor Muziek JheMelA AA

VT Aquarola AA

ERF Beweging.net AA

KU Big Band KMV Sint Cecilia AA

KU Bloezette AA

KU Brafodia AA

KU Brascoband AA

KU Brasschaats Mandoline-Orkest vzw AA

VT Bras-schatertheater AF

ERF Breesgata vzw AA

VT Buurtschap Maria-ter-Heide AA

KU Caerde AA

KU Conceptband Brasschaat AA

VT Curieus AA

ED Dakhuus AA

ED Davidsfonds AA

ED De Lezer vzw AA

KU De Nieuwe Kompanie AA

KU Echt Gebeurd AA

KU E-lab66 AA

ED Femma Kaart (H. Familie) AA

ED Femma Sint Antonius (Brasschaat Centrum) AA

KU Fotokollektief Visie 4 AA

ED Gem. Academie Voor Muziek En Woord Brasschaat AF

ED Gezinsbond AA

VT Gilde der Aloude Driekoningenzangers AA

ED Guldensporen AA

KU Het Eigenzelf AA

KU Hoorakelbende AF

ERF Jan Frans Simons vzw AA

ERF Kerstcomité Brasschaat vzw AA

ED Koninklijk Sterrenkundig Genootschap van Antwerpen AA

KU Koninklijke Jachthoornkring “Jagermeesters van St-Hubertus” AA

VT Koninklijke Ornithologische Kring Het Heidekneuterke AA

KU KTUNA AA

ED KWB Sint-Jozef (Brasschaat Driehoek) AA

KU MariePaula AF

ED Markant-Brasschaat Actief AA

VT Mie Katoen vzw AA

VT MS Groep Brasschaat AA

VT Oever vzw AA

VT Neos Brasschaat AA

KU Orpheon AF

VT Oud Atelier Hendrik Luyten vzw AF

KU Parktheater vzw AA

KU Quilt Kunstkring In de Hoven van Plaisantie AA

KU Toneelkring Pikant AA

2

TYPE DEELRAAD

NAAM VERENIGING AANWEZIG; AFWEZIG; VERONTSCHULDIGD

KU Trivium Cantans AA

VT Verbroederingscomité Bad Neuenahr Ahrweiler/Brasschaat AF

ED VtbKultuur AA

ERF Willemsfonds Brasschaat AA

TYPE DEELRAAD

NAAM DESKUNDIGE AANWEZIG; AFWEZIG; VERONTSCHULDIGD

ERF Ivo Bellens AA

ERF Hilda De Corte AF

VT Mariëtte Deprez AA

KU Ilse Hendrickx AA

KU Wim Haazen AA

KU Maria Jacobs AF

WAARNEMERS AANWEZIG; AFWEZIG; VERONTSCHULDIGD

Carla Pantens, schepen voor cultuur

AA

Koen Palinckx, cultuurfunctionaris-directeur

AA

Ann Cleiren, administratief medewerker (verslag)

AA

3

VERSLAG ALGEMENE VERGADERING CULTUURRAAD DD. 26 MAART 2019

1. Onthaal :

- Ann noteert de aanwezigheden en bezorgt de nodige documenten aan de leden van de raad.

- Zij vraagt de leden plaats te nemen aan de tafel van hun deelraad.

2. Welkom : Verwelkoming mevrouw Carla Pantens, nieuwe schepen voor cultuur. De voorzitter dankt schepen Karina Hans voor de samenwerking van de voorbije zes jaar. Hij heet, zoals eerder ter gelegenheid van de nieuwjaarsreceptie en de bestuursvergadering mevrouw Pantens welkom in de Cultuurraad en vertelt kort het doel en werking van de raad (ook voor nieuwe leden van de raad interessant). Jacques licht het doel van de cultuurraad toe. - adviezen verstrekken aan de gemeenteraad (bij ongunstig antwoord volgt motivering); - een band zijn tussen de verschillende culturele verenigingen. Werking: - De algemene vergadering van de Cultuurraad is samengesteld uit een afgevaardigde van alle aangesloten verenigingen en deskundigen. Er zijn twee vergaderingen per jaar. - De verenigingen kiezen voor een deelraad (erfgoed - vrije tijd - kunsten of educatie). Deelraden vergaderen tussen 2 en 10 keer per jaar. - De deelraden kiezen de leden van het bestuur in verhouding tot het aantal leden van de deelraad. - Het bestuur vergadert (behalve tijdens juli en augustus) elke maand. Om de band tussen de cultuurverenigingen aan te halen organiseert de Cultuurraad cultuurcafés (hiervoor is een werkgroep opgericht), een nieuwjaarsreceptie, een culturele uitstap en een cultuurquiz. De opbrengt van de quiz wordt aangewend voor een deel van de kosten van de uitstap en prijzen voor de verdienstelijke leerlingen van de academies. Verwelkoming van de nieuwe leden : * Deskundige - deelraad kunsten Ilse Hendrickx: fotograaf, gespecialiseerd in theater, praktijklector productie in afdeling film.

* Deskundige - deelraad kunsten: Maria Jacobs, academisch geschoold in en geeft workshops schilder- en tekenkunst (verontschuldigd).

* Vereniging - deelraad Vrije tijd & C: Neos Brasschaat - Christiane Goedertier, afgevaardigde en Luk Patroons, plaatsvervanger Neos organiseert activiteiten voor senioren. 3. Informatie in verband met procedure installatie nieuwe cultuurraad : Jacques geeft toelichting bij het verloop van de vergadering: We vergaderen per deelraad : * Deelraad Kunsten o.l.v Jan Van den Eynde * Deelraad Vrije Tijd o.l.v. Joseph Valenberghs * Deelraad Erfgoed o.l.v. Francis Denys (vervangt Guido Geysens die eerder afscheid nam) * Deelraad Educatie o.l.v. Jacques Decru - Om te beginnen stelt iedereen zichzelf en de vereniging die zij/hij vertegenwoordigt voor. - Daarna kunnen leden van de deelraad die kandidaat willen zijn: * als voorzitter van de deelraad * als secretaris van de deelraad * als afgevaardigde van de deelraad in het bestuur van de Cultuurraad

4

* als afgevaardigde van de Cultuurraad in : - 6 Afgevaardigden in de Algemene Vergadering van het Cultuurcentrum - 3 Afgevaardigde in de Cultuurraad Voor- en Noorderkempen - 1 Afgevaardigde in de Gecoro (Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke ordening) - 1 Plaatsvervanger in de Gecoro - 1 Afgevaardigde in de Milieuraad - 1 Plaatsvervanger in de Milieuraad en dat nog niet hebben opgegeven, beslissen en zich kandidaat stellen. De verantwoordelijken van de deelraden vullen het overzicht aan en bezorgen dit aan Ann. - De taak van afgevaardigde in Beheersorgaan van het Cultuurcentrum (vzw Programmering Cultuurcentrum Hemelhoeve) wordt toegelicht door Veerle Bresseleers. Deze vzw buigt zich over de programmatie en zaalverhuur van het Cultuurcentrum, de begroting van het Cultuurcentrum en de samenwerkingsverbanden met externen. - De taak van afgevaardigde in de Cultuurraad Voor- en Noorderkempen wordt toegelicht door Mariëtte Deprez. Deze raad is een feitelijke vereniging die cultuurraden van een aantal gemeenten groepeert nl. van Wuustwezel, Brasschaat, Kapellen, Kalmthout, Schilde, Wijnegem, Schoten, Malle… Ze vergaderen 3 à 4 keer per jaar in een afzonderlijke vereniging. Iedere cultuurraad vaardigt 3 leden af, waarvan 1 ook de schepen kan zijn. Guido Geysens was voorzitter, maar heeft ontslag genomen, dus is men nog op zoek naar een nieuwe voorzitter, de toekomst voor deze raad is momenteel onzeker. - De taak van afgevaardigde in de Gecoro wordt toegelicht door Joseph Valenberghs. In de GECORO zitten architecten, landmeters e.d. Ze vergaderen 10 x per jaar. Taak is de gemeente adviseren bij het opstellen van het ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP). - Het voortbestaan van de milieuraad is nog onduidelijk. Mogelijk wordt deze omgevormd tot een duurzaamheidsraad. Toch besluiten we wel een afgevaardigde en plaatsvervanger te verkiezen. - Vervolgens worden de functies voorzitter deelraad, secretaris deelraad en bestuurslid cultuurraad toegelicht door Jacques. Jacques Decru, voorzitter cultuurraad, licht de functies voorzitter cultuurraad, voorzitter deelraad, secretaris deelraad en bestuurslid cultuurraad toe. * De voorzitter - zit de bestuursvergadering en algemene vergadering voor;

- bepaalt, meestal in samenspraak met de administratieve medewerker de dagorde van de bestuursvergadering;

- zorgt voor de opvolging van de tijdens de vergaderingen gemaakte afspraken; - coördineert de werking van de deelraden; - bezorgt adviezen aan de gemeenteraad;

- vertegenwoordigt de Cultuurraad op evenementen (onthaal nieuwe bewoners, proclamatie van de academies;

- zorgt voor tussentijdse communicatie met de leden; - begeleidt de dossiers in verband met de gemeentelijke toelagen. De secretaris van de cultuurraad is de penningmeester. Hij beheert de eigen rekening van de cultuurraad. * De bestuursleden - bepalen de dagorde van de algemene vergadering; - bespreken in- en uitgaande briefwisseling; - beoordelen de dossiers in verband met nieuwe verenigingen of deskundigen; - beoordelen de dossiers voor gemeentelijke subsidie;

- organiseren (al of niet binnen een werkgroep) evenementen om de sfeer en gezelligheid tussen de verenigingen en cultuurminnenden te bevorderen (de cultuur cafés, de quiz, culturele uitstap,nieuwjaarsreceptie)

- formuleren adviezen aan de gemeenteraad

5

- stimuleren leden om deel te nemen aan gemeentelijke culturele activiteiten (het Ei - de Wak - Open Monumentendag...)

- zorgen voor ondersteunde publiciteit voor activiteiten van de leden (e-mail campagne, informatie i.v.m. gemeenteborden, persmedewerkers enz.).

- zorgen via de verspreiding van een brochure met informatie van de leden voor bekendheid. De voorzitter van de deelraad bepaalt de vergaderdata voor de deelraad, stelt de agenda op van de deelraad op en verstuurt deze naar het secretariaat (cultuurraad@brasschaat.be). Ann Cleiren stuurt de mail vervolgens door naar de leden van de deelraad. De voorzitter van de deelraad kan beroep doen op Ann voor het boeken van een gemeentelijk vergaderlokaal. De secretaris van de deelraad stelt het verslag op van de vergaderingen en mailt dit verslag naar het secretariaat van de cultuurraad. Ann stuurt dit door aan de leden. Ann zorgt ook voor het up-to-date houden van het adresgegevens. Het bestuur van de cultuurraad is samengesteld uit minstens 12 en maximum 18 leden, waarvan: de vier voorzitters van de deelraden of hun vaste vertegenwoordiger en minstens acht andere afgevaardigden uit de deelraden: * 3 leden van de deelraad Kunsten * 2 leden van de deelraad Vrije Tijd * 2 leden van de deelraad Educatie * 1 lid van de deelraad Erfgoed. Als er zich extra kandidaten aanbieden, hierbij aan overzicht van de maximale bezetting van het bestuur van de cultuurraad: de vier voorzitters van de deelraden of hun vaste vertegenwoordiger en maximum 14 andere afgevaardigden uit de deelraden: * voorzitter + (min 3 leden) van de deelraad Kunsten max 5 * voorzitter + (min 2 leden) van de deelraad Vrije Tijd max 3 * voorzitter + (min 2 leden) van de deelraad Educatie max 4 * voorzitter + (min 1 lid) van de deelraad Erfgoed max 2 Leden van het bestuur kunnen zich op de samenkomsten van het bestuur niet laten vervangen door hun vaste plaatsvervanger. Voor geen enkele van deze mandaten of functies is een financiële vergoeding of onkostenvergoeding voorzien. Wel kan iedereen gebruik maken van de gemeentelijke verzekering voor vrijwilligers. Als er minder dan 12 bestuursleden verkozen worden, zal op de eerste vergadering van de deelraden die onvoldoende bestuursleden afvaardigden, gezocht worden naar aanvullende kandidaten. - Om achteraf geen discussie te krijgen in verband met de interpretatie van art. 19 van de statuten : Een persoon kan maximaal twee opeenvolgende en volledige legislaturen het mandaat van bestuurslid opnemen. Dit punt werd in de bestuursvergadering besproken omdat verschillende interpretaties mogelijk zijn. Het bestuur oordeelt dat iemand die vroeger twee opeenvolgende en volledige legislaturen bestuurslid was en de voorbije legislatuur (dus de voorbije zes jaar) geen mandaat in het bestuur had, nu terug kandidaat kan zijn voor het nieuwe bestuur. Op vraag van de algemene vergadering wordt deze interpretatie ter stemming voorgelegd. Diegene die NIET akkoord is met de optie van het bestuur staat nu recht! De algemene vergadering is unaniem akkoord met deze interpretatie. Nog enkele afspraken : - Als in een deelraad geen kandidaat voorzitter is, is het jongste lid van de raad voorzitter a.i. Bij de eerstvolgende deelraadvergadering wordt de voorzitter verkozen.

6

- Als in een deelraad geen kandidaat secretaris is, wordt het oudste lid secretaris a.i.

Bij de volgende deelraadvergadering wordt een secretaris verkozen of wordt het op één na oudste lid secretaris enz.

- Als alle kandidaten bekend zijn (voor bestuur cultuurraad, beheersorgaan Cultuurcentrum, Cultuurraad Voor- en Noorderkempen, Gecoro en Milieuraad) in de deelraad (dus eventueel aangevuld met namen van mensen die zich bij het samenzetten in de deelraden nog opgaven als kandidaat), wordt de lijst ervan bezorgd aan Ann. Zij bekijkt het aantal kandidaturen en het aantal beschikbare plaatsen. Als er even veel of minder kandidaten zijn dan vacatures worden de leden aangeduid bij handgeklap in de deelraden. Indien dat niet zo is, wordt schriftelijk gestemd, want alle stemmingen over personen zijn geheim. Daarvoor zitten stembriefjes in de omslagen (kandidaten schrijven hun namen op de stembrieven en er worden kruisjes achter de naam of namen gezet). De afvaardigingen in het beheersorgaan van het Cultuurcentrum (EVA vzw Programmering Cultuurcentrum Hemelhoeve) dient evenredig te zijn met het aantal leden per deelraad, d.w.z. - deelraad educatie: 2 pers; - deelraad erfgoed: 1 pers; - deelraad kunsten: 2 pers; - deelraad vrije tijd en creativiteit: 1 pers.

DEELRAAD AANTAL LEDEN

START 2019

% t.o.v. totaal aantal leden

berekening aantal

plaatsen in EVA

aantal plaatsen

in ALV EVA

educatie 15 25,42373 1,5254237 2

erfgoed 7 11,86441 0,7118644 1

kunsten 23 38,98305 2,3389831 2 vrijetijd en creativiteit 14 23,72881 1,4237288 1

TOTAAL: 59 100 6 6 Deze procentuele verdeling per deelraad gaan we enkel toepassen indien er meer kandidaten zijn dan nodig. De verantwoordelijken per deelraad namen terug plaats aan de tafel en starten de verkiezing van de de bestuursleden, voorzitter deelraad en secretaris deelraad en afgevaardigden in de EVA. De verantwoordelijken bezorgen de stemresultaten aan Ann. Indien er meer kandidaten waren dan plekjes voor de afvaardiging in de cultuurraad Voor- en Noorderkempen, GECORO of Milieuraad, wordt hierover gestemd in de algemene vergadering, onder leiding van Jacques. Tijdens de pauze: - De leden van de Algemene Vergadering Cultuurcentrum (6) vergaderen onder de leiding van Jacques en kiezen drie van hun leden voor de Raad van Bestuur van het Cultuurcentrum. - De bestuursleden van de Cultuurraad vergaderen boven onder de leiding van Jacques, stellen zich voor en kiezen de voorzitter en secretaris van de Cultuurraad.

7

* geen kandidaat voorzitter : de voorzitter van de grootste deelraad (deelraad kunsten) wordt voorzitter a.i. * tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering wordt de voorzitter gekozen. 4. Verkiezingen in de deelraden. Eerst stellen de leden zich aan elkaar voor. Vervolgens wordt er een oproep gedaan naar extra kandidaten voor de functies binnen de cultuurraad en de afvaardigingen vanuit de cultuurraad. Ann bekijkt de kandidaturen. Gezien voor de functies binnen de cultuurraad het aantal kandidaten het aantal vacante plekken niet overstijgt, worden voorzitter, secretaris en bestuursleden bij handgeklap verkozen. Voor de afvaardiging in het beheersorgaan van het Cultuurcentrum zijn er wel kandidaten in overtal. Bijgevolg wordt volgende verdeling gehanteerd : in totaal 6 personen (voor algemene vergadering), waarvan 2 afgevaardigden vanuit de deelraad educatie, 1 voor erfgoed, 2 voor kunsten en 1 voor vrijetijd en creativiteit. Dit impliceert dat er in de deelraad educatie (1 kandidaat teveel), erfgoed (1 kandidaat teveel) en vrije tijd en creativiteit (2 kandidaten teveel) gestemd moet worden. Vervolgens zitten de verkozen afgevaardigden voor de algemene vergadering van het beheersorgaan van het Cultuurcentrum samen en bepalen wie van hen afgevaardigd wordt in de raad van Bestuur van dit beheersorgaan. Voor de afvaardiging in de Cultuurraad Voor-en Noorderkempen, de GECORO en de milieuraad is er geen overtal. Deze afgevaardigden worden met handgeklap verkozen. De kandidaten voor de GECORO bepalen in onderling overleg wie er afgevaardigde en plaatsvervanger wordt. Wat de milieuraad betreft, is het niet zeker of deze in de huidige vorm blijft bestaan. Aangezien in de milieuraad een afgevaardigde en plaatsvervanger vanuit de cultuurraad mag aangesteld worden en er slechts 1 kandidaat is nl. Chris Lauryssen, wordt zij automatisch afgevaardigde. Er is bijgevolg nog een vacature voor een plaatsvervanger in de milieuraad. De voorzitters van de deelraden bezorgen de resultaten van de verkiezingen aan Ann. Het resultaat van de verkiezingen vind je onderaan dit verslag. Iedereen bedankt voor het enthousiasme en het opnemen van de functies! PAUZE 5. Verkiezingen tijdens de pauze. - De leden van de Algemene Vergadering Cultuurcentrum (6) vergaderen onder de leiding van Jacques en kiezen drie van hun (3) leden voor de Raad van Bestuur van het Cultuurcentrum. - De bestuursleden van de Cultuurraad vergaderen op de bodega onder de leiding van Jacques, stellen zich voor en kiezen de voorzitter en secretaris van de Cultuurraad. Jan Van den Eynde is de enige kandidaat-voorzitter. Hij wordt unaniem en met applaus verkozen tot voorzitter van de cultuurraad. Aangezien Jan daarnet verkozen was als voorzitter van de deelraad kunsten, zal tijdens de eerste vergadering van de deelraad kunsten, een nieuwe voorzitter voor deze deelraad verkozen moeten worden. Etienne Ydens is de enige kandidaat-secretaris voor de cultuurraad, hij wordt unaniem en bij handgeklap verkozen tot secretaris.

8

6. Dankwoord van de uittredend voorzitter. Jacques bedankt iedereen voor de samenwerking tijdens de voorbije periode en wenst het nieuwe bestuur veel succes: Mijn taak zit erop. Ik wil iedereen bedanken voor de prettige samenwerking gedurende de voorbije jaren. We hebben, niet altijd in optimale omstandigheden, er samen toch voor gezorgd dat het document voor de gemeentelijke toelage billijker werd gemaakt, dat de toelagen fors zijn verhoogd, dat de cultuurcafés draaien, dat en een cultuurbrochure werd samengesteld, dat elk jaar de gemeente werd geadviseerd met interessante culturele wensen en noden en zoveel meer. Wat heb ik al voorzitter van de cultuurraad geleerd: 1. Dat in Brasschaat een overvloed aan culturele activiteiten wordt aangeboden door professionele maar vooral door schitterende gelegenheidskunstenaars. Evenementen die minder in de kijker worden gezet dan de mega-evenement maar daarom niet minder waard zijn. 2. Dat daarvoor honderden mensen hun bijlage leveren. 3. Dat het, behalve voor specifieke en taken van korte duur, moeilijk is medewerkers te vinden. Maar dat ik daarvoor ook veel begrip kan opbrengen. Bedankt dus allemaal maar tot slot bijzonder veel dank voor Ann en Vincent en de andere medewerkers van de administratie. Zonder hun steun was van veel wat we de voorbije legislatuur werd gerealiseerd niets of weinig in huis gekomen. Enkel door hun professionele kennis en vaardigheden kan de Cultuurraad werken zoals dat hoort. Ik wens de Cultuurraad 2019-2024 alles succes. Dank u wel ! 7. Bedanking Jacques. Ann bedankt Jacques voor de fijne en vlotte samenwerking. Het gemeentebestuur wil Jacques Decru samen met Guido Geysens bedanken voor hun inzet voor de gemeente, cultuur en het verenigingsleven tijdens een receptie op maandag 5 mei om 18u in het gemeentehuis. 8. Bekendmaking nieuwe voorzitter. De nieuwe voorzitter, Jan van den Eynde, wordt verwelkomd. 9. Beslissingen van de deelraden: De voorzitter neemt de taak over en maakt de resultaten van de verkiezingen bekend (zie bijlage1). Hij spreekt met het nieuwe bestuur de eerste vergaderdatum af. 7. Heildronk op het nieuwe bestuur. Marc Van den Ameele bezorgde een voor de vzw’s belangrijke nieuwsbrief over de verplichting tot inschrijving in het UBO-register. Het document wordt in bijlage (2) bij het verslag gevoegd.

9

Bijlage 1

KANDIDATEN FUNCTIES BINNEN

CULTUURRAAD voorzitter CR= Jan Van den Eynde / secretaris = Etienne Ydens

min. aantal max. aantal verkozen

DEELRAAD VOORZITTER DEELRAAD SECRETARIS DEELRAAD BESTUUR CR

bestuurs-

plaatsen

bestuurs-

plaatsen bestuur CR

EDUCATIE Vic De Schepper ? Etienne Ydens (VTB Kultuur) 2+1 4+1

1e verg beurtrol Monique Deleeck 4 = 3+1

= Jimmy De Keersmaeker Bert Gauthier

ERFGOED Willy Cornelissens Marc Van Roey Francis Denys (Breesgata) 1+1 2+1 2=1+1

KUNSTEN Jan Van den Eynde (Bloezette) Els Moonen 3+1 5+1 5=4+1

Nancy Van de Parre (Caerde)

Alex Desiron (De Nieuwe Kompanie)

Els Moonen

Monica Verijke

VT&C Jef Valenberghs (Buurtschap MtH) Leon Wouters 2+1 3+1 3=2+1

Hugo Dirks (Curieus)

Mariëtte Deprez

12 18 14

KANDIDATEN AFVAARDIGING

CULTUURRAAD in

aantal : 3 RVB + 6 ALV 3 plaatsen 1 + 1 plaatsvervanger 1 + 1 PLV

DEELRAAD(6) BEHEERSORGAAN

CULTUURCENTRUM

CULTUURRAAD VOOR- EN

NOORDERKEMPEN GECORO MILEURAAD

EDUCATIE (2) Veerle Bresseleers Bert Gauthier ?

Etienne Ydens

Jimmy De Keersmaeker

ERFGOED Dirk Nelen Jan Van Maele Francis Denys (Breesgata) ?

Ivo Bellens AFG

KUNSTEN (2) Jan Mau (Parktheater)Nancy Van de Parre ?

VT&C (1) Jef Valenberghs (Buurtschap Jef Valenberghs Jef Valenberghs (Buurtschap MtH)

Mariëtte Deprez (deskundige) PLV

Chris Lauryssen (Curieus) Chris Lauryssen

blauw = RVB

10

Bijlage 2 Aan de leden van de Cultuurraad – 25/03/2019

VERENIGINGSNIEUWS Subsidies Een aantal subsidievormen zijn vernieuwd, zie hiervoor https://www.vlaanderen.be/subsidies-voor-de-culturele-sector. De projectsubsidies zijn sinds kort geregeld op Vlaams niveau (voorheen provinciaal). De Federatie en Socius hebben hierrond de komende maanden infodagen. Vrijdag 15 maart 2019 publiceerde het departement socio-cultureel werk van de Vlaamse gemeenschap richtlijnen voor organisaties, die een vijfjarige subsidie op basis van het decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk beogen. Meer info op https://www.defederatie.org/regelgeving-subsidies/departement-lanceert-richtlijnen-voor-subsidieaanvragen-sociaal-cultureel-volwassenenwerk.

Vzw’s moeten zich verplicht inschrijven in het UBO-register De nieuwste administratieve verplichting heet UBO (Ultimate Beneficial Owner) of het register van uiteindelijke begunstigden. De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten voorziet in de invoering van dit zgn. UBO-register. In de Wet wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten juridische entiteiten: namelijk vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen en trusts. Ook verenigingen moeten zich hier m.a.w. inschrijven. De inschrijvingsdatum werd zonet (voor de 3de

keer) verlengd tot 30 september 2019. Uitgebreide informatie vind je op https://financien.belgium.be/sites/default/files/WettelijkeVertegenwoordiger_%20VZW_NL.pdf. In kort komt het erop neer dat je de uiteindelijke begunstigden van de vzw opgeeft. Die aangifte kan je doen via https://www.belgium.be/nl/online_dienst/app_my_minfin of manueel als je niet beschikt over een eID-kaart. Volgende informatie zal je moeten invoeren voor al je uiteindelijk begunstigden (UBO’s): naam en voornaam, geboortedatum, nationaliteit(en), verblijfadres, datum waarop UBO geworden, Id.nr. Rijksregister van natuurlijke personen of Kruispuntbank van de sociale zekerheid, de categorie(ën) van UBO waartoe deze behoort (bestuurder, lid dagelijks bestuur,…). Daarenboven moeten alle bewijsstukken van de meegedeelde informatie in het UBO-register, bijgevoegd worden (kopie van de identiteitskaart/ paspoort, statuut van de vzw, enzovoort). De benaming ‘uiteindelijke begunstigde’ is zeer slecht gekozen voor vzw’s. Winstuitkering aan natuurlijke personen is immers onmogelijk in een vzw, ook niet bij ontbinding en vereffening. Belangrijk is derhalve te weten wie de UBO-wetgeving uiteindelijk bedoelt met de uiteindelijke begunstigden van een vzw. Het gaat om de volgende categorieën van personen: - de bestuurders, - de personen die gemachtigd zijn de vereniging in en/of buiten rechte te vertegenwoordigen, - de dagelijkse bestuurders,

11

- elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de vereniging uitoefent. - de natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vzw werd opgericht of werkzaam is. De uiteindelijke begunstigden zijn in de meeste gevallen de personen die zeggenschap of beslissingsrecht hebben over (het vermogen van) de vzw en het vermogen kunnen aanwenden ter realisatie van de belangeloze doelstelling van de vzw. Deze personen hebben niet zelf recht op het vermogen van de vzw! Voor de meeste vzw’s volstaat het om de leden van de Raad van Bestuur te registreren. (De term Raad van Beheer is reeds geruime tijd vervangen door de benaming Raad van Bestuur.) Voor alle duidelijkheid: deze UBO-regeling is niet van toepassing op feitelijke verenigingen. Deze hebben geen rechtspersoonlijkheid en kunnen – vermits ze geen ondernemingsnummer hebben – geen begunstigden registreren. Afdelingen, die een feitelijke vereniging zijn én ressorteren onder een nationale vzw (Okra, Femma, …) moet dit ook niet doen. Maar wel de overkoepelende vzw moet haar bestuurders in het UBO-register opnemen, niet de lokale feitelijke vereniging.

Wijzigingen in de ‘v.z.w.-wet’ Sinds 1 mei 2018 kunnen ondernemers gebruik maken van een hervormd insolventie- en faillissementsrecht. Een faillissement van een vzw was vóór die datum een grote uitzondering; nu niet meer. Vzw’s kunnen sindsdien gerechtelijk reorganiseren en/of failliet gaan. Bovendien werd op 28 februari 2019 het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen in de Kamer goedgekeurd (geïntegreerd in het Wetboek Economisch Recht (WER). De vzw wordt dus ook een onderneming, ongeacht het belangeloos doel en/of het type activiteiten. Als gevolg daarvan wordt de Ondernemingsrechtbank (voorheen Rechtbank van Koophandel) bevoegd voor geschillen tussen vzw’s. De vzw onderscheidt zich met andere ondernemingen door het feit dat zij haar winst enkel mag besteden aan haar belangeloos doel (art. 1:2 WVV). Het WER stelt een einde aan de fameuze vzw-wet van 1921 en zou van toepassing zijn vanaf 1 januari 2020. De bepalingen van de wet van 1921 worden geïntegreerd in het nieuw Wetboek met een aantal verschillen: - 2 oprichters volstaan i.p.v. voorheen 3 (art. 1:2 en 9:2 WVV).

- Het nieuwe WVV voorziet voor alle vzw’s, die nu worden opgericht, in een neerleggingstermijn van 30 dagen (art. 2:9 WVV). Voorheen was er geen termijn.

- De vzw moet in de statuten niet langer het gerechtelijk arrondissement vermelden waar de de zetel van de vzw is gevestigd (art. 2:23 WVV).

- De regel blijft de beperkte aansprakelijkheid: leden zijn niet aansprakelijk voor de verbintenissen die de vzw aangaat (art. 9:1 WVV). In zoverre men uiteraard niet in persoonlijke naam ‘contracten’ aangaat (zoals borgstelling bij een krediet).

- Het ledenregister kan voortaan ook worden bijgehouden in elektronische vorm (art.9:3, §1 WVV).

- De rechten en plichten van toegetreden leden moeten voortaan verplicht worden opgenomen in de statuten (voorheen kon dat eveneens in een huishoudelijk reglement (art. 9:3, §2 WVV).

12

- Bij de uittreding en uitsluiting van leden wordt het verdedigingsrecht duidelijker verwoord (art. 9:23 WVV). De verplichting om het lid te horen wordt expliciet in de wet opgenomen.

- Alle akten die een vzw verbinden, voor of na de handtekening van de vertegenwoordiger, moeten vermelden in welke hoedanigheid die optreedt (art. 2:48 en 2:52 WVV).

- Vzw’s krijgen de mogelijkheid van woonplaatskeuze voor een bestuurder (art. 2:53 WVV). Dit laat leden van een bestuursorgaan voortaan toe om, voor alle zaken die de uitoefening van hun mandaat aangaan, woonplaats te kiezen op de zetel van de vzw en zo te vermijden dat zij hun privéadres moeten prijsgeven.

- Verduidelijking voor alle vzw’s dat de algemene vergadering in de toekomst de bevoegdheid krijgt om de financiële en andere voorwaarden van een bestuursmandaat vast te stellen (art. 2:49 WVV).

- De rechtspersoon (een vzw b.v.) die een bestuursmandaat opneemt in een vzw, moet voortaan ook een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger hebben (art. 2:54 WVV).

- De regels inzake beraadslaging en nietigheid van besluiten van organen worden veralgemeend, ook naar vzw’s (art. 2:40 t.e.m. 2:47 WVV). Behoudens andersluidende statutaire bepalingen of wanneer de wet anders voorschrijft, worden bij de wijziging van de statuten de onthoudingen meegerekend in de noemer. De gewone regels van beraadslagende vergaderingen impliceren onder meer dat de besluiten van deze vergaderingen worden genomen met gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden van deze vergadering, met uitsluiting van de afwezigen, van de nietige stemmen en van de onthoudingen. Bij statutenwijziging geldt een 2/3e meerderheid.

- Bestuurders zijn jegens de vzw aansprakelijk voor fouten die zij begaan in de uitoefening van hun opdracht (art. 2:55 WVV). Deze personen zijn evenwel slechts aansprakelijk voor beslissingen, daden of gedragingen die zich kennelijk buiten de marge bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in dezelfde omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen.

- De bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor overtredingen van het WVV of de statuten van de vzw, zelfs wanneer er geen collegiaal bestuursorgaan is. Deze aansprakelijkheid geldt, in tegenstelling tot de aansprakelijkheid voor gewone bestuurdersfouten, niet enkel ten aanzien van de rechtspersoon, maar ook ten aanzien van derden.

- De strengere aansprakelijkheidsregels voor de kennelijk grove fout en de ‘wrongful trading’ gelden niet voor kleine vzw’s. Art. XX.225 WER heeft betrekking op kennelijke grove fouten, die hebben bijgedragen tot een faillissement. Art. XX.227 WER heeft betrekking op de ‘wrongful trading’ waarmee de aansprakelijkheid van bestuurders wordt geviseerd, die een reddeloos verloren vzw verder voeren. De aansprakelijkheid van een bestuurder van de vzw is beperkt tot: 250.000 EUR in vzw’s met omzet van < 700.000 EUR en balanstotaal < 350.000 EUR. Dat stijgt naar 1 tot 3 miljoen aansprakelijkheid voor grotere vzw’s.

- De verplichting om een boekhouding te voeren blijft onveranderd opgenomen, alsook de neerleggingsverplichting van de jaarrekening (art. III.82 t.e.m. III.95 WER). Zo ook moet het bestuursorgaan moet nog steeds de jaarrekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het volgende boekjaar opmaken (art. 3:47, §1 WVV).

- Aangezien de vzw in de toekomst een onderneming wordt, betekent dit dat de vzw zich actief via het ondernemingsloket moet inschrijven in de KBO als “inschrijvingsplichtige onderneming” (artikel III.49 WER).

- In de toekomst zullen vzw’s alle, en dus ook winstgevende activiteiten, mogen voeren. Er is dus geen activiteitsbeperking meer voor de vzw. Winstgevende nevenactiviteiten (nijverheids- of handelsactiviteiten) zijn evenwel slechts toegelaten in zoverre ze afhankelijk of noodzakelijk zijn voor de hoofdactiviteit.

- De vzw wordt een onderneming en dus zal de Ondernemingsrechtbank in de regel bevoegd zijn voor haar geschillen, en niet meer de Rechtbank van Eerste Aanleg (art. 573 en 574 Ger.W.).

- De regels voor de ontbinding van de v.z.w. blijven nagenoeg dezelfde. De vereffening van de vzw wordt vanaf nu echter in detail geregeld in het nieuw WVV (art. 2:108 t.e.m. 2:132 WVV).

13

- Een vzw kan zich voortaan omzetten in een IVZW (Internationale vereniging zonder winstoogmerk), en een IVZW in een vzw (art. 14:46 t.e.m. 14:50 WVV). Een vzw kan zich eveneens omzetten in een (erkende) coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming (art. 14:37 t.e.m. 14:45 WVV). Even heropfrissen: - De statuten maken best een onderscheid tussen actieve en toegetreden leden, waarbij de actieve leden deel uitmaken van de Algemene Vergadering en de toegetreden enkel de voordelen toegekend door de v.z.w. (lidkaart, korting, …).

- De werking van de v.z.w. wordt vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement (HR). De wet bepaalt welke elementen verplicht moeten opgenomen worden in de statuten. Al het overige kan men beslissen dit op te nemen in statuten of HR. Met dat verschil dat er bepaalde regels gelden voor de wijziging van de statuten en dit eveneens moet worden gepubliceerd in de v.z.w.-bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Het HR daarentegen kan makkelijker worden gewijzigd (met of zonder bijzondere meerderheden her en der) en hoeft enkel kenbaar gemaakt te worden aan de leden.

- Bestuurders van vzw’s zijn en blijven onderworpen aan de bijzondere aansprakelijkheid voor onbetaalde sociale bijdragen, btw en bedrijfsvoorheffing (art. XX.226 WER, art. 442quater WIB’92 en art.93undeciesC WBTW).

- De vzw blijft belast onder de rechtspersonenbelasting zolang de economische activiteiten, die zij voert, bijkomstig blijven. Zeker te onthouden: - De jaarlijkse neerleggingsverplichting van de jaarrekening (art. III.82 t.e.m. III.95 WER) bij het vzw-loket in het Jusititepaleis van Antwerpen.

- - De vzw moet zich via het ondernemingsloket actief inschrijven in de KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen) als “inschrijvingsplichtige onderneming” (artikel III.49 WER). De inschrijving van de vzw zal GRATIS zijn (art. III.50, §2 WER). Zodra de datum bepaald wordt van het in voege gaan heeft de v.z.w. nog 6 maanden de tijd om zich in te schrijven. Het formulier is terug te vinden op www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulier1vzw.doc. Het ondernemingsnummer dat elke bestaande vzw heeft is: het nationaal nummer van vroeger met een 'nul' ervoor.

- De wet zal in werking treden in de loop van 2019. Op de reeds bestaande vzw’s is het wetboek evenwel voor het eerst van toepassing op 1 januari 2020. Tenslotte moeten de reeds bestaande vzw’s hun statuten ten laatste in overeenstemming brengen met de bepalingen van dit wetboek op 1 januari 2024. Er is m.a.w. een overgangsperiode van 5 jaar voor bestaande vzw’s. Met vriendelijke groet, Marc Vanden Ameele, Dakhuus vzw.