2016-001137-Eindrapportage project stadhuiskwartier · Stadhuiskwartier Eindrapportage 8 3....

Stadhuiskwartier Eindrapportage 30 juni 2016

Stadhuiskwartier Eindrapportage 2


Inhoudsopgave pagina .................................................................................................................................................................. 5

1. Inleiding ............................................................................................................................................ 5

.................................................................................................................................................................. 6

2. Management samenvatting ............................................................................................................. 6

2.1 Projectopdracht ........................................................................................................................ 6

2.2 De projectorganisatie ............................................................................................................... 6

2.3 Het ontwerp en de realisatie .................................................................................................... 6

2.4 Kwaliteit .................................................................................................................................... 7

2.5 Doelstelling gerealiseerd .......................................................................................................... 7

2.6 Overdracht aan Facilitaire Zaken Z .......................................................................................... 7

.................................................................................................................................................................. 8

3. Geschiedenis .................................................................................................................................... 8

................................................................................................................................................................ 10

4. Projectaanpak en risicomanagement ............................................................................................ 10

................................................................................................................................................................ 12

5. Proces ............................................................................................................................................. 12

5.1 Initiatieffase ............................................................................................................................ 12

5.2 Definitiefase ............................................................................................................................ 12

5.3 Ontwerpfase voorontwerp en definitief ontwerp..................................................................... 13

5.4 Voorbereidingsfase ................................................................................................................ 13

5.5 Realisatiefase ......................................................................................................................... 13

5.6 Nazorgfase ............................................................................................................................. 14

................................................................................................................................................................ 15

6. Doelstelling en projectresultaat ..................................................................................................... 15

................................................................................................................................................................ 18

7. Elf deelprojecten ............................................................................................................................ 18

a. Bouwrijp maken .......................................................................................................................... 18

b. EBM contract (nieuwbouw en verduurzamen van historische panden) ..................................... 19

c. De Hereeniging .......................................................................................................................... 21

d. Duurzame energievoorziening ................................................................................................... 22

e. Interieur en inrichting .................................................................................................................. 22

f. Raadzaal .................................................................................................................................... 23

g. ICT infrastructuur ........................................................................................................................ 24

h. Beveiliging .................................................................................................................................. 24

i. Keuken ....................................................................................................................................... 25

j. Buitenruimte ............................................................................................................................... 25

k. Kunst .......................................................................................................................................... 26

8. Overdracht aan de beheersorganisatie ......................................................................................... 27


................................................................................................................................................................ 28

9. Archivering en documentatie......................................................................................................... 28

10. Slotwoord ................................................................................................................................... 30

BIJLAGE : TOELICHTING FINANCIËLE GEGEVENS IN HOOFDSTUK 6 ....................................................... 31

MEDIA OVER STADHUISKWARTIER ........................................................................................................ 36


1. Inleiding Op een historische plek in Deventer is een duurzaam stadhuis gerealiseerd met monumentale panden die aan de huidige eisen voldoen, en een iconische nieuwbouw. Met de ingebruikname is een eind gekomen aan jarenlange discussies over de huisvesting van het gemeentelijk apparaat en is een impuls gegeven aan het zuidelijk deel van de binnenstad. De ontwikkeling is, waar nodig met inhuur van externe deskundigheid, in eigen beheer tot stand gekomen. Hierbij is gebruik gemaakt van de werkwijze gebaseerd op het ‘projectmatig werken’. De basis voor de ontwikkeling van het ‘Stadhuiskwartier’ is gelegen in het ambitiedocument “Deventer: een bericht aan de stad”. Voor de vitaliteit van de binnenstad wordt daarin aanbevolen om op korte termijn te investeren in gemeentelijk eigendom, met name om in de binnenstad duurzame huisvesting voor de gemeentelijke organisatie en de publieke dienstverlening te koppelen aan duurzame stadsontwikkeling. Met de keuze in het coalitieakkoord 2010 – 2014 om de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie in het gebied nabij het bestuurscentrum te realiseren is een proces in werking gesteld dat heeft geleid tot de realisatie van het nieuwe stadhuis, in deze notitie genoemd Stadhuiskwartier. Met dit document wordt verantwoording afgelegd aan de ambtelijk achtgever, het college en de gemeenteraad. Een uitgebreide beschrijving van de geschiedenis en het ontwikkelingsproces staat in het onlangs verschenen boek “Stadhuiskwartier Deventer, een historische plek, klaar voor de toekomst”. In dit document wordt volstaan met een beknopte beschrijving van relevante feiten vanaf 2010. Achtereenvolgens worden de geschiedenis, de projectaanpak, het proces, de doelstelling en het projectresultaat, de elf deelprojecten, de overdracht aan de beheerorganisatie en de archivering en documentatie beschreven. De beëindiging van het project “Stadhuiskwartier” markeert de start van de beheerfase. Hiermee wordt het krediet afgesloten en is het aan de facilitaire organisatie om het complex te exploiteren.


2. Management samenvatting

2.1 Projectopdracht Na het voorbereidende werk van Jo Coenen en Fons Asselbergs met het “Bericht aan de stad” was de keuze gemaakt om de huisvesting van de gemeentelijke organisatie te realiseren in het gebied nabij het bestuurscentrum. De basis voor de daadwerkelijke realisatie van het project Stadhuiskwartier is gelegd in het coalitieakkoord 2010-2014 dat na de verkiezingen in 2010 is gesloten. De projectopdracht in het projectplan van 18 mei 2011 luidde: “Het doel van het project is de ontwikkeling van nieuwe huisvesting voor de gemeentelijke organisatie, binnen de vastgestelde kaders en de vastgestelde uitgangspunten in termen van kwaliteit, tijd en geld. De huisvesting moest op zodanige wijze worden ontwikkeld dat alle bedrijfsprocessen goed kunnen functioneren en dat alle gebruikers kunnen beschikken over alle, voor de door hen te verrichten werkzaamheden benodigde (facilitaire) voorzieningen in de breedste zin van het woord. Maar ook dat klanten en bezoekers op een gemakkelijke manier toegang hebben tot medewerkers en bestuurders”.

2.2 De projectorganisatie Er is voor gekozen om de werkzaamheden voor de ontwikkeling van het Stadhuiskwartier grotendeels in eigen beheer uit te voeren. Voor specialistische activiteiten zijn externe adviseurs en/of bureaus ingeschakeld. De aanpak kent met betrekking tot de taken en verantwoordelijkheden drie niveaus. Een strategisch niveau waar op beleidsniveau de opdrachtgeversrol ‘getrapt’ wordt vervuld door de gemeenteraad, B&W en de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever. Een tactisch niveau waar een projectteam is belast met het managen van het project en het onderhouden van de relaties met de interne en externe omgeving en een operationeel niveau waar projectmedewerkers specifieke werkzaamheden uitvoeren.

2.3 Het ontwerp en de realisatie Het ontwerp van het Stadhuiskwartier is gemaakt door Neutelings Riedijk Architecten te Rotterdam in samenwerking met een team van specialisten voor de constructie, technische installaties, bouwfysica, duurzaamheid etc. Verder zijn deelopdrachten verstrekt aan atelier PRO voor het interieur ontwerp, aan OTH voor het ontwerp van de raadzaal en I’M architecten voor het ontwerp van delen van De Hereeniging. De realisatie van het project is grofweg opgedeeld in drie delen: het bouwrijp maken, de bouw en de inrichting. De uitvoering is opgedragen aan een tiental aannemers en leveranciers waarbij BAM utiliteitsbouw het leeuwendeel voor zijn rekening nam. De selectie van aannemers en leveranciers heeft plaatsgevonden volgens de Europese regels en de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Deventer.


2.4 Kwaliteit Door de gemeenteraad zijn heldere uitgangspunten gesteld en de functionele en technische eisen van de organisatie zijn vastgelegd in verschillende programma’s van eisen. Die eisen zijn door specialisten verwerkt in ontwerpen en na goedkeuring is de gewenste kwaliteit beschreven in vraagspecificaties en bestekken. Voor het zogenaamde EBM contract zag het contractbeheerteam toe op de naleving van de contractueel overeengekomen verplichtingen. Voor de overige opdrachten of contracten was dat een taak van het projectteam. Met de oplevering van werk of de aanvaarding van leveranties is voldaan de gestelde kwaliteitseisen.

2.5 Doelstelling gerealiseerd In algemene zin is de projectdoelstelling, huisvesting voor de gemeentelijk organisatie, gehaald. In het bijzonder geldt dat voor de investering, exploitatielasten en incidentele uitgaven van alle drie de kosten lager zijn dan waarvan is uitgegaan. Ook bijzonder is de prestatie op het gebied van de duurzaamheid. De BREEAM score ‘excellent‘ mag genoemd worden en vier van de vijf GPR scores zijn hoger dan de ‘ambitie’ was. Minstens zo belangrijk, zo niet belangrijker, is de betekenis van het project voor de stad en de waarde die de burgers van Deventer er aan toekennen. Want zowel binnen het bestuur als in de samenleving heeft zich door alle fases van het project heen een levendig debat afgespeeld over de nut en noodzaak van huisvesting van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie op deze plek, de kosten en de consequenties van de bouw voor het stadsaanzicht. De discussies zijn overgegaan in een groeiend draagvlak en waardering voor het gerealiseerde gebouw op een plek in de binnenstad die er lang troosteloos heeft bijgelegen. Het ontwerp van Neutelings Riedijk Architecten en het kunstwerk van Loes ten Anscher hebben aan deze positieve impuls voor een belangrijk deel bijgedragen. De reacties van de vele belangstellende bezoekers en de lovende kritieken in de (internationale) (architectuur)bladen deden en doen nog steeds de rest. Ook heeft het omgevingsmanagement zijn vruchten afgeworpen in de periode die voor de direct omwonenden in het teken stond van grote overlast door de sloop van het oude stadskantoor, de voormalige school en de oude schouwburg en later door de bouwwerkzaamheden. De contacten met de buurt zijn steeds intensief geweest, wat zeker bijgedragen heeft aan het beperkte aantal klachten en verzekeringsclaims.

2.6 Overdracht aan Facilitaire Zaken Z Met de vaststelling van deze eindrapportage door het college vindt de definitieve overdracht van het Stadhuiskwartier aan de lijnorganisatie plaats. Als concrete datum werd 5 juli 2016 aangehouden. Op die datum houdt de projectorganisatie op te bestaan en ligt de verantwoordelijkheid bij de facilitaire organisatie.


3. Geschiedenis De feitelijke start van het project Stadhuiskwartier is in het najaar van 2009 geweest toen Jo Coenen en Fons Asselbergs opdracht kregen om te onderzoeken of er tussen voor- en tegenstanders van het ‘Huis van Deventer’ consensus was te bereiken over een nieuwe ontwikkeling. Hun ambitiedocument ‘Deventer: een bericht aan de stad’ is in februari 2010 kort voor de verkiezingen van dat jaar gepresenteerd. In het coalitieakkoord 2010 – 2014 vormen de aanbevelingen in het ambitiedocument “Deventer: een bericht aan de stad” de aanzet tot noodzakelijke ontwikkelingen in de binnenstad: ‘De kans om in de binnenstad duurzame huisvesting voor de gemeentelijke organisatie en de publieke dienstverlening te koppelen aan duurzame stadsontwikkeling moet optimaal benut worden’. In het coalitieakkoord is gekozen voor een bescheiden en doelmatige huisvesting voor de gemeentelijke organisatie, passend in het gebied nabij het bestuurscentrum (verder aangeduid als “stadhuislocatie”). Als uitwerking van het ambitiedocument heeft Jo Coenen ook een onderzoek gedaan naar de bebouwingsmogelijkheden op de stadhuislocatie. Op 7 juli 2010 heeft de gemeenteraad ingestemd met de aanbevelingen van Jo Coenen. In aanvulling daarop is besloten om naast de voorkeursvariant van huisvesting, de totale gemeentelijke organisatie op het Grote Kerkhof / Bursestraat, gelijktijdig varianten op vier andere locaties te onderzoeken. Ook is afgesproken dat de financiële uitgangspunten en de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid instemming van de raad behoeven. In dezelfde raadsvergadering is de projectopdracht vastgelegd toen de gemeenteraad heeft ingestemd met de aanpak vervolgfase “samen op weg naar een keuze van een huisvestingsoplossing voor de gemeentelijke organisatie”. De opdracht is om twee mogelijkheden te onderzoeken voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Eén door concentratie op de stadhuislocatie en één door deconcentratie d.w.z. met de “kern” van de organisatie op de stadhuislocatie en een deel van de organisatie op één van vier potentiële dislocaties. De aanpak vervolgfase beschreef het ontwerpproces en de kaderstelling op hoofdlijnen. In het in augustus 2010 door het college vastgestelde “projectplan vervolgfase” is een nadere uitwerking van de aanpak opgenomen. In dat projectplan zijn de ambities, randvoorwaarden en uitgangspunten vastgelegd. Daarnaast is aandacht besteed aan de organisatie, communicatie, projectbeheersing en risicomanagement.


Na werkateliers met geïnteresseerde bewoners waarin 5 ontwikkelingsvarianten voor de binnenstad zijn onderzocht, is in november 2010 door Coenen een uitvoeringsplan binnenstad gepresenteerd met daarin het advies om de gemeentelijke organisatie op de locatie Grote Kerkhof te huisvesten. Half januari 2011 nam de gemeenteraad een positief besluit over de doorontwikkeling van vier binnenstadprojecten. In maart 2011 werden nog de nadere uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot de duurzaamheid, de financiën en de parkeergarage. Met de goedkeuring daarvan door de raad startte het ontwerpproces. Op 6 juli 2011 presenteerde architect Michiel Riedijk (NRA) in de open lucht op het Burseplein zijn voorontwerp voor het Stadhuiskwartier aan de raad en de Deventer samenleving. Het plan ging uit van de sloop van de voormalige schouwburg, de voormalige school aan de Polstraat en het stadskantoor van Rademaker, waar eerdere plannen uitgingen van het behoud daarvan. Eind september discussieerden gemeenteraad en college over het voorontwerp tijdens een politieke markt. Een meerderheid van de raad bleek het voorontwerp te steunen. 12 oktober 2011 keurde de gemeenteraad het voorontwerp goed. Het definitieve ontwerp voor het nieuwe Stadhuiskwartier werd op woensdag 15 februari 2012 in de Mariakerk aan de Nieuwe Markt gepresenteerd. Daarna volgden een technische behandeling en begin maart werd er in een politieke markt over gesproken. Op 21 maart 2012 viel in een heftige raadsvergadering van ruim vier uur een besluit. Een duidelijke meerderheid van de raad stemde in met de bouw van het Stadhuiskwartier. Met het besluit van de gemeenteraad zijn de middelen vrijgegeven voor de nieuwbouw, de parkeergarage en het verduurzamen van de bestaande panden. Inclusief het eerder beschikbaar gestelde bedrag is het totale krediet vastgesteld op € 65.450.000. Bij de voorbereiding van de uitvoering is het project opgedeeld in elf deelprojecten. Het wettelijk vereiste archeologische onderzoek vormde een groot risico met betrekking tot de doorlooptijd. Reden om met het bouwrijp maken te beginnen voordat de omgevingsvergunning voor de nieuwbouw was aangevraagd en de aanbestedingsprocedure gestart. In het najaar van 2012 is binnen in de voormalige schouwburg begonnen met de asbestsanering. Op 7 januari 2013 werd door de sloper letterlijk de eerste hap genomen uit de toneeltoren. Vanaf dat moment is met man en macht gewerkt aan de sloop van de voormalige schouwburg, de oude school aan Polstraat 1 en het oude stadskantoor. Gelijktijdig werden een damwand aangebracht en het archeologisch onderzoek uitgevoerd. De laatste werkzaamheden waren afgerond in oktober van dat jaar. Na een succesvol verlopen aanbestedingsprocedure is de uitvoering van het EBM contract in juli 2013 opgedragen aan BAM utiliteitsbouw te Bunnik. Na het eveneens succesvol afronden van de procedure voor het wijzigen van het bestemmingsplan moest de start van de bouwwerkzaamheden worden uitgesteld in afwachting van een uitspraak door de Raad van State naar aanleiding van ingediende bezwaren tegen de omgevingsvergunning. De werkzaamheden zijn uiteindelijk met een vertraging van drie maanden eind november gestart, de officiële handeling vond plaats op 6 december 2013. De uitvoering van het werk heeft veel langer geduurd dan contractueel was overeengekomen: 28 in plaats van de contractueel overeengekomen 16 maanden. De datum voor de oplevering werd verschillende malen bijgesteld. Een groot deel van de nieuwbouw is op 2 januari 2016 in gebruik genomen en de formele oplevering was op 31 maart 2016. Op 13 april is het Stadhuiskwartier in een feestelijke bijeenkomst geopend door de Commissaris van de Koning.


4. Projectaanpak en risicomanagement

Er is voor gekozen om de werkzaamheden grotendeels in eigen beheer uit te voeren. Deze werkvorm is flexibel, geeft meer controle op het proces, heeft een werkbare rolverdeling en zorgt voor een goede bewaking van de prijs-kwaliteitsverhouding. Voor specialistische activiteiten zijn externe adviseurs en/of bureaus ingeschakeld. Met betrekking tot de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden zijn drie niveaus onderscheiden: Een strategisch beleidsmatig niveau waarbij

- de gemeenteraad bij de start van het project de kaders heeft gesteld door een heldere opdracht aan het college en door het beschikbaar stellen van de middelen en daarna controlerend ten aanzien van het resultaat.

- het College van Burgemeester en Wethouders de verstrekte opdracht heeft uitgevoerd en - het college op haar beurt de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever heeft belast met de

feitelijke uitvoering van de taak. Een tactisch niveau waarbij

- het projectteam er voor heeft gezorgd dat het gewenste resultaat er is gekomen. Het projectteam zorgde daarbij voor de aansturing van deelprojecten en de afstemming met andere projecten en beleidsinitiatieven.

Een operationeel niveau waarbij - projectmedewerkers en interne en externe adviseurs de specifieke werkzaamheden uit

hebben gevoerd. - talloze medewerkers hun bijdrage hebben geleverd in een van de werkgroepen. Onderwerpen

waarmee de werkgroepen zich bezig hielden waren: de publieke dienstverlening, de duurzaamheid, de corporate identity, de beveiliging, het kantoorconcept, de Arbo-eisen, het bedrijfsrestaurant, de ICT- voorzieningen.

De context van het project is complex met veel verschillende belanghebbenden. De relaties met de interne en externe omgeving zijn in het schema hierna weergegeven.


Het bij complexe projecten in kaart brengen en beheersen van risico’s c.q. onzekerheden met betrekking tot het te behalen resultaat is een continu proces en een kernactiviteit van de projectleiding. Een grondige risicoanalyse geeft inzicht in de geïdentificeerde risico’s en de te treffen maatregelen. Bij het Huis van Deventer is in 2007 een risico-inventarisatie systematiek geïntroduceerd en uitgevoerd door Deloitte. De door hen gebruikte zgn. Risk Assessment Tool (RAT) bestaat uit een vragen- en antwoordenlijst op de volgende 10 gebieden:

Fiscaal: risico’s met een fiscaal karakter. Financiën: risico’s zaken die samenhangen met de financiering en budgetuitputting van

het project. Deelnemende partijen: risico’s die samenhangen met de afstemming en de verschillende belangen

van de deelnemende partijen in het project. Tijdpad: de risico’s die samenhangen met het tijdspad en de oplevering van het

projectresultaat binnen dat tijdspad. Besluitvorming: risico’s die samenhangen met de ambtelijke en politieke besluitvorming. Juridisch: alle risico’s die samenhangen de geldende wet- en regelgeving. (Project)organisatie: risico’s die samenhangen met de kwaliteit en (samen)werking van de

(project)organisatie. Kwaliteit risico’s die samenhangen met de kwaliteit van het eindproduct en de

kwaliteitscontrole. Communicatie risico’s die samenhangen met de kwaliteit van de interne en externe

communicatie rond het project. Bijzondere risico’s: risico’s die niet in één van de andere categorieën vallen. In het project Stadhuiskwartier is de analyse breder getrokken door gebruik te maken van de zgn. RISMAN-systematiek (Risicomanagement voor projecten), maar voor de vergelijkbaarheid is er gebruik gemaakt van dezelfde aandachtsgebieden. De RAT is vooral gebruikt om de raad periodiek over de risico’s te informeren. Gedurende het proces is op drie momenten een audit uitgevoerd. De risico’s in alle fasen van het proces en de te treffen tegenmaatregelen waren vooral organisatorische risico’s en de maatregelen lagen in de wijze van aansturing en verbinding van het project met de omgeving. Om die reden is, met succes, zwaar ingezet op het omgevingsmanagement.

GEMEENTE BESTUUR

BESTUURLIJKE

AFSTEMMING

WERKGROEPEN

EXTERNE ADVISEURS

werkzaamheden en onderzoeken

PROJECTLEIDING

EXTERNE OMGEVING + Omwonenden + Burgers + Adviesorganen + Actiegroepen

INTERNE OMGEVING

Ondernemingsraad + Gebruikers +


5. Proces Voor de ontwikkeling en realisatie van het stadshuiskwartier is gekozen om te werken volgens het principe van projectmatig werken. Projectmatig werken betekent feitelijk faseren en beslissen, waarbij iedere fase zijn eigen opdracht krijgt. Het project Stadhuiskwartier kent in hoofdlijnen zes fasen die hieronder kort zijn beschreven.

5.1 Initiatieffase De geschiedenis voorafgaand aan het project is beschreven in het boek “Stadhuiskwartier Deventer, een historische plek, klaar voor de toekomst”. De allereerste aanzet voor de totstandkoming van een nieuw Stadhuiskwartier vindt zijn oorsprong in de Visie Binnenstad Zuid van 2004 en de prijsvraag voor een architectenkeuze in 2006. Het ontwerp “Huis van Deventer” dat toen is gekozen, gaf blijk van een hoge ambitie met betrekking tot de stedenbouwkundige en architectonisch kwaliteit. Na het afwijzen van het Huis van Deventer was het ambitiedocument “Deventer: een bericht aan de stad” een bevestiging van de noodzaak voor een duurzame stadsontwikkeling te beginnen met de gemeentelijke organisatie en de publieke dienstverlening. De initiatieffase eindigde met het coalitieakkoord 2010 – 2014 waarin de keuze is opgenomen om huisvesting voor de gemeentelijke organisatie in het gebied nabij het bestuurscentrum te realiseren. Hierbij werd de doelstelling voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie in algemene termen benoemd.

5.2 Definitiefase

De werkzaamheden in de definitiefase zijn gestart in juli 2010 toen de raad opdracht gaf om te onderzoek of de huisvesting op één of meerdere locaties te realiseren was. Tegelijk is opdracht gegeven de financiële uitgangspunten en de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid ter goedkeuring voor te leggen aan de raad. Op 20 augustus 2010 heeft het college van B&W het ‘projectplan vervolgfase – samen op weg naar een keuze van een huisvestingsoplossing voor de gemeentelijk organisatie’ vastgesteld dat daarna in de raadsvergadering van 15 september 2010 is behandeld.


Half januari 2011 neemt de gemeenteraad een positief besluit over de doorontwikkeling van vier binnenstadprojecten. De ambtelijke huisvesting, die op één locatie gerealiseerd moest worden, moest als eerste aangepakt worden. In maart 2011 werden nog de nadere uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot de duurzaamheid, de financiën en de parkeergarage. De kaderstelling werd opgenomen in een bijgesteld Projectplan dat op 18 mei 2011 in het bestuurlijk overleg is vastgesteld. Met het vaststellen van deze uitgangspunten werd de definitiefase afgesloten.

5.3 Ontwerpfase voorontwerp en definitief ontwerp

Het ontwerpproces is gestart in maart 2011 en in juli 2011 is het voorontwerp gepresenteerd. Een belangrijk kenmerk was dat het ontwerp niet alleen uitging van de sloop van de voormalige schouwburg maar ook de oude school van Polstraat 1 en het oude stadskantoor. Het voorontwerp werd op 12 oktober 2011 door een meerderheid van de gemeenteraad goedgekeurd. De financiële consequenties c.q. investering, exploitatie en incidentele lasten maken deel uit van het raadsvoorstel. Het definitieve ontwerp voor het nieuwe Stadhuiskwartier werd op februari 2012 gepresenteerd. De financiële consequenties waren toen opnieuw berekend. De investering van € 65,45 miljoen en de exploitatielasten, € 6,3 per jaar exclusief de exploitatielasten van de parkeergarage, blijven binnen het financiële kader dat de raad gegeven heeft. Op 21 maart 2012 stemde een meerderheid van de raad in met de bouw van het Stadhuiskwartier. Met de vaststelling het besluit van de gemeenteraad zijn de middelen vrijgegeven voor de nieuwbouw, de parkeergarage en het verduurzamen van de bestaande panden.

5.4 Voorbereidingsfase Tot en met de ontwerpfase was het project Stadhuiskwartier te beschouwen als één opgave. De timing en aanpak van onderdelen waren de aanleiding het project in elf deelprojecten op te delen. De locatie moest immers eerst bouwrijp gemaakt worden en ná de bouw ingericht. Er moesten aanpassingen komen in De Hereeniging, een huurpand, en de uitwerking van sommige onderdelen liep niet parallel met het gebouwontwerp. De deelprojecten worden kort beschreven in hoofdstuk 6. Voor het project zijn tientallen vergunningen aangevraagd die instemming behoefden van adviesorganen zoals de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, de provincie, het waterschap Groot Salland , Rijkswaterstaat, de planadviesraad welstand monumenten en beschermd stadsgezicht Deventer “Het Oversticht”. Tegen de omgevingsvergunning voor de nieuwbouw is door twee partijen zonder resultaat bezwaar ingediend en de Stichting Oud Deventer heeft zich eveneens zonder resultaat verzet tegen de doorbraak naar de raadzaal. Door deze bezwaarprocedures zijn de start van de bouw en later de aanpassingen van de raadzaal vertraagd .Voor het overige zijn de procedures goed verlopen. Bij het inkoopproces zijn meerdere Europese aanbestedingen gevolgd. Bij onderdelen onder Europese normwaarden zijn de gemeentelijke inkoopvoorwaarden gevolgd. Waar mogelijk zijn lokale partijen in de gelegenheid gesteld om in te schrijven. Alle procedures zijn goed verlopen.

5.5 Realisatiefase Bij de realisatie zijn drie hoofdactiviteiten te onderscheiden, het bouwrijp maken, de bouw en de inrichting. Het bouwrijp maken is eind 2012 binnen begonnen met de asbestsanering van de voormalige schouwburg. Buiten zijn de werkzaamheden in januari 2013 begonnen met de sloop van de toneeltoren. Met een kleine uitloop van de archeologieonderzoeken was het terrein eind september bouwrijp. De bouwwerkzaamheden zijn met een vertraging van 3 maanden eind november 2013 begonnen. Toen medio 2014 duidelijk werd dat de oplevering met meer dan 3 maanden zou opschuiven is een nieuwe datum overeengekomen, 1 oktober 2015. Het grootste deel van de nieuwbouw is op 2 januari 2016 in gebruik genomen en de formele oplevering was op 31 maart 2016. Vanaf november 2015 is parallel aan de afbouwwerkzaamheden begonnen met de inrichting.


5.6 Nazorgfase

De inrichting en de ingebruikname hebben plaatsgevonden vóór de oplevering. Het afbouwen en wegwerken van opleverpunten gebeurden in een functionerend gebouw zonder dat het tot veel overlast heeft geleid. Dit vergde wel een enorme krachtsinspanning van de facilitaire en ICT-organisatie. Op 1 april 2016 is de onderhoudsperiode ingegaan die deel uitmaakt van het EBM contract.


6. Doelstelling en projectresultaat In dit hoofdstuk wordt voor het project Stadhuiskwartier het bereiken van de doelstelling beschreven aan de hand van de uitgangspunten zoals die in het projectplan versie 1.4 van 18 mei 2011 zijn vastgesteld, voor wat toen nog het project ‘Huisvesting Gemeentelijke Organisatie’ heette. De projectdoelstelling is als volgt geformuleerd: “Het doel van het project is de ontwikkeling van nieuwe huisvesting voor de gemeentelijke organisatie, binnen de vastgestelde kaders en de vastgestelde uitgangspunten in termen van kwaliteit, tijd en geld. De huisvesting moest op zodanige wijze worden ontwikkeld dat alle bedrijfsprocessen goed kunnen functioneren en dat alle gebruikers kunnen beschikken over alle, voor de door hen te verrichten werkzaamheden benodigde (facilitaire) voorzieningen in de breedste zin van het woord. Maar ook dat klanten en bezoekers op een gemakkelijke manier toegang hebben tot medewerkers en bestuurders”. Hieronder worden de vastgestelde uitgangspunten kort samengevat en aangegeven in hoeverre aan de gestelde uitgangspunten is voldaan. a. Concentratie op één locatie

Door de raad is gekozen voor de concentratie op de locatie nabij het bestuurscentrum. Resultaat: Het Stadhuiskwartier is op één locatie gerealiseerd; daarmee is aan het uitgangspunt voldaan.

b. Planning Het project moet in het voorjaar 2015 in gebruik genomen worden. Resultaat: De Stadhuiskwartier is door de ambtelijke organisatie en het bestuur op 4 januari 2016 in gebruik genomen. Het entreegebouw en de vergaderaccommodatie volgden in de maanden erna. Het project is ruim 9 maanden later in gebruik genomen dan het uitgangspunt was.

c. Duurzaamheid De ambitie voor de duurzaamheid is de BREEAM-score ‘excellent’ aangevuld met GPR-scores voor Energie (9), Materiaal (8,5), Water (8,5) Gezondheid (8,5) en Afval (8). Resultaat: Voor het ontwerp van de nieuwbouw is het ontwerpcertificaat ‘excellent’ verleend. Het BREEAM Excellent gebouwcertificaat wordt 27 september 2016 verleend.


De volgende GPR-scores zijn gehaald: Energie 9,8 Materiaal 8,5 Water 8,7 Gezondheid 9,3 Afval 9,4 Daarmee is ruim voldaan aan de uitgangspunten Een uitgebreide beschrijving van de duurzaamheidsmaatregelen is opgenomen in het boek ‘Stadhuiskwartier Deventer, een historische plek klaar voor de toekomst’.

d. Organisatie Als leidraad voor de ontwikkeling zijn uitgangspunten samengevat voor het bestuur (krachtig, herkenbaar en toegankelijk), de gemeentelijke organisatie (gastvrij, ondernemend en eigentijds) en het kantoorconcept (het nieuwe werken en activiteit gerelateerd werken). Resultaat De organisatorische uitgangspunten zijn in het ontwerp vorm gegeven in specifieke en herkenbare gebieden: ontmoeten, verdiepen en ontvangen. Bij de inrichting van het ‘verdiepen gebied’ is het flexconcept toegepast. Hiermee is voldaan aan de uitgangspunten. e. Programma van Eisen In het programma van eisen is de ruimtevraag gesteld op circa 15.000 m² bruto vloeroppervlakte. Resultaat De bruto vloeroppervlakte van de nieuwbouw bedraagt 15.500m² inclusief de parkeergarage. De oppervlakte van de historische panden 3.500 m².

f. Financiën uitgangspunt Het financieel kader voor de ontwikkeling, bouw en inrichting van het Stadhuiskwartier is het raadsvoorstel en -besluit van maart 2012. Daarin wordt van het volgende uitgegaan (in € mio): o De jaarlijkse exploitatielasten vanaf 2015, gebaseerd op de meerjarenbegroting 2010

(onderdeel Facilitaire Zaken): voor gebouw gebonden kosten € 6,3 miljoen (exclusief parkeergarage).

o De investeringslasten: vertaald in een krediet (lening) van € 65,45 miljoen. o Incidentele lasten: € 8,1 miljoen voor o.a. bouwrente, afboeking boekwaarde voormalige

stadskantoor en afkoop parkeerplaatsen. realisatie exploitatielasten: De begroting van FZ in 2016 bevat onderdelen die geen deel uitmaakten van de begroting die als uitgangspunt diende voor de berekening van de gebouw gebonden exploitatielasten. Om de vergelijking met de huidige begroting te kunnen maken zijn correcties doorgevoerd. Na de correcties blijkt dat de gebouw gebonden kosten € 6,04 miljoen bedragen. Investering: De totale investeringskosten voor het Stadhuiskwartier bedragen € 65,22 miljoen Incidentele lasten: In het project is voor een bedrag van € 5,48 miljoen incidentele kosten/uitgaven opgetreden. Conclusie: De investerings- en exploitatiekosten zijn lager dan waarvan in het raadsvoorstel van 21 maart 2012 is uitgegaan. Dit geldt ook voor de incidentele kosten. In de bijlage is een toelichting op de financiële gegevens opgenomen. Hiernaar wordt kortheidshalve verwezen.


g. Stadskantoor Uitgangspunt is sloop van het bestaande stadskantoor met dien verstande dat gestreefd moet worden om (een deel) van het gebouw langs de Bursestraat te handhaven zonder dat dit ten koste gaat van de duurzaamheid en functionaliteit. Resultaat Na uitgebreid onderzoek is het niet mogelijk gebleken een deel van het oude stadskantoor te handhaven. De raad heeft ingestemd met de sloop. Daarmee is voldaan aan het uitgangspunt.

h. Raadzaal Op 23 maart 2011 heeft de raad besloten dat de huidige raadzaal als zodanig bestemd blijft en opnieuw ingericht zal worden. Resultaat De raadzaal en koffiekamer zijn conform het besluit gerealiseerd.

i. Ondergronds parkeren B&W heeft op 8 maart 2011 gekozen voor het optimaliseren van het aantal parkeerplaatsen in een ondergrondse stallinggarage in één laag. Als optimum geldt het evenwicht tussen het maximaal aantal parkeerplaatsen, de technische (on)mogelijkheden, de kosten en de risico’s bij het maximaliseren van het aantal parkeerplaatsen in één laag. Resultaat Er is een ondergronds parkeergarage gerealiseerd van één laag met een capaciteit van 126 plaatsen. Hiermee is aan het uitgangspunt voldaan.

j. Aanbesteding De keuze van de aanbestedingsvorm is voorbehouden aan B&W. Resultaat Voor de twee grootste contracten, de bouw en de duurzame energievoorziening, is gekozen voor een geïntegreerde contractvorm. Bij deze contractvorm zijn de voorwaarden vastgelegd in de UAVgc 2005 (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten).

Conclusie: Met uitzondering van de planning is de doelstelling van het project bereikt: een kwalitatief hoogwaardige huisvesting voor de hele gemeentelijke organisatie die voldoet aan de gestelde uitgangspunten.


7. Elf deelprojecten On het proces te managen is het project ‘Stadhuiskwartier’ opgedeeld in elf deelprojecten. In dit hoofdstuk worden per deelproject het doel en de belangrijkste kenmerken beschreven aan de hand van zogenaamde GOTIK aspecten (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit).

a. Bouwrijp maken In het deelproject bouwrijp maken zijn drie hoofdactiviteiten te onderscheiden: slopen, archeologisch onderzoek en het maken van de bouwput (damwanden). Verder is van alle panden in een straal van 300 meter rondom de locatie de bouwkundige staat opgenomen en zijn uitgebreide maatregelen genomen om zettingen in de ondergrond en bewegingen van gebouwen in de omgeving te monitoren. Het slopen van de voormalige schouwburg, voormalige school Polstraat 1 en het oude stadskantoor is uitgevoerd door Pongers te Rijssen. Bij de uitvoering is veel meer asbest aangetroffen dan was aangenomen op basis van vooronderzoeken. Andere verrassingen waren de aanwezigheid van radioactief materiaal in branddeuren van de schouwburg en het ontbreken van een buitenmuur in het woongebouw van Rentree dat grensde aan het oude stadskantoor. Om de 4,5 meter diepe bouwkuip te vormen zijn verschillende technieken toegepast: grondversterking door bevriezing, groutinjecties, damwanden en gedeeltelijk een talud. De werkzaamheden zijn uitgevoerd door Wedam, onderdeel van de Hoffmanngroep te Beek en Donk. De archeologische onderzoeken zijn uitgevoerd door de archeologische dienst van de Gemeente Deventer. Financieel (G) De werkzaamheden zijn nagenoeg uitgevoerd voor het bedrag dat daarvoor was geraamd. De kosten als een percentage van de totale kosten voor het bouwrijp maken waren als volgt: 30% voor sloopkosten, 30% voor de bouwkuip, 30% voor archeologisch onderzoek, 7% voor de monitoring en risico control (extra toezicht) en de rest voor overige kosten waaronder het aanpassen van leidingen. Organisatie (O) De werkzaamheden zijn uitgevoerd in een normale contractvorm waarbij de directietaak is ingevuld door de gemeentelijke afdelingen ROB en ORB. De coördinatie van de werkzaamheden op de bouwplaats is uitgevoerd door Wedam.


Planning (T) Onder normale omstandigheden wordt er eerst gesloopt, daarna een damwand geslagen en tenslotte wordt het archeologisch onderzoek gedaan. Dat was technisch niet mogelijk (sommige delen konden pas gesloopt worden nadat de damwand was geslagen) en om de overlast in de omgeving te beperken is de doorlooptijd zo kort mogelijk gehouden. Een consequentie was dat werkzaamheden parallel werden uitgevoerd. De vooraf met partijen overeengekomen planning is door de aangetroffen verontreinigingen op de kop gezet. Door de volgorde van werkzaamheden regelmatig aan te passen waren de planningsconsequenties beperkt. Informatie (I) Voorafgaand aan de start en tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn verschillende informatiebijeenkomsten gehouden voor omwonenden. Hierbij hebben de aannemers een actieve rol gespeeld en is het inzetten van een externe ‘risk controller’ nuttig gebleken. Kwaliteit (K) Bij het bouwrijp maken is de kwaliteit uit te drukken in het al of niet optreden van schade aan de omgeving. De schade bij het bouwrijp maken heeft zich beperkt tot een tweetal panden. De kosten voor het herstel zijn gedekt door de verzekering.

b. EBM contract (nieuwbouw en verduurzamen van historische panden) Onder het deelproject EBM contract vallen alle werkzaamheden die zijn uitgevoerd door BAM. De verduurzaming van de historische panden maakte daar van meet af aan deel van uit. In de loop van het proces zijn het aanbrengen van de beveiliging en de aanleg van de ICT- infrastructuur daar aan toegevoegd. De verduurzaming van de historische panden is uitgevoerd door een plaatselijke aannemer, Paul Hardonk Bouw. Contractueel golden hiervoor de voorwaarden van het EBM contract. Financieel (G) De werkzaamheden in dit deelproject zijn circa € 1,65 miljoen, bijna 4,4% hoger dan aanvankelijk was geraamd. Oorzaken van de overschrijding zijn gelegen in een uitbreiding van de scope, wijzigingen, sanering van asbest in het Wanthuis en diverse directieleveringen. De overschrijding is gedekt uit de post onvoorzien. Organisatie (O) Voor de realisatie van de nieuwbouw en het verduurzamen van de historische panden is een EBM contract gekozen op basis van de UAVgc-2005 (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten). Waar bij een traditionele contractvorm op basis van de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) een door de opdrachtgever aangestelde ‘directievoerder’ leidend is in het bouwproces, wordt bij een UAVgc contract de verantwoordelijkheid voor de uitvoering overgedragen aan de ‘opdrachtnemer’ (aannemer). De opdrachtnemer is leidend in het proces en de ‘contractmanager’ (directievoerder) moet er namens de opdrachtgever op toezien dat het werk/product wordt gerealiseerd volgens de ‘vraagspecificatie’ (bestek) die uit twee delen bestaat: VS1 met producteisen en VS2 met proceseisen. De invloed van de opdrachtgever tijdens het bouwproces is daarmee contractueel beperkt. De organisatiestructuur in de uitvoeringsfase is als volgt schematisch weergegeven:


Het contractmanagement is uitgevoerd door medewerkers van ABT en Witteveen + Bos. Omdat de contractvorm relatief nieuw is, is Infense Advocaten betrokken als juridisch adviseur en klankbord. De wijze waarop het contractmanagement is georganiseerd is vastgelegd in een contractbeheersplan waarin de organisatie, de overlegstructuur en de procedures zijn vastgelegd. Conform de overeenkomst heeft BAM, de opdrachtnemer, naast de verplichting om het gebouw te bouwen, ook de verplichting om met documenten aan te tonen dat het gebouw op beheerste wijze wordt gerealiseerd. Dit betreft o.a. kwaliteitsplannen, planningen, een BLVC-plan (plan voor Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en de Communicatie), voortgangs- en afwijkingenrapportages, verificatieplannen, keuringsplannen en werkplannen. Al snel na de start van de bouw bleek dat BAM onvoldoende kon voldoen aan de proces- verplichtingen. Er is veel geïnvesteerd in gesprekken met de BAM en brieven waarin de BAM indringend werd verzocht zich aan de verplichtingen te houden. In het najaar van 2014 is de discussie tot op het directieniveau gevoerd. De aanstelling van een nieuwe projectverantwoordelijke bij BAM en een aangepaste overleg structuur moesten verbetering brengen. Begin 2015 is door een externe partij een audit uitgevoerd waaruit positieve effecten bleken en die letterlijk de volgende aanbevelingen en werkafspraken bevatte: “ o Escaleren o Papierwinkel

Spreek expliciet met elkaar af wat wel en wanneer je van elkaar verwacht Wat niet hoeft, mag niet (geen ongevraagde documenten insturen maar weigeren bij de

poort) o Elkaar helpen (vertrouwen)

Wel : neem een kijkje in de keuken van ON, neem steekproeven Niet : 100% verificatie van producten van ON

o Gedrag en houding Niet : vasthouden aan formeel contract Wel : samen oplossingen bedenken en borgen”.

De feitelijke invulling van het contractmanagement is daarop aangepast.


Planning (T) De doelstelling om het contract eind 2014 op te leveren en in april 2015 in gebruik te nemen is niet gelukt. Voor een deel is dat te wijten aan de vertraging bij de start en voor een deel omdat BAM veel meer tijd nodig had dan was voorzien. De ingebruikname op 4 januari 2016 was 9 maanden later dan oorspronkelijk was gepland. Contractueel waren in het EBM contract twee data (of mijlpalen) relevant: de start van het project en de datum voor de oplevering. De bouw is eind november 2013 met drie maanden vertraging gestart. De eerste handeling is op 6 december verricht door de toenmalige projectwethouder Margriet de Jager. De vloer van de kelder en de eerste betonwanden zijn in april 2014 gestort. Vanaf augustus 2014 is begonnen met de bouw van de 1

e verdieping. Het hoogste punt is bereikt in april 2015. De

werkzaamheden in de historische panden zijn aangevangen in september 2014 nadat het bestuur was verhuisd naar de Welle. De werkzaamheden voor de raadzaal maakten geen deel uit van het EBM contract. Informatie (I) Tijdens de bouwfase is sterk ingezet op het zogenaamde omgevingsmanagement, een verplichting van BAM. Een niet onbelangrijk deel, zo niet het belangrijkste deel, van de inspanning is verricht door de eigen omgevingsmanager. Het resultaat is vertaald in een aantal goedbezochte gezellige bewonersbijeenkomsten en rondleidingen voor buurtbewoners, maar vooral door een zeer beperkt aantal klachten. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen van het EBM contract zijn vastgelegd in de zogenaamde vraagspecificatie (soort bestek). BAM had de verplichting aan te tonen dat zij bij de bouw aan de eisen heeft voldaan. Bij de oplevering is gecontroleerd of aan de eisen is voldaan. Met uitzondering van een aantal restpunten is hier naar bevrediging aan voldaan.

c. De Hereeniging Het deelproject Hereeniging bestaat uit twee delen: de realisatie van een toiletgroep met kelder en de renovatie van de eerste verdieping die door de gemeente is gehuurd. Ingeklemd tussen de voormalige schouwburg en de Hereeniging stond een bouwsel waarin de toiletten van De Hereeniging waren ondergebracht. Het bouwsel was gezamenlijk eigendom van de gemeente en De Hereeniging. Om nieuwbouw te kunnen realiseren is met De Hereeniging een afspraak gemaakt over de sloop, een tijdelijke voorziening en realisatie van een nieuwe toiletgroep. Tijdens de onderhandelingen is verder afgesproken dat de gemeente eigenaar zou worden van de grond achter De Hereeniging in ruil voor kelderruimte in de nieuwbouw van het Stadhuiskwartier. Door de eerste verdieping van De Hereeniging te huren kon het Programma van Eisen gerealiseerd worden met minder vierkante meters nieuwbouw. Om die verdieping aan gelijke eisen te kunnen laten voldoen was een grondige renovatie nodig. Met De Hereeniging was afgesproken dat de renovatie voor kosten van de gemeente zouden zijn met een huurprijs gebaseerd op de situatie van vóór de renovatie. Financieel (G) De werkzaamheden zijn veel duurder uitgevallen dan was voorzien, onder andere door een noodzakelijk gebleken asbestsanering. De ingreep was simpelweg ingrijpender dan voorzien. Een deel van de kosten was het gevolg van een langere bouwtijd die weer veroorzaakt is door vertragingen bij de nieuwbouw. Die kosten zijn verhaald op de veroorzaker. Organisatie (O) In overleg met De Hereeniging is besloten de werkzaamheden geen deel uit te laten maken van het EBM contract. Ook de advieswerkzaamheden zijn door een ander adviesteam uitgevoerd. Dit gaf de gelegenheid om lokale of regionale partijen te betrekken. De werkzaamheden zijn voorbereid door I’M architecten en uitgevoerd door Jansen de Jong Bouw te Deventer en Mulder Installatietechniek te Deventer. De directievoering was in handen van Westrik Bouwadvies te Deventer. Het werk is aanbesteed volgens de gemeentelijke aanbestedingsregels. Planning (T)


De werkzaamheden zouden op 1 oktober 2015, gelijk met de oplevering van het EBM contract, gereed moeten zijn. Door de noodzakelijke asbestsanering is de contractuele opleverdatum bijgesteld. Door vertraging bij het entreegebouw van het Stadhuiskwartier is het werk verder vertraagd. Uiteindelijk is het werk min of meer gelijktijdig met het EBM contract opgeleverd. Informatie (I) Met betrekking tot de informatie verstrekking zijn geen bijzondere maatregelen genomen. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn vastgelegd in een bestek. De directievoerder en architect hebben toegezien op de naleving van de verplichting van de aannemers.

d. Duurzame energievoorziening Om aan de hoge duurzaamheid eisen te voldoen is van meet af aan uitgegaan van een WKO- (Warmte-Koude-Opslag)installatie. De intentie was het grondwater als warmte- en koudebron in te zetten. Na proefboringen die pas konden plaatsvinden tijdens het bouwrijp maken van de locatie, bleek dat de capaciteit van de ondergrondse bronnen te klein was. Als alternatief is gekozen de IJssel als energiebron te gebruiken. Deze oplossing was technisch maakbaar maar door de afstand en de verbinding met de nieuwbouw zeer complex. Bovendien was goedkeuring en/of een vergunning nodig van verschillende instanties. Financieel (G) De realisatie van de WKO-installatie is 50% duurder uitgevallen dan was voorzien. De oorzaak was een consequentie van de keuze het IJsselwater als energiebron te gebruiken. Organisatie (O) Om coördinatie- en afstemmingsproblemen te voorkomen is geprobeerd de realisatie van de WKO- installatie bij BAM onder te brengen. Dat is niet gelukt omdat er geen overeenstemming is bereikt over de prijs. Daarna is een Europese selectieprocedure gevolg waarbij ETP, gevestigd te Joure, de laagste inschrijver was. De contractvorm is een EBM contract en het contractmanagement is uitgevoerd door DWA te Rijssen en Hiensch te Amsterdam, de technische adviseur voor het Stadhuiskwartier. Planning (T) Doordat enerzijds de onderhandelingen met BAM geen succes hadden en anderzijds werkzaamheden in de IJsselkade slechts in een beperkt tijdsbestek uitgevoerd mochten worden stond de planning onder grote druk. Met grote inspanning van alle partijen is het gelukt de installatie vóór de ingebruikname van het Stadhuiskwartier in werking te stellen. Informatie (I) Net als in het EBM contract met BAM was het omgevingsmanagement een verplichting van de ETP. In samenwerking met de interne omgevingsmanager is dat naar tevredenheid uitgevoerd. Zelfs de tijdelijke afsluiting van de Welle heeft plaatsgevonden zonder enige commotie. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen van de WKO-installatie zijn vast gelegd in de zogenaamde vraagspecificatie (soort bestek). ETP had de verplichting aan te tonen dat zij bij de bouw aan de eisen heeft voldaan. Bij de oplevering is gecontroleerd of aan de eisen is voldaan. Met uitzondering van een aantal restpunten is hier naar bevrediging aan voldaan. Sprekender is het feit dat gedurende de winterperiode de warmte om het Stadhuiskwartier te verwarmen in zijn geheel aan de IJssel is onttrokken.

e. Interieur en inrichting Het interieurontwerp is gemaakt door atelier PRO. Het deelproject interieur en inrichting is een verzameling van onderdelen. De bulk van het deelproject bestaat uit stoelen, meubilair en maatwerkmeubilair. Financieel (G) Het interieur en de inrichting zijn schijnbaar veel goedkoper uitgevoerd dan was voorzien. Dit is te danken aan het feit dat onderdelen in het EBM contract zijn ondergebracht (bijvoorbeeld een deel van


de balies en de zogenaamde cubicles), er een aantal bezuinigingen is doorgevoerd (zonder aan de kwaliteit af te doen) en er inkoopvoordelen waren. Organisatie (O) Het losse meubilair is in een Europese aanbesteding in drie kavels op de markt gezet. De stoelen zijn geleverd door Ahrend, de beide andere kavels door Gispen. Om het inkoopproces en installatie te begeleiden is Beijer Advies te Arnhem ingehuurd. Planning (T) De planning voor levering en installatie is afgestemd op de planning van BAM. Vanaf begin november 2015 is begonnen met het plaatsen van bureaus in het werkgebouw. Het maatwerkmeubilair, waaronder de receptie, is in december geplaatst, op tijd voor de ingebruikname op 2 januari 2016. Het (maatwerk)meubilair in het entreegebouw is vanaf medio januari 2016 geplaatst. Informatie (I) Het interieurplan is in nauwe samenwerking met ambtelijke werkgroepen tot stand gekomen. Vanaf november zijn rondleidingen gehouden om medewerkers kennis te laten maken met de nieuwe werkomgeving. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn vastgelegd in een bestek. De adviseur en interieurarchitect hebben toegezien

op de naleving van de verplichting van de leveranciers.

f. Raadzaal Na het besluit de bestaande raadzaal grondig te verbouwen is een werkgroep ingesteld om samen met de interieurarchitect de plannen vorm te geven. Het schetsontwerp leidde tot veel en intensief overleg in de werkgroep en met de projectleiding en pas in 2014 werd een keuze gemaakt voor een opstelling. Na de presentatie van het definitief ontwerp op 29 januari 2014 diende eind van dat jaar de Stichting Oud Deventer een zienswijze in tegen het voornemen om een vergunning te verlenen voor de verbreding van de centrale toegang tot de raadzaal. Dit leidde tot een intensief overleg met betrokken partijen en een aanzienlijke vertraging van de start van de werkzaamheden. Uiteindelijk is de raadzaal op 23 maart 2016 in gebruik genomen. Financieel (G) De kosten voor de renovatie en inrichting van de raadzaal en koffiekamer zijn veel hoger uitgevallen dan de raming van interieurarchitect en ruim 15% meer dan was voorzien bij de kredietaanvraag. Onder andere de vertraging bij de start waardoor de werkzaamheden niet gelijktijdig met andere renovatiewerkzaamheden konden worden uitgevoerd, de integratie van technische voorzieningen en de hoge kwaliteitseisen zijn daar debet aan. Organisatie (O) De renovatie van de Raadzaal was letterlijk een project binnen het Stadhuiskwartierproject waarbij de griffie en gemeenteraad rechtstreeks opdrachtgever waren. Het interieurontwerp is gemaakt door OTH, de interieurarchitect die door een werkgroep van raadsleden was geselecteerd. De bouwkundige en technische installaties zijn ondergebracht in het EBM contract met BAM. Verder zijn lokale partijen betrokken bij de afbouw en inrichting: Paul Hardonk Bouw, Wolters b.v. en Sallcon in samenwerking met Groen Woning- en Projectinrichting en Brand Interieurs & Control Rooms B.V. Voor de aansturing van de renovatie van de historische panden en de raadzaal is een aparte contractmanager toegevoegd aan het contractbeheerteam. Planning (T) Door de trage besluitvorming is de omgevingsvergunning laat aangevraagd. De zienswijze die was ingediend tegen het voornemen om deze vergunning te verlenen, zorgde voor verdere vertraging. Het gevolg is dat de eerste raadsvergadering pas in maart 2016 kon plaatsvinden in plaats van de geplande ingebruikname in januari 2016. In de periode januari-maart heeft de raad wel in het stadhuis kunnen vergaderen. Informatie (I) Er zijn geen bijzondere inspanningen verricht met betrekking tot de informatieverstrekking.


Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn deels vast gelegd in een vraagspecificatie en deels in een bestek. De adviseur

en interieurarchitect hebben toegezien op de naleving van de verplichting van de aannemers en

leveranciers.

g. ICT infrastructuur De ICT-infrastructuur was gedefinieerd als het aanleggen van bekabeling van de werkplek tot de SER’s (ruimtes waarin apparatuur staat die de werkplek verbindt met de computerruimte, MER). De computerruimte maakte geen deel uit van het project. Gedurende het proces is teruggekomen op het voornemen de bekabeling in een deelproject door derden te laten uitvoeren en is de bekabeling opgedragen aan BAM. Financieel (G) Omdat specifieke ICT-voorzieningen die benodigd waren voor het Stadhuiskwartier, niet waren voorzien in de reguliere (DOWR) begrotingen, zijn deze kosten ten laste gekomen van het project. Ook waren de kosten voor de aanleg van draadloze netwerken niet voorzien maar zijn wel meegenomen. Organisatie (O) Het managen van de integratie van ICT- voorzieningen in het project is uitgevoerd door een externe manager die in de maanden voor de oplevering is toegevoegd aan het contractbeheerteam. Planning (T) Door de vertraging bij de oplevering van de SER’s is onder moeilijke omstandigheden een enorme inspanning geleverd door externe en interne medewerkers om de installatie bij de ingebruikname van het werkgebouw op 2 januari 2016 gereed te krijgen. Dat is gelukt. Informatie (I) Er zijn geen bijzondere inspanningen verricht met betrekking tot de informatieverstrekking. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn vast gelegd in specificaties die zijn opgesteld in overleg met de IT- organisatie. Het contractmanagement en de adviseurs hebben toegezien op de naleving van de verplichting van de aannemers en leveranciers.

h. Beveiliging Het ontwerp voor de beveiligingsinstallatie was niet tijdig gereed om meegenomen te worden bij de aanbesteding van het EBM contract. Vanwege de complexiteit bij de integratie van de voorzieningen is besloten de beveiligingsinstallatie alsnog uit laten voeren BAM. Financieel (G) Het totale budget voor de beveiligingsinstallatie is overgezet naar het EBM contract (de kosten maken daar deel uit van de post meerwerk). Een aantal specifieke onderdelen is rechtstreeks opgedragen en geboekt op dit deelproject. Organisatie (O) De facilitaire organisatie die verantwoordelijk is voor de beveiliging, is nauw betrokken geweest bij alle fasen van het proces: het formuleren van de eisen, het ontwerp en de uitvoering. Zij werden bijgestaan door een externe adviseur. Planning (T) De uitvoering van de werkzaamheden is meegenomen in het EBM contract. Informatie (I) Er zijn geen bijzondere inspanningen verricht met betrekking tot de informatieverstrekking. Kwaliteit (K)


De kwaliteitseisen zijn geformuleerd door een externe adviseur. Het contractbeheerteam heeft

toegezien op de naleving van de leveringsverplichting.

i. Keuken Het ontwerp van de keukeninstallatie was afhankelijk van de functionele eisen, van welke producten worden aangeboden en van de verwachte gebruiksintensiteit van de restauratieve voorzieningen. Gegevens die ten tijde van de aanbesteding van het EBM contract nog niet beschikbaar waren. Bovendien betreft het dermate specialistisch werk dat besloten is de keukeninstallaties apart aan te besteden. Financieel (G) De kosten zijn circa 10% duurder uitgevallen dan oorspronkelijk was geraamd. Organisatie (O) De facilitaire organisatie die verantwoordelijk is voor de keuken, is nauw betrokken geweest bij alle fasen van het proces: het formuleren van de eisen, het ontwerp en de uitvoering. Zij werden bijgestaan door een externe adviseur. Planning (T) De uitvoering van de werkzaamheden is bepaald door de voortgang van bouwwerkzaamheden. Hoewel het gebouwdeel begin januari nog niet formeel in gebruik was genomen is men er toch in geslaagd om de keuken begin januari operationeel te krijgen. Informatie (I) Er zijn geen bijzondere inspanningen verricht met betrekking tot de informatieverstrekking. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn geformuleerd door een externe adviseur. De adviseur en het

contractbeheerteam hebben toegezien op de naleving van de leveringsverplichting.

j. Buitenruimte

De inrichting van de buitenruimte maakte geen deel uit van het EBM contract omdat overleg met omwonenden veel tijd vergde. Later is besloten de werkzaamheden in de Burgemeestershof met uitzondering van de beplanting en de vijver als meerwerk aan BAM op de dragen. De bestrating en infrastructurele werkzaamheden van de tuinen zijn na een aanbesteding opgedragen aan Netters Infra, de beplanting aan het Groenbedrijf, beide gevestigd te Deventer.

Financieel (F) De kosten voor de buitenruimte zijn schijnbaar lager uitgevallen dan oorspronkelijk was geraamd omdat de kosten voor het Burgemeestershof voor het grootste deel zijn opgenomen in het EBM contract. Organisatie (O) Omdat de buitenruimte deel uitmaakt van het openbare gebied zijn de afdelingen ORB en ROB nauw betrokken geweest bij het ontwerp. Bij de uitvoering heeft de afdeling VB de directie gevoerd. Planning (P) Door vertraging van de bouw is veel later begonnen met de uitvoering dan was gepland. Het werk is pas in juni 2016 opgeleverd. Informatie (I) In de ontwerpfase is intensief overlegd met alle betrokken buren. Dit heeft geleid tot de grondverwerving van De Hereeniging, een grondruil met VVE Grote Poot en Assenstraat en een recht van opstal dat de gemeente heeft op een stuk grond van woningbouwvereniging Rentree. Kwaliteit (K) De kwaliteitseisen zijn geformuleerd door een externe adviseur. De directievoerder heeft toegezien op

de naleving van de leveringsverplichting.


k. Kunst De kunsttoepassing in het Stadhuiskwartier heeft altijd deel uitgemaakt van het bouwkundig ontwerp en het is dan ook altijd de bedoeling geweest dat daar een kunstenaar bij betrokken zou worden. Omdat de informatie bij de aanbesteding van het EBM contract nog niet beschikbaar was, is besloten dat deel uit de vraagspecificatie te halen en niet als stelpost op te nemen. Het Deventer Raamwerk is gekozen na een competitie waaraan drie geselecteerde kunstenaars deel hebben genomen. Financieel (F) De kosten voor het Deventer Raamwerk zijn schijnbaar veel hoger uitgevallen dan was geraamd omdat de kosten voor de kunsttoepassing oorspronkelijk deel uitmaakte van de geraamde bouwkosten. Het in de bouwkosten geraamde bedrag is in drie delen besteed: de voorbereidende werkzaamheden door het team van de Deventer kunstenares Loes ten Anscher, het gietwerk door Bronsgieterij Kemner V.O.F. te Cuijk en de bevestiging en het aanbrengen door BAM. Het Deventer Raamwerk is gerealiseerd binnen de oorspronkelijke (bouwkundige) begroting. Organisatie (O) De organisatie van het Deventer Raamwerk is in de voorbereidingsfase uitgevoerd door Loes ten Anscher in nauwe samenwerking met de omgevingsmanager en bij de realisatie met architect en de contractmanager. Planning (T) De werkzaamheden zijn in goed overleg afgestemd op de planning van BAM. Informatie (I) Het succes van het deelproject was afhankelijk van de mate waarin de inwoners van Deventer bij het project betrokken konden worden. Alle inspanningen bij het Deventer Raamwerk waren gericht op informatie en communicatie. Kwaliteit (K) De essentie van het deelproject Deventer Raamwerk was om de inwoners van Deventer te betrekken bij het Stadhuiskwartier. Dat het gelukt is behoeft geen betoog.


8. Overdracht aan de beheersorganisatie

Een huisvestingsproject is nooit af. In de tijdspanne vanaf het moment dat het programma van eisen geformuleerd is tot de ingebruikname staat de organisatieontwikkeling niet stil. Dat leidt vaak tot nieuwe inzichten en gekozen oplossingen blijken niet of onvoldoende goed te functioneren. Ook zijn er onvolkomenheden en fouten in de uitvoering die opgeheven moeten worden. Toch is er een moment dat het project stopt en taken worden overgenomen door de lijnorganisatie. Door vertraging bij de bouw is de nieuwbouw in fasen in gebruik genomen en er is zelfs begonnen met de inrichting toen bouwwerkzaamheden nog in volle gang waren. Dit betekende dat al vanaf november 2015, het moment dat met de inrichting is begonnen, noodzakelijke en gewenste aanpassingen zijn gesignaleerd en uitgevoerd. Die werkzaamheden zijn uitgevoerd in nauwe samenwerking met de facilitaire organisatie onder de verantwoordelijkheid van de projectorganisatie. In de periode vanaf de oplevering van het EBM contract op 31 maart 2016 is het project informeel overgedragen aan facilitaire zaken die de eigenaar- en beheerdersrol vervult. In die periode was er wekelijks een afstemmingsoverleg met de contractmanager waarin de voortgang van de uitvoering van de restpunten is afgestemd. Omdat BAM ook een onderhoudsverplichting heeft voor de komende jaren is aan die zijde het stokje overgedragen van BAM utiliteitsbouw naar BAM onderhoud en beheer. Zoals blijkt uit deze rapportage zijn bij het ontwerp, de realisatie en in de nazorgfase veel partijen betrokken geweest. Alle onderdelen zijn kort beschreven en voorzien van namen van betrokken leveranciers en contactpersoenen verstrekt aan FZ in een overdracht document. Verplichtingen en nog uit te voeren taken Bij het afsluiten van het project moet een aantal verplichtingen nog worden afgehandeld Dit betreft de opdrachten die zijn verstrekt, maar in diverse stadia van uitvoering zijn, van ‘zijn opgedragen maar moeten nog worden uitgevoerd’ tot ‘moeten administratief nog worden afgehandeld’. Een substantiële verplichting is de eindafrekening van BAM waar nog een aantal discussiepunten moet worden beslecht. Dit betreft onder andere de tegemoetkoming van kosten die door de gemeente gemaakt zijn als gevolg van de vertraging bij de oplevering. Hierover wordt de raad later gerapporteerd. Voor nu wordt volstaan met de garantie dat de eindafrekening geen negatief effect heeft op de in deze rapportage genoemde resultaten. Nog uit te voeren taken zijn gewenste functionele aanpassingen die door FZ zijn voorbereid. Dit betreft aspecten die na de ingebruikname geconstateerd zijn, zoals extra zonwering, automatisch te openen deuren bij de openbare toiletten en dergelijke. Hiervoor zijn verplichtingen aangegaan. Tenslotte is er een aantal maatregelen waarvan het wenselijk is die op te dragen. Dit betreft onder andere het uitvoeren van preventieve maatregelen die als doel hebben om de kwaliteit van de houten gevels te borgen voor de periode na het verstrijken van de onderhoudsperiode van BAM. Hiervoor wordt voorgesteld een deel van het financiële resultaat te bestemmen. Deze kosten zijn ten laste van het krediet gebracht. Er is daarbij van uitgegaan dat die werkzaamheden in 2016 worden uitgevoerd. Dan heeft dit geen nadelig effect op de exploitatielasten (bij de berekening van de exploitatielasten is uitgegaan van de besteding van het volledige krediet). Met betrekking tot het beheer is een verantwoordelijkheid van FZ het maken van beheerafspraken met De Hereeniging. Het beheer van de parkeergarage is geen taak van FZ. De overdracht van de parkeergarage aan de afdeling ROB (Parkeren) heeft op 24 mei 2016 plaats gevonden.


9. Archivering en documentatie Het projectarchief bestaat feitelijk uit twee delen: het archief van de projectorganisatie en het opleverdossier waarin de realisatie van de bouw is vastgelegd. Het projectarchief is als volgt ingedeeld waarbij een onderverdeling is gemaakt in deelprojecten A t/m T:

A. Realisatie Nieuwbouw Stadhuiskwartier

B. WKO Installatie

C. Sloop en bouwvoorbereiding

D. Interieur en inrichting

E. Inrichting Buitenruimten Deventer Stadshof F. Beveiliging G. Kunst H. De Hereeniging I. Bedrijfsrestaurant K. Raadzaal en Koffiekamer R. Renovatie Stadhuis en Landshuis S. Omgevingsmanagement T. Duurzaamheid

Voor algemene onderdelen kende de archivering de volgende onderverdeling:

1 Opdrachten /opdrachtgever 2 Aanbesteding/contracten 3 Besluiten B&W , Raad en Directie

4 Financiën 5 Projectorganisatie 6 Project Planning 7 Informatiebeheer


8 Kwaliteit en Beheer 9 Risicomanagement 10 Communicatie extern

11 Communicatie intern 12 Adviseurs extern

13 Verslagen 14 Rapporten en tekeningen

15 Stakeholders/belangenverenigingen

16 Werkgroepen intern 17 Adreslijsten

18 Vergunningen 19 Bestuurlijk overleg

Het opleverdossier is een verplichting van BAM en bevat de bewijsvoering dat het gebouw voldoet aan de eisen die daar aan gesteld zijn. Het opleverdossier als volgt ingedeeld:

In het opleverdossier zijn per leveranciermappen gemaakt. Tekeningen staan onder 01. ‘as built documenten’ en materiaal gegevens onder 05.


10. Slotwoord In deze eindrapportage wordt een zo compleet mogelijk beeld geschetst van wat het project Stadhuiskwartier inhoudt en welk complex proces is doorlopen van het initiatief tot de oplevering. Een traject dat gezien de lange voorgeschiedenis relatief kort heeft geduurd. Met de formele afsluiting van het project door college en raad komt een einde aan een lange en met veel emoties omgeven periode van discussies binnen het bestuur en de samenleving over de huisvesting van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie, en met name over de plek en de kosten. Dit alles wordt ook uitgebreid beschreven in het boek over de ontwikkeling van het Stadhuiskwartier. De discussies zijn langzamerhand overgegaan in een groeiend draagvlak en waardering voor het gerealiseerde gebouw op een plek in de binnenstad die er lang troosteloos heeft bijgelegen. Het ontwerp van Michiel Riedijk (Neutelings Riedijk Architecten) en het kunstwerk van Loes ten Anscher hebben aan deze positieve (stedenbouwkundige) impuls zeker bijgedragen. De reacties van de vele belangstellende bezoekers en de lovende kritieken in de (internationale) (architectuur)bladen doen de rest. De positieve financiële afsluiting van het project kan ook een eigen bijdrage leveren aan het draagvlak en de waardering voor het Stadhuiskwartier van alle Deventenaren en de aantrekkelijkheid van dit deel van de binnenstad. In ieder geval kan in het document “Deventer, een bericht aan de stad” bij één onderdeel een vinkje worden gezet. Het was jammer dat het gebouw als gevolg van vertragingen niet op de overeengekomen datum opgeleverd en betrokken kon worden, maar dit heeft geen afbreuk gedaan aan het positieve eindresultaat en het algehele gevoelen dat Deventer er een toplocatie bij heeft. Inwoners, instellingen en bedrijven kunnen hun bestuur en haar organisatie ontmoeten, voeden en inspireren in een eigentijds en goed geoutilleerd gebouw. Bestuur en organisatie werken nu samen op 1 plek in een toekomstbestendig en duurzaam gebouw. Het gebouw leent zich uitstekend voor ontmoeten, verdiepen en ontvangen, maar ook voor flexibel en multifunctioneel ruimtegebruik in tijden van groei en krimp. Voor de gemeente en gemeenschap was dit ook een uniek project. Dit kan maar één keer. Het komt voorlopig niet meer voor dat wij zelf voor onze eigen bestuurlijke en ambtelijke organisatie nieuw bouwen en evenmin op een krap bemeten historische plek. Toch wordt dit waagstuk, vrij naar een recensie van een landelijke kwaliteitskrant, gezien als “In Deventer kan het”. In de versterking van de (binnen)stad kan het Stadhuiskwartier dan ook uitgroeien tot een icoon van een geslaagde combinatie van nieuw- en oudbouw en moderne architectuur met allure op een historische locatie. Aan de eeuwenoude geschiedenis van het Grote Kerkhof als centrum van bestuur, kennis en levensbeschouwing wordt een nieuw eigentijds hoofdstuk toegevoegd.


BIJLAGE : TOELICHTING FINANCIËLE GEGEVENS IN HOOFDSTUK 6 Inleiding De financiële uitgangspunten zijn vastgesteld in het raadsvoorstel van 21 maart 2012 en zijn als volgt: Schema investeringskosten en exploitatielasten (bedragen in miljoen €) Samenvatting investeringskrediet en exploitatiekosten

Nieuwbouw Renovatie Stadhuis,

Landshuis en 1e etage

Hereeniging

Totaal exclusief parkeergarage

Parkeergarage Totaal inclusief parkeergarage

Grondkosten 2,24 0,08 2,32 0,41 2,72

Bouwkosten 32,38 3,88 36,25 2,44 38,70

Inrichting 5,92 1,08 7,00 0,01 7,01

Bijkomende kosten 14,82 1,24 16,06 0,95 17,01

Investering 55,35 6,27 61,63 3,81 65,43

Uit bestaande begroting 0,59 0,59 0,59

Nieuwe exploitatie 4,97 0,75 5,72 0,34 6,06

Exploitatie (gebouw gebonden) 5,56 0,75 6,30 0,34 6,65

Aanvullend aan de structurele lasten zijn incidentele lasten voorzien. Dit betreft een totaalbedrag van € 8,1 miljoen. Dit bedrag bestaat o.a. uit bouwrente, afboeking boekwaarde stadskantoor en afkoop parkeerplaatsen. Voor een deel worden incidentele lasten gedekt uit de verkoopopbrengsten van de panden in de Polstraat. De relatie tussen de verschillende hierboven genoemde onderdelen is als volgt: Uitgaande van de ‘gebouw gebonden’ exploitatielasten ad € 6,3 miljoen per jaar is een investering benodigd van € 65,4 miljoen. De kapitaallasten over de investering maken deel uit van de gebouw gebonden exploitatielasten. In aanvulling op de investering zijn er eenmalige of incidentele kosten ad € 8,1 miljoen. De eenmalige kosten hebben geen invloed op de exploitatielasten, hiervoor is apart dekking voorzien. De relatie is als volgt schematisch weergegeven: Tussen de investering en de eenmalige kosten is in beginsel geen relatie. Echter, op aanwijzing van de accountant is er een uitwisseling/verschuiving geweest tussen investeringskosten en eenmalige kosten.

Exploitatielasten € 6,3 miljoen

structurele, gebouw gebonden kosten

(kapitaallasten en onderhoud)

Investering € 65,4 miljoen structurele kosten kapitaallasten

eenmalige kosten

€ 8,1 miljoen Incidentele kosten t.l.v. reserve huisvesting

krediet € 65,4 miljoen

Reserve huisvesting


In deze bijlage worden per onderdeel de uitgangspunten en de resultaten in chronologische volgorde toegelicht. Bij de investeringskosten worden eerst de financiële instrumenten beschreven. Bij de eenmalige kosten worden de mutaties en verschuivingen/uitwisselingen tussen de investeringskosten en eenmalige kosten die zijn opgetreden, toegelicht. Tenslotte volgt een overzicht van de uitputting van het krediet. Exploitatielasten Uitgangspunt De huisvestingslasten maken deel uit van de begroting van Facilitaire Zaken. In de FZ begroting is een onderscheid gemaakt tussen gebouw gebonden kosten (alle kosten om het gebouw in stand te houden) en niet-gebouw gebonden kosten (o.a. personele kosten). Als financieel uitgangspunt voor het project geldt de berekening die deel uitmaakt van het raadsbesluit van 21 maart 2012, waarin het definitief ontwerp is vastgesteld en het krediet beschikbaar gesteld. Dit luidt als volgt: “Als financieel kader - door de raad vastgesteld - gelden de begrote huisvestingkosten in de meerjarenbegroting 2010. Hierbij moet rekening worden gehouden met de aanschaf van nieuw meubilair. Conform de goedgekeurde meerjarenbegroting zijn de exploitatielasten vanaf 2015 begroot op € 8,25 miljoen per jaar. Dit betekent dat, na aftrek van de taakstellende bezuiniging, de jaarlijkse exploitatielasten niet meer dan € 8,1 miljoen mogen bedragen (van het totale bedrag van € 8,1 miljoen is € 1,7 miljoen bestemd voor niet gebouw gebonden kosten zoals salarissen, wagenpark, etc. en € 6,4 miljoen voor gebouw gebonden kosten)”. Voor het definitieve ontwerp zijn de structurele gebouw gebonden lasten uitgaande van een investering van € 65,43 miljoen berekend op € 6,3 miljoen. Hiermee is impliciet het eerdere uitgangspunt voor de gebouw gebonden kosten van € 6,4 miljoen naar beneden bijgesteld tot € 6,3 miljoen. Dit bedrag is exclusief de exploitatielasten van de parkeergarage ad € 0,3 miljoen. Realisatie De begroting van FZ in 2016 bevat onderdelen die er bij het vaststellen van de uitgangspunten voor het Stadhuiskwartier niet waren. Om een vergelijking te kunnen maken met het gestelde uitgangspunt moeten van de huidige begroting de personele en DOWR kosten worden afgetrokken. Andere kosten die moeten worden afgetrokken om de vergelijking te kunnen maken, betreffen o.a. de mobiliteitskaart en de kosten voor de exploitatielasten voor parkeergarage’. Zoals uit onderstaand schema blijkt is de vergelijkbare exploitatiebegroting FZ ad € 6,04 miljoen voor 2016 substantieel lager dan het uitgangspunt van € 6,3 miljoen.

Exploitatielasten (bedragen in €)

Begroting FZ 2016, inclusief DOWR 9.900.000

af: aandeel DOWR personeel -600.000

af: aandeel DOWR locatie -900.000

Begroting FZ 2016, zonder DOWR 8.400.000

af: niet in kader 2012 (o.a. mobiliteitskaart) -600.000

af: dekking parkeren -300.000

Geschoonde begroting 7.500.000

af: niet gebouw gebonden -1.460.000

Gebouw gebonden 6.040.000

Investering Uitgangspunt Op 15 september 2010, toen de eerste financiële uitgangspunten door de raad zijn bevestigd, moest het ontwerpproces nog beginnen. Er lag dus nog geen voorontwerp. Om de verschillende ontwikkelingsmogelijkheden te kunnen beoordelen is toen een calculatiemodel ontwikkeld om inzichtelijk te maken wat die mogelijkheden inhouden in termen van investering, exploitatie en inpassing binnen de bestaande exploitatie.


In de notitie Financiële onderbouwing, toelichting op het calculatiemodel d.d. 26 januari 2011 is de raad nader geïnformeerd over de werking van het model en de gehanteerde normen en kengetallen Het model bevatte dermate gedetailleerde bedrijfsgevoelige c.q. aanbestedingsinformatie dat door het college is besloten om er geheimhouding op te leggen, die later werd bekrachtigd door de raad. Bij de vaststelling van het voorontwerp op 12 oktober 2011 en later bij het definitief ontwerp op 21 maart 2012 zijn de te verwachten investeringskosten voor het Stadhuiskwartier opnieuw in het model berekend. Op basis van die laatste berekening heeft de gemeenteraad de middelen vrijgegeven voor het Stadhuiskwartier inclusief parkeerkelder en het verduurzamen van de bestaande panden en de functionele aanpassingen op de 1e verdieping van De Hereeniging. Uitgaande van de geraamde investering van € 65.450.000 is het krediet vastgesteld. Het calculatiemodel is voor de beheersing van de kosten niet geschikt. De gegevens gegenereerd in het calculatiemodel zijn daarom omgezet in een projectbeheersysteem (PBS). Begin 2013 zijn de geraamde kosten toebedeeld aan 11 deelprojecten en ondergebracht in het projectbeheersysteem (PBS). De onderverdeling is in maart 2013 ter inzage gegeven aan de raad. De structurele lasten van de deelprojecten zijn in het PBS gemonitord. Het bestuurlijk overleg (BO) met bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever is periodiek geïnformeerd over de uitputting van de deelbudgetten. De raad is een aantal keren in besloten bijeenkomsten bijgepraat. Nadat de geheimhouding voor een deel van de financiële onderleggers is opgeheven is een openbaar overzicht verstrekt waarbij voor deelprojecten die nog ingekocht moesten worden, het budget op € 0 was gesteld. Met de aanstaande finale opheffing van de geheimhouding kan nu het finale financiële overzicht worden getoond. Financieel overzicht per 30 juni 2016 (bedragen in €)

Rubriek Omschrijving Goedgekeurd

budget

Totale

kosten

Resultaat

Totalen excl. BTW 12.03.2013

200 Bouwrijp maken 3.192.000 3.320.752 -128.752

210 EBM contract 37.586.077 38.527.113 -941.036

220 De Hereeniging 350.000 726.786 -376.786

230 duurzame energievoorziening 658.000 1.059.487 -401.487

240 interieur & inrichting 5.070.966 2.589.901 2.481.065

250 raadzaal & koffiekamer 750.000 869.062 -119.062

260 ICT infrastructuur 300.000 241.825 58.175

270 beveiliging 496.443 50.985 445.458

280 keuken 300.000 331.965 -31.965

290 buitenruimte 968.750 607.407 361.343

300 kunst 50.000 734.031 -684.031

310 advieskosten 7.485.500 8.386.787 -901.287

320 bijkomende kosten 4.844.583 6.563.756 -1.719.173

330 reserve onvoorzien 1.988.599 665.385 1.323.214

340 prijsstijgingen 867.131 0 867.131

Totaal 64.908.049 64.675.242 232.807

0,84% btw (0,84% niet verrekenbaar) 545.228 543.272 1.956

Totaal incl. btw 65.453.277 65.218.514 234.762

Uit het overzicht blijkt dat de investering c.q. de structurele gebouw gebonden lasten afgerond € 65.22 miljoen bedraagt c.q. bedragen. In bovengenoemde investeringskosten zijn - in afwijking van de uitgangspunten, op aanwijzing van de accountant - sommige kosten niet en andere kosten wel als structurele kosten beschouwd. Dit betekent dat er een verschuiving is opgetreden tussen structurele en incidentele lasten.


De mutaties betreffen de sloopkosten en de openingskosten die als incidentele lasten zijn geboekt, en de kosten voor de afkoop van de parkeerplaatsen en de bouwrente tot 2013 die als structurele kosten zijn geboekt. Per saldo is in het financieel overzicht ruim €1,2 miljoen meer aan structurele kosten opgenomen c.q. minder aan incidentele kosten dan waarvan was uitgegaan. De mutaties zijn in onderstaand schema samengevat. Schema mutaties tussen structurele en incidentele lasten (bedragen in €)

Structurele kosten die als incidentele kosten zijn geboekt Begroot Structurele kosten

Sloopkosten 985.000 -985.000

Openingskosten 150.000 -150.000

Incidentele kosten die als structurele kosten zijn geboekt Begroot Structurele kosten

Afkoop parkeren 0 1.480.000

Rente 0 858.860

Toename structurele kosten 1.203.860

Eenmalige kosten Uitgangspunt In het raadsvoorstel van 21 maar 2012 is uitgegaan van incidentele lasten met een totaalbedrag van ruim € 8,1 miljoen. Dit bedrag bestond onder andere uit € 4,8 miljoen bouwrente, € 2,4 miljoen afboeking boekwaarde oude stadskantoor en € 0,9 miljoen afkoop parkeerplaatsen. Voor een deel zouden de incidentele lasten worden gedekt door de opbrengsten van de panden in de Polstraat, een ander deel uit de reserve huisvesting. Realisatie De incidentele kosten die ten laste zijn gebracht van de reserve huisvesting, zijn lager dan waarvan was uitgegaan, maar daar staan andere kosten tegenover die wel ten laste zijn gegaan van de reserve huisvesting. Gedurende het project is ook een aantal toevoegingen aan de reserve huisvesting gedaan. Zo staan tegenover de tegenvallende opbrengst bij de verkoop van de panden in de Polstraat voordelen door een vrijval van kapitaallasten en rente en afschrijvingsvoordelen. Per saldo is minder onttrokken aan de reserve huisvesting dan waarvan was uitgegaan. Schema kosten t.l.v. reserve huisvesting (bedragen in €)

Uitgaven t.l.v. reserve huisvesting Begroot Werkelijk

Afboeking boekwaarde 2.400.000 2.326.070

Eenmalige last bouwrente 4.830.000 3.702.737

Afkoop parkeren 900.000 0

Sloopkosten 0 985.000

Vertragingskosten 0 504.000

Achterstallig onderhoud 0 650.000

Openingskosten 0 150.000

Totaal onttrekking uit reserve huisvesting 8.130.000 8.515.807

Toevoegingen aan reserve huisvesting

Opbrengst panden Polstraat 2.663.200 1.395.000

Vrijval kapitaallasten i.v.m. versneld afschrijven 0 344.200

Rentevoordeel a.g.v. lager krediet dan begroot 0 33.000

Voordeel rente en afschrijving SHK 0 1.264.015

Totaal toevoeging aan reserve huisvesting 3.036.215

Saldo onttrekking uit reserve huisvesting 8.130.000 5.479.592


De verantwoording met betrekking tot de reserve huisvesting vindt plaats binnen de reguliere P&C cyclus. Volstaan wordt met een vergelijking van de stand van de reserve op 1 januari 2012 met de stand bij de afsluiting van het project. Hieruit blijkt dat ondanks de aanspraak op de reserve huisvesting de omvang van de reserve iets is toegenomen. Stand reserve huisvesting (bedragen x €)

Stand reserve huisvesting per 1 januari 2012 2.098.202

Saldo ingezet voor Stadhuiskwartier -2.875.791

Saldo resultaat op 'niet' Stadhuiskwartier 2.896.606

Stand reserve huisvesting per 30 juni 2016 2.119.016

De conclusie is dat de incidentele kosten voor het project binnen de reserve huisvesting zijn gedekt. Krediet Het krediet betreft structurele kosten. Het krediet is in 2012 vastgesteld op basis van de berekening van de projectkosten. Naar nu blijkt mogen de openingskosten niet ten laste worden gebracht van het krediet. In de zomerrapportage 2016 is daar melding van gemaakt. Feitelijk betekent dit dat het krediet met € 150.000 is verlaagd. In onderstaand schema is de stand van het krediet weergegeven. Krediet (bedragen in €)

Krediet

Juli 2010 700.000

Januari 2011 500.000

ZMRP 2011 250.000

Oktober 2011 2.000.000

Maart 2012 62.000.000

Totaal krediet 65.450.000

Uitputting krediet

Uitputting krediet tot 31 december 2015 60.131.060

Begroting / Restant krediet per 31 december 2015 5.318.940

niet activeren openingskosten (ZR 2016) - 150.000

Saldo lasten en baten tot 30 juni 2016 - 2.770.040

Uitstaande verplichting en facturen -1.729.025

Onderhanden werk niet in verplichting of workflow -435.112

Kredietruimte ( NB dit is niet vrij te besteden!) 234.762

Met deze kredietruimte wordt de investering lager. Dat is niet vrij te besteden geld, maar dat vertaalt zich in lagere exploitatielasten.


MEDIA OVER STADHUISKWARTIER

***** Deventer laat zien dat het kan. Het Deventer stadhuis is een voorbeeld

van hoe volmaakt nieuwbouw kan functioneren in een oud stadscentrum – NRC

Next, 8 april 2016

**** Het nieuwe stadhuis van Deventer is een fraai, hedendaags palazzo. Neutelings Riedijk Architecten maakt van het nieuwe stadhuis van Deventer een indrukwekkende ruimte, die bovendien goed werkt – Volkskrant, 12 april 2016 ****Het nieuwe Stadhuiskwartier van Deventer weet dankzij zijn inpassing goed aan te sluiten op de omringende morfologie. Het complex vormt hierdoor aan alle kanten een gevarieerde verschijning. Tegelijkertijd biedt het gebouw een hoge graad van openbaarheid en een warme sfeer, waarmee het een rol opeist als kloppend hart van de stad - De Architect, mei 2016 ****Een ‘agora’ voor Deventer. Als stelsel van pleinen is het stadhuis van Deventer in zijn hart een publieke plek – Architectenweb.nl, 23 maart 2016 ****Deventer heeft er een monument bij. Niet officieel, daarvoor is het te nieuw. Maar wat een juweel van een stadskantoor is er neergezet in het prachtig gerestaureerde oude centrum van de Koekstad. Eigentijds, maar smaakvol ingepast tussen het historische stadhuis en oude omgeving, architectonisch een schoolvoorbeeld van harmonie tussen oud en nieuw – MONUMENTAAL, juni 2016

2016-001137-Eindrapportage project stadhuiskwartier · Stadhuiskwartier Eindrapportage 8 3....

Documents

Transcript of 2016-001137-Eindrapportage project stadhuiskwartier · Stadhuiskwartier Eindrapportage 8 3....