17 november 2014

Kurt Jacobs

NU:

Pers en communicatie bij

De Ambrassade & Vlaamse Jeugdraad

VOORHEEN:

Communicatie bij Steunpunt Jeugd, Gooikoorts,

Dazzle Events, Vormingplus, Outsource & Neos

Journalist bij Ring-TV & Supermagazine

• Waarom wil ik in de media verschijnen?

• Een strategie en een plan

• De spelregels intern verspreiden

• Persrelaties opbouwen en onderhouden

• Verwachtingen van een journalist

• Embargo, off the record, anonimiteit…

• Crisiscommunicatie

• Tools en technieken

• Evalueren

• Persberichten schrijven

• Mediatraining

• “We zijn goed bezig”

• Personeel motiveren

• Gratis reclame

• Imago en naambekendheid

• Fondsen aantrekken

• Druk op de politiek uitoefenen

• Publiek informeren

• Foutieve informatie rechtzetten

• Educatie

Een strategie zou kunnen zijn:

• Spektakel maken, controverse opwekken

• Referentiepositie uitbouwen door betrouwbare info te verspreiden en reageren op gebeurtenissen in de actualiteit

• Media breed bespelen, wet van grote getallen

• Werken met sommige media via primeurs

• Media teasen, verwachtingen creëren

Media breed bespelenReageren op actualiteit“Wij reageren ALTIJD!”

Reageren op actualiteitSoms primeursSoms spektakel makenDruk op politiekNaambekendheid

WET VAN DE GROTE GETALLEN

WET VAN DE GROTE GETALLEN

7952 (!)

>>> Druk op politiek>>> Controverse opwekken>>> Spektakel maken

>>> Reageren op actualiteit>>> Naambekendheid>>> Crisiscommunicatie

Zet de volgende elementen zeker in je plan:

• Welke beleidsdoelstellingen willen we via de pers realiseren of ondersteunen?

• Wat willen we bereiken met persaandacht?

• Over welke thema’s of onderwerpen willen we communiceren met de pers?

• Brengen we positief, negatief of neutraal nieuws? Wanneer wel/niet?

• Welke doelgroepen willen we bereiken?

• Hoe intensief willen we met de pers communiceren?

• Hoe gaan we de impact van onze inspanningen meten?

• Wie zorgt er voor de contacten met de pers, wie is de woordvoerder, welke procedures spreken we af?

• Welke procedure moet gevolgd worden om een persbericht of contact te valideren?

• Wie beslist of er gereageerd wordt op berichtgeving of niet?

• Hoe komt de persverantwoordelijke aan nieuws vanuit de organisatie?

• Hoe wordt er omgegaan met lekken?

• Hoe circuleren de resultaten in de organisatie?

• Procedures rond crisiscommunicatie

Wie zorgt er voor de contacten met de pers, wie is de woordvoerder, welke procedures spreken we af?

Wie zorgt er voor de contacten met de pers, wie is de woordvoerder, welke procedures spreken we af?

Wie zorgt er voor de contacten met de pers, wie is de woordvoerder, welke procedures spreken we af?

1. Wie is de doelgroep?

2. Wat is de boodschap?

3. Welk effect wil ik bereiken?

4. Welke actie ga ik opzetten?

5. Wanneer ga ik de actie opzetten?

6. Welke media wil ik bereiken?

7. Wat verwachten de media van mij?

8. Welke verhalen heb ik?

9. Wanneer ben ik tevreden over de actie?

Jongeren tussen 12 en 30

Stem!

2000 stemmers

Persmoment op school

Eerste kiesdag, 10u30

Jongerenmedia, radio, tv

Jongeren, beeld

Jongeren, online stemmen!

2000 stemmers

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Jongerenmedia, radio, tv

• Zorg dat de spelregels intern bekend zijn

• Gebruik daarvoor de bestaande interne communicatiekanalen (intranet, dienstnota…)

• Organiseer informatiesessies, opleidingen of mediatrainingen voor personeelsleden die met journalisten in contact komen (onthaal, experts, topmanagement…)

• Verspreid je gegevens, verzamel gegevens

• Verspreid persberichten ook (eerst) intern

• Een perscontact is gemakkelijk, een persrelatie is een uitdaging

• Eerst en vooral: hou de media in de gaten en kijk hoe andere organisaties (concurrenten) in de media komen

• Maak jezelf bekend bij journalisten die relevant zijn voor jouw organisatie (formeel en informeel)

• Bouw langetermijnrelaties op

• Maak afspraken met de journalist (communicatieovereenkomst)

• Beschouw een journalist als een partner

• Op je website: maak een rubriek ‘Pers’ (persberichten, logo’s, beeldmateriaal…)

• Zorg dat je LinkedIn-profiel in orde is

• Volg journalisten op Twitter

• Benader ze persoonlijk, nodig ze bij jou uit of ga hen opzoeken

• Vermijd overkill, niet doodknuffelen

• Ga voor verhalen ‘op maat’

• Vraag feedback aan journalisten

• Wees zuinig met lezersbrieven, rechtzettingen en recht van antwoord: ‘foute berichtgeving’ is opportuniteit voor relatieopbouw

• Ga beter voor een andere regeling: onderhandel bijvoorbeeld over een ander artikel

• Win/win: zorg dat de relatie voor beide voordelen inhoudt

• Een goed verhaal

• Crisissen, conflicten, controverse

• Linken aan actualiteit (dag van de…)

• Ongewoon, verrassend karakter

• Identificatie

• Emoties

• Cijfers en beelden

• Populaire thema’s (gezondheid, comsumptie, werk…)

• Probeer voor je organisatie ook ‘sexy’ thema’s te definiëren

• Komkommerperiode: stel een lijst samen van zaken die op dat moment kan doorspelen naar media (zeker tijdens de vakanties is er veel mogelijk)

Primeur Scoop

-------------Voor wat

hoort wat: onderhandelen

over plaats in de krant, nakijken

reportage…

Primeur Scoop

-------------Voor wat

hoort wat: onderhandelen

over plaats in de krant, nakijken

reportage…

>>> Case rond primeur: Niets mis mee?! aka “De Seksdoos”>>> Scoop: De Morgen (persrelatie) groot artikel !!>>> Nadien: alle kranten, VRT Journaal, Koppen…

Primeur Scoop

-------------Voor wat

hoort wat: onderhandelen

over plaats in de krant, nakijken

reportage…

• Veel media-aandacht

• Grote lancering zonder veel inspanningen

• In veel media ook het verhaal mee kunnen maken

• Veel ophef

• Honderden klachtenmails

• Crisiscommunicatie was nodig

• Veel werktijd

+

-

• Oud nieuws. Kan de relatie op de helling zetten

• Onvolledigheid (contactgegevens!, ontbreken link naar hires beelden, url…) hoe meer je zelf doet, hoe minder de journalist moet doen, hoe groter de kans dat nieuws wordt opgepikt

• Slordigheden (schrijfwijzen, data…)

• Meteen bellen na versturen van een persbericht

• Recht van antwoord eisen. Beter fout proberen recht te zetten door een nieuw nieuwsitem

• Nalezen versus herschrijven. Beperken tot rechtzetten van feitelijke fouten!

• Deadlines niet respecteren (bijv: nalezen kan je op een uur…)

• Steel met je ogen en je oren

• Zoek bureau bij toiletten en de koffiemachine

• Maak je persbericht op maat

• Communiceer, maar met mate

• Nieuws is schrapen of schrappen

• Zorg voor een mooi plaatje

• Laat nooit de grote baas bellen

• Wees sneller dan je schaduw

• Alternatieve media maken school

Nieuwsembargo

Je kan de journalist vragen om informatie later, op een bepaald tijdstip, te verspreiden. Leg geen al te lange wachttermijn op + goed uitleggen waarom je een embargo instelt

Off the record

Je vraagt om bepaalde informatie in geen geval te verspreiden. Gebruik dit zo weinig mogelijk. Een journalist blijft een journalist, hij zal de informatie sowieso gebruiken

Anonimiteit van bron

Je vraagt de journalist om je niet als bron te vermelden. Verwacht echter niet dat je op simpele aanvraag een anonieme bron wordt

• Elke organisatie kan in een crisissituatie belanden (brand, ongeval, staking, faillissement…)

• Voorzie een crisiscommunicatieplan: kernboodschappen, doelgroepen van de organisatie, statements, Q&A, contactlijsten, communicatiekanalen/-procedures

• Omschrijf duidelijk het probleem + impact

• Check de waarheid en betrouwbaarheid vooraleer je naar de journalisten communiceert

• Prioriteit: interne communicatie

• Wees beschikbaar voor vragen v. journalisten

• Je kan journalisten vragen om het standpunt van je organisatie goed in de verf te zetten

• Integreer sociale media (@pukkelpop, #okpp)

• Persbericht (2.0)

• Persconferentie

• Interview

• Sociale media

• Persbericht

• Persconferentie

• Interview

• Sociale media

• Een persbericht verstuur je naar journalisten (als je die kent) en naar redacties

• Efficiënt en goedkoop om de pers en een groot publiek te bereiken

• Journalisten ontvangen dagelijks massa’s persberichten, het komt er dus op aan om journalisten zo ver te brengen dat ze jouw persbericht lezen (en er iets mee doen)

300/dag (!)

90%

• Journalisten lezen vooral berichten van afzenders die ze kennen en vertrouwen

• Journalisten moeten je niet alleen kennen, maar ook (h)erkennen als betrouwbare bron

• Journalisten hebben weinig tijd: meer kans dat ze je persbericht overnemen als het goed geschreven is en als het echt nieuws/goed verhaal bevat

• Stel persberichten op voor alle media

W W W W W H

WieWatWaar

WanneerWaaromHoe

1. PERSBERICHT VAN (bron, van wie komt het)

2. Datum (dag vd verspreiding vh bericht)

3. Titel (aandacht trekken, essentie weergeven, 90 karakters voor verspreiding via Belga)

4. Eerste alinea

• Belangrijkste alinea, journalist leest meestal niet verder dan de eerste vijf regels

• Zwart/wit, copy/paste als kort artikel idkrant

5. Body:

• Meer informatie om Waarom? en Hoe? te beantwoorden en achtergrond te geven, 1 gedachte per alinea

• Goed persbericht: niet langer dan 1 A4, oprolbaar

• Quotes en tussentitels zijn interessant

6. 1 contactpersoon mét GSM-nummer

7. Boilerplate

1

1

3

4

5

6

7

2

• Verstuur je persbericht per e-mail (tekst of inleiding in de mail zelf, onderwerp in de titel van je mail, persbericht als pdf in bijlage)

• Versturen in de late voormiddag (voor 11 uur) of in de vroege namiddag (voor 14 uur)

• Wees bereikbaar na het versturen van je bericht (contactpersoon die op het persbericht staat)

• Benader journalisten/redacties om te weten of ze je bericht goed hebben ontvangen (even bellen nadat je je persbericht hebt uitgestuurd)

• Vergeet niet om ook je eigen collega’s in te lichten

• Vraag geen embargo van meerdere dagen

• Overweeg zeker ook een social media press release

• Want: een persbericht is niet alleen voor journalisten bestemd

• Korter en krachtiger, met foto’s, video’s, presentaties, klaar voor online gebruik

• Journalisten moeten niet op verschillende plaatsen op zoek naar foto’s, video’s…

• Links naar sociale media

• Met een 2.0 persbericht bereik je een breder publiek: journalisten, bloggers, ‘volgers’ op Twitter, ‘fans’ op Facebook…

• Persbericht bevat alle kenmerken van een goed (traditioneel) persbericht

• Links naar sociale media

• Met een 2.0 persbericht bereik je een breder publiek: journalisten, bloggers, ‘volgers’ op Twitter, ‘fans’ op Facebook…

• Persbericht bevat alle kenmerken van een goed (traditioneel) persbericht

• Journalisten nemen steeds minder deel

• De verhalen moeten een toegevoegde waarde hebben om de aandacht te trekken

• Wees spaarzaam: persconferenties zijn voor jou en voor de journalist zeer tijdrovend

• Als de informatie tot haar recht komt in een persbericht, organiseer dan geen persconferentie

“LESS IS MORE!”

• Als je denkt dat journalisten veel vragen gaan stellen of interviews gaan vragen, dan is een persconferentie interessant

• Als je iets fysiek wil en kan tonen, een demonstratie wil geven of gewoon zeer leuke beelden hebt

• Bij complexe onderwerpen of thema’s die al enige tijd in de media zitten

• Bij sommige crisissituaties

“DOEN!”

• Denk goed na over de datum (check agenda op Belga, speel in op ‘Dag van de…’ of andere interessante gebeurtenissen…)

• Denk goed na over de uitnodiging: beter wat minder volk, maar wel de juiste personen

• Verstuur de uitnodiging per e-mail 2 weken vooraf

• Neem een dag of twee dagen over voorhand contact op met de journalisten of de redacties om te checken of ze de uitnodiging ontvingen en of ze van plan zijn naar de conferentie te komen

• Best in de late voormiddag (rond 11 uur) of de vroege namiddag (14 uur)

• Een goede persconferentie duurt zeker niet langer dan een uur

• Voorzie tijd voor vragen, interviews, informele gesprekken

• Locatie: centraal gelegen, gemakkelijk bereikbaar, geschikt voor interviews…

• Eventueel een toepasselijke locatie (rond bouwwerken op een erf, rond rookverbod in café…)

• Uiteenzetting van verschillende sprekers

• Probeer een verhaal aan te brengen in visueel materiaal (steenlegging, visuele actie…)

• Aanwezigheid minister of bekende Vlaming is interessant, maar pas op dat de aandacht niet wordt afgeleid (wel: peter/meter)

• Maak het de journalist zo gemakkelijk mogelijk: stel al het materiaal beschikbaar (USB-stick, link naar je Press Room)

• Noteer wie aanwezig is (vul perslijst aan), afwezigen kan je contacteren en eventueel materiaal bezorgen

• Geef relevante informatie, anders boze journalisten

• Bezorg je documenten niet op voorhand

• Niet in een gouden kooi: journalist wil na de persconferentie meteen vertrekken (geen rondvaart, rondleiding…)

• Geen waardevolle geschenken: ze doen gewoon hun job

• Brief je collega’s over de persconferentie

• Blijf bereikbaar in de uren die volgen op een persconferentie: verduidelijkingsvragen, bevestiging van de cijfers…)

Jongerenmedia, radio, tv

Jongerenmedia, radio, tv

• Geslaagd interview = voorbereid interview

• Sommige journalisten vallen meteen met de deur in huis en willen hier en nu informatie verkrijgen (die boot moet je afhouden)

• Vraag de gegevens van de journalist (termijn, onderwerp, omvang van het artikel…) en beloof hem zo snel mogelijk terug te bellen

• Ga na wie de journalist is (kent hij je sector, vakjournalisten weten meestal iets meer over je thema)

• Welk medium (en dus: voor wie is de boodschap bedoeld? Dag Allemaal is Terzake niet)

• Wat is de aanleiding (wat leeft er over het onderwerp, zijn er al berichten over verschenen…?)

• Bepaal wie de journalist te woord zal staan (volgens de procedures in je organisatie)

• Informeer je goed en bereid de boodschap voor (Q&A, kernboodschappen die je zeker wil meegeven)

• Journalisten zijn informatieprofessionals. Ze verwachten van jou hetzelfde professionalisme (mediatraining als je dat nodig acht)

• Zeker polsen naar de eerste vraag (“Kunt u mij een voorbeeldvraag bezorgen?”)

• Durf gerust ook te polsen naar alle vragen (de kans dat ze je die geven is nihil)

• Kies indien mogelijk zelf de setting (bij je logo, op een rustige plaats…)

• Vat de kern van je boodschap in een twintigtal seconden samen (=kernboodschap)

• Belangrijkste eerst vertellen (kernboodschap)

• Ook afsluiten met je kernboodschap

• Ja / nee vraag: beantwoorden met “Zoals ik al zei” of “Zo eenvoudig ligt het niet”

• Geen commentaar: niet doen! “Het is voorlopig te vroeg om op de feiten vooruit te lopen”

• Gebruik taal die is aangepast aan je publiek

• Wees beknopt, concreet en beeldrijk

• Je (non-verbale) houding is ook belangrijk: ontspan, spreek traag en articuleer goed

• Varieer je toonhoogte, leg accenten op dingen die belangrijk zijn

• Hou oogcontact, maar overdrijf niet

• Draag een gepaste outfit, onopvallende kleding en neutraal voorkomen (geen gestreept pak, geen ruitjes of bolletjes…)

• Lieg nooit (zeg niet ‘Ik denk’… maar ‘Het is’)

• KISS (Keep it short and simple, draai niet rond de pot)

• Gebruik de brugtechniek (verbind je antwoorden met je kernboodschappen via ‘De essentie is…’ of ‘Als je 1 ding moet onthouden, is het dat…’)

• Hou vast aan je gedragslijn en herhaal je kernboodschappen

• Zorg ervoor dat de journalist de naam en de titel van de geïnterviewde kent + naam van je organisatie

• Blijf professioneel tot op het einde

• Check na het interview of de journalist je goed begrepen heeft

• Blijf bereikbaar in de volgende uren

• Volg van nabij de verspreiding en de eventuele gevolgen van je optreden in de media

• Zorg ervoor dat de journalist de naam en de titel van de geïnterviewde kent + naam van je organisatie

• Blijf professioneel tot op het einde

• Check na het interview of de journalist je goed begrepen heeft

• Blijf bereikbaar in de volgende uren

• Volg van nabij de verspreiding en de eventuele gevolgen van je optreden in de media

• Kies zelf de setting van het interview

• Check je uiterlijk net voor het interview

• Sta stevig in je schoenen (niet wiebelen)

• Kijk naar de journalist, niet naar de camera

• Luister ook als iemand anders aan het woord is, je reacties worden soms gefilmd

• Laat interviewer of gesprekspartner uitpraten

• Vraag eventueel een tweede take

• Kernboodschappen(!)

• Zorg ervoor dat de journalist de naam en de titel van de geïnterviewde kent + naam van je organisatie

• Blijf professioneel tot op het einde

• Check na het interview of de journalist je goed begrepen heeft

• Blijf bereikbaar in de volgende uren

• Volg van nabij de verspreiding en de eventuele gevolgen van je optreden in de media

• Schrijf of herschrijf een persbericht over een actie van jouw organisatie

• Bepaal of je het zinvol vindt om voor deze actie een persmoment te organiseren: waarom wel/waarom niet en hoe zou je dat dan aanpakken

• Op basis van het persbericht zal de regionale televisie straks ook een interview afnemen

Kurt Jacobsjacobskurt@hotmail.comwww.twitter.com/jacobskurtwww.linkedin.com/jacobskurtwww.facebook.com/jacobskurt