Mobile-BI: de juiste

cijfers, hoe 'cool' is dat?

Door: Gerrit Versteeg

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 2

Mobile-BI, het dashboard in de boardroom. Werkelijkheid? Nog maar heel rudimentair als we om

ons heen kijken. En of het gaat gebeuren blijft vooralsnog een vraag. Laten we eerst eens

beginnen met het wegnemen van de belangrijkste barrière, ofwel zorgen voor de juiste cijfers op

dat kleine scherm!

In hoeverre die mooie tablets nu werkelijk gebruikt worden in de Nederlandse bestuurskamers is

nog steeds onbekend. Veel managers zijn geïnteresseerd, nemen initiatief en schaffen een

dergelijke 'compacte computer' aan. Toch zien we tijdens meetings nog bijna geen managers

verdiept in hun iPad of Galaxy Tab voor het lezen van hun vergaderstukken, het maken van

notities of het bekijken van hun cijfers. Alle paperless voornemens ten spijt. Papier kladdert nu

eenmaal zo prettig.

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 3

De juiste cijfers

We kunnen het de manager wel zo makkelijk mogelijk maken. Hoe? Door de juiste en vooral

relevante cijfers ter beschikking te stellen. En dan wel op zo’n manier dat een aanvullend cijfer

direct - zonder tussenkomst van IT - kan worden opgehaald. Dus minimaal een interactief

dashboard! Maar wat zijn de juiste én relevante cijfers? Daarvoor moeten we in het

managementproces duiken. Dat proces moet immers uiteindelijk ondersteund worden met goede

informatie, zodat beslissingen snel en op juiste gronden genomen kunnen worden.

Voorbeeld manager uren/projecten-bedrijf

Stel je voor dat je de operationeel of financieel manager van een bedrijf bent dat zowel

medewerkers op uur-basis ter beschikking stelt aan klanten als complete projecten uitvoert

onder eigen verantwoordelijkheid. Denk bijvoorbeeld aan een ingenieursbureau of

architectenbureau. Wat zijn voor hen zinvolle cijfers? Welke cijfers zijn noodzakelijk voor hun

besluitvormingsproces en wanneer grijpen ze in?

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 4

Managers krijgen - wat betreft hun urenbedrijf - snel inzicht in de stand van zaken via

bijvoorbeeld DuPont-schema’s. In de onderstaande afbeelding zie je bijvoorbeeld direct de

winstgevendheid, uren-efficiëntie en prijs-efficiëntie voor elke willekeurige selectie. Zo kun je

cijfers selecteren op jaar, maand, week en dag, maar ook selecties maken voor specifieke

medewerkers. Bovendien is informatie met betrekking tot optredende afwijkingen van het

gemiddelde, snel grafisch inzichtelijk.

Ook zijn er dashboards nodig die inzicht geven in productiviteit, welke uren belastbaar zijn en

wat de verdeling en het gebruik van niet-productieve uren is. Daarnaast is het van belang dat je

trends kunt vaststellen, snel en inzichtelijk.

Projecten zijn lastiger meetbaar in vergelijking tot bovenstaande zaken. Hier zijn namelijk

factsheets nodig rond bijvoorbeeld onderhanden werk en de exposure met betrekking tot risico’s

rond fixed-price projecten. En dit het liefst niet alleen per project, maar ook voor de hele

project-portfolio. Een onmisbaar snoepje voor de controller.

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 5

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 6

Wat betreft projectmanagement is een snel inzicht in de voortgang en waarschijnlijke einddata

en winstgevendheid van lopende projecten erg belangrijk. Projecten in de probleemzone moeten

nader worden bekeken in de boardroom en eventueel worden bijgestuurd.

Hiervoor zijn ook managementtechnieken voorhanden, denk bijvoorbeeld aan EVM (Earned

Value Method), eventueel aangevuld met het Earned Schedule.

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 7

In de afbeelding hieronder zie je de belangrijkste indicatoren.

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 8

Het balkenschema linksboven geeft in één oogopslag de status van lopende projecten weer met

gekleurde indicatoren per maand. Groen betekent alles oké en rood staat voor attentie, bijsturen

dus. Ook grafieken met de Cost Performance Index (CPI) en de Schedule Performance Index

(SPI) maken afwijkingen in projectkosten en -planning snel inzichtelijk.

Dergelijke dashboards helpen bij een zinvolle en op feiten gebaseerde discussie en

besluitvorming in de boardroom, zeker als je jouw tablet op een grote monitor kan aansluiten.

Zolang jouw dashboards aansluiten bij de manier waarop de besluitvorming in de boardroom tot

stand komt, verhoog je de kans dat de tablets ook werkelijk gebruikt gaan worden door

managers.

Mobile-BI: de juiste cijfers, hoe 'cool' is dat?

Pg, 9

Wil je meer informatie over Mobile-BI? Klik dan hieronder voor onze gratis Mobile-BI

brochure:

Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.

Dit blogartikel is geschreven door Gerrit Versteeg.