Unfold your potential

Anton Maes

D&C Services

Dag van FM 26 maart 2015

Unfold your potential

LEEFMILIEU BRUSSEL OP DE T&T-SITE:

CHANGE MANAGEMENT TER ONDERSTEUNING

VAN EEN ICONISCH PROJECT

IBGE/BIM historiek

Personeel verspreid over 5 gebouwen

Sterke groei van de administratie in bevoegdheden,

budget en personeel. In 25 jaar naar 650 personeelsleden

Typische mentaliteit

— Zeer competent en gemotiveerd, grote expertise

— Sterke perceptie van vrijheid en flexibiliteit

— Sterk verantwoordelijkheidsgevoel

Frequente wijzigingen in de organisatiestructuur

Zeer traditionele werkomgeving

3

4

CONTEXT

MANDATEN

WAARDEN

LEIDER-

SCHAP

STRUCTUUR

VERHUIS

HR

5

6

Visie

Het project is een hefboom om te komen tot:

Flexibiliteit

Zichtbaarheid

100% ecodynamisch

7

Een performant en duurzaam gebouw

41.88m lang

71.4m breed

30.8m hoog

18.357m² totale oppervlakte

2769m² kelder (250m² archieven)

366 zonnepanelen = 700 m2 = 88 000 kwh/jaar

8600 m² isolatie

Luchtaanvoer: 30 tot 90 m3 /uur/persoon, aanwezigheidsdetectie

Stroomverbruik: 2,80 EUR/m² (8,73 EUR/m² in Gulledelle)

Gasverbruik: 0,18 EUR/m² (5,17 EUR/m² in Gulledelle)

8

Directieraad

Relaisgroep Voorbereiden van

dossiers, uitwisselen

van informatie,

vertegenwoordigen

teams

Culturele

transitie

Projectteam: Operationele uitwerking en opvolging

change tracks, planning, budget

Projectmanagement

Stuurgroep Sponsors, opvolging

Projectstructuur

9

4E@T&T

Cultuur

en

resultaat

Informatie-

beheer

Infrastructuur

en uitrusting

Beeld-

vorming

Communicatie

en

samenwerking

5 change tracks

10

59%

41%

In use

Not in use

42%

17%

41%

Occupied

Taken

Empty

Meten is weten

11

Kiezen voor een nieuw soort omgeving

12

Basisprincipes

Hergroeperen van de teams in de ‘Quartiers’

Flexibele werkplekken (enkele uitzonderingen)

Cleandesk voor iedereen

Ratio van 0,8 (over het hele gebouw)

4 typische activiteiten gedetecteerd

Voorzien van alternatieve werkplekken

Afspraken rond het werkplekgebruik - charter

13

4 types werkplekken

Niet flexibel Flexibel

Weinig interactie TYPE 1

Rustig werken aan een

vaste open werkplek

TYPE 2

Rustig werk aan een

flexibele werkplek in

de open ruimte

Veel interactie TYPE 4

Te reserveren

interactieve werkplek

TYPE 3

Niet te reserveren

interactieve werkplek

14

15

16

Carrousel Amigo

Babbelkot Bar

Cabine

Capsule

17

Microplan met alternatieve werkplekken

18

Afspraken over:

Flexibiliteit

Interactie

Telefoneren

Vergaderen

Netheid

Opruimen

19

Aanleiding tot weerstand

Verhuizen naar een nieuw gebouw in een

nieuwe omgeving

Mythes rond open space

Microplanning en quartiers

Telefonie, informatica, wifi

Telewerk

Mobiliteit en parking

Praktische organisatie

Persoonlijke problematiek

…

20

2012 2014 2015

BE@T&T start • Detectie van de specifieke behoeften • Inrichten van een testproject “G0” • Start van de werken • Ontdekken van gebouw en omgeving • Lanceren interne communicatie

LB evolueert • Opstarten van de werkgroepen • Start e-newsletter • Opstart herziening van de processen (Agor@) • Verdere testfasen (clean desk, Labo,…) • Definiëring nieuw werkplekconcept •“eco-dynamic office” • Lancering brand “T&T Experience”

BE verhuist • Uitwerken Microplanning • Thematische informatie • Opstart intranet • Uitwerken charter • Uitwerken verhuiskit • Opleidingssessies voor het personeel en Mngmt • Bezoeken aan de site • Look&feel bepaling • Nulmeting • Verhuis en after work op 12/11/14

2013

BE past zich aan

• Toepassen van het nieuwe werkplek-concept

• Toepassen nieuwe werkorganisatie

• Lanceren systeem van floorstewards

• Start bezoeken aan gebouw

• Start Ecocentrum

Gefaseerde begeleiding

21