12 2012 nummer 4

Op weg naar een gedeelde voorzieningDe organisatie van digitaal archiveren

bij de Regionale Historische Centra

In het kader van Open! geeft Klaartje Pompe, voorzitter van de Werkgroep

Voorbereiding Implementatie e-Depot, een overzicht van de stand van zaken rondom een aantal

projecten om digitaal archiveren aan te pakken. Met de kennis en hulp van het Nationaal Archief

bereiden Regionale Historische Centra (RHC’s) zich voor om de digitale uitdaging aan te gaan.

Klaartje Pompe n

De Regionale Historische Centra (RHC’s)

en het Nationaal Archief bereiden zich

gezamenlijk voor op een zorgvuldige en

succesvolle implementatie van duur-

zaam digitaal archiveren. In de periode

2011-2012 werken de RHC’s intensief

samen aan vier actielijnen rondom het

beheer van archieven in een gezamen-

lijk e-Depot. Door afspraken te maken

over procesvoering, technische infra-

structuur, gegevensontsluiting en

organisatie wordt de basis gelegd om in

de toekomst al het beschikbare digitale

materiaal van de aangesloten partijen

toegankelijk te houden voor het

publiek.

Vanaf 2009 werken RHC’s met het

Nationaal Archief samen aan de

realisatie van een e-Depot.1 De software

van het e-Depot is geschikt voor

meervoudig gebruik. Geschikt dus om

op alle overheidslagen die behoren tot

het werkingsgebied van de RHC’s

– rijksinstellingen in de provincie,

provincie, gemeentes en waterschappen –

in te zetten. Uitgangspunt is dat het

Nationaal Archief met het eigen e-Depot

diensten rond opname, opslag en

preservering kan en wil verlenen aan

anderen. Centraal doen wat centraal kan

en decentraal doen wat decentraal

moet.

PilotBij de start van de samenwerking is de

aandacht uitgegaan naar de digitaal

depot applicatie, de software waarmee

de digitale informatie duurzaam

opgeslagen en toegankelijk gehouden

wordt. Nadat het Nationaal Archief in de

zomer van 2009 de eerste release van

de e-depot applicatie vrijgegeven heeft,

is in datzelfde jaar een pilot gestart met

de RHC’s. Daarbij is onderzocht op welke

manier het Nationaal Archief e-Depot

diensten zou kunnen verlenen aan de

RHC’s en daarmee ook aan andere

archief- en overheidsorganisaties. De

pilot was bescheiden in omvang en

betrof de opname van twee digitale

archieven. De ‘hands on’ ervaring om in

een testomgeving met het e-Depot te

werken, was voor de eigen mede-

werkers van de deelnemende RHC’s

– Het Utrechts Archief, Noord-Hollands

Archief en Zeeuws Archief – essentieel

om duidelijk te krijgen welke aanvul-

lende functionele wensen er waren

vanuit een RHC omgeving. Mede op

basis van de ervaringen is de software

geschikt gemaakt voor ‘multi tenants’.

Meerdere afnemers, ‘tenants’, van de

software gaan in de nabije toekomst

gebruik maken van hun eigen deel in

het e-Depot van het Nationaal Archief.2

Werkgroep Met het ondertekenen van een

convenant hebben het Nationaal Archief

en de elf RHC’s uitgesproken dat ze de

ambitie hebben om te komen tot een

optimale afstemming van ieders taken

en een optimale inrichting van het

proces gericht op de voorbereiding van

de implementatie van een gemeen-

schappelijk e-Depot bij alle deelnemers.

Deze overeenkomst is het startschot

voor de ‘Werkgroep Voorbereiding

Implementatie e-Depot (WVI) 2011-

2012’. Alle betrokkenen leveren kennis,

capaciteit en middelen die nodig zijn om

te komen tot een viertal essentiële

bouwstenen voor de implementatie van

een e-Depot. Hard- en software worden

vanuit het Nationaal Archief centraal

beheerd en geleverd. De andere

componenten – organisatie, beleid,

processen en procedures, financieel

beheer, personeel, databeheer en

databeveiliging – worden of door de

RHC’s zelf of samen met het Nationaal

Archief voorbereid.

Samen optrekkenEind 2012 levert de WVI producten op

vanuit vier secties: Werkprocessen,

Architectuur, Metagegevens en

Personeel & Organisatie. Specialisten

| Open! |

Maurice Lipsch Fotografie.

nummer 4 2012 13

van de RHC’s en het Nationaal Archief

zijn verenigd in het werkprogramma;

een mooi voorbeeld van landelijke

samenwerking en gezamenlijk

optrekken. De producten zijn in eerste

instantie bedoeld voor de eigen

voor bereiding maar kunnen ook van

belang zijn voor andere archief organi-

saties en lokale overheden. Het gaat om:

- een handboek met beschrijvingen van

de drie centrale bedrijfsprocessen van

een RHC: verwerven, beheren en

beschikbaar stellen. Om de

organisatie goed te laten werken met

het e-Depot zijn beschreven

werkprocessen onontkoombaar;

- een beschrijving van de bestaande

informatie-architectuur bij de RHC’s en

het Nationaal Archief, een beschrijving

van de noodzakelijke informatie-

architectuur en een plan hoe de

verbinding tussen beiden gelegd kan

worden;

- één toepassingsprofiel voor

metagegevens ten behoeve van

lokale overheden. Dit bevordert een

soepele uitwisseling van informatie

tussen de overheidsorganisaties en

een soepele aansluiting op het

e-Depot. Vanuit de WVI wordt gewerkt

aan een toepassingsprofiel voor het

eigen werkingsgebied;

- een beschrijving van de rollen, taken,

verantwoordelijkheden en

competentie profielen die horen bij de

centrale bedrijfsprocessen. Met het

hieraan gekoppelde opleidingstraject

zijn medewerkers van RHC’s

voorbereid op het digitale archiveren.

In de WVI, stuurgroep, werkgroep en

secties zijn vertegenwoordigers van alle

RHC’s en het Nationaal Archief actief. De

werkgroep, waarin de sectievoorzitters

zitten, zorgt voor de onderlinge afstem-

ming en informeert de stuurgroep en het

convent. Het convent bestaat uit directeu-

ren van de RHC’s en het Nationaal Archief.

De stuurgroep vertegenwoordigt het

convent en wordt gevormd door Saskia

van Dockum (Het Utrechts Archief), Eddy

de Jonge (Groninger Archieven), Hannie

Kool (Zeeuws Archief), Martin Berendse

(voorzitter, Nationaal Archief) en Lieuwe

Zoodsma (Noord-Hollands Archief).

Op hun beurt worden zij ondersteund

door de werkgroep en de secties onder

leiding van Klaartje Pompe, Kaj van Vliet

(Het Utrechts Archief), Hanneke van

Aalst (Zeeuws Archief), Andrieke Ollefers

(Gelders Archief) en Roland Bisscheroux

(Noord-Hollands Archief).

Verwachte resultatenDe WVI is in mei 2011 gestart vanuit een

onderkennen van de noodzaak

gezamenlijk op te trekken rond het

duurzaam digitaal archiveren. Het is een

bijzonder traject om met collega’s van

twaalf organisaties uit alle provincies

van het land samen te werken aan één

doel. Het Nationaal Archief levert kennis

en ervaring aan de RHC’s. De betrokke-

nen bij de WVI zijn de ambassadeurs van

het e-Depot in de eigen organisatie. Het

gaat bij de WVI maar voor een deel om

de techniek van het e-Depot; het gaat

om organisaties. De organisatie van het

RHC is met beschreven werkprocessen

rond het verwerven, beheren en

beschikbaar stellen, een eenduidige

informatie architectuur en opgeleide

medewerkers, straks voorbereid voor de

implemen tatie fase. En de organisaties

van de ketenpartners zullen een

toepassings profiel voor de

metagegevens in gebruik nemen om

aan te kunnen sluiten bij het e-Depot.

Voor de ketenpartners biedt het e-Depot

belangrijke voordelen. Het meedoen in

het gezamenlijk e-Depot, en daarmee

digitale informatie na het afdoen van

een zaak duurzaam kunnen opslaan,

betekent kostenbesparing op de

ontwikkel- en beheerkosten van de

eigen omgeving. Elk RHC brengt naar

vermogen deze boodschap en de

noodzaak voor duurzame toegankelijk-

heid van digitale informatie onder de

aandacht van de lokale partners. De

dialoog met de ketenpartners,

gemeente secretarissen en andere

verantwoordelijken voor het informatie-

beheer bij provincie, gemeente en

waterschap, vindt plaats bij roadshows,

zoals al in Haarlem (10 oktober 2011:

‘Informatie duurzaam digitaal

toegankelijk’) en Middelburg (5 maart

2012: ‘Voor een duurzame overheid!’)

zijn gehouden.

Ook de dialoog met vertegenwoordigers

van VNG, IPO en de Unie van Water-

schappen vindt plaats, onder meer over

het ‘Toepassingsprofiel metagegevens’.

Wellicht komt vanuit een gezamenlijke

opdracht een Toepassingsprofiel

metagegevens voor alle lokale

overheden tot stand. Een gezamenlijke

architectuur voor de RHC’s heeft de

potentie in zich om een

referentiearchitectuur voor archief-

organisaties te worden. Komt zo het

eind aan de spaghetti-architectuur in

zicht?

Los van de inhoudelijke kanten is een

grote verdienste van het voorbereidings-

traject de samenwerking die tussen alle

RHC’s is ontstaan. Op alle lagen is men

betrokken bij het project: van directeur

tot medewerker tot zorgdrager. De

resultaten zullen daarom niet alleen een

product zijn van samenwerking: het

zullen de voorwaarden zijn waaronder

we ons verbinden.

Vervolg in 2013Zijn we klaar na de WVI? Wanneer is het

e-Depot voor de RHC’s ‘af’? Wanneer zijn

de RHC’s aangesloten op hun eigen

domein in het e-Depot? Hoe verhoudt

het e-Depot van de RHC’s zich tot

toetsingskaders zoals ED3 2.0? Ook na

2012 zijn er genoeg vragen en

uitdagingen. De WVI levert producten op

waarmee de implementatiefase vanaf

2013 kan worden uitgevoerd. Een

uitvoering die ook gezamenlijk opgepakt

zal moeten worden.

Meer weten? www.duurzaamtoegankelijk.

blogspot.com of mail naar

duurzaamtoegankelijk@gmail.com.

Noten 1 n Definitie E-Depot: “Het geheel van

organisatie, beleid, processen en

procedures, financieel beheer, personeel,

databeheer, databeveiliging en aanwezige

hard- en software, dat het duurzaam

beheren van te bewaren digitale

archiefbescheiden mogelijk maakt” (ED3,

2008).

2 n De resultaten van deze pilot zijn te

vinden op www.duurzaamtoegankelijk.

blogspot.com.

Klaartje Pompe n afdelingsmanager

Beheer bij het Noord-Hollands Archief en

voorzitter van de Werkgroep

Voorbereiding Implementatie e-Depot

Regionale Historische Centra.

| Open! |

Roadshow Haarlem (foto part. coll.).

Plenaire bijeenkomst sectie Architectuur (foto

part. coll.).