1

Studiedag Zwolle

Het archiveringssysteem van de toekomst:

Wat vraagt de digitale samenlevingvan de div-ers?

30 september 2004

2

Competenties DIV

Het vermogen om de life-cycle van de documentaire informatievoorziening te regelen en uit te voeren ten behoeve van een organisatie (onderdeel)

3

Postbehandeling- en Archiveringsproces

CreatieIntern en

Verzending

Registratie BehandelingCorrespondentie

Verzending

Archivering(bevriezing) en Overbrenging

Centraal Archief

Raadpleging

Bewaren

Vernietigen

OntvangstOverbrengingGem Archief

Advies en Inspectie

4

Wat is DIV

•Theoretisch•Functioneel•Praktisch

Life-cycle

• Creëren

• produktie

• verwerven

• identificeren

• Registreren

• ontsluiting

• reproductie

• afhandelen

• Ordenen

• archiveren

• raadplegen

• bewaren

• beveiligen

• vervangen

• vernietigen

• bewerken

• beschrijven

• overbrengen

Documentgebonden informatievoorziening in relatie met de ‘business’

5

Records Continuum

6

Realiseren Doeltreffende DIV

1. Beleidsregels2. Processen (div, documenten en

applicaties)3. Invoering/onderhouden4. Handhaving

operationeel

tactisch

strategisch strategisch

operationeel

tactisch

7

Intermezzo 1

Uit Onderzoek Blijkt:1. Vooral strategische doelen mee

realiseren en organisatieverandering2. Personeelsontwikkeling

Er kan veel meer!

8

Hoe

• Mgt en P&O effectiever implementeren• Planmatige aanpak (proces)• Brede(re) doelen stellen: top 2

– Verbetering dienstverlening en gedragsverandering realiseren

• Draagvlak ‘doorslaggevend’• Medewerkers zelf verantwoordelijk

maken voor hun eigen ontwikkeling (vergelijk met situationeel

leidinggeven)

9

10

Div-cases

1. Stichting Centraal Woningbeheer Den-Haag

2. Gemeente Leiderdorp (tekstverwerking)

3. Vestia Rotterdam4. VIDI Vrom5. Competenties medewerkers en

leidinggevenden gemeente Delft6. Gemeente Ede

11

Cases vervolg

7. Advertenties8. www.Divaprofielen.nl9. VHIC beschrijvingen10.NGI functies in de informatica11.Orde op zaken, zaken op orde12.Politie Amsterdam Amstelland13.Ministerie van EZ

12

Intermezzo 2

Een kort moment van bezinning:1. Wat zie ik?2. Wat denk ik ervan?3. Wat doe ik ermee?

13

Div nu en straks

Case Ministerie VROM

VIDI (VROM Informatievoorziening Digitaal)

DIGIDIV (Digitale Div-er)

14

Het ontwikkelen van een functiehuis voor die medewerkers die te maken hebben met de (Documentaire) informatievoorziening in de nieuwe digitale infrastructuur van VROM

Doelstelling deelproject Verkenning Functiebeschrijvingen VIDI

15

Hoe is VIDI te werk gegaan?

DIV: de Workshops

Inventarisatie

toekomstige

taken

Input P-traject

Regelgeving:

ISO 15489 + REMANO

Extern:

Digitaliseringsprojecten

bij andere organisaties

Intern:

Analyse Bedrijfsprocessen +

Functiebeschrijvingen

16

Workshop: oude situatie

17

Workshop: nieuwe situatie

18

Workshop: discussiepunt

19

Nu:Post openen en

selecterenRegistrerenDossiervormen

Rappelleren Uitlening Overplaatsen

Opbrengst van de workshops

Straks:ScannenToekennen metadataKoppelen aan werkproces

Workflow toepassenKennisoverdracht +

autorisatiesVerplaatsen digitale

bestanden

20

Registreren: begeleiden behandelaar + beheren tabellen

Dossiervormen:inrichten en onder-houden werkprocessen

Dossiers uitlenen: presenteren zoekresultaten

Papier bewaren: gegevensbeheer

Conclusie: wat gaat er veranderen?

21

Resultaat: Standaardfuncties

1. Digitaal documentair informatieverzorger (DigiDIVer)

2. Teamleider DIV3. Senior Adviseur DIV

22

DigiDIVer

• (controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen

• Pro-actief zoeken en presenteren van informatie

• Ondersteunen van gebruikers bij toepassen van systeem

23

Competenties DigiDIVer

• Leervermogen • Anticiperen • Overtuigingskracht • Organisatie sensitiviteit• Aanpassingsvermogen/schakelen • Initiatief • Analytisch vermogen • Samenwerken

24

Teamleider DIV

• Coördinatie decentrale DigiDIVers;

• Coördinatie digitale informatievoorziening;

• Relatiebeheer naar de diensten/directie.

25

Competenties Teamleider DIV

• Aanpassingsvermogen/schakelen • Netwerkvaardigheid • Interpersoonlijke Sensitiviteit • Overtuigingskracht • Samenbindend leiderschap • Coachend leidinggeven  

26

Senior Adviseur DIV

• ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels

• het ontwerpen en beheren van RIO’s en BSD’s

• projectmanagement op DI-gebied en ondersteunen directies bij DI-vraagstukken.

27

Voorgestelde competenties senior adviseur

• Samenwerken• Aanpassingsvermogen/schakelen• Resultaatgerichtheid • Organisatiesensitiviteit • Helicopterview • Netwerkvaardigheid • Analytisch vermogen• Leervermogen • Overtuigingskracht

28

Wat vinden wij van VIDI?

Wordt u DIGIDIV-er?

29

Kansen DIV/Facilitaire Zaken (1)

1. Registreren is ‘oud’: afhandelen is ‘hot’

DIV Afd. XYZ

Stap A

Stap B

Stap C

Stap D

Stap E

Horizontale applicatielaag of DMS

Verticale applicatielaag

Com

pleet dossier

Zicht op behandelaar

Midoffice-laag (bv XML)

KA-laag

Dossier

30

Kansen DIV/Facilitaire Zaken (2)

2. Regelen van DIV-functie3. Archiveren (advies en uitvoering)

1. Documenten2. Informatiebestanden3. Content (web)sites

4. Multi-channel management

5. ‘Control’ en Audit van INK-DIV

31

Vaardighedenspel

Indelen in 4 groepen‘Centraal in dit spel staat de DIV-

functionaris’.

32

Spelen

1. Om beurten een kaart pakken2. Nadenken over betekenis en belang3. Zo,ja in welke situaties?4. Hoe vaak in gebruik5. Speler spreekt: anderen reageren6. Maak drie rijen (boven vaak,

regelmatig midden, soms onder)en geef ‘mate van beheersing’ (links rechts)

7. Indien nvt voor functie apart leggen

33

Speeltafel vaardigheden voor de DIV

Matig Excellent

Vaak

Regelmatig

Soms

Gebruik

Beheersing

34

Vaardighedenspel

Afronding:1. Speel door tot kaarten 5 kaarten in

‘vaak’ rij liggen2. Over welke kaarten gemakkelijk /

lastig eens geworden?3. Bekijk de drie rijen: heroverweging?

Van wie zouden we dat dan kunnen leren?

35

Div competent!

OF VERDAMPT!

Maar natuurlijk niet als het aan ons ligtEen ander doet het niet!