1. Hoe ziet een personeelsdossier er uit? In een personeelsdossier houd je de arbeidsgeschiedenis bij van de werknemers. Bij de indiensttreding maak je een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in kunt bewaren. Bij het aanstellen van een werknemer ga je er uiteraard niet van uit dat je deze weer kwijt wilt. Maar ook daarom is een personeelsdossier zo belangrijk. Je houd erin bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kun je sturen op de ontwikkeling. Maar gaat het mis dan zijn de functioneringsverslagen nog belangrijker. Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) geeft geen ontslagvergunning af als je niet duidelijk aangeeft waar de werknemer in gebreke blijft. Let op: Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. 2. Opbouw personeelsdossier Een dossier bestaat meestal uit drie onderdelen: een individueel personeelsdossier, een salarisadministratie en een collectief dossier. Een individueel personeelsdossier kan er als volgt uitzien: Stamkaart Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens zoals functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden: Persoonlijke gegevens

Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat bank- of gironummer Sollicitatiebrief en CV Kopieën van diploma’s Kopie van identiteitsbewijs Sofinummer Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)

Rechtspositie

Aanstellingsbrief Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken Arbeidstijden Ondertekend huisreglement Vakantie- en verlofregeling Pensioenvoorziening

Functioneren

Functieomschrijving Promotie Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken Afspraken over opleidingen Berispingen / waarschuwingen Loopbaanontwikkeling

Diversen

Geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof) Trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner) Correspondentie met werknemer

Salarisadministratie In de salarisadministratie neem je de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaar je ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van De Belastingdienst. Verder kun je hierin gegevens of afspraken opnemen over:

Salaris Bonusregeling Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.) Regeling auto van de zaak Regeling bedrijfslening Bedrijfsspaarregeling Kinderopvangregeling Pc-privé projectregeling Collectieve ziektekostenverzekering Bank- of girorekeningnummer Loonbelastingverklaring

De salarisadministratie wordt meestal door de boekhouding bijgehouden, of als je bedrijf dit heeft uitbesteed, door een extern administratiekantoor.

Collectief personeelsdossier In het collectieve personeelsdossier bewaar je de volgende gegevens:

Ziek- en herstelmeldingen Een kopie van de stamkaarten Vakantieregistratie per medewerker

3. Vertrouwelijke gegevens Over het algemeen hebben de volgende personen inzage in de personeelsdossiers:

De personeelsfunctionaris De direct leidinggevende De medewerker zelf (onder begeleiding)

Daarnaast dien je je te houden aan de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wet bescherming persoonsgegevens Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden:

Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die je met de werknemer hebt gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft)

Als je gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan De Belastingdienst)

Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht inzage te verzoeken in het gebruik van zijn persoonsgegevens. Je moet dan binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet je informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

Bron