1 Handboek bewonerscommissie versie 4 dd. 24 maart 2016 ...

1 Handboek bewonerscommissie versie 4 dd. 24 maart 2016

HANDBOEK BEWONERSCOMMISSIES behorende bij het Reglement Bewonerscommissies

Dit Handboek is een nadere uitwerking van het Reglement Bewonerscommissies

behorende bij de samenwerkingsovereenkomst tussen Stichting de Alliantie en HBV de

Alliantie. Deze uitwerking is daarmee een handleiding voor iedere bewonerscommissie

maar ook voor alle andere partijen die werken met bewonerscommissies in het

werkgebied van de Alliantie. In het Handboek zijn een aantal artikelen uit het Reglement

Bewonerscommissies gebundeld en het volgt daarmee niet logischerwijs de artikelen van

het reglement.

Inhoudsopgave:

Hoofdstuk 1 Definities

Hoofdstuk 2 Oprichting nieuwe bewonerscommissies

Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden bewonerscommissies

Hoofdstuk 4: Benoemen specifieke functies

Hoofdstuk 5: Wijziging samenstelling bewonerscommissie

Hoofdstuk 6: De commissievergadering

Hoofdstuk 7: Algemene bewonersvergadering

Hoofdstuk 8: Financiën

Hoofdstuk 9 Rechten van een BC voor wat betreft het overleg met de Regio

Hoofdstuk 10 Bijzondere omstandigheden

Hoofdstuk 11 Geschillenregeling bij onvoldoende functioneren

bewonerscommissie

Hoofdstuk 12 Procedure Beëindiging erkenning en opzegging lidmaatschap

bewonerscommissie van de Lokale Vereniging

Hoofdstuk 1 DEFINITIES

Voor de toepassing van het in het Handboek bepaalde wordt verstaan onder:

a. Verhuurder: Stichting de Alliantie, gevestigd te Hilversum en in dit Handboek

verder aangeduid met de “verhuurder”.

b. De Regio: de vestigingen van de verhuurder Amsterdam/Almere, Gooi en

Vechtstreek en Amersfoort en in dit Handboek verder aangeduid

met “de Regio”.

c. HBV de Alliantie: de Vereniging van alle huurders en bewonerscommissies van de

Alliantie. De Vereniging heeft tot doel de belangen van de alle

zittende en toekomstige huurders van de Alliantie te behartigen.

HBV de Alliantie wordt hier verder aangeduid met “de Vereniging”.

d. Centraal bestuur: het bestuur van de Vereniging dat voldoet aan hetgeen is genoemd

in artikel 10 van de statuten van de Vereniging.


e. Lokale Vereniging: de vestigingen van de Vereniging, zijnde een rechtspersoon, die

voldoen aan hetgeen is genoemd in artikel 15 van de statuten van

de Vereniging.

f. Lokaal bestuur: het bestuur van de Lokale Vereniging zoals benoemd in artikel 11

van de statuten van de Lokale Vereniging.

g. Bewonerscommissie: de commissie zoals bedoeld in de Overlegwet en op grond

van het Reglement Bewonerscommissies erkend door de

Vereniging en de verhuurder en verder aangeduid met “BC”.

h. Huurder: degene die een geldig huurcontract heeft gesloten met de

verhuurder.

i. Medehuurder: de persoon bedoeld in de artikelen 7:266 en 7:267 van het

Burgerlijk Wetboek.

j. Commissielid: diegene, die te kennen heeft gegeven het doel van de Vereniging

te steunen en als zodanig de gezamenlijke belangen van de

huurders in een complex te willen vertegenwoordigen en verder

aangeduid wordt met “commissielid”.

k. Gemengd complex: een complex waar sprake is van een menging van huurwoningen

in het bezit van de verhuurder en individuele eigenaar-bewoners.

Een complex is conform hetgeen in een splitsingsakte is bepaald

eigendom van een VvE.

l. VvE: Een Vereniging van Eigenaren is het totaal van eigenaren in een

gemengd complex. De woningen in een VvE kunnen als volgt zijn

verdeeld:

- Huurwoningen in bezit van de verhuurder;

- Bedrijfsruimten in bezit van de verhuurder;

- Koopwoningen in bezit van eigenaar-bewoners;

- Bedrijfsruimten in bezit van derden

m. Samenwerkingsovereenkomst: De overeenkomst waarin de aard en de inhoud van

het overleg en de relatie tussen de Vereniging in al haar geledingen

en de verhuurder op alle niveaus is vastgelegd.

n. Handboek: Het document waarin nadere regels en richtlijnen als aanvulling op

de wet en de statuten staan omschreven, alsmede taken en


bevoegdheden van bestuursleden, procedures en werkwijzen van

de bewonerscommissies/BC’s.

Hoofdstuk 2 OPRICHTING NIEUWE BEWONERSCOMMISSIES

Niet alleen bewoners kunnen het initiatief nemen om een BC op te richten. Ook de

verhuurder of de Lokale Vereniging kan de wens hebben om een nieuwe BC in het leven te

roepen. Redenen kunnen divers zijn. Soms kan een initiatief uit onvrede voortkomen maar

het kan gewoon zijn omdat bewoners en verhuurder samen de wens hebben om het

beheer van het complex zo optimaal mogelijk te laten zijn. Bewoners die het initiatief

nemen om een nieuwe BC op te richten vragen het Lokaal bestuur om de verdere

procedure met betrekking tot de oprichting op zich te nemen. Mochten bewoners zich bij

verhuurder melden met dit voornemen, dan zal verhuurder het Lokaal bestuur alle

benodigde informatie geven die het nodig heeft om de verdere procedure tot oprichting te

kunnen volgen. Het werven van kandidaten kan op verschillende manier gebeuren

bijvoorbeeld door huis aan huis een pamflet te verspreiden. Belangrijk is dat elke huurder

uit het complex, ongeacht of hij/zij lid is van de huurdersbelangenvereniging in de

gelegenheid wordt gesteld om zich kandidaat te stellen. Een BC wordt belangenbehartiger

namens de huurders uit het complex. Daarbij is het belangrijk dat de BC kan aantonen dat

zij een draagvlak onder de bewoners heeft en bewoners ermee akkoord zijn dat zij door de

BC vertegenwoordigd worden. In dat licht lijken de regels die we bij het oprichten van een

nieuwe BC hanteren redelijk en zelfs wenselijk.

Bij het werven van kandidaten wordt aangegeven dat de navolgende procedure gevolgd zal

worden:

1) Bewoners die een oproep ontvangen om zich kandidaat te stellen krijgen twee (2)

weken de tijd om zich bij het Lokaal bestuur dan wel bij de initiatiefnemers aan te

melden.

2) De kandidaten worden, al dan niet op verzoek van de initiatiefnemers, door het

Lokaal bestuur uitgenodigd voor een gesprek waarin de mogelijkheden, rechten en

plichten van een BC worden toegelicht. Hierna krijgen de kandidaten 14 dagen

bedenktijd om te beslissen of zij zich definitief kandidaat stellen.

3) De definitieve kandidaten worden schriftelijk voorgesteld aan de bewoners van het

complex en de Regio, waarbij zowel de huurders als de Regio 14 dagen de tijd

hebben om tegen een van de kandidaten gemotiveerd bezwaar te maken. De BC

wordt ingesteld door het Lokaal bestuur.

4) Het Lokaal bestuur beoordeelt of de ingediende bezwaren gegrond zijn en

daarmee een benoeming als lid van de betreffende BC in de weg staat.

5) Wanneer het Lokaal bestuur van mening is dat de bezwaren gegrond zijn dan zal zij

binnen 2 weken na het genomen besluit de kandidaat(en) hiervan in kennis stellen.

Daarbij wordt de privacy van de persoon gerespecteerd die het bezwaar heeft

ingediend, door in de kennisgeving geen persoonlijke informatie te vermelden over

de persoon die bezwaar gemaakt heeft.


6) Het Lokaal bestuur informeert vervolgens alle huurders van het betreffende

complex, de Regio en het Centraal bestuur over de oprichting en het tot stand

komen van de BC. Daarbij wordt het postadres, het complex, complexen of straten

waarvan de BC de belangen behartigt, vermeld.

7) Een BC die tot stand komt conform het bepaalde in artikel 4 van het Reglement

Bewonerscommissies wordt en blijft door het Lokaal Bestuur en de Alliantie erkend

als gespreks- en onderhandelingspartner over die onderwerpen die voor dit niveau

van overleg zijn vastgelegd in de “Samenwerkingsovereenkomst” en dit

Reglement.

8) Erkenning van de BC houdt tevens in dat deze zich aansluit bij de Lokale Vereniging

en erkent dat:

a. De Vereniging als de belangenbehartiger voor alle huurders in het

werkgebied van verhuurder en

b. De Lokale Vereniging als belangenbehartiger van alle huurders in die

betreffende Regio optreedt.

9) Het Lokaal bestuur informeert het Centraal bestuur en de Regio over de erkenning

en aanmelding van de BC;

10) De BC verzorgt het verdere contact met de achterban;

11) Een nieuw opgerichte BC heeft voor een bepaalde inwerkperiode recht op

ondersteuning van de Lokale Vereniging.

Hoofdstuk 3: TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BEWONERSCOMMISSIES

Deel uitmaken van een BC is vrijwilligerswerk maar daarmee niet vrijblijvend. Bij het werk

van een BC horen naast rechten ook een aantal taken en verantwoordelijkheden. Dit geeft

de BC ook de garantie dat zij een positie heeft in haar relatie met verhuurder en een stem

heeft in de Lokale Vereniging. De mate waarin BC’s gehouden worden aan deze taken en

verantwoordelijkheden zal altijd in verhouding moeten staan tot de omvang van het

complex, het aantal commissieleden, dat wat speelt in een complex en/of de mate van

betrokkenheid van de huurders in het complex. Dit is ter beoordeling van het Lokaal

bestuur.

Ook het volgen van cursussen is geen verplichting maar wordt wel aanbevolen. De BC is

zelf verantwoordelijk voor het ophalen van de benodigde informatie/kennis bij de Lokale

Vereniging.

1) Een BC bestaat minimaal uit 3 personen en maximaal 7 personen.

2) Indien het aantal commissieleden onder de 3 personen komt, zorgen de overige

commissieleden binnen 3 maanden na het ontstaan van deze situatie, voor

versterking van de BC tot minimaal 3 personen.

3) Indien het werven van nieuwe commissieleden onvoldoende lukt, bepaalt het

Lokaal bestuur of verder functioneren van de BC verantwoord is en zo ja, onder

welke voorwaarden dit mogelijk is.

4) De huurders uit het complex waar de BC actief is vormen de achterban van de BC.


5) Bij zwaarwegende besluiten raadpleegt de BC eerst de mening van de achterban

alvorens zij haar besluit aan de Lokale Vereniging en/of de verhuurder meedeelt.

6) Een achterbanraadpleging kan bestaan uit een enquête of een te organiseren

bewonersavond.

7) De BC zorgt voor de handhaving van het Reglement Bewonerscommissies;

8) De voltallige BC is verantwoordelijk voor de gang van zaken in de BC en het

uitvoeren en/of doen uitvoeren van besluiten van de BC.

9) De BC verplicht zich haar achterban te informeren over alle voor hen van belang

zijnde zaken.

10) De BC informeert o.a. haar achterban over de resultaten van het overleg met

verhuurder en/of de Lokale Vereniging.

11) Indien het complex behoort tot een VvE staat het de BC vrij om contacten te

leggen en samen te werken met het bestuur van de VvE c.q. eigenaar-bewoners als

dat in het belang is van haar achterban.

12) De BC kan daar waar mogelijk de werving van donateurs ondersteunen.

13) In principe zal bij elke Algemene Ledenvergadering (afgekort ALV) één

afgevaardigde van de BC aanwezig zijn. Bij verhindering moet dit gemeld worden

aan het Lokaal bestuur. Reiskosten voor deze vergadering kunnen uit het

commissiebudget betaald worden, tenzij de Lokale Vereniging hiervoor een vaste

vergoeding vaststelt.

13) De BC kan gebruik maken van de (digitale) scholingen zoals die door de (Lokale)

Vereniging worden verzorgd. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Wel kan de

(Lokale) Vereniging kosten opleggen indien de BC zonder opgave van reden zich

niet houdt aan een eventuele aanmelding.

14) Als een BC zich niet kan houden aan het in Hoofdstuk 3 lid 1 genoemde dan neemt

zij daarover contact op met het Lokaal bestuur.

15) De wijze waarop een BC bewoners informeert dan wel zich verantwoordt over

haar werkzaamheden (jaarverslag) kan zij zelf kiezen. Dit kan zijn per nieuwsbrief,

per mail maar ook via een afgeschermde facebookomgeving zou een methode

kunnen zijn. De informatievoorziening gebeurt zo vaak als de BC dat noodzakelijk

vindt; bij voorkeur na het zogenaamde voor- en najaarsoverleg. Het Lokaal bestuur

kan hier de BC in faciliteren bijvoorbeeld door het printen van de nieuwsbrief.

Hoofdstuk 4: BENOEMEN SPECIFIEKE FUNCTIES

Een BC is een commissie en geen aparte organisatie of rechtspersoon. Alle commissieleden

zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het reilen en zeilen in de commissie. Zij zijn ook

gezamenlijk verantwoordelijk voor het op verantwoorde wijze besteden van de financiële

middelen. Echter, er zijn wel een aantal taken die moeten worden uitgevoerd en in dat

licht is het dus nodig dat uit het midden van de BC een aantal commissieleden bereid zijn

een aantal specifieke taken uit te voeren. Zo is het nodig dat iemand als voorzitter de

leiding krijgt, dat iemand de administratie wil doen en daarmee de taak van secretaris op

zich neemt, en dat een commissielid de penningmeester wordt van de BC en zo de


financiën beheert. Het kan ook zijn dat iemand uit de commissie bereid is de communicatie

te verzorgen of als contactpersoon voor de verhuurder of de Lokale Vereniging te

fungeren. Deze taken of functies geven de betreffende commissieleden geen extra

rechten, verplichtingen of positie om als een soort commissie binnen een commissie te

opereren.

1) De BC kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze

functies zijn (in principe) niet verenigbaar.

2) Wanneer het de BC niet lukt om deze drie functies bij verschillende personen neer

te leggen dan gaat zij hierover in overleg met het Lokaal bestuur ten einde in

overleg een oplossing te zoeken.

3) Bij een grote BC is er geen bezwaar tegen het benoemen van een 2e voorzitter, 2e

secretaris en/of een 2e penningmeester; noodzakelijk is dit niet.

4) De BC benoemt een contactpersoon voor het contact met de Lokale Vereniging

en/of met de verhuurder.

5) De benoeming op de functies geschiedt door de leden van de BC in onderling

overleg.

DE VOORZITTER

1) De voorzitter leidt de vergaderingen van de BC aan de hand van een met elkaar

overeengekomen agenda.

2) Hij/zij zorgt ervoor dat eenieder in de gelegenheid wordt gesteld om zijn mening

naar voren te brengen.

3) De voorzitter streeft ernaar om besluiten zo veel mogelijk in consensus te laten

nemen.

4) Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

DE SECRETARIS

1) De secretaris stelt, in overleg met de overige commissieleden, de agenda van de

commissievergadering op.

2) Hij/zij nodigt de leden uit en notuleert de vergadering.

3) Hij/zij verzorgt de in- en uitgaande post/email.

4) Hij/zij verzorgt het archief en overige documenten.

5) Hij/zij voorziet nieuwe leden van de BC van de nodige documenten.

6) Hij/zij verzorgt de uitnodiging en agenda voor de Algemene Bewonersvergadering.

DE PENNINGMEESTER

1) De penningmeester heeft het beheer van de geldmiddelen.

2) Hij/zij zorgt ervoor dat de BC een rekening heeft bij de door de Vereniging

genoemde bank.

3) Hij/zij verzorgt de boekhouding van de inkomsten en uitgaven en zo nodig een

globale begroting en eindejaarsafrekening.

4) Uitgaven waarover in de vergadering geen besluiten zijn genomen worden mede

gefiatteerd door de voorzitter.

5) Hij/zij zal de jaarlijkse afrekening en (eventuele) begroting voor het volgend jaar op

de agenda van het commissieoverleg zetten.


6) In de eerste maand van het jaar zal hij/zij aan de Lokale Vereniging verantwoording

afleggen over de financiën van het voorafgaande jaar.

7) Indien in enig jaar een tekort dreigt of de BC een extra uitgave wil doen die niet

door de vergoeding wordt gedekt, zorgt de penningmeester tijdig voor een verzoek

om aanvullende middelen.

8) Over de financiën wordt door de penningmeester verantwoording afgelegd aan de

andere commissieleden.

VICEVOORZITTER, SECRETARIS EN PENNINGMEESTER

1) Het niet noodzakelijk om een vicevoorzitter, secretaris of penningmeester te

benoemen maar bij grote commissies zou dat wenselijk kunnen zijn;

2) De vicevoorzitter, secretaris en penningmeester treden op als vervanger bij

afwezigheid en hebben daarbij dezelfde taak zoals omschreven in respectievelijk

hoofdstuk 3, 4 en 5.

CONTACTPERSOON LOKALE VERENIGING EN/OF VERHUURDER

1) De functie van contactpersoon is verenigbaar met die van voorzitter, secretaris

en/of penningmeester.

2) De contactpersoon is verantwoordelijk voor de overdracht van informatie aan

respectievelijk de overige commissieleden, de Lokale Vereniging en/of de

verhuurder en visa versa.

3) Hij/zij zorgt dat een wisseling in de BC worden doorgegeven aan de Lokale

Vereniging respectievelijk de verhuurder.

4) Hij/zij zorgt dat het logboek van de BC bijgewerkt blijft.

5) Hij/zij zorgt voor verspreiding van stukken, uitnodigingen en overige informatie

onder de commissieleden voor zover die niet onder de verantwoordelijkheid van

de secretaris vallen.

6) De contactpersoon is verantwoordelijk voor het aan- en of afmelden van

commissieleden bij AlV’s, workshops en cursussen voor zover dit niet door de

secretaris wordt afgehandeld;

7) Indien de contactpersoon een ander is dan de persoon van de secretaris, dan zorgt

deze contactpersoon dat alle informatie en documenten ter archivering bij de

secretaris komen.

Hoofdstuk 5: WIJZIGING SAMENSTELLING BEWONERSCOMMISSIE

Een BC heeft geen voorafgaande toestemming van de Vereniging nodig om de

samenstelling te wijzigen. Aanbevolen wordt om een nieuw commissielid, dat tot een

bestaande BC toetreedt, eerst als aspirant-lid te laten meedraaien tot aan het moment van

de officiële benoeming. Daarbij moet dit aspirant-lid wel meedraaien alsof hij/zij al

benoemd is. Wees er alert op dat een wijziging in een BC altijd bekend is of wordt op die

plekken waar dat nodig is. Zo is het bijwerken en actueel houden van het logboek een

vereiste omdat dit gebruikt wordt bij de communicatie vanuit de Alliantie en de Lokale

Vereniging. In geval van een wijziging in de samenstelling van de BC is het raadzaam de

volgende procedure te volgen:


1) Nieuwe leden van de BC worden tijdens de eerstvolgende bewonersvergadering, of

door middel van een nieuwsbrief - op het moment dat deze nieuwsbrief eerder

verschijnt dan de bewonersvergadering plaatsvindt - voorgesteld aan de huurders.

Indien de meerderheid van de bewoners dit wenst, kan over het lidmaatschap van

alle afzonderlijke commissieleden worden gestemd. Over personen wordt

schriftelijk gestemd.

2) Indien er meer kandidaten dan vacatures zijn, zal over die kandidatuur in de

eerstvolgende bewonersvergadering schriftelijk worden gestemd.

3) In geval van een stemming, kan er per woning, per kandidaat slechts één (1) stem

worden uitgebracht. Er kan op meerdere kandidaten worden gestemd. Kandidaten

kunnen niet op zichzelf stemmen.

4) Indien het door omstandigheden onmogelijk is om persoonlijk een stem uit te

brengen op kandidaten, mag er van een machtiging gebruik gemaakt worden.

Naast de ‘eigen’ stemverklaring mag er slechts één (1) stem bij machtiging worden

uitgebracht.

5) De BC mag een kandidaat-lid alleen met opgaaf van reden weigeren.

Hoofdstuk 6: DE COMMISSIEVERGADERING

Hoe vaak een BC bij elkaar komt, hangt samen met de activiteiten die er in het complex

zijn. Zo zal een BC van een complex waar gerenoveerd wordt vaker bij elkaar komen dan

wanneer dit niet het geval. Een BC regelt in onderling overleg hoe vaak een vergadering

nodig is. Veel commissieleden zullen bij elkaar thuis vergaderen. Een BC die hiervoor geen

ruimte heeft kan dit kenbaar maken aan het Lokaal bestuur en samen zoeken naar een

oplossing.

Als een BC bijeenkomt dan is het verstandig om ten aanzien van de commissievergadering

de volgende regels te volgen:

1) Voor iedere commissievergadering wordt een agenda gemaakt.

2) Indien een bewoner een bepaald punt op de agenda wil hebben dan dient de BC

dit verzoek te honoreren. De voltallige commissie bepaalt of die bewoner bij de

bespreking van dit punt aanwezig kan zijn.

3) Over het besluit betreffende 8.2 wordt de betreffende bewoner zo spoedig

mogelijk geïnformeerd.

4) Van ieder overleg wordt een verslag en/of een actielijst gemaakt.

5) In de commissievergadering wordt het overleg met verhuurder en de achterban

voorbereid en wordt de inzet van de BC bepaald.

6) In de commissievergadering wordt de agenda van de ALV besproken en indien

nodig wordt over bepaalde onderwerpen een standpunt bepaald.

7) Op de agenda staan minimaal:

De ingekomen post

Het verslag van het vorige overleg

De financiën van de BC

De agenda en stukken van het voor- en najaarsoverleg met verhuurder


De agenda en stukken waarover de mening van de BC wordt gevraagd

De wijze waarop de overige bewoners worden geïnformeerd over de

activiteiten en resultaten van de BC.

en

Eventueel de verslaglegging van afgelopen jaar.

8) De vergaderingen van de BC kunnen door of namens de voorzitter bijeengeroepen

worden. Op schriftelijk verzoek van tenminste drie commissieleden, is de voorzitter

verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering.

Hoofdstuk 7: ALGEMENE BEWONERSVERGADERING

Over hoe vaak een BC een algemene bewonersvergadering moet uitschrijven zijn de

meningen verdeeld. In een klein complex waar nauwelijks iets nieuws aan de orde is en er

een intensief persoonlijk contact is tussen de leden van de BC en de bewoners, lijkt het

bijna overbodig om te verplichten jaarlijks een bewonersvergadering te houden. Toch

schrijft de Overlegwet voor dat er eenmaal (1x) per jaar een Algemene

Bewonersvergadering moet worden gehouden. In een dergelijke vergadering moet niet

alleen over haar beleid en werkzaamheden verslag worden uitgebracht maar bijvoorbeeld

ook aandacht besteed worden aan allerlei ontwikkelingen of informatie uit de Lokale en

Centrale Vereniging en/of de Alliantie. Ook kan er op zo’n avond een gast uitgenodigd

worden die een onderwerp behandelt wat bewoners kan interesseren; denk aan veiligheid,

energie en dergelijke. Natuurlijk staat het een BC vrij om, indien noodzakelijk, extra

vergaderingen te houden. Ook is het aan te bevelen om, indien het complex deel uitmaakt

van een VvE, daarbij de eigenaar bewoners uit te nodigen.

Indien er een Algemene Bewonersvergadering wordt uitgeschreven zal daarbij de volgende

werkwijze worden gevolgd:

1) De Algemene Bewonersvergaderingen (bewonersavonden) worden door of namens

de BC bijeengeroepen.

2) Voor de Algemene Bewonersvergadering kunnen tevens worden uitgenodigd:

a. Het Lokaal bestuur.

b. Een medewerker van de Regio.

c. Het VvE bestuur in geval het complex of een deel van het complex tot een VvE

behoort.

3) De bewonersavond wordt door de voorzitter van de BC geleid.

4) De uitnodiging met agenda voor een bewonersavond wordt tijdig doch minimaal

14 dagen voorafgaand aan de vergadering onder de bewoners verspreid.

5) Op de agenda van een algemene bewonersvergadering kunnen o.a. de volgende

onderwerpen staan:

a. Het verslag van de voorgaande algemene bewonersvergadering.

b. Het verslag over de werkzaamheden en het gevoerde beleid van het

afgelopen jaar.

a. Indien gewenst: het financieel verslag over het afgelopen boekjaar.

b. Eventuele plannen voor het komende jaar.


e. Eventueel de verkiezing van leden van de BC.

6) Van de Algemene Bewonersvergadering wordt een verslag gemaakt dat in de

eerstvolgende bewonersvergadering definitief wordt vastgesteld. Over besluiten in

de bewonersvergadering worden alle bewoners zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

7) De achterban wordt via een nieuwsbrief geïnformeerd over de activiteiten van de

BC.

Hoofdstuk 8: FINANCIËN

De Verhuurder staat, binnen bepaalde voorwaarden, garant voor de kosten die gemaakt

worden ten behoeve van de belangenbehartiging op alle niveaus. BC’s zullen daarbij niet

afhankelijk zijn van het aantal betalende donateurs en/of leden van de Vereniging. De

financiën die de BC van de Lokale Vereniging ontvangt moet aan de die vereniging

schriftelijk worden verantwoord. Indien de BC het wenselijk acht en/of de achterban dat

wenst kan die verantwoording ook aan de bewoners worden afgelegd. Dit is echter niet

noodzakelijk. Anders is het wanneer de BC ook gelden van de bewoners en/of derden

ontvangt. Over die gelden moet zij wel verantwoording afleggen aan de bewoners.

De financiële bijdrage vanuit de Lokale Vereniging waar een BC jaarlijks recht op heeft

wordt als volgt vastgesteld:

1) Elke BC krijgt een vast basisbedrag van € 200,00 + bankkosten.

2) Bovenop dit basisbedrag krijgt een BC €1 voor elke woning die valt onder

het werkgebied van de BC.

3) Indien het complex of een deel van het complex onder een VvE valt dan zal

bij de vaststelling van het aantal woningen ook de koopwoningen

meegerekend worden, zulks op voorwaarde dat de bewoners van deze

woningen ook door de BC worden geïnformeerd over het beleid t.a.v. het

beheer van het complex, bv via een nieuwsbrief.

4) Het maximale bedrag waarover een BC kan beschikken is € 700,00 .

5) Het staat een BC vrij om geld van derden voor een specifiek doel of

activiteit te verwerven. Deze gelden hebben geen invloed op de bijdrage

van de BC maar moeten wel inzichtelijk en controleerbaar gemaakt

worden;

6) Het is de BC toegestaan een specifieke doelreservering te hebben met dien

verstande dat het om een duidelijk omschreven doel gaat zoals

bijvoorbeeld een aanstaand buurtfeest. De uitgaven dienen binnen 5 jaar

na deze doelreservering te zijn gedaan ten behoeve van het omschreven

doel.

7) Indien, buiten deze doelreservering, het overschot van 10% wordt

overschreden kan de penningmeester van de Lokale Vereniging besluiten

om de bijdrage voor de BC voor het volgend jaar te verminderen dan wel

op te schorten.

8) Als een BC in een bepaald kalenderjaar niet voldoende heeft aan haar vaste

financiële bijdrage en/of een uitgave wil doen die haar financiële


draagkracht te boven gaat, dan kan zij voorafgaand aan de besteding van

deze uitgave een verzoek doen aan het Lokaal bestuur om een extra

bijdrage;

9) De Vereniging is namens alle huurders van verhuurder aangesloten bij de

Woonbond en derhalve is een eigen lidmaatschap van de BC bij de

Woonbond niet gewenst tenzij de BC dit uit andere middelen bekostigt dan

uit de bijdrage van de Lokale Vereniging.

10) De penningmeester van de Vereniging kan – in samenspraak met de

penningmeesters van de Lokale Verenigingen – aanvullende eisen stellen

met betrekking tot het budget, de besteding, het beheer en de

verantwoording door de BC’s.

Uitbetaling

De uitbetaling van de jaarlijkse bijdrage geschiedt als volgt:

1) De BC sluit een bankrekening af bij een door het Centraal bestuur benoemde

bank. Minimaal 2 personen worden of zijn gemachtigd voor deze rekening.

Desgewenst kan de BC de penningmeester van de Lokale Vereniging verzoeken

als 2e gemachtigde op te treden.

2) Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op 31 januari van het nieuwe kalenderjaar,

ontvangen alle BC’s het vaste basisbedrag van € 200,00 + bankkosten.

3) Uiterlijk 30 dagen nadat de penningmeester van de Lokale Vereniging de

schriftelijke verantwoording van de uitgaven van een BC heeft

binnengekregen, stort de penningmeester, onder de voorwaarde dat de

verantwoording correct is bevonden, de financiële bijdrage per woning op de

bankrekening van de BC.

Opheffing en vereffening

1) In geval van opheffing van de BC dienen de penningmeester en voorzitter

gezamenlijk, of bij ontstentenis door hun plaatsvervangers, hiervan binnen één

maand kennis te geven aan de Lokale Vereniging. De Lokale Vereniging is belast

met de vereffening van de BC.

2) Alle aanwezige kasbescheiden en de op de financiële administratie betrekking

hebbende stukken, aanwezige gelden en wat er verder voorhanden mocht zijn,

dienen binnen drie maanden na opheffing van de BC aan de Lokale Vereniging te

worden overgedragen.

3) De op het moment van opheffing nog actieve commissieleden zijn vanaf het

moment van opheffing gezamenlijk verantwoordelijk voor de overdracht van de

bescheiden. Bij de overdracht wordt aan ieder van hen een gespecificeerde

overnamestaat verstrekt.

Het budget

Het budget waarover de BC kan beschikken is bestemd om een bijdrage te leveren in de

kosten die de BC maakt voor de werkzaamheden die voortvloeien uit de plichten, taken en

rechten die een BC heeft. Voor de financiering van deskundige ondersteuning kan aan de

Lokale Vereniging een verzoek worden gedaan maar voor de financiering van extra


leefbaarheidsuitgaven kan een verzoek aan Verhuurder worden gedaan. De Lokale

Vereniging draagt zorg voor de financiering van opleiding/cursussen tenzij anders in de ALV

wordt besloten. De financiële bijdrage is dus bestemd voor aan de reguliere

werkzaamheden van de BC verbonden uitgaven zoals:

1) Bankkosten.

2) Vergaderkosten, zowel die van de BC zelf als die van de Algemene

Bewonersvergadering.

3) De nieuwsbrief (zwart wit).

4) Aantoonbare kosten voor telefoon/internet.

5) Kantoorbenodigdheden.

6) Eenmaal per jaar iets leuks doen voor of met de BC-leden samen, en wel in

verhouding tot de jaarlijkse bijdrage.

7) Reiskostenvergoeding die nodig is om aan haar verplichtingen te kunnen

voldoen. Denk hierbij aan een overleg met de Verhuurder of de Lokale

Vereniging. Indien er sprake is van een kilometervergoeding, dan geldt een

vergoeding van € 0,19 per km.

8. Indien de Lokale Vereniging besluit een vaste vergoeding voor het bezoek

aan de ALV van de Lokale Vereniging in te voeren, vervalt de

reiskostenvergoeding genoemd onder 7.

9) Lidmaatschap van een andere, bijvoorbeeld een stedelijke

belangenorganisatie voor huurders niet zijnde de Woonbond.

10) Een reservering voor een gebeurtenis in de toekomst. De gebeurtenis moet

dan bij de verantwoording duidelijk omschreven zijn en passen binnen de

reguliere uitgaven en werkzaamheden van een bewonerscommissie.

Alle uitgaven moeten onderbouwd kunnen worden met bonnen of aannemelijk gemaakt

kunnen worden.

Het is de BC niet toegestaan de financiële middelen aan te wenden voor:

1) Gezelligheidsverenigingen en soortgelijke activiteiten.

2) Leefbaarheidsuitgaven waarvoor de verhuurder budget heeft.

3) Vergoedingen in de vorm van vacatiegelden aan leden van de BC.

4) Het faciliteren van websites, telefoons en computers.

5) Het doen van giften aan liefdadigheidsorganisaties.

6) Het aangaan van rechtsgedingen, vorderingen en dergelijke.

7) Uitgaven voor voorzieningen waarvoor derden verantwoordelijk zijn zoals

bijvoorbeeld: Straatmeubilair, speelvoorzieningen, verlichting in openbare

ruimten en dergelijke.

8) Kosten van werkzaamheden die voortvloeien uit bijzondere

omstandigheden zoals die beschreven staan in artikel 11 van het

Reglement Bewonerscommissies. Het is raadzaam voor deze

werkzaamheden een apart budget aan te vragen bij de Lokale Vereniging.

9) Uitgaven die niet in verhouding staan tot het maximale jaarbudget van de

BC, dit ter beoordeling van het Lokaal bestuur.


Extra financiële middelen

Een BC kan een extra financiële bijdrage vragen voor activiteiten, niet zijnde

leefbaarheidsuitgaven, die vallen onder de reguliere werkzaamheden. Een gemotiveerd

verzoek wordt vooraf schriftelijk ingediend bij het Lokaal bestuur. Dit beslist na overleg

met de BC of er een extra bijdrage wordt gegeven. Als de kosten vallen onder de reguliere

werkzaamheden van een BC zal het Lokaal bestuur in principe positief beslissen, onder de

volgende voorwaarden:

1) De Lokale Vereniging moet over voldoende financiële middelen

beschikken.

2) Over het verzoek van de BC en de eventuele toekenning dan wel afwijzing

zal de Regio worden geïnformeerd.

3) Als het Lokaal Bestuur negatief beslist over een aanvraag voor een extra

financiële bijdrage, dan wordt dit schriftelijk en gemotiveerd medegedeeld

aan de BC. Als de BC het niet eens is met het besluit van het Lokaal bestuur

dan kan de BC tegen het besluit in beroep, conform hetgeen is vastgelegd

in artikel 9 van het Reglement Bewonerscommissies.

Verantwoording

Ten behoeve van de jaarlijkse verantwoording stuurt de penningmeester aan het eind van

het kalenderjaar de BC een brief met als bijlage het formulier ‘Financiële Verslaglegging

Bewonerscommissie’. Hierin wordt de BC gevraagd zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 31

januari van het daaropvolgende jaar, een verantwoording te geven van de uitgaven in het

betreffende kalenderjaar.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten c.q. werkwijze:

1) De commissieleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de jaarrekening van de

BC;

2) Uitgaven moeten onderbouwd worden met de officiële bonnen of aannemelijk

gemaakt kunnen worden.

3) De schriftelijke verantwoording van een BC wordt gecontroleerd door de

penningmeester van de Lokale Vereniging. De penningmeester kan zich daarbij

laten ondersteunen. Deze controle geschiedt op grond van de criteria ‘naar alle

redelijkheid’ en ‘aannemelijk kunnen maken’.

4) De Lokale Vereniging kan aan de afrekening haar goedkeuring onthouden, indien

zij ook na overleg met de BC, van mening is dat er kosten zijn opgenomen die niet

redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het functioneren van de BC;

5) Als bij controle wordt getwijfeld over de verantwoording van de uitgaven of de

redelijkheid hiervan, dan stelt de penningmeester het Lokaal bestuur hiervan op de

hoogte. Dat bestuur zal hierop de BC uitnodigen voor een overleg. In dit overleg

krijgt de BC alsnog de gelegenheid om te reageren op de bevindingen van het

Lokaal bestuur.

6) Als de BC de bevindingen niet kan weerleggen dan kan het Lokaal bestuur:

a. Bij twijfelgevallen de BC het voordeel van de twijfel of een

waarschuwing geven;


b. In geval de BC een of meer onterechte uitgave(n) gedaan heeft,

deze bedragen terugvorderen of inhouden op de eerstvolgende te

verstrekken financiële bijdrage.

Overdracht financiële en administratieve bescheiden

In bepaalde situaties kan het nodig of noodzakelijk zijn de financiële en administratieve

bescheiden van een BC over te dragen. Dit kan zijn:

a. in geval van eigen verzoek van de penningmeester

b. bij gedwongen vertrek van de penningmeester

c. In geval van opheffing van de BC

Daarbij worden de volgende afspraken gevolgd:

1) Degene die financiële en administratieve bescheiden in beheer heeft is

verantwoordelijk voor een goede overdracht.

2) Slechts na een goede overdracht is de betreffende BC gevrijwaard van verdere

verantwoordelijkheid.

3) Indien de penningmeester is overleden dan is de voorzitter c.q. 2e voorzitter

verantwoordelijk voor een goede overdracht.

4) Bij opheffing van de BC worden de financiële bescheiden en het saldo van de

girorekening overgedragen aan de Lokale Vereniging.

Hoofdstuk 9 RECHTEN VAN EEN BC AANGAANDE HET OVERLEG MET DE REGIO

De BC heeft recht op een overleg met de Regio. Het gaat daarbij niet om gezamenlijke

vergaderingen van de BC’s met de Regio en/of het Lokaal bestuur maar om een één op één

overleg waarbij het betreffende complex onderwerp van overleg is.

De volgende afspraken zijn daarbij van belang:

1) Er vindt minimaal twee keer per jaar geagendeerd overleg plaats tussen de

BC en de Regio over complex gerelateerde zaken: Het zogenaamde voor- en

najaarsoverleg. Op verzoek van één der partijen kan vaker overleg plaatsvinden.

2) De agenda voor het voorjaarsoverleg bevat in ieder geval: a. Het verslag van de vorige vergadering.

b. De afrekening servicekosten en de begroting van de servicekosten.

c. De actielijst van het betreffende complex.

d. Alle overige complexgebonden onderwerpen.

e. Een verslag van de activiteiten uit het voorgaande jaar.

3) De agenda van het najaarsoverleg bevat in ieder geval:

a. Het verslag van de vorige vergadering.

b. De stand van zaken met betrekking tot het planmatig onderhoud voor het

betreffende complex in het lopende jaar en het komende jaar.

c. De planning voor de schouwrondes in het komende jaar.

d. De actielijst van het betreffende complex.

e. Alle overige complexgebonden onderwerpen.

f. Het logboek van de BC.


4) De agenda voor elk overleg wordt door de Regio opgesteld in overleg met de BC.

Agenda en stukken worden uiterlijk tien werkdagen voor de betreffende

vergadering aan de BC gestuurd.

5) Van ieder overleg wordt door de Regio in concept een verslag gemaakt dat binnen

drie weken aan de BC wordt toegezonden. Het verslag wordt definitief vastgesteld

op de eerstvolgende vergadering.

6) De actielijst van het complex omvast naast een omschrijving van de vraag of het

probleem, de termijnen waarbinnen de acties uitgevoerd moeten zijn, de naam

van de medewerker die verantwoordelijk is en de eventuele datum dat de vraag of

het probleem is afgehandeld of opgelost.

7) Over de voortgang van acties informeren partijen elkaar zo nodig tussentijds. Dat

gebeurt in elk geval wanneer een actie niet op de afgesproken wijze of termijn

wordt uitgevoerd. Daarbij wordt dan aangegeven wat de alternatieve actie of

uitvoeringstermijn is.

8) De medewerker die als contactpersoon namens de Regio is aangewezen, kan zich

in het overleg laten bijstaan of vervangen. De Regio informeert de BC zo spoedig

mogelijk, indien een andere medewerker als contactpersoon optreedt. Nieuwe

contactpersonen en/of vervangers zorgen ervoor dat zij op de hoogte zijn van het

betreffende dossier.

9) De wijze waarop en de frequentie waarin wordt geschouwd in het complex wordt

in gezamenlijk overleg bepaald, met dien verstande dat een BC in ieder geval recht

heeft op 4x per jaar een schouw.

Hoofdstuk 10 BIJZONDERE OMSTANDIGHEDEN

Indien verhuurder in het kader van investeringsplannen ingrijpende wijzigingen wil

aanbrengen aan het complex of delen daarvan, zoals bijvoorbeeld een ingrijpende

renovatie of bij sloop/nieuwbouw, dan is daarbij een belangrijke rol weggelegd voor de

huurders. Met name de commissieleden hebben in dat geval naast hun persoonlijke belang

ook te maken met het algemeen belang van het complex. Het moet voor hen mogelijk zijn

om die beide belangen goed te behartigen. Dat betekent dat als men als BC overlegt, het

algemeen belang van het complex leidend moet zijn. De verhuurder moet de mogelijkheid

hebben het aan te geven en te melden wanneer naar zijn mening een BC niet is toegerust

of onvoldoende kwaliteit heeft en daarmee niet sterk genoeg is om huurders te begeleiden

bij ingrijpende plannen. Daarom is het nodig ook voor deze gevallen goede afspraken te

maken. Om als BC en Lokale Vereniging in dit proces een goede rol te kunnen spelen is het

belangrijk dat de Regio 2x per jaar een overleg heeft met het Lokaal bestuur waarin de

voortgang van de verschillende projecten wordt besproken. De volgende afspraken zijn

daarbij van belang:

1) Indien de Regio de representativiteit van een BC ter discussie wil stellen dan moet

zij dit goed kunnen onderbouwen.

2) De Regio stelt hier de BC en het Lokaal bestuur terstond van op de hoogte.


3) In een gesprek bepalen de Regio, BC en het Lokaal bestuur samen of de oprichting

van een nieuwe BC noodzakelijk dan wel gewenst is, of dat de BC toch met behulp

van extra ondersteuning het proces rondom investeringsplannen zal kunnen

afmaken.

4) Gedurende het proces van participatie c.q. de planvorming en de uitvoering van de

plannen, treedt de BC als collectief, primair op als toezichthouder op het proces

van participatie. Het staat individuele leden van de BC in die periode geheel vrij

evenals andere individuele huurders of bewoners, zonder last of ruggespraak, zich

met de inhoud van het proces en de plannen te bemoeien.

5) Na afronding van het gehele proces van planvorming en uitvoering vindt een

evaluatie plaats, waarbij in ieder geval de BC wordt gevraagd haar mening over het

gehele proces te geven en in algemene zin advies uit te brengen over eventuele

verbeteringen in vergelijkbare processen/projecten in de toekomst.

6) Het Lokaal bestuur en de Regio zullen bij het ontbreken van een BC gezamenlijk

het initiatief nemen om tijdig een bewonerscommissie op te richten. Tijdig

betekent hier dat er voor de start van de planvorming gelegenheid is om een BC op

te richten en toe te rusten voor een volwaardige deelname in het proces

7) Tijdens een veranderingsproces in een complex of een gebied wordt door het

Lokaal bestuur ondersteuning geboden aan de BC. De verhuurder geeft hier ruimte

voor (zowel financieel als in de planning).

8) Indien het oprichten van een BC onmogelijk blijkt zal het Lokaal bestuur als

vertegenwoordiger van de huurders in het betreffende gebied of complex

optreden. Het Lokaal bestuur fungeert dan als toezichthouder op het proces van

participatie bij de planontwikkeling en planuitvoering, en geeft advies op de

uiteindelijke plannen. Zij kan deze rechten in overleg met de Regio overdragen aan

een andere, minder formele vorm van bewonersbetrokkenheid in het complex of

gebied waar de investeringen plaats gaan vinden.

Hoofdstuk 11 GESCHILLENREGELING BIJ ONVOLDOENDE FUNCTIONEREN

BEWONERSCOMMISSIE

Het Lokaal bestuur kan concluderen dat een BC onvoldoende functioneert, hetzij door

eigen constatering, hetzij door signalen van bewoners van het betreffende complex of

(medewerkers van) verhuurder. Indien blijkt dat een gesprek tussen de betrokken partijen

niet tot een voor alle partijen bevredigende oplossing leidt, is er sprake van een geschil en

treedt de in dit hoofdstuk genoemde geschillenregeling in werking. In een dergelijke

situatie wordt als volgt gehandeld:

1) De partijen in kwestie brengt de andere partij schriftelijk (digitaal) op de hoogte

van het naar haar oordeel bestaan van een geschil dat niet na onderling overleg is

opgelost. Deze aanzegging bevat naast een duidelijke omschrijving van het conflict

tenminste twee handtekeningen van de aanzeggende partij.

2) De andere partij reageert uiterlijk binnen 3 weken schriftelijk en inhoudelijk met

ondertekening door twee personen.


3) Binnen 4 weken na de ontvangst van de reactie wordt een overleg georganiseerd

teneinde nogmaals te proberen het conflict op te lossen. Partijen kunnen zich in

het overleg laten bijstaan door derden. Tijdens dit gesprek wordt met elkaar

gekeken op welke punten er verbetering van het functioneren van de BC nodig is;

4) De BC wordt gevraagd of op één van die verbeterpunten ondersteuning nodig is in

de vorm van een cursus, training, of een andere vorm van tijdelijke support; de

Lokale Vereniging zorgt er voor dat deze ondersteuning geleverd wordt.

5) Alle afspraken worden vastgelegd in een document dat door de BC en een

vertegenwoordiger van de Lokale Vereniging ondertekend wordt.

6) Na een half jaar wordt met elkaar gekeken of de verbetering (grotendeels) bereikt

is.

7) Ook hiervan wordt een verslag gemaakt.

8) Partijen kunnen, na overleg gericht op oplossing van het geschil, eenzijdig een

geschil aan de ALV voorleggen.

9) Op het moment dat het geschil aan de ALV wordt voorgelegd wordt de BC geacht

te zijn geschorst.

10) Schorsing houdt in dat het overleg met de Regio wordt opgeschort en dat de

betreffende BC geen rechten meer kan ontlenen aan haar lidmaatschap van de

Lokale Vereniging en geen toegang heeft tot de ALV.

11) Ingeval van een geschil tussen het Lokaal bestuur en één of meer BC’s dat niet na

onderling overleg kan worden opgelost, besluit de ALV van de Lokale Vereniging bij

meerderheid van stemmen. Zowel het Lokaal bestuur als de BC of BC’s in kwestie

onthouden zich daarbij van stemming.

12) Voor behandeling van het geschil tijdens de ALV wordt/worden de betrokken BC of

BC’s uitgenodigd. Tijdens de behandeling zal hoor en wederhoor worden

toegepast;

13) De ALV kan alvorens een besluit te nemen kiezen voor:

a. Het instellen van een onderzoekscommissie bestaande uit leden van de

ALV en/of

b. het benoemen van een mediator die probeert tot een advies te komen.

14) De bevindingen en resultaten van de onderzoekcommissie en/of het onderzoek

van een mediator worden aan de ALV voorgelegd, op basis waarvan de ALV een

besluit kan nemen;

15) Indien de ALV besluit dat het lidmaatschap zal worden beëindigd, wordt de

procedure “Beëindiging erkenning en opzegging lidmaatschap” volgens de regels

van het Reglement Bewonerscommissies en de statuten van de Lokale Vereniging

gestart.

Hoofdstuk 12 PROCEDURE BEËINDIGING ERKENNING EN OPZEGGING

LIDMAATSCHAP BC VAN DE LOKALE VERENIGING

1) Aan de ALV wordt het voorstel beëindiging erkenning/opheffing lidmaatschap

voorgelegd;


2) De ALV van de Lokale Vereniging kan een BC ontbinden bij ernstige afwijkingen van

het beleid, de statuten of reglementen van de Vereniging. De BC kan

vertegenwoordigd zijn op de vergadering waar het handelen van de BC ter discussie

staat en heeft het recht op verweer.

3) Het lidmaatschap van de BC van de Lokale Vereniging wordt door het Lokaal

bestuur tegen het einde van het verenigingsjaar opgezegd. Hiervoor geldt een

opzegtermijn van 4 weken.

4) Wanneer redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten

voortduren is onmiddellijke beëindiging mogelijk.

5) Tegen het besluit van beëindiging conform de in dit hoofdstuk onder 3) genoemde

opzegtermijn, is geen beroep mogelijk; tegen de onmiddellijke beëindiging wel.

De richtlijnen zoals in dit Handboek opgenomen, kunnen alleen gewijzigd worden door een

besluit van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging.

1 Handboek bewonerscommissie versie 4 dd. 24 maart 2016 ...

Documents

Transcript of 1 Handboek bewonerscommissie versie 4 dd. 24 maart 2016 ...