1

1 + 1 = 3Samenwerking binnen

Stichting Haarlem-Schoten

Resultaten Survey: input voor groepsdiscussie

Agenda20.30 Opening20.35 Uitkomsten survey samenwerking20.50 Groepsdiscussie21.20 Afronding: conclusies en afspraken21.30 Sluiting

2

3

Observaties• Response op survey is indrukwekkend. Niet alleen een 100% dekkingsgraad maar

bovendien bij alle respondenten de bereidheid om ervaringen met elkaar te delen.• De reacties lijken de gedachte te bevestigen dat (de intentie tot) samenwerking

van groot belang is voor de stichting en de scholen.• Er lijkt sprake van een positieve beoordeling bij vrijwel alle respondenten.

Vanzelfsprekend zijn er verbeterpunten en aanbevelingen maar men is in het algemeen positief over de mate van samenwerken en/of de ontwikkeling/trend.

• Opvallend is dat “contactmomenten” in het algemeen als belangrijke positieve impuls voor samenwerking worden gezien.

• Samenwerking/contactmomenten soms onder druk door tijdsgebrek e/o agendaproblemen

4

Generieke Conclusies• Communicatie is key voor samenwerking!• Men weet elkaar te vinden indien nodig. Wel generiek behoefte aan

contactmomenten gericht op plannen (vooruitkijken) of evalueren (terugblikken)• Betrokkenen zijn in het algemeen goed geinformeerd• Goede relaties zijn onontbeerlijk voor goede samenwerking: Verbondenheid• Vertrouwensbasis is onontbeerlijk• Diverse goede ideeen tav verhogen effectiviteit van de samenwerking, oa:

– Heldere tijdslijnen– Veel voortgang te realiseren tussen vergaderingen door– Vooroverleg (voorbereiden besluitvorming/vergaderingen)– Tijdige uitwisseling informatie/besluitvorming– Taakverdeling– Kennis delen

5

Food for thought…• Algemeen: Wordt de achterban voldoende betrokken/geinformeerd?

– Formele communicatie– Informeel contact– Zichtbaarheid

• Professionals (Directies/MT/AD):– Specifieke verantwoordelijkheid: spil van samenwerking– Response survey: “Als op basis van de voorstellen van het MT/AD een

gezamenlijke koers kan worden onderschreven/vastgesteld door TB en GMR/MR voor de komende jaren (met het benoemen van enkele speerpunten voor het eerste jaar) dan zijn we allemaal binnen hetzelfde kader aan het werk en is er echt 1+1=3”

• (G)MR’en hebben specifieke aandachtspunten:– Factor tijd is een barriere– Ledenwerving– Onderlinge interactie/uitwisseling info– Formele verhoudingen

GroepsdiscussieInventarisatieGedetailleerde antwoorden zijn opgenomen in de bijlage. Omwille van de tijd is het

niet wenselijk om alle surveys in detail door te lopen. Als voorzet voor nadere uitwisseling van ideeen/gedachten aan representanten het verzoek om kort items te benoemen:

1. Een voorbeeld van goede/uitstekende samenwerking? 2. Een suggestie/aanbeveling tot verdere optimalisering van samenwerking.Discussie• Feedback inventarisatierondje• Onderschrijven participanten de conclusie dat we qua samenwerking de goede

kant op gaan?• Welke specifieke aandachtspunten zouden kunnen leiden tot een verdere

optimalisering van de samenwerking?• Welke rol zien participanten voor zichzelf weggelegd om bij te dragen aan

verdere optimalisering?• Overige discussiepunten?• Afspraken/follow up?

Bijlage: Ingevulde surveys

8

Toezichthoudend Bestuur:Wat gaat goed

• ITO en AD: open en direkte communicatie, goede inhoudelijke bespreking van relevante zaken, positieve en constructieve relatie, gestructureerde rapportages en overleg

• ITO en MT: open en transparante communicatie door aanwezigheid van MT in ITO vergaderingen, sterke inhoudelijke bijdrage van MT leden aan ITO overleg

• ITO en MR: contact verloopt via AD, MT en GMR, ITO heeft het gevoel dat zij goed op de hoogte is wat er speelt bij de MR-en

• ITO en GMR: Regelmatig persoonlijk contact, soepel operationeel contact via AD, ITO heeft het gevoel dat zij goed op de hoogte is wat er speelt bij de GMR

9

Toezichthoudend Bestuur:Wat kan beter

• ITO en AD: verder optimaliseren van Bestuur op afstand concept (ervaring opdoen en waar nodig de formele uitwerking verzorgen (statuten e.d.)

• ITO en MT: verder benutten van de inhoudelijke kennis van de MT leden door ITO

• ITO en MR: regelmatig het gevoel bevestigen dat ITO en MR-en goed verbonden zijn

• ITO en GMR: vasthouden van regelmatig contact en bespreken van belangrijkste zaken/dossiers

10

Toezichthoudend Bestuur: Aanbevelingen en suggesties

• ITO en AD: jaarlijks evalueren Bestuur op afstand concept• ITO en MT: jaarplan maken van inhoudelijke onderwerpen te bespreken in

aanwezigheid van de MT leden• ITO en MR: regelmatig via de AD en GMR het gevoel bevestigen dat ITO en

MR-en goed verbonden zijn• ITO en GMR: zekeren 2 maal per jaar contact met GMR en agenderen van

belangrijkste zaken/dossiers• Algemene opmerking m.b.t. de periodieke afstemming van de koers van

de scholen. Als op basis van de voorstellen van het MT/AD een gezamenlijke koers kan worden onderschreven/vastgesteld door TB en GMR/MR voor de komende jaren (met het benoemen van enkele speerpunten voor het eerste jaar) dan zijn we allemaal binnen hetzelfde kader aan het werk en is er echt 1+1=3.

11

AD: Wat gaat goed

• GMR en AD: open/direkte communicatie op basis van gestructureerde informatie en overleg. Meningsverschillen worden besproken. Vertrouwensbasis wordt door mij als sterk ervaren. Gemeenschappelijk belang wordt geddeld.

• TB en AD: open/direkte communicatie op basis van gestructureerde informatie en overleg. Meningsverschillen worden besproken. Vertrouwensbasis wordt als sterk ervaren.

• MR en AD: beperkt contact omdat dat via directies loopt. In voorkomende gevallen constructief overleg. Wat geweten moet worden is bekend.

• GMRleden en AD: constructief overleg op basis onderwerpen die gemeenschappelijk worden voorbereid.

• MT: open/direkte communicatie op basis van gestructureerde informatie en overleg. Meningsverschillen worden besproken. Vertrouwensbasis wordt als sterk ervaren. Zie verder wat Arnold heeft gestuurd namens MT.

• etc

12

AD: Wat kan beter• GMR en AD: melding besluitvorming m.b.t. advies-/instemmingsrecht is

niet altijd even helder. Verslaglegging van overleg kan beter. • TB en AD: verder optimaliseren van bestuur op afstand en groeirol

AD/MT in relatie TB helder krijgen.• MR en AD: • MT: verdere verdeling van taken indien mogelijk. Vraagbaak voor elkaar

zijn en delen. • etc

13

AD: Aanbevelingen en suggesties• GMR en AD: versterking van open relatie en elkaar blijven aanspreken op

elkaars verantwoordelijkheden met begrip voor elkaars positie. • TB en AD: positionering TB t.o.v. AD/MT Wijzigingen, indien gewenst,

borgen .• MR en AD: • GMR leden en AD:• 5 MT: • etc

14

Wat gaat goed? Bij toerbeurt een afvaardiging van directieleden bij AB vergadering;Gelegenheid om daar een onderwerp in te brengen;Voorzitter TB toont initiatief om met directieleden individueel gesprek te voeren; Persoonlijke contact voorzitter met directies;Ruimte voor inbreng;Belangstelling TB voor onderwijsrelevante ontwikkelingen en praktijk; Verslaglegging en terugkoppeling.

Wat kan beter? Betere planning inbreng MT, minder ad hoc keuze onderwerp.

Aanbevelingen en suggesties!Jaarlijks een bezoek van het TB aan de scholen (zoals vorig schooljaar) wordt gewaardeerd door personeel;In “Schoterknipoog” af en toe stukje communiceren naar teams.

MT Met ITO (TB)

15

Liduina met AD Wat gaat goed? Frequent (vastgelegd voor een schooljaar) directieoverleg;Genoemd overleg vindt plaats in Schoteroog. Geeft rust en weinig storing;Inbreng directieleden op agendapunten mogelijk;AD geeft altijd snelle terugkoppeling via verslaglegging;Biedt goede gelegenheid schoolspecifieke zaken te bespreken en te klankborden. Wat kan beter? Terugkoppeling overleg naar team. Bavo met ADWat gaat goed? Directieoverleg is sinds de start van dit schooljaar afgeschaft en wordt niet gemist;Directie Bavo en AD weten elkaar te vinden wanneer nodig;Een afspraak op korte termijn is altijd mogelijk;Overleg vindt nu vaker plaats op school, waardoor de zichtbaarheid van AD in de school toeneemt Wat kan beter? Initiatieven die AD neemt, kunnen in een eerder stadium gedeeld worden met directie Bavo

Aanbevelingen en suggesties! Geen

MT Met AD

16

Wat gaat goed? Frequent (vastgelegd voor een schooljaar) MT overleg;Genoemd overleg vindt plaats in Schoteroog. Geeft rust en weinig storing; Inbreng directieleden op agendapunten mogelijk;AD geeft altijd snelle terugkoppeling via verslaglegging;Directies zien elkaars Nieuwsbrieven en teammemo’s;Teammemo’s gaan ook naar AD; Gedeelde ambitie om structureel overleg te plegen over onderwijsinhoudelijke ontwikkelingen. Daarbij valt te denken aan kennisuitwisseling, monitoren van parallelle processen, gemeenschappelijke beleidsontwikkeling en evaluatie in de domeinen personeel, zorg, kwaliteit, school- en onderwijsorganisatie . Structureel houdt in dat in de overlegstructuur hiervoor tijd is gereserveerd en dat de agenda in overleg wordt bepaald.Concrete recente voorbeelden: Afstemmen format evaluatie SOPOntwikkelen scholingsplannen Passend OnderwijsGezamenlijke scholing directiesUniformeren personeelsbeleidOpstellen protocollen m.b.t. formatieTevredenheidpeilingen en analyse uitkomstenUitwisseling interne en externe communicatiemiddelen

MT

17

Wat kan beter? Meestal vergen de agendapunten veel voorbereidingstijd/voorbereiding waardoor extra werkdruk ontstaat;Behalve elkaar treffen op kantoor AD is het goed als MT met enige regelmaat schoolbezoeken bij elkaar doen, waarbij nadruk ligt op de dagelijks onderwijspraktijk;De inhoud en vorm van de “Schoterknipoog”;Terugkoppeling MT naar schoolteams. Aanbevelingen en suggesties! Onderling onderwijsinhoudelijk overleg tussen de directies naast MT overleg kan een meerwaarde gaan vormen; Gezamenlijke studiedag organiseren (1x per 2jr);Meerwaarde van andere overlegvormen onderzoeken;Externen uitnodigen (gastspreker) voor inhoudelijke verdieping bij overleg.

MT

18

Wat gaat goed? Frequent (vastgelegd voor een schooljaar) overleg;Agendapunten zijn vooraf bekend;Klankborden. Zowel directie als MR hebben behoefte aan klankborden over onderwijsinhoudelijke zaken.

Wat kan beter? Waakzaamheid op verstrengelingen van belangen bij oudergeleding;Verwachtingen van rol MR lopen soms uiteen. Beter afgestemd worden.Informatie MR personeel naar teamleden;Duidelijke afbakening punten voor GMR en punten voor MR;Helder tijdpad voor b.v. begroting, formatieplan.

Aanbevelingen en suggesties!In het verleden had de vz van de MR vooroverleg met directie (of directielid); Duidelijke jaarkalender voor MR zaken;Expertise van b.v. interne begeleiding gebruiken als informatiebron.

Directie Liduina Met MR

19

Wat gaat goed? Frequent overleg;Agendapunten zijn vooraf bekend;Groepjes MR leden hebben speerpunt gekozen en zoeken hierbij de samenwerking met teamleden, overblijf e.d. Overleg is constructief en draagt bij aan goed schoolbeleid;Directeur schuift later aan bij het overleg. Hierdoor hebben teamleden in de MR ook echt hun eigen inbreng en wordt niet alles aan de directeur gevraagd. Zichtbaarheid naar ouders wordt groter door diverse acties op dit gebied

Wat kan beter? Mededelingen vanuit de directie van tevoren aanleveren werkt efficiënter, maar lukt niet altijdNieuwe teamleden werven voor de MR is lastig

Aanbevelingen en suggesties!

Directie Bavo Met MR

20

MR Liduina: MT & MR• Wat gaat goed:

1 grote betrokkenheid mr (en directie ook uiteraard) bij school2 bereidheid mr om tijd en energie te investeren3 informele contacten mr-directie4 sfeer tijdens vergaderingen

• Wat kan beter:1 "brengen“ van informatie door directie (nu vaak meer ervaren als "halen“

door mr)2 samenspel AD-directie-gmr-mr (vanuit MR rondom de formatie)3 kwaliteit van aanlevering voorstellen (achtergrondinfo, doel, gevraagd

besluit, overwegingen)4 de mr betrekken als meedenk-partner betrekken in proces en

overwegingen5 open houding door beide partijen6 er met elkaar voor zorgen dat projecten een vervolg krijgen en een project

niet stil komt te liggen

21

MR Liduina: MT & MRAanbevelingen & suggesties

1 eerder en open communiceren van beide kanten2 handig om een voorgesprek tussen voorzitter en directie te hebben3 we zouden liever een standaard format zien bij aanlevering stukken4 formatie kan duidelijker door meer en gestructureerder geformuleerde

informatie (voorbeeld reeds gestuurd aan directie)5 door AD voorgestelde begeleiding in het formatie proces wordt met

spanning afgewacht

22

MR Liduina: MR & GMR• Wat gaat goed:

1 ondersteuning vanuit de GMR bij het beoordelen van de formatie2 door GMR is MR betrokken bij WSNS bijeenkomsten rondom passend

onderwijs3 uitwisselen van onderlinge stukken

• Wat kan beter:1 kennisuitwisseling tussen gmr-mr en mr-gmr

• Aanbevelingen & suggesties:1 1 of 2 thema's door mr’en en gmr gezamenlijk in werkgroepen oppakken.

Bijv. passend onderwijs2 om communicatie te bevorderen, zoek 1 MR lid die in zowel MR als GMR

vergaderingen wil deelnemen. Kost veel tijd aan leeswerk en dubbel hoeveelheid avonden dus deze persoon zou verder geen acties binnen MR of GMR hoeven uit te voeren.

23

MR Liduina: MR & MR (Bavo)Samenwerking MR liduina en MR bavo

• Wat gaat goed: Samen een keer cursus gevolgd. Als zeer prettig ervaren

• Wat kan beter: kennisuitwisseling tussen MR’en bavo en liduina• Aanbevelingen/Suggesties: Lijkt ons goed om 1 keer per jaar

gezamenlijk overleg te hebben om wederzijds te leren hoe de twee MR’en functioneren

24

MR Bavo:1. Samenwerking met de Ouderraad: we informeren elkaar te weinig over de onderwerpen die we bespreken en ook welke onderwerpen nu waar horen. Ook zullen er onderwerpen zijn waarin we samen kunnen optrekken. Om dit te bespreken hebben Ebbe en ik al een overlegje gepland.2. Contact met de GMR: Beetje hetzelfde als hierboven: we informeren elkaar wel via verslagen (en omdat we momenteel geen secretaris hebben is dat ook minder) en van Brigitte horen we ook wel wat er speelt, maar we houden elkaar niet echt actief op de hoogte. Ook reageren we slecht op elkaars mails en trekken we niet samen op bij onderwerpen. (Aan de andere kant zal dat echter niet vaak aan de orde kunnen zijn aangezien we toch andere onderwerpen oppakken.) Op zich weten we elkaar wel te vinden bij zaken die echt dringend zijn.3. Wat gaat goed: samenwerking met Brigitte. Natuurlijk moeten we soms aan haar jasje trekken voor acties, maar dat moeten we met elkaar ook doen.4. Bij afwezigheid van Brigitte hebben we te maken met Caroline. Zij kan alleen de taken van Brigitte overnemen/samenwerken met MR als ze op de hoogte is van wat er speelt. Is al met Brigitte besproken en wordt opgepakt.5. Samenwerking binnen MR: Er zijn wat wisselingen geweest en gaan vinden in de MR (Anna en Gina zijn weg en ik stop met het nieuwe schooljaar). Zal dus sprake zijn van een nieuwe groep met een nieuwe taak- en rolverdeling.

25

GMR: Wat gaat goed• AD/GMR: Goede interactie met wederzijds respect voor elkaars

standpunten. In het algemeen wordt constructief samengewerkt.• TB/GMR: Ondanks het bestuur op afstand heeft de GMR het idee dat zij

het toezichthoudend bestuur goed kan bereiken.• MR Liduina/GMR: Van beide kanten regelmatige betrokkenheid, in het

algemeen op inhoudelijke zaken zoals formatie en budgettering. Contact verloopt snel doch effectief: email, elkaar even spreken op schoolplein, soms bezoek vergadering.

• MR Bavo/GMR: Iets minder inhoudelijke raakvlakken geweest de afgelopen twee jaar maar het contact is snel gelegd. Vanuit MR Bavo recent het voorstel gekomen tot gezamelijk volgen cursus.

• Directie/GMR: Contacten in het algemeen obv specifieke thema’s of informeel omdat de MR’en eerste aanspreekpunt zijn voor directie. Desalniettemin zijn beide directies zeer toegankelijk.

26

GMR: Wat kan beter• AD/GMR: GMR heeft soms het idee dat zij specifieke expertise kan

inbrengen, bijv. op gebied van communicatie, strategische beleidsplannen, etc. Wij ervaren dan soms een vrij formalistische kijk op rolverdeling. Speelt ook tav de contacten tussen enerzijds AD en GMR en anderzijds MR’en en Directie.

• TB/GMR: Misschien iets vaker contact.• MR Liduina/GMR: Bestendiging van de formele relatie tussen MR en GMR. • MR Bavo/GMR: Bestendiging van de formele relatie tussen MR en GMR• Directie/GMR: Zie punt genoemd bij AD/GMR

27

GMR: Aanbevelingen en suggesties• AD/GMR: GMR denkt effectiever te kunnen bijdragen aan de besluitvorming

als we met elkaar een duidelijke planning volgen. Nu hebben sommige thema’s een wat langere doorlooptijd omdat we nogal van vergadering naar vergadering werken. Dat is niet nodig

• TB/GMR: Wellicht toch een tweede contactmoment in het jaar inbouwen? • MR Liduina/GMR: GMR representeert formeel de MR’en in bovenschoolse

aangelegenheden. Dit vergt meer onderlinge afstemming dan nu het geval is. GMR zou graag een paar keer per jaar met de MR’en zitten om zaken met elkaar door te spreken. Dit voorkomt ook dat de afstand te groot wordt in een toch kleine organisatie

• MR Bavo/GMR: Zie opmerkingen MR Liduina. GMR stelt met genoegen vast dat er een erg goede werkrelatie lijkt te bestaan tussen Directie en MR Bavo. GMR mist dan soms de belangstelling vanuit MR Bavo voor bovenschoolse aangelegenheden.

• Directie/GMR: GMR ziet de contacten met directieleden – in aanvulling op het primaire contact met AD – als een verrijking voor haar werkzaamheden en biedt goede inzichten in de mogelijkheden om van elkaar te leren. Graag zien wij dat de directies ons om die reden informeren over specifieke zaken die mogelijk ook van belang zijn voor de andere school.