Bedrijfspresentatie

2 maart 2009 www.collegium.nl

2Even voorstellen: Collegium Groep• Opgericht in 2006• Actief aan de Business kant en op het snijvlak van Business en ICT

van Financials (banken, verzekeraars en daaraan gelieerde partijen), Overheid Telecom en Nutsbedrijven

• Vertrekpunt: optimaal effectieve en ontwikkelde professionals creëren tevreden klanten en retentie

• Specialisatie in:– Project- en Programma Management– Business Process Management;– Informatie Management ;– Trainingen;– Matching tussen vraag naar en aanbod van ZZP-ers.

• Doelstelling van groei naar max. 40 medewerkers ultimo 2012

3

Collegium Groep

Information ManagementBusiness Process

Management

Collegium Groep Structuur

Matching Vraag en aanbod ZZP-ers

Mijn Collegium Connect (dashboard)

Communitie(s)

- Connect Groep op LinkedIn

Project Management Trainingen HR projecten

Collegium – Cohesie en Samenwerking

13-04-2023

4

ambassadors

Onze kernwaarden en waar dat toe leidt

• Mensgericht• Open• Gedreven• Integer• Klantgericht• Deskundig• Teamplayer• Onafhankelijk• Trouw, loyaal• Flair

5

• Een belangrijk thema voor onze organisatie is het verder vormgeven van persoonlijke en professionele groei van onze medewerkers. Zij hebben de ambitie zich te ontwikkelen en krijgen hiervoor de nodige middelen aangereikt. Zij hebben de mogelijkheid opleidingen te volgen en worden begeleid in hun (persoonlijke) ontwikkeling.

• We streven naar een cultuur waarin ‘ondernemerschap’ centraal staat. Dit houdt in: verantwoordelijke werknemers die op basis van individuele prestaties een bijdrage leveren aan de gezamenlijke organisatiedoelstellingen.

• Centraal bij het behouden en verder vormgeven van de cultuur, staat het nastreven van een open communicatie. Communicatie is een punt van continue en blijvende aandacht. Minimaal eenmaal per jaar wordt de stand van zaken opgemaakt omtrent de communicatie en vinden eventuele bijsturingen plaats.

6De twee hoofdclusters van Consulting & Projects

Business Process Management

Top 3 service offerings:

1. Proces Analyse-en Verbetering;

2. Samenvoegen en optimaliseren van bedrijfsprocessen

3. Procesanalyse met verbeterpotentieel op basis van best practices

Project M

anagement

Change M

anagement

Information ManagementTop 3 service offerings:

1. Visie op en aanpak van Testen en FAB in 1 rol

2. Pool van Functioneel Applicatiebeheerders

3. Maken en uitvoeren business case voor outsourcing

Een greep uit onze opdrachten (1)

• Opstellen visie en blauwdruk voor Document Management, implementatie van Document Management bij een zorgverzekeraar;

• Het opstellen van functionele requirements en het testen van nieuwe internet functionaliteit;• Het opstellen van requirements voor een nieuwe enterprise-omgeving bij een schadeverzekeraar;• Het ontwerpen en realiseren van een nieuwe marketing- en salesrapportage bij een grote bank;• Het kiezen voor en implementeren van een nieuwe Europese omgeving voor betalingsverkeer bij

een grote aanbieder van vastgoedfinanciën;• Het kiezen voor en implementeren van een bulk payment channel oplossing met

locatieonafhankelijke procuratie; • Het reorganiseren van een aantal commerciële desks bij een grote private bank;• Het inrichten en uitvoeren van functioneel beheer en testen bij een zorgverzekeraar; • Het inrichten en uitvoeren van de PMO functie, met een accent op financial control bij complexe

projecten; • Het beschrijven en inrichten van de beveiligingsinfrastructuur van een nieuw flexconcept bij een

grote bank; • Het opstellen van een visie en missie ten aanzien van virtuele communities en de realisatie van

vier pilots;• Het uitvoeren van programmamanagement met een omvangrijke IT delivery portefeuille bij een

grote bank; • Het uitvoeren van testwerkzaamheden bij een zorgverzekeraar die werkt aan de integratie van

drie zorginstellingen; • Informatieanalyse en functioneel ontwerp van complexe datawarehouse omgevingen voor

marketing en commerciële afdelingen; • Het implementeren van procesanalyses en procesverbeteringen; • Het uitvoeren van functioneel beheer bij banken en verzekeraars.• Het uitvoeren van Project Management bij een grote triple Play aanbieden• Het voorbereiden van de implementatie van een Data Management systeem en de upgrade van

een corporate loan systeem bij een grote Bank.

7

Een greep uit onze opdrachten (2)

13-04-2023

www.collegium.nl

8

• De reorganisatie van een gefuseerde afdeling Proces en Informatie Management

• Het begeleiden en uitvoeren van reorganisatietrajecten binnen diverse organisaties;

• Het begeleiden en uitvoeren van organisatie-ontwikkelingsprojecten binnen de staalindustrie;

• Projectmanagement rondom HR onderwerpen binnen diverse organisaties;• Het optimaliseren en ontwerpen van HR processen teneinde efficiency en

kwaliteit te verhogen;• HR processen vertalen naar IT systemen (E-HRM) binnen diverse organisaties• Het begeleiden en coachen van medewerkers binnen diverse organisaties• Leidinggeven aan teams binnen diverse organisaties;• Ontwikkeling, implementatie en evaluatie van HRM beleid binnen diverse

organisaties;• Inrichten van de HR kant van een management informatiesysteem binnen en

grote zorginstelling;• Het ontwerpen en ontwikkelen van de HR functie binnen diverse organisaties• Recruitment binnen diverse organisaties, zowel profit als non profit.• Teambuilding sessie bij een afdeling Finance van en mid office hypotheken bij

een grote bank

OPERATIONAL EXCELLENCE

Oktober 2009

TEGELIJKERTIJD LEVERTIJDEN VERKORTEN, DE KOSTEN VERLAGEN EN DE KWALITEIT

VERHOGEN

De processpiegel is een praktisch instrument om knelpunten in processen zichtbaar te maken en de achterliggende oorzaken daarvan bloot te leggen.

Het resultaat van de processpiegel is een set aan verbeterinitiatieven.

Kenmerkend voor de processpiegel is dat analyses heel toegankelijk gepresenteerd worden. Dit verhoogt de herkenbaarheid bij zowel het management als de medewerkers. Het maakt mensen snel bewust van hoe ze in de huidige situatie met elkaar samenwerken. De ervaring leert dat dit een belangrijke eerste stap is om gezamenlijk hun prestaties naar de klant toe te verbeteren.

10ONZE AANPAK: DE PROCESSPIEGEL

1. Focus en een sterk gestructureerde aanpak die toewerkt naar onderbouwde en gedragen besluiten.

2. Krachtig raamwerk voor achterhalen oorzaken van huidige knelpunten. Daarmee weet u dat u de juiste zaken aanpakt.

3. Quick wins in combinatie met gedegen maatregelen. Dus snelheid in combinatie met fundament.

4. Betrokkenheid medewerkers als primaire sleutel tot succes. Zij moeten het uiteindelijk doen.

5. Inzichtelijk maken van hoe we nu echt werken. Geeft bewustzijn bij de mensen. ‘Werken we echt zo!’

6. Korte doorlooptijd naar feitelijk doorvoeren verbetering.

7. Serie van korte analyses met zeer toegankelijk output die inzichtelijk maakt hoe er echt wordt gewerkt.

8. Weten, willen, kunnen, moeten en mogen als drivers voor verandering

9. Toegepaste Lean/Six sigma, BPM, BPR, NLP, organisatie-opstellingen, etc.

11KENMERKEN COLLEGIUM AANPAK

PRAGMATIEK + ERVARING = RESULTAAT

12

ANALYSE RAAMWERK ACHTERHALEN OORZAKEN KNELPUNTEN

Procesinrichting

Procesbesturing

• Worden de prioriteiten goed gesteld en de capaciteit goed gemanaged?

• Wordt op output gestuurd?

• Wachttijd door wachten op capaciteit

• Voorraden ongelijk verdeeld • Grote verschillen in

productiviteit

HEFBOOM SYMPTOMEN BIJ PROBLEMEN

Input Output

Procesdefinitie

• Is duidelijk gedefinieerd wat er nodig is voordat een proces kan starten?

• Is de output en kwaliteit ervan goed gedefinieerd en wordt hier ook op gestuurd?

• Zijn input en output gedifferentieerd naar segmenten?

• Wachttijd door error-loops• Dubbelslagen in het proces• Onvoldoende

procesdifferentiatie

• Veel handovers• Overbodige stappen• Activiteiten later starten dan

nodig• Lange bewerkingstijd of veel

fouten (door gebrek aan kennis)

• Zijn dit de juiste processtappen?

• Staan de stappen in de goede volgorde?

• Zijn de activiteiten goed belegd?

VRAGEN

Procesuitvoering

• Verschil in kwaliteit en tijdigheid

• Medewerkers werken op verschillende manieren

• Motivatieproblemen

• Zijn alle betrokkenen op de hoogte wat bij elke stap wordt verwacht?

• Worden er inspanningen gedaan om medewerkers op dezelfde manier te laten werken?

13TIJDFRAME DIAGNOSE

ORIENTATIEPROCES/

ORGANISATIE

KNELPUNT-ANALYSE

IDENTIFICEREN VERBETERINITIATIEVEN

PRIORISEREN VERBETER-

INITIATIEVEN

TIJD

Doorlooptijd enkele weken tot twee maanden

PLANNING

1.PLAN-VORMING

3.KNELPUNTANALYSE

4.VERBETER-INITIATIEVEN

PROCESMAPSAMBITIE

VASTSTELLEN

IMPLEMEN-TATIE

QUICK WINS

AANVULLENDE ANALYSES

BESLUIT OPDRACHT-

GEVER

QUICK WINS IDENTIFICERE

N

2.QUICK WINS PROCES MAPPING

PROCESDATA-ANALYSEOPDRACHT-

FORMULERING VERVOLG

NULMETING

Begrijpen proces en

historie

Waarom lekt de tijd weg? Waarom kwaliteitsverlies?

Waarom maken we die overbodige kosten?

Welke initiatieven gaan we

uitvoeren?

Waar lekt de meeste tijd weg? Waar verliezen we kwaliteit? Waar maken we de meeste overbodige

kosten?

14

INRICHTINGSHIËRARCHIE VERBETERINITIATIEVEN

PRODUCTEN

PROCESSEN(kostprijs, risico, doorlooptijd, service, kwaliteit, etc.)

VISIEMISSIE

STRATEGIE

ICT

DOELEN

CULTUUR

ORGANISATIE

MENS

STAPPEN EERSTE WEEK/WEKEN

• Vormen werkgroep– Afspraken over beschikbaarheid huidige leden– Bespreken mogelijkheid toevoegen bijkomende leden kernteam

• Verrichten eerste metingen nulmeting– Maken van afspraken aanlevering benodigde data

• Maken situatieschets– In kaart brengen proces in hoofdlijnen– In kaart brengen organisatie

• Inventariseren huidige ideeen over knelpunten, uitgevoerde verbeteringen en huidige verbeterideeen

– Quick wins achterhalen– Plannen afspraken met management

• Opstellen plan van aanpak

• Inlichten medewerkers

1. Probleemschets

2. Collegiumaanpak

3. Voorbeelden van output

16INHOUD

17

BIJ HET LEVEREN VAN DIENSTEN GAAT HEEL VEEL TIJD VERLOREN AAN WACHTEN

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

6,3 0,5 3,2 0,3 1,5 0,1 5,8 0,2 1,3 0,1 0,1 1,3

Maken voorstel:6,8

1e fiat:3,5

2e fiat:1,6

Opstellen offerte:6,0

Voor-controleofferte:1,4

Gereed-zettenofferte:1,4

Doorlooptijd per stap (dagen)

Werktijd

Wachttijd

94% van de doorlooptijd is wachttijd94% van de doorlooptijd is wachttijd

VOORBEELD

PROCESBESCHRIJVING PROCES XXX

KlantAanvra

ag

Acceptatie

Makenvoorstel

Acceptant

Behandelaa

Fiatteur

Administrateur

Type III

1e fiat

1e fiat

2e fiatOpstel-

lenofferte

Voor-con-trole

offerte

Gereed-

zettenofferte

Klant-ont-

vangtofferte

Klantstuurtge-

tekendeofferteterug

Controle

en admini-stratie

Na-con-trole

Admini-stratie

~50% van analyseposten(1)

Ja

Nee

Door-sturenofferte

en admini-stratie

VOORBEELD

~10% van analyseposten

Aanvraagtype I 50%Aanvraagtype II ~ 2 à 3x per offerteAanvraagtype III ~ 50%

Percentage dat stap wordt overgeslagen

Aanvraagtype I 0%Aanvraagtype II 50%Aanvraagtype III 50%

Aan-biedenofferte

Percentage aanvragen dat in z’n geheel teruggaat naar voorgaande stap.

Genoemde reden voor afwijzing;•Xxx: (15%)•Xxx (30%)•Xxx (25%)•Xxx (30%)

Aanvraagtype I 100%Aanvraagtype II 5%Aanvraagtype III 15%

Percentage aanvragen dat in z’n geheel teruggaat naar voorgaande stap.

Aanvullende informatie voor de reden van afwiiking of genoemde verbeterpunten

Illustreert hoe het proces echt verloopt. ‘Error loops’ vaak dominant aanwezig. Gebaseerd op het inzicht van vele mensen. Gedetaillleerd uitgewerkt voor die processtappen met knelpunten.

Vragen?

13-04-2023

www.collegium.nl 19

Lieuwe Visscher

06-30718519

Lieuwe.visscher@collegium.nl

Website: www.collegium.nl