| De belangrijkste normen en waarden an IKEA … Code of...dag gaf HR heel veel informatie om te...

Code of Conduct | De belangrijkste normen en waarden

van IKEA vertaald naar gedrag

HOE WE SAMENWERKEN

HOE WIJ ZAKENDOEN

HOE WE ONZE ZORGEN UITEN

De belangrijkste normen en waarden van IKEA - de droom laten voortleven 10Wat we van iedereen verwachten 14We overwegen alle mogelijke gevolgen 16Leiden door het goede voorbeeld te geven 19Positief voor mens en milieu worden 20

Hoe we samenwerken 25We bouwen een open en respectvolle werkomgeving 28We zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden 30We gebruiken onze tijd en andere middelen goed 32We waken over informatie en respecteren privacy 35

We doen goede zaken 38We vertegenwoordigen altijd de Ingka Group en het merk IKEA 40We vermijden belangenverstrengelingen 43We tolereren geen corruptie 47We vragen nooit om cadeaus en giften en nemen die ook niet aan 48

HOE WE ONS GEDRAGENOverzicht

Zorgen uiten 52Waar kan de Trust line voor worden gebruikt? 54 Hoe werkt de Trust line? 54

Belangrijk om te weten:

Meer informatie over de belangrijkste onderwerpen in de Code kunnen we vinden op Ingka intranet Deze Code geldt voor alle medewer-

kers van Ingka Holding B.V. en de dochterondernemingen waarin die een meerderheidsaandeel heeft. Het gebruik van het begrip “Ingka Group” in dit document verwijst collectief naar al deze ondernemingen, terwijl het gebruik van het begrip “Code” alleen verwijst naar de Code of Conduct die je nu leest.

We zijn allemaal verantwoordelijk voor het opvolgen van de Code, en het nakomen ervan kan gevolgen voor ons hebben – zowel voor ons als individu - als voor de Ingka Group. We kunnen gestraft worden – onder andere door beëindiging van het dienstverband –of zelfs civielrechtelijk of strafrechtelijk worden vervolgd. De Ingka Group kan worden beboet, gerechtelijk vervolgd worden of er kan schade ontstaan aan ons imago.

Wat als we meer informatie nodig hebben?

Sinds zijn oprichting in 1943 op het platteland van Zuid-Zweden, wordt IKEA geleid en geïnspireerd door onze visie: het creëren van een

beter dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen. Deze visie kan alleen maar worden gerealiseerd door toegewijde medewerkers die samen onze belangrijkste normen en waarden delen. IKEA bestaat uit ons allemaal; onze cultuur is wat we als groep doen en hoe we dat doen.

De manier waarop we zakendoen, elkaar behandelen en met onze klanten, bezoekers, leveranciers en de wereld om ons heen omgaan, zullen altijd bepalen wie we zijn en hoe de wereld de Ingka Group en het merk IKEA waarneemt. Het is belangrijk om te begrijpen dat ieder van ons een ambassadeur van onze gedeelde waarden is, binnen en buiten de Ingka Group.

Door ons op een goede en verantwoorde-lijke manier te gedragen zijn we gekomen waar we nu zijn. Door de klant centraal te stellen in alles wat we doen en door onze

cultuur en waarden uit te dragen, zullen we ook in toekomst de leider in Life at Home.

Deze Code vermeldt de belangrijkste principes die we moeten volgen om ervoor te zorgen dat we allemaal het juiste doen. Hij is bedoeld om een kompas en een inspiratie te worden, die ons zal helpen door ons dagelijkse werk bij de Ingka Group te navigeren.

We beseffen dat de Code niet alle situaties kan benoemen. De bedoeling is echter het aanvullen van onze waarden en ons allemaal te helpen wanneer we met dilemma's worden geconfronteerd. Raadpleeg hem bij twijfel opnieuw, en vergeet niet om indien nodig om advies te vragen.

Laten we elkaar dus helpen om onze doelen te bereiken en de Ingka Group en het merk IKEA te laten groeien door deze Code tot deel van ons dagelijks leven te maken!

Hej!

Code of Conduct | introductie

7 | Code of Conduct6 | Code of conduct

Code of Conduct | Hoe we ons gedragen

HOE WE ONS GEDRAGEN

HOE WIJ ZAKENDOEN | HOE WE ONZE ZORGEN UITENHOE WE ONS GEDRAGEN | HOE WE SAMENWERKEN |


…

We zijn met vele duizenden Ingka Group collega's over de hele wereld, met verschillende achtergronden. Maar waar we ook werken, en welke taal we ook spreken, de IKEA visie verenigt ons allemaal: het creëren van een beter dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen. Hoe we deze visie samen realiseren– de IKEA way – is

gebaseerd op onze gedeelde waarden. Terwijl de jaren verstreken, hebben vele IKEA collega's bijgedragen aan de ver-zameling van waarden die de IKEA cultuur vormen. Deze waarden zijn de lijm die ons bijeenhoudt. Ze tonen ons de weg en samen met deze Code definiëren ze gedrag.

De droom laten voortleven

Samenhorigheid

De belangrijkste IKEA waarden

Zorg voor mens en milieu

Eenvoud

Vernieuwen en verbeteren

Verantwoordelijkheid geven en nemen

Anders zijn met een bedoeling

Leiden door het goede voorbeeld

te geven

Kostenbewustzijn

Waarom zijn onze waarden zo belangrijk? Onze waarden geven ons een gedeeld kader, waarin we ons bedrijf leiden en waarin we met elkaar en anderen om ons heen omgaan. Het is niet altijd makkelijk en duidelijk om volgens onze belangrijkste normen en waarden te handelen. Laten we onszelf daarom vragen stellen, de feiten onderzoeken en ze vanuit verschillende gezichtspunten bekijken om te ontdekken hoe we ons in een bepaalde situatie het best kunnen gedragen. Zelfs als het probleem dat speelt, ingewikkeld is, kunnen we de goede aanwijzingen vinden om het op te lossen met onze belangrijkste waarden, aangevuld met deze Code.Laten we die bij twijfel weer raadplegen. Ze zullen ons naar de juiste oplossing leiden!



De Code vertaalt onze belang-rijkste waarden naar gedrag. Hij legt uit waar de Ingka Group voor staat en wat we van ons allemaal verwachten.

Deze Code is bedoeld als onze gids bij de manier waarop wij zakendoen, terwijl we onszelf, de Ingka Group en het merk IKEA beschermen. We doen dat door onze cultuur van eerlijkheid en respect na te leven en door aan onze verplichtingen te voldoen.

Doen wat juist isDe Code leidt ons als het om ons gedrag gaat, hij helpt ons onze waarden in prak-tijk te brengen en ze in de context van ons dagelijkse werk te begrijpen. De Code beschrijft hoe wij, als medewerkers van de Ingka Group, met elkaar omgaan, en met onze klanten, bezoekers, leveranciers, zakenpartners,

overheidsinstanties en de gemeen-schappen waarin we actief zijn. Kortom: we willen gewoon doen wat goed is: het scheppen van een beter dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen en voor onszelf.

Vrijheid met verantwoordelijkheid We vertrouwen elkaar, en dat betekent dat we geloven in de capaciteiten en verantwoordelijkheid van ieder van ons om ons werk te doen. We geven elkaar de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en te groeien: het versterken van onze medewerkers maakt deel uit van wie we zijn en hoe we ons gedragen. Vrijheid met verantwoordelijkheid maakt dat onze beslissingen ertoe doen, en we moeten nooit bang zijn om fouten te maken wanneer we onze beslissingen nemen binnen de context van onze belangrijkste waarden, ons gezond verstand en deze Code.

Waarom hebben we een Code of Conduct nodig?

Wat bedoelen we met “gezond verstand” in de Code?

We weten dat gezond verstand voor verschillende mensen iets anders kan betekenen, maar wanneer we in de Code over gezond verstand spreken, verwijzen we altijd naar een beoordeling op basis van de belangrijkste IKEA waarden. Wanneer we dus een dilemma of situatie overwegen, proberen we altijd onze waarden toe te passen en vragen we onszelf waarom iets op een bepaalde manier wordt gedaan. We onderzoeken de situatie!Daarnaast hebben we de richtlijn van de woorden van Ingvar Kamprad over gezond verstand: “Maak er een gewoonte van om conventionele wijsheid te onderzoeken! En niet alleen oude ideeën, maar ook nieuwe. Uiteraard is het alleen maar natuurlijk om enthousiast te zijn over nieuwe suggesties en de moeilijkheden over het hoofd te zien, maar zorg ervoor dat je altijd stevig met je beide voeten op de grond blijft staan, en dat je het verschil kan zien tussen wat haalbaar is, en wat louter fantasie is. Leer om in je dagelijkse werk realistisch te oordelen.Leer "nee” te zeggen en leer hoe je stopt met activiteiten, die in de eerste plaats al nooit hadden mogen beginnen. Leer het aantal beslissingen dat je moet nemen te beperken.”

Lees voor meer informatie Het testament van een meubelhandelaar.



Wat we van iedereen verwachten

geldende weten regelgeving voldoen. Als die van elkaar verschillen, dan houden we ons altijd aan de strengste. Dus, in het onwaarschijnlijke geval dat de Code niet strookt met de wet, staat de wet altijd boven de Code.

We doen zaken in meer dan 30 landen, en daarom kan onze Code niet alle verschillende wettelijke eisen behandelen. Daarom is het heel erg belangrijk dat we allemaal de eisen kennen, zoals die gelden in het specifieke land waar we werken. We moeten zowel aan de Code als aan de

?: Ik ben net begonnen bij de Ingka Group. Op mijn eerste dag gaf HR heel veel informatie om te lezen. Ik kreeg een boekje over de Code of Conduct. Moet ik dat echt lezen en ook mee-doen met de training die HR noemde?

Ja, je moet deze Code lezen en begrijpen, en je moet ook meedoen aan de training voor de Code of Conduct. Alle nieuwe medewerkers moeten deze trainingen doorlopen om te begrijpen wat er van hen verwacht wordt. Iedereen moet weten wat er in de Code staat en is zelf verantwoordelijk om zich daaraan en aan de wet te houden.

? : Ik werk in een winkel, en ik heb al een tijdje gesprekken tus-sen de schoonmakers gehoord, die zeggen dat ze onder oneer-lijke arbeidsomstandigheden werken, dat hun werkgever de vereiste sociale zekerheidsbij-dragen niet betaalt en dat hun salaris minder is dan het mini-mumloon. Wat moet ik doen?

Je moet met je manager praten over wat je gehoord hebt. Dit is tegen de wet en natuurlijk ook in tegenspraak met onze waar-den, onze Code of Conduct en de Ingka Group Code of Conduct voor leveranciers (IWAY). We verwachten van onze leveranciers dat ze onze waarden respecteren en aan onze eisen voldoen. We willen ook dat de medewerkers van onze leveranciers genieten van onze visie voor het creëren van een beter dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen. Bovendien zou deze informatie, als die bekend zou raken, mogelijk onze reputatie kunnen beschadigen.



We overwegen alle mogelijke gevolgen

Als het antwoord op een van deze vragen “nee” is, doe je het niet

Tijdens ons dagelijks werk kunnen we situaties tegenkomen, waarin de belangrijkste IKEA waarden gevaar kunnen lopen. Bij twijfel over iets wat we doen, moeten we onszelf simpelweg de volgende vragen stellen:

Voldoet het aan de geldende wetgeving?

Sluit het aan op de belangrijkste IKEA waarden?

Zou ik me comfortabel voelen, als ik het aan mijn collega's en managers moet uitleggen?

Zou de reputatie van de Ingka Group, het merk IKEA en van mijzelf onaangetast blijven?

Als we nog twijfelen over wat we moeten doen, moeten we altijd om raad vragen.

De Code beschrijft een aantal situaties die we in ons werk kunnen meemaken, maar het kan niet alle situaties benoemen. We moeten daarom om hulp vragen aan:

• Onze manager;

• Een andere manager bij wie we ons comfortabel zouden voelen om het te bespreken;

• De manager die verantwoor-delijk is voor onze unit (bijv. storemanager, teammanager etc.); of

• Onze vertegenwoordiger van Human Resources of Risk Management & Compliance

Strookt het met de Code?



Leiden door het goede voorbeeld te geven

mensen om ons heen. Managers moeten ervoor zorgen dat de medewerkers in hun teams de Code kennen en begrijpen wat die voor hen betekent. Ze moeten medewerkers ook aanmoedigen vrijuit te spreken als ze vragen of zorgen hebben over hun verant-woordelijkheden volgens deze Code.

Geen enkele methode is effectiever dan een goed voorbeeld. We moeten allemaal altijd het goede voorbeeld geven en een cultuur van integratie en onderling respect bevorderen. Iedereen is ervoor verantwoordelijk dat onze waarden centraal staan in alles wat we doen. Ieder van ons moet altijd een rolmodel zijn en een goed voorbeeld geven aan de

? : Omdat ik geen leiding geef aan een team, neem ik aan, dat dit punt van de Code niet voor mij van toepassing is. Klopt dat? Ik weet niet hoe ik zou kunnen leiden door het goede voorbeeld te geven door het besturen van een heftruck in het distributiecentrum.

Nee, ongeacht je functie, is het ieders verantwoordelijkheid om altijd voor de belangrijkste IKEA waarden op te komen. Het scheppen van een geweldig plek om te werken, met een cultuur van openheid en integratie is de verant-woordelijkheid van iedereen. Draag dus de IKEA waarden uit, wees je bewust van wat je doet, hoe je het doet en hoe dit anderen om je heen beïnvloedt.We moeten allemaal rolmodellen voor elkaar zijn, om te kunnen leren en weer iets beter te worden – elke dag opnieuw.

? : Wat kan ik als manager doen als een medewerker mij met een zorg of dilemma benadert?

Als iemand je met een vraag of zorg benadert, kunnen de volgende suggesties je daarbij leiden:

· Luister goed

· Zorg ervoor dat je de bezorgdheid begrijpt doorbijkomende informatie te vragen als dat nodig is.

· Antwoord alleen op vragen waarop je het antwoordweet. Vraag om hulp als dat niet zo is.

· Kom zo snel mogelijk terug bij de medewerker diezijn of haar bezorgdheid heeft geuit.

Als je denkt dat een zorg verder onderzocht moet worden, vraag dan advies bij de juiste afdeling. Het kan nuttig zijn om advies te vragen bij Human Resources of Risk Management & Compliance.



Zorg voor mens en milieu is een van onze belangrijkste waarden en leidt ons bij ons werk. Samen hebben we een unieke kans: het creëren van positieve verandering voor miljoenen mensen over de hele wereld, en betrokken zijn bij het opbouwen van een duurzamere en eerlijkere maatschappij. Zorg voor mens en milieu is onze gedeelde verantwoordelijkheid, ongeacht onze rol. Het gaat over de keuzes die we elke dag maken, wanneer we onze klanten en zakenrelaties ontmoeten. Ieder van ons kan een leider naar verandering zijn.

We weten dat we, als iedere medewerker betrokken is, we samen geweldige dingen kunnen doen.

We laten onze betrokkenheid zien door:• te werken aan het inspireren en het

mogelijk maken van miljoenen mensentot het leiden van een duurzameren gezonder leven;

• transformeren van onze activiteitenen efficiënt gebruik maken vanhulpbronnen;

• een inclusief bedrijf worden waarinde mensen centraal staan

Positief voor mens en milieu worden

Wat kan ik doen om bij te dragen?

Er zijn talloze manieren waarop jij kan bijdragen en deel kan uitmaken van positieve verandering

Bijvoorbeeld:

• Vragen stellen en de oude aanpak uit-dagen om dingen beter te maken voormens en milieu.

• Vergroot je kennis, en zoek manierenwaarop je een gezond en duurzaamleven tot een natuurlijk onderdeel vanje contact met klanten kan maken.

• Zorg voor mens en milieu op de manier die we kiezen en waarop we met onzezakenpartners samenwerken.

• Zoek kansen en werk binnen degemeenschap om een positief verschilte maken.

• Maak betere keuzes in de manierwaarop je naar en van je werk reist.

• Gebruik grondstoffen spaarzaam,probeer afval volledig te vermijden enga zo zuinig mogelijk om met energie.



HOE WE SAMEN-WERKEN

Code of Conduct | Hoe we samenwerken



? : Mijn manager heeft onlangs een medewerker van 60 jaar aangenomen voor ons verkoopteam. Ik vind dat geen goede keuze, en ik wil niet werken met een oude man die niets over woninginrichting weet.

Bij de Ingka Group werken medewerkers van verschillende leeftijden met verschillende stijlen voor woninginrichting, en die zijn niet beperkt tot de stereotypen van hun generatie. We respecteren medewerkers van alle generaties – die van elkaar leren, en die het unieke karakter omarmen dat elke generatie met zich meebrengt.

Hoe we samenwerken

geen enkele vorm van pesterij of discrimi-natie vanwege leeftijd, genderidentiteit, seksuele voorkeur, fysieke vermogens, etniciteit, ras, nationaliteit, religie, burgerlijke of gezinsstatus, of enig ander aspect van onze identiteit.We accepteren ook geen enkel verbaal of fysiek gedrag dat een andere persoon minacht of vernedert. Dit geldt ook voor bezoekers, klanten en andere mensen met wie wij te maken hebben.

Wij staan voor een eerlijke behandeling en gelijke kansenWe respecteren en steunen mensenrech-ten binnen al onze bedrijfsactiviteiten, zowel intern als extern. We onderhouden een inclusieve werkom-geving waar iedereen zich welkom, geres-pecteerd, geaccepteerd en erkend voelt om zijn of haar uniekheid en waarin we in een behulpzame sfeer met elkaar werken. Wij geloven dat gelijkheid de kern van mensenrechten vormt en we accepteren



? : Hoe weet ik, dat ik met een geval van pesterij word geconfronteerd?

Alle medewerkers hebben het recht te kunnen werken op een plek zonder enige vorm van misbruik of pesterij. Er is sprake van pesterij of intimidatie wanneer het gedrag de waardigheid van een persoon schendt en een intimiderende, bedreigende, vijandige, denigrende, vernederende of aanstootgevende omgeving creëert.

? : Ik ben in een traditioneel gezin opgegroeid, waarin mijn moeder en mijn zussen voor het huishouden zorgden en de mannen werkten en carrière maakten. Toen ik bij de Ingka Group ging werken, had ik een man als manager, maar die heeft nu een andere functie en werd vervangen door een vrouw. Ik kan maar moeilijk accepteren dat ik onder een vrouw werk.

Wij geloven dat gendergelijkheid de kern van de mensenrechten vormt. Gendergelijkheid gaat om het scheppen van een inclusieve cultuur, waarin zowel vrouwen als mannen worden gewaardeerd om hun unieke bijdragen, die op hun unieke en elkaar aanvullende manieren de cultuur van de organisatie beïnvloeden.



We bouwen een open en respectvolle werkomgeving

Maar de turbulentie in vele delen van de wereld de dag van vandaag heeft de weg geplaveid naar de groei van verschillende soorten radicale en extremistische ideeën in politiek, religie en andere soorten ideologie. We zullen onze waarden blijven behouden en promoten; ons geloof in diversiteit, inclusie en tolerantie is onschendbaar. We tolereren geen extremisme. Daarbij moeten we een standpunt innemen welke vormen van gedrag en welke uitingen aanvaardbaar zijn en welke niet. Persoon-lijke gedragingen en uitingen op de werk-plek mogen nooit inbreuk maken op de persoonlijke sfeer van iemand anders.

We geloven in constructieve arbeidsrela-ties en ondersteunen het recht op vrijheid van vereniging van iedere medewerker. We respecteren het recht van medewerkers om zich aan te sluiten bij een werknemersvereniging naar keuze binnen het geldende wettelijke kader. We verwelkomen de standpunten en meningen van iedereen, met het gemeen-schappelijke doel om aan een geweldig plek om te werken te bouwen. We respecteren elkaar en waarderen de teamgeest die voortvloeit uit onze cultuur waarin we een open, eerlijke en directe dialoog voeren. En daarom moeten we allemaal actief samenwerken aan het verder ontwikkelen en versterken van deze interne dialoog.

? : Een van mijn collega's heeft enkele leden van het team een ongepaste grap met een seksueel karakter gemaild. Ik vond het aanstootgevend, maar ik weet niet of ik mijn zorgen met mijn collega moet delen? Wat moet ik doen?

? : Ik wil graag mijn kerk helpenmet een actie. Is dit toegestaan?

? : Ik heb een vriend die me vaak grappen stuurt. Mag ik diegebruiken in mijn yammer teamgroep of mijn e-mail om die met mijn vrienden op het werk te delen?

We zijn allemaal, ieder van ons, ver-antwoordelijk voor het creëren van een fantastische plek om te werken, en aanstootgevend gedrag als dit zouden we niet moeten accepteren.Als het voor jou ongemakkelijk voelt om je collega direct aan te spreken, neem dan contact op met je mana-ger of Human Resources.

Jouw persoonlijke religieuze activiteiten zijn jouw eigen zaak. Zorg er wel voor, dat je voor je actie geen middelen van de Ingka Group gebruikt, zoals bedrijfstijd, e-mail of de bedrijfsnaam. Zorg er ook voor, dat je niet probeert om andere medewerkers te bekeren tot een andere godsdienst of mening, of uitspraken doet, die hun persoonlijke levenssfeer schenden.

Dit is een kwestie van gezond verstand. Het incidenteel doorsturen van een bericht zou acceptabel zijn, maar veelvuldig persoonlijk gebruik zou het net-werk van de Ingka Group kunnen overbelasten en ook tot tijdver-spilling kunnen leiden.En onthoud daarbij ook, dat niet iedereen jouw gevoel voor humor deelt, en dat je moet oppassen dat je niet iets stuurt dat als beledigend ervaren zou kunnen worden.



We zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden

en gezondheid nooit in gevaar brengen. Op onze werkplekken is het niet toege-staan om te werken onder invloed van alcohol, legale of illegale drugs of andere substanties die het veilig en effectief uit-voeren van het werk belemmeren. Werken onder invloed van dergelijke substanties veroorzaakt een onaanvaardbaar veilig-heidsrisico voor jouzelf en voor anderen. Alle ongevallen en onveilige werkmethoden, hoe klein ook, moeten onmiddellijk aan onze manager worden gerapporteerd.

Gezondheid en veiligheid op de werkplek is de verantwoordelijkheid van ieder-een. We werken allemaal proactief om onszelf, bezoekers en andere mensen die op ons terrein werken, te beschermen. We streven ernaar om de aan ons werk verbonden risico's te beperken en onze gezondheid op het werk te verbeteren. De interne en externe gezondheids- en veiligheidseisen zijn er om ons allemaal - en degenen om ons heen - veilig te houden en ons bedrijf te beschermen. We zullen ons daaraan houden, en onze veiligheid

? : Ik heb gezien dat sommige van mijn collega's zich niet aan de standaard werkprocedures houden en ik denk, dat dit risico's voor hen en anderen kan opleveren. Ze denken dat ze sneller kunnen werken zonder het gebruik maken van alle veiligheidsmateriaal Wat kan ik doen? Het is mijn zaak niet, maar het kan hun veiligheid in gevaar brengen.

We zorgen voor elkaar, en moeten ons proactief inzetten om onze werkgerelateerde risico's te beperken. Als je een onveilige praktijk ziet, spreek je collega's daar dan direct over aan, en ook over het risico dat jij hebt waargenomen. Misschien hebben ze zich niet gerealiseerd dat ze iets gevaarlijks deden. Meld het probleem aan je manager en deel elke mogelijkheid voor verbetering met hem of haar. Daar zal het hele team van profiteren.

? : Toen ik met mijn kinderen speelde, heb ik mijn rug bezeerd. De dokter heeft me pijnstillers voorgeschreven waar ik ontzettend moe van word. Mag ik wel werken?

Ja, als de arts je niet heeft vrijgesteld van werken, zou je moeten kunnen werken. Maar vraag jezelf wel af, wat het mogelijke gevaar zou kunnen zijn. Gebruik je technische apparatuur? Het gebruik daarvan onder invloed van voorgeschreven medicatie zou een potentieel risico voor jezelf en anderen kunnen opleveren, dat eerst moet worden beoordeeld. Praat met je manager, en samen zullen jullie de goede oplossing voor jouw situatie vinden.



We gebruiken onze tijd en andere middelen goed

Group te beschermen en ervoor zorgen dat enig persoonlijk gebruik van derge-lijke middelen geen hogere kosten voor de Ingka Group veroorzaakt, of onze werkzaamheden verstoort.We moeten er allemaal naar streven de eigendommen van de Ingka Group te beschermen tegen diefstal, schade, ver-nietiging, misbruik, fraude en verduistering.

We moeten ervoor zorgen dat alle mid-delen van de Ingka Group - waaronder tijd, goederen, materialen, apparatuur, informatie etc. - alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Maar we beseffen dat er redelijk persoonlijk ge-bruik van sommige van die middelen kan voorkomen zonder dat dit onze dagelijkse activiteiten en ons bedrijf beïnvloedt. We moeten allemaal ons gezond verstand gebruiken om de middelen van de Ingka

? : Tijdens mijn dienst heb ik mijn eigen mobiele telefoon bij me, mag ik die gebruiken?

? : Mag ik mijn zakelijke e-mail-adres voor privégebruik gebruiken?

Als we werken, moeten we ons op onze taken con-centreren. Maar een verantwoordelijk en beheerst privégebruik van je mobiele telefoon is indien nodig toegestaan, op voorwaarde dat daardoor het goed uitvoeren van je taken niet wordt verstoord. Bedenk altijd, wat jij van anderen zou verwachten. Wat zou jij bijvoorbeeld verwachten van een winkelmedewerker als je gaat shoppen? We willen onze klanten een geweldige ervaring bieden, en ons werk moet daarom altijd prioriteit krijgen. Wees je ervan bewust, dat het aan jouw werk gerelateerde veiligheidsredenen verboden zou kunnen zijn om je privételefoon tijdens je dienst te gebruiken (als je bijvoorbeeld een heftruck bestuurt).

We beschikken allemaal over een Ingka Group e-mailadres voor zakelijk gebruik. Maar we zien wel in, dat e-mail een veel gebruikt communicatiemiddel is, en dat verantwoorde-lijk en beperkt privégebruik is toegestaan, op voorwaarde dat het naar behoren uitvoeren van onze taken niet wordt verstoord.We mogen dit e-mailadres niet gebruiken om ons voor sociale-media-accounts te registreren.



We waken over informatie en respecteren privacy

Daarom is het voor ons allen, maar ook voor onze zakenpartners, heel belangrijk om ons bewust te zijn van de waarde van informatie, en om ons allemaal te houden aan wetgeving voor informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens.Een goede benadering is, dat je er altijd vanuit gaat dat bedrijfsgerelateerde informatie vertrouwelijk is, en die alleen deelt met mensen die daartoe gerechtigd zijn of nodig hebben om hun werk binnen de Ingka Group uit te voeren. Vraag bij twijfel je manager om raad.

Informatie is een belangrijk bedrijfsmiddel voor de Ingka Group en we moeten die als zodanig behandelen. In ons dagelijkse werk delen we informatie zowel monde-ling als schriftelijk en dit delen draagt, als het juist gebeurt, bij aan ons succes. Het onrechtmatig omgaan met informatie kan anderzijds schade toebrengen aan onze medewerkers, klanten en bezoekers, en ons bedrijf als geheel. De Ingka Group respecteert de privacy van medewerkers, klanten, zakenpartners en andere belanghebbenden. Persoonsgege-vens worden altijd op wettige en eerlijke wijze verwerkt, en moeten ten aanzien van privacy en integriteit zeer zorgvuldig worden behandeld.

Voorbeelden van informatie die vertrouwelijk of gevoelig is:

· Persoonlijke informatie· Organisatorische wijzigingen· Verkoopinformatie· Productontwikkeling· Betalingsgegevens· Potentiële acquisities· Bedrijfsplannen· Strategieën· Prognoses

? : Mijn vriendin, een vroegere Ingka Group medewerker, is nu een eigen bedrijf begonnen. Ze heeft mij om de namen en adressen van alle medewerkers op ons kantoor gevraagd, zodat ze die een mail kan sturen. Zou dat oké zijn?

Nee, je mag je vriendin deze informatie niet sturen. Het verzenden ervan zou een inbreuk op deze Code zijn en ook een schending van de plaatselijk wetten. Deze informatie moet altijd vertrouwelijk blijven.



HOE WIJ ZAKENDOEN


Code of Conduct | Hoe wij zakendoen


? : Ik werk bij de afdeling customer experience (exchange & returns) en ik draag een sluier. Onlangs weigerde een klant door mij geholpen te worden omdat ik een 'symbool van de islam’ droeg. Hij begon te schreeuwen, en eiste dat iemand anders mij zou vervangen.

We moeten respectvol aan de klant uitleggen dat bij de Ingka Group iedereen het recht heeft zichzelf te zijn. We respecteren en erkennen de verschillen van onze medewerkers en we beoordelen hen op basis van hun prestaties.Het waarderen van diversiteit, geloof en overtuiging strookt met onze humanistische waarden, en daarom doen we zulke goede zaken!

We doen goede zaken

beeld en de reputatie van de Ingka Group.Dit geldt ook bij ons contact met onze klanten en bezoekers. We streven er alle-maal naar om die allemaal een geweldige ervaring te bieden, welk kanaal de klant ook gebruikt om bij ons te winkelen of om contact op te nemen. We zijn altijd respect-vol en vriendelijk tegenover onze klanten, en nodigen hen uit deel van ons visie te worden en onze waarden met ons te delen.Maar we weten ook, dat niet iedereen onze waarden deelt, en soms worden we met frictie of conflicten geconfronteerd. Als dit gebeurt, is het belangrijk te staan voor waar we in geloven: onze waarden en onze vaste overtuiging dat we geen enkele vorm van discriminatie, pesterij of wange-drag accepteren.

Het draait allemaal om goed zakendoen. De zaken van de Ingka Group en zijn succes hebben een stevige basis met als uitgangspunten oprechtheid, respect, eer-lijkheid en integriteit. Ieder van ons moet ernaar streven deze basis te beschermen door elke dag volgens onze belangrijkste waarden te handelen.Als onderdeel van de op waarden geba-seerde IKEA cultuur, hebben we het privile-ge om, ongeacht onze rol binnen de Ingka Group, tijdens ons dagelijks werk verant-woordelijkheid te dragen en ons bedrijf te beïnvloeden. Soms staan we voor moeilijke beslissingen, maar we moeten altijd vertrouwen op ons gezond verstand om juist te handelen. Op deze manier volgen we onze waarden en dat heeft een positieve uitwerking op het

? : Ik handel een inkoopproces af. Als ik een hoger aantal aan de leverancier doorgeef, kan ik een betere prijs krijgen dan deze ik voor lagere aantallen krijg. Ik ben van plan om maar kort met deze leverancier te werken, dus ik denk dat het dan wel oké is?

Nee, het is niet ok om onze leveranciers en zakenpartners verkeerde informatie te geven. Bij de Ingka Group streven we altijd naar langdurige en eerlijke zakenrelaties en zullen we altijd op een betrouwbare en eerlijke manier handelen, met een langetermijnperspectief. Bij onze zakelijke relaties laten we ons leiden door verantwoordelijkheid, vertrouwen, integriteit en professionaliteit.



We vertegenwoordigen altijd de Ingka Group en het merk IKEA

niet als die van de Ingka Group worden gezien.Dat geldt ook voor sociale media. Wanneer we sociale netwerken gebrui-ken, moeten we in de eerste persoon schrijven en duidelijk maken dat we voor onszelf aan de discussie deelnemen en niet namens de Ingka Group of het merk IKEA. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen namens IKEA spreken. We zullen ons altijd onthouden van speculaties over iets dat de Ingka Group niet officieel bekend gemaakt heeft. En in die zin mogen we ook geen geruchten over de Ingka Group of het merk IKEA bevestigen of ontkennen.

Medewerkers, die de Ingka Group in de winkel, op zakenreizen, tijdens werk-vergaderingen en evenementen etc. vertegenwoordigen, worden altijd als ambassadeurs voor de Ingka Group en het merk IKEA gezien. Bij contact met onze klanten, onze leveranciers of enige andere partner of externe autoriteit, zijn wij het gezicht van de Ingka Group. We moeten altijd volgens onze waarden handelen en daarbij de belangen van de Ingka Group in gedachten houden.Privé zijn we natuurlijk vrij om deel te nemen aan politieke, religieuze, burgerlijke of andere activiteiten, zolang we er maar voor zorgen dat onze acties en standpunten

? : Een collega heeft op zijn persoonlijke sociale-mediapagina een beledigende opmerking over mij gepost. Wat zou ik kunnen doen?

? : Kan ik op social media bedrijfszaken bespreken?

? : Kan ik in mijn sociale-mediaproiel en carrièrenetwer-ken vermelden dat ik Ingka Group medewerker ben?

We mogen nooit vertrouwelijke informatie over welk aspect van onze bedrijfsactiviteiten dan ook op het internet posten. En openbare sociale-mediaforums zouden niet voor interne communicatie tussen medewerkers moeten worden gebruikt. Vind je ook niet, dat werkgerelateerde discussies en gesprekken in een professionele omgeving moeten blijven? En ook infor-matie over klanten mag niet op openbare forums worden gedeeld. Als je op sociale media een opmerking of vraag over de Ingka Group of het merk IKEA krijgt, kan het een goed idee zijn om naar onze openbare sociale-mediaprofielen te verwijzen. Op die manier zorg je ervoor dat de informatie die iedereen krijgt, correct is.

We behandelen elkaar op het werk met respect en we verwachten dat dit res-pect zich ook tot buiten de muren van onze werkplek uitstrekt. Als jij vindt dat je collega jou respectloos heeft behan-deld, en dit tijdens het werk gevolgen heeft, praat dan eerst met hem/haar. Neem ook contact op met je manager, die je zal helpen om een oplossing voor het probleem te vinden.

Je kan ervoor kiezen om in eigen tijd aan sociale netwerken deel te nemen en je kan je privéleven bespreken, en ook het feit dat je bij de Ingka Group werkt. Als je je echter als Ingka Group medewerker profileert, moet je ervoor zorgen dat je activiteiten met de belangrijkste IKEA waarden stroken. Zorg er in alle gevallen voor dat het duidelijk is dat je je persoon-lijke mening geeft en niet namens de Ingka Group spreekt.



Belangenvermenging ontstaat ook, als een privébelang van een individu op wat voor manier dan ook botst - of zelfs alleen maar lijkt te botsen - met de belangen van de Ingka Group. Er is ook sprake van belangenvermenging als een medewerker, een direct familielid of goede vriend, oneerlijke persoonlijke voordelen geniet door zijn of haar positie of relaties binnen de Ingka Group.We moeten altijd rekening houden met de impact van onze relaties op onze eigen positie en die van de Ingka Group. Dit zal je helpen om mogelijk situaties te vinden

die tot belangenvermenging leiden en het ontstaan ervan voorkomen.Als onderdeel van onze open werkomgeving, handelen we transparant en melden we het als we onszelf in een potentiële belangenvermenging bevinden of weten dat een andere medewerker zich in een dergelijke situatie zou kunnen bevinden.Het is soms lastig om te beoordelen of er sprake is van belangenvermenging. Vraag bij twijfel altijd om advies aan je manager, riskmanager, Human Resources of Risk Management & Compliance.

We vermijden belangenvermenging

Mogelijke belangenconflicten kunnen zich in veel situaties voordoen, waaronder deze voorbeelden:

· Een intieme, persoonlijke relatie meteen ondergeschikte hebben.

· Het bezitten van een bedrijf dat eenklant, concurrent of leverancier is, ofdaar een aanzienlijk belang in hebben.

· Zakendoen met een bedrijf dateigendom is van een medewerkerof zijn of haar familie, of wanneereen dergelijke persoon daaroverzeggenschap uitoefent.

· Familiebetrekking met personen die bijeen leverancier in dienst zijn

· Aannemen van geschenken, betalingenof diensten van personen die zaken metde Ingka Group willen doen.

· Optreden als onafhankelijk consultantvoor een klant of leverancier van deIngka Group, terwijl men ook in dienst isvan of onlangs zaken met de IngkaGroup heeft gedaan.

· De eigendommen van de Ingka Groupvoor persoonlijk gewin gebruiken.

· Misbruik van inside kennis bij het kopenof verkopen van aandelen.

? : Mijn man werkt voor een van jullie dienstverle-ners, maar ik heb geen contact met die leverancier. Is er hier sprake van belangenvermenging?

Je moet dit bekendmaken, zodat er stappen genomen kunnen worden om ervoor te zorgen dat potentiële conflicten jouw beslissingen als Ingka Group medewerker niet beïnvloeden of lijken te beïnvloeden. Zodra we ons realiseren dat we met een potentieel conflict geconfronteerd worden, moeten we transparant zijn.



? : Ik heb klanten geholpen bij het ontwerp van hun nieuwe keuken, en we hebben met veel plezier samen aan hun project gewerkt. Ze hebben me gevraagd of ik ze zou kunnen helpen om de keuken te monteren en ze zouden me hiervoor betalen. Ik weet hoe het moet, en ik zou deze maand echt extra inkomsten kunnen gebruiken. Zou dat oké zijn?

Nee, bij de Ingka Group bieden we onze klanten zoals je weet montageservices, zodat dit een duidelijk voorbeeld van belangenver-mening is. We mogen onze positie als Ingka Group medewerkers nooit in het voordeel van onze eigen belangen gebruiken ten koste van de belangen van de Ingka Group.Als je zelf in deze situatie komt, moet je de klanten helpen begrijpen welke services zij nodig hebben om de beste klantervaring bij ons te kunnen ervaren.

? : Ik werk deeltijds als Com&In designer en in mijn vrije tijd werk ik als freelance interieur-designer. Zou dit tot belangenvermenging kunnen leiden?

Op zich zou het geen pro-bleem kunnen zijn als je je eigen bedrijf hebt of voor een ander bedrijf werkt terwijl je bij de Ingka Group in dienst bent. Je mag je eigen bedrijf echter nooit promoten onder je werktijd bij de Ingka Group en er mag nooit een conflict tussen jouw belangen en die van de Ingka Group ontstaan.

? : Ik werk al enkele jaren in de winkel. Ik begon bij de kassalijn en onlangs ben ik bevorderd tot de functie van manager customer experience. Dit betekent dat mijn partner, die eerder mijn gelijke was, nu direct aan mij rapporteert. Ik behandel hem natuurlijk nooit anders en we proberen niet samen in het openbaar gezien te worden. Ik wil niet dat de rest van het team zich ongemakkelijk voelt, maar het is voor ons allemaal een lastige situatie. Wat moet ik doen?

We moeten altijd voorkomen dat we directe rapportering- of matrix verantwoordelijkheden hebben over een andere medewerker met wie we een persoonlijke relatie hebben (familielid, goede vriend, partner, etc.). We moeten ervoor zorgen dat we geen belangenconflict hebben - of lijken te hebben - in de ogen van anderen die kunnen vinden dat de situatie oneerlijk is. Waarom stel je jezelf niet de vraag: “Zou ik iemand anders in mijn positie vertrouwen die hetzelfde potentiële belangen-conflict had?”Bespreek de situatie met je manager en je Human Resources-manager; zij zullen dit beoordelen en samen met jou een oplossingen zoeken.



We tolereren geen corruptie

iemand binnen of buiten de Ingka Group als zodanig zou kunnen worden gezien, Onze zero-tolerance-beleid tegenover corruptie moet duidelijk zijn aan ons allen en aan onze zakenrelaties om onze mensen, het merk IKEA en de Ingka Group te beschermen. Elke vraag om, of aanbod van, steekpenningen moet direct worden geweigerd en aan onze manager worden gemeld.

We zetten ons in om op een eerlijke manier zaken te doen en tolereren geen enkele vorm van corruptie. Het beïnvloe-den van besluitvorming door illegale of ongepaste betalingen of door niet-financi-ele voordelen zou ernstige schade kunnen toebrengen aan onszelf, onze klanten, alsook de Ingka Group en het merk IKEA. We geven en accepteren daarom nooit steekpenningen, ongepaste voordelen, financieel of niet-financieel, of iets dat door

? : Er is een arbeidsinspecteur op ons terrein aangekomen om een audit uit te voeren. Kan ik de inspecteur als blijk van goede wil een product geven?

Nee, je mag nooit iets van waarde aan een overheids-functionaris geven. Wanneer je onder deze omstan-digheden aan de overheidsfunctionaris een product of iets anders van waarde aanbiedt, zou dat als omkoping kunnen worden beschouwd om de beoordeling van onze locatie door de inspecteur te beïnvloeden.



We vragen nooit om cadeaus en giften en nemen die ook niet aan

deze cadeaus beperkt blijven tot items met een beperkte commerciële waarde. Waar het gastvrijheid betreft, moeten overdadige maaltijden en ongepast entertainment beslist maar beleefd worden geweigerd. We moeten onze onafhankelijkheid als Ingka Group medewerkers behouden. Onze zakelijke beslissingen mogen nooit worden beïnvloed door het ontvangen van gunsten of giften, en we mogen ook anderen niet op die manier ongepast beïnvloeden.

Tijdens onze interactie met onze zaken-relaties en anderen, zijn wij vooraf direct transparant over ons standpunt ten aanzien van cadeaus en giften om elk misverstand te voorkomen: bij de Ingka Group vragen wij nooit om cadeaus en giften en nemen we die ook niet aan. We erkennen echter wel dat het spora-disch aannemen of aanbieden van be-scheiden cadeaus, giften en evenementen een legitieme bijdrage kan leveren aan het opbouwen of onderhouden van goede zakelijke relaties. In zulke gevallen moeten

? : Mag ik een zakelijke maaltijd van een leverancier aannemen?

? : Wat moet ik doen als mij door een klant of leveran-cier een onaanvaardbare gift wordt aangeboden, in omstandigheden waarin weigeren beledigend zou zijn?

In de meeste situaties mogen bescheiden en occasionele zakelijke maaltijden worden aangenomen. Maar als een leverancier voor een maaltijd betaalt, moet je altijd de specifieke omstandigheden afwegen en of je onpartijdigheid zou kunnen worden aangetast of voor anderen aangetast zou lijken. Bespreek dit met je manager als je het niet zeker weet.

Doe er alles aan om het beleefd te weigeren. Als de persoon blijft aandringen en je denkt zeker te weten dat weigeren voor hem of haar beschamend zou zijn, dat moet je de gift beleefd aannemen, maar dit wel direct aan je manager melden. Het zou een goed idee kunnen zijn om de gift aan een liefdadigheidsorganisatie te schenken.Onthoud dat we direct duidelijk moeten zijn over ons standpunt over giften.Contanten of kasequivalenten (zoals waardepapieren of staats-obligaties) moeten we altijd weigeren.



HOE WE ONZE ZORGEN UITEN

Code of Conduct | Hoe we onze zorgen uiten



Zorgen uiten

besproken, als de omstandigheden dat toelaten.We begrijpen echter dat dit niet altijd mogelijk of passend is, vooral als het zaken zijn, waarin een vermoeden van wangedrag bestaat. In dergelijke gevallen zijn je eerste contactpersonen om je bezorgdheid te delen je directe manager, of je preventieadviseur of van Human Resources.Als we, om welke reden dan ook, ons niet op ons gemak voelen, of we bovenstaande handelwijze niet gepast vinden, dan hebben we als laatste toevluchtsoord de Trust line.

Heb je ooit wel eens iets meegemaakt wat je een raar gevoel gaf en waarvan je instinctief wist dat het niet correct was? Heb je ooit gezien of vermoed dat deze Code werd overtreden? Maak je je druk over onethisch gedrag? Als het antwoord op een van deze of soortgelijke vragen "ja” is, aarzel dan niet om je bezorgdheid kenbaar te maken.De Ingka Group stimuleert een open cultuur van vertrouwen, oprechte communicatie, respect en eerlijkheid. Dit geldt ookvoor de manier waarop we bij de Ingka Group onze zorgen delen. Zorgen moeten in de eerste plaats altijd met de betrokken persoon worden

Als je op de hoogte bent van een schending van de Ingka Group Code of Conduct, uit dan je bezorgdheid en spreek met de betrokken persoon.

Als je je daar ongemakkelijk bij voelt of als het niet gepast is ...

Praat met je manager, je afdelingsmanager, de vertrouwenspersoon, een vertegenwoordiger van de HR-afdeling of je sociale partner.

Als je je daar ongemakkelijk bij voelt of als het niet gepast is ...

Neem contact op met de Ingka Group Trust line. Je kan telefonisch of via internet contact opnemen met de Trust line.

1

2

3



De Trust line is vooral bedoeld voor geval-len van ernstig wangedrag, die mogelijk leiden tot disciplinaire of strafrechtelijke maatregelen. In bepaalde landen bestaan er echter wettelijke regels die het gebruik van de Trust line beperken.

Hoe werkt de Trust line?De Trust line is altijd bereikbaar en is gra-tis. Je kan telefonisch of via onze website contact opnemen met de Trust line en een boodschap in je eigen taal achterlaten. Wanneer je de telefoonoptie gebruikt, kan je je bericht op een antwoordapparaat achterlaten. Als aanvullende maatregel om de vertrouwelijkheid (en anonimiteit) te bewaren, zal niemand bij de Ingka Group toegang tot je originele bericht hebben of dat kunnen horen.

Als de informatie in je eerste bericht niet duidelijk of onvoldoende is, dan zal jou om aanvullende informatie worden ge-vraagd. Om die reden vragen we je om je

dossiernummer te bewaren en regelmatig in het systeem te kijken om te zien of er een nieuw bericht voor je is.Als je zorg via de het Trust lineproces kan worden behandeld, dan zullen de Trust line managers binnen de afdeling Risk Management of Human Resources een kundige manager als verantwoordelijke voor je zorgen aanwijzen. Deze manager zal ten minste één organisatieniveau hoger opereren dan degene waarop de bezorgdheid betrekking heeft.Als je zorg niet binnen de Trust line-pro-cedure kan worden behandeld, dan zullen de Trust line managers je in plaats daar-van verwijzen naar het juiste kanaal of de juiste persoon binnen je organisatie waar je je zorg kan melden.

ContactgegevensContactgegevens en een gedetailleerde beschrijving over hoe je een zorg via de Trust line kan uiten, vind je op het Ingka Group internet.

Waar kan de Trust line voor worden gebruikt?

? : Een paar weken geleden heb ik contact opgenomen met Human Resources over mogelijk wangedrag van mijn manager. Mijn manager behandelt me nu op een andere manier, en betrekt me niet langer bij beslissingen die met mijn werk te maken hebben. Zou dit als wraak kunnen worden beschouwd? Wat kan ik hieraan doen?

Omdat je een beschuldiging hebt geuit en nu een verandering ervaart in de manier waarop je manager behandelt, of zich tegenover jou gedraagt, zou dit een vorm van wraak kunnen zijn. Maar het is ook mogelijk dat er geldige zakelijke redenen voor deze veranderingen zijn. Dit is iets dat je direct met je manager, een andere manager of met Risk Management & Compliance of Human Resources zou moeten bespreken.



© Ingka Holding B.V. 2019. Some images by courtesy of Inter IKEA Systems B.V.

De visie Het creëren van een beter dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen.

Het bedrijfsconcept We bieden een breed assortiment functionele en goed vormgegeven woonartikelen aan tegen zulke lage prijzen dat zoveel mogelijk mensen in staat zijn deze producten te kopen.

Het HR concept Nuchtere, eerlijke mensen de kans bieden om te groeien, zowel als individu als op professioneel vlak, zodat we samen alles in het werk stellen om een beter dagelijks bestaan voor onszelf en onze klanten te creëren.

Geen enkele methode is effectiever dan een goed voorbeeld.

| De belangrijkste normen en waarden an IKEA … Code of...dag gaf HR heel veel informatie om te...

Documents

Transcript of | De belangrijkste normen en waarden an IKEA … Code of...dag gaf HR heel veel informatie om te...