Olympus Europa GEDRAGSCODE...Olympus Europa Code of Ethics Business Conduct, Version 4 2 VOORWOORD...

GEDRAGSCODEOlympus Europa

1

2Code of Ethics & Business Conduct, Version 4Olympus Europa

VOORWOORD

De Olympus Groep hecht er waarde aan ons beleid met een sterk gevoel voor ethiek uit te voeren volgens nationale en internationale wetten.

Geachte collega's,Geachte leidinggevenden, Als vertegenwoordigers van de Europese Olympus vestigingen (alle Europese vestigingen behorend bij Olympus Europa Holding GmbH, Olympus Keymed Group en Olympus Biotech International) zijn wij elk verantwoordelijk voor het medevormgeven van ons bedrijf op een positieve manier. Het doel van deze Gedragscode1 is om ons de waarden en overtuigingen die wij delen en waarvoor wij als organisatie staan te laten begrijpen. De Code biedt veel richtlijnen, maar het kan geen besluiten voor u nemen. Raadpleeg uw leidinggevende, de betreffende bedrijfsfunctionaris of de afdeling Naleving als u vragen hebt. Wij moedigen iedere werknemer en iedere leidinggevende aan om dit boekje grondig door te lezen en het met zijn of haar leidinggevende te bespreken.

Geleid door het basisconcept van ‘Social IN’ en een groot bewustzijn van onze maats-chappelijke verantwoordelijkheden als een organisatie waar uiteenlopende mensen met verschillende culturen en waarden van afhankelijk zijn, zal de Olympus Groep continueren maatschappelijke waarden te versterken om het leven van mensen te verbeteren door middel van de producten en oplossingen die we ontwikkelen en afleveren. De onderstaande Social IN hoofdprincipes zijn de drijvende kracht achter onze Code:

INtegrity – Integer (Integriteit in de Maatschappij) 1. Vasthouden aan hoge etische standaarden 2. Respect voor mensenrechten

INnovation – Innovatie (Scheppen van innovatieve waarden) 3. Leveren van innovatieve waarden 4. Werkomgeving met vitaliteit

INvolvement – Betrokkenheid (Sociale betrokkenheid) 5. Harmonie met de omgeving 6. Bijdragen aan de maatschappij

1 Verder de Code genoemd

>

1/2

Voorwoord

Toepasselijkheid

01 Eerlijke concurrentie

02 Juridische conformering

03 Integriteit in klantrelaties

04 Conformering bij export- en importmanagement

05 Bescherming van bedrijfsvermogen en van geheimen

06 Groepscommunicatie met de media

07 Bescherming van persoonsgegevens

08 Geen gebruik van voorkennis, geen marktmanipulatie

09 Belangenverstrengeling vermijden

10 Richtlijnen met betrekking tot geschenken en giften

11 Werken met organisaties uit de gezondheidszorg & de publieke sector

12 Relaties met leveranciers, distributeurs en plaatselijke autoriteiten

13 Omgaan met elkaar en ons verbod op discriminatie

14 Milieu, gezondheid & veiligheid

15 Kwaliteit

16 Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Implementatie, revisie en sancties

Contactpunten

2


VOORWOORD

Het document kan alleen een 'levende' structuur van richtlijnen en regelgeving worden als dit consequent door ons allemaal in ons dagelijks leven wordt toegepast!

Deze principes wijzen ons individueel en als bedrijf op erkende internationale standaarden zoals de United Nations Global Compact die in 2004 door Olympus Group is ondertekend. Met deze handtekening hebben we onze volledige inzet verklaard voor de 10 principes van de UN Global Compact's waaronder onder andere, het respecteren van mensenrechten, het recht hebben om een vakbond te vormen, het uitbannen van gedwongen arbeid en kinderarbeid, het afwijzen van discriminatie op de werkvloer en binnen beroepen, het stimuleren van milieubescherming en milieuvriendelijke technologieën en het bestrijden van corruptie, chantage en omkoping.

Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om alle medewerkers en leiding-gevenden van Europese Olympus vestigingen op te roepen actief en voortdurend te werken aan het implementeren en verder ontwikkelen van onze Code: het document dat u nu leest kan namelijk alleen een 'levende' structuur van richtlijnen en regelgeving worden als dit consequent door ons allemaal in ons dagelijks leven wordt toegepast! Ieder van ons is verplicht zichzelf in overeenstemming met de huidige uitgave van de Code te gedragen. Alleen door het voortdurend en trouw naleven van deze principes zullen we in staat zijn op verantwoordelijke wijze te handelen – voor ons bedrijf en onze gemeenschap.

De Board of Directors van Olympus Europa Holding GmbH

>

2/2

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

3


TOEPASSELIJKHEID

Deze Code is van toepassing op alle werknemers en alle leidinggevenden van de Europese Olympus vestigingen. Deze principes zijn niet alomvattend bedoeld, maar ze geven wel belangrijke informatie over de vastgestelde manier waarop het bedrijf zaken doet. Plaats-elijke of afdelingsrichtlijnen kunnen vanuit verschillende kantoren worden uitgegeven om de principes aan te vullen of te implementeren.

Vanwege internationale wetten of gewoonten moeten wij mogelijk soms de praktijken die wij hier hebben beschreven, aanpassen. Als u vragen of zorgen over de juiste handelwijze hebt, bespreek de situatie dan met uw leidinggevende, de betreffende bedrijfsfunctionaris, of de betreffende afdeling.

Alle amendementen of disclaimers van deze Gedragscode moeten schriftelijk door de Raad van bestuur van Olympus Europa Holding GmbH worden goedgekeurd.

Onthoud dat het niet zaken doen in overeenstemming met deze richtlijnen kan leiden tot disciplinaire actie met inbegrip van beëindiging van het dienstverband.

Deze richtlijnen moeten een onderdeel vormen van uw dagelijkse werkpraktijken. Als u meer advies nodig hebt om ze in uw specifieke situatie toe te passen, moeten uw leiding-gevende of manager u kunnen helpen. In sommige gevallen moet u mogelijk contact opnemen met de betreffende bedrijfsfunctionaris voor specifiekere richtlijnen of meningen. Als u twijfelt, vraag het dan!

Uw begrip van deze richtlijnen garandeert mede dat het bedrijf en alle werknemers en leidinggevenden hun zaken doen met vastberaden integriteit en professionaliteit.

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

4


Wij wijzen ongeoorloofde samen-werking met concurrenten af en maken geen gebruik van andere oneerlijke commerciële methodes.

Vrije en eerlijke concurrentie vormt de basis voor onze zakelijke relaties. Wij wijzen daarom de samenwerking met concurrenten af met betrekking tot het opdelen van markten en klanten en/of het verstrekken van gegevens over prijzen of producthoeveelheden; evenmin zullen wij andere oneerlijke commerciële methodes toepassen. Wij houden ons aan de mededingingswetten in alle landen waar we aanwezig of actief zijn.

Al vele jaren zijn we één van de marktleiders op het gebied van medische endoscopie en het onderhoud van medische endoscopen. Met deze wetenschap moeten we ons er allen van bewust zijn dat een leidende marktpositie ook aanzienlijke risico's voor het bedrijf met zich meebrengt. Het wordt bijvoorbeeld gezien als misbruik van een leidende marktpositie als verhinderd wordt dat andere bedrijven een bepaald marktaandeel willen verwerven of als de concurrentie wordt onderdrukt. Het is vaak afhankelijk van individuele gevallen of men vindt dat er een 'dominante' marktpositie bestaat; als er twijfel bestaat op dit punt, worden wij allen verzocht onmiddellijk juridisch advies in te winnen.

HandelsbeperkingenIedere overeenkomst, afspraak of akkoord dat formeel of informeel wordt uitgedrukt of geïmpliceerd, dat de handel of het handelsverkeer beperkt, is verboden volgens de concurrentiewetten van de EU en andere toepasselijke wetgeving. Alle werknemers en leidinggevenden moet zelfs de schijn vermijden dat zij zich bezighouden met het beperken van handel. Alle vragen moeten worden gesteld aan de Compliance afdeling.

Omgang met concurrentenHet is tegen ons beleid om gesprekken of communicaties te hebben met een concurrent over prijzen of alle zaken die invloed hebben op de prijsstelling, met inbegrip van kosten, kredietvoorwaarden, toewijzing van markten, geografische regio’s, klanten of bedrijfstakken.

EERLIJKE CONCURRENTIE

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

5


Alle medewerkers moeten actief de geschreven verordeningen naleven en implementeren die van toepassing zijn op hun werkgebied en deze actueel houden in overeenstemming met veranderingen in de wetgeving.

Het naleven van nationale en internationale wetten is zeer belangrijk voor ons bedrijf. Alle medewerkers moeten actief de statutaire verordeningen naleven en implementeren die van toepassing zijn op hun werk en er zorg voor dragen dat deze bijgewerkt zijn en in overeenstemming zijn met wijzigingen in de wetgeving. Binnen ons bedrijf doen we al het redelijke om er voor te zorgen dat onze medewerkers goed zijn geïnformeerd over de wetten die van toepassing zijn op hun eigen werk en op het bedrijf in zijn geheel.

JURIDISCHE CONFORMERING

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

6


We behandelen klanten eerlijk zonder voorkeur om persoonlijke redenen.

Klanttevredenheid is een van onze hoofdprincipes. Wij ondersteunen het succes van onze klanten door de ontwikkeling en levering van waardetoevoegende, zinvolle, hoogkwalita-tieve, veilige en innovatieve oplossingen, producten en diensten te leveren. Vooral in de medische sector zijn we ons bijzonder bewust van onze enorme verantwoordelijkheid met betrekking tot de bescherming en de gezondheid van patiënten. Onze benadering van klantrelaties houdt eveneens in dat alle werknemers en leidinggevenden klanten op een eerlijke manier behandelen zonder voorkeur of oneerlijke behandeling om persoonlijke redenen. Het is werknemers en leidinggevenden verboden met opzet onjuiste informatie te verstrekken aan contractuele partners. Onze klantgegevens moeten in het bijzonder goed worden beschermd: we mogen informatie over of van onze klanten alleen voor interne doeleinden gebruiken en we moeten er zorg voor dragen dat de relevante internationale en nationale maatregelen met betrekking tot gegevensbescherming worden gerespecteerd.

INTEGRITEIT IN KLANTRELATIES

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

7


Export- en importmanagement is een ander gebied waarop we al het mogelijke doen om bekend te raken met en ons te conformeren aan relevante maatregelen (bijv. de maatre-gelen van het Japanse Ministerie voor export, handel en industrie METI, het internationaal handelsrecht, Europese wetgeving op het gebied van handel en betalingen, importmaat-regelen, exportregelgeving, embargo's en boycots).

Europese Olympus vestigingen zullen geen materialen, producten of technologieën importeren of exporteren die onderhevig zijn aan statutaire controles en die een export- of importlicentie vereisen, zonder de bijbehorende formele toestemming. In sommige divisies moeten we voldoen aan de Europese richtlijn over het omgaan met producten die op twee manieren kunnen worden gebruikt. We moeten ons er allen van bewust zijn dat we als medewerkers en leidinggevenden de verplichting hebben om onze eigen kennis over wetswijzigingen en nieuwe maatregelen volledig actueel te houden.

Als er zich vragen voordoen in relatie met export- en importmaatregelen moeten werknemers en leidinggevenden onmiddellijk juridisch advies inwinnen.

CONFORMERING BIJ EXPORT- EN

IMPORTMANAGEMENT

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

8


Er moet zorgvuldig worden omgegaan met het materieel en immaterieel bedrijfsvermogen en dit mag slechts voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.

Bescherming van bedrijfsvermogenIedere werknemer en leidinggevende is verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van het bedrijf. Iedere werknemer en leidinggevende is ook verantwoordelijk voor het begrijpen van de verplichtingen van Olympus om vermogen te beschermen dat aan het bedrijf is toevertrouwd door klanten en leveranciers en om dit overeenkomstig te behandelen. Het vermogen van het bedrijf omvat fysiek vermogen, zoals apparatuur en gebouwen en onze financiën, intellectueel eigendom, handelsgeheimen en vertrouwelijke informatie. Om het vermogen van Olympus te beschermen, moet dit adequaat worden beveiligd. Dit houdt in het wegsluiten en beveiligen van waardevol vermogen. Dit vermogen mag niet worden verkocht, geleend, uitgeleend, weggegeven of gewijzigd op een manier die invloed zou hebben op de waarde ervan, tenzij er een goede zakelijke reden is en met de goedkeuring van de verantwoordelijke manager.

Gebruik van bedrijfsmiddelenBedrijfsmiddelen, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) contant geld, personeel, software en apparatuur mogen alleen voor legitieme zakelijke bedrijfsdoeleinden worden gebruikt.

Een aantal voorbeeldsituaties: • Werknemers of leidinggevenden mogen geen zakenreizen maken of duurdere vliegtickets kopen alleen om frequent flyer miles of andere beloningen voor zijn of haar eigen gebruik te verkrijgen. • Niemand buiten het bedrijf mag zonder toestemming toegang hebben tot onze computers.

BESCHERMING VAN BEDRIJFS-

VERMOGEN EN VAN GEHEIMEN

1/3

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

9


Immaterieel bedrijfsvermogen en geheimenVooral immateriële zaken zoals patenten, technologie en proceskennis zijn van het grootste belang voor het succes op lange termijn van ons bedrijf. Dit omvat (maar is niet beperkt tot) informatie die ontstaat uit directe toegang tot computersystemen, informatie die over netwerken wordt verzonden, informatie die op draagbare elektronische media is opgeslagen en informatie die in hard-copyformaat verschijnt.

Uitvindingen die worden gedaan door werkgevers of derden voor het bedrijf moeten, indien noodzakelijk, juridisch worden beschermd. Het belang van de bescherming van bedrijfs-geheimen is eveneens navenant groot, omdat een bedrijfsgeheim informatie is die niet publiekelijk beschikbaar is maar die van kritisch belang is voor het bedrijf – en onze con-currenten. Dit betreft strategische informatie, informatie over prijzen, productiehoeveelheden, voorraadhoeveelheden, offertes, productiedistributies, etc. Iedere dochteronderneming moet alle relevante en toepasselijke beschermende voorzorg nemen om te voorkomen dat deze informatie onbedoeld openbaar gemaakt wordt, in het licht van de specifieke natuur van de bedrijfsvoering van die dochteronderneming en eisen met betrekking tot de ver-trouwelijkheid. Daarnaast zijn onze werknemers en leidinggevenden expliciet verplicht om immateriële zaken en bedrijfsgeheimen vertrouwelijk en met grote voorzorg te behandelen in de dagelijkse zakelijke praktijk: als medewerker of leidinggevende van Olympus zijn wij allen verplicht om alle noodzakelijke beschermende voorzorgsmaatregelen te nemen tegen het onbedoeld openbaar worden van deze informatie. Vertrouwelijke informatie van derden valt eveneens onder deze vereiste.

Immaterieel vermogen en zakengeheimen moeten vertrouwelijk en met grote omzichtigheid worden behandeld.



2/3

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

10


Bij het in dienst treden moeten alle werknemers en leidinggevenden een overeenkomst tekenen om de vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendomsrechten van Olympus te beschermen tijdens en na het dienstverband met Olympus. Na beëindiging van het dienstverband moeten werknemers en leidinggevenden van Olympus al het materiaal of informatie (bijv. patenten, ontwerpen, gegevens) die eigendom zijn van het bedrijf ver-strekken en goedkeuren dat deze informatie eigendom is van Olympus.

Het is vereist dat elke werknemer en leidinggevende persoonlijk verantwoordelijk voor het beschermen van het informatievermogen van het bedrijf in al zijn verschillende vormen, tegen verlies, ongepaste wijzigingen en openbaarmaking aan iedereen die geen bevoegdheid of kennis heeft.

In een klein aantal gevallen, wanneer er bijvoorbeeld wordt samengewerkt met externe consultants of adviseurs, kan het noodzakelijk zijn om vertrouwelijke informatie door te geven aan derden. In dergelijke gevallen moet er een Vertrouwelijkheidsovereenkomst of een 'Non-disclosure agreement' worden ondertekend.

Onze patenten worden centraal beheerd. Als er licenties worden verleend op patenten zijn alle medewerkers onder alle omstandigheden verplicht om Olympus Corporate Quality Management en de betreffende Europese Olympus vestiging hier van op de hoogte te stellen.

Bewaren van dossiersBedrijfsdocumenten en dossiers zijn een belangrijk deel van het bedrijfsvermogen. Ze bevatten gegevens en informatie die van kritiek belang zijn voor de continuïteit van ons bedrijf, bevatten informatie die noodzakelijk is voor het beschermen van onze wettelijke rechten en ondersteunen en documenteren vereisten op het gebied van belastingen en andere terreinen. Deze documenten en dossiers zullen accuraat en te goeder trouw worden samengesteld. Geen enkel document mag onecht, nagemaakt, misleidend of vals zijn. Onze gegevens en informatie worden overeenkomstig wettelijke vereisten bewaard. Tegelijkertijd wordt het verzamelen, de verwerking en het gebruik van gegevens geregeerd door de principes van gegevens vermijding en gegevens besparing.

>



3/3

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

11


GROEPSCOMMUNICATIE MET

DE MEDIA

Public relations/persOlympus spant zich in open en consequente communicatie met de media te onderhouden.

Corporate Communications en de Board van elke Europeese Olympus vestiging zijn ver-antwoordelijk voor alle initiatieven voor communicatie waarbij openbare media betrokken zijn (bijvoorbeeld over financiële gegevens, ongelukken, crises, overnames en fusies of wijzigingen in het managementteam). Officiële openbare aankondigingen van Olympus worden alleen via Corporate Communications of via de betreffende PR-vertegenwoordigers gedaan. Zonder toestemming vooraf mogen afzonderlijke werknemers niet uit naam van en namens Olympus reageren op vragen betreffende het beleid in openbare forums, met inbegrip van het internet, online diensten en de pers, tenzij zij hiertoe zijn aangewezen.

Olympus respecteert de vrijheid van meningsuiting van iedere werknemer, maar werknemers dienen zich ervan bewust te zijn dat meningen en opmerkingen over Olympus, hetzij positief of negatief, schadelijk kunnen zijn voor de belangen van Olympus of zijn partners. Werknemers dienen de rechten en belangen van Olympus te respecteren en moeten zeer zorgvuldig zijn bij het openbaar maken van persoonlijke meningen.

1/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

12


GROEPSCOMMUNICATIE MET

DE MEDIA

Werknemersgedrag op het InternetHet kan van de functie van werknemers worden verlangd, om deel te nemen aan online openbare forums. Werknemers mogen de mening van Olympus niet vertegenwoordigen in deze forums, tenzij hun dit specifiek wordt gevraagd. Als het bericht niet van een Olympus website komt dienen werknemers hun connectie met Olympus bekend te maken.

Alle opmerkingen moeten in de expertisesfeer van de werknemer blijven. Als het bericht invloed heeft op anderen bij Olympus, moeten de betrokkenen worden geadviseerd en een kopie van het bericht ontvangen.

Werknemers zijn 100% verantwoordelijk voor hun privé-uitingen op het Web en privé- informatie moet duidelijk als privé-informatie worden aangegeven. Om verwarring te vermijden moeten werknemers aangeven dat hun gezichtspunten die van henzelf zijn en niet van Olympus.

Zelfs met deze disclaimer blijven de vertrouwelijkheidsregels gelden voor dit type media. Het netwerkgedrag van werknemers heeft in bredere zin gevolgen voor het bedrijf. Werknemers mogen nooit commentaar geven over vertrouwelijke of interne zaken of over informatie die voorkennis zou kunnen bevatten of over lopende juridische acties waarbij Olympus, onze klanten of onze partners betrokken zijn.

Landelijke wetgeving met betrekking tot bescherming van gegevens, en klantgegevens (bijv. copyright, persoonlijke rechten), geldt ook voor sociale media.

2/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

13


BESCHERMING VAN PERSOONS-

GEGEVENS

Olympus respecteert de fundamentele rechten en vrijheden van natuurlijke personen, in het bijzonder het recht op privacy in overeenstemming met de toepasselijke wetten voor de gegevensbescherming.

Wij verzamelen, verwerken of gebruiken alleen persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor gespecificeerde, goed omschreven en wettelijke doeleinden. Daarom hechten wij bijzonder veel waarde aan de organisatorische en technische bescherming van persoons-gegevens tegen ongeoorloofde toegang. Alle werknemers en leidinggevenden zijn getraind in de toepasselijke bepalingen.

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

14


GEEN GEBRUIK VAN VOORKENNIS,

GEEN MARKTMANIPULATIE

Het handelen in aandelen of andere financiële instrumenten op basis van voorkennis, het doorgeven van voorkennis aan derden of derden aanzetten om te handelen met deze financiële instrumenten is niet toegestaan, evenmin als enige betrokkenheid bij het manipuleren van de markt.

Werknemers of leidinggevenden kunnen soms toegang hebben tot informatie met betrekking tot ons bedrijf of onze zaken die niet bekend is bij het brede publiek. Dit wordt ‘voorkennis’ genoemd. Het is ons beleid dat voorkennis nooit voor onjuiste doeleinden mag worden gebruikt.

Bescherming van voorkennisVoorkennis mag aan niemand buiten het bedrijf openbaar worden gemaakt, behalve met het doel om zaken voor het bedrijf te doen.

Aandelentransacties en essentiële voorkennisSommige voorkennis kan als essentieel worden beschouwd; dat wil zeggen, het is informatie die invloed zou kunnen hebben op de aandelenprijs van ons moederbedrijf (Olympus Corporation, Japan). Als een werknemer of leidinggevende essentiële voorkennis over het bedrijf heeft, dan zal hij of zij niet handelen in bedrijfsaandelen of andere financiële instrumenten tot de informatie is vrijgegeven aan het publiek. Sommige voorbeelden van informatie die essentieel kan zijn, zijn financiële resultaten, plannen voor het overnemen van een ander bedrijf of geplande introducties van belangrijke producten.

Bepaalde essentiële voorkennis die is gerelateerd aan de zaken van het bedrijf heeft mogelijk geen invloed op de Olympus aandelenprijs, maar beïnvloedt mogelijk de aandelenprijs van een ander bedrijf of de waarde van andere investeringsmogelijkheden. Een werknemer of leidinggevende van Olympus mag deze essentiële voorkennis niet gebruiken voor persoonlijk financieel gewin of voor het manipuleren van de markt. Dit type voorkennis omvat bijvoorbeeld een plan van Olympus om een grote investering in een ander bedrijf te doen of een significante businessdeal aan een leverancier toe te kennen.

In alle situaties, als het een werknemer of leidinggevende verboden is om voor zijn of haar eigen gewin te handelen (bijvoorbeeld door het verhandelen van aandelen of investeringen te doen), dan mag hij of zij ook niet handelen voor een derde, voorkennis leveren of open-baar maken aan een derde of een derde aanzetten tot handelen.

>

1/2

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

15


Alle medewerkers dienen zich er van bewust te zijn dat het niet nakomen van nationale en internationale wetten over voorkennis een serieus misdrijf inhoudt dat ernstige gevolgen kan hebben onder het arbeidsrecht, kan leiden tot juridische compensatieclaims en zelfs kan leiden tot gevangenisstraf. Alle mogelijke kwesties met betrekking tot dit type transactie moeten worden overlegd met de Compliance afdeling.

Leidinggevenden zijn onderhevig aan additionele restricties. Hetzelfde geldt voor mede-werkers met voorkennis.

GEEN GEBRUIK VAN VOORKENNIS,

GEEN MARKTMANIPULATIE

2/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

16


BELANGENVERSTRENGELING

VERMIJDEN

Belangenverstrengeling tussen privébelangen en die van het bedrijf moet te allen tijde worden vermeden.

Alle werknemers en leidinggevenden moeten te allen tijde elke belangenverstrengeling tussen hun eigen privébelangen en die van het bedrijf vermijden die zich tijdens hun contacten met zakelijke partners, werknemers of derden kan voordoen.

De beste handelwijze voor een werknemer of leidinggevende is het bespreken van de specifieke situatie met zijn of haar leidinggevende om te beoordelen of er problemen zijn en als dat het geval is, hoe deze kunnen worden opgelost. Als de leidinggevende van de werknemer of leidinggevende concludeert dat er een vermeende belangenverstrengeling is of kan zijn, overlegt de manager met de afdeling naleving. De Compliance afdeling bepaalt in overleg met het relevante managers of er een werkelijke of vermeende belangenverstrengeling is. Als er een conflict bestaat, kan het noodzakelijk zijn om die werknemer over te plaatsen, van de werknemer te vereisen dat hij of zij zich van het belang ontdoet, of de situatie oplost als voorwaarde om in dienst te kunnen blijven.

Als een werknemer of leidinggevende zich in een positie bevindt waarin de zakelijke situatie van een zakelijke partner (bijv. leverancier of klant) kan worden beïnvloed, moet de werknemer of leidinggevende aan zijn of haar leidinggevende alle informatie van financiële, bedrijfs-eigendom of ander type controlerend of invloedsbelang openbaar maken (bijvoorbeeld iemand van de directe familie of een goede persoonlijke vriend) die de werknemer of leidinggevende kan hebben. (Let op: financieel of bedrijfseigendombelang omvat investe-ringen, eigendom van obligaties of leenovereenkomsten). Iedere werknemer of leiding-gevende in een positie waarin de aankoop van materialen of diensten kan worden beïnvloed, moet formeel iedere situatie melden waarin een lid van de directe familie of een goede persoonlijke vriend van de werknemer of leidinggevende in dienst is van een leverancier van Olympus. Het is niet ons beleid om het in dienst zijn van familieleden of goede persoonlijke vrienden van werknemers of leidinggevenden te ontmoedigen, tevens is het niet het beleid goede persoonlijke vrienden van leidingevenden als zakenpartner te ontmoedigen. Uiteraard heeft iedereen het recht om een carrière naar zijn of haar keuze na te streven. Het is echter de intentie van het bedrijf om te garanderen dat er geen echte of vermeende invloed wordt uitgeoefend in zijn zakelijke relaties als gevolg van dit dienst-verband.

1/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

17


Werknemers of leidinggevenden die een tweede commercieel dienstverband willen aangaan moeten hun HR-afdeling hiervan op de hoogte brengen, voor zover een dergelijke externe werkrelatie al niet wordt geregeld in hun arbeidscontract. Het is werknemers en leiding-gevenden van Olympus eveneens verboden een bedrijf te hebben dat een concurrent is van Olympus of van zijn concurrenten.

In geen geval zal Olympus een tweede dienstbetrekking bij een concurrent tolereren. Echter, zolang er geen tegenstrijdigheden zijn, zal Olympus maatschappelijke betrokkenheid van werknemers en leidinggevenden sterk aanmoedigen.

BELANGENVERSTRENGELING

VERMIJDEN

>

2/2

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

18


Men moet zaken doen op een volledig onafhankelijke en transparantie manier, in lijn met relevante internationale, nationale en regionale wetgeving, bedrijfs-regelingen en profesionele gedragscodes.

Uitnodigingen voor zakenlunches en kleine geschenken horen bij de dagelijkse zaken-praktijk. Er ontstaan echter problemen als geschenken, vermaak en andere zakelijke gunsten onjuist worden gebruikt, of lijken te worden gebruikt om zakelijke beslissingen te beïnvloeden of om een zakelijk voordeel te verkrijgen of wanneer de publieke sector er bij is betrokken. Zie ook de paragraaf ‘Werken met organisaties uit de gezondheidszorg & de publieke sector’ in deze gedragscode. In alle omstandigheden moet men ervoor zorgen dat zaken op een compleet onafhankelijke en transparante manier worden gedaan, in lijn met relevante internationale, nationale en regionale wetgeving, bedrijfsregelingen en profesionele gedragscodes. Het geven of accepteren van geldelijke geschenken zoals contant geld, equivalenten van geld of aandelen is in alle gevallen ten strengste verboden.

Het aanbieden van geschenken, vermaak en andere zakelijke gunsten De regels voor geschenken en vermaak verschillen, afhankelijk of er zaken worden gedaan in de private of de publieke sector. Steekpenningen voor klanten, leveranciers en alle andere partijen zijn ten strengste verboden. Medewerkers en leidinggevenden mogen slechts geschenken van geringe waarde aanbieden. De waarde van de geschenken moet in verhouding staan tot de hoogste belastinggrens die in het land van toepassing is. Uitzonderingen, indien als gepast wordt beoordeeld, zullen altijd geregistreerd en goedgekeurd worden door de verantwoordelijke directeur. Men moet zorgvuldig en met overleg de regelgeving van het eigen bedrijf van de ontvanger en/of die van het land met betrekking tot het aannemen van geschenken en vermaak in overweging nemen. Daarnaast mogen maaltijden en vermaak alleen worden verstrekt als deze een redelijke waarde hebben, als dit op incidentele basis is en zonder dat de ontvanger er om heeft gevraagd. Het schenken, aanbieden of beloven van geschenken aan een regerings- functionaris (bijv. ambtenaren van ministeries) of leden van hun gezin is ten strengste verboden. Neem bij twijfel contact op met de Compliance afdeling.

RICHTLIJNEN MET BETREKKING TOT

GESCHENKEN EN GIFTEN

1/3

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

19


Het geven, aanbieden of beloven van geschenken aan een regerings-functionaris of leden van hun gezin is ten strengste verboden.

Het ontvangen van Geschenken, vermaak of andere zakelijke gunstenMedewerkers of leidinggevenden mogen slechts incidenteel geschenken of gelijkwaardige zakelijke gunsten van geringe waarde ontvangen. Het is uiteraard ten strengste verboden om om geschenken van wat voor aard ook te vragen. Medewerkers en leidinggevenden die regelmatig geschenken of vergelijkbare gunsten ontvangen vanwege hun vele externe contacten zijn verplicht deze in te leven als hun waarde de jaarlijkse grens van € 35,- overschrijdt. Indien de nationale belastinggrens lager is dan genoemd bedrag, dan geldt deze belastinggrens. Deze regel is in het bijzonder van toepassing op alle medewerkers in de kerstperiode of rond andere belangrijke nationale feestdagen. De ingezamelde geschenken worden gedoneerd of te gelde gemaakt voor liefdadigheid, of mogelijkerwijs verdeeld onder de medewerkers. Alle Europeese Olympus vestigingen moeten er voor zorgen dat zij hiervoor effectieve en passende maatregelen treffen.

Medewerkers of leidinggevenden mogen uitnodigingen voor zakelijke lunches en andere zakelijke evenementen accepteren, zolang deze een redelijke waarde vertegenwoordigt en incidenteel plaatsvindt. Uitnodigingen van medewerkers door derden moeten een zakelijk doel hebben en worden geaccordeeerd door de leidinggevende. Uitsluitend een geldbedrag mag niet worden geaccepteerd.

Steekpenningen en kickbacksWerknemers en leidinggevenden mogen geen steekpenningen of een kickback ontvangen. Steekpenningen worden gedefinieerd als het geven van iets van waarde aan iemand met de bedoeling om een gunstige behandeling van de ontvanger te verkrijgen. Kickbacks bestaan uit betaling in contanten of in natura, waaronder goederen, diensten, het gebruik van eigendommen van een ander bedrijf, of het kwijtschelden van een verplichting die aan een klant of leverancier wordt gegeven met als doel het oneigenlijk verkrijgen of belonen van een gunstige behandeling in verband met een aankoop of verkoop. Steekpenningen en kickbacks mogen niet rechtstreeks of via derden worden aangeboden om de ontvanger te verplichten de gunst terug te betalen.



2/3

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

20


Voorbeeld: Het betalen van een vrachtvervoerder om een zending sneller door de douane te laten verwerken is niet acceptabel als de vervoerder een beambte omkoopt of op een andere manier de van toepassing zijnde regels en regelingen breekt. Aan de andere kant is het bespoedigen door de regels en richtlijnen te volgen en zonder het omkopen van functionarissen acceptabel.

Deze richtlijnen zijn in alle landen waar wij actief zijn van toepassing, zelfs als culturele verschillen de uitwisseling van geschenken en gunsten beschouwen als een 'standaard' handelspraktijk. Wij houden ons strikt aan de internationale en nationale regelgeving voor het bestrijden van corruptie waar dit zich ook voor mag doen.

Vragen over specifieke gevallen moeten worden gesteld aan de Compliance afdeling.



3/3

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

21


WERKEN MET ORGANISATIES UIT DE

GEZONDHEIDSZORG & DE PUBLIEKE SECTOR

Handel met de gezondheidszorgsector over de hele wereld is strikt gereguleerd en er zijn beperkende regels van kracht, met name in de publieke sector. Wetgeving en handels-gewoonten verschillen per land en deze verschillen vereisen speciale aandacht. De Europese Olympus vestigingen volgen strikt alle van toepassing zijnde internationale en nationale wet- en regelgeving. Relevante codes in de medische sector en de pharmaceu-tische industrie zoals EUCOMED of EFPIA worden respectievelijk gevolgd. De hieronder vermelde principes zijn van toepassing op onze interacties met individuen (klinisch of niet-klinisch, met inbegrip van, maar niet beperkt tot artsen, verpleegkundigen, technici en onderzoekscoördinatoren) of instanties (zoals ziekenhuizen of organisaties voor groepsinkoop) die rechtstreeks of niet rechtstreeks medische apparatuur van Olympus kopen, leasen, aanbevelen, gebruiken, zorgen voor de aankoop of het leasen van deze apparatuur of deze voorschrijven (‘Gezondheidszorgprofessionals’). Deze richtlijnen gelden ook voor onze interacties met de publieke sector welke niet betrokken zijn met de gezondheidszorg, zoals openbare universiteiten.

Onze relatie met onze partners moet met behulp van de hieronder beschreven hoofdprin-cipes, zoals omschreven in the EUCOMED Code of Ethical Business Practice, worden aangegaan:

ScheidingDe interactie tussen de sector en gezondheidszorgprofessionals mag niet worden misbruikt om via onterechte of onjuiste voordelen aankoopbeslissingen te beïnvloeden. Noch mag deze interactie afhankelijk zijn van verkooptransacties of het gebruik van of aanbeveling voor Olympus producten.

TransparantieDe interactie tussen de sector en gezondheidszorgprofessionals moet transparant zijn en nationale en plaatselijke wetten, richtlijnen en professionele gedragscodes naleven. In landen waar geen speciale voorzieningen zijn getroffen, handhaaft Olympus passende transparantie door te vereisen dat er vooraf een schriftelijke melding wordt gedaan aan het bestuur van het ziekenhuis, de superieur van de gezondheidszorgprofessional of ander lokaal aange-wezen bevoegde autoriteit, waarin het doel en het bereik van de interactie volledig wordt beschreven.

1/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

22


GelijkwaardigheidAls professionals door Olympus worden ingezet voor het uitvoeren van een dienst voor of namens Olympus, moet de beloning die door Olympus wordt bepaald in overeenstemming zijn met, en een eerlijke marktwaarde vertegenwoordigen voor de diensten die door de gezondheidszorgprofessional zijn uitgevoerd.

DocumentatieVoor interacties tussen Olympus en een gezondheidszorgprofessional, als er bijvoorbeeld diensten worden uitgevoerd door een gezondheidszorgprofessional voor of namens Olympus, moet een schriftelijke overeenkomst aanwezig zijn waarin onder andere het doel van de interactie, de uit te voeren diensten, de methode voor de onkostenvergoeding en de door Olympus te betalen vergoeding, worden beschreven. De activiteiten die door de overeenkomst worden voorzien moeten worden ondersteund en van bewijs worden voorzien door activiteitenverslagen enzovoort. Een adequate documentatie zoals de overeenkomst, gerelateerde verslagen, facturen enz. moeten door Olympus worden bewaard om de behoefte aan en het daadwerkelijk uitvoeren van de services en de redelijkheid van de betaalde vergoeding te ondersteunen.

2/2

WERKEN MET ORGANISATIES UIT DE

GEZONDHEIDSZORG & DE PUBLIEKE SECTOR

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

23


Wij selecteren onze leveranciers en distributeurs alleen op basis van objectieve criteria en wij verwachten dat zij de regels voor vrije en eerlijke concurrentie naleven en dat zij zich gedragen in overeenstemming met de 10 principes van United Nations Global Compact.

Wij beschouwen onszelf als verantwoordelijk voor de gehele levenscyclus van onze producten, van de aanvankelijke conceptfase, via het aanschaffen van materialen en onderdelen, tot de milieuvriendelijke verwerking van afgedankte producten. Wij verwachten daarom van onze leveranciers en distributeurs dat zij de regels voor vrije en eerlijke concurrentie naleven en dat zij zich gedragen in overeenstemming met de 10 principes van de United Nation’s Global Compact met betrekking tot de mensenrechten, arbeid, het milieu en anti-corruptie. Wij selecteren onze leveranciers en distributeurs alleen op basis van objectieve criteria. Dit vereist concurrerende offertes voor geen-voorraad aankopen, zoals de aankoop van advertenties, vertalingen, advies of vergelijkbare diensten in overeenstemming met de interne richtlijnen. Wij zijn allen verplicht het essentiële principe te hanteren dat wij nooit willens en wetens goederen en diensten zullen inkopen van leveranciers die de volgende onacceptabele praktijken toepassen: de verkoop van onveilige producten en diensten, schending van geldende wetten, het gebruik van kinderarbeid en/of gedwongen arbeid en lijfstraffen voor medewerkers. Beide partijen dienen zich ervan bewust te zijn dat een schending van statutaire verordeningen kan leiden tot een onmiddellijke beëindiging van contracten en/of compensatieclaims, als deze schending schade inhoudt of dreigt in te houden voor Olympus. Als juridisch is bewezen dat zowel de regelgeving als de geest van onze Code met opzet zijn geschonden, moet de relatie met de betreffende distributeur worden beëindigd.

In veel gebieden is Olympus onderworpen aan richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten en wij communiceren open een eerlijk wanneer we te maken hebben met vertegenwoordigers van plaatselijke autoriteiten terwijl we tegelijkertijd zorgen dat de wettelijke belangen van Olympus worden beschermd. Juridische ondersteuning moet worden gezocht wanneer men te maken krijgt met verzoeken van nationale of plaatselijke regeringsinstanties die verder gaan dan die wat wij kunnen beantwoorden via het geven van standaardinformatie. Onder geen enkele voorwaarde mogen onwettige geschenken aan plaatselijke autoriteiten, donaties aan politieke partijen of illegale steun aan verkiezingsactiviteiten verzorgd worden door of namens enige Europeese Olympus vestiging toegestaan.

RELATIES MET LEVERANCIERS,

DISTRIBUTEURS EN PLAATSELIJKE

AUTORITEITEN

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

24


Wij verwerpen ten stelligste alle vormen van discriminatie tegen werknemers en derden.

Waardigheid en wederzijds respect zijn de basis voor de manier waarop we met elkaar en derden omgaan. Wij verwerpen ten stelligste alle vormen van discriminatie tegen mede-werkers en derden op basis van ras, sekse, leeftijd, nationaliteit, etnische achtergrond, huidskleur, politieke overtuiging, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, sociale achter-grond of handicap.

Veilige werksfeerOlympus zet zich in voor het bieden van een werkplek die vrij is van alle typen ongewenst gedrag. Olympus keurt het lastigvallen van werknemers door managers of collega’s ten sterkste af en zal dit niet tolereren, en zal ook een werkomgeving bieden die werknemers tegen ongewenst gedrag door derden.

Ongewenst gedrag omvat verbaal, lichamelijk en non-verbaal gedrag dat een intimiderende, beledigende of vijandige werkomgeving creëert of dat een negatief effect heeft op de arbeidsprestaties. Sommige voorbeelden zijn racistische opmerkingen; etnische of seksuele grappen; beledigende uitspraken, posters of cartoons; intimidatietactieken; het verspreiden van ongepaste grappen of beledigende taal via elektronische mail of een andere computer of netwerken van Olympus; het gebruik van pornografisch materiaal of software; of ander vergelijkbaar gedrag. Seksuele intimidatie omvat gedrag zoals het vragen om seksuele gunsten, het doen van ongewenste seksuele voorstellen of ander verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag van seksuele aard.

OMGAAN MET ELKAAR EN ONS

VERBOD OP DISCRIMINATIE

1/2

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

25


Open communicatieOlympus wil een open en consequente communicatie met de media onderhouden. Wij moedigen communicatiebijeenkomsten aan op alle sites waar werknemers de mogelijkheid hebben om hun zorgen met het senior management te delen en we ondersteunen bovendien een ‘open deur’-managementbeleid. Werknemers worden aangemoedigd om werkge- relateerde zorgen bij hun direct leidinggevende te melden. Als dit niet de meest aangewezen persoon is, worden ze aangemoedigd om hun zorgen onder de aandacht van de functioneel manager, de relevante bedrijfsfunctionaris of een senior manager te brengen, tot en met de directeur.

Geweld op de werkplekOlympus heeft een zero tolerance beleid voor geweld. Geweld omvat het lichamelijk letsel toebrengen aan een ander, een zet geven, duwen, lastigvallen, intimideren, dwingen, met wapens zwaaien en dreigen met of praten over het uitvoeren van deze activiteiten.

Olympus beoogd te garanderen dat iedereen die bij het bedrijf betrokken is, met inbegrip van werknemers en klanten, zich nooit bedreigd voelt door de handelingen of het gedrag van een werknemer of leidinggevend. Het is ieders verantwoordelijkheid om geweld op de werkplek te voorkomen. Werknemers kunnen helpen door alle werkplekincidenten te melden die kunnen betekenen dat een collega problemen heeft. Werknemers worden aangemoedigd om alle incidenten te melden waarbij er sprake kan zijn van een schending van het bedrijfs-beleid van het bedrijf dat bedoeld is om een comfortabele werkomgeving te bieden. Zorgen mogen worden gemeld aan de contactpunten zoals beschreven in de relevante paragraaf van dit document. Alle meldingen zullen worden onderzocht en de informatie blijft vertrouwelijk.

OMGAAN MET ELKAAR EN ONS

VERBOD OP DISCRIMINATIE

>

2/2

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

26


Verantwoordelijk en respectvol gebruik van natuurlijke hulpbronnen is voor ons in al onze faciliteiten vanzelfsprekend. Wij gebruiken en verbeteren milieuvriendelijke technologieën op onze productiesites en ontwikkelen milieuvriendelijke producten voor onze klanten. We zorgen ervoor dat wij voldoen aan de milieuwetgeving en hoge interne standaarden door de implementatie en voortdurende ontwikkeling van managementsystemen, en door te voldoen aan statutaire verordeningen. We streven naar een aanzienlijke vermindering van de uitstoot van broeikasgassen door het efficiënte gebruik van energie en geoptimaliseerde logistiek voor alle bedrijfsprocessen. Van medewerkers en leidinggevenden wordt verwacht dat zij zich verdiepen in universele duurzame ontwikkeling en biodiversiteits handhavings-belangen en initiatief nemen in het beschermen van het milieu in hun dagelijks leven op het werk en in de maatschappij.

De bescherming van al onze medewerkers tegen ongevallen op het werk en gezondheidsrisico's op de werkvloer is van zeer groot belang voor Olympus. Om deze reden zijn niet alleen de van toepassing zijnde wetten van kracht maar worden onze ge-documenteerde procedures en gezondheids- en veiligheidssystemen voor de werkvloer voortdurend verder ontwikkeld. Alle werknemers en leidinggevenden zijn verplicht de maatregelen voor gezondheid en veiligheid op de werkvloer na te leven.

MILIEU, GEZONDHEID & VEILIGHEID

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

27


KWALITEIT

Olympus staat bekend om zijn hoogwaardige producten en diensten van de hoogste kwaliteit. Om deze bijzondere reputatie te behouden, gebruiken we een kwaliteitsbeheer-systeem om het voldoen aan internationale standaarden te garanderen. Dit systeem wordt doorlopend verder ontwikkeld en verbeterd. De effectiviteit van dit kwaliteitsbeheersysteem wordt doorlopend gemonitord door een onafhankelijke certificeringsinstantie, die jaarlijks een audit van het systeem uitvoert. Alle werknemers en leidinggevenden zijn verplicht om aan de eisen van dit kwaliteitsbeheersysteem te voldoen.

De sleutel tot kwaliteitsbeheer is onze eeuwigdurende zoektocht naar verbetering. De groei van kwaliteit is de basis voor alle product-, proces- en dienstinnovaties. Het garandeert dat aan de vereisten wordt voldaan en dat de klanten tevreden zijn. Kwaliteit is altijd het eindresultaat van hoge standaarden, de juiste inspanningen, professioneel gedrag en consequente uitvoering. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is cruciaal voor het bereiken van kwaliteitsdoelen. De nadruk op het proces is bovendien een basisprincipe van kwaliteitsstandaarden en daarom is het eveneens de basis van alle daaruitvolgende activiteiten en acties die gericht zijn op het handhaven van de effectiviteit en efficiëntie van de hele organisatie.

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

28


MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD

ONDERNEMEN

Als burgers binnen het bedrijf zijn we ons bewust van onze maatschappelijke verantwoor-delijkheid. Olympus’ CSR strategie is gebaseerd op 3 hoofdpeilers: onze medewerkers steunen, betrokken zijn bij de maatschappij en in harmonie blijven met het milieu. In het bijzonder proberen wij persoonlijk en financieel betrokken te raken op het gebied van geneeskunde & gezondheid, wetenschap & onderwijs en het steunen van de lokale gemeenschap.

Wij verwelkomen van harte de samenwerking met gevestigde liefdadigheidsinstellingen en de vrijwillige betrokkenheid van onze medewerkers en leidinggevenden en onbezoldigde posities in niet-gouvernementele organisaties. Verder stimuleren wij goede relaties met onze buren en de plaatselijke gemeenschap en proberen wij aan hun vereisten en ver-wachtingen te voldoen met de hoogste mate van maatschappelijk bewustzijn en betrokkenheid met ethische normen. We moedigen wederzijds begrip en respect aan voor culturen en gebruiken in landen en regio’s waar we zaken doen en tollereren geen relaties, direct of indirect, met anti-sociale groepen of krachten die de stabiliteit en veiligheid van de ge-meenschap bedreigen.

Olympus neemt een wereldomvattende CSR-strategie aan (strategie voor maatschappelijke verantwoordelijkheid) die er op is gericht om de levenskwaliteit op verschillende niveaus’s te verbeteren en intensiveren van lokale groepen tot een wereldomvattend omgeving en de effectiviteit van onze maatschappelijke inzet te borgen wanneer individuele CSR- gerelateerde aktiviteiten worden gepland en uitgevoerd. Alle CSR-verplichtingen en aktiviteiten moeten worden gemeld aan Corporate CSR, net zoals de aanvullende beperkingen van toepassing zijn bij het doen van donaties.

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

29


IMPLEMENTATIE, REVISIE EN

SANCTIES

Schending van de Code kan ernstige gevolgen hebben voor ons bedrijf en voor uzelf!

Corporate Governance is verantwoordelijk voor de Europees brede communicatie en implementatie van deze Code binnen de Group. Onze Code is niet een statisch, maar een levend document – een intern revisieproces om rekening te houden met veranderende wettelijke en zakelijke omstandigheden zal derhalve regelmatig worden uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers en leidinggevenden handelen in overeenstemming met de wetten en ethische waarden van het bedrijf, heeft Corporate Governance een nalevingsprogramma ontwikkeld dat de volgende actiepunten omvat:

• interne en externe communicatie van de Code • doorlopende training van medewerkers • ontwikkelen en bijwerken van een managementsysteem • revisieproces als onderdeel van het managementsysteem • ondertekenen van de Code door alle leidinggevenden • rapportage aan de Board of Directors • monitoren van naleving van de Code door interne audits

Deze Code vormt een essentiële basis voor ons dagelijks werk. Schending van de Code door werknemers en leidinggevenden kan ernstige gevolgen hebben voor het bedrijf. Alleen als we alle schendingen van de Code direct melden kunnen zo veel mogelijk voorkomen dat er schade aan ons bedrijf wordt toegebracht – en dus aan onze eigen persoonlijke belangen! Werknemers die schendingen van de Code melden, krijgen speciale bescherming waaronder gegarandeerde anonimiteit – het rapporteren van een schending van de Code zal op geen enkele wijze de persoon/personen die de melding doen benadelen.

1/2>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

30


Wanneer is bewezen dat een werknemer of leidinggevende de Code heeft geschonden, behouden Europese Olympus vestigingen zich het recht voor om disciplinaire en juridische stappen te ondernemen tot en met ontslag, en om juridische claims in te dienen voor compensatie wegens ongewenst gedrag. Het doel van de voorliggende Code is uiteraard om dergelijke conflictsituaties überhaupt te voorkomen - en met de vereisten en standaarden van onze Code in gedachten, vraagt Olympus respectvol alle afzonderlijke medewerkers om hun eigen acties en werkbenadering te bestuderen en om deze met onmiddellijke ingang aan te passen indien dit noodzakelijk is.

Kennisgeving en bevestigingIedere werknemer ontvangt een training over de Gedragscode. Directeuren van de Europese Olympus vestigingen zijn verplicht om te bevestigen dat zij de Code hebben ontvangen en gelezen en dat ze vanaf nu al het mogelijke zullen doen om ervoor te zorgen dat ze zowel de inhoud als de geest van de Code zullen meedelen aan alle medewerkers die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Als er wijzigingen worden aangebracht in de Code, of als er gerelateerde seminars of workshops worden aangeboden, zijn leiding-gevenden verplicht de betreffende informatie onmiddellijk aan de betreffende werknemers door te geven. Leidinggevenden zijn verplicht ervoor te zorgen dat een dergelijk bericht goed is gedocumenteerd.

IMPLEMENTATIE, REVISIE EN

SANCTIES

>

>

2/2

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

31


Alle telefoonnummers en e-mailadressen zijn te vinden op de Olympus-homepage, meteen naast de Gedragscode.

Er staan meerdere contactpersonen tot uw beschikking als u een punt of vraag met betrekking tot schendingen, wijzigingen in de inhoud of interpretaties van onze Code wilt bespreken of melden.

Leidinggevende – de normale manier van meldenUw eerste contactpunt (Point of Contact/PoC) voor vragen met betrekking tot de Code of voor het melden van schendingen, is uw eigen leidinggevende.

Compliance afdeling De verantwoordlijke compliance afdeling is een alternatief contactpunt voor het melden van schendingen, als een rechtstreekse melding aan de leidinggevende ongewenst is. Uiteraard worden vragen en klachten indien gewenst met de uiterste vertrouwelijkheid behandeld. De compliance afdeling heeft bovendien de algemene verantwoordelijkheid voor de implementatie en ontwikkeling van onze Code. In dit opzicht zijn zij uw contactpunt voor voorstellen voor verbetering en voor klachten. De compliance afdeling staat klaar om leidinggevenden te ondersteunen bij de juridische en praktische toepassing van de Code. Alle vragen mogen ook per e-mail in de eigen nationale taal worden gesteld.

Anoniem contactpunt – extern contact In sommige gevallen wilt u misschien uw zorgen uiten zonder dat uw identiteit aan Olympus openbaar wordt gemaakt. Voor dergelijke gevallen is een extern contact, welke verplicht is tot vertrouwelijkheid, beschikbaar voor ondersteuning. Bij het inschakelen van een extern contact is uw anonimiteit gewaarborgd. Uw naam of alle feiten die u persoonlijk kunnen identificeren worden alleen aan Olympus (of iemand anders) gecommuniceerd met uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt online, per e-mail of per telefoon in contact komen in uw eigen moedertaal – uw bericht wordt gegarandeerd ontvangen, snel en zorgvuldig worden vertaald en volledige aandacht krijgen.

CONTACTPUNTEN

>

Voorwoord

Toepasselijkheid















15 Kwaliteit



Contactpunten

32

Olympus Europa GEDRAGSCODE...Olympus Europa Code of Ethics Business Conduct, Version 4 2 VOORWOORD...

Documents

Transcript of Olympus Europa GEDRAGSCODE...Olympus Europa Code of Ethics Business Conduct, Version 4 2 VOORWOORD...