Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent

Congres 2013: Sociale innovatie…een uitdaging!

Agenda workshop

1. Wat is innovatieve arbeidsorganisatie voor ons en wat hebben we geleerd uit onze Gentse praktijkcases? + vraagstelling (45’)

2. Werksessie: me & my team?! (45’)

IAO

Innovatieve Arbeidsorganisatie?

IAO =

Stad Gent: uitdagingen

Taakeisen

Regelmogelijkheden

Karasek

werkdruk emotionele taakeisen

mentale taakeisen fysieke taakeisen

invloed op de werkplanning

zelf een pauze kunnen kiezen

zelf de inhoud van het werk kunnen bepalen

controle van een werkende over zijn taken en gedrag

zelfregulerend vermogen

model van Karasek

Onze IAO

• gestart in 2011

• Lerende Netwerken

• Dieptetrajecten (Proeftuinstraat, Ecowerkhuis, Bibliotheek > Krook,…)

• Het Nieuwe Werken

• Nu verankeren als stadsbrede methodiek!?

Bouwstenen rolmodel IAO

Leiderschap

Systemen

Processen

Cultuur

Structuur

Individueel “actieterrein”

Gedrag

Resultaat

Strategie

Visie

Kennis

Vaardigheid

Attitude

Perso

on

lijkheid

Gedrag/Resultaat =

Kennis

Regelcapaciteit

Betrokkenheid

Duidelijke doelstelling Opleiding

Ervaring/job rotatie

Open cultuur Aangepast leiderschap Participatie

Mogelijkheden Ondersteuning

Resultaat beoordeling

Aanpak Lerend Netwerk IAO

1, 2, 3,…

van elkaar leren in het netwerk de plannen van aanpak

elkaar leren kennen

Bekijk ook de andere plannen van aanpak

Resultaten tot nu toe

JEUGDDIENST

BIBLIOTHEEK

STRATEGIE EN COÖRDINATIE

DIENST KINDEROPVANG DIENST ONDERHOUD GEBOUWEN

SERVICE EN LOGISTIEK

JURIDISCHE DIENST EN KENNISBEHEER DIENST BUURTWERK

GEZONDHEIDSDIENST

‘PROEFTUIN’ BIJ BRUGGEN, WEGEN EN WATERLOPEN

PEDAGOGISCHE BEGELEIDINGSDIENST

ECOWERKHUIS MOBILITEITSBEDRIJF

DIENST COMMUNICATIE

GROENDIENST

DIENST ECONOMIE

HISTORISCHE HUIZEN

ARCHIEF OCMW GENT

ORGANISATIEONTWIKKELING

Dieptetrajecten

enkele voorbeelden

EEN BIBLIOTHEEK VOOR DE

TOEKOMST

21

Bibliotheek: huidige situatie

Een plek voor…

1. Deelname aan/delen van kennis en cultuur

2. Kennismaking met innovatie en technologie

3. Inspiratie, “experience”

4. Leren

5. Ontmoeting

Netwerk

RESULTAAT:

meest relevante bibliotheek

KIEZEN & BESTELLEN

KLANTENBEHOEFTE statistiek,

gebruikerspanels, …

MANAGEMENTPROCESSEN DIRECTEUR

statistiek STAF directie-assistent interne communicatie

HOOFDPROCES

VERRIJKEN

KENNIS DELEN & INSPIREREN

PRESENTEREN PERSOONLIJK VERBINDEN

ONTLENEN & RAADPLEGEN

BESTEL-ADMINISTRATIE

COLLECTIE--VERZORGING

CATALOGRAFIE PUBLIEKS-

ACTIVITEITEN

EDUCATIE EXTERNE

COMMUNICATIE

TOETSING RESULTAAT statistiek, gebruikersonderzoek,

KLANTENZORG

LOGISTIEK PERSONEEL FINANCIËN

STAPPEN AFDELING

CULTUURBIB

JEUGDBIB

AGORA

FILIALEN

MAGAZIJN

KENNISBIB

K R O O K

PUBLIEKSPROCESSEN

ICT

EXTERNE COMMUNICATIE

ICT

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN

23

Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen: een proeftuin!?

Directie

Dienst Wegen, Bruggen

en Waterlopen

3 VTE

Administratieve

Afdeling

8 VTE

Technische

Afdeling

Communicatie

Afdeling

1 VTE

Afdeling

Studie

Afdeling

Uitvoering

Personeel

IKZ meldingen,en

schadedossiers

Colleges en

Gemeenteraad

Overheids

opdrachten

Algemene

administratie en

briefwisseling

Cel

Tekenbureau

6 VTE

Cel

Projectingenieurs

8 VTE

Cel

Gegevensbeheer

4 VTE

Cel

Toezicht

Openbaar Domein

9 VTE

Cel

Logistiek en

verkeer

60 VTE

CEL

Controleurs

8 VTE

Cel

Onderhoud/

ploegen

SECTOR

Gent-Centrum

20 VTE

SECTOR

Oost

20 VTE

SECTOR

Zuid

20 VTE

SECTOR

West

20 VTE

Waterlopen

10 VTE

Asfalt

3 VTE

Bestrating

18 VTE

Logistiek

Sneeuw en Ijzel

VTA-dossiers

SECTORIEEL

GEBIEDSDEKKEND

Cel

langetermijn

contracten

3 VTE

Publiek sanitair

4VTE

+/- 110 mensen

…is durven je mensen betrekken & luisteren !

Nieuwe werkvormen

Aanzet

Netheid Doorstroom

I A O

Hondentoiletten

Waterbermen

Ongediertebestrijding

Netheidstaken

Zandbakken

Petanquebanen

Boomspiegels

Veel kilometers

Wij-Zij gevoel (geen verantwoordelijkheid)

Problemen bij afwezigheid - vervanging

Niet op elkaar afgestemd

Geen betrokkenheid bij doelstelling

Geen voldoening en geen actieve jobs

Hoog afwezigheidspercentage

Doelstelling

Missie

Klantgericht

Vanuit betrokkenheid

Top Down Met zichtbaar resultaat

Duidelijke communicatie

Gedragenheid door team

Mogelijkheid en noodzaak tot eigen inbreng is duidelijk

Moet motiverend werken Authenticiteit

A B

Hondentoiletten

Waterbermen

Ongediertebestrijding

Netheidstaken in

Dampoort en Brugse Poort

Gent Oost Gent West

Dampoort Brugsepoort

Hebben eigen doelstelling

Voelen zich verantwoordelijk

Worden op resultaten beoordeeld

Bredere job afwisseling/groeikansen

Groeien geleidelijk naar zelforganisatie

Zijn klantgericht en efficiënter

Hebben grotere job tevredenheid

Lager absenteïsme

Systeem Ondersteunend Meerwaarde ter realisatie van doelstelling

Met input van het team Bruikbaar door het team

Cijfer: geeft aan welk niveau behaald is per medewerker (0 = heeft geen rijbewijs) Kleur: geeft aan of gewenst niveau behaald is per medewerker (rood = niet behaald, oranje = in ontwikkeling, groen = behaald)

Fleximatrix

Factoren die rol spelen bij inzetbaarheid en werkverdeling:

• Minimale kwetsbaarheid

• Verschillende kwaliteiten optimaal benutten

• Voldoende specialisme en diepgang

• Kennis van elkaars werkzaamheden

• Ontwikkelingsmogelijkheden

• Eenzijdige belasting voorkomen

• Eerlijk verdelen van leuke en minder leuke klussen

• Statusverschillen mogen de interne flexibiliteit niet in de weg staan

Fleximatrix

Stap 1

• Bepaal de opbouw en benaming van de fleximatrix (afhankelijk van soort organisatie)

Stap 2 • Bekijk per team welke taken/competenties er zijn

Stap 3 • Vul de fleximatrix in

Stap 4 • Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid nodig

Stap 5 • Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid aanwezig

Stap 6 • Detecteer de opleidingsbehoeften

Fleximatrix (medewerkers – taken)

Fleximatrix (medewerkers – competenties)

Knippen & Plakken

Parallelliseren & Segmenteren

Impact op werkwijzen en gewoontes

Impact op Structuur

Org.Ontw.

organogrammen,

processen

Leidinggevenden

(arbeidsverhoudingen)

Stijl, conflicten, FG

Opleidingstraject

nieuwe Leiding-

Gevenden Loopbaan-

begeleiding

IDPBW

arbeidsomstandigheden

ergonomie

Recrutering&Selectie

FunctieBeschrijving

(arbeidsinhoud)

Aanwezig-

heidsbeleid

IAO/HNW

Arbeidsinhoud

Arbeidsomstandigheden

Arbeidsvoorwaarden

Arbeidsverhoudingen

Dienst

Personeelsbeheer

(RPR, deel arbeidsvoorwaarden)

IAO en het HR-beleid

Eerst anders organiseren (IAO) en dan anders werken (HNW)

Zoniet:

IAO + HNW = !

Hoe ziet onze Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie er uit? plaats het baken voor elke parameter bij het gepaste cijfer

De Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie?

O M V A N G B I N N E N D E O R G A N I S AT I E klein doelpubliek

volledige organisatie

G R A A D V A N T E A M O N T W I K K E L I N G fase 2

fase 4

G R A A D V A N Z E L F S T U R I N G minimaal

maximaal

R E D U C T I E V A N M 2 K A N T O O R R U I M T E minimaal

maximaal

M AT E V A N P L A AT S O N A F H . W E R K E N ad hoc, aanvaard

structureel, dwingend

M AT E V A N T I J D S O N A F H A N K E L I J K W E R K E N ad hoc, aanvaard

structureel, dwingend

O M V A N G B I N N E N G R O E P G E N T Individueel te bepalen

gelijkaardig effect op groepsniveau

1 2 3 4

1 2 3 4

1 2 3 4

1 2 3 4

1 2 3 4

1 2 3 4

1 2 3 4

Leren en groeien

Verhogen van de

zelfsturing binnen de

teams

Ambitie IAO!? Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening door in te zetten op de arbeidsomgeving via het ontwikkelen van actieve jobs en het verhogen van de regelcapaciteit van de teams.

Interne processen Financieel Klant

Reduceren van onnodige handelingen

Meer kunnen met minder

medewerkers

Verhogen van het

aandeel ‘first time right’

Verhogen klanten-

tevredenheid

Verhogen van het

inzicht in de end-to-end processen

Versterken van de

interactie met de klant

Verbeteren van het

inzicht in de planning

SMART maken en indicatoren bepalen!

Verhogen werknemer-tevredenheid

Verhogen aan-

wezigheids-graad

Voornaamste leerpunten • Lerend netwerk:

– Bevestiging van de reeds toegepaste mens- en teamgerichte aanpak of vaststelling dat de huidige cultuur ver af staat van wat in het lerend netwerk is aangeboden.

– Het proces- en klantgericht denken als belangrijk (nieuw) inzicht.

– Belang van het hebben van een visie, missie en strategie maar vooral deze kunnen vertalen naar teamdoelstellingen.

– Belangrijk om IAO hogerop in de organisatie te verankeren, zodat de lokale initiatieven versterkt kunnen worden binnen de organisatie.

• Resultaatgericht werken: – Is voor velen nog een groot vraagteken.

– Is een verhaal van grenzen afbakenen waarbinnen meer autonomie wordt toegelaten.

– Is een verhaal van grenzen en afspraken blijven opvolgen en bijsturen, zowel verengen als verbreden.

– Is de strategie en kerntaken vertalen naar teamdoelstellingen en –resultaten.

– Is mensen confronteren met praktische problemen en hen betrekken bij het komen tot een oplossing in plaats van zelf operationele brandjes blussen.

– Is een kwestie van niet terugvallen in oude gewoonten.

…en wat hebben we geleerd?

durf en doe !

betrek, luister, herhaal & stimuleer !

vertaal strategie naar verstaanbare doelen en stuur de cultuur!

Stof tot nadenken….

Maturiteit

Principe van teamontwikkeling (quick scan) Vakmanschap

Org

anis

ere

nd v

erm

ogen

Samenwerkingsvermogen

Resultaatg

ericht

werk

en

Ondern

em

ers

chap

Zelf

stu

ren

d v

erm

oge

n

Tijd

Bundeling individuen

Groep

Team

Open team

Ontwikkelingsfasering van teams – evolutie rol LG

instructeur

‘coach’

@info: impact op leiderschap?!

Teamoefening (45’)

Jullie teamopdracht ! Vorm een divers team van max. 5 personen.

Beantwoord volgende vragen en breng verslag:

• In welke ontwikkelfase?

• Met welke focus?

• Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)

Activiteit/rol Teamlid 1 Voornaam:

Teamlid 2 Voornaam:

Teamlid 3 Voornaam:

Teamlid 4 Voornaam:

Teamlid 5 Voornaam:

Getuigen

Modereren

Noteren/illu-streren

Verslag geven

Kritisch zijn

…

Fleximatrix teamopdracht

Maturiteitsinschatting mijn team:… Vakmanschap

Org

anis

ere

nd v

erm

ogen

Samenwerkingsvermogen

Resultaatg

ericht

werk

en

Ondern

em

ers

chap

1

2

3

4

Bouwstenen

Leiderschap

Systemen

Processen

Cultuur

Structuur

Individueel “actieterrein”

Gedrag

Resultaat

Strategie

Visie

Kennis

Vaardigheid

Attitude

Perso

on

lijkheid

Jullie teamopdracht ! (10’) Beantwoord volgende vragen en breng verslag:

• In welke ontwikkelfase?

• Met welke focus?

• Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)

Bedankt voor je medewerking !

Contactinfo

Adelbrecht Haenebalcke adelbrecht.haenebalcke@gent.be +32 (0)496 59 76 26