Workshop Stad Gent
62
Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent Congres 2013: Sociale innovatie…een uitdaging!
Transcript of Workshop Stad Gent
Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent
Congres 2013: Sociale innovatie…een uitdaging!
Agenda workshop
1. Wat is innovatieve arbeidsorganisatie voor ons en wat hebben we geleerd uit onze Gentse praktijkcases? + vraagstelling (45’)
2. Werksessie: me & my team?! (45’)
IAO
Innovatieve Arbeidsorganisatie?
IAO =
Stad Gent: uitdagingen
Taakeisen
Regelmogelijkheden
Karasek
werkdruk emotionele taakeisen
mentale taakeisen fysieke taakeisen
invloed op de werkplanning
zelf een pauze kunnen kiezen
zelf de inhoud van het werk kunnen bepalen
controle van een werkende over zijn taken en gedrag
zelfregulerend vermogen
model van Karasek
Onze IAO
• gestart in 2011
• Lerende Netwerken
• Dieptetrajecten (Proeftuinstraat, Ecowerkhuis, Bibliotheek > Krook,…)
• Het Nieuwe Werken
• Nu verankeren als stadsbrede methodiek!?
Bouwstenen rolmodel IAO
Leiderschap
Systemen
Processen
Cultuur
Structuur
Individueel “actieterrein”
Gedrag
Resultaat
Strategie
Visie
Kennis
Vaardigheid
Attitude
Perso
on
lijkheid
Gedrag/Resultaat =
Kennis
Regelcapaciteit
Betrokkenheid
Duidelijke doelstelling Opleiding
Ervaring/job rotatie
Open cultuur Aangepast leiderschap Participatie
Mogelijkheden Ondersteuning
Resultaat beoordeling
Aanpak Lerend Netwerk IAO
1, 2, 3,…
van elkaar leren in het netwerk de plannen van aanpak
elkaar leren kennen
Bekijk ook de andere plannen van aanpak
Resultaten tot nu toe
JEUGDDIENST
BIBLIOTHEEK
STRATEGIE EN COÖRDINATIE
DIENST KINDEROPVANG DIENST ONDERHOUD GEBOUWEN
SERVICE EN LOGISTIEK
JURIDISCHE DIENST EN KENNISBEHEER DIENST BUURTWERK
GEZONDHEIDSDIENST
‘PROEFTUIN’ BIJ BRUGGEN, WEGEN EN WATERLOPEN
PEDAGOGISCHE BEGELEIDINGSDIENST
ECOWERKHUIS MOBILITEITSBEDRIJF
DIENST COMMUNICATIE
GROENDIENST
DIENST ECONOMIE
HISTORISCHE HUIZEN
ARCHIEF OCMW GENT
ORGANISATIEONTWIKKELING
Dieptetrajecten
enkele voorbeelden
EEN BIBLIOTHEEK VOOR DE
TOEKOMST
21
Bibliotheek: huidige situatie
Een plek voor…
1. Deelname aan/delen van kennis en cultuur
2. Kennismaking met innovatie en technologie
3. Inspiratie, “experience”
4. Leren
5. Ontmoeting
Netwerk
RESULTAAT:
meest relevante bibliotheek
KIEZEN & BESTELLEN
KLANTENBEHOEFTE statistiek,
gebruikerspanels, …
MANAGEMENTPROCESSEN DIRECTEUR
statistiek STAF directie-assistent interne communicatie
HOOFDPROCES
VERRIJKEN
KENNIS DELEN & INSPIREREN
PRESENTEREN PERSOONLIJK VERBINDEN
ONTLENEN & RAADPLEGEN
BESTEL-ADMINISTRATIE
COLLECTIE--VERZORGING
CATALOGRAFIE PUBLIEKS-
ACTIVITEITEN
EDUCATIE EXTERNE
COMMUNICATIE
TOETSING RESULTAAT statistiek, gebruikersonderzoek,
KLANTENZORG
LOGISTIEK PERSONEEL FINANCIËN
STAPPEN AFDELING
CULTUURBIB
JEUGDBIB
AGORA
FILIALEN
MAGAZIJN
KENNISBIB
K R O O K
PUBLIEKSPROCESSEN
ICT
EXTERNE COMMUNICATIE
ICT
ONDERSTEUNENDE PROCESSEN
23
Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen: een proeftuin!?
Directie
Dienst Wegen, Bruggen
en Waterlopen
3 VTE
Administratieve
Afdeling
8 VTE
Technische
Afdeling
Communicatie
Afdeling
1 VTE
Afdeling
Studie
Afdeling
Uitvoering
Personeel
IKZ meldingen,en
schadedossiers
Colleges en
Gemeenteraad
Overheids
opdrachten
Algemene
administratie en
briefwisseling
Cel
Tekenbureau
6 VTE
Cel
Projectingenieurs
8 VTE
Cel
Gegevensbeheer
4 VTE
Cel
Toezicht
Openbaar Domein
9 VTE
Cel
Logistiek en
verkeer
60 VTE
CEL
Controleurs
8 VTE
Cel
Onderhoud/
ploegen
SECTOR
Gent-Centrum
20 VTE
SECTOR
Oost
20 VTE
SECTOR
Zuid
20 VTE
SECTOR
West
20 VTE
Waterlopen
10 VTE
Asfalt
3 VTE
Bestrating
18 VTE
Logistiek
Sneeuw en Ijzel
VTA-dossiers
SECTORIEEL
GEBIEDSDEKKEND
Cel
langetermijn
contracten
3 VTE
Publiek sanitair
4VTE
+/- 110 mensen
…is durven je mensen betrekken & luisteren !
Nieuwe werkvormen
Aanzet
Netheid Doorstroom
I A O
Hondentoiletten
Waterbermen
Ongediertebestrijding
Netheidstaken
Zandbakken
Petanquebanen
Boomspiegels
Veel kilometers
Wij-Zij gevoel (geen verantwoordelijkheid)
Problemen bij afwezigheid - vervanging
Niet op elkaar afgestemd
Geen betrokkenheid bij doelstelling
Geen voldoening en geen actieve jobs
Hoog afwezigheidspercentage
Doelstelling
Missie
Klantgericht
Vanuit betrokkenheid
Top Down Met zichtbaar resultaat
Duidelijke communicatie
Gedragenheid door team
Mogelijkheid en noodzaak tot eigen inbreng is duidelijk
Moet motiverend werken Authenticiteit
A B
Hondentoiletten
Waterbermen
Ongediertebestrijding
Netheidstaken in
Dampoort en Brugse Poort
Gent Oost Gent West
Dampoort Brugsepoort
Hebben eigen doelstelling
Voelen zich verantwoordelijk
Worden op resultaten beoordeeld
Bredere job afwisseling/groeikansen
Groeien geleidelijk naar zelforganisatie
Zijn klantgericht en efficiënter
Hebben grotere job tevredenheid
Lager absenteïsme
Systeem Ondersteunend Meerwaarde ter realisatie van doelstelling
Met input van het team Bruikbaar door het team
Cijfer: geeft aan welk niveau behaald is per medewerker (0 = heeft geen rijbewijs) Kleur: geeft aan of gewenst niveau behaald is per medewerker (rood = niet behaald, oranje = in ontwikkeling, groen = behaald)
Fleximatrix
Factoren die rol spelen bij inzetbaarheid en werkverdeling:
• Minimale kwetsbaarheid
• Verschillende kwaliteiten optimaal benutten
• Voldoende specialisme en diepgang
• Kennis van elkaars werkzaamheden
• Ontwikkelingsmogelijkheden
• Eenzijdige belasting voorkomen
• Eerlijk verdelen van leuke en minder leuke klussen
• Statusverschillen mogen de interne flexibiliteit niet in de weg staan
Fleximatrix
Stap 1
• Bepaal de opbouw en benaming van de fleximatrix (afhankelijk van soort organisatie)
Stap 2 • Bekijk per team welke taken/competenties er zijn
Stap 3 • Vul de fleximatrix in
Stap 4 • Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid nodig
Stap 5 • Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid aanwezig
Stap 6 • Detecteer de opleidingsbehoeften
Fleximatrix (medewerkers – taken)
Fleximatrix (medewerkers – competenties)
Knippen & Plakken
Parallelliseren & Segmenteren
Impact op werkwijzen en gewoontes
Impact op Structuur
Org.Ontw.
organogrammen,
processen
Leidinggevenden
(arbeidsverhoudingen)
Stijl, conflicten, FG
Opleidingstraject
nieuwe Leiding-
Gevenden Loopbaan-
begeleiding
IDPBW
arbeidsomstandigheden
ergonomie
Recrutering&Selectie
FunctieBeschrijving
(arbeidsinhoud)
Aanwezig-
heidsbeleid
IAO/HNW
Arbeidsinhoud
Arbeidsomstandigheden
Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsverhoudingen
Dienst
Personeelsbeheer
(RPR, deel arbeidsvoorwaarden)
IAO en het HR-beleid
Eerst anders organiseren (IAO) en dan anders werken (HNW)
Zoniet:
IAO + HNW = !
Hoe ziet onze Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie er uit? plaats het baken voor elke parameter bij het gepaste cijfer
De Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie?
O M V A N G B I N N E N D E O R G A N I S AT I E klein doelpubliek
volledige organisatie
G R A A D V A N T E A M O N T W I K K E L I N G fase 2
fase 4
G R A A D V A N Z E L F S T U R I N G minimaal
maximaal
R E D U C T I E V A N M 2 K A N T O O R R U I M T E minimaal
maximaal
M AT E V A N P L A AT S O N A F H . W E R K E N ad hoc, aanvaard
structureel, dwingend
M AT E V A N T I J D S O N A F H A N K E L I J K W E R K E N ad hoc, aanvaard
structureel, dwingend
O M V A N G B I N N E N G R O E P G E N T Individueel te bepalen
gelijkaardig effect op groepsniveau
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
Leren en groeien
Verhogen van de
zelfsturing binnen de
teams
Ambitie IAO!? Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening door in te zetten op de arbeidsomgeving via het ontwikkelen van actieve jobs en het verhogen van de regelcapaciteit van de teams.
Interne processen Financieel Klant
Reduceren van onnodige handelingen
Meer kunnen met minder
medewerkers
Verhogen van het
aandeel ‘first time right’
Verhogen klanten-
tevredenheid
Verhogen van het
inzicht in de end-to-end processen
Versterken van de
interactie met de klant
Verbeteren van het
inzicht in de planning
SMART maken en indicatoren bepalen!
Verhogen werknemer-tevredenheid
Verhogen aan-
wezigheids-graad
Voornaamste leerpunten • Lerend netwerk:
– Bevestiging van de reeds toegepaste mens- en teamgerichte aanpak of vaststelling dat de huidige cultuur ver af staat van wat in het lerend netwerk is aangeboden.
– Het proces- en klantgericht denken als belangrijk (nieuw) inzicht.
– Belang van het hebben van een visie, missie en strategie maar vooral deze kunnen vertalen naar teamdoelstellingen.
– Belangrijk om IAO hogerop in de organisatie te verankeren, zodat de lokale initiatieven versterkt kunnen worden binnen de organisatie.
• Resultaatgericht werken: – Is voor velen nog een groot vraagteken.
– Is een verhaal van grenzen afbakenen waarbinnen meer autonomie wordt toegelaten.
– Is een verhaal van grenzen en afspraken blijven opvolgen en bijsturen, zowel verengen als verbreden.
– Is de strategie en kerntaken vertalen naar teamdoelstellingen en –resultaten.
– Is mensen confronteren met praktische problemen en hen betrekken bij het komen tot een oplossing in plaats van zelf operationele brandjes blussen.
– Is een kwestie van niet terugvallen in oude gewoonten.
…en wat hebben we geleerd?
durf en doe !
betrek, luister, herhaal & stimuleer !
vertaal strategie naar verstaanbare doelen en stuur de cultuur!
Stof tot nadenken….
Maturiteit
Principe van teamontwikkeling (quick scan) Vakmanschap
Org
anis
ere
nd v
erm
ogen
Samenwerkingsvermogen
Resultaatg
ericht
werk
en
Ondern
em
ers
chap
Zelf
stu
ren
d v
erm
oge
n
Tijd
Bundeling individuen
Groep
Team
Open team
Ontwikkelingsfasering van teams – evolutie rol LG
instructeur
‘coach’
@info: impact op leiderschap?!
Teamoefening (45’)
Jullie teamopdracht ! Vorm een divers team van max. 5 personen.
Beantwoord volgende vragen en breng verslag:
• In welke ontwikkelfase?
• Met welke focus?
• Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)
Activiteit/rol Teamlid 1 Voornaam:
Teamlid 2 Voornaam:
Teamlid 3 Voornaam:
Teamlid 4 Voornaam:
Teamlid 5 Voornaam:
Getuigen
Modereren
Noteren/illu-streren
Verslag geven
Kritisch zijn
…
Fleximatrix teamopdracht
Maturiteitsinschatting mijn team:… Vakmanschap
Org
anis
ere
nd v
erm
ogen
Samenwerkingsvermogen
Resultaatg
ericht
werk
en
Ondern
em
ers
chap
1
2
3
4
Bouwstenen
Leiderschap
Systemen
Processen
Cultuur
Structuur
Individueel “actieterrein”
Gedrag
Resultaat
Strategie
Visie
Kennis
Vaardigheid
Attitude
Perso
on
lijkheid
Jullie teamopdracht ! (10’) Beantwoord volgende vragen en breng verslag:
• In welke ontwikkelfase?
• Met welke focus?
• Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)
Bedankt voor je medewerking !
