WorkshopWebwinkel &

Logistiek

Gent, 18 mei 2014

Agenda voor deze Workshop:

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen.

De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel.

De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten.

Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel

Bouwen ja, maar hoe en waarmee ?

Een nieuwe Webwinkel ? Waarom eigenlijk ?

Even te rade bij de leden en producenten (enquête):

82 % van de leden en 78 % van de producenten zijn “eerder tevreden” tot “zeer tevreden” over de huidige webwinkel !

En toch, bij nader inzien :

Een nieuwe Webwinkel ? Enquête resultaten:

Hoe lang is men lid ?

80 % zegt wekelijks of ‘bijna’ wekelijks te bestellen …. Onze interne cijfers geven 61 % aan.

40 % van de leden gebruikt de webwinkel “enkel” om te bestellen op één moment van de week.

13%

34%

28%

25%< 6 mnd

6 mnd - 2 jr

2 jr - 5 jr

> 5 jr

Een nieuwe Webwinkel ? Enquête resultaten

Wat wil je liefst veranderd zien ?

Waarom een nieuwe Webwinkel ? Wat we zelf ondervinden : (Team-opmerkingen)

Stroef, niet flexibel – niet erg gebruiksvriendelijk Niet aangepast voor nieuwe tools (tablet, smart phone …) Lange response tijden – capaciteitslimiet systeem Nieuwe functionaliteiten niet mogelijk (bvb bestellen op

voorhand) Bij verdere groei van Voedselteams loopt het systeem

gegarandeerd vast Nog veel administratie op lokaal niveau nodig met

geëngageerde leden en producenten Beperkte rapporteringsmogelijkheden. …

Een Webwinkel voor een veranderende wereld ?

Sociaal

TechnologischEconomisch

7/10 geïnteresseerd in lokale voeding

Crisis drijft klassieke Distributie naar nieuwe niches

Multi-kanaal is de nieuwe norm

Ook Voedselteams moet zichzelf voortdurend her-uitvinden om onze waarden te kunnen behouden.

Agenda voor deze Workshop:

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen.

De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel.

De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten.

Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel

Bouwen ja, maar hoe en waarmee ?

Onze Aanpak in fasen

Van de bestaande situatie naar de toekomstige

AS IS

TOBE

Stappen

In kaart brengen van bestaande

situatie

Noden klanten en

producenten nagaan

(enquête , customer

journeys etc.)

Te ondersteunen Hoofd- &

sub-processen

alsook vereiste systeem-

capaciteiten

Uitschrijven vereisten

en processen

Realiteit check en budget

Ontwerp oplossing en

architec-tuur

Ontwikkeling en testen

In Productie brengen.

Sept / Oct / Nov./ Dec/ Jan/ Feb/ Mrt/Apr/Mei/Jun/Jul/Aug/Sept/Oct/Nov/Dec/Jan/Feb/Mrt

2013 2014 2015

Werken in twee fasen !

Fase 1 Fase 2

De Waarden en Drijfveren: Waarom leden toetreden

Community behoud

WaardenIk wil “eerlijke” voeding

WAARDEN V.T. in functie van de Webwinkel

Respect voor voedsel

Respect Wederzijds Vertrouwen

Geloof & Overtuiging

Bewust met voedsel

Respect voor natuur en ecologie (diversiteit, CO2 footprint, seizoenen)

Vertrouwen in Kwaliteit In een betere wereld na een grote transitie

Afval beperken; energieverbruik beperken

Respect voor Voedsel Samen kunnen we nog iets veranderen

Ik kan het verschil maken Leren (ontdekken)

Respect voor dieren Samen verpakking verminderen

Gezondere voeding dmv info producten

Bewust consumeren

Juiste prijs (eerlijk loon) Marketing & Afspraken Herbruikbare verpakkingen

Ecologie gaat verder dan bio

Mogelijkheid van een tweede munt

Ik wil bijdragen Gemak & flexibiliteit Met een min. aan middelen

Op tijd betaald Toegankelijkheid Eenvoud Tijd = qualytime

Respect voor de boer Transparantie en contact met producent

In de community & de lokale economie

Interesse

Respect voor andere mensen

Inspraak en engagement Samen sterk Kwaliteit en smaak

Respect voor familie en jezelf

Anderen betrekken -Solidariteit

Lokale meerwaarde Versheid

Regelmatige feedback naar producent

Consument kent moeilijkheden producent

Open voor niet-leden Opvoeding, advies, kennis delen

PLANETEcologie

PROFITWhat’s in it

for me ?

PEOPLESociaal

Agenda voor deze Workshop:

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen.

De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel.

De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten.

Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel

Bouwen ja, maar hoe en waarmee ?

Algemene criteria voor de Webwinkel Attractief en onderscheidend Gebruiksvriendelijk (eenvoudig te leren) Verbindend (leden en producent) Informatief & dynamisch Stimulerend (m.b.t. engagement) Ondersteunend Flexibel – uitbreidbaar Snel …. Betaalbaar…

Centrale VT DB

Webshop

Back office

P r o d u c e n t e n

RV

Suggesties, aanbevelingen

en info

C o n s u m e n t e n

Selectie Bestellen Statusbestellen Betaling

Planning, Voorraden,

Voorspelling, info boer

Productcatalogus

Prijs , foto's

Bestellings-opdracht Levering Facturatie

TV

CV

Intake en opvolging

Intake en opvolging

ADMIN

CentraalFacturatiesysteem

RETOURS

EN

CORRECTIES

Rapportering

SOCIO

CULTUREEL

ASPECT

V e r a n t w o o r d

Verkenner

Conservatief

O p p o r t u u n

Profielen Leden/ Consumenten

Bewuste Planner

L.T. engagement

Believer, rots in de branding

Traditie, ritueel gewoonte

Voorspelbaar

Gemak

Rationeel, Georganiseerd

Continue vergelijkerOnvoorspelbaar,

switcher, zapper

Koopjesjager

Pluk De Dag

Vrijbuiter

Enthousiast

Korter engagement

Idealist

Spring in ‘t veld

gadgets Coupon- clipper, hamsteren

Behoefte gebaseerd koper

Verantwoord tester

Evangelist

Impulsieve verzamelaar

Prijsbewust

V e r a n t w o o r d

Verkenner

Conservatief

O p p o r t u u n

Profielen Leden/ Consumenten

Bewuste Planner

L.T. engagement

Believer, rots in de branding

Traditie, ritueel gewoonte

Voorspelbaar

Gemak

Rationeel, Georganiseerd

Continue vergelijkerOnvoorspelbaar,

switcher, zapper

Koopjesjager

Pluk De Dag

Vrijbuiter

Enthousiast

Korter engagement

Idealist

Spring in ‘t veld

gadgets Coupon- clipper, hamsteren

Behoefte gebaseerd koper

Verantwoord tester

Evangelist

Impulsieve verzamelaar

Prijsbewust

Centrale VT DB

Webshop

Back office

P r o d u c e n t e n

RV

Suggesties, aanbevelingen

en info

C o n s u m e n t e n

Selectie Bestellen Statusbestellen Betaling

Planning, Voorraden,

Voorspelling, info boer

Productcatalogus

Prijs , foto's

Bestellings-opdracht Levering Facturatie

TV

CV

Intake en opvolging

Intake en opvolging

ADMIN

CentraalFacturatiesysteem

RETOURS

EN

CORRECTIES

Rapportering

SOCIO

CULTUREEL

ASPECT

Centrale VT DB

Webshop

Back office

P r o d u c e n t e n

RV

Suggesties, aanbevelingen

en info

C o n s u m e n t e n

Selectie Bestellen Statusbestellen Betaling

Planning, Voorraden,

Voorspelling, info boer

Productcatalogus

Prijs , foto's

Bestellings-opdracht Levering Facturatie

TV

CV

Intake en opvolging

Intake en opvolging

ADMIN

CentraalFacturatiesysteem

RETOURS

EN

CORRECTIES

Rapportering

SOCIO

CULTUREEL

ASPECT

In het kader van V.T.

Specifieke modules nodig !

Centrale VT DB

Webshop

Back office

P r o d u c e n t e n

RV

Suggesties, aanbevelingen

en info

C o n s u m e n t e n/ l e d e n

Selectie Bestellen Statusbestellen Betaling

Planning, Voorraden,

Voorspelling, info boer

Productcatalogus

Prijs , foto's

Bestellings-opdracht Levering Facturatie

TV

CV

Intake en opvolging

Intake en opvolging

ADMIN

CentraalFacturatiesysteem

RETOURS

EN

CORRECTIES

Rapportering

SOCIO

CULTUREEL

ASPECT

Flexi-afsluitdag

Uitdiepen enkele modules: Interactief

Overlegmodel Boer/leden :

Meekijken op de Boerderij

Bestelplanner

Facturatie en Betaling:

In eerste instantie wordt gedacht aan een geheel van foto’s en andere media die een realistisch beeld geven van de zorg en de kweekwijze van de boer.

Vaak draait het ook rond “het koppel” en hun engagement. Waar staan ze voor ?

Ook mogelijkheid om een eigen voorstelling van de producten te brengen.

3D afbeeldingen van de opbrengst/oogst (m.a.w. de producten) geven “inzage” – Let wel: moet zeer regelmatig vernieuwd worden ivm seizoenen en natuur-elementen. Webcams zijn een optie om de transparantie en het vertrouwen te vergroten, maar zeker geen verplichting.

Doorclick-mogelijkheid vanaf bvb de bestelpagina naar deze producenten- pagina.

Evolutie van de oplossing :

Basic: foto’s en filmpjes op de producenten-info pag.

Gevorderd: een interactieve Webpagina (Wiki) met ook één of meerdere webcams gericht op interessante, informatieve delen van de boerderij.

Potentiële Nieuwe ModulesMeekijken opDe Boerderij

Een platform dat meerdere overleg- en overeenkomst-formules faciliteert, waarbij enerzijds de consument/lid meer inspraak en transparantie verwerft, terwijl de producent in ruil al dan niet financiële ondersteuning krijgt van het lid en een gegarandeerde afname van zijn producten.

De Teams lijken het best geplaatst om hier voor V.T. het verschil te maken.

C.S.A. modellen kunnen gaan van prefinanciering en delen van het bedrijfsrisico door het lid tot en met afname-garantie en evt zelfs werkondersteuning

Enkele Modellen van groepsaankopen :

Solid foods: het team garandeert een totale afname over een zekere tijd van een productie.

“La Ruche qui dit oui” : Frans opzet waarbij een teamverantwoordelijke een afspraak rond prijs en hoeveelheid maakt met een boer. De Team Verantwoordelijke zoekt dan voldoende afnemers, die zich elk voor een hoeveelheid akkoord verklaren. Als de afgesproken hoeveelheid bereikt is gaat de bestelling door.

Potentiële Nieuwe ModulesOverleg Boer/ Lid

Evolutie van de Oplossing :

Basic: Het overleg kan plaats vinden volledig buiten de webshop om; enkel de groepsovereenkomsten of individuele engagementen kunnen geäcteerd worden in het planning-tool (kalender) van de individuen en in de “Team Room”.

Gevorderd: een platform waarbij “solid foods” afspraken geregistreerd worden en automatisch opgevolgd per team.

Productie overschotten kunnen ook op korte termijn door teams aangenomen en verdeeld worden.

Voedselteams of individuele teams helpen ook met het vinden van andere afzetkanalen voor de boer.

Via het “opportuniteiten scherm” kan ingeschreven worden tot de minimum leverhoeveelheid is bereikt. (systeem La Ruche qui dit oui !) Als die is bereikt worden alle leden die inschreven verwittigd en de producent levert in het depot.

Potentiële Nieuwe ModulesOverleg Boer/ Lid

Mogelijkheid om op voorhand bestellingen te plannen, te reserveren of definitief te plaatsen d.m.v. een kalender-functie.

Ook favorieten-lijstjes of seizoen lijstjes, recepten met ingrediënten enz. kunnen hierbij worden toegepast. D.m.v. een historiek kunnen ook gedane bestellingen (tot bvb 1 jaar terug), worden geconsulteerd en/of gekopieerd.

Groepsaankopen en hun verdeling kunnen tevens hierin worden samengebracht en getoond.

Evolutie van de oplossing:

Basic: kalender-functie waarin een bestelling nog voor de week van afname kan gereserveerd worden. (bvb voor vakantie-periode)

Gevorderd: Elke bestelling en reservering is gekoppeld aan een afname-datum. Bestellijsten kunnen hergebruikt en aangepast worden. Historiek hiervan op te slaan gedurende min. 1 jaar. “Favorieten lijstjes “ kunnen aangelegd worden . Planning en reservering is ook mogelijk tot 1 jaar op voorhand.

Potentiële Nieuwe ModulesBestelplanner

Bij de bestelling wordt o.b.v. de opgegeven prijzen al een voorlopige afrekening per lid vooropgesteld. Deze wordt al dan niet gecorrigeerd bij leverbevestiging in het systeem. (zie ook Betalingsysteem)

Het systeem houdt alle details per lid en per producent in een detailfile.

Bij het orderpicken worden de gegevens aangepast voor bvb gewichts-producten of evt. manco’s, kwaliteitsproblemen enz.

De gegevens van elke producent worden verzameld en er wordt een pro-forma factuur gemaakt per lid voor alle producenten.

Bij aanvaarding van de levering kan een laatste correctie worden gemaakt. Daarna is de factuur (of kasticket) geconsolideerd per lid definitief, binnen de regels van de wetgeving (BTW etc..)

Evolutie van de Oplossing :

Basic: Facturatie nog per team per leverancier, met afrekening naar leden. Correcties achteraf inbrengen.

Gevorderd: extern facturatie-systeem, aangepast aan onze Workflow en geconsolideerd per lid zoals hierboven beschreven.

Potentiële Nieuwe ModulesFacturatie-Systeem

Verschillende betalingssystemen kunnen naast elkaar in het systeem ondersteund worden. (veelal keuze binnen team)

Methode “Portemonnee”: De klant (lid) stort een bedrag op zijn lopende rekening (portemonnee) en kan ten beloop hiervan bestellingen plaatsen. Al bij de bestelling wordt deze som gereserveerd voor de producenten. (evt op een ‘transfert rekening’) Na levering wordt het portemonneetje zo nodig gecorrigeerd. De leverancier wordt o.b.v. zijn factuur betaald vanop de ‘transfert rekening VoedselTeams.’

On-line betaling bij bestelling. (bvb Ogone, €bank ..) Nagaan of een soort “Paypal” systeem kan worden opgezet, waarbij betaling of aanzuivering “portemonnee” gemakkelijk kan verlopen. (bvb met enkel een pincode)

Domiciliering : De leden geven toelating om bedragen te transfereren van hun bankrekening naar een V.T. rekening, die op zijn beurt de leveranciers betaalt. Afrekening o.b.v. factuur -+ correcties vorige levering.

Overschrijving : via home banking wordt het bedrag overgeschreven op de rekening van het Voedselteams (of per team), die dan weer het geld overmaken aan de producenten.

Potentiële Nieuwe ModulesBetalings-systeem

Agenda voor deze Workshop:

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen.

De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel.

De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten.

Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel

Bouwen ja, maar hoe en waarmee of met wie ?

Het kader

LogistiekVervoer

Producenten – werken & – beslissen samen

een aparte rol en functie in de Korte Keten

Evenzeer waarde gedreven

Consumenten verzorgen hun deel ( proper depot, vlotte toegang, vlotte verhandeling van de producten, ..)

Waar wordt nu op ingezet ?

Welk model ?

Regionale schaal, clusters naar gelang de beheersbaarheid

Boeren zijn aan zet, groepsvorming met eigen dynamiek

Diversiteit in modellen, de aard van de groep is moeilijk te sturen

Transparantie

kosten-efficiëntie

wettelijk kader

Agenda voor deze Workshop:

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen.

De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel.

De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten.

Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel

Bouwen ja, maar hoe, waarmee of met wie ?

Uitdagingen voor de Webwinkel Kiezen en beslissen van systeem en implementator, of

partner(s)

In lijn met waarden en commerciële model(len) V.T.

Financiering van de ontwikkeling en onderhoud vinden Geleidelijkheid van de oplossing Bijdrage van gebruikers (leden, producenten, buiten V.T.) C.V.B.A. model Subsidies Leningen Andere ?

Alle ideeën welkom !

Dank voor uw medewerking !