Post on 26-Mar-2021
1.
10 prognoseuitwerkingen
visionplanner
2.
Inleiding
Met Visionplanner kun je eenvoudig een prognose opstellen. Je
neemt cijfers over uit de administratie, past de gegevens aan naar
de situatie en de basis voor een prognose is gereed. Een paar kleine
aanpassingen en klaar. En juist in de die kleine aanpassingen kan
het probleem zitten. Veel van deze aanpassingen zijn eenvoudig,
als je er maar ervaring mee hebt.
Op basis van vragen die we hebben gekregen, vind je in dit
document tien praktijkvoorbeelden die in veel situaties uitkomst
bieden.
De basisvoorwaarden voor een goede prognose moeten natuurlijk
wel ingevuld zijn:
- Financiële administratie is gekoppeld aan een Visionplanner
administratie.
- De administratie is 100% gemapt.
- Alle voorbereidende werkzaamheden zijn uitgevoerd en
de benodigde informatie voor het maken van de prognose
is verzameld.
- Afloopbeginbalansisjuistverwerkt(bijvoorkeur
percentageafloop).
- BTW-afdracht frequentie en duur prognose is ingesteld via
instellingen.
3.
Uitstel betaling belastingUITWERKING 1
Casus:Casus: Er is uitstel voor de betaling omzetbelasting verleend
over het eerste kwartaal. Het bedrag te betalen omzetbelasting
voor het eerste kwartaal bedraagt € 16.027. De betaling wordt
doorgeschoven naar het tweede kwartaal.
Uitwerking:Uitwerking: Open de balans positie Omzetbelasting onder de
rubriek Belastingen en premies (kortlopende schulden) en kies
voor het pijltje ↘ om de afloop te bewerken. Zet de afloop op
bedragen en vul als eerste de afloop van de beginbalans in.
In dit voorbeeld gaan we de betaling voor het eerste kwartaal
corrigeren. Voor de maand april voeren we het negatieve bedrag
van de afdracht omzetbelasting voor het eerste kwartaal in. Voor
de maand juli voeren we het positieve bedrag van de aangifte
voor het eerste kwartaal in.
4.
Via deze weg hebben we de betaling voor april gecorrigeerd en
doorgeschoven naar de maand juli. De balans positie over het
eerste kwartaal loopt daardoor niet af in de maand april waarin
normaal de betaling plaats zou vinden, maar in de maand juli.
Als we kijken naar de verschuiving in het liquiditeitsoverzicht dan
zien we het volgende:
Situatie na aanpassing:
Bovenstaande situatie kan voor maand, kwartaal en jaar worden
toegepast en voor zowel de loonbelasting als omzetbelasting. Let
op dat de frequentie van afdracht omzetbelasting wordt ingesteld
via de instellingen.
5.
Ontvangen subsidie met voorschot en afrekening
Casus:Casus: Er wordt personeelssubsidie ontvangen over een vooraf
vastgestelde periode. Over de subsidie is geen omzetbelasting
verschuldigd. Er wordt eerst een voorschot ontvangen gevolgd
door een afrekening aan het eind van de termijn.
Uitwerking:Uitwerking: In deze situatie hebben we de volgende
uitgangspunten. De totale subsidie bedraagt €90.000 voor de
maandenmaart,aprilenmei(€30.000permaand).Hetvoorschot
wordt in april ontvangen en bedraagt 80% van de totale subsidie.
In juni volgt de afrekening voor het resterende bedrag.
Als eerste verwerken we de ontvangen subsidies in de
personeelskosten. De omzetbelasting is ingesteld op nul en
betaling binnen de periode.
UITWERKING 2
6.
Het gevolg is dat er direct een mutatie binnen liquiditeit
zichtbaar is. Deze maandmutatie moeten we corrigeren naar
een voorschotontvangst van 80% in de maand april en een
restbetaling in de maand juni. Deze correctie loopt via de balans
en de rubriek te vorderen subsidies. Deze ziet er als volgt uit:
- Voor de maand maart corrigeren we -€30.000 zodat er
voor de maand maart geen ontvangst plaatsvindt, maar
wel een vordering ontstaat.
- Voor de maand april voegen we een vordering toe van
€30.000 en een voorschot ontvangst van 80% van €90.000.
Gesaldeerd €48.000. Voor de maand mei corrigeren we
opnieuw -€30.000.
- In juni vindt de afrekening plaats en wordt de gesaldeerde
vordering van €18.000 voldaan.
7.
In het liquiditeitsoverzicht is het volgende zichtbaar:
De te ontvangen subsidie aangegeven in de v&w post wordt
negatief weergegeven in de uitgaven. Daartegenover staat een
negatieve ontvangst in de vorderingen zodat deze tegen elkaar
wegvallen. In april is een positieve ontvangst van €42.000 en
een negatieve uitgave van €30.000, gesaldeerd het voorschot
van €72.000. In mei vallen de uitgaven en inkomsten weer tegen
elkaar weg. In juni wordt de afrekening van €18.000 ontvangen.
TIP:TIP: Mocht je een balans rubriek willen gebruiken waarop geen
saldoaanwezig is (endaardoor niet zichtbaar in deprognose)
maak dan een presentatie VJP van €1 in het voorgaande boekjaar
opdebetreffenderubriek.Zodraerprognosesaldiaanwezigzijn
opdebetreffenderubriekkunjedepresentatieVJPverwijderen.
8.
Kosten Betaling wordt wel berekend maar betaling wordt uitgesteld.
Casus:Casus: Kosten dienen per maand geprognosticeerd te worden
maar voor een bepaalde periode wordt de betaling doorgeschoven
naar de toekomst. De betalingstermijn in de rubriekinstelling
aanpassen is geen oplossing, alle betalingen zullen dan
doorgeschoven worden binnen deze kostenrubriek.
Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld gaat het om het doorschuiven van
de huurbetaling voor het komende halfjaar. De maandhuur dient
opgenomen te worden in de v&w prognose (in dit voorbeeld
zonderBTW),debetaalinstellingblijftbinnendeperiodevoorde
komende maanden. Huur januari wordt in juli samen met de huur
van juli betaald, februari met augustus etc.
De huur per maand betreft €4.000.
Binnen de prognose v&w is het volgende ingevoerd:
UITWERKING 3
9.
Binnen het liquiditeitsoverzicht is de opname van de huur
zichtbaar als maandelijkse huurbetaling onder de crediteuren.
In de balans nemen we voor de maanden januari tot en met juni
maandelijks een bedrag van -€4.000 op onder de nog te betalen
kosten.
De maandelijkse uitgaande liquiditeit binnen de post crediteuren
wordt nu tegengeboekt door de ophoging van de nog te betalen
kosten.
10.
Voor de dubbele betaling voor de maanden juli tot en met
december nemen we voor deze maanden maandelijks een betaling
van €4.000 op. Een dubbele betaling zal binnen deze maanden
zichtbaar zijn binnen het liquiditeitsoverzicht. Eenmaal via de
nog te betalen kosten en eenmaal via de crediteuren afdracht.
Per einde boekjaar is nog te betalen post huur nihil en lopen de
betalingen weer conform instelling v&w prognose.
11.
Voorschot betalingen zonder factuur
UITWERKING 4
Casus:Casus: Indien er op een inkoop vooraf betaald dient te worden
zonder dat een factuur is ontvangen, er sprake is van BTW of
daadwerkelijke ontvangst van goederen.
Stel een kledingwinkel bestelt in december de zomercollectie
voor€90.000(exclBTW).Injanuarienfebruariwordt⅓vande
bestelling(exclBTW)betaald.Inmeiwordtdebestellinggeleverd,
defactuurontvangen(inclBTW)enin juniwodthetresterende
bedrag(inclBTW)voldaan.
Uitwerking:Uitwerking: Stel de inkoop rubriek in met de instellingen BTW en
betaald 100% in de eerstvolgende periode.
De instelling voor de afrekening bij ontvangst factuur nu is juist
ingesteld.
12.
Verwerk het voorschot van €30.000 in januari en €30.000 in
februari als volgt.
Gebruik de rubriek Vooruit betaalde facturen (overlopende
activa)steldezeinopbedragen.
Verwerk -€30.000 voor de maand januari en februari. De
voorschotbetaling zijn nu zichtbaar in het liquiditeitsoverzicht.
In mei wordt de factuur en de levering ontvangen (voorraad
verwerkingbuitenbeschouwinggelaten).Doordejuisteinstelling
voor de inkoop rubriek hoeven we hier geen verdere actie te
ondernemen behalve de boeking van €90.000 in de maand mei.
De BTW en de betaling in de maand juni worden uit de instellingen
overgenomen.
Als we kijken naar het liquiditeitsoverzicht dan zien we de betaling
van het factuurbedrag inclusief BTW in de maand juni.
13.
Op deze post wordt de reeds betaalde voorschotten in mindering
gebracht en de uitgaande liquiditeit gecorrigeerd. De eerder
geboekte bedragen onder de rubriek vooruitbetaalde facturen
laten we vrijvallen in de maand juni.
De uitwerking in het liquiditeitsoverzicht ziet er als volgt uit.
De betaalde voorschotten zijn als negatieve ontvangsten
aanwezig en zorgen voor een uitgaande liquiditeit. De betaling in
juni wordt gecompenseerd met de eerder betaalde voorschotten
maar de BTW wordt wel over het totale bedrag gevorderd.
14.
Ontvangen voorschotten en afrekening bij levering
Casus:Casus: Een vergelijkbare situatie als beschreven in punt 4 maar
dan vanuit het perspectief van een leverancier.
Stel een agrarische onderneming ontvangt in januari, februari en
maart een voorschot. De oogst wordt in augustus geleverd en in
september vindt een afrekening plaats.
Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld bedragen de voorschotten € 25.000,
dient de omzet van € 125.000 in augustus plaats te vinden
alsmede de BTW calculatie. De afrekening voor het resterende
bedrag(inclBTW)vindtplaatsinseptember.
We starten bij de juiste instellingen voor de omzet in maand
augustus. Omdat deze post eens per boekjaar wordt gebruikt
kunnen we de betaalbaarstelling instellen op 1 periode later.
UITWERKING 5
15.
Vooruitontvangen voorschotten verwerken we via de rubriek
vooruitontvangen bedragen.
16.
Deze boeken we op in de maanden januari, februari en maart en
laten we vrij vallen op het moment dat de factuur gepland staat
voorbetaling(september).
Bekijken we het liquiditeitsoverzicht dan zien we de binnenkomende
liquiditeit van €25.000 voor de maanden januari, februari en
maart. In september zien we een binnenkomende liquiditeit van €
136.250(€125.000+6%BTW)gecorrigeerdmeteenuitgaande
liquiditeit van € 75.000.
17.
Kosten per maand in het resultaat maar per kwartaal betaald
UITWERKING 6
Casus:Casus: Kosten worden per maand geprognosticeerd maar
per kwartaal betaald. De verwerking binnen de prognose is
afhankelijk of er sprake is van BTW of niet.
Uitwerking:Uitwerking: Stel de huur wordt per maand geprognosticeerd maar
per kwartaal betaald.
Situatie zonder BTW
De maandelijkse huurkosten zijn in de prognose verwerkt. De
betaling staat ingesteld op huidige periode. De betaling moet
worden gecorrigeerd van automatische maandelijkse betaling
via de instelling naar een kwartaal betaling.
18.
De bovenstaande balans toevoeging zorgt voor een uitgaande
liquiditeit in de kwartaal maanden. Deze aanpassing loopt
per maand weer terug en wordt in het volgende kwartaal weer
opgeboekt.
Het liquiditeitsoverzicht na balans aanpassing ziet er als volgt uit:
Situatie met BTW:
DesituatiemetBTWisietscomplexer,deBTWdientperkwartaal
berekend te worden. De meest eenvoudige manier om de BTW
berekening intact te laten maar het juiste kwartaal/maand bedrag
te creëren is er voor te zorgen dat er of een tweede rubriek voor
de betreffende kostensoort wordt aangemaakt of een andere
rubriek wordt gebruikt om een BTW aanpassing te corrigeren. In
het onderstaande is er gebruik gemaakt van een via het sjabloon
toegevoegde correctie rubriek.
19.
Het kwartaal bedrag wordt verhoogd naar het totaal te betalen
bedrag zodat de BTW juist wordt berekend. Dit wordt gecorrigeerd
dooreenrubriektegebruiken(aantemaken)metdeBTWinstelling
nul zodat het gecorrigeerde maandbedrag wordt weergegeven in
de winst en verlies rekening maar de BTW over het totale kwartaal
bedrag wordt berekend.
De verwerking van de betaling is identiek aan de het voorgaande
voorbeeld echter met bedragen inclusief BTW.
20.
Vooruit ontvangen omzet
Casus: Casus: Stel de omzet wordt eens per jaar gefactureerd, maar
dient per maand gepresenteerd te worden. De liquiditeits mutatie
dient wel conform jaar facturatie te verlopen.
Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld wordt in januari € 120.000
gefactureerd aan jaarabonnementen. De omzet dient evenredig
per maand verdeeld te worden echter de totale omzet wordt in
februari ontvangen.
Optie 1
Open de instellingen van de te gebruiken omzet rubriek en zet
de optie Verwerken als overlopende omzet aan. Stel de de
startperiode in en de looptijd van de overlopende omzet. Stel de
BTW en betaal verwachting in en sla de instelling op.
UITWERKING 7
21.
Na het opslaan worden automatische de regels Prognose,
Parkeren transitorische omzet en Toewijzen transitorische omzet
toegevoegd aan de omzet rubriek.
Vul het totaalbedrag in onder de maand waarin de totale
omzet wordt gefactureerd. Afhankelijk van de start en periode
instellingen wordt de omzet automatisch verdeeld. De liquiditeit
zal zichtbaar zijn conform de betaalinstellingen en de BTW wordt
in de maand van de omzet facturatie berekend en in de volgende
afdracht periode meegenomen.
Let op:Let op: Indien de optie ‘start prognose in’ wordt doorgeschoven
tot na de periode waarin de totaal omzet is opgegeven dan vervalt
de periodeverdeling. Optie 1 is daardoor alleen van toepassing
alsdestartprognosenietwordtdoorgeschovenoftotmaximaal
de facturatie maand wordt doorgeschoven.
Optie 2
Maak een rubriek ‘Correctie omzet prognose’ aan. Stel de
omzet instelling in conform optie 1 met als uitzondering de optie
‘Verwerkenalsoverlopendeomzet’. Zetdeoptie ‘Verwerkenals
overlopende omzet’ niet aan!
Configureer de rubriek ‘Correctie omzet prognose’. Gebruik
hiervoor dezelfde betaal instelling maar zet het BTW tarief op nul.
Voer de totaal omzet in voor de maand januari en corrigeer 11/12
deel via de rubriek ‘Correctie omzet prognose’. Per saldo geven
beide rubrieken gesaldeerd een omzet van 1/12. Voer 1/12 van de
omzet in over de overige perioden via de correctie rubriek.
Via een transitorische balanspost wordt in januari 11/12 aan
ontvangsten toegevoegd, iedere maand valt er vervolgens 1/12
vrij totdat het saldo nihil wordt bereikt.
22.
Rente toevoegen aan lening
Casus: Casus: Het heeft de voorkeur om binnen een prognose de
Financierings optie te gebruiken om langlopende schulden vast
teleggenendeaflossingen/renteautomatischtegenereren.
Uitwerking:Uitwerking: Het is niet mogelijk om een leningvorm te kiezen
waarbij de rente wordt toegevoegd aan de lening. In onderstaande
oplossingwordtgeengebruikgemaaktvandefinancieringsoptie
binnen de prognose, maar wordt de rente handmatig toegevoegd
aan de lening om de liquiditeit neutraal te krijgen.
Stel op een lening wordt € 12.000 per jaar aan rente berekend. De
rente wordt niet uitbetaald maar toegevoegd aan de lening. Voor
dit voorbeeld gaan we gemakshalve uit van € 1.000 per maand.
BTW is niet van toepassing en de betaling wordt ingesteld op
huidige periode 100%.
In het liquiditeitsoverzicht is een uitgave van € 1.000 zichtbaar.
Deze uitgave moeten we corrigeren zodat er geen uitgaande
liquiditeit is en de rente wordt toegevoegd aan de lening.
UITWERKING 8
23.
Na aanpassing ziet de uitgaande liquiditeit er als volgt uit:
Per saldo is er geen uitgaande liquiditeit en wordt de lening
maandelijks met € 1.000 opgehoogd.
24.
Pas je dashboard aan
Een prognose kan op verschillende manieren binnen een
dashboard worden getoond. Een cijferopstelling voor verlies
& winst, balans en liquiditeit is veel gebruikt maar er zijn meer
mogelijkheden.
Eigenlijk zijn de prognosecijfers op nagenoeg alle onderdelen
toe te voegen. Onze standaard prognose widgets kunnen je een
eerste indruk geven van de mogelijkheden. Naast de standaard
prognose widgets kun je ook je eigen widgets voorzien van
prognose waarden.
De volgende opties zijn beschikbaar:
In een meerkoloms cijfer opstelling:
- Voegeenextrakolomtoemetprognosegegevens.
- Voegeenextrakolomtoemethetverschiltussenprognose
en actuele cijfers.
- Gebruik de periode opstelling voor de komende 12 periode
ipv actuele cijfers.
UITWERKING 9
25.
Ineengrafischeweergave:
In aanvullende gegevens en KPI berekeningen:
26.
Als tegel:
Ofalsvoedingvooreentrendforecastvoorhethelejaar(actueel
aangevuldmetprognose)
Er is altijd wel een mogelijkheid om de prognose gegevens te
tonen. Voeg de prognose waarden zo veel mogelijk toe aan je
overzichten. Is er geen prognose, geen probleem dan worden de
waardennietgetoond.Zetjedashboardduszoruimmogelijkop,
zodat, indien er wel prognosecijfers zijn, deze in alle overzichten
worden getoond. Het vergelijk tussen actueel en prognose wordt
dan optimaal weergegeven en vul deze aan met bijvoorbeeld een
overzicht voor de komende 12 perioden.
27.
Maak een PDF versie van je cijferopstelling
UITWERKING 10
Lees het artikel
Bij Visionplanner geloven wij in de dynamiek van een dashboard,
maar soms ontkom je er niet aan dat je een PDF moet aanleveren.
Diedynamiek(bijvoorbeeldbreedtevanwidgetsenuitklapbare
tabellen) verhouden zich niet altijd goed met het statische
karakter van een pdf. Dus hoe maak je een fraaie PDF van de
prognose cijferopstellingen?
Bekijk het artikel op onze supportwebsite voor het stappenplan
28.Samen maken we accountancy relevanter.
visionplanner
Tot slot
Heb je een leuke aanvulling of mis je iets in de prognose
uitwerkingen? laat het ons weten, wij voegen deze graag toe!
Neem contact met mij op