Vervangen, hoe doe je dat?

Ingmar Koch

10 mei 2012

Ingmar Koch

ikoch@brabant.nl

Provinciale Archiefinspectie

Vooraf

vervanging =

substitutie =

vervanging

Nog meer vooraf

Vervanging is

het probleem niet!

Digitale groeicijfers

Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur (circa 500 fte):

1998: Volledige werken van Shakespeare per dag

2003: Volledige werken van Shakespeare per uur

2010: Volledige werken van Shakespeare per seconde

Bron: Recordkeeping, september 2008

(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Bron: Recordkeeping, september 2008

(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)

Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?

Ruim 600

per dag

Twee typen digitale informatie

En nog meer vooraf

Eindig

Oneindig

Dat was vooraf

Vervanging =

Reproductie van archiefbescheiden, met het

doel om tot vernietiging van de

oorspronkelijke archiefbescheiden over te

gaan.

De reproducties nemen daarna de plaats

van de originelen in en moeten als

archiefbescheiden behandeld worden.

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door

reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

Archiefwet 1995, artikel 7

Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden

aangemerkt (…) is een machtiging vereist van Onze minister dan wel (…) van

gedeputeerde staten.

Archiefwet 1995, artikel 7

De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen

archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Archiefbesluit 1995, artikel 6

Verschil tussen V en B?

V B

Zorgdrager is bevoegd √ √

Zorgdrager moet besluit nemen √ √

Besluit moet gepubliceerd worden √ √

Reproducties (blijvend) juist en volledig √ √

Archivaris moet (positief) adviseren √ √

GS moeten goedkeuren − √Vervalt binnenkort

helemaal

Dat was vervanging

Beleidsregel

•Verschillende beleidsregels

•Soorten vervanging

Van 12 Gedeputeerde Staten voor:

Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

Alle waterschappen

Alle regio’s

Van de minister van OCW voor:

En de twaalf provincies

Provinciale beleidsregel

Een regel voor

alle vormen van vervanging

VerfilmingDigitalisering &

RoutinematigBacklog &

Dat was beleidsregel

Toetsingscriteria

•Beschrijving archiefbescheiden

•Beschrijving vervangingsproces

•Technische inrichting

Beschrijving archiefbescheiden

• Inhoud, structuur en vorm

• Tijdstip en taak

• Samenhang met andere archiefbescheiden

• Waarde voor cultureel erfgoed

• Belang van de informatie

Beschrijving vervangingsproces (1)

• Selectieproces– Archiefstukken– Kleur

• Voorbereiding documenten

• Scanproces

• Registratieprocedure

Beschrijving vervangingsproces (2)

• Opname in beheerssysteem

• Kwaliteitsprocedures

– Juistheid

– Volledigheid

– Leesbaarheid

– Terugvindbaarheid

• Vernietigingsprocedure

Technische inrichting

• Bestandsformaat

• Kwaliteit van de reproducties

Dat was toetsingscriteria

Bijzondere aandachtspunten

Juistheid

Terugvind-baarheid

Lees-baarheid

Volledigheid

Controles

Volledigheid

Leesbaarheid

Terugvindbaarheid

Juistheid

Controlesystematiek

Controlesystematiek

•Frequentie•Omvang•Fouttolerantie•Correctiemethoden

Procedure van vervanging

Machtiging voor vervanging

Alleen bij B-stukken

Generiek

Besluit tot vervanging

Bij B- en V-stukken

Generiek

Verklaring van vervanging bij “vernietiging”

Bij B- en V-stukken

Specifiek

Aandachtspunten

Ontwikkelingen

•Wijziging interbestuurlijk toezicht

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

• Toezicht in principe door naast hogere overheid

• Versterking van horizontale verantwoording en

kwaliteitsborging

• Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen

(vertrouwen)

• Sober, selectief en proportioneel

En dat ziet er dan zo uit

ProvincieGS

AlgemeenBestuur

DagelijksBestuur

Horizontale verantwoording

Horizontale controle

Informatie

Toezicht

De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd: AIn artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.

BDe artikelen 33 en 34 vervallen.

CDe artikelen 38 en 39 worden vervangen door:

Artikel 38 Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen

door reprodukties, teneinde de aldus vervangen

bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van

archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden

aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een

machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het

archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een

andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen,

van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens

een machtiging tot vernietiging in.

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen

door reprodukties, teneinde de aldus vervangen

bescheiden te vernietigen.

Aanvulling wijziging artikel 7

Wijziging kan later in werking treden

Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen

in wet- en regelgeving

Artikel 38

1. Overeenkomstig een door provinciale staten vast te stellen verordening oefenen gedeputeerde staten toezicht uit op de aan het dagelijks bestuur in artikel 35, eerste lid, opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij bedienen zich daartoe van de in artikel 28 genoemde provinciale inspecteur.

Artikel 38

2. Het dagelijks bestuur onderwerpt de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring van gedeputeerde staten. […]

Artikel 39

1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot

toepassing van bestuursdwang ingeval

het dagelijks bestuur niet aan de in artikel

35, eerste lid, genoemde verplichting

voldoen.

Nieuw artikel 38

Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Gemeentewet artikel 124 ev

Wanneer […] het college […] een bij of krachtens een

andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet

naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een

andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet

naar behoren verricht, of anderszins een bij of

krachtens een andere dan deze wet gevorderd

resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand

brengt, besluiten gedeputeerde staten […] daarin

namens […] het college […] te voorzien ten laste van

de gemeente.

Wat bl i jft in de Archiefwet?

Verplichte melding archiefverordeningen aan GS

Machtigingen voorvervreemding, opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid

Gevolgen voor archivarissen

Versterking / verzwaring

horizontaal toezicht (interne

controle)

Verslaglegging wordt verplicht

Toezicht op beheer wordt

horizontaal toezicht op gehele

archiefketen

Maar, ook toezicht op

archiefbewaarplaats en beheer

van overgebrachte archieven?© Jan Banning

Dat was ontwikkelingen

Vragen?

www.slideshare.com/ingmario www.slideshare.com/ingmario

Draaikolk - http://www.flickr.com/photos/tolomea/4852616645/

ARRA I - http://www.seniorplaza.nl/Jar50%20-%20Arra%201%20computer%20onbruikbaar.jpg

Number snake - http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg

Mobius Tattoo - http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/

Quality checked check yes - http://www.flickr.com/photos/withassociates/5091295528/in/photostream/

Hokusai, The Great Wave off Kanagawa - http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Great_Wave_off_Kanagawa.jpg

Signs-3452 - http://www.flickr.com/photos/ahaglund/5727481333/in/photostream/

Bent arrow - http://www.flickr.com/photos/abridgeover/393200326/in/photostream/

Mel McC, Metadata Man - http://www.flickr.com/photos/melomcc/3339786669/in/photostream/

Jan Banning, India - http://malieveld.files.wordpress.com/2009/03/ambtenaar_india1.jpg?w=450