1

HandleidingRegisteren

Versie 1.0., juli 2015

Wat is registreren en hoe doe ik dat?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Registreren is het vastleggen van de bestede tijd door een medewerker.Rapporteren is inhoudelijk en methodisch vastleggen wat er is gebeurd en wat de voortgang is. Registreren is tijd verantwoorden.

Directe en indirecte tijdDit kan directe – aan de klant bestede, face-to-face – tijd zijn. Of het is indirecte tijd. Indirecte tijd wordt besteed aan werkoverleg, reistijd, functioneringsgesprekken en scholing bijvoorbeeld.

Planning is registratieEen hele efficiënte en effectieve manier van registreren is het werken volgens het principe ‘planning is registratie’. Hoe beter de planning, hoe makkelijker het registreren. Bij een goede planning vink je alleen maar af dat je ‘het hebt gedaan’. Eventuele wijzigingen in tijd voor je door en de registratie is al gereed.

Of registratie via een werkbriefjeMaar registreren zonder planning kan natuurlijk ook. Er is altijd de mogelijkheid om uren op een werkbriefje te boeken. Dat kan wanneer je helemaal niet werkt met een planning, of wanneer je een deel ongeplande zorg – naast de geplande zorg – nog wilt ‘bijboeken’.

4

Waarom en waartoe?

Door registratie wordt de bestede tijd door de medewerker verantwoord. Dit is de basis van de declaraties, maar ook van de verantwoording van de te betalen salarissen.

Registratie is noodzakelijk voor de verantwoording. Vaak is dat op basis van uitgevoerde handelingen of contactmomenten. Het kan ook zijn op basis van het aantal uitgevoerde activiteiten of het aantal aanwezige deelnemers. Alles wat je vastlegt wordt ook geregistreerd. Zowel richting de klant als de medewerker.

Op basis van registraties op deze twee componenten – de klant en de medewerker – heeft de organisatie alle stuurinformatie die zij nodig heeft. Een medewerker registreert op een klant, dus één registratie leidt tot input op deze beiden onderdelen. Bij groepsgewijze activiteiten zijn hier aandachtspunten. Eén medewerker op een groep van 8 klanten leidt tot 60 minuten tijd voor de medewerker, maar 60 minuten / 8 voor 1 klant.

5

Waar in de Qsuite?

6

Wie?

De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die registreert. Hij of zij registreert directe tijd (tijd die face-to-face bij de klant is besteed). Op basis van deze directe tijd kan er gedeclareerd worden. Deze medewerker registreert ook indirecte tijd (100% tijdsregistratie).

De leidinggevende kan aan de hand van de registraties nagaan of er voldoende is gewerkt, of de geboekte uren overeen komen met de geplande uren, met de contracturen van de medewerker of de geïndiceerde uren bij de klant.

De controller in de organisatie of de administrateur gebruikt de registraties voor controles en declaraties.

7

Hoe ongeveer?1 Hoe voeg ik een

registratie toe vanuit de planning?

1. Wanneer je werkt vanuit de planning, dan zie je in tijdlijn voor het voorblad van jouw eigen menu een actie staan. Deze actie is gepland op de dag die je ziet.

2. Klik op het bolletje naast deze actie.

3. Er opent zich een scherm, waarmee je kan aangeven of de actie is uitgevoerd.

4. Deze acties komen voort uit het plan en zijn door de planning aan een tijd en medewerker gekoppeld.

5. Een medeweker past eventueel de volgorde van de acties en de tijden aan. Door op te slaan, is de registratie gereed. Je kunt er desgewenst ook een rapportage aan toevoegen.

8

Hoe ongeveer?2 Hoe registreer ik tijd op

een werkbriefje?

1. Maak je geen gebruik van de tijdlijn, maar wil je je uren op het werkbriefje boeken? Ga dan met je muis over de grijze knop Mijn Menu bovenin. Klik op de module Registratie.

2. Je ziet jouw werkbriefje.3. Heb je de autorisatie van

de controller? Dan kan je hier een medewerker kiezen en diens werkbriefjes inzien.

4. Registraties via de planning worden automatisch ook op het werkbriefje geplaatst.

5. Werkbriefjes kan je per dag weergeven, maar ook in week- en maandweergave plaatsen.

6. Kies de tijd, klant (of indirecte categorie), het product en sla op.

9

Hoe ongeveer?3 Hoe registreer ik

aanwezige deelnemers?

1. Wanneer er activiteiten gepland zijn, dan worden deze ook zichtbaar op de tijdlijn bij de medewerker die deze activiteit verzorgt.

2. Deze medewerker ziet – door op het blauwe bolletje te klikken – de ingeschreven deelnemers en kan deze aanmelden of afmelden.

3. Ook kunnen niet – niet ingeschreven deelnemers – worden toegevoegd.

10

Hoe ongeveer?4 Hoe registreer ik tijd

bij een rapportage ofcontactverslag?

1. Wanneer je een contactverslag wilt toevoegen aan een dossier en verder geen gebruik maakt van de planning of de werkbriefjes, dan wordt het binnenkort ook mogelijk om vanuit de rapportage toe te voegen hoeveel tijd je met dit contact bezig bent geweest.

2. Ook met deze registratie vult zich dan het werkbriefje.

11

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

12

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

13

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe registreer ik de geleverde zorg wanneer er centraal gepland is? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe registreer ik de geleverde zorg wanneer er decentraal gepland is? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe registreer ik de geleverde zorg wanneer er niet gepland is? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe registreer ik de aanwezigheid van deelnemers bij activiteiten? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

14

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

15