Van proces naar datasetEen duurzame dataset op basis van het primaire (zorg)proces

Jonas Rubrech, ZorgverbeteraarsEwout Kotterink, Martini Ziekenhuis

11 juni 2020Congres Architectuur in de Zorg

Stel je voor…

Jonas RubrechAdviseur EPD/eHealth/GegevensuitwisselingZorgverbeteraars

https://www.linkedin.com/in/rubrech/

Ewout KotterinkArchitect digitaliseringMartini Ziekenhuis

https://www.linkedin.com/in/jekotterink/

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd en die samen een bepaald doel hebben(Kwaliteit Verbeteren in de Zorg, 2018)

#1.1

Zorgverbeteraars.nl

Primaire proces

#1.2

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandel-

planBehandelen Overdragen

Primaire zorgproces

Doel/missie

Zorgverbeteraars.nl

Interoperabiliteit

Organisatie/beleid

Processen

Informatie/data

Applicaties

Techniek

Zorgverbeteraars.nl

#1.3

Doel/missie

Waarom het proces als startpunt?

(niet uitputtend)

• Architectuur staat den dienst van de functie en dus van het proces

• Patiënt centraal = primaire proces centraal (‘patient journey’)

• Helpt om over muren/afdelingen/organisaties heen te kijken

• Voorspelbaarheid is automatiseerbaar, voorspelbaarheid zit in het proces (of niet)

• Voorkom inzet technologie om gaten in het proces te dichten

• Zingeving: het proces is de link tussen je informatie-architectuur en de missie

• Processen geven data context

• Beleggen verantwoordelijkheden gemakkelijker

• Papieren werkelijkheid vs. werkelijkheid

• Geeft richting, helpt je keuzes maken (bv. over prioriteit) en draagt bij aan draagvlak

• Geruststellend gevoel dat je niets vergeten bent

#1.4

Zorgverbeteraars.nl

Zorgverbeteraars.nl

EwoutJonas

Ewout

• Ik heb een dataset nodig• Ik ga het allemaal zelf regelen

#2.1

Dataset

Disclaimer

• Geen echte patiënt data

• Losse cases samengesteld tot 1 zorgproces

#2.2

Verzamelen

#2.3

Benodigde gegevens

• Bloedverlies

• Pathologie stadia (TNM)

• Complicaties

• Medicatiegebruik

• Lengte en gewicht voor BMI

• Datum diagnose

#2.4

Bloedverlies

• Operatieverslag bekijken

#2.5

Pathologie stadia

• Uitslag bekijken en invullen in zelf ontworpen consultformulier

#2.6

Complicaties

• Complicaties in het operatieverslag

#2.7

Medicatiegebruik

Uitgevraagd door specialist in consult formulier

#2.8

Lengte en gewicht voor BMI

Uitgevraagd door specialist in consult formulier

#2.9

Datum van diagnose

Ingevuld consult formulier datum

#2.10

Zorgverbeteraars.nl

EwoutJonas

Ewout

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

Van proces naar dataset

#3.1

Zorgverbeteraars.nl

PR

OC

ES

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen Overdragen

primair #3.2

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

Van proces naar dataset

#3.3

Zorgverbeteraars.nl

PR

OC

ES

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.4

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.5

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.6

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.7

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.8

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.9

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.10

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

6. Bepaal wat te doen met de resterende gegevensMogelijk worden in secundaire processen gegevens gevraagd die niet standaard in het primaire proces worden vastgelegd. Er zijn grofweg vier opties (in volgorde van wenselijkheid):

1. Schrap dit gegeven. Als het niet wordt vastgelegd in het primaire proces, is het wellicht toch niet zo belangrijk.

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.11

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.12

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

6. Bepaal wat te doen met de resterende gegevens1. Schrap dit gegeven. Als het niet wordt vastgelegd in het primaire proces, is het wellicht toch niet

zo belangrijk.2. Leidt het gegeven af uit andere gegevens (bv. de doorlooptijd tussen diagnostiek en operatie

hoeft niet expliciet vastgelegd te worden, maar kan afgeleid worden op basis van datum diagnostiek en datum operatie)

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.13

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.14

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

6. Bepaal wat te doen met de resterende gegevens1. Schrap dit gegeven. Als het niet wordt vastgelegd in het primaire proces, is het wellicht toch niet

zo belangrijk.2. Leidt het gegeven af uit andere gegevens.3. Registreer het achteraf binnen het secundaire proces (bv. door een datamanager onderzoek

of door een medisch codeur)

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.15

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.16

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

6. Bepaal wat te doen met de resterende gegevens1. Schrap dit gegeven. Als het niet wordt vastgelegd in het primaire proces, is het wellicht toch niet

zo belangrijk.2. Leidt het gegeven af uit andere gegevens.3. Registreer het achteraf binnen het secundaire proces.4. Voeg de registratie toe aan het primaire proces (let op: registratielast)

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.17

PR

OC

ESD

ATA

Vaststellen zorgbehoefte

Diagnos-tiseren

Opstellen behandelplan

Behandelen OverdragenKwal.reg., financiën,

etc.

primair secundair #3.18

Zorgverbeteraars.nl

1. Beschrijf het primaire procesNeem bijvoorbeeld een zorgpad of richtlijn als uitgangspunt

2. Bedenk welke secundaire processen relevant zijnDenk aan andere processen die voor hun informatie afhankelijk zijn van het primaire proces, zoals kwaliteitsregistraties, financiële afhandeling, onderzoek, verantwoording, etc.

3. Bedenk per processtap welke informatie op dat moment nodig isVraag je af over welke informatie de betrokkenen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

4. Ga na welke informatie nodig is voor secundaire processen

5. Bepaal, per benodigd gegeven, waar dit wordt vastgelegdVaak wordt informatie eerder in het proces vastgelegd. De bron van de informatie kan ook een ander proces zijn (bijvoorbeeld de verwijzing door de huisarts).

6. Bepaal wat te doen met de resterende gegevens

7. Harmoniseer de dataset met standaardenEen dataset is pas een goede dataset als de gegevens ook uitwisselbaar zijn. Probeer je dataset zo veel mogelijk aan te sluiten op standaarden als Zorg Informatie Bouwstenen, SnoMed, etc.

Van proces naar dataset

Zorgverbeteraars.nl

#3.19

Zorgverbeteraars.nl

EwoutJonas

Ewout

Proces aanpak

• Ik heb een dataset nodig• We gaan het samen regelen

• FB EPD, Data analist, Medisch specialist, Management informatie

• Uitgewerkt in Enterprise architect

#4.1

Bloedverlies

#4.2

Pathologie stadia

#4.3

Complicaties

#4.4

Medicatiegebruik

#4.5

Lengte en gewicht voor BMI

#4.6

Datum diagnose

#4.7

Geboekte winst

• Datagebied• Minder dubbelregistratie

• Hergebruik van data

• Accuratere gegevens

• Samenwerking• Men weet elkaar (beter) te vinden

• Proces en datamodellen zijn herbruikbaar• Versnelling in toekomstige projecten

#4.8

Verbeterpotentieel

• Meer aandacht voor beter EPD gebruik• Opstarten vaardigheden programma

• Ziekenhuis brede databibliotheek vormen• Aan Enterprise architect heb je niet genoeg

• Er loopt reeds een datagovernance initiatief

#4.9

Van proces naar dataset

Jonas RubrechZorgverbeteraarsj.rubrech@zorgverbeteraars.nl

Ewout KotterinkMartini Ziekenhuise.kotterink@mzh.nl

• USM & DIZRA – Reviewronde, doe mee!• We spreken jullie graag in meet en greet

#4.10