Samenwerken, integreren of inkantelen?

De praktijkervaring van de archiefdienst

Beveren

Carine Goossens – archivaris

WAP 21 maart 2016

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Inhoud1. Voorstelling Beveren: gemeente en OCMW

2. Aanleiding: EVI, Een Huis voor Iedereen

3. Integratietraject algemeen

4. Voorstelling gemeentearchief & OCMW-archief

5. Integratietraject - formeel

6. Integratietraject - praktisch

7. Voorlopige conclusies

8. Vragen

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten van Oost-Vlaanderen

15 018 ha (3de grootste gemeente in Vlaanderen)

47 192 inwoners op 01-01-2014

8 deelgemeenten

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Economie:

Waaslandhaven

landbouw

grensgemeente

Bestuur: CD&V en N-VA

Medewerkers:

gemeente: 420,58 VTE (522

hoofden)

OCMW: 416,94 VTE (648

hoofden)

onderwijs: 418,25 VTE

OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang,

1 serveflatcomplex, 1 home en 1

dagcentrum

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

EVI, Een huis Voor Iedereen2006 – aanleidingen° reorganisatie ifv vraaggestuurde dienstverlening

° plaatsgebrek in gemeentehuis en OCMW° plaatsgebrek in politiegebouw2007-2012 – integratie/samenwerking in beleidsplan (na politiek akkoord)2009 – start voorbereidend traject° onderzoek naar meerwaarde samenwerking° 30-06-2009: akkoord samenwerking/integratie diensten en bouw nieuw administratief centrum

°2013: twijfels over nieuwbouw van nieuwe coalitie weggewerkt

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject organisatiebreed

° projectmatige aanpak met vervroegde projecten° ICT in 2012° Sociaal Huis in 2013° personeelsdienst in 2013

° financiële diensten in februari 2015

° archiefdienst in september 2015° juridische diensten, A&A, communicatie en IDPW zijn lopend

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject organisatiebreed

Basis: samenwerkingsovereenkomst gemeente en OCMW

° geïntegreerde diensten met gemeenschappelijk organigram ° gemeenschappelijke leidinggevende (afsprakennota)

° medewerkers onder toepassing RPR en AR van oorspronkelijke werkgever (= juridische werkgever)° medewerkers ondertekenen deontologische code° gezamenlijke MAT-vergaderingen gemeente & OCMW° gezamenlijk diensthoofdenoverleg

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

° sinds 2005

° 2,5 kilometer archief in centraal depot (overvol) + gedecentraliseerd + kunstcollectie(overvol depot)

° 6 medewerkers:1 archivaris op A (VT)2 MW op C (VT)3 MW op D (4/5; ½; 2/5)

Voorstelling gemeentearchief Beveren

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Overdrachten

2014: 22

2015: 23

Interne ontlening

2014: 2 895

2015: 4 488 (record)

Onderzoekers - bezoeken

2014: 240

2015: 242 (record in 2012 met 320)

Informatievragen

2014: 111

2015: 211 (record)

Vernietiging

2014: 202 m

2015: 55 m

Publiekswerking

Erfgoeddag

Blog Beveren Bezet www.beverenbezet.be

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Voorstelling OCMW-archief Beveren

° ongeveer 1 km gecentraliseerd in vier (overvolle) depots

° 1 medewerker interne zakenverantwoordelijk voor beheer

(onderdeel takenpakket)

° sinds 2011 opmaak plaats-lijsten (jobstudenten)° registratie interne ontlening sociale dossiers (administratie)

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst

° directe aanleiding: pensionering verantwoordelijke OCMW-archief op 1 oktober 2014

°geen echte tegenhanger in OCMW: voor- en nadelen- geen bijkomend personeel- twee niveaus- administratie heeft weinig affiniteit met archiefprocedures° twee locaties

° cultuurverschillen

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst- formeel

° inhoudelijke gesprekken tussen gemeentesecretaris, OCMW-secretaris, gemeentearchivaris en beleidsdeskundige OCMW (najaar 2014-voorjaar 2015)° twee presentaties op beide MAT ° resultatendoelstellingenvisietekstsamenwerkingsovereenkomst (in voorbereiding)budget

jaarlijks actieplan

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst- formeel

Doelstelling: kwalitatief documentbeheer in beide organisaties° interne dienstverlening: ondersteuning administratie OCMW op zelfde niveau brengen als in gemeente° beheer van de resterende ruimte in de depots (vernietigen)° voorbereiding van de verhuis naar het nieuwe AC° uitwerken van digitale mappenstructuur OCMW en voorbereiden digitaal archiveren (beheer van serverruimte)

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – formeel

Visie - integratie in drie fasen

Fase 1: basisdienstverlening (tot verhuis naar nieuw AC)° processen consultatie (dossierontlening), overdracht, informatievragen° volledige digitale dienstverlening° informatievragen

° onderzoek mogelijk in leeszaal GAB

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – formeel

Visie - integratie in drie fasen

Fase 2: aanpakken historische achterstand

° proces selectie voor vernietiging

° proces ontsluiting° voorbereiding verhuis

Fase 3: wegwerken historische achterstand voorzieningen (na verhuis naar nieuw AC -plaatsgebrek)

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – praktisch

° mei 2015: toewijzing bureauruimte + uitrusting + sleutels, badges° juni – september 2015: bestandcontrole op basis van bestaande plaatslijsten (uitgelopen tot januari 2016)° juni – augustus 2015: intensief overleg met Sociaal Huis (afdelingshoofd, diensthoofd en medewerkers administratie) als grootste klant + afspraken

° 1 september: archiefdienst is iedere voormiddag aanwezig in OCMW met 1 medewerker (4 MW in beurtrol)

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – praktisch

° 1 september 2015: algemene communicatie (aankondiging) door personeelsdienst

° augustus 2015: herschrijven procedures in functie van OCMW + plaatsen op gemeenschappelijk prikbord° augustus-september 2015: voorbereiden informatiebrochure° 21 en 28 september: drie informatiesessies (ism PD), verplicht voor alle MW OCMW

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – praktisch

Inhoud informatiesessie

° wat is en doet een archiefdienst° voorstelling archiefmedewerkers° wat bewaren en wat vernietigen° hoe overdragen° hoe een archiefdoos vouwen

° hoe dossiers raadplegen° waarom archief bewaren° tips en weetjes

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Integratietraject archiefdienst – praktisch

° 21 september 2015: gemeenschappelijk teamoverleg archiefdienst en team administratie Sociaal Huis

° 1 oktober 2015: archiefprocedures overdragen, raadplegen én vernietigen worden in OCMW toegepast

Voorlopige conclusies

° praktische integratie zacht verlopen° brochure wordt nauwgezet gevolgd bij aanvragen en overdrachten° veel vragen om advies (van digitaal benoemen tot vernietigen)° sinds 1 september 8 overdrachten en 92 ontleningen° archiefmedewerkers zeer positief

° werkdruk ligt voelbaar hoger

° aangenaam en warm onthaal in OCMW° samenwerken, integreren of inkantelen?

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Samenwerken, integreren of inkantelen.

Casus archiefdienst Beveren

Vragen?

Contact: carine.goossens@beveren.be