Samen

van analoog

naar digitaal

Najaarsbijeenkomst archiefinspectie

Dordrecht, 29-11-2012

Wat kunt u verwachten?

– Korte introductie

– Waarom digitaal werken + uitgangspunten

– Voorwaarden succes digitaliseren

– Aanpak ontwerp DMS per proces

– Praktijk scanproces

– Handboek

– Totstandkoming machtigingen

– Formulering vervangingsbesluiten

Korte introductie

– Anton van der Meulen

– Werkzaam in Oss ( bijna 80.000 inwoners)

– Kwaliteitsmedewerker /adviseur DIV

Vertrouwen moet je verdienen…..

Waarom digitaal werken?

– Betere dienstverlening

– Plaats- en tijd onafhankelijk

– Innovatief

– Papierarm office

– Ontwikkelingen in maatschappij

Uitgangspunten digitalisering

– Alle procesgebonden documenten digitaal

beschikbaar

– Alleen digitaal wat kan

– Digitaal gaat boven analoog

– Delen van informatie

– RGTS

Voorwaarden succes digitalisering

– Draagvlak /samenwerking

• Management / personeel

• College/Bestuur

• Externe partijen

Doelstelling voor het DMS

Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemen

van een document management systeem

– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss

– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.

Bron: Aanbestedingsdocument / Plan van Aanpak

De aanpak- voor elk te digitaliseren proces (1)

Ontwerp DMS (Solution Design)– Beschrijving procesgang

– Registratiekenmerken en -scherm

– Autorisaties

– Zoekscherm

– Koppelingen met subjectgegevens

– Koppelingen met backoffice-systemen (bv. GHS4all)

– Dossieropbouw

De aanpak- voor elk te digitaliseren proces (2)

Inrichting DMS

– bouwen van schermen

– bouwen van koppelingen

– inrichten van de opslagstructuur

Testen

– Systeemtest (technisch)

– Integratietest (koppelingen)

– Acceptatie in test en productie (Functioneel)

Opleidingen en Uitrol

Praktijk- sorteren van de post: te scannen / niet te scannen

Bij het ALC wordt alle post gesorteerd,

de te scannen documenten worden apart gelegd . . .

Praktijk - scannen van de gesorteerde post

. . . vervolgens worden de documenten met een

voorblad per afdeling gescand.

Via het voorblad komen de digitale documenten

in de postbak van de betreffende afdeling.

Praktijk - routering van de gescande documenten

Praktijk - registratie van de gescande documenten

Op de afdeling worden de proces- specifieke

kenmerken geregistreerd: o.a. NAW, client- en/of

zaaknummer en de behandelaar.

Praktijk - registratie van de gescande documenten

Generieke registratie

kenmerkenProces specifieke registratie

kenmerken

Praktijk - gebruik van documenten bij werkproces

De geregistreerde documenten komen in de inbox

van de betreffende behandelaar.

3. Werking van het DMS - algemeen

Post

Balie

E-loket

Inbox afdeling

Scannen

Registreren

Zoeken E-mail

Eigen documenten

Procesafhandeling

Alle partijen betrekken bij inrichting proces

– Vakafdeling ( management + medewerkers)

– Projectmanagement

– I &A

– DIV

– BHIC

– Provincie

– Leverancier DMS (Unisys)

Generieke inrichting DMS

– Metadata

– Documenttypen

– Gebruikersgroepen

– DSP

– Zoekscherm

Voorbeeld zoekscherm vergunningen

Uitwerking pilots DMS 2006

– Drie processen t.w.

* aanvragen levensonderhoud

* bezwaarschriften belastingen

* inkomende facturen

– Aangepaste specifieke registratie-/zoekschermen en

documenttypen e.d.

Opstellen handboek digitalisering

Hierin is opgenomen het kader waarbinnen wij

werken:

* echt digitaal i.p.v. analoog

* samenwerking BHIC en Provinciale

archiefinspectie

Instellen werkgroep handboek digitalisering

– Werkgroep bestaande uit diverse disciplines:

* Projectleider DMS

* Adviseur informatievoorziening en ICT-projecten

* Kwaliteitsmedewerker DIV

Vervanging in twee stappen

– Fysieke documenten die op termijn vernietigbaar

zijn

– Nadien de categorie te bewaren

documenten

Hoe aangepakt ?

– Uitgangspunt inhoudsopgave handboek nationaal

archief

– Verantwoording

– Procedurele inrichting substitutieproces

– Technische inrichting scanproces

– Uitgaande documenten

– Opname in archiefbeheersysteem

Hoe aangepakt ?

– Bewaren en vernietigen

– Techniek en infrastructuur

– Diverse bijlagen met generieke en specifieke

kenmerken alsmede overzicht te substitueren

archiefbescheiden

– Kwaliteitszorg en kwaliteitscontrole

Afstemmen met partijen

– Betrekken BHIC en Provinciale Archiefinspectie bij proces

– Raadplegen externe instanties

– Besluitvorming

– Publiceren

– Daadwerkelijk vervangen van de op termijn

vernietigbare documenten

Opnieuw vaststellen kader(handboek)

– Start proces voor het vervangen van te bewaren archiefbescheiden

– Aanpassen handboek

– Communicatie afstemmen BHIC en Provinciale

archiefinspectie

– Formeel advies aanvragen

– Formele machtiging aanvragen

Voorbeeld machtiging in 2008

– * Ingekomen stukken met betrekking tot het proces

“Aanvraag vergunning Wet Milieubeheer”(Milieuvergunningen) afdeling Publiekszaken

Bouwen, Wonen en Milieu (PBWM ), ontvangen en

gescand op of na het betreffende

machtigingsbesluit van Gedeputeerde Staten.

Voorbeeld machtiging juni 2012 P&O

– Ingekomen stukken die op grond van alle taken

gevormd kunnen worden en vallen onder de categorieën 1 t/m 25 van hoofdstuk 2 van de

Selectielijst ontvangen en gescand op of na het

betreffende machtigingsbesluit van Gedeputeerde

Staten, voor zover zij op grond van de

eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Vervolg voorbeeld afd P&O

– Ingekomen stukken die vallen onder de specifiek

categorie 3.2 Personeel beheer onderdelen 3, 5 en6 van de Selectielijst ontvangen en gescand op of

na het betreffende machtigingsbesluit van

Gedeputeerde Staten, voor zover zij op grond van

de eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende

bewaring in aanmerking komen.

Voorbeeld machtiging sept 2012 afdjuridische zaken

– Ingekomen stukken die op grond van onderstaande taken bij GMJZ binnenkomen:

– klachten over gedragingen afdelingen, ambtenaren en bestuurders

– claims en correspondentie in kader aansprakelijkheidsstelling

– verzekeringen administratie (polissen van o.a. opstallen, inventarissen, ongevallen etc.)

– van externe instanties de ingekomen stukken, behorende bij de juridische adviesrol richting andere afdelingen binnen de gemeente Oss (Bijvoorbeeld bij procedures in het kader van inkoop en aanbesteding)

En nu we digitaal werken?

– Anders werken met documenten

– Continueren uitrol van niet eerder gedigitaliseerde

processen

– Samenwerking blijft noodzakelijk

– Investeren in mensen, middelen en tijd

– Kwaliteitsbewaking is ook continue belangrijk

– Vertrouwen verdiend!…

Finish: Vervanging analoog door digitaal!!